GERENCIA ADMINISTRATIVA

ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Especialización en Seguridad y
Salud en el Trabajo
Gerencia administrativa

Luis Carlos Corzo Gamboa

Ing. Metalúrgico– Master Calidad y Gestión Integral
lccorzo4321@gmail.com
3113003010
 PROCESO DE DOCUMENTACIÓN

ESTABLECER
DISPOSICIONES
PARA USO COMÚN Y
ENTRADAS
REPETIDO EN
CONSENSO Y SALIDAS
SITUACIONES/
PROBLEMAS APROBADOS POR DOCUMENTOS
• REALES O UNA AUTORIDAD
POTENCIALES • LOGROS
• RESULTADOS EFICACES
CONSOLIDADOS Y EFICIENTES
DE CIENCIA ACORDES CON
TECNOLOGÍA Y POLÍTICA Y
EXPERIENCIA
OBJETIVOS
Planificación de la Documentación dentro de la
Implementación del Sistema de Gestión de Calidad
 DIRECTRICES DE LA DOCUMENTACIÓN

HOMOGENEIDAD EQUILIBRIO

COORDINACIÓN ENTRE ACORDE CON EL DESARROLLO

PARTES DE UN PROCESO Y TECNOLÓGICO Y
SU INTERRELACIÓN CON POSIBILIDADES ECONÓMICAS.
OTROS

EXTENSIÓN
CONSENSO
DE ACUERDO CON:
TODOS LOS INTERESADOS • TAMAÑO DE LA
PARA ORGANIZACIÓN Y TIPO DE
GARANTIZAR SU EFICAZ ACTIVIDADES.
IMPLEMENTACIÓN. • COMPLEJIDAD DE PROCESOS
E INTERRELACIÓN.
• COMPETENCIA.
 SENSIBILIZACIÓN DEL PROCESO DE DOCUMENTACIÓN AL
INTERIOR DE LA ORGANIZACIÓN

METODOLOGÍA 5W 1H

 QUÉ SE HACE
 POR QUÉ SE HACE - BENEFICIOS
PARA LA EMPRESA

 QUIÉN LO HACE - PARTICIPACIÓN

PARA EL PERSONAL

 CUÁNDO LO HACE - TIEMPO

 DÓNDE LO HACE - EN LA EMPRESA

 CÓMO SE HACE - METODOLOGÍA

METODOLOGÍA 5W 1H QUÉ, QUIÉN, CUÁNDO, DÓNDE Y POR QUÉ

 CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA DOCUMENTACIÓN
EN UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

INFORMACIÓN Datos que poseen significado.

DOCUMENTO Información y su medio de soporte.
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
PROCESO
las cuales transforman elementos de entrada en resultados
ESPECIFICACIÓN Documento que establece requisitos.
PROCEDIMIENTO Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso
INSTRUCTIVO Descripciones detalladas de cómo realizar y registrar las tareas
GUÍA Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias
Documento que específica qué procedimientos y recursos asociados
PLAN DE CALIDAD deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un
proyecto, proceso, producto o contrato específico.
Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
REGISTRO
efectuadas o de los Resultados alcanzados
Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo
TRAZABILIDAD
aquello que está bajo consideración.
MANUAL DE Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una
CALIDAD organización.
 ESTRUCTURA Mapa de
procesos
JERÁRQUICA DE
PROCESO

REGISTROS
 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN
EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

PLAN ESTRATÉGICO DEL NEGOCIO

DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

POLÍTICA Y OBJETIVOS DE SG SST
MANUAL DE SG SST
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS, ESPECIFICACIONES, PLANES, DOCUMENTOS
EXTERNOS, GUÍAS, PLANOS, ETC.
REGISTROS
 CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS
1. Dar un nombre al proceso.
2. Definir el objetivo del proceso.
3. Definir el responsable del proceso.
4. Definir el alcance del proceso.
5. Definir:
Cuáles son las entradas del proceso?
Cuáles son las salidas del proceso?

6. Determinar la interrelación con otros procesos (Procesos clientes –

Procesos proveedores)
7. Defina los documentos necesarios utilizados en el proceso.
8. Defina los recursos necesarios utilizados en el proceso.
9. Determine los parámetros de control del proceso.
10. Determine los mecanismos de medición del proceso.
11. Determine los procesos de soporte.
12. Requisitos por cumplir (cliente, ley, organización).
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS
Proceso: Facturación y Despacho
Objetivo: Garantizar datos confiables y oportunos para realizar una

Adecuada facturación y entrega de los pedidos.

Proveedores Entradas Salidas Clientes

Producción Producto terminado Recepción de la documentación Factura Despachos
Verificación final de los requisitos
Laboratorio Certificado producto Orden Logística
Elaboración de factura
Logística Programa entregas Verificación de la información despacho Cliente externo
Ventas Disponibilidad transporte Envío de facturas al cliente (si es aplicable)

Documentos
Responsables • Procedimientos
• Jefe contabilidad Parámetros de • Facturación FAC-01
• Jefe despachos control/Medición/Seguimiento • Despachos DES-03
Participan: • Tiempo de facturación • Registros
• Operario Montacargas • Verificación de datos • Factura
• Conductor • Anulación de facturas por errores en el • Recibo a satisfacción cliente
• Auxiliar contabilidad proceso • Control de anulación
• Auxiliar despachos
Recursos
Procesos de soporte • Software de facturación Requisitos a cumplir
• Sistemas • Computador NTC ISO 9001
• Mantenimiento • Facturas Pre impresas • DIAN
• Recursos Humanos • Correo • NTC ISO 9001 7.5.1
ESTRUCTURA Y PRESENTACIÓN
DE LOS PROCEDIMIENTOS

EJEMPLO ISO/TR10013
 Título
 SOFTWARE  Propósito
 PLANTILLAS  Alcance
 NORMA BÁSICA  Responsabilidad y Autoridad
 Descripción de las actividades
 Registros
 Apéndices
EJEMPLOS PARA ESTRUCTURAR
PROCEDIMIENTOS
EJEMPLO No. 1 EJEMPLO No. 2
1. Portada 1. Título
2. Control de revisiones 2. Objeto
3. Objetivo 3. Alcance
4. Relación con el 4. Condiciones generales
negocio
5. Resultados
5. Áreas que intervienen
6. Descripción del proceso
6. Recursos
7. Documentos
7. Prioridades
8. Control de actualizaciones
8. Riesgos
9. Parámetros generales
10. Descripción del
proceso
11. Anexos
EJEMPLOS PARA ESTRUCTURAR
PROCEDIMIENTOS
EJEMPLO No. 3
EJEMPLO No. 4
1. Objeto
1. Objeto
2. Alcance
2. Alcance
3. Definiciones
3. Definiciones
4. Clasificación
4. Clasificación
5. Condiciones generales
5. Requisitos generales
6. Contenido
6. Responsabilidades
7. Anexos
7. Procedimiento
8. Apéndices
EJEMPLOS PARA ESTRUCTURAR
PROCEDIMIENTOS

EJEMPLO No. 5 EJEMPLO No. 6

1. Titulo 1. Titulo
2. Objeto 2. Objeto
3. Alcance 3. Descripción del proceso
4. Responsabilidades
5. Descripción del proceso
 CÓDIGO: 1400-PR18-01
FORMATO
FECHA DE VIGENCIA: 2001-02-01
PRESENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 0

QUIEN LO HACE
LO QUE SE HACE REGISTRO

PLANT

TOR O
SOCIA

DIREC
GESTI

COOR
HUMA
GENE

GERE

GERE

PERS

AREA

AREA
ONAL

D. DE
JEFE

JEFE

JEFE
NTE

NTE

DIR.
RAL

ÓN
NA

DE

B.
A

L
A A I I I I

P P D

E/D E

P E/D

E E E E E E E

E E

A A I I D D

E E

Participa: mediante un consejo Informa: anuncia el resultado de una etapa

Decide: elige una opción Ejecuta: tiene competencia y recurso Autoriza: aprueba
 DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTO: DF-17-001 A12
FECHA: 05-02-01
JYEP LTDA. REVISIÓN: HOJA 1/2
PRODUCTO: PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS
¿QUIÉN?
FASE ¿QUÉ? Director de Director de Director Analista de ¿CUÁNDO? ¿DÓNDE? ¿CÓMO?
JYEP Ltda. Aseg. de Area Procesos
Calidad Usuaria
1
2
3
4

6
8
9
10
11
12
13
 JYEP LTDA. TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO

FECHA: PÁGINA: REVISIÓN No. CÓDIGO: COPIA No.

Controlada: SI ⁙ NO⁜
PROCEDIMIENTOS

ETAPA FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS

Y REGISTROS

Definir con claridad la actividad que se va hacer (la Documentos que se van a usar
actividad puede estar segregada en subactividades, y los registros que se van a
se recomienda describiría en forma detallada llevar como evidencia objetiva

La manera secuencial como se hace la actividad El responsable por la actividad

Número en el que se encuentra segregada una actividad, o sea el número de subactividades que se deben ejecutar para
dar por cumplida la actiividad.
 CÓDIGO: 1400-CLFO-005
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS
FECHA DE VIGENCIA: 2009-02-01
VERSIÓN: 0

1.0 OBJETO
El objetivo de las auditorías de calidad es recolectar información útil para analizar la
suficiencia y efectividad del sistema de gestión de calidad. Además identificar y registrar
los incumplimientos con las disposiciones de calidad, haciendo énfasis en la existencia y
aplicación de la documentación del sistema.

2.0 ALCANCE
Este procedimiento aplica en todas las áreas de la empresa que tengan influencia en el
sistema de gestión de calidad.

3.0 DEFINICIONES
3.1. AUDITORIA DE CALIDAD
Un examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los
resultados relacionados con la calidad cumplen disposiciones preestablecidas, y si estas
disposiciones se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.

3.2 AUDITOR DE CALIDAD

Una persona calificada designada para dirigir una auditoría de calidad.

3.3. AUDITOR JEFE

Un auditor de calidad designado para dirigir una auditoría de calidad.
 CÓDIGO: 1400-CLFO-005
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
FECHA DE VIGENCIA: 2009-02-01
VERSIÓN: 0

3.4. AUDITADO
Una organización sometida a auditoría.

3.5. EVIDENCIA OBJETIVA

Información cuya veracidad se puede demostrar, con base en hechos
obtenidos a través de la observación, la medición, el ensayo u otros medios.

3.6. OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA DE CALIDAD

Una declaración hecha durante la auditoría de calidad y sustentada mediante
evidencia objetiva.

3.7. NO CONFORMIDAD
El no cumplimiento de un requisito especificado.

3.8. TRATAMIENTO DE UNA NO CONFORMIDAD

La acción emprendida respecto a una entidad no conforme, con el propósito de
resolver la no conformidad.
 CÓDIGO: 1400-CLFO-005
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
FECHA DE VIGENCIA: 2009-02-01
VERSIÓN: 0

3.9. DEFECTO
El no cumplimiento de un requisito, o una expectativa razonable, ligados a un uso previsto
incluyendo lo relacionado con la seguridad.

3.10. ACCION CORRECTIVA

Una acción emprendida para eliminar las causas de una no conformidad, defecto u otra situación
no deseable existente con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir.

3.11. MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD

Las acciones emprendidas en toda la organización, para incrementar la eficacia y la eficiencia de
las actividades y los procesos para suministrar beneficios agregados tanto para la organización
como para sus clientes.

4. CONDICIONES GENERALES

Los procedimientos escritos, los instructivos de trabajo y las normas son esenciales para una
auditoría, porque se compara lo que está escrito con lo que la gente realmente hace. Es muy
importante que los auditores internos tengan ciertas cualidades como habilidad de comunicación,
objetividad, juicio e integridad, además debe ser muy reservado y no comentar los resultados de la
auditoría para evitar conflictos y problemas en el clima laboral. No es deseable que el auditor
emita recomendaciones, se debe limitar a presentar las no conformidades y referencia a las
normas o procedimientos que se están incumpliendo. Las auditorías internas de calidad son una
herramienta para el mejoramiento.
 CÓDIGO: 1400-CLFO-005
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS FECHA DE VIGENCIA: 2009-02-01
VERSIÓN: 0
5. CONTENIDO
ITEM PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE

1.
INICIO

2. Efectuar programa de auditorías definiendo la Representante por la

PROGRAMAR frecuencia de acuerdo con la etapa de Programa de Gerencia y
AUDITORÍA ejecución del sistema, tipo de auditoría a auditorías CLPL- Coordinador de
realizar, fecha y duración de la auditoría, 002 Calidad
recurso necesario de auditor por cada
elemento o función.
3. Componer el equipo de auditoría con personal Coordinador de
SELECCIONAR independiente del área o función auditada y Asignación CLFO- Calidad
nombrar un lider o auditor jefe a quien se 012
AUDITORES envia la asignación.
4. El plan debe incluir auditoría, identificación de
personas que tengan responsabilidades, de Auditor Líder o Jefe
PREPARAR PLAN los documentos de referencia (manual de Plan de audtoría
calidad, miembros del equipo auditor, CLPL-003
DE AUDITORÍA unidades organizacionales por auditar, fecha,
lugar, hora y duración esperados,
programación de reuniones inicial y final con
la gerencia del auditado.
5. Plan auditoría Coordinador de
¿ES APROBADO? aprobado CLPL- Calidad y Gerente
003 General

6. Todos los integrantes del equipo auditor de

PREPARAR acuerdo con las funciones asignadas por el Lista de Equipo Auditor
AUDITORÍA auditor líder, deben preparar una lista de chequeo
referencia.
 CÓDIGO: 1400-CLFO-005
PROCEDIMIENTO DE VENTAS
FECHA DE VIGENCIA: 2009-02-01
VERSIÓN: 0

INICIO RESPONSABLE

DETECTAR NECESIDADES DEL GERENTE DE

CLIENTE Y TOMAR DATOS DEL MERCADEO
CLIENTE

GERENTE DE
REVISAR DATOS DEL CLIENTE
MERCADEO
ESTABLECER LOS REQUISITOS DEL
CLIENTE, Y ASPECTOS LEGALES GERENTE DE
MERCADEO
DEFINIR REQUISITOS DE LA OFERTA

GERENTE DE
SI
¿REQUISITOS NO MERCADEO
SATISFACE LAS ¿ES
NECESIDADES DEL POSIBLE
CLIENTE? HACER
AJUSTES? GERENTE DE
NO MERCADEO

¿SUFICIENTE SI FIN
CAPACIDAD DE
ALMACENAMIENTO?

PRESENTAR OFERTA GERENTE DE

NO MERCADEO
CONSULTAR CON AL CLIENTE
SUPERINTENDENTE
GERENTE DE
DE PLANTA
MERCADEO
AJUSTAR PRECIOS, DE ACUERDO A REGISTRAR
REVISAR OFERTA
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO REVISIÓN
GERENTE DE
A MERCADEO
 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO QUE DEFINA LOS CONTROLES NECESARIOS PARA:

a. Aprobar los documentos antes de su emisión.

b. Revisar, actualizar los documentos y aprobarlos nuevamente.
c. Identificar cambios y estado de la versión vigente.
d. Versiones pertinentes se encuentran disponibles en su sitio de uso.
e. Documentos legibles y fácilmente identificables.
f. Los documentos de origen externo se identifican y se controla su distribución.
g. Aplicar alguna identificación si los documentos obsoletos se conservan.
 ¿QUÉ ES EL MANUAL DEL SG SST?

DOCUMENTO QUE ESPECIFICA EL SISTEMA DE

GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO

Incluye
a) El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y
la justificación de cualquier exclusión.
b) Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de
gestión de la calidad, o una referencia a los mismos, y
c) Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de
gestión de la calidad.
 ¿PARA QUÉ SIRVE
EL MANUAL DE SG SST?

IMAGEN
POLÍTICAS
DESCRIPCIÓN DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
DE CALIDAD

CONFORMIDAD ENTRENAMIENTO AUDITORÍA

¿CÓMO HACER EL MANUAL DEL SST?

Obtención de doc.
Clasificación de doc.
Compromiso Gerencial
Elaboración
Líder y equipo de trabajo
Revisión
Capacitación
Correcciones
Diseño y estructura
Aprobación
P H Edición
Distribución
A V
Acciones correctivas
Identificación de cambios Verificación
Seguimiento a cambio Aplicabilidad
Control Auditoría
Mejoramiento
 ¿QUÉ PUEDE INCLUIR UN
MANUAL DEL SG SST?

TÍTULO, PRESENTACIÓN
TABLA DE SECCIÓN DE DEFINICIONES
OBJETIVO DE LA
CONTENIDO Y ABREVIATURAS UTILIZADAS,
ORGANIZACIÓN
Y ALCANCE (si es apropiado)

CONTROL DEL MANUAL DESCRIPCIÓN DEL ANEXOS

(Si lo define la empresa SISTEMA POR PROCESOS Referencia cruzada
EXCLUSIONES necesario) de la norma ISO 9001
(Incluye procedimientos del
Y Sistema o referencia) y el manual de calidad
JUSTIFICACIÓN
 SOLICITUD DE ELABORACIÓN, CÓDIGO: 1400-CLFO-001

ACTUALIZACIÓN O ANULACIÓN DE FECHA DE VIGENCIA: 2009-02-01

DOCUMENTOS VERSIÓN: 0

NOMBRE:
CÓDIGO:
DOCUMENTO:
ÁREA/SECCIÓN:
CREACIÓN: ACTUALIZACIÓN: MODIFICACIÓN:
CAUSAS DE (Creación, Actualización o Modificación):

COMENTARIOS AL DOCUMENTO PROPUESTO:

SECCIÓN MODIFICADA DEL DOCUMENTO:

ACEPTADO: NO ACEPTADO:
Jefe de Área: Jefe de Área:
Coordinador de Calidad: Coordinador de Calidad:
Gerente de Área: Gerente de Área:
 LISTADO DE CONTROL DE CÓDIGO: 1400-CLFO-003

DOCUMENTOS FECHA DE VIGENCIA: 2009-02-01

VERSIÓN: 0

CÓDIGO NOMBRE DEL FECHA FECHA VERSIÓN RESPONSABLE

DOCUMENTO APROBACIÓN IMPLEMENTACIÓN
 CÓDIGO: 1400-CLFO-005
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
FECHA DE VIGENCIA: 2009-02-01
VERSIÓN: 0
IDENTIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN ACTUALIZACIÓN REVISIÓN
SISTEMA PROCESO DOCUMENTO CÓDIGO DISTRIBUCIÓN VERSIÓN FECHA DE CAMBIOS FECHA DE
ACTUALI- REVISIÓN
ZACIÓN
Registre el sistema Nombre del Nombre del documento Código del Areas que tienen No. versión Fecha en que Descripción Fecha en que
al que corresponde proceso al que documento copias se actualizó el de los revisó el
el documento corresponde documento cambios que documento
(sistema de calidad, se realizaron
sistema ambiental)
 CÓDIGO: 1400-CLFO-006

CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS FECHA DE VIGENCIA: 2009-02-01

VERSIÓN: 0

CÓDIGO TÍTULO VERSIÓN y/o RESPONSABLE DEL CONTROL No. DE COPIAS UBICACIÓN
FECHA
 CÓDIGO: 1400-CLFO-005
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
FECHA DE VIGENCIA: xxxx/xx/xx
DOCUMENTOS
VERSIÓN: 0
1. Identificar necesidades

2. Autorizar el desarrollo

3. Definir el alcance

4. Recolectar y
documentar información

Modelo 5. Elaborar borrador del

documento Documento
Elaboración

No
6.
Es identificable?

Si

7. Obtener comentarios

CAM BI AR

Si 7.
Hay cambios?

No
APROBADO
8. Aprobar Edición

8. Editar 2

9. Codificar y actualizar
versión
 CÓDIGO: 1400-CLFO-005
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
FECHA DE VIGENCIA: xxxx/xx/xx
DOCUMENTOS
VERSIÓN: 0

Documento 10. Incluir en Listado Listado

Aprobado Maestro Maestro

Identificar doc. Documentos

11.Distribuir Externos Externos

No
12. Disponible?

Si

SI No
13. Obsoleto? 14. Conservar? 15. Destruir

SI
No

16. Aplicar identificación y

fin
archivo

17. Utilizar en áreas

No

2
Si 19.
18.
Se necesitan
Es legible? cambios?
Si
No
No
Si Re -aprobar?
20. Revisar

No Si 22. Identificar Elaborar documento

21
cambios y estado con cambios
Hay cambios?
revisión
 Garantizar confianza al cliente.
Demostrar conformidad producto.
Auditorías internas.
Establecer acciones correctivas y preventivas.
LOS REGISTROS
SON BASE PARA Detectar oportunidades de mejoramiento.
Realizar la revisión gerencial.
Demostrar conformidad con los requisitos.
Demostrar operación eficaz del Sistema de
Gestión de la Calidad.
Detectar necesidades de entrenamiento.
Trazabilidad.

TOMA DE DECISIONES
RECOMENDACIONES
BUEN DISEÑO DE FORMATOS

1. Crear en el empleado actitud favorable hacia la tarea

(Actitud Mental).

2. Facilidad para introducir los datos:

Espacio suficiente
Líneas convenientemente espaciadas
Diseño claro.

3. Facilidad de uso (introduce y usa datos)

Visibilidad, legibilidad y fatiga visual
Títulos claros
Información ordenada
Coherencia con otros formatos afines.
RECOMENDACIONES
BUEN DISEÑO DE FORMATOS

4. Reducción de errores
Datos completos, sacar innecesarios
Separación de columnas
Coherencia entre datos y títulos
Induzcan buena actitud mental

5. Identificación
Títulos
Código
Aprobación de la información
 CÓDIGO: 1400-CLFO-005
FORMATO
FECHA DE VIGENCIA: xxxx/xx/xx
TABLA CONTROL DE REGISTROS
Pagina 1 de XX

IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Tiempos de Almacén

Código Responsable Nombre del Ubicación Estado (Magn, Acceso Archivo Activo Disposición
Registro Impres)

Niveles de Acceso
Confidencial: Sólo área responsable y autoriza consulta
Restringido: Consulta áreas involucradas
General: sin limitaciones
 CÓDIGO: 1400-CLFO-005
FORMATO
FECHA DE VIGENCIA: xxxx/xx/xx
TABLA CONTROL DE REGISTROS
Pagina 1 de XX

CÓDIGO REGISTRO Clase de RESPONSABLE ALMACENAMIENTO Y ACCESO RETENCIÓN DISPOSICIÓN

RECUPERACIÓN meses años
Registro

CONVENCIONES : C: Coordinador, JD: Jefe Despachos, AA: Auxiliar de almacén, VN: Vendedor, DP: Director de Producción,
LB: Laboratorista, PSFA: Jefe de adquisiciones, S: Secretaria . D: Destrucción, MG: Documento magnético, IM: Documento
Impreso.
 CÓDIGO: 1400-CMFO-0010

PRESTAMO DE REGISTROS FECHA DE VIGENCIA: xxxx/xx/xx

VERSIÓN: 0

REGISTRO SOLICITANTE PRÉSTAMO AUTORI-

ZADO
FECHA FECHA POR:
ENTREGA DEVOLUCIÓN
 ACCIONES CORRECTIVAS Y CÓDIGO: 1400-CMFO-0010

PREVENTIVAS FECHA DE VIGENCIA: xxxx/xx/xx

VERSIÓN: 0

NO CONFORMIDAD o INFORME DE RIESGOS No.

MATERIA PRIMA: PROCESO: PRODUCTO FINAL SISTEMA:

DESCRIPCIÓN:

TRATAMIENTO A LA NO CONFORMIDAD: FECHA: APROBADO:

CAUSAS:

INFORMA: FECHA:
ACCIONES CORRECTIVAS

PROPUESTA:

Área Responsable: Fecha de Implementación:

Indicador de eficacia: Responsable:
 ACCIONES CORRECTIVAS Y CÓDIGO: 1400-CMFO-0010

PREVENTIVAS FECHA DE VIGENCIA: xxxx/xx/xx

VERSIÓN: 0

ACCIONES PREVENTIVAS

PROPUESTA:

Área Responsable: Fecha de Implementación:

Indicador de eficacia: Responsable:

SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN DE LA ACCIÓN CORRECTIVA

FECHA ACTIVIDAD RESULTADO AUDITOR FIRMA

Gerente de Área: Vo.Bo. Coordinador de Calidad:

 CÓDIGO: 1400-MPES-120

ESPECIFICACIONES DE PRODUCTOS FECHA DE VIGENCIA: xxxx/xx/xx

VERSIÓN: 0

CÓDIGO TÍTULO VERSIÓN y/o RESPONSABLE DEL No. DE UBICACIÓ

FECHA CONTROL COPIAS N
 ESPECIFICACIONES DE MATERIAS CÓDIGO: 1400-MPES-120
FECHA DE VIGENCIA: xxx/xx/xx
PRIMAS
VERSIÓN: 0

GRASAS Y ALMENDRAS
ESPECIFICACIÓN NTC FFA H20 IMPUREZ PF II GOMA JABÓ PUNT
AS N O DE
NUBE
PRODUCTO % % % Peso ºC Cualita ppm
(Oleico Peso
) -tivo
ACEITE CRUDO DE SOYA 505 <1.0 <0.3 <0.1 ---- 120/143 (+) 0 ----

ACEITE CRUDO DE PALMA 431 <4.0 <5.0 <0.1 34 - 39 50 - 55 ---- ---- ----

SEBO CRUDO LAVADO <1.5 <1.0 ---- 46 - 35 - 45 ---- 0 ----

47

ALMENDRA DE PALMISTE 4.5 La suma de los dos ---- ---- ---- ---- ----
resultados debe ser
< 15%

OLEINA DE PALMA <0.05 <0.1 ---- 12 60 - 65 ---- ---- <6.0

PARA LA SOYA CRUDA:

Cold test:mínimo 2 horas a 2 ºC

NOTA: Cuando cualquiera de los resultados es mayor a los descritos en la tabla se debe consultar su liberación a
producción con el Gerente General o en su defecto con el Gerente de Producción y se debe dejar nota aclaratoria de
quien autoriza la liberación.
Revisó: Aprobó:

MARTHA CASTRO NANCY MORENO B.

Cargo: Jefe de Control de Calidad Cargo: Gerente de Producción

Fecha: Fecha:
 CÓDIGO: 1400-CMFO-009
INPECCIÓN EN RECEPCIÓN
FECHA DE VIGENCIA: xxxx/xx/xx
VERSIÓN: 0
PROVEEDOR:

PRODUCTO: TAMAÑO DEL LOTE:

FORMA DE EMPAQUE: EMBALAJE:

FECHA RECEPCIÓN: ANTICIPADO: RETARDADO:

NIVEL DE INSPECCIÓN NIVEL ACEPTABLE DE TAMAÑO DE CRITERIO

CALIDAD MUESTRA

Ac Re K

CARACTERÍSTICA ESPECIFICIÓN RESULTADOS CONCLUSIÓN

OBSERVACIONES:

PRODUCTO: APROBAD NO FECHA DEVOLUCIÓN:

O: APROBADO:
Revisión Revisión Aprobado:

Laboratorista Jefe de Laboratorio Jefe de Calidad

 PROCEDIMIENTO DE ENTRENAMIENTO CÓDIGO: 1400-PR18-01

FECHA DE VIGENCIA: xxxx/xx/xx

VERSIÓN: 0

INVITACIÓN AL EVENTO DE ENTRENAMIENTO

CÓDIGO: 1400-FO-IE-004

TEMA:

LUGAR: HORA: DURACIÓN: FECHA:

OBJETIVO:

NOMBRE DEL EMPLEADO CARGO FIRMA

PROPÓSITO:

Firma

Gerente Administrativo/Analista de Recursos

Humanos
 PROCEDIMIENTO DE ENTRENAMIENTO CÓDIGO: 1400-PR18-01

FECHA DE VIGENCIA: xxxx/xx/xx

VERSIÓN: 0

PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO

CÓDIGO: 1400-FO-PE-003
TEMA ASISTENTES FECH INSTRUCTO DURACIÓ EJECUTADO
A
R N
SI NO

Firma

Gerente Administrativo/Analista de Recursos Humanos

 PROCEDIMIENTO DE ENTRENAMIENTO CÓDIGO: 1400-PR18-01

FECHA DE VIGENCIA: xxxx/xx/xx

VERSIÓN: 0

REGISTRO DE ENTRENAMIENTO
CÓDIGO: 1400-FO-RE-005

TEMA: HOJA DE REGISTRO No:

FECHA DE EJECUCIÓN:
No NOMBRE CARGO FIRMA
.
1
2
3
4
5
TOTAL PARTICIPANTES:
CONTENIDO DEL TEMA:

OBSERVACIONES:

Firma
INSTRUCTOR
 REGISTRO DE PROVEEDORES CÓDIGO: 1400-CMFO-008

APROBADOS
FECHA DE VIGENCIA: xxxx/xx/xx

VERSIÓN: 0

PRODUCTO CÓDIGO PROVEEDOR REGISTRO DE REGISTRO DE

INTERNO ESPECIFICACIÓ CONTROL DE
EVALUACIÓN
N
 CÓDIGO: 1400-CMFO-008

SOLICITUD DE ENTRENAMIENTO FECHA DE VIGENCIA: xxxx/xx/xx

VERSIÓN: 0

SOLICITUD DE ENTRENAMIENTO
CÓDIGO: 1400-FO-SE-002

FECHA:

DE:

PARA:

ASUNTO:

DEPARTAMENTO:

NOMBRE DEL EMPLEADO:

CARGO:
DESCRIPCIÓN DEL ENTRENAMIENTO QUE DEBE RECIBIR TEMA/ÁREA ESPECÍFICA

MOTIVO POR EL CUAL DEBE ENTRENARSE:

Firma Firma

Jefe de Área Director de Departamento

 Registro de Acción correctiva
Paso 1. El problema real: Paso 3: Análisis de causas
(Qué sucede? En cuánto? Cuál es su origen? En Herramientas y documentos a utilizar.
dónde? Cuándo? Quiénes?
Respuestas:

No conformidad: Observación:

Requisito

Paso 2: Síntomas – situación actual.

Hechos y datos de soporte
Causa Raíz / Vital / Comprobada:
 Registro de Acción preventiva
Paso 1. El problema potencial: Paso 3: Análisis de causas
(Qué podría suceder? En cuánto tiempo?
proceso? Quién?

Podría ser una no conformidad u

observación?
No conformidad: Observación:
Requisito
Causa Raíz / Vital / Comprobada:
(potencial)

Paso 2: Qué podría suceder si no se

hace nada?
 Plan de Acción Correctiva
Qué Quién Cómo Cuándo Dónde Cuántos

Plan de Acción Preventiva

Qué Quién Cómo Cuándo Dónde Cuántos

Verificación Acción y Conclusión

Indicadores: Normalización:

Puntos de control y verificación: Conclusión: