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Descripción de puestos por funciones, procesos y competencias b

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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS POR PROCESOS,POR FUNCIONES Y POR COMPETENCIAS

INTRODUCCIÓN En el presente trabajo se hace una revisión de los conceptos básicos del análisis y descripción de puestos ysu importancia dentro de las organizaciones.Se analizan las distintas herramientas para la obtención de información para la elaboración de la descripción de puestos, ya sea por procesos, por funciones o por competencias, así como los elementos que debe contener la descripción de puestos desde el enfoque de diferentes autores. CONTENIDO Importancia del Análisis y Descripción de puestos Uno de los retos más importantes a los que se enfrenta cualquier Organización es determinar cuáles serán las funciones y actividades que se deben asignar a cada puesto de trabajo, entendiendo como puesto de trabajo la reunión de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona, que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el organigrama de una organización (Idalberto Chiaverato). La acertada definición de las funciones y actividades del puesto de trabajo está directamente relacionado con el grado de eficiencia del mismo, por lo tanto, los ejecutivos de Recursos Humanos (RH) deben tener una participación importante en el proceso de planeación estratégica, entendiendo por planeación estratégica el proceso mediante el cual la gerencia de alto nivel determina los propósitos y objetivos generales de la organización y la manera de lograrlos. Una contribución importante de los Recursos humanos en el cumplimento de la planeación estratégica consiste en revisar sistemáticamente las necesidades de recursos humanos para garantizar que el número requerido de empleados, con las habilidades requeridas esté disponible cuando y donde se necesite. Para lograr el propósito descrito, la herramienta administrativa que nos ayuda a hacerlo de manera relativamente sencilla es la técnica conocida con el nombre de "Análisis de puestos", la cual finalmente nos lleva a obtener como producto final la Descripción de puestos.

6. su relación con otros puestos. sin embargo no se recomienda su aplicación en puestos de bajo nivel. en los cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo. deberes y conocimientos requeridos para desempeñar trabajos específicos en una organización. . entrevistas. 4. 2. el análisis de puestos es el proceso sistemático que consiste en determinar las habilidades. El propósito del análisis de puestos es dar respuesta a seis preguntas importantes: 1. La ventaja de los cuestionarios es que son económicos y de uso rápido. Por otro lado el autor Idalberto Chiavenato describe el análisis de puestos como la herramienta que nos permite identificar la importancia relativa de cada puesto en la organización y las características físicas y sicológicas que deben poseer las personas que los ocupen. El cuestionario debe elaborarse de tal manera que permita obtener información correcta y útil. Antes de aplicar el cuestionario deben conocerlo al menos un ocupante del puesto y su supervisor para establecer la pertinencia y adecuación de las preguntas. los conocimientos y habilidades que se requieren y las condiciones de trabajo en que se realiza. El analista de puestos debe aplicar un cuestionario estructurado a los empleados. Idalberto Chiavenato y Wayne Mondy coinciden en dos métodos: cuestionarios. 3. quienes identifican las tareas que realizan. Métodos de análisis de puestos Existen diferentes métodos para el análisis de puestos.Análisis de puestos De acuerdo al autor Wayne Mondy. ¿Qué tareas mentales y físicas desempeña el trabajador? ¿Cuándo se realiza el trabajo? ¿Dónde se llevará a cabo el trabajo? ¿Cómo realiza el empleado su trabajo? ¿Por qué se realiza el trabajo? ¿Qué competencias se necesitan para desempeñar el trabajo? En conclusión el análisis de puestos proporciona un resumen de los deberes y responsabilidades de un puesto. A continuación se describe brevemente cada uno de ellos: Método del cuestionario. 5. aunque Wayne Mondy adiciona además los métodos de observación y registro de actividades.

Con éste método. Sin embargo por sí sola es insuficiente para realizar el análisis de puestos. Métodos Mixtos. Es posible entender el puesto entrevistando tanto al empleado como al supervisor. La descripción de puestos debe proporcionar definiciones concisas del trabajo que se espera realicen los empleados e indicar que hacen.Método de la Entrevista. El analista visualiza al trabajador desempeñar tareas del puesto y registra sus observaciones al respecto. Es evidente que cada uno de los métodos posee ventajas y desventajas. es decir combinaciones de dos o más métodos de análisis. Por otro lado Wayne Mondy define la descripción de puestos como el documento que establece las tareas. Para contrarrestar las desventajas y obtener el mayor provecho posible los especialistas recomiendan utilizar métodos mixtos. la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el puesto y de los porqués y los cuando. Método de la Observación. En esta se enlistan conocimientos. el problema es que algunos de los empleados pueden exagerar en la descripción de sus funciones. Descripción de puestos El autor Gary Dessler define la descripción de puestos como una relación por escrito de qué hace el trabajador. habilidades y aptitudes requeridas para desempeñar el trabajo satisfactoriamente. Método de Registro de las actividades de los empleados. no la comprenda y por lo tanto no se logre el objetivo de las misma. deberes y responsabilidades del puesto. como lo hacen y las condiciones en las que las tareas se llevan a cabo. cómo lo hace y bajo que condiciones se realiza el trabajo. mientras que para Idalberto Chiavenato la descripción de puestos es el proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que los conforman y lo diferencian de los demás cargos. sin embargo una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo. La información para el análisis de puestos se reúne haciendo que los empleados describan sus actividades laborales en un diario o bitácora. sobre todo cuando las actividades mentales predominan en el puesto. La información obtenida a través del análisis de puestos es fundamental para el desarrollo de las descripciones de puestos. Esta información se utiliza a su vez para redactar una Especificación del puesto. Este método puede ayudar al analista a identificar las interacciones entre las tareas físicas y mentales. Si la entrevista esta bien estructurada puede obtenerse información a cerca de todos los aspectos importantes del puesto. .

Condiciones de trabajo. 4. el termino escrita por refiriéndose a la persona que la hizo. Objetivo del puesto. El código del puesto. habilidades. Nombre del empleado. responsabilidades y deberes. . maquinaria. el cual permite tener una referencia rápida de todos los empleos. Función: es una actividad propia de un cargo o puesto específico que el ocupante debe ser capaz de desempeñar. Especificación del puesto. Fecha de revisión. que le permiten la realización de una actividad de manera exitosa. cuyo fin es la transformación de insumos en productos. Relaciones. Autoridad. es por ello que enseguida se revisan las definiciones de estos tres conceptos. 2. ya que son importantes para entender los tipos de descripción de puesto: Proceso:es un conjunto de actividades lógicas y ordenadas a partir de la combinación de materiales. Coordinador de producción. gente. por funciones y por competencias. 5. es decir la fecha en que será revisada nuevamente la descripción del puesto. disposiciones y conductas que posee una persona. etc. Competencias: Conjuntos de conocimientos. como puede ser gerente de ventas. cada puesto en la organización debe ser identificado con un código pues representa características importantes del empleo como la clase salarial a la que pertenece o las principales funciones que desempeña. etc. Aunque no existe un formato normalizado para redactar descripciones de puestos. Identificación del puesto La sección de identificación del puesto contiene varios tipos de información. 3. métodos y medio ambiente. Identificación del puesto. entre la que se encuentran el Nombre de la Organización a la que pertenece dicho puesto. la mayoría de los autores revisados a lo largo de esta investigación coinciden en las siguientes secciones: 1. Criterios de Desempeño. el título del puesto. analista de calidad. 7. refiriéndose al momento en que se escribió esa descripción. La Fecha de elaboración. por procesos. en el que se especifica precisamente que título tiene esa posición. Hay espacio también para indicar quien aprobó. 6.Las descripciones de puesto pueden realizarse de de tres formas distintas.

La sección de identificación puede contener también un especio para indicar el grado ó nivelrefiriéndose al grado o nivel de la posición. Criterios de desempeño En algunas descripciones de puestos se puede incluir una sección de criterios de desempeño. conceder permisos de ausencia. Autoridad En esta sección se definen los límites de autoridad del trabajador. por ejemplo una empresa quizá clasifique a las secretarias como secretaria I. la cual indica básicamente que tan bien se espera que el empleado cumpla con cada una de las principales responsabilidades y deberes que aparecen en la descripción. ya que se hace una descripción del puesto redactando las principales tareas a desempeñar. Comúnmente se utilizan oraciones que comienzan con un verbo en infinitivo explicando de forma adecuada cada tarea y en frases cortas. La declaración de relaciones muestra las interacciones del empleado con otras personas y fuera de la organización. Esta sección es una de las más complejas de elaborar. puestos que le reportan. contratar nuevos empleados. Objetivo del puesto El objetivo del puesto proporciona una perspectiva general y concisa del mismo. Secretaria III y así con otros puestos. Relaciones. responsabilidades y deberes. Se debe presentar otra sección para presentar una lista detallada de las responsabilidades y deberes reales del puesto. Por ejemplo un empleado podría tener autoridad para aprobar solicitudes de compra hasta de $500. Cada una de las responsabilidades principales debe ser listada por separado. para que lo hace y con que fin. incluye conceptos comopersona a quien reporta. puestos con los que trabaja directamente. con una o dos frases que la describan. . etc.ubicación del puesto en términos del área. la supervisión directa de otros trabajadores y las limitaciones presupuestarias.00. que hace. división o departamento. incluyendo sus limitaciones en toma de decisiones. Secretaria II. etc. Consiste generalmente en un párrafo pequeño que establece el contenido del puesto.

Ser Breve. Repase. supervisa. Las declaraciones breves y precisas producen con frecuencia los mejores resultados. incluyendo todas las relaciones importantes. Una vez que se ha definido de manera general las partes que componen la descripción de puesto. etc. Indicar el alcance. para verificar si la descripción cubre los requerimientos básicos. planea. Se deben seleccionar las palabras más específicas para mostrar el tipo de trabajo.Condiciones de trabajo y ambiente La descripción contendrá también una lista de las condiciones de trabajo especiales a que está sujeto el puesto. Se deben usar verbos que impliquen la acción tales como: analiza. el grado de complejidad. Se debe describir el puesto de tal manera que las actividades estén claras y sin hacer referencia a otras descripciones de puesto. y y y El siguientes es un ejemplo de una descripción de puesto tomando en consideración cada uno de los puntos mencionados en los apartados anteriores: . experiencia. Especificaciones del puesto Los aspectos que incluye comúnmente la especificación del puesto son factores relacionados con el puesto como: requisitos educativos. reúne. Podría incluir elementos tales como nivel de ruido. Ser específico. rasgos de personalidad y habilidades físicas. El alcance y la naturaleza del puesto debe quedar claro mediante frases tales como para el departamento . el grado y tipo de responsabilidad. condiciones peligrosas o calor. diseña. es necesario tomar en consideración algunas recomendaciones para la elaboración de la misma. tales como: y y Ser claro. el grado de capacidad requerida. Al final.

2 Evalúa las características funcionales y de desempeño de las tentativas generadas de pruebas piloto por Ingeniería de procesos 1.HERRAMIENTAS. relacionados con el producto mediante la evaluación de productos nuevos y existentes. Participa en la ejecución de 5´s Especificaciones del Puesto Edad: Disponibilidad para viajar: zona geográfica: 22 a 26 años N/A N/A Program as: Sexo: Dom inio de com puto: Masculino Intermedio Office.3 Participa en la validación de nuevos productos 1. Tec o TSU en Procesos de Producción En la industria Tiem po: 2 años HA BI L I DA DES ( TECNICA. Administra y controla el destino de producto no conforme a través de la realización de Relaciones. Técnico Químico industrial. Documenta y resguarda las pruebas realizadas para la determinación del destino de PNC o producto pendiente de revisión 4. Técnico Bachiller.FORMATO DE DESCRIPCION Y PERFIL DE PUESTO Identificación del puesto Fecha: 24 de Agosto del 2010 Nom bre del puesto: Analista de Ingeniería de Producto Código del puesto: SOL-ING-AIP-08-2010 Unidad de negocio: Plásticos Puesto al que reporta: Coordinador de Ingeniería de Producto Área: Ingeniería de Producto Objetivo DEL PUESTO (Objetivo fundam ental dentro de la em presa) Contribuye al cumplimiento de los requerimientos de clientes internos y externos. Funciones y Responsabilidades FUNCIONES/RESPONSABILIDADES 1 Diseñar desarrollar de nuevos productos ACTIVIDADES 1.1 Participa de manera activa en las acciones de mejora de ingeniería de producto 4 Participa en la Mejora Continua 5.1.1 Es responsable del correcto respaldo de las pruebas realizadas para las soluciones técnicas de las oportunidades de CRM 4. 1.3.DO-01 Revisión: 01 Fecha: 05/02/2010 Hoja: 1/2 3 Mantiene la Integridad de la inform ación Educación (Nivel de estudios) Preparatoria. deseable licencia de conducir C O M P ET ENC I A S Código TE CM ES CO OR TD Trabajo en equipo Comunicación Espíritu de servicio Capacidad Organizativa Orientación al Reto Toma de decisiones Nom bre de la com petencia Nivel Requerido para Tipo de Com petencias el Puesto 4 3 3 4 4 3 Organizacionales Organizacionales Organizacionales De rol De rol Gerenciales Firm a del Coordinador de Área Firm a Coordinador Capital Hum ano ¥¥ E £¥ ¤ ¤ £ ¢¡  ES X S DE C V % De cumplimiento de programa de actividades Información correcta y oportuna Formación Área de capacitación form al e inform al) ISO-9001:2008 Atención a clientes Firm a del Coordinador General Firm a de Desarrollo Organizacional .2Participa en el análisis y resolución de quejas de funcionamiento de producto 5.2. Civil: Dom inio de ingles: Indistinto Básico % De cumplimiento de programa de actividades Información correcta y oportuna INDICADOR DE RESULTADO Código : F. Realiza pruebas de evaluación para determinar el destino del PNC ó producto pendiente de revisión 2 Controlar el Producto No Conform e 3. TSU Experiencia (Áreas de experiencia aplicada) En el puesto En el área ( X X X Especialidad: Técnico Laboratorista Químico.2 Maneja y respalda adecuadamente la información confidencial 5.1 Analiza y evalúa las características de los productos propios y de la competencia. deseable CRM/ERPOtro idiom a: Edo. EQUIPO) Equipo de laboratorio.4 Elabora HDS (Hojas de Seguridad) y HT (Hojas Técnicas) de nuevos productos y es responsable de su resguardo y actualización 3.

lo que garantiza en buena medida un alto desempeño en las personas pertenecientes a las organizaciones. Debido a que en la actualidad las empresas se desarrolla en una entorno que cambia a una velocidad acelerada. La descripción por competencias liga aspectos de Procesos y Funciones directamente con las capacidades y habilidades de las personas. cómo lo debe de hacer y los requisitos necesarios para la ejecución de las funciones descritas en el documento. La descripción de puestos no es una tarea sencilla. ya que estas pueden cambiar dependiendo de las necesidades de la organización. y estas son muy importantes para desempeñar de manera exitosa una función o proceso dentro de las organizaciones. esta debe cumplir con el objetivo de responder qué debe hacer el trabajador. ya que en los otros dos tipos de descripción de puestos se habla poco de las competencias de las personas. de tal forma que se adecuen y sean concordantes con las actividades desarrolladas por el personal. Desde mi punto de vista la descripción de puestos por competencias es la más completa. las descripciones de puesto deben ser revisadas y actualizadas de manera periódica. Dicha descripción de puestos debe estar alineada y ser congruente con los procesos claves de las organizaciones y por lo tanto aportar en el cumplimiento de la misión y la visión de las empresas.CONCLUSIONES La descripción de puestos dentro de las organizaciones juega un papel muy importante en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de las organizaciones. ya que involucra una descripción muy precisa y clara de las funciones y responsabilidades de las personas y las competencias necesarias para el cumplimiento de las mismas. Para finalizar quisiera hacer énfasis en que independientemente de cual tipo de descripción de puestos se emplee. .

Noe (2005). Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo. Editorial Mc Graw Hill. Keith Davis (2000). Editorial Prentice Hall. Editorial Mc Graw Hill. Manuel Fernández-Ríos (1995). Editorial Prentice Hall. Ediciones Díaz de Santos .BIBLIOGRAFÍA y y y y y R. Gary Dessler (1996). Sexta Edición. Administración de Personal. Administración de Recursos Humanos. Werther. Idalberto Chiavenato (2001). Quinta Edición. Quinta Edición. Administración de Recursos Humanos. Novena edición. Robert M. WayneyMondy. William B. Administración de Personal y Recursos humanos.

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