FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS DE INGENIERIA

FASE 4- Diligenciar Matrices

PRESENTADO POR
JUAN CARLOS GIRALDO VILLAMIL
OSCAR SALVADOR RODRIGUEZ
DAVID RICARDO RIVERA
DANIEL FELIPE LEON ALDANA
YENNY VALENCIA ALAPE

GRUPO 212015_22

TUTOR:
LUCIA ESMERALDA AGUILAR

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

CIENCIAS BÁSICAS, TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
JUNIO 2020
 Tabla de contenido

Introducción 3
Objetivos 4
Objetivo general 4
Objetivos específicos 4
Identificar matrices 5
Matriz Adquisiciones 5
Matriz Alcance 9
Matriz Gestión de Costo 13
Matriz Gestión de Comunicaciones 16
Recomendaciones 19
Conclusiones 21
Bibliografía 22
 3

INTRODUCCIÓN

El proyecto para desarrollar es el diseño integral y la asesoría de viabilidad de ejecución de

siembra y comercialización de un cultivo de Arándanos desarrollado con un presupuesto de

$80’000.000, el cual es solicitado por un nuevo Inversionista que quiere ingresar en dicha

Cadena Productiva.

Con el proceso de diligenciamiento de las matrices de adquisiciones, de alcance, de gestión de

costo y de gestión de comunicaciones, damos continuidad al estudio inicial, teniendo en cuanta la

asesoría que se está brindando al realizar más detalladamente, como son cada uno de los

procesos que se requieren para que el proyecto sea exitoso.

 4

OBJETIVOS
Objetivo general

Realizar la matriz de Gestión de Adquisiciones, Gestión de Alcance, Gestión de Costos y

Gestión de Comunicaciones del proyecto seleccionado Arándanos de mi Región impulsado por

el señor Juan Carlos López el cual nos da una determinada financiación para realizar el estudio

adecuado para saber si el proyecto es viable para su funcionamiento como empresa.

Objetivos específicos

 Realizar el estudio de la matriz de gestión de adquisiciones la cual nos ayudará a

determinar qué tipo de tecnología y mano de obra se requerirá para la ejecución de

este proyecto.

 Desarrollar el estudio de la matriz de gestión de alcance con el fin de conocer cuál será

la capacidad de alcance de este proyecto teniendo en cuenta la parte social, técnica,

calidad del producto, comercial, administrativo, supuestos internos y externos.

 Elaborar el estudio de la matriz de gestión de costos el cual determina cuánto dinero se

deberá invertir para la ejecución del proyecto, demostrando su viabilidad.

 Construir el estudio de la matriz de comunicaciones para dar a conocer el producto

Arándanos mediante publicidad de todas las formas posibles, con el fin de que se

pueda realizar ventas a nivel nacional e internacional.

 5

FASE 4 MATRIZ ADQUISICIONES

ADQUISICIONES
(1) Nombre del proyecto: Frutas Colombianas
(2) Logo del proyecto
(3) Integrantes (4) Rol
1. Juan Carlos Director del Proyecto
Giraldo
2. Daniel Felipe Gerente de Tiempo y Riesgo
León
3. Oscar Rodríguez Gerente de Adquisiciones y
Alcance
4. Yenny Valencia Gerente de Costos y
Alape Comunicaciones.
5. David Ricardo Gerente de Gestión de Calidad,
Rivera Evaluación Financiera.
ITEM 9 Hacer o 10 Tipo de 11 Documentos 12 Evaluar 13 presupuesto
comprar contrato que se solicitan proveedores
(5) De los Equipos
1. Tractor Alquilar Orden de Propuesta escrita Se evalúa $1’960.000
Servicio con cotización del experiencia,
servicio, equipos e
especificando de las historial de
características de la servicio y forma
labor ofrecida y de pago.
especificación del
Equipo a usar.
2. Equipo de Alquilar Orden de Propuesta escrita Se evalúa 750.000
análisis Servicio. con cotización del experiencia,
de Suelo. servicio, equipos,
1
especificando de las historial de
características de la servicio y forma
labor ofrecida y de pago.
especificación
Técnica del Equipo a
usar.
3. Camas y Hacer Contrato a Tabal de Roles y Seguimiento 3’675.000
Líneas de Término Fijo. Responsabilidades. a labores diarias
Riego.
4. Acolchad Hacer Contrato a Tabal de Roles y Seguimiento 1’278.000
o término Fijo. Responsabilidades. a labores diarias
Plástico.
 5. Cuarto Comprar. Orden de Cotización de Evaluación 5’000.000
Frio. Compra. Producto, anexando de Operación
documentos de según
importación, Cámara condiciones de
de comercio y la Propuesta y
características evaluar forma
Técnicas. de pago.
2 De las Herramientas
(6) Fumi Comprar Orden de Cotización del Verificación 1’500.000
gador Compra Producto, con de idoneidad de
a características Proveedor de
Estaci
Técnicas, Doc. Productos de
onaria
Importación y Doc. Importación,
Del Proveedor. normatividad
legal y forma de
pago.
1. Sist. Comprar Orden de Cotización de Evaluación 5’500.000
De Compra. Producto, anexando de Operación
Riego documentos de según
.
importación, Cámara condiciones de
de comercio y la Propuesta y
características forma de pago.
2 Técnicas.
3 (7) De los Insumos
Plántulas. Comprar Orden de Cotización del Verificación 19’560.000
Compra Producto, con de idoneidad de
características Proveedor de
Técnicas, Doc. Productos de
Importación y Doc. Importación y
Del Proveedor. normatividad
legal.
1. Cubre Comprar Orden de Cotización del Verificación 3’802.500
suelos Compra. Producto, con de
. características características
Técnicas. técnicas,
comparación
con Oferentes y
forma de pago.
3 2. Malla Comprar. Orden de Cotización del Verificación 2’304.000
anti Compra. Producto, con de
pájaro características características
s.
 Técnicas. técnicas,
comparación
con Oferentes y
forma de pago.
3. Estruc Comprar Orden de Cotización del Verificación 1’700.000
tura Compra. Producto, con de
malla características características
anti
Técnicas. técnicas,
pájaro
comparación
con Oferentes y
forma de pago.
4. Fertili Compra Orden de Cotización del Verificación 1’000.000
zantes Compra. Producto, con de
. características características
Técnicas. técnicas,
comparación
con Oferentes
forma de pago.
5. Agroq Comprar Orden de Cotización del Verificación 900.000
uímic Compra. Producto, con de
os características características
Técnicas. técnicas,
comparación
con Oferentes y
forma de pago.
TOTAL 48’929.500
 9

FASE 4 MATRIZ ALCANCE

ALCANCE
(1) Nombre del proyecto:
(2) Logo del proyecto
(3) Integrantes (4) Rol
Juan Carlos Giraldo Director del Proyecto
Daniel Felipe León Gerente de Tiempo y Riesgo
Oscar Rodríguez Gerente de Adquisiciones y Alcance
Yenny valencia Alape Gerente de Costos y Comunicaciones.
David Ricardo Rivera Gerente de Gestión de Calidad,
Evaluación Financiera.

(5) DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Elaborar un estudio para la viabilidad y puesta en marcha del proyecto productivo de los Arándanos en
la finca la Abonanza, este terreno consta de 10 hectáreas aptas para cultivar. El presupuesto para este
proyecto es de $80.000.000, calculando para el inicio cultivar una hectárea de producto de primera calidad,
utilizando recurso tecnológicos que nos permitan competir con precios y ratificarnos en el mercado, con una
proyección inicial en la primera cosecha de 2.5 toneladas.
(6) ENTREGABLES DEL PROYECTO
Entregable Descripción
Estudios técnico Informe de investigación, metrología, estudio de
tiempos y movimientos en el espacio físico de la planta
Estudios técnico Requisitos y trazabilidad
Ejecución Diseño, infraestructura y obra civil
(7) LO QUE SE EXCLUYE DEL PROYECTO
Se excluye Descripción
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL No se manejará recursos financieros para la ejecución
PERSONAL del proyecto, cada uno de los recursos para la
formulación del proyecto se ejecutarán previa
autorización de las áreas encargadas y diligenciando los
documentos requeridos para el desembolso de ellas
(Viáticos, desplazamiento a zonas de actuación, etc.)
RIESGOS AMBIENTALES Los factores climáticos cambiantes que presenta el
mundo afectando el país y la región, puesto que, en el
momento de una mala planeación para el inicio del
cultivo puede llegar a dañar las plántulas después de
cultivarse en los suelos seleccionados para tal fin por
exceso o falta de lluvia.
IMPREVISTOS Alteraciones del mercado
PRESUPUESTO El costo del proyecto no debe exceder los $80.000.000
millones de pesos.
CONCEPTOS CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
(8) SOCIALES: Entregas de informes de las etapas así; etapa de
 investigación (teoría, metrología), etapa de desarrollo de
la propuesta (manual de funcionamiento) los cuales serán
soportados con actas de entrega.
(9) TÉCNICOS: Se analizan las condiciones técnicas del proyecto,
verificando los objetivos estratégicos de la organización
y la alineación de estos objetivos al proyecto.
Análisis detallado de los tiempos requeridos para el
proceso cuello de botella, dimensionamiento de la
materia prima a procesar (arándanos), y de los
movimientos realizados por los operarios en el espacio
de trabajo
(10) DE CALIDAD: -Inspección de los resultados, verificando su
coherencia con los valores de la metrología tomada al
inicio del proyecto, y con los criterios de aceptación de
los entregables.
(11) COMERCIALES: Presentación de resultados sobre la investigación de
mercados, viabilidad de la investigación
(12) ADMINISTRATIVOS: Dadas las condiciones del proyecto y al corto tiempo
para su desarrollo no se presenta la posibilidad de
realizar capacitaciones, entrenamiento, el personal de
desarrollo del equipo debe contar con la experiencia
requerida.
(13) ENTREGABLES:  Plan de gestión del alcance
 Plan de gestión del cronograma
 Informe hidrografía de la zona.
 Diseños hidráulicos.
 Diseños locativos.
 Estudio financiero.
(14) SUPUESTOS DEL PROYECTO INTERNOS:

 Se cuenta con los recursos financieros necesarios para el desarrollo de las actividades del cultivo,
realizando la formulación de acuerdo con los parámetros técnicos requeridos para el éxito del
proyecto.
 Los rendimientos de los cultivos son los óptimos, para cubrir la demanda esperada
 El equipo del proyecto se encuentra calificado para el desarrollo de cada una de las actividades
relacionadas con la formulación del proyecto productivo
(15) SUPUESTOS DEL PROYECTO EXTERNOS:

 Las proyecciones en ventas muestran una recuperación de la inversión en los tiempos

establecidos
 solo se considera realizar una auditoría al final del proyecto, para el cierre, debido al corto plazo
para el desarrollo de este, sin embargo, quedara constancia en hojas de verificación, informes de
auditoría y formato de lecciones aprendidas.
 13

COSTOS
(1) Nombre del proyecto: Frutas Colombianas
(2) Logo del proyecto
(3) Integrantes (4) Rol
1. Juan Carlos Giraldo Director del Proyecto
2. Felipe León Gerente de Tiempo y Riesgo
3. Oscar Rodríguez Gerente de Adquisiciones y
Alcance
4. Yenny Valencia Gerente de Costos y
Alape Comunicaciones.
5. David Ricardo Gerente de Gestión de Calidad,
Rivera Evaluación Financiera.
FASE 4 MATRIZ GESTIÓN DE COSTO

REQUERIMIENTO DE PERSONAL
MANO DE OBRA
CARGO CANTIDAD VALOR DIA CANTIDAD VALOR TOTAL
DE DIAS
Cultivadores 3 personas $ 30.000 30 días $2.700.000
Mayordomo 1 personas $ 30.000 365 días $9.900.000
Asesoría Grupo UNAD 5 personas $ 60.000 30 días $9.000.000
Agrónomo 1 Persona $ 290.166 3 días $ 870.500

MAQUINARIA Y EQUIPO
EQUIPOS CANTIDAD VALOR VALOR TOTAL
Instalación Cubre suelo 1.500 $400 $ 600.000
Instalación Malla Anti 3.000 $800 $2’400.000
pájaro

OTROS COSTOS
ITEM CANTIDAD VALOR MES VALOR TOTAL
Servicios Públicos 12 $416.666 $5’000.000
Impuesto Anual 1 $600.000 $600.000
TOTAL $ 31.070.500

CONCLUSIONES

El Presupuesto de $80’000.000 presupuestado está ajustado a la operación general de inicio hasta la entrega,
en el sitio de recepción; se recomendara al inversionista ir revisando los futuros Proyectos, para poder ajustar
la inversión y así subir el monto, situación que facilitaría la organización de costos y los gastos anuales de
operación del Proyecto.
16

FASE 4 MATRIZ GESTIÓN DE COMUNICACIONES

COMUNICACIONES
(3) Nombre del proyecto: Frutas Colombianas
(4) Logo del proyecto
(3) Integrantes (4) Rol
6. Juan Carlos Giraldo Director del Proyecto
7. Felipe León Gerente de Tiempo y Riesgo
8. Oscar Rodríguez Gerente de Adquisiciones y
Alcance
9. Yenny Valencia Gerente de Costos y
Alape Comunicaciones.
10. David Ricardo Gerente de Gestión de Calidad,
Rivera Evaluación Financiera.

(5) (6) (7) (8) (9) (10)

QUE RESPONSABLE A QUIEN COMO FRECUENCIA MEDIO
Apertura de Director del Ministerio Interacti Cada 30 días Conversación
negociación proyecto de vo, por presencial
internación de agricultura- conversacio
productos del Instituto nes verbales
campo Colombiano
colombiano Agropecuario
(arándanos) (ICA)
Avance del Director del Accionista Interacti Cada 5 días Telefónicamente
proyecto proyecto y vo, por
patrocinador conversacio
– Dr. Juan nes verbales
Valdez
Impactos Gerente de Gobernaci “Push” Cada 30 días Por correo, e-
ambientales de las Costos y ón de remitir learning
obras Comunicaciones. Boyacá- comunicado
Corporación s y reportes
regional de
Boyacá
(Corpoboyac
á)
Reporte de la Gerente de Instituto “Push” Cada 30 días Por correo, e-
sanidad Gestión de Colombiano remitir learning
agropecuaria de Calidad, Agropecuario comunicado
las plántulas Evaluación (ICA) s y reportes
Financiera.
Registro como Gerente de Cámara de “Push” Cada 5 días Conversación
empresa formal Adquisiciones y comercio de remitir presencial, Por
Alcance Boyacá- comunicado correo, e-learning
Dirección de s y reportes
aduanas e e
impuestos Interactivo,
DIAN por
conversacio
nes verbales
Decisiones u Director del Trabajador “Pull” Cada 8 días Conversaciones
órdenes técnicas Proyecto es grandes presenciales
para ejecución del volúmenes
proyecto de
información
(reuniones o
audiencias)
OBSERVACIONES:
 Tener en cuenta que el documento es general sin ser especialmente detallista pues esta matriz
cambiará y/o evolucionará conforme al avance del proyecto
 Comunicar periódicamente a los demás stakeholders como proveedores las pertinentes gestiones de
compra y adquisiciones para el proyecto, utilizar las herramientas TIC y E- learnring para transmitir
información a los accionistas, gobiernos, clientes, proveedores (interesados en el proyecto) para
evitar costos en desplazamiento y tiempo en reuniones o conversaciones verbales en persona, con
fines de eficiencia; utilizando la menor cantidad de recursos posibles como, tiempo y dinero.

19

RECOMENDACIONES

 Muchas veces, las herramientas de programación y control: diagramas Gantt, análisis

Pert, etc., deben usarse como herramientas de apoyo, y de toma de decisiones, por lo

que es necesario su actualización y análisis permanente a lo largo del proyecto.

 Los Especialistas dedicados a la Gerencia y/o Ejecución de Proyectos, deben

familiarizarse con el uso o al menos con la interpretación de los reportes relativos a los

tiempos del proyecto, que se obtienen de los diversos softwars de Control de

Proyectos. Deben saber que reportes ofrecer a sus clientes y que reportes solicitar a sus

Especialistas, en función a los recursos de que disponga. Muchas veces, las

herramientas de control de costos: precios unitarios y rendimientos etc., sólo se usan

en la fase de propuestas, sin embargo, deben usarse como herramientas de apoyo para
 la toma de decisiones, y para futuros proyectos, por lo que es necesario su

actualización permanente a lo largo del proyecto.

 El control de costos no culmina con la recopilación de costos reales, es necesario su

comparación con los costos programados originalmente, detectar sus desviaciones y

tomar acciones al respecto. Desde un inicio, debe quedar bien claro, los límites

máximos en cuanto a variaciones por costos en el contrato.

 Es necesario establecer parámetros o indicadores de calidad, de la manera más sencilla

que sea posible, los que permitan verificar la mejora continua de calidad, en los

principales procesos del proyecto.

 21

CONCLUSIONES

Es fundamental la identificación de los involucrados de un proyecto y conocer sus principales

requerimientos, así como la evaluación de su impacto en el mismo, con el fin de evaluar los

posibles riesgos que representan y establecer un plan de contingencia para mitigarlos. La falta de

comunicación es causa de problemas comunes en los proyectos, por lo tanto, es muy importante

realizar un adecuado plan de gestión de comunicaciones, desde la identificación de los

interesados hasta determinar la forma más adecuada de que les llegue la información relevante

para el desarrollo del Proyecto.

Una buena definición del alcance del Proyecto es básica para el éxito del mismo, una pobre

definición puede dar lugar a que los costos finales del Proyecto sean mayores, debido a los

inevitables cambios que se necesitarán para lograr los objetivos del Proyecto.

La matriz de gestión de comunicaciones es una herramienta de la dirección de proyectos nos

permite plasmar y proyectar un plan u organigrama con el fin de que el equipo de trabajo logre
comunicar a los potenciales interesados y afectados en el proyecto la información necesaria para

su avance, garantizando que el éxito del proyecto sea inminente.

22
Bibliografía
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Romano, G. y. (s.f.). Elementos de la Gestión de proyectos. (pp. 22-26). Recuperado de .
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