ADMINISTRACION DE RECURSOS

HUMANOS Y PRODUCTIVIDAD

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Docente: Juan Carlos Vargas Reinaga
 4 ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE
PUESTOS DE TRABAJO

El análisis y la descripción de puestos de trabajo, tiene que ver

directamente con la productividad y competitividad de las empresas y
organizaciones, ya que implican una relación directa con el recurso
humano que en definitiva es la base para el desarrollo de cualquier
organización.

Son herramientas que permiten la eficiencia de la Administración de

Personal, en cuanto que son la base para la misma. Un análisis y
descripción de puestos de trabajo concienzudos y juiciosos dan como
resultado la simplificación en otras tareas, propias de este sector de la
organización

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El propósito de la organizar una empresa, es dar a cada persona
un puesto diferente y separado y asegurarse de que estos
puestos estén coordinados de tal forma que la organización
cumpla sus objetivos.

Las organizaciones nunca son afines por sí misma, sino que son
un medio para alcanzar un fin, ese fin es el logro de las metas de
una organización.

Por tanto: “Una organización está integrada por personas que

desempeñan trabajos diferenciados que están coordinados para
contribuir a las metas de la organización”.

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La manera más común de describir una organización es con un
organigrama.

Un organigrama es una instantánea de una organización en un

momento particular y muestra en forma gráfica el esqueleto de la
estructura organizacional.

El organigrama nos dice todo sobre la organización, describen las

especificaciones de cada puesto en términos de las actividades y
responsabilidades reales, cotidianas que se espera que
desempeñe la persona.

Tiene una doble finalidad:

Desempeña un papel informativo.
Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes
niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.
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Los organigramas son útiles porque nos muestran:

 Las líneas de mando

 Los tipos de departamento existente
 Permiten conocer a cada empleado
 El título de su puesto y su lugar en la organización.

Sin embargo esta información no es suficiente para tener una

idea cabal de la organización, ya que no describen las
especificaciones de cada puesto, es decir los deberes y
responsabilidades inherentes a cada cargo y los requisitos que
el cargo exige para ocuparlos.

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EL CONCEPTO DE PUESTO

Se basa en las nociones de tarea, obligación y función:

Tarea: es toda actividad individualizada y realizada por el ocupante de

un puesto, atribuida generalmente a los puestos simples y repetitivos,
como montar una pieza, hacer la rosca de un tomillo, tallar un
componente, inyectar una pieza, etc.

Obligación: es toda actividad individualizada y realizada por el

ocupante de un puesto, atribuida a puestos más diferenciados, como
llenar un cheque, emitir una requisición de material, elaborar una orden
de servicio, etc.

Una obligación es una tarea un poco más compleja, más mental y

menos física.
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Función: es un conjunto de tareas o de obligaciones ejercidas de
manera sistemática o reiterada por el ocupante de un puesto.

Pueden realizarse por una persona que, sin ocupar el puesto,

desempeñe provisional o definitivamente una función. Para que un
conjunto de obligaciones constituya una función es necesario que haya
reiteración en su desempeño.

PUESTO “es un conjunto de funciones (tareas u obligaciones) con una

posición definida en la estructura organizacional”.

La posición define las relaciones entre un puesto y los demás, el puesto

se integra por todas las actividades que desempeña una persona, que
pueden agruparse en un todo unificado y que ocupa una posición
formal en la estructura organizacional de la empresa.

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Cargo: El conjunto de todas las tareas que debe realizar un
trabajador, el cual puede consistir en varias tareas, como
mecanografiar, archivar y tomar un dictado o puede estar formado
por una sola tarea.

Especificaciones del cargo:

Lista de los requisitos humanos para un puesto de trabajo; es decir,

los estudios, las habilidades, la personalidad, etc., requeridos como
producto del análisis de cargos.

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 ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Es la metodología básica y fundamental que contribuye a hacer

realidad cualquier proyecto de organización, es una herramienta
metodológica que diseña y ordena el proceso de la actividad
organizativa de la empresa, y esto es lo que hace el análisis de
puestos de trabajo, a través de una descripción sistematizada de
lo que hace el conjunto de trabajadores de una empresa.

El análisis y descripción de puestos de trabajo es el procedimiento

metodológico que nos permite obtener toda la información relativa
a un puesto de trabajo, el proceso de análisis y descripción de
puestos consta de dos fases, claramente identificables y
diferenciadas.

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El Análisis de Puestos de trabajo es el procedimiento de
obtención de información acerca de los puestos, centrándose en
el contenido, aspectos, condiciones y requisitos que le rodean; se
analiza el cargo en relación a los aspectos extrínsecos, es decir
las especificaciones de un cargo. (requisitos exigidos al
postulante).

Este análisis es la base para la evaluación y la clasificación que

se harán de los cargos para efectos de comparación.

Hay distintas maneras de agrupar y organizar las tareas y los

deberes, y habrá variaciones según se trate de puestos manuales,
de oficina, de producción, y demás.

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Las principales categorías de análisis que se podrían incluir son:

1. Procedimientos, equipos y materias que el empleado debe

conocer; problemas y solicitudes típicas que recibirá.
2. Alcance de su responsabilidad, magnitud de la discreción,
período de control.
3. Normas sobre desempeño y carga de trabajo.
4. Relaciones, interfaces del cargo.
5. Supervisión, relaciones de dependencia.
6. Período de calificación, prueba y adiestramiento.
7. Condiciones de trabajo, peligros.
8. Promoción y oportunidades de carrera.

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El análisis de puestos de trabajo tiene una estructura que se refiere
a cuatro áreas de requisitos: intelectuales, físicos,
responsabilidades implícitas, condiciones de trabajo.

Cada una de estas áreas está dividida en factores de

especificaciones, como la experiencia, por ejemplo en el área de
requisitos intelectuales.

Estos factores de especificación son referentes que permiten

analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva; son
verdaderos instrumentos de medición, construidos de acuerdo con
la naturaleza de los cargos existentes en la empresa.

Si la naturaleza de los cargos que van a analizarse varía, entonces

variarán no sólo los factores de especificaciones considerados,
sino también su amplitud de variación y sus características de
comportamiento.
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La Descripción de Puestos de trabajo es un documento que recoge
la información obtenida por medio del análisis, quedando reflejado el
contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes
inherentes al mismo; la descripción de cargos está orientada hacia el
contenido de éstos, es decir, hacia sus aspectos intrínsecos.

Es considerada como fuente de información básica para toda la

planeación de recursos humanos, en aspectos referidos a la
selección, el adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la
administración salarial entre otros.

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En consecuencia la información recolectada:

1. Es la enumeración detallada de las atribuciones o tareas del

cargo (qué hace el ocupante),
2. La periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace),
3. Los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o
tareas (cómo lo hace)
4. Los objetivos del cargo (por qué lo hace).

Ayuda a la elaboración del inventario de los aspectos significativos

del cargo, de los deberes y las responsabilidades del mismo.

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La descripción de puestos de trabajo, debería en un caso ideal,
distinguir entre el contenido prescrito y discrecional de cada cargo.

Así por ejemplo, cada vendedor presenta un informe semanal de sus

visitas, mientras un vendedor de más experiencia y capacidad puede
emplear su discreción al informarle a la gerencia acerca de las
condiciones cambiantes en el mercado, sus orígenes y posibles
medidas correctivas en la línea de productos.

En resumen, la descripción de puestos de trabajo está orientada

hacia el contenido de los cargos, es decir, hacia los aspectos
intrínsecos de los mismos.

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USOS DEL ANALISIS Y DESCRIPCION DE
PUESTOS
Admisión de personal:

La especificación de trabajo es una norma

de persona según la cual los aspirantes
deben ser comparados

Desarrollo de personal:

La descripción de los deberes y equipo

usado son un material de ayuda para el
desarrollo de los contenidos de los
programas de desarrollo.

Evaluación de puestos:

Las descripciones y especificaciones son evaluados con el objeto de

hallar su valor monetario 16
Evaluación del merito:

Una descripción del trabajo es útil en áreas

donde se debe fijas metas y objetivos del
trabajo y justificar el mismo

Promoción y transferencia:

La información del trabajo ayuda en el

establecimiento de gráficos sobre canales de
promoción

Organización:

La información sobre el trabajo revela a

menudo una organización deficiente en
términos de actores que afectan al diseño
del trabajo
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Introducción:

Para un nuevo empleado una descripción del

trabajo es una gran ayuda para su orientación
respecto a los objetivos

Relaciones industriales:

Una descripción del trabajo es una

normalización de funciones, cualquier
modificación significa que la norma ha sido
violada, esto es importante en relación con el
sindicato.

Revisión técnica del trabajo:

Cuando se hace necesaria una modificación del

contenido del trabajo como para adecuarlos a
los trabajadores impedidos.
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 COMO REALIZAR EL ANALISIS Y
DESCRIPCION DE PUESTOS

Aunque el análisis y descripción de puestos de trabajo están

estrechamente relacionados en sus finalidades y en el proceso de
obtención de datos, se diferencian entre sí:

La descripción se orienta al contenido del puesto de trabajo (qué

hace el ocupante, cuándo lo hace, cómo lo hace y por qué lo hace), en
tanto que

El análisis de puestos, pretende estudiar y determinar los requisitos

de calificación, las responsabilidades implícitas y las condiciones que
el puesto de trabajo exige para ser desempeñado de manera
adecuada.

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Los métodos de recolección de información más ampliamente
utilizados son los siguientes:

MÉTODO DE OBSERVACIÓN DIRECTA

Es uno de los métodos más utilizados, tanto por ser el más

antiguo históricamente como por su eficiencia.

Su aplicación resulta mucho más eficaz cuando se consideran

estudios de micro movimientos, tiempos y métodos.

El análisis del puesto de trabajo se efectúa observando al

ocupante del puesto de trabajo, de manera directa y dinámica, en
pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de puestos
de trabajo anota los datos clave de su observación en la hoja de
análisis de puestos de trabajo diseñada para el propósito.

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Es más recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden
operaciones manuales o que sean sencillos y repetitivos.

Algunos puestos de trabajo rutinarios permiten la observación directa,

pues el volumen de contenido manual puede verificarse con facilidad
mediante la observación.

Dado que no en todos los casos la observación responde todas las

preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general va acompañada de
entrevista y análisis con el ocupante del puesto de trabajo o con
el supervisor.

Características:

El analista de puestos de trabajo recolecta los datos acerca de un

puesto de trabajo mediante la observación de las actividades que
realiza el ocupante, la participación del analista de puestos de trabajo
en la recolección de la información es activa y la del ocupante es
pasiva en relación a la recolección de información. 21
Ventajas:

Veracidad de los datos obtenidos

No requiere que el ocupante deje de realizar sus labores.
Aplicable en puestos de trabajo sencillos y repetitivos.
Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y el análisis
de puestos de trabajo.

Desventajas:

Costo elevado del trabajo

La simple observación no permite obtener datos importantes para
el análisis en puestos en concreto.
No recomendable en puestos de trabajo de la estructura
jerárquica mas alta de la organización.
Se debe aplicar este método en combinación con otros para que
el análisis sea más completo y preciso.
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MÉTODO DEL CUESTIONARIO

Para realizar el análisis y descripción de puestos de trabajo, se

solicita al personal que ejecute un cuestionario y registre todas las
indicaciones posibles acerca del puesto de trabajo, su contenido y
sus características.

El cuestionario debe elaborarse de manera que permita obtener

respuestas correctas e información útil.

Antes de aplicarlo, deben conocerlo al menos un ocupante del

puesto de trabajo y su superior para establecer la pertinencia y
adecuación de las preguntas, y eliminar los detalles innecesarios, las
distorsiones, la falta de relación o las posibles ambigüedades de las
preguntas.

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Características:

La recolección de datos sobre un puesto de trabajo se efectúa

mediante un cuestionario que llena el ocupante o su superior.

La participación del analista de puestos de trabajo en la

recolección de datos es pasiva (recibe el cuestionario) y la del
ocupante es activa (llena el cuestionario).

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Ventajas:

 Los ocupantes del puesto de trabajo y sus jefes directos pueden

llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente para tener una
visión más amplia de su contenido y de sus características.

 Este método es el más económico para el análisis y descripción

de puestos de trabajo, también es el que más personas abarca,
pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes
de puestos de trabajo y devuelto con relativa rapidez, tan pronto
como lo hayan respondido.

 Es el método ideal para analizar puestos de trabajo de alto nivel,

sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos.

25
Desventajas:

 No se escritas. recomienda, su aplicación en puestos de

trabajo de bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad
para interpretarlo y responderlo por escrito.

 Exige que se planee y se elabore con cuidado.

 Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la

calidad de las respuestas en algunos casos.

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MÉTODO DE LA ENTREVISTA

El enfoque más flexible y productivo en el análisis y descripción de

puestos de trabajo, es la entrevista que el analista hace al ocupante
del puesto de trabajo.

Si está bien estructurada, puede obtenerse información acerca de

todos los aspectos del puesto de trabajo, la naturaleza y la
secuencia de las diversas tareas que comprende el puesto de
trabajo, y de los porqués y los cuándo.

Puede hacerse con relación a las habilidades requeridas para

ocupar el puesto de trabajo, permite intercambiar información
obtenida de los ocupantes de otros puestos de trabajo semejantes,
verificar las incoherencias en los informes y, si es necesario,
consultar al supervisor inmediato para asegurarse de que los
detalles obtenidos son válidos.

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Garantiza una interacción frente a frente entre el analista y el
empleado, lo cual permite la eliminación de dudas y
desconfianzas, principalmente frente a empleados obstructores y
obstinados.

En la actualidad se prefiere este método basado en el contacto

directo y en los mecanismos de colaboración y participación.

El método de la entrevista directa consiste en recolectar los

elementos relacionados con el puesto de trabajo que se pretende
analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el
ocupante o con su jefe directo, puede realizarse con uno de los
anteriores, juntos o separados.

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Características:

La recolección de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del

analista con el ocupante del puesto de trabajo, en la que se hacen
preguntas y se dan respuestas verbales.

La participación del analista y del ocupante del puesto de trabajo es

activa.

Ventajas:

 Los datos relativos a un puesto de trabajo se obtienen de quienes

lo conocen mejor.
 Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas.
 Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor
rendimiento en el análisis, debido a la manera racional de reunir
los datos.
 No tiene contraindicaciones, puede aplicarse a cualquier tipo o
nivel de puesto de trabajo 29
Desventajas:

 Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal

reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte sus
objetivos.

 Puede generar confusión entre opiniones y hechos.

 Se pierde demasiado tiempo, si el analista de puestos de

trabajo no se prepara bien para realizarla.

 Costo operativo elevado exige analistas expertos y parálisis del

trabajo del ocupante del puesto de trabajo.

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MÉTODOS MIXTOS

Es evidente que cada uno de los métodos de análisis posee ciertas

características, ventajas y desventajas. Para contrarrestar las
desventajas y obtener el mayor provecho posible de las ventajas, se
recomienda utilizar métodos mixtos, combinaciones eclécticas de dos
o más métodos de análisis.

Los más utilizados son:

Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del puesto de

trabajo. Primero el ocupante responde el cuestionario y después
presenta una entrevista rápida, el cuestionario se tendrá como
referencia.

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Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior para
profundizar y aclarar los datos obtenidos.

Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.

Observación directa con el ocupante del puesto de trabajo y

entrevista con el superior.

Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante del

puesto de trabajo.

Cuestionario con el superior y observación directa con el

ocupante, del puesto de trabajo, etc.

La elección de estas combinaciones dependerá de las

particularidades de cada empresa, como objetivos del análisis y
descripción de puestos de trabajo, personal disponible para esta
tarea, etc.
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33
FIN DE LA PRESENTACION

GRACIAS
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