UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE TAYACAJA

“Daniel Hernández Morillo”

CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERIA EN INDUSTRIAS ALIMENTARIAS

INVESTIGACIÓN
OPERATIVA

Facilitador: Fernando García Ramón

diego.garcia@unat.edu.pe
ALCANCE DEL PROYECTO
 Objetivos del Módulo

▪ Comprender la importancia de una adecuada gestión

del Alcance.
▪ Describir el área de conocimientos de Alcance.
▪ Conocer los Procesos de la Gestión del Alcance.
▪ Conocer el manejo de los Cambios de Alcance, la
figura del Comité de Control de Cambios.

3
 Relación entre Grupos de Procesos
y Áreas de Conocimiento de la D de P

D INTEGRACIÓN
I
E ALCANCE
Iniciación Z
( PLAZO
1
Planificación 0
COSTO
)
Ejecución A
CALIDAD
R
E
Seguimiento y A RRHH
S
D COMUNICACIONES
Control
E
C RIESGO
Cierre O
N ADQUISICIONES
O
C INTERESADOS
I
M
I
4
E
 Alcance

▪ Es todo aquello que debemos hacer

▪ Para esto, es necesario:
– establecer las necesidades reales
– entender los requerimientos de los stakeholders
– utilizar las lecciones aprendidas

“Es un sueño hasta que usted lo escribe

Entonces, se transforma en un objetivo”

Coach de Emmith Smith, Universidad de Pensacola

5
 Ciclo de Valor para el cliente
CLIENTE / USUARIO
Necesidades y Expectativas
Implícitas y Explícitas

Concepto
Calidad del Proceso de Definición de
Producto/Servicio Requisitos
(Grado de Innovación)

Producto/Serv
Requisitos
Proceso

Constru-
cción Proceso Técnico
Especifica-
(Tecnología)
Diseño Testin ciones
g

6
Alcance de Producto vs Alcance de Proyecto

▪ Alcance del Producto

Comprende las características y funciones del producto,
servicio o resultado a ser generado por el proyecto

▪ Alcance del Proyecto

Comprende el trabajo necesario para generar el
producto/servicio/resultado con tales características y
funciones
Se mide de acuerdo a...

Alcance
Especificaciones
del Producto

Alcance
???
del Proyecto

7
 5. Gestión del Alcance

La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos

requeridos para garantizar que el proyecto incluya todo (y
únicamente) el trabajo requerido para completarlo con éxito.
Su finalidad es definir y controlar lo que está y lo que no
está incluido en el proyecto.

Procesos:

▪ 5.1 Planificar la Gestión del Alcance

▪ 5.2 Recopilar los requisitos
▪ 5.3 Definir el alcance
▪ 5.4 Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
▪ 5.5 Validar el alcance
▪ 5.6 Controlar el alcance

8
 5.1 Planificar la Gestión del Alcance
Proceso que genera el Plan de Gestión del Alcance, documento que
establece cómo definir, validar y controlar el Alcance del proyecto.

Brinda guías y pautas sobre la forma de gestionar el Alcance durante

el desarrollo del proyecto.

Entradas Herram. & Técnicas Salidas

▪ Plan Dirección del proyecto ▪ Plan para Gestión Alcance
▪ Juicio de expertos
▪ Acta Constituc. proyecto ▪ Plan Gestión de requisitos
▪ Reuniones
▪ Factores Ambientales Emp.
▪ Activos Procesos Organiz.

9
 5.2 Recopilar los requisitos

Proceso de definir y documentar las necesidades de los interesados

para cumplir con los objetivos del proyecto.
La apropiada recopilación y gestión de los requerimientos del producto y del
proyecto, influye directamente en el éxito del proyecto.
Se deben documentar y cuantificar las necesidades y expectativas
del Patrocinador, del Cliente y de los demás interesados.

Entradas Herram. & Técnicas Salidas

▪ Plan Gestión Alcance ▪ Documentación de los
▪ Entrevistas
▪ Plan Gestión requisitos requisitos
▪ Focus groups
▪ Plan Gestión interesados ▪ Matriz de trazabilidad de
▪ Talleres de facilitación requisitos
▪ Acta Constitución Proyecto
▪ Técnicas creatividad grupal
▪ Registro de interesados
▪ Técnicas grupales Decisión
▪ Preguntas y encuestas
▪ Observaciones
▪ Prototipos

10
 5.2 Recopilar los requisitos
Consideraciones
▪ Los requerimientos de los interesados deben ser
identificados, analizados y documentados con suficiente
detalle, de modo de poder ser monitoreados durante la
ejecución del proyecto.

▪ Recopilar los Requisitos es una forma de determinar y

administrar las expectativas del cliente.

▪ Los requisitos son esenciales para el desarrollo de la

Estructura de Desglose de los Trabajos (EDT), así como de
la posterior estimación del plazo, costo y calidad del
proyecto.

▪ Esteproceso se inicia conla revisión del Acta de

Constitución del Proyecto y el Registro de Interesados.

11
 5.2 Recopilar los requisitos
Consideraciones (cont.)

▪ Muchas organizaciones agrupan los requisitos en

dos categorías:

Incluyen los requisitos del negocio, los

Requisitos
requisitos de la Dirección del Proyecto, los
del Proyecto
requisitos de entrega del producto, etc.

Requisitos Incluyen toda información sobre requisitos

del técnicos, requisitos de seguridad, de
Producto desempeño, etc.

12
 5.3 Definir el Alcance

Proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y el producto.

Para el éxito del proyecto es fundamental la elaboración detallada
del
Enunciado del Alcance del Proyecto.
Este documento se confecciona en base a los entregables principales, supuestos
y restricciones documentados durante la Iniciación del proyecto.

Entradas Herram. & Técnicas Salidas

▪ Plan Gestión Alcance ▪ Enunciado del Alcance del
▪ Juicio de Expertos
▪ Acta Constitución proyecto Proyecto
▪ Análisis de producto
▪ Documentación Requisitos ▪ Actualización de la
▪ Identificación alternativas documentación de proyecto
▪ Activos Proc’s Organización
▪ Talleres de facilitación

13
 5.3 Definir el Alcance
Salidas: Enunciado de Alcance

▪ La descripción narrativa del alcance del proyecto, incluidos

los entregables, hipótesis del proyecto, restricciones del
proyecto y una descripción del trabajo.
▪ Brinda un entendimiento común sobre el alcance del proyecto
entre los interesados.
▪ Para una mejor gestión de las expectativas de los
interesados, el enunciado puede incluir explícitas exclusiones
del alcance.
▪ Facilita un desarrollo más preciso de la planificación y da
pautas para la ejecución del proyecto.
▪ Permite analizar si las solicitudes de cambio o trabajos
adicionales, están fuera o dentro de los límites del proyecto.

14
 5.3 Definir el Alcance
Salidas: Enunciado de Alcance (contenido)
▪ Objetivos del Proyecto
▪ Descripción del Alcance del Producto
▪ Límites del Proyecto
▪ Criterios de aceptación del producto
▪ Entregables del proyecto
▪ Exclusiones del proyecto
▪ Asunciones y Restricciones del Proyecto
▪ Organización inicial del Proyecto
▪ Riesgos iniciales definidos
▪ Hitos del cronograma
▪ Limitación de fondos y Estimación de Costos
▪ Requisitos de Gestión de la Configuración del Proyecto
▪ Especificaciones del Proyecto
▪ Requisitos de aprobación

15
5.4 Crear la Estructura de Desglose del Trabajo
(EDT)
Proceso de subdividir los entregables del proyecto y del trabajo del proyecto en
componentes más pequeños y más fácil de manejar.
La EDT es una descomposición jerárquica orientada a entregables del trabajo
que será ejecutado por el equipo para lograr los objetivos del proyecto y crear
los entregables requeridos. La EDT define y organiza el alcance total del
proyecto y se corresponde con lo especificado en el Enunciado del Alcance del
Proyecto.

Entradas Herram. & Técnicas Salidas

▪ Plan Gestión Alcance ▪ Línea Base del Alcance
▪ Desagregación
▪ Enunciado Alcance Proyecto ▪ Actualizaciones de la
▪ Juicio de Expertos
▪ Documentación Requisitos documentación del proyecto
▪ Activos de los Procesos de
la Organización

16
 Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)
▪ Es una agrupación orientada por entregables de los elementos del
proyecto, que organiza y define el alcance total del proyecto.
▪ Cada nivel descendente es un incremento en la definición del
componente del proyecto, lo que permite mejorar su planificación,
gestión y control.
▪ Una excesiva desagregación puede no ser favorable.
▪ Los componentes pueden ser productos o servicios.
▪ Diferentes entregables pueden tener diferentes niveles de
desagregación.
▪ Organiza, define y muestra el proyecto.
▪ Relaciona elementos de trabajo entre sí y con el producto final.
▪ A veces no es posible desagregar entregables que serán ejecutados
en un futuro no muy cercano 🡪 Planificación gradual.

17
 Ejemplo de EDT

EDT
1. Factibilidad de negocio y compra o
convenio de terreno
1 2 3
1. Integración de documentación base y
visita al terreno 1.1 El tamaño y
2.1
2. Restricciones y afectaciones número de los
1.2 2.1.1 niveles de la
2. Planeación y desarrollo EDT varía con
1. Estudios definitivos del proyecto 2.1.2 la fase y tipo
1. Estudio de mecánica de suelos 2.1.3 de proyecto,
pero la EDT
2. Estudio de impacto urbano 2.1.4 debe relacionar
3. Estudio de imagen urbana todos los
2.1.5
4. Estudio de impacto ambiental elementos
entre sí con el
5. Estudio hidrológico 2.2 total del
2. Subastas (INFONAVIT/FOVI) proyecto
3. Diseño urbano 2.3
4. Ingeniería Urbana
5. Infraestructura Urbana 2.4

2.5
3. Producción

18
Ejemplo de EDT – Proyecto de Construcción
Proyecto

Estudios y Licencias y Pruebas y

Diseños
Abastecimientos Construcción
Permisos Entrega

Estudios de Adquisición de Pruebas finales

Licencias Preliminares
Factibilidad Terreno
Anteproyecto Contratación de Corrección
Const. Uso de Suelo Cimentación defectos p/o
Arquitectónico Estudios y Diseño
Proyecto Licencia de Construcc. Concurso
Ejecutivo Estructura
Construcción
Aviso Terminación
Arquitectura Adquis. Muebles Muros y Columnas PB
Trámites y Equipos
Estructuras Municipales Losa 1er nivel

Inst. Hidrosanitaria Habilitación General Muros y col. 1er nivel

Inst. Eléctrica Habilitac. Construcc. Losa Azotea

Inst. Especiales Compañía de Estructuras diversas

Energía Eléctr.
Mobiliario Albañilería
Contratación
Jardinería y Exteriores Teléfonos
Acabados

Pisos
Muros
Plafones

19
 Formatos que puede adoptar la EDT

En el primer nivel de descomposición de la EDT se

pueden colocar:

▪ los principales productos entregables y subproyectos, o bien

▪ las áreas funcionales y demás organizaciones asociadas
al proyecto, o bien
▪ las fases del ciclo de vida del proyecto (los entregables se
incluyen en el segundo nivel), o
▪ una combinación de las soluciones anteriores.

20
 Definiciones de la EDT

▪ Paquete de Trabajo (Work Package, WP).

▪ Un entregable en el nivel mas bajo de la EDT/WBS.
▪ Son los entregables requeridos para completar el proyecto.
▪ En Cada Paquete de Trabajo debe poder definirse:
– Alcance del entregable
– Un sólo responsable
– Tiempo: Duración, Fecha de Inicio, Fecha de Terminación, etc
– Recursos necesarios
– Estimación de Costo de los recursos
– Distribución de recursos y costo en el tiempo
▪ Un Paquete de Trabajo puede dividirse en actividades
más
pequeñas.

21
 Ejemplo EDT - Proyecto de Software

Producto de software
Versión 5.0

Administración de Requerimientos Integración y

Diseño de detalle Desarrollo
proyectos del producto prueba

Planificación Software Software

Software Software

Documentación
Documentación Documentación Documentación
Reuniones del usuario
del usuario del usuario del usuario

Materiales de
Materiales de
Administración entrenamiento Materiales de Materiales de
entrenamiento
entrenamiento entrenamiento

22
 Ejemplo EDT - Proyecto de Conferencia
Internacional

Proyecto
CONFERENCIA
Nivel 1

Asistentes Traslados Instalación Programa Presentación Catering DP Nivel 2

Actividades
Recepciones acompañantes Presentacione Paseos Nivel 3
s

Papers Oradores Traductores Nivel 4

23
 Ejemplo EDT - Proyecto de Infraestructura
(1/3)

1. Diseño del Sistema

2. Ingeniería Básica
3. Lay-out del sistema
4. Estructuras de hormigón y metálicas
5. Edificios principales y auxiliares
6. Almacenes y depósitos
7. Componentes electromecánicos
8. Servicios auxiliares
9. Instalación eléctrica
10. Equipos, bombas y compresores
11. Instrumentación y control
12. Medio ambiente

24
 Ejemplo EDT - Proyecto de Infraestructura
(2/3)

1. Construcción
2. Estructuras de hormigón y metálicas
3. Edificios principales y auxiliares
4. Almacenes y depósitos
5. Componentes electromecánicos
6. Almacenes y depósitos
7. Servicios auxiliares
8. Equipos, bombas y compresores
9. Instrumentación y control
10. Medio ambiente

25
 Ejemplo EDT - Proyecto de Infraestructura
(3/3)

1. Legales y regulatorios
2. Licencias y permisos
3. Impacto ambiental
4. Acuerdos laborales y sindicales
5. Adquisición predio/inmueble
6. Otros
4.0 Pruebas, ensayos y puesta en marcha
7. Gestión del proyecto
8. Desarrollo del plan de proyecto
9. Informes y reportes del proyecto
10. Gestión de cambios del proyecto
11. Administración de contratos

26
 Ejemplo EDT - Proyecto de Sistemas (1/4)

1.0.0 Gestión y soporte

1.05 Gestión del proyecto
1.10 Gestión de la configuración
1.15 Control de calidad
1.20 Control de alcance
1.25 Control y revisión
1.30 Secretaría y administración
1.35
Materiales y provisiones
1.40
1.45 Reuniones de revisión y coordinación
1.50 Viáticos y pasajes
1.55 Gastos varios
5.0.0 Reservas
Selección de contingencia
y adquisición de hardware
5.5 Selección del HW
5.5.5 Definición de Requerimientos
5.5.10 Identificación de Proveedores calificados
5.5.15 Preparar y emitir RFP

27
 Ejemplo EDT - Proyecto de Sistemas (2/4)

5.5 Selección del HW

5.5.20 Evaluación
5.5.20.5 Evaluación de
5.5.20.10
ofertas Realizar demos y presentaciones
5.5.20.15 Verificar referencias
5.5.20.20 Negociación términos y condiciones
5.5.25 Hacer la selección final del HW
5.10 Adquisición del HW
5.10.5 Emisión de la OC
5.10.10 Inspección y activación
5.10.15 Recepción e instalación del HW
5.10.20 Realizar pruebas de aceptación
5.10.25 Entrenamiento del equipo de proyecto
5.10.30 Realización de mantenimiento y soporte

10.0.0 Desarrollo del sistema

10.5 Requerimientos y especificaciones

28
Ejemplo EDT - Proyecto de Sistemas (3/4)

10.5.5 Reuniones para recolectar información

10.5.10 Preparar modelo lógico de datos
10.5.15 Preparar modelo lógico del proceso
10.10 Diseño físico
10.10.5 Preparar modelo físico de datos
10.10.10 Preparar modelo físico del proceso
10.15 Subsistema I
10.15.5 Preparar diseño detallado
10.15.10 Pruebas
10.15.15 Documentación
10.20 Subsisetma II
10.20.5 Preparar diseño detallado
10.20.10 Manejo de archivos del subsistema
10.20.10.5 Pruebas
10.20.10.10 Documentación
10.20.15 Subsistema de indagación y reporte
10.20.15.5 Pruebas
10.20.15.10 Documentación

29
Ejemplo EDT - Proyecto de Sistemas (4/4)

15.0 Integración
15.5 Integración del sistema
15.10 Prueba del sistema
15.15 Preparar documentación del usuario
20.0 Cliente
20.5 Revisión de hitos
20.10 Revisión y aprobación de entregables
20.15 Entrenamiento de usuarios
20.20 Pruebas de aceptación
20.20.5 Pruebas de aceptación de usuario
20.20.10 Revisiones de las pruebas de aceptación
25.0 Implementación
25.5 Preparar plan de implementación
25.10 Soporte a la implementación
25.15 Revisión post implementación

30
 Ejemplo EDT - Proyecto de
Intranet
Proyecto
INTRANET

Diseño Desarrollo
Concepto Presentación Soporte
Web Site Web Site

Definir Definir Riesgos

Evaluar Definir Desarrollo
Funcionalidad Y Metodología
Sistema existente Requerimientos Plan de Proyecto
Específica de Gestión

Definir Req. de Definir Req. de Definir Req. de Definir Req. de

Usuario Contenidos Sistema Server-prop

31
 Esquema típico de EDT

Proyecto A

Componente A.1 Componente A.2 Componente A.3

A.1.1 A.1.2 A.1.3 A.3.1 A.3.2

A.1.2.1 A.1.2.2 A.3.1.1 A.3.1.2 A.3.2.1 A.3.2.2

Paquete de trabajo

32
 Diccionario de la EDT

▪ Un documento que describe cada en la

componente estructura de desglose del trabajo
(EDT).
▪ Para cada de la EDT, incluye una
componente breve
definición del
entregables alcance una lista
definidos, o enunciado delasociadas
de actividades trabajo,
y una lista de hitos
▪ Se instrumenta a través de un formulario típico
▪ Cuando el elemento de la EDT es un PT, es conveniente
incorporar información adicional tal como su presupuesto, su
plazo, sus entregables y los índices de desempeño del mismo.

33
 Beneficios de la EDT

▪ Previene la omisión de entregables

▪ Gana el compromiso del personal del proyecto
▪ Permite el desarrollo del plan del proyecto
▪ Es la herramienta base para el resto de los procesos
de la administración de proyectos
▪ Comunicación
▪ Fundamental para el control de cambios
▪ Fundamental para las mediciones de desempeño
▪ Permite analizar el riesgo y reducirlo

34
 Importancia de la EDT

Sirve para:
▪ Establecerresponsabilidades de asignación de cada
entregable.
▪ Definir estimaciones de costos y plazos.
▪ Desarrollar la planificación.
▪ Establecerel cronograma total como la suma de
entregables subdivididos.
▪ Adaptar la estructura de organización del proyecto
a los distintos entregables.

35
 Importancia de la EDT (cont)

Sirve para:
▪ Coordinar objetivos y recursos de la Empresa.
▪ Dar mayor visibilidad a las especificaciones y a los
requerimientos contractuales.
▪ Simplificar selección y control de proveedores.
▪ Facilitar los informes del estado del proyecto y las
proyecciones del faltante, en cuanto al avance, plazo,
costo y desempeño.

36
 Línea Base del Alcance

▪ Enunciado delAlcance delProyecto Detallado y

Aprobado,

▪ EDT,

▪ Diccionario de la EDT.

37
 5.5 Validar el Alcance

Proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto

que se hayan completado.
El entregable es revisado conjuntamente con el Cliente y/o
Patrocinador para confirmar que el mismo está completo y así lograr
su aceptación formal.

Entradas Herram. & Técnicas Salidas

▪ Plan Dirección del Proyecto ▪ Entregables aceptados
▪ Inspección
▪ Documentación Requisitos ▪ Solicitudes de cambio
▪ Técnicas Grupales Decisión
▪ Matriz de trazabilidad de ▪ Información desempeño
los Requisitos trabajos
▪ Entregables validados ▪ Actualizaciones de la
▪ Datos desempeño trabajos documentación del proyecto

38
 Validar el Alcance

▪ La Validación del Alcance se trata esencialmente de la

aceptación de los productos entregables.
▪ El Control de Calidad se vincula con el cumplimiento de
los requisitos de calidad determinados para los
productos entregables.
Validación Control de
del Alcance Calidad

▪ Por lo general, el control de calidad se realiza

previamente a la validación del alcance, pero estos dos
procesos pueden realizarse de manera conjunta.

39
 5.6 Controlar el Alcance

Proceso de monitorear la situación del proyecto y del

alcance del
producto, y de gestionar cambios a la línea base del alcance.
Asegura que Proceso Integrado de Control de Cambios se utilice para
procesar los cambios solicitados y acciones correctivas recomendadas.
Se gestiona en forma integrada con los demás procesos de control. Se
usa también para gestionar los cambios reales cuando se producen.

Entradas Herram. & Técnicas Salidas

▪ Plan Dirección del Proyecto ▪ Información desempeño
▪ Análisis de variación
▪ Documentación de los trabajos
Requisitos ▪ Solicitudes de cambio
▪ Matriz de trazabilidad de ▪ Actualizaciones del Plan
los Requisitos Dirección del Proyecto
▪ Datos desempeño trabajos ▪ Actualizaciones de la
▪ Activos Procesos Organiz. documentación del proyecto
▪ Actualizaciones Activos
Procesos Organización

40
 Sistema de Control de Cambios
de Alcance

▪ Cambios de alcance hechos por fuera del Sistema de

Control de cambios = Corrupción del Alcance.

▪ Preguntas clave para analizar un cambio de alcance:

– ¿Es realmente necesario?
– ¿Cuál es el costo?
– ¿Mejora la calidad?
– ¿Se justifica el costo adicional de la mejora de la calidad?
– ¿Existe un impacto en el plazo de entrega?

41
 Proceso de formalización
de un cambio de alcance
Inicio

Evaluación y análisis
del impacto en:
Pedido de Cambio ▪ Costo Plan de Proyecto
de Alcance ▪ Plazo
▪ Calidad
▪ Otros

Aprobación si Ejecutar
replantear
CCC Cambios

no

Fin

42
 Comité de Control de Cambios (CCC)

▪ También conocido como CCB = Change Control Board.

▪ Constituido formalmente dentro del proyecto (a veces

con participación del cliente), para analizar y luego
aprobar o rechazar los cambios en la línea base del
proyecto.

43
 Análisis de Variación

▪ Las mediciones de desempeño del proyecto se usan

para evaluar la magnitud de la variación respecto a la
línea base de alcance original.

▪ Entre los aspectos importantes del control del alcance

del proyecto se incluye:
– Determinar la causa y el nivel de variación relativa a la
línea base del alcance;
– Decidir si sonnecesarias Acciones Correctivas o
Preventivas.

44
 Resumen

▪ Describir el área de conocimientos de Alcance

▪ Procesos de la Gestión del Alcance
▪ Manejo de los Cambios de Alcance
▪ Comité de Control de Cambios

45
 Bibliografía

▪ Una Guía a los Fundamentos de la Dirección de Proyectos

(PMBOK), Quinta Edición (2012); PMI.
▪ Fundamentos de la administración de proyectos; J. Gadze –
G. Lavalle; Ed. TEMAS; 2006.
▪ Applied Project Management; Harold Kerzner PHD; John
Wiley & Sons, Inc.
▪ Strategic Planning for PM: using a PM Maturity
Model; Harold Kerzner PHD; John Wiley & Sons, Inc
▪ PM: a systems approach ...; Harold Kerzner PHD; John
Wiley & Sons, Inc.
▪ PM: a managerial approach; J. Meredith / S. Mantel; John
Wiley & Sons, Inc.; tercera edición.
▪ Effective Work Breakdown Structures; G.
Haugan;Management Concepts, 2001.
46