Administración de proyectos de información

Unidad 1. Fundamentos de proyectos

Ingeniería en Desarrollo de Software

Semestre 6

Programa de la asignatura:
Administración de proyectos de información
DAPI_U1_A2_LULP

Clave:
15143631

Universidad Abierta y a Distancia de México

Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 1

Administración de proyectos de información
Unidad 1. Fundamentos de proyectos

Implementación de un sistema CRM/ERP para una oficina de representación de una

Agencia Aduanal

Necesidades:

 La existencia de una necesidad básica insatisfecha

 La existencia de una necesidad estratégica

Para la apertura de una oficina de representación de la Agencia aduanal Servicios

logísticos del Norte en Qro. es necesario llevar un control de clientes, presupuestos e
importaciones y su logística implicada. Actualmente, no se cuenta con un sistema que
permita llevar a cabo dicha tarea; por lo que es imprescindible dotar de herramientas que
agilicen el trabajo, disminuyan la cargas y permitan realizar los procesos de manera
expedita.

Objetivos:

Se busca sistematizar los negocios de la empresa; desde el alta de proveedores y clientes

hasta la facturación y manejo de la logística a partir de automatizar e integrar los procesos
del negocio, homogenizar practicas comunes en un solo sistema, unificar una base de
datos para evitar duplicidades de información, facilitar el acceso a los datos en tiempo
real coordinar los negocios de la empresa, de la evaluación de proveedores hasta la
facturación de los clientes.

Propuesta:

Implementar un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales o ERP (Enterprise

Resources Planning) para organizar y automatizar la mayoría de procesos de una
empresa ya sea de finanzas, comercial, logística, producción, recursos humanos, etc.
Para facilitar la planificación de los recursos de la empresa y dar soporte a los procesos
relacionados con el cliente, incorporando actividades y reuniendo los datos pertinentes
para toda la empresa y así mejorar la toma de decisiones, logrando dar valor de forma
inmediata y hacer frente a las prioridades estratégicas.

Puntos a desarrollar :

 Definición objetivos estratégicos para la selección del ERP

 Adaptación del ERP al modelo de negocio

 Gestión del Cambio

 Gestión de Proyecto

 Implantación

Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 2

Administración de proyectos de información
Unidad 1. Fundamentos de proyectos

 Testeo

 Formación de los empleados

Elementos a evaluar

1. Procesos que se desean controlar en el negocio.

2. Cantidad de usuarios, representados por funcionalidad y acciones por

módulo y etapa del proceso (consulta, modificación, otro),

3. Volumen transaccional por tipo de arreglo de negocios y regularidad,

4. Requerimientos de almacenamiento.

5. Funcionalidades necesarias (módulos).

6. Costos de infraestructura tecnológica, en términos de inversión de

hardware y software básico como de sus costos de manutención por un
periodo de 5 años.

7. Tipo de adquisición de activos (Renta, Compra, Contratación)

8. Factor de dependencia de proveedores.

9. TIR

Resultados Esperados:

Se busca que el sistema ERP permita gestionar el flujo de información, así como la
mejora de los procesos administrativos, mejorando el acceso a información confiable y
disminuyendo operaciones duplicadas o innecesarias, permitiendo un entorno para una
gestión administrativa con información valiosa para la toma de decisiones.

Creo que una buena descripción del las características y funciones de un proyecto se
pueden apreciar al llenar el formato FGPR_010_04 que provee Dharma Consulting
apoyado con Guía del el Pmbok ya que orienta a llenar los datos necesarios para
establecer que y como se va a llevar a cabo el proyecto.

Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 3

Administración de proyectos de información
Unidad 1. Fundamentos de proyectos

Acta De Constitución Del Proyecto

Proyecto Implementación de un sistema CRM/ERP para una oficina
de representación de la Agencia Aduanal Servicios
Logísticos del Norte SC

Patrocinador Gerente de operaciones

Preparado Por Luis Fecha 01/02/2016

Revisado Por Lic. Miguel Fecha 02/02/2016

Gerente de operaciones

Aprobado Por Lic. Miguel Fecha 05/02/2016

Gerente de operaciones

Revisión Descripción Realizada Por Fecha

01 Luis 06/2/2016

Breve Descripción Del Producto O Servicio Del Proyecto

Implementar un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales o ERP (Enterprise

Resources Planning) para organizar y automatizar los procesos de finanzas, comercial,
logística, producción, recursos humanos y mejorar la toma de decisiones, para hacer frente
a las prioridades estratégicas.

Alineamiento Del Proyecto

Objetivo Estratégico De La Propósito Del Proyecto

Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 4

Administración de proyectos de información
Unidad 1. Fundamentos de proyectos

Organización

Convertirnos en aliados de nuestros Gestionar los negocios de la empresa a partir de

Clientes al contribuir con soluciones
que permitan ser más competitivos
en sus procesos productivos,
cumpliendo con expectativas y
normas de requerimiento a las
necesidades de cada Cliente.
automatizar e integrar los procesos del negocio,
homogenizar practicas comunes en un solo
sistema al unificar de datos y facilitar el acceso a
los datos en tiempo real por medio de la
implantación de un sistema de software ERP

Objetivos Del Proyecto

Alcance Implementar un sistema ERP y la infraestructura necesaria.

Tiempo Tres Meses

Costo El Costo Aproximando $30,000 pesos m/n

Calidad PMI y Moprosoft Modelo de Procesos para la Industria del

Software

Criterios De Éxito Del Proyecto

 El software e infraestructura deberán superar:

o Pruebas de operatividad
o Pruebas de consistencia
o Pruebas de estrés
 Deberá ser entregado dentro de los tiempos establecidos
 No deberá exceder del presupuesto proyectado
 Cumplirá con los niveles de satisfacción del cliente a partir de su aprobación.
.

Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 5

Administración de proyectos de información
Unidad 1. Fundamentos de proyectos

Extensión Y Alcance Del Proyecto

Fases Del Proyecto Principales Entregables

1.0 Iniciación 1.1 Acta De Constitución Del Proyecto

1.2 Presentación De Lanzamiento Del Proyecto

1.3 Identificación De Los Interesados

2.0 Planificación 2.1 Plan De Gestión Del Alcance

2.2 Plan De Gestión Del Tiempo

2.3 Plan De Gestión Del Costo

2.4 Plan De Gestión De La Calidad

2.5 Plan De Gestión De Los Recursos Humanos

2.6 Plan De Gestión De Comunicaciones

2.7 Plan De Gestión De Riesgos

2.8 Plan De Gestión De Adquisiciones

2.9 Plan De Gestión De Los Interesados

3.0 Ejecución 3.1 Instalación del Hardware

3.2 Instalación del Software

3.3 Capacitación de usuarios finales

3.4 Acta De Aprobación De Entregables

4.0 Control 4.1 Solicitud De Cambio

4.2 Riesgos Actualizados

4.3 Informes De Estado

5.0 Cierre 5.1 Acta De Reunión De Cierre

5.2 Certificado De Conformidad

Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 6

Administración de proyectos de información
Unidad 1. Fundamentos de proyectos

Interesados Claves

Rol Nombre

Gerente de operaciones Lic. Miguel

Administrador Lic.

Project Manager Luis

Riesgos De Alto Nivel

Riesgos Impacto

Falta de compromiso por parte Retrasos en las entregas y cambios de fechas.

de los interesados.

Problemas de servicio de Retrasos en las entregas y cambios de fechas.

Hosting y Modificación de ERP
Implementado o del proveedor
de Hosting

Cambios de Divisa Exceder el presupuesto proyectado

Hitos Principales Del Proyecto

Hito Fecha Aprobado Por

Inicio Del Proyecto 01/02/2016

Planificación Del 02/02/2016

Proyecto

Ejecución 09/02/2016

Control Y Monitoreo 15/04/2016

Cierre 02/05/2016

Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 7

Administración de proyectos de información
Unidad 1. Fundamentos de proyectos

Supuestos

Supuesto Incertidumbre

La empresa contara con datos iniciales: Falta de Datos

 Usuarios y sus perfiles

 Plan de cuentas
 Clientes, proveedores y contactos
 Activos Fijos
 Productos y servicios
 Listas de precios
 Saldos Iniciales
 Estructuras salariales , empleados y sus
contratos.
La empresa cuenta con la infraestructura de usuarios Problemas de implementación y
finales (terminales) y de Internet pruebas.

Los interesados están comprometidos con el proyecto Retraso en las aprobaciones del
proyecto

Gerente De Proyecto Asignado Al Proyecto

Luis

Autoridad Asignada

Gerente de operaciones

Administrador

Project Manager

Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 8

Administración de proyectos de información
Unidad 1. Fundamentos de proyectos

(Elabora un diagrama donde se muestre el flujo del proceso de las funciones de dicho
proyecto.)

Cuando se inicia la planificación, el primer punto es la gestión del alcance, ya que aquí se
determinan que procesos son los necesarios para verificar que el proyecto incluya todo el
trabajo requerido y únicamente el necesario para llevar a cabo el proyecto

En este paso, las necesidades de los interesados se convierten en requisitos, y se definen

los objetivos, el alcance, los productos entregables, los criterios de aceptación, las
restricciones, los riesgos y el cronograma.

En este punto, la elección de el ERP como actividad adicional se toma como parte de la
planeación; ya que esta decisión se constituye a partir del las necesidades, del alcance,
de los objetivos y del presupuesto a invertir.

Para definir que solución es la mas factible para implementar en el proyecto, se evaluaron
tres software posibles que son de licencia libre:

1. OpenERP (odoo) https://www.odoo.com/es_ES/

Esta solución se descarto ya que requería un servidor propio o la renta de uno virtual en
la nube, lo que elevaba el costo y no producía una correspondencia factible entre costo
beneficio.

2. OpenBravo http://www.openbravo.com/

Este software resulto no ser totalmente gratuito y presenta el mismo problema. Ya que no
se puede instalar en un plan de hosting normal; además en un servidor virtual el tomcat
elevaba el costo de este, ya que para evitar la sobrecarga se deben aumentar las
especificaciones del Servidor virtual lo que eleva el precio de renta.

3. Dolibarr http://www.dolibarr.es/

Esta solución es la que se decidió usar, ya al ser una implementación en PHP no exige
mas permisos ni modificaciones que las otorgadas en una virtualización de un hosting
básico lo que minimiza la renta ademas, se pueden activar los módulos necesarios de
forma gratuita. Otro punto es que la capacitación es sencilla debido a la simplicidad del
software, las anteriores eran soluciones mas completas; sin embargo las necesidades del
negocio no requerían tal gasto-esfuerzo.

Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 9

Administración de proyectos de información
Unidad 1. Fundamentos de proyectos

La grafica del flujo de proceso muestra a grandes rasgos los pasos a seguir para la
implementación de la solución en el negocio.

El diagrama de Gantt o Shedule del proyecto, desglosa de forma un poco mas explicita
como y cuando se llevaran a cabo los pasos anteriores.

Schedule

Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 10

Administración de proyectos de información
Unidad 1. Fundamentos de proyectos

Conclusiones:

La elaboración de un proyectos, es todavía el talón de Aquiles de la industria del software, no por

nada se menciona por todos lados, que la mala elaboración y seguimiento de los proyectos da por
resultado que muchos proyectos fracasen1, ya que además de la complejidad implícita del
desarrollo de un proyecto y de sus diferentes variables, exige además personalidades muy
especificas en los lideres de proyectos ya que deben de presentar perfiles de muy alto nivel en
cuestiones de organización, empatía, liderazgo, solución de conflictos, etc. Además de horas y
horas de experiencia.

Al estar elaborando este proyecto (imaginado) me doy cuenta que aun en las condiciones
imaginarias optimas es un proceso complicado, sin embargo veo que es un buen principio para
empezar a entender las diferentes formas de abordar un proyecto, y los elementos que lo
conforman.

1
http://blog.mugperu.com/index.php/2013/08/las-estadisticas-de-fracasos-en-los-proyectos-de-ti/

Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 11

Administración de proyectos de información
Unidad 1. Fundamentos de proyectos

Referencias

PMI (2014). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK. Newtown
Square, Pennsylvania: Project Management Institute.

Carmen Pages, et al. Definición De Métricas De Calidad En El Proceso De Parametrización De Sis-

Temas Erp . [En línea] http://www.aemes.org/index.php/revista-de-procesos-y-metricas/numeros-
publicados/ano-2007-volumen-4/volumen-4-g-numero-3-g-septiembre-2007/170-definicion-de-
metricas-de-calidad-en-el-proceso-de-parametrizacion-de-sistemas-erp/download.

FGPR_010 – Formato de Project Charter . [En línea] http://dharmacon.net/herramientas/gestion-

proyectos-formatos/

Marina Riegner para Evaluando ERP "5 Metodologías de implementación " . [En línea]
http://www.evaluandosoftware.com/recursos/

Ing. Claudia Katherine Cañar Sarria Modelo De Implementación De Centros De Competencias Para
Empresas Con La Solución Erp De Sap: R/3 Facultad De Ingeniería Departamento Académico De
Tecnologías De Información Y Comunicaciones Maestríaengestiónde Informática Y
Telecomunicaciones Santiago De Cali . [En línea]
https://www.google.com.mx/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&uact=8&ve
d=0ahUKEwj6uLeVruvKAhVB_GMKHQsrAycQFggbMAA&url=https%3A%2F%2Fbibliotecadigital.icesi
.edu.co%2Fbiblioteca_digital%2Fbitstream%2F10906%2F68399%2F1%2Fmodelo_implementacion
_centros.pdf&usg=AFQjCNFmOUyTyEb8jOEX7tgIK1fOdQGhQw

Carrión, Í. y Berasategui, I. (2010). Manual de elaboración de proyectos. [En línea] http://ivac-

eei.eus/upload/fondos/documentos/145/guia_elaboracion_proyectos_c.pdf

Pablo Lledó Director de proyectos: Cómo aprobar el examen PMP® sin morir en el intento. 2da ed.
Victoria, BC, Canadá: el autor, 2013.

Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 12