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ANALISIS Y DESCRIPCION DE PUESTOS DE


TRABAJO

Qu es?
El anlisis y descripcin de puestos de trabajo es la metodologa bsica
y fundamental que contribuye a hacer realidad cualquier proyecto de
organizacin. Es una herramienta metodolgica que disea y ordena el
proceso de la actividad organizativa de la empresa, y esto es lo que
hace el anlisis de puestos de trabajo, a travs de una descripcin
sistematizada de lo que hace el conjunto de trabajadores de una
empresa.
El anlisis y descripcin de puestos de trabajo es el procedimiento
metodolgico que nos permite obtener toda la informacin relativa a un
puesto de trabajo. El proceso de ADP consta de dos fases, claramente
identificables y diferenciadas.

Anlisis de puestos de trabajo, APT: Generalmente nos


referimos al mismo tipo de anlisis cuando omos hablar de
anlisis de tareas, anlisis de trabajo, anlisis de puestos, todas
ellas se refieren a una misma cuestin, el puesto de trabajo como
unidad de gestin de la divisin del trabajo.
Descripcin de puestos de trabajo, DPT: Es la exposicin
detallada, estructurada, ordenada y sistemtica, segn un
protocolo dado del resultado del APT. Es, en definitiva, un
inventario escrito de los principales hechos ms significativos del
puesto de sus deberes y responsabilidades.

El anlisis y descripcin de puestos de trabajo sirve de punto de


partida para el diseo de otro tipo de herramientas ms avanzadas
que nos permitirn continuar mejorando en la gestin del desarrollo
de nuestro equipo humano.
Podramos definir el Anlisis de Puestos como el procedimiento de
obtencin de informacin acerca de los puestos, centrndose en el
contenido, aspectos y condiciones que le rodean. El anlisis de
puestos
pretende
estudiar
y
determinar
los
requisitos,
responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su
adecuado desempeo.
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La Descripcin de Puestos es el documento que recoge la
informacin obtenida por medio del anlisis, quedando reflejada el
contenido del puesto, enunciando las tareas o responsabilidades que
lo forman y lo hacen distinto a todos los dems puestos que existen
en la organizacin. As mismo, su descripcin es la relacin de las
responsabilidades o tareas del puesto, la periodicidad de su
realizacin, los mtodos que se emplean para el cumplimiento de
esas responsabilidades o tareas y los objetivos. Es bsicamente la
enumeracin por escrito de los principales aspectos significativos del
puesto y las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.

OBJETIVOS DEL ADP


Fundamentalmente en las reas de RRHH y Organizacin de
Empresas, son muchas las aplicaciones que se pueden derivar
del ADP, como:
1. Diseo organizacional: la definicin de puestos y su
diferenciacin junto con las agrupaciones pertinentes
constituyen el primer nivel de creacin y diseo de
departamentos, secciones, etc.
2. Manuales de funciones y procedimientos: formaliza
las informaciones sobre los puestos y los procedimientos
y procesos de los flujos de trabajo.
3. Seleccin del personal para los puestos que se tengan
que cubrir.
4. Ayuda a establecer los criterios de promocin y a
clarificar las destrezas y conocimientos que se requieran.
5. Desempeo y evaluacin de resultados: establecer
los objetivos del puesto y los niveles de eficacia y
eficiencia, difcilmente puede hacerse esto si no sabemos
las responsabilidades, tareas y objetivos del mismo.
6. Formacin y desarrollo: Permite una planificacin
objetiva y detallada de la formacin al establecer las
aptitudes necesarias para el desempeo del puesto.
7. Salud laboral, el anlisis y descripcin de puestos de
trabajo recoge las condiciones ambientales, fsicas, etc.,
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en las que se desarrolla la actividad laboral del puesto,


por eso aporta informacin sobre los riesgos que pueden
envolver al puesto de trabajo. Tambin detalla las
condiciones de fatiga, estrs, posturas forzadas,
movimientos indebidos, etc.

ETAPAS DEL PROCESO DE ADP


1. DETERMINAR LOS OBJETIVOS DEL ANALISIS

Se trata de definir los que se persigue con la realizacin


del mismo en funcin de las diferentes utilidades
sealadas del anlisis y descripcin de los puestos de
trabajo.
2. DELIMITAR EL ANLISIS

Consiste en dar respuesta a las siguientes preguntas:


Qu puestos analizar?
Habr que determinar cules son los ms
representativos para el anlisis.
Cundo se har el estudio?
Hay que decidir el momento de realizacin.
Normalmente hay momentos crticos en que suele
realizarse el anlisis.
a) Cuando la organizacin nace y se
enfrenta a la necesidad de sistematizar
su flujo de trabajo.
b) Cuando es creado un nuevo puesto de
trabajo

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c) Cuando un puesto, a consecuencia de la


implantacin de nuevos mtodos,
procedimientos o tecnologa, es alterado
en su contenido de forma significativa.
Quin lo realizar?
Hay casos en que lo realiza la misma persona que
ocupa el puesto, en otros su superior y cada vez es
ms habitual que sea una persona del
departamento de recursos humanos.

3. REALIZACION DEL ANLISIS


Se trata, en esta etapa de reunir datos sobre las
actividades laborales, las conductas requeridas por los
trabajadores, las condiciones laborales en que realizan
su tarea y las caractersticas y capacidades humanas
necesarias para la ejecucin de su trabajo.
Por otra parte es importante repasar la informacin con
las personas que ocupan el puesto para corregir posibles
errores y confirmar los datos y su utilidad.
Para reunir los datos sobre cada puesto, la empresa
dispone de varias fuentes de informacin, siendo las ms
habituales las entrevistas, la observacin, los diarios, los
cuestionarios y los grupos de expertos. La eleccin de
uno de ellos o su combinacin estar determinada, entre
otras cuestiones, por complejidad del trabajo y el coste
de recopilar dicha informacin.
4. REALIZACION
DE
LA
DESCRIPCION
Y
ESPECIFICACION DEL PUESTO
En esta etapa del proceso de anlisis y descripcin de
puestos de trabajo se preparan los documentos que
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recopilan las principales conclusiones del estudio, es


decir, se ofrecen los resultados obtenidos.
El resultado del anlisis del puesto se concentra a travs
de documentos, a los que se le conoce como: uno, las
descripciones del puesto.
i.

Descripcin del Puesto


Una definicin integradora de la descripcin de un
puesto de trabajo seria la siguiente:
La descripcin de puestos es el resultado del Anlisis
de Puestos de Trabajo, es decir es el documento que
recoge la informacin relativa a cada puesto en
relacin
con
las
tareas,
obligaciones
y
responsabilidades.
No existe un formato estndar para redactar este
documento, aunque normalmente se suelen incluir,
fundamentalmente, tres aspectos: identificacin del
puesto, resumen del puesto, responsabilidades y
obligaciones.
I. Identificacin del Puesto
Recogera la informacin o datos necesarios
para localizar el puesto en la organizacin.
El contenido de este campo podra incluir los
siguientes aspectos: rea, departamento o
seccin, denominacin del puesto, actual
ocupante, superior jerrquico, fuente de
informacin del trabajo; quien ha formulado la
descripcin del cargo; las fechas de anlisis del
trabajo y la verificacin de la descripcin del
trabajo.
II. Resumen del trabajo o descripcin del
cargo

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Se puede incluir la misin del puesto, es decir,


la razn de ser del mismo en la organizacin,
para qu existe y cules son los resultados
esperados, as como las actividades o funciones
desempeadas.
El contenido de este campo incluira la
determinacin de las acciones que se deben
realizar en el puesto de trabajo, pudiendo
diferenciarse entre tareas que se han de
realizar de forma permanente, alternativa u
ocasionalmente. Las funciones seran las que
objetivamente realizara cualquier persona que
ocupase el puesto.
III.
Obligaciones y responsabilidades del
cargo
Explican qu hay que hacer en el trabajo, cmo
se hace y por qu se hace.
Las responsabilidades bsicas son tareas en las
que se descompone la misin del puesto y de
cuya realizacin es responsable el titular, ya
sea directamente o por medio de sus
subordinados.
Responde a preguntas bsicas como: Qu
hace el trabajador? Cmo lo hace? Con qu lo
hace? Y Por qu lo hace?

ANALISIS DEL PUESTO DE TRABAJO


Cuando se realiza un anlisis de puestos existen dos
alternativas:

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Que el anlisis se extienda a la totalidad de los


puestos existentes en el centro, es decir, que sea
global para toda la organizacin.
Que solo abarque un determinado nmero de
puestos.
Para determinar los puestos de trabajo que se van a incluir en
el anlisis, se pueden recurrir a tres factores:
1. La diversidad: un nico puesto, varios puestos en una
ocupacin o varios puestos en varios ocupaciones lo que
se llama departamento.
2. La distribucin: se refiere al lugar geogrfico de los
puestos a analizar.
3. Recurrir solamente a aquellos puestos de especial inters
y significativos para los propsitos perseguidos.
De esta manera los puestos seleccionados constituyen el
denominado, inventario de puestos. Aun as, el inventario no
describe el puesto, nicamente precisa cuantos trabajadores
realizan esas labores y cul es la denominacin que el puesto
recibe dentro de la empresa.

Se trata, en esta etapa de reunir datos sobre las actividades


laborales, las conductas requeridas por los trabajadores, las
condiciones laborales en que realizan su tarea y las
caractersticas y capacidades humanas necesarias para la
ejecucin de su trabajo.
Para reunir los datos sobre cada puesto, la empresa dispone
de varias fuentes de informacin, siendo las ms habituales
las entrevistas, la observacin, los diarios, los cuestionarios y
los grupos de expertos.

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CAPTACION DE LA INFORMACION
Para determinar el mtodo de anlisis a utilizar, se debe
decidir antes qu tipo de datos se van a recoger, de qu
fuentes de informacin se dispones y cules van a ser los
procedimientos de recogida a utilizar.

Fuentes de Informacin
Normalmente la informacin recogida est referida a las
actividades propias del puesto de trabajo: esto es a las
tareas, responsabilidades y ocupaciones que lo
conforman.

Recogida de la Informacin
Cuanto son los mtodos fundamentales para recoger la
informacin:
1. Las Entrevistas
Consiste en recabar informacin del puesto
mediante una entrevista, con preguntas y
respuestas verbales realizada por el especialista y
el titular del puesto.
Ventajas:
Obtencin de los datos del ocupante del
puesto a travs de las personas que mejor lo
conocen.
Posibilidad de discutir y aclarar todas las
dudas.
Es el mtodo de mayor conveniencia y el que
proporciona mayor resultado en el anlisis,
debido a la obtencin estandarizada y racional
de los datos.
No tiene contraindicaciones: se puede aplicar a
puestos de cualquier tipo o nivel.
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Desventajas:
Una entrevista mal dirigida puede llevar a
reacciones negativas en el personal, que
resultan en una falta de comprensin y/o
aceptacin de sus objetivos.
Posibilidad de una confusin entre opiniones y
hechos.
Prdida de tiempo si el analista de puestos no
se prepara bien para esta tarea.
Costo operacional elevado: se necesitan
analistas con experiencia y paralizacin del
trabajo del ocupante del puesto.
2. Observacin Directa
Consiste en la observacin directa del empleado
mientras realiza las tareas y funciones propias del
puesto, durante cierto periodo de tiempo. Se utiliza
en tareas repetitivas.
Ventajas:
Veracidad en los datos obtenidos.
No requiere la paralizacin del ocupante del
puesto.
Mtodo ideal para puestos sencillos y
repetitivos.
Correspondencia adecuada entre los datos
obtenidos y la frmula bsica del anlisis de
puestos (Qu hace?, Cmo lo hace?, Para
qu lo hace?)
Desventajas:
Costo elevado, pues para que el mtodo seas
completo se requiere un tiempo prolongado del
anlisis de puestos.
La simple observacin, sin el contacto directo y
verbal con el ocupante del puesto, no permite

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la obtencin de datos verdaderamente


importantes para el anlisis.
Contraindicado para puestos que no sean
sencillos y repetitivos.
3. Cuestionario
La obtencin de datos sobre el puesto se realiza por
medio del llenado de un cuestionario que realiza el
ocupante del puesto o su superior para el anlisis
de puestos. Sencillo y fcil de comprender. Lo
rellena el titular del puesto y lo supervisa su
superior inmediato. Solo un cuestionario por puesto.
Puede ser abierto o cerrado.
Ventajas:
El cuestionario puede ser contestado, por los
ocupantes del puesto o por sus jefes directos,
de manera conjunta o secuencial, con ello se
obtiene una visin ms amplia del contenido
de sus caractersticas, adems de contar con
la participacin de varios niveles.
Es el mtodo ms econmico para el anlisis
de puestos.
Es el mtodo ms completo; el cuestionario
puede ser distribuido a todos los ocupantes de
los puestos, contestando por ellos y devuelto
con la relativa rapidez. Esto no ocurre con los
dems mtodos para el anlisis de puestos.
Es el mtodo ideal para analizar puestos de
alto nivel, sin afectar el tiempo y las
actividades de los ejecutivos.
Desventajas:
El cuestionario est contraindicado para
puestos de bajo nivel de los cuales los

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ocupantes pueden tener dificultad para


interpretarlo y responderlo por escrito.
Exige planeacin y realizacin cuidadosa.
Tiende a ser superficial y distorsionada
4. Mtodos mixtos
Utilizacin de varios mtodos al mismo tiempo.
Normalmente se utilizan:
Cuestionario y entrevista; ambos con el
ocupante del puesto, este ltimo llena el
cuestionario y despus es sometido a una
entrevista rpida, con el cuestionario como
referencia.
Cuestionario con el ocupante y entrevista
con el superior, para ampliar y aclarar los
datos obtenidos.
Cuestionario y entrevista, ambos con el
superior.
Observacin directa con el ocupante y
entrevista con el superior.
Cuestionario y observacin directa, ambos
del mismo ocupante.
Cuestionario con el superior y observacin
directa con el ocupante.
5. Mtodo del diario de actividades
Consiste en un auto-informe del titular del puesto.
Debe registrar diaria y sistemticamente las
actividades que desarrolla, especificando el tiempo
que les dedica. Es un mtodo sujeto a distorsin,
dado que se trata de un auto-registro.
6. Mtodo de incidentes crticos
Consiste en observar y detectar las actuaciones del
titular del puesto a analizar que conllevan
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consecuencias positivas con el objetivo de captar y


registrar las conductas o incidentes indispensables
para el buen desempeo del puesto de trabajo.
7. Mtodo de recopilacin de informacin
Consiste en recabar informacin acerca de las
descripciones de puestos ya publicadas o bien
realizadas en la misma empresa con anterioridad.

DESCRIPCION DEL PUESTO DE


TRABAJO
Una vez que el puesto de trabajo ha sido analizado debemos
pasar a la siguiente fase que consiste en describirlo de la
forma ms rigurosa y objetiva posible. La descripcin de los
puestos de trabajo se caracteriza porque los resultados se
presentan bajo la forma de una narracin de las
caractersticas del contenido del puesto de trabajo, de las
condiciones fsico-ambientales en las que se desenvuelve, las
relaciones sociales y las exigencias para su desempeo.
CONTENIDO DE LAS
PUESTOS DE TRABAJO

DESCRIPCIONES

DE

LOS

La diversidad de formatos es inmensa, prcticamente


puede decirse que cada proyecto de descripcin
presenta su propia forma de organizar los contenidos
descriptivos.
Lo que debe de contener es:

Qu hace el trabajador?
Por qu lo hace?
Cmo y con que lo hace?
Dnde y cundo lo hace?
Qu implica lo que hace?

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TIPOS DE DESCRIPCIONES DEL PUESTO


DE TRABAJO
a) DESCRIPCCION GENRICA
Las descripciones genricas se redactan a grandes
rasgos sin identificar reas o competencias especficas.
Proporcionan una visin general de una categora de
puestos mediante los denominadores comunes de todos
los puestos que abarcan en una categora.
Por ejemplo una descripcin genrica de Contador
Mayor incluye el campo de experiencia que se espera
de ese nivel profesional. No abarca las funciones
especficas, cuentas por pagar y cuentas por cobrar,
especializacin en el libro mayor, o las unidades
organizaciones menores dentro del departamento
contable
del
que
depende
el
puesto.

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La forma genrica se utiliza sobre todo para lo siguiente:


Formulacin de programas de capacitacin
Designaciones
Planificacin organizacional
Formulacin de pautas del desempeo
Planificacin de la mano de obra
Estudios de salarios.

b) DESCRIPCIONES DE PUESTOS ESPEFCICOS


Las descripciones de puesto especficos estipulan los
deberes y tareas precisas de un puesto. Indican su
relacin con otros puestos especficos dentro de las ms
pequeas unidades organizacionales.
Por ejemplo el puesto especfico de Contador a cargo
del libro mayor debe identificar las relaciones de
dependencia del puesto dentro del Departamento
Contable. Expone el tipo de sistemas contables
utilizados, el tipo y frecuencia de los partes financieros
que
deben
confeccionarse
y
los
lmites
de
responsabilidad dentro de los sectores funcionales,
geogrficos o de otro tipo, de la compaa.

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Las descripciones de puestos especficas sirven para otros


propsitos:
Anlisis precisos de puestos
Evaluacin de puestos (para la gestin de sueldos y
salarios)
Organigrama
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ELEMENTOS QUE COMPONEN LAS


DESCRIPCIONES DEL PUESTO
I.

II.

Designacin del puesto, unidad organizacin y


relacin de dependencia
Estos puntos identifican el puesto y le dan sus
caractersticas propias. Diferencian a cada puesto
de los dems. Consiguientemente, aun dos
descripciones de puestos con la misma designacin
e igual nivel de remuneracin pueden tener tareas,
responsabilidades y relaciones de dependencia
diferentes.
Sntesis del puesto, deberes y
responsabilidades
Aqu se define el trabajo por cumplir y se
proporcionan los elementos esenciales para el
anlisis posterior.

III.

Deberes y responsabilidad
Esta parte de la descripcin del puesto seala qu
tarea se desempea, por qu se desempea y
cuando no resulta obvio. Cmo se desempea. Si
el qu, el por qu o el cmo no aparecen, la
formulacin es incompleta.

IV.

Preparada por, Aprobada por y Fecha


Cada descripcin debe indicar quien la prepar y si
recibi aprobacin definitiva o es slo un proyecto
de descripcin. Debe de conocerse la identidad del
redactor, administrador o analista de puestos, para
el caso de que en el futuro surjan interrogantes. La
fecha de preparacin indica a quien la lea la
actualidad de la informacin.

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V.

VI.

Cualidades clave, requisitos y otras


condiciones del puesto
Las especificaciones del puesto son los requisitos
que deben satisfacer los candidatos si han de
cumplir sus obligaciones, asumir sus
responsabilidades y trabajar sin tropiezos con
aquellos de quienes dependan.
En la descripcin se suele incluir las aptitudes,
experiencia y conocimientos mnimos para cumplir
las tareas, en lugar de las aptitudes o conocimientos
de las personas que desempean el puesto en la
actualidad
Especificacin del puesto
Se define como el resumen de las cualidades
personales, caractersticas, capacidades y
antecedentes requeridos para realizar el trabajo.

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