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EMPRESA Proceso de Documentación Empresarial (PDE)

1) Contribuir a la preservación del conocimiento de la organización mediante una adecuada documentación

Objetivo del proceso: 2) Contribuir al desempeño y el cumplimiento de los objetivos de los procesos de la empresa mediante el ac

Productos del Proceso: Información documentada correctamente, segura, conservada y disponible para los usuarios de los proceso

Alcance: Aplica para todos los procesos de la empresa. Inicia desde la planificación de la documentación y termina c

Responsable: Líder del proceso de Participantes:

documentación.
Talento Humano: Infraestructura y Dotación:
Personal idóneo para la gestión de la documentación de los procesos. ● Instalaciones locativas y áreas adecuadas para el mantenimiento y conservaci
Competencias para los cargos que se apliquen: de la documentación.
● Conocimientos específicos en gestión documental, ● Sistemas de archivo de oficina y en internet.
● Formación, ● Sistemas de información,
● Habilidades (Aptitudinales y Actitudinales), ● Plataforma de telecomunicaciones,
● Experiencia. ● Servidores y computadores.

Proceso o Etapa Entradas Actividades

Proveedor(a).
Proceso de Direccionamiento ● Objetivos y políticas 1. Planificación del proceso de documentación.
Estratégico de la organizacionales. a) Determinación de los procesos a documentar.
Organización. ● Mapa de procesos, b) Determinación de la estructura documental.
Proceso de Documentación ● Estructura organizacional, c) Priorización de las necesidades de documentación.
Empresarial (PDE). ● Pirámide documental, d) Conformación del equipo o comité de documentación.
● Conocimientos necesarios de la
organización,
● Criterios de priorización.

● Conceptos de la Norma ISO 9001 2. Definición de la norma para crear y actualizar

versión 2015. documentos.
● Conceptos de gestión a) Identificación y descripción de los documentos.
PDE documental. b) Formato y medio de soporte de la documentación.
c) Revisión y aprobación de documentos.

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EMPRESA Proceso de Documentación Empresarial (PDE)

● Información de los procesos y 3. Evaluación del estado inicial de la documentación.

áreas internas. a) Documentos y registros en áreas,
Procesos de la ● Norma fundamental de la b) Instalaciones locativas y áreas específicas,
organización. empresa. c) Equipos y sistemas de información en los procesos.

● Necesidades de documentación 4. Elaboración del plan de documentación de los procesos.

de los procesos.
● Informe de diagnóstico de la
PDE documentación.
 Plan o cronograma de
documentación de los procesos.
PDE
● Documentos nuevos o
modificados correcta y
oportunamente.
PDE ● Información documentada actual
vigente.
● Información de los procesos,
● Información del proceso de
documentación.
PDE
Indicadores de gestión
●Conocimientos nuevos documentados (producción del conocimiento),
● Procesos actuales documentados (procesos, actividades, tareas),
● Documentos vigentes actualizados.
● Documentados conservados (según la disposición final establecida).
5. Creación y actualización de la documentación de los
procesos.
a) Diagrama de la documentación de un proceso,
b) Partes claves de un proceso,
c) Procedimiento general.
6. Control de la información documentada.
a) Distribución, acceso, recuperación y uso.
b) Almacenamiento y preservación.
c) Control de cambios.
d) Conservación y disposición.
7. Evaluación y mejora del proceso.
a) Indicadores de gestión.
b) Auditoría del proceso.
c) Plan de mejora.
Documentos y Registros Asociados
● Cronograma de documentación de los procesos.
● Listado maestro de la información documentada.
● Tabla de retención documental.
● Registros de gestión documental.
 Página: 01
A O CARACTERIZACIÓN Código: PC-DOC-01 Versión: 01
cumentación Empresarial (PDE)

zación mediante una adecuada documentación de los procesos.

s de los procesos de la empresa mediante el acceso seguro y oportuno a la información documentada.

da y disponible para los usuarios de los procesos de la empresa.

a planificación de la documentación y termina con la evaluación del proceso de documentación.

Comité de documentación, Jefes o coordinadores de procesos y áreas.

Infraestructura y Dotación: Ambiente de Trabajo:

áreas adecuadas para el mantenimiento y conservación ● Acceso controlado del personal a las instalaciones documentales.
● Condiciones ambientales controladas: Humedad, temperatura, polvo, plagas
oficina y en internet. y luz.
, ● Control sobre los riesgos de incendio e inundación.
nicaciones,
res.

Actividades Resultados - Salidas Proceso o Etapa

Cliente.
proceso de documentación. ● Estructura documental definida,
s procesos a documentar. ● Procesos a documentar definidos.
estructura documental.
ecesidades de documentación.
uipo o comité de documentación.
PDE

orma para crear y actualizar Norma fundamental definida.

ipción de los documentos.

PDE
soporte de la documentación.
n de documentos.

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Código: PC-DOC-01 Versión: 01
cumentación Empresarial (PDE)

stado inicial de la documentación. Informe del estado inicial de la

ros en áreas, documentación.
as y áreas específicas,
de información en los procesos. PDE

lan de documentación de los procesos. Plan o cronograma de la

documentación de los procesos en
todos los niveles. Procesos de la
organización.
ización de la documentación de los Documentos nuevos o modificados
correcta y oportunamente.
mentación de un proceso,
PDE
proceso,
al.

rmación documentada. Información documentada

recuperación y uso. distribuida, accesible, segura y lista
reservación. para su utilización Procesos de la
organización.
osición.

ora del proceso. Informe de gestión del Proceso de Proceso de Direccionamiento

ón. Documentación. Estratégico de la
o. Organización.

ntos y Registros Asociados Requisitos Legales

ntación de los procesos. ● Ley de protección de datos personales.
ormación documentada. ● Normas del archivo general de la nación.
mental.
umental.
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PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PROCESO

Actividad - Variable a Especificación del Control Criterios de Aceptación o
Controlar Rechazo

Elaborado por: Líder de Documentación Revisado por: Coordinación

Fecha de Elaboración: Fecha de Revisión:

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MIENTO Y MEDICIÓN DEL PROCESO

Quién Inspecciona Registro de Inspección Qué hago si no cumple?

ón Aprobado por: Gerencia

Fecha Aprobación:

Fecha Próxima Revisión: Firma: