Código

Modelo de caracterización de proceso Fecha de elaboración: Octubre, 28-2022

Fecha de revisión: Octubre, 31-2022
Compras Fecha de aprobación: Noviembre, 01-2022
Objetivo del Proceso: Adquirir materias primas e insumos de alta calidad para la fabricación del producto, de acuerdo con los requisitos establecidos por la organización, seleccionando, evaluando y re-evaluando a los proveedores de productos y
servicios. De igual forma requerir, proporcionar y mantener las cantidades adecuadas de materias primas e insumos necesarios para la producción de los productos, de acuerdo a los requisitos de los diferentes procesos. Y de esta manera, responder a
las necesidades de todos los procesos en un tiempo oportuno y con materiales o servicios de la mejor calidad, según la actividad.

Medición del Proceso:

NOMBRE Y FÓRMULA : Eficacia en emisión y envío de las órdenes de compra = fecha de elaboración y envío de la órden de compra - fecha de recepción de la solicitud.
META: 2 días.
FRECUENCIA: Cada que se realice una órden de compra.
NOMBRE Y FÓRMULA: Eficacia en la entrega de materiales desde que se recibe = fecha de recibido de los materiales - fecha de disribución a cada uno de los procesos.
META: 1 día.
FRECUENCIA: Cada que se distribuya el material.

Responsable del Proceso: Diana Carolina Roa (Coordinadora de compras)

Proveedores:
Las personas o empresas con las que contratamos para
suplir las necesidades de los proceso de dirección,
misionales y de apoyo.
Entradas:
Solicitud de materia prima, materiales y servicios.
Actividades
1. Recibir requisiciones de materiales o servicios.
2. Procesar requisiciones: verificar cantidades, materiales, información, tipo de material o servicio. Clientes:
3. Realizar presupuesto de compras de materiales o servicios, de acuerdo con las requisiciones recibidas. 1. Proceso de dirección.
4. Realizar cotizaciones, seleccionando, evaluando y re-evaluando a los proveedores de materiales y 2. Procesos Misionales.
servicios. 3. Procesos de apoyo.
5. Elaborar una órden de compra. Necesidades:
6. Transportar materiales comprados a la fábrica. Materiales o servicios.
7. Recibir materiales comprados.
8. Inspeccionar y verificar los productos comprados asegurando los requisitios de compra establecidos.
9. Almacenar materiales comprados.
10. Realizar pago parcial o final de la orden de compra y hacer el comprobante de egreso.
11. Mantener stock de materiales para la fabricación de productos. Resultados:
12. Plantear, documentar e implementar planes de acciones correctivas y/o acciones de mejora. Obtención de materias prima o materiales requeridos para la actividad de
manera oportuna y de la mejor calidad posible.
Obtención de un servicio requerido en el tiempo oportuno.

Documentación: Recursos para la operación y control: Requisitos: Registros:

1. Requisiciones de mercancía 1. Computador 1. Calidad 1. La documentación firmada y diligenciada.
2. Software especializado para el proceso de
2. Estudio previo y análisis de mercado de compra. 2. Rapidez 2. Que cada proceso tenga los materiales y servicios
proveedores. 3. Teléfono 3. Eficacia requeridos para su operación.
3. Facturas de venta (que emiten los proveedores) 4. Equipos de comunicación. 4. Oportunidad 3. Que las compras realizadas sigan el presupuesto
4. Órdenes de compra. 5. Impresora. 5. Respeto de la compañía.
5. Formatos de solicitud de materiales. 6. Sellos de recibido. 4. Que las compras realizadas se hagan de acuerdo
7. Formatos de requisiciones. 6. Creatividad
6. Remisiones. 8. Formatos de órdenes de compra. a las políticas de inventario de la empresa.
7. Formatos de transporte de mercancías
8. Cuentas de cobro.
9. Documentos equivalentes.
10. Cotizaciones.
11. Comprobantes de egreso.
12. Planes de mejoramiento del proceso.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Nombre: Nombre: Nombre:
Fecha: Nombre del mes, Día-Año Fecha: Nombre del mes, Día-Año Fecha: Nombre del mes, Día-Año

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