DESCRIPCIÓN DE PUESTOS POR PROCESOS,POR FUNCIONES Y POR COMPETENCIAS

INTRODUCCIÓN En el presente trabajo se hace una revisión de los conceptos básicos del análisis y descripción de puestos ysu importancia dentro de las organizaciones.Se analizan las distintas herramientas para la obtención de información para la elaboración de la descripción de puestos, ya sea por procesos, por funciones o por competencias, así como los elementos que debe contener la descripción de puestos desde el enfoque de diferentes autores. CONTENIDO Importancia del Análisis y Descripción de puestos Uno de los retos más importantes a los que se enfrenta cualquier Organización es determinar cuáles serán las funciones y actividades que se deben asignar a cada puesto de trabajo, entendiendo como puesto de trabajo la reunión de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona, que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el organigrama de una organización (Idalberto Chiaverato). La acertada definición de las funciones y actividades del puesto de trabajo está directamente relacionado con el grado de eficiencia del mismo, por lo tanto, los ejecutivos de Recursos Humanos (RH) deben tener una participación importante en el proceso de planeación estratégica, entendiendo por planeación estratégica el proceso mediante el cual la gerencia de alto nivel determina los propósitos y objetivos generales de la organización y la manera de lograrlos. Una contribución importante de los Recursos humanos en el cumplimento de la planeación estratégica consiste en revisar sistemáticamente las necesidades de recursos humanos para garantizar que el número requerido de empleados, con las habilidades requeridas esté disponible cuando y donde se necesite. Para lograr el propósito descrito, la herramienta administrativa que nos ayuda a hacerlo de manera relativamente sencilla es la técnica conocida con el nombre de "Análisis de puestos", la cual finalmente nos lleva a obtener como producto final la Descripción de puestos.

aunque Wayne Mondy adiciona además los métodos de observación y registro de actividades. 4. La ventaja de los cuestionarios es que son económicos y de uso rápido. el análisis de puestos es el proceso sistemático que consiste en determinar las habilidades. en los cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo. 5. El analista de puestos debe aplicar un cuestionario estructurado a los empleados. sin embargo no se recomienda su aplicación en puestos de bajo nivel. deberes y conocimientos requeridos para desempeñar trabajos específicos en una organización. entrevistas. Métodos de análisis de puestos Existen diferentes métodos para el análisis de puestos. 2. ¿Qué tareas mentales y físicas desempeña el trabajador? ¿Cuándo se realiza el trabajo? ¿Dónde se llevará a cabo el trabajo? ¿Cómo realiza el empleado su trabajo? ¿Por qué se realiza el trabajo? ¿Qué competencias se necesitan para desempeñar el trabajo? En conclusión el análisis de puestos proporciona un resumen de los deberes y responsabilidades de un puesto. su relación con otros puestos. El cuestionario debe elaborarse de tal manera que permita obtener información correcta y útil.Análisis de puestos De acuerdo al autor Wayne Mondy. 3. Idalberto Chiavenato y Wayne Mondy coinciden en dos métodos: cuestionarios. Por otro lado el autor Idalberto Chiavenato describe el análisis de puestos como la herramienta que nos permite identificar la importancia relativa de cada puesto en la organización y las características físicas y sicológicas que deben poseer las personas que los ocupen. Antes de aplicar el cuestionario deben conocerlo al menos un ocupante del puesto y su supervisor para establecer la pertinencia y adecuación de las preguntas. A continuación se describe brevemente cada uno de ellos: Método del cuestionario. quienes identifican las tareas que realizan. . El propósito del análisis de puestos es dar respuesta a seis preguntas importantes: 1. los conocimientos y habilidades que se requieren y las condiciones de trabajo en que se realiza. 6.

Método de la Observación. deberes y responsabilidades del puesto. la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el puesto y de los porqués y los cuando. Si la entrevista esta bien estructurada puede obtenerse información a cerca de todos los aspectos importantes del puesto. Método de Registro de las actividades de los empleados. sin embargo una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo. sobre todo cuando las actividades mentales predominan en el puesto. En esta se enlistan conocimientos. La descripción de puestos debe proporcionar definiciones concisas del trabajo que se espera realicen los empleados e indicar que hacen. Por otro lado Wayne Mondy define la descripción de puestos como el documento que establece las tareas. mientras que para Idalberto Chiavenato la descripción de puestos es el proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que los conforman y lo diferencian de los demás cargos. cómo lo hace y bajo que condiciones se realiza el trabajo. como lo hacen y las condiciones en las que las tareas se llevan a cabo. Es evidente que cada uno de los métodos posee ventajas y desventajas. Sin embargo por sí sola es insuficiente para realizar el análisis de puestos. es decir combinaciones de dos o más métodos de análisis. Con éste método. no la comprenda y por lo tanto no se logre el objetivo de las misma. La información obtenida a través del análisis de puestos es fundamental para el desarrollo de las descripciones de puestos.Método de la Entrevista. el problema es que algunos de los empleados pueden exagerar en la descripción de sus funciones. Es posible entender el puesto entrevistando tanto al empleado como al supervisor. Este método puede ayudar al analista a identificar las interacciones entre las tareas físicas y mentales. Métodos Mixtos. Esta información se utiliza a su vez para redactar una Especificación del puesto. Para contrarrestar las desventajas y obtener el mayor provecho posible los especialistas recomiendan utilizar métodos mixtos. Descripción de puestos El autor Gary Dessler define la descripción de puestos como una relación por escrito de qué hace el trabajador. . habilidades y aptitudes requeridas para desempeñar el trabajo satisfactoriamente. La información para el análisis de puestos se reúne haciendo que los empleados describan sus actividades laborales en un diario o bitácora. El analista visualiza al trabajador desempeñar tareas del puesto y registra sus observaciones al respecto.

Competencias: Conjuntos de conocimientos. el termino escrita por refiriéndose a la persona que la hizo. métodos y medio ambiente. Fecha de revisión. Autoridad. en el que se especifica precisamente que título tiene esa posición. disposiciones y conductas que posee una persona. Relaciones. Hay espacio también para indicar quien aprobó. Coordinador de producción. gente. 2. es decir la fecha en que será revisada nuevamente la descripción del puesto. por funciones y por competencias. 4. Criterios de Desempeño. es por ello que enseguida se revisan las definiciones de estos tres conceptos. etc. El código del puesto.Las descripciones de puesto pueden realizarse de de tres formas distintas. 3. maquinaria. por procesos. Aunque no existe un formato normalizado para redactar descripciones de puestos. analista de calidad. el cual permite tener una referencia rápida de todos los empleos. 7. el título del puesto. que le permiten la realización de una actividad de manera exitosa. refiriéndose al momento en que se escribió esa descripción. Especificación del puesto. habilidades. ya que son importantes para entender los tipos de descripción de puesto: Proceso:es un conjunto de actividades lógicas y ordenadas a partir de la combinación de materiales. 5. etc. cuyo fin es la transformación de insumos en productos. cada puesto en la organización debe ser identificado con un código pues representa características importantes del empleo como la clase salarial a la que pertenece o las principales funciones que desempeña. Identificación del puesto. Identificación del puesto La sección de identificación del puesto contiene varios tipos de información. la mayoría de los autores revisados a lo largo de esta investigación coinciden en las siguientes secciones: 1. . como puede ser gerente de ventas. La Fecha de elaboración. responsabilidades y deberes. 6. entre la que se encuentran el Nombre de la Organización a la que pertenece dicho puesto. Nombre del empleado. Objetivo del puesto. Función: es una actividad propia de un cargo o puesto específico que el ocupante debe ser capaz de desempeñar. Condiciones de trabajo.

Secretaria II. La declaración de relaciones muestra las interacciones del empleado con otras personas y fuera de la organización. Por ejemplo un empleado podría tener autoridad para aprobar solicitudes de compra hasta de $500. la supervisión directa de otros trabajadores y las limitaciones presupuestarias. etc. incluye conceptos comopersona a quien reporta. Relaciones. Objetivo del puesto El objetivo del puesto proporciona una perspectiva general y concisa del mismo. conceder permisos de ausencia. . Autoridad En esta sección se definen los límites de autoridad del trabajador. Cada una de las responsabilidades principales debe ser listada por separado. Secretaria III y así con otros puestos. división o departamento. Esta sección es una de las más complejas de elaborar.ubicación del puesto en términos del área. incluyendo sus limitaciones en toma de decisiones.00. Consiste generalmente en un párrafo pequeño que establece el contenido del puesto. Comúnmente se utilizan oraciones que comienzan con un verbo en infinitivo explicando de forma adecuada cada tarea y en frases cortas. que hace. contratar nuevos empleados. La sección de identificación puede contener también un especio para indicar el grado ó nivelrefiriéndose al grado o nivel de la posición. con una o dos frases que la describan. puestos que le reportan. por ejemplo una empresa quizá clasifique a las secretarias como secretaria I. ya que se hace una descripción del puesto redactando las principales tareas a desempeñar. la cual indica básicamente que tan bien se espera que el empleado cumpla con cada una de las principales responsabilidades y deberes que aparecen en la descripción. Se debe presentar otra sección para presentar una lista detallada de las responsabilidades y deberes reales del puesto. etc. Criterios de desempeño En algunas descripciones de puestos se puede incluir una sección de criterios de desempeño. para que lo hace y con que fin. puestos con los que trabaja directamente. responsabilidades y deberes.

etc. Podría incluir elementos tales como nivel de ruido. Las declaraciones breves y precisas producen con frecuencia los mejores resultados. diseña. es necesario tomar en consideración algunas recomendaciones para la elaboración de la misma. para verificar si la descripción cubre los requerimientos básicos. Repase. planea. experiencia. reúne. rasgos de personalidad y habilidades físicas. El alcance y la naturaleza del puesto debe quedar claro mediante frases tales como para el departamento . Una vez que se ha definido de manera general las partes que componen la descripción de puesto. Especificaciones del puesto Los aspectos que incluye comúnmente la especificación del puesto son factores relacionados con el puesto como: requisitos educativos.Condiciones de trabajo y ambiente La descripción contendrá también una lista de las condiciones de trabajo especiales a que está sujeto el puesto. incluyendo todas las relaciones importantes. el grado de capacidad requerida. Ser Breve. Se deben seleccionar las palabras más específicas para mostrar el tipo de trabajo. Se debe describir el puesto de tal manera que las actividades estén claras y sin hacer referencia a otras descripciones de puesto. el grado de complejidad. condiciones peligrosas o calor. el grado y tipo de responsabilidad. y y y El siguientes es un ejemplo de una descripción de puesto tomando en consideración cada uno de los puntos mencionados en los apartados anteriores: . supervisa. Se deben usar verbos que impliquen la acción tales como: analiza. Ser específico. tales como: y y Ser claro. Indicar el alcance. Al final.

Técnico Químico industrial. Funciones y Responsabilidades FUNCIONES/RESPONSABILIDADES 1 Diseñar desarrollar de nuevos productos ACTIVIDADES 1.1 Es responsable del correcto respaldo de las pruebas realizadas para las soluciones técnicas de las oportunidades de CRM 4. TSU Experiencia (Áreas de experiencia aplicada) En el puesto En el área ( X X X Especialidad: Técnico Laboratorista Químico.1 Analiza y evalúa las características de los productos propios y de la competencia. deseable CRM/ERPOtro idiom a: Edo.3.1.1 Participa de manera activa en las acciones de mejora de ingeniería de producto 4 Participa en la Mejora Continua 5.2 Evalúa las características funcionales y de desempeño de las tentativas generadas de pruebas piloto por Ingeniería de procesos 1.2 Maneja y respalda adecuadamente la información confidencial 5. relacionados con el producto mediante la evaluación de productos nuevos y existentes.2Participa en el análisis y resolución de quejas de funcionamiento de producto 5. Civil: Dom inio de ingles: Indistinto Básico % De cumplimiento de programa de actividades Información correcta y oportuna INDICADOR DE RESULTADO Código : F.2. Participa en la ejecución de 5´s Especificaciones del Puesto Edad: Disponibilidad para viajar: zona geográfica: 22 a 26 años N/A N/A Program as: Sexo: Dom inio de com puto: Masculino Intermedio Office.3 Participa en la validación de nuevos productos 1. EQUIPO) Equipo de laboratorio. Técnico Bachiller. 1.DO-01 Revisión: 01 Fecha: 05/02/2010 Hoja: 1/2 3 Mantiene la Integridad de la inform ación Educación (Nivel de estudios) Preparatoria. Administra y controla el destino de producto no conforme a través de la realización de Relaciones. Realiza pruebas de evaluación para determinar el destino del PNC ó producto pendiente de revisión 2 Controlar el Producto No Conform e 3. Tec o TSU en Procesos de Producción En la industria Tiem po: 2 años HA BI L I DA DES ( TECNICA.FORMATO DE DESCRIPCION Y PERFIL DE PUESTO Identificación del puesto Fecha: 24 de Agosto del 2010 Nom bre del puesto: Analista de Ingeniería de Producto Código del puesto: SOL-ING-AIP-08-2010 Unidad de negocio: Plásticos Puesto al que reporta: Coordinador de Ingeniería de Producto Área: Ingeniería de Producto Objetivo DEL PUESTO (Objetivo fundam ental dentro de la em presa) Contribuye al cumplimiento de los requerimientos de clientes internos y externos.4 Elabora HDS (Hojas de Seguridad) y HT (Hojas Técnicas) de nuevos productos y es responsable de su resguardo y actualización 3. deseable licencia de conducir C O M P ET ENC I A S Código TE CM ES CO OR TD Trabajo en equipo Comunicación Espíritu de servicio Capacidad Organizativa Orientación al Reto Toma de decisiones Nom bre de la com petencia Nivel Requerido para Tipo de Com petencias el Puesto 4 3 3 4 4 3 Organizacionales Organizacionales Organizacionales De rol De rol Gerenciales Firm a del Coordinador de Área Firm a Coordinador Capital Hum ano ¥¥ E £¥ ¤ ¤ £ ¢¡  ES X S DE C V % De cumplimiento de programa de actividades Información correcta y oportuna Formación Área de capacitación form al e inform al) ISO-9001:2008 Atención a clientes Firm a del Coordinador General Firm a de Desarrollo Organizacional . Documenta y resguarda las pruebas realizadas para la determinación del destino de PNC o producto pendiente de revisión 4.HERRAMIENTAS.

y estas son muy importantes para desempeñar de manera exitosa una función o proceso dentro de las organizaciones. cómo lo debe de hacer y los requisitos necesarios para la ejecución de las funciones descritas en el documento. Desde mi punto de vista la descripción de puestos por competencias es la más completa. . de tal forma que se adecuen y sean concordantes con las actividades desarrolladas por el personal. Para finalizar quisiera hacer énfasis en que independientemente de cual tipo de descripción de puestos se emplee. Debido a que en la actualidad las empresas se desarrolla en una entorno que cambia a una velocidad acelerada. La descripción de puestos no es una tarea sencilla. lo que garantiza en buena medida un alto desempeño en las personas pertenecientes a las organizaciones. La descripción por competencias liga aspectos de Procesos y Funciones directamente con las capacidades y habilidades de las personas. ya que en los otros dos tipos de descripción de puestos se habla poco de las competencias de las personas. esta debe cumplir con el objetivo de responder qué debe hacer el trabajador. Dicha descripción de puestos debe estar alineada y ser congruente con los procesos claves de las organizaciones y por lo tanto aportar en el cumplimiento de la misión y la visión de las empresas. ya que estas pueden cambiar dependiendo de las necesidades de la organización. ya que involucra una descripción muy precisa y clara de las funciones y responsabilidades de las personas y las competencias necesarias para el cumplimiento de las mismas. las descripciones de puesto deben ser revisadas y actualizadas de manera periódica.CONCLUSIONES La descripción de puestos dentro de las organizaciones juega un papel muy importante en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de las organizaciones.

Editorial Mc Graw Hill. Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo. Noe (2005). Administración de Recursos Humanos. William B. Werther. Ediciones Díaz de Santos . Editorial Mc Graw Hill. WayneyMondy. Administración de Personal. Quinta Edición. Editorial Prentice Hall. Editorial Prentice Hall. Gary Dessler (1996). Idalberto Chiavenato (2001). Keith Davis (2000).BIBLIOGRAFÍA y y y y y R. Administración de Recursos Humanos. Quinta Edición. Sexta Edición. Robert M. Administración de Personal y Recursos humanos. Manuel Fernández-Ríos (1995). Novena edición.

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