Señores:

Cooperativa Comfenalco
Dr. Juan Silva

Por medio de la presente les presentamos la propuesta para la

Implementación del Sistema de Gestión Documental.

En términos generales la Ley No. 594, 2000 (El congreso de Colombia, 2000)
nos indica que el archivo está conformado por los documentos que emite
una organización bien sea privada o pública en el desarrollo de sus
actividades, es una herramienta fundamental para mantener un control
dentro de esta y así mismo manejar adecuadamente el historial de la
entidad.

Contamos con una amplia experiencia que nos permite ofrecerles un

excelente servicio de manera que suplamos con calidad sus expectativas.

De antemano agradecemos la oportunidad de compartirles nuestros

servicios y quedamos atentos a resolver cualquier inquietud.

Cordialmente,

EDGAR ALFONSO BENITEZ CARREÑO

Cel. 3187728193
Profesional en Salud Ocupacional
Licencia 0042 del Ministerio de salud
Organización Internacional del Riesgo O.I.R.
Página Web: www.sgoir.com

Dirección: Carrera 17 N 13 – 28 Local 12 y 13 Edificio el Cielo

Celular 3187728193
Email gerencia@sgoir.com Página Web: www.sgoir.com
1. Actividades a desarrollar en La gestión documental

1.1 Diagnóstico: Se realizará un diagnóstico con el fin de contar con un

informe preliminar el cual muestre el estado actual del proceso
archivístico de la organización.

1.2 Análisis de la situación: se realizará un inventario el cual enliste los

documentos producidos y recibidos por la Cooperativa con el fin de
hacer una valoración documental y archivística para enfocar el plan
de trabajo enlazando los archivos de Gestión con el archivo central
por medio de la plataforma Tecnológica SGOIR.

1.3 Inventario de Documentos: Según normatividad Decreto 1860 de 3 de

agosto de 1994 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 115 de
1994, en los aspectos pedagógicos y organizativos generales” Dispone
que el sistema nacional de información tiene como objeto servir de
registro público de los documentos concernientes a la educación
formal y no formal, por lo que el tiempo de conservación de la
documentación debe ser por un periodo de 30 años, teniendo en
cuenta que se debe tener evidencia e información para externos, ya
que la Cooperativa recibe donaciones de terceros.

Para lo cual se realizará la clasificación de los mismos y establecer el

tratamiento en cuanto al tiempo de conservación de cada tipo de
documento, datos que posteriormente serán tenidos en cuenta para
la actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD).

1.4 Intervención: Con el propósito de determinar los procesos archivísticos

llevados a cabo al interior de cada una de las áreas que conforman
la Cooperativa se realizara el inventario documental por áreas y
levantamiento de la producción documental.

1.5 Evaluación: para esta etapa del proyecto se determina que con la
implementación de Programa de Gestión Documental (PGD) se
pueden aprovechar al máximo los recursos de la organización entre
ellos los recursos humanos ayudando en gran parte a minimizar los
tiempos improductivos que pueden emplear las personas en ubicar,
producir o recepción de documentos.

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1.6 Organización del Archivo Central: Realizar una evaluación del estado
actual.

PROPUESTA ECONOMICA

CANTIDAD COMPONENTE VALOR UND DURACION

ESTIMADA
1 Implementación del Sistema $ 25.000.000 2 meses
de gestión documental de
acuerdo al plan de trabajo y
cronograma, entregando
una herramienta digital
como ayuda tecnológica
para el desarrollo del sistema
de gestión documental bajo
la modalidad de SL (Con
unos términos y condiciones
de uso, sin mensualidades ni
pagos adicionales por
actualizaciones),

Forma de pago: Pago del 50% al Inicio y 2 pagos al cumplimiento del

cronograma de trabajo

Nuestro equipo de trabajo para la fase metodológica se cuenta con la

participación de profesionales de diferentes áreas con experiencia en
gestión documental (profesional en ciencias de la Salud, Ingeniero Industrial,
Especialista en Derecho Laboral, Ingeniero de Sistemas y Tecnólogo en
gestión Documental.

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 Plan de acción
Nombre del Proyecto: PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Etapa Objetivo Meta Actividad Indicador Responsable

Obtener los Identificar la Consular en diferentes Resultado de la Integrantes del grupo de lideres de
1. Diagnóstico: conocimientos normatividad por fuentes confiables normatividad procesos,
La Cooperativa necesarios para la la cual se rige la sobre la normatividad encontrada luego de proyecto de Gestión
no cuenta con un elaboración de la Cooperativa en vigente en materia de realizar la consulta. Documental
programa de gestión propuesta del materia de tratamientos
documental que ilustre Programa de Gestión tratamientos archivísticos tanto en
sobre el que hacer en Documental (PGD) archivísticos. producción como en
temas archivísticos. recepción de los
mismos.
Clasificar los Elaborar una Elaborar un inventario Elaboración modelo Integrantes del grupo lideres, proyecto
2. Análisis de la documentos propuesta de un de los documentos de tablas de de Gestión Documental con ayuda de
situación: El archivísticos de la Programa de contenidos dentro de retención los miembros del comité interno de
ordenamiento y control Cooperativa y Gestión la organización para documental (TRD) archivo.
de los documentos determinar su tiempo Documental facilitar su clasificación conforme a la
producidos y recibidos de conservación y (PGD) básico y asignación de lugar necesidad de La
sirven como ubicación según lo que cumpla con tiempo y permanencia. Cooperativa
herramienta señalado por la ley. los requisitos
fundamental para la establecidos
según la
toma de decisiones.
normatividad
dictada.
3. Intervención: Por Obtener la Elaboración de Desarrollar a cabalidad Aportar un medio Integrantes del grupo de
medio de encuestas y información propuesta cada una de las físico de consulta el lideres,
talleres participativos necesaria por parte Programa de actividades planeadas cual instruya sobre proyecto de Gestión
se solicita información de los miembros Gestión para la elaboración del los procesos Documental con ayuda
al personal de la encargados de la Documental Programa de Gestión archivísticos de de los miembros del
organización Cooperativa para la (PGD) para Documental (PGD). cada una de las comité interno de
encargado e elaboración del estudio por parte áreas de la archivo.
involucrado en los Programa de Gestión del comité cooperativa.
diferentes procesos Documental (PGD) interno de

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 archivísticos archivo de la
Cooperativa

Determinar el nivel de Apoyar a la toma Fijar una hora cero Disminución de Miembros encargados
importancia de la decisiones para la tiempos de la Cooperativa
adecuada dentro de la implementación improductivos,
4.Evaluación: Aprovechamiento
conservación y Cooperativa del Programa de mejoras en
máximo de los recursos físicos y
organización de los usando como Gestión Documental organización de los
humanos de la entidad.
documentos herramienta (PGD). documentos.
producidos y principal el
recibidos por la Programa de
organización Gestión
Documental
(PGD)

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