REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO JESÚS OBRERO
BARQUISIMETO ESTADO LARA

DESCRIPCION DE FUNCIONES PARA LOS CARGOS QUE EJERCE EL

PERSONALEN EL ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA OFICINA LÓPEZ &
ALVARADO UBICADA EN EL MUNICIPIO JIMÉNEZ ESTADO LARA.

Barquisimeto Marzo del 2018

 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO JESÚS OBRERO
BARQUISIMETO ESTADO LARA

DESCRIPCION DE FUNCIONES PARA LOS CARGOS QUE EJERCE EL

PERSONAL EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA OFICINA LÓPEZ &
ALVARADO UBICADA EN EL MUNICIPIO JIMÉNEZ ESTADO LARA.

Autora: Milagros da Silva

Asesor: Francis Torrealba

Barquisimeto Marzo del 2018

 INTRODUCCIÓN
La administración de recursos humanos juega un papel fundamental dentro de
la organización, por cuanto éstos representan el instrumento principal para lograr los
objetivos que se pretenden alcanzar, por lo tanto, se requiere el uso de mejores
instrumentos de trabajo o esquemas, que logren satisfacer productivamente estas
necesidades debe tener la capacidad de creación, distribución y utilización de nuevos
conocimientos, técnica e instrumentos de trabajo que mejorar al personal según el
grado de profesionalización, nivel de estudio, experiencias, habilidades y antigüedad
y así estructurar un clasificador de cargos actualizado y modernizado para lograr los
objetivos propuestos y el desarrollo organizacional.
Precisamente, uno de estos instrumentos son las funciones que estos poseen
tiene que ver directamente con la productividad y competitividad de las empresas,
pues implica una relación directa con el recurso humano, en definitiva es la base para
el desarrollo de cualquier organización que permiten la eficiencia de la
administración de personal, además dan como resultado la simplificación en otras
tareas propias de este sector de la organización.
La presente investigación está centrada en la descripción de funciones que
ejerce el personal en el área administrativa de la oficina López & Alvarado ubicada
en el municipio Jiménez estado Lara el cual será estructurado en cinco capítulos de la
siguiente manera:
Capítulo I: se describe el problema comprende su planteamiento, justificación,
objetivo general y específicos, y alcances. Capítulo: marco teórico con sus
antecedentes, bases teóricas, bases legales, definición de términos y sistema de
variables. Capitulo III: marco metodológico, se refleja la metodología aplicada de
acuerdo con los objetivos de estudio, el tipo y el nivel de investigación, el universo o
población, las técnicas de investigación, los procedimientos y los recursos utilizados.
Capítulo IV: Desarrollo de la investigación donde se indican los resultados obtenidos
para la estructuración de las funciones. Capítulo V: conclusiones y recomendaciones
y por último se incluye la bibliografía y los anexos correspondientes.
 CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

A través de los años se han desarrollado una serie de cambios que determinan
el comportamiento de las empresas a través de la incorporación de nuevas
tecnologías, para adaptarse de forma eficiente y eficaz a las exigencias del contexto
administrativo, los cuales han tenido un crecimiento acelerado, que enfrenta nuevos
retos y formas en su aplicación donde se enmarca lineamientos para el eficiente
cumplimiento de las operaciones administrativas.
De allí, la necesidad de que todas las organizaciones, ya sean pequeñas o
grandes conozcan con precisión las actividades realizadas porcada trabajador y las
aptitudes que deben poseer, así como también un estudio minucioso de las tareas que
le correspondan a cada cargo, para que el trabajo sea definido, dividido
equitativamente, y se asigne de acuerdo a ciertas características especiales.
En la actualidad las empresas compiten por alcanzar o mantenerse en la cima
de sus mercados, con el propósito de superarse continuamente y avanzar a través del
tiempo como organización, generando beneficios para todos los que la conforman o
están vinculados de alguna forma, como proveedores o clientes. Es por ello que
Chiavenato, (2004)plantea:
Que la administración “Constituye la guía nacional de actividades,
esfuerzos y recursos de una organización lo cual resulta algo
imprescindible para su supervivencia y crecimiento” (P.2). Debido a esta
interrelación, las organizaciones deben contar con personal capaz de
llevar a cabo las tareas y responsabilidades que se les asignan; de forma
tal que, las actividades que en ella se desarrollen formen un todo y el
talento humano empleado sepa manejarse y desenvolverse adecuadamente
con los recursos con que cuenta en determinados cargos.
 Para la organización, las funciones son las bases de aplicación que define las
tareas que deben ejecutar las personas en ellas, siendo esto una estrategia empresarial
acertada, ya que se busca una especialidad para una determinada labor. Es por ello,
que las funciones son una de las piezas fundamentales dentro de las empresas, debido
a que estos se encuentran en una persistente interacción con el contexto que lo
encierra es así como, los empleados de la empresa prestan sus servicios, con unas
funciones asignadas a sus cargos, pero no se tiene el control absoluto de las
situaciones puesto que cuando surge algo nuevo se presenta desorden, presión, estrés,
carga laboral, desinterés, desmotivación ante las actividades a desempeñar que se
experimentan en el contexto laboral.
En relación a lo anterior, se puede señalar que las funciones poseen las tareas
y responsabilidades que debe cumplir una persona en un determinado empleo, lo que
lleva a las organizaciones a definir qué labores se realizan y qué grado de
responsabilidad posee los trabajadores en cada una de sus cargos.
De acuerdo al crecimiento obtenido durante los dos años de trabajo que lleva
prestando como servicio la Oficina Administrativa/Contable y Jurídica López &
Alvarado del Municipio Jiménez Estado Lara, vienen confrontando una problemática
en cuanto a los procesos Administrativos por no contar con los mecanismos de
control necesario respecto a las funciones que poseen los trabajadores que les
permita garantizar un servicio eficaz, ya que se caracteriza por prestar servicios
informales, es decir, el funcionamiento interno no es llevado correctamente, de allí se
presentan un mal desempeño lo que acarrea recargos de funciones en los trabajadores.
Es por esta razón que se ha decidido enfocar la descripción de funciones, ya
que estos establecen el punto de partida para elaborar la mayor parte de herramientas
con que se administra efectivamente el talento humano, los logros acumulados delos
distintos puestos de trabajo permiten a la organización la consecución de sus
objetivos, debido a esto consideramos de vital importancia toda información que se
pueda obtener del análisis de los puestos de trabajo de una organización, además
constituye el fundamento para establecer un sistema de información sobre recursos
humanos.
 Al mismo tiempo, existe la necesidad de una descripción de Funciones
Administrativos que sirva como mecanismo practico que permita ordenar los datos
financieros y económicos producto de las operaciones que se realizan en la oficina
diariamente, tales como, manejo de caja chica, aperturas de cuentas, créditos, pago de
nómina, libro Diario, libro mayor, balances, certificación de ingreso y otros.
Según un diagnostico aplicado a la empresa se ha detectado que existen
debilidades en esta Oficina por ser pequeña y tener poco tiempo de funcionamiento,
no cuenta con un manual o descripción de cargos y funciones que les permita
garantizar un servicio eficaz, ya que se caracteriza por prestar servicios informales, es
decir, el funcionamiento interno no es llevado correctamente, es por esto que
presentan un mal manejo lo que acarrea recargos de funciones en los trabajadores.
Esto con finalidad de buscar soluciones de manera que la misma cuente con
una organización adecuada que les permita a los empleados destacarse de forma
eficaz, para así dar respuestas rápidas y precisas de las operaciones desempeñadas. Es
así como surge la necesidad de describir las funciones administrativas para los cargos,
que se adecuan a las necesidades tanto actuales como de expansión que comienza a
experimentar dicha oficina para su normal funcionamiento que garantice la
optimización del sistema en la organización y así poder desarrollar sus actividades
eficientemente y alcanzar los objetivos propuestos.
Con base al problema planteado surgen las siguientes interrogantes:
Con relación a lo planteado anteriormente se desprende las siguientes
interrogantes; ¿Cuál es la estructura organizativa de la Oficina
Administrativa/Contable y Jurídica, López & Alvarado. ¿Cuáles son las actividades
que desempeña el personal en la Oficina?¿Cuáles son las funciones administrativas
del personal considerando los cargos que ejercen en la Oficina
Administrativa/Contable y Jurídica, López & Alvarado?
 Objetivos de la Investigación

Objetivo general
Describir las Funciones Administrativas para los cargos que ejerce el
personal de la Oficina Administrativa/Contable y Jurídica, López & Alvarado,
ubicada en el Municipio Jiménez Estado Lara.
Objetivos Específicos
Diagnosticar la estructura organizativa de la Oficina Administrativa/Contable
y Jurídica, López & Alvarado, ubicada en el Municipio Jiménez Estado Lara.
Identificar las actividades que desempeña el personal en la Oficina
Administrativa/Contable y Jurídica, López & Alvarado, ubicada en el Municipio
Jiménez Estado Lara.
Establecer las funciones administrativas del personal considerando los cargos
que ejercen en la Oficina Administrativa/Contable y Jurídica, López &Alvarado,
ubicada en el Municipio Jiménez Estado Lara.
Justificación
La presente investigación es realizada con el propósito de describir las
funciones en el área administrativa para los cargos utilizado por el personal de la
oficina López & Alvarado a través de un análisis completo que permita conocer el
cumplimiento y la efectividad que tienen los mismos en la organización; para mejorar
la condición actual de dicha entidad al momento de realizar una operación como
suelen hacer en cuanto al funcionamiento de la misma.
Para alcanzar estos objetivos, es necesario que la organización justifique cada
uno de los procedimientos en cada cargo y funciones que debe desempeñar cada uno
de los integrantes que la conforman, para que la organización avance en una misma
dirección con la realización de trabajo coherente con las necesidades que existen.
Las razones fundamentales que motivaron la investigación, estuvieron
situadas en el propósito de presentar un servicio eficiente y determinar una solución
que sirva para aclarar las actividades que deben realizar cada empleado y evitar
cualquier inconveniente entre el personal del departamento Administrativo de la
Oficina Administrativa/Contable y Jurídica López & Alvarado, ubicada en la ciudad
de Quibor, Municipio Jiménez del Estado Lara, a través de la descripción de
Funciones Administrativos para los cargos aunado a una Estructura Organizativa
eficiente que refleje una auténtica Institución administrativa permitiéndole tomar las
mejores decisiones y guiar sus acciones a la consecución de las metas fijadas,
permitiendo de esta manera un mejor entendimiento, no solo para el personal regular
sino también para la capacitación del nuevo personal al recurrir a fuentes de
información autorizada, como lo es la descripción de funciones; y al mismo tiempo
controlar estrictamente las actividades contables ,de acuerdo a los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados y Disposiciones Legales.
Alcances
Dentro de la “Oficina Administrativa/Contable y Jurídica, López & Alvarado,
del Municipio Jiménez, Estado Lara” existen diferentes aspectos que son dignos de
estudio y análisis; sin embargo, el presente estudio se centró en una Descripción de
Funciones Administrativos para los cargos que ejerce el personal en el área
administrativa.
De igual manera este trabajo servirá a la oficina a mejorar las condiciones de
trabajo al momento de desarrollar las actividades administrativas realizada por los
funcionarios y ayudará a la organización a llevar un mejor control de sus funciones y
responsabilidades. Es importante señalar que el presente trabajo de investigación
notuvo ningún tipo de limitación que interfiera en el desarrollo del mismo.
 CAPITULO II

MARCO TEORICO

Antecedentes de la investigación
Entre las investigaciones realizadas con relación al tema del Descripción de
funciones administrativas para los cargos que ejercen los trabajadores del área
administrativa de la oficina López & Alvarado ubicada en el municipio Jiménez
estado Lara, se pudo encontrar varios trabajos de grados que tratan dicho tema. Todas
estas investigaciones sirvieron como base y guía para el desarrollo de la
investigación.
Por consiguiente, Cárdenas (2015) en su tesis titulada El manual de
organización y funciones y el rendimiento laboral del personal operativo de la
empresa olpi ciudad de Ambato, provincia de Tungurahua. Ambato – Ecuador. El
presente trabajo tiene como objetivo realizar el levantamiento de información
necesaria para la creación de una adecuada estructura del manual de funciones, que
contiene información relevante sobre las taras y responsabilidades de cada puesto de
trabajo, con el fin de mejorar los niveles de rendimiento laboral en los colaboradores
de la empresa, aprovechando y utilizando al máximo los recursos entregados por la
misma, facilitando el manejo de tiempos y movimientos al realizar cada una de las
funciones encomendadas, reflejando esto en el logro de metas y objetivos planteados
por la empresa de calzado OLPI.
Esta investigación fue realizada para dar solución a un problema ocasionado
por la falta del Manual de Funciones en la empresa de calzado “OLPI” de Ambato,
los beneficiarios de la presente investigación serán directamente los directivos,
empleados y clientes en general, la actual tesis se ha realizado en base a mucho
trabajo de investigación y de campo; en el cual se destaca el problema que afecta a la
organización y las consecuencias que podrían presentarse.
 Cortez, G. (2013) La presente investigación se enfoca como trabajo especial de
grado, cuyo objetivo general es Proponer un manual de descripción de cargo y
funciones del departamento de administración de la Empresa Alimentos ABBA.
Barquisimeto-estado Lara. El diseño de esta investigación se basa en un proyecto
factible con un estudio de campo de carácter descriptivo, está soportada bajo una
observación directa, es por ello que se utilizó como herramienta una encuesta
conformada por 13 ítems, el cual fue validada por dos expertos profesionales en el
área de Administración y un Metodólogo. La población estuvo conformada por 7
personas que laboran en la Empresa Alimentos ABBA, el análisis de los resultados se
constituyó de acuerdo al instrumento de recolección de datos, las variables, objetivos
e interrogantes planteadas en el estudio. Entre las conclusiones más destacadas se
tienen que tomar en cuenta: el diseño de un manual de descripción de cargos y
funciones donde se identifiquen los requisitos físicos, las responsabilidades de
supervisión, condiciones de trabajo y funciones de cargo para así mejorar su
desempeño laboral dentro de la empresa y poseer un buen funcionamiento.
Este antecedente guarda relación con el estudio en cuanto se implementa el
manual de organización y funciones y el rendimiento laboral del personal operativo
de la empresa para la descripción de funciones de una empresa haciendo uso de
herramientas para el buen funcionamiento de la misma.
Por su parte Loaiza, A. (2016) El trabajo tuvo como objetivo general presentar
el estudio organizacional para la creación del Departamento Administrativo para la
empresa Fivenca, Casa de Bolsa C.A., ubicada en el municipio Chacao, estado
Miranda. Se realizó una investigación bajo la modalidad de Proyecto Factible
descriptivo y con diseño de campo. La población estuvo constituida por los 26
empleados de la empresa Fivenca Casa de Bolsa C.A., a la cual se le aplicó una
encuesta escrita instrumentada por un cuestionario. Los datos recabados se analizaron
con enfoque cuantitativo, presentado en cuadros de frecuencia y gráficos circulares y
de barras, según los requerimientos del ítem. Dichos resultados permitieron detectar
la necesidad de agrupar las funciones administrativas bajo una sola, de manera de
otorgarle fuerza de rango, procurar la delegación de funciones, así como la
comunicación y coordinación de las actividades. De acuerdo a ello, se estableció el
estudio departamental para la propuesta de la creación de la Gerencia de
Administración de la empresa, definiendo la nueva estructura y la descripción de
funciones; posterior a ello, se estableció la factibilidad técnico-operativa y
económica. Se concluyó que la Propuesta presentada conlleva una relación costo-
beneficio muy favorable a los objetivos de productividad de la empresa en el mediano
y el largo plazo.
El antecedente antes señalado guarda relación con el tema de la delegación de
funciones, por cuanto recomienda a la empresa regirse por un manual descriptivo de
funciones donde se especifique las actividades que debe realizar dicha oficina ya que
es indispensable para la distribución de funciones para los cargos en su buen
desempeño laboral.
Los antecedentes que se tomaron como apoyo al trabajo en curso son de gran
ayuda, ya que, guardan relación con el tema el cual se refiere a la descripción de
funciones para los cargos y al mismo tiempo expresan la importancia que tienen
dentro de las organizaciones. De igual manera los manuales ayudan a la distribución
de funciones evitando la duplicidad en los cargos y mejorando los logros de los
objetivos.
Bases teóricas
La Organización
Según, Richard L. Daft (2005): "Las organizaciones son entidades sociales,
dirigidas a metas, diseñadas con una estructura deliberada y con sistemas de actividad
coordinados y vinculadas con el ambiente externo". Debemos tener en cuenta que los
elementos clave de una organización no son un edificio o un conjunto de políticas y
procedimientos; las organizaciones están formadas por personas y las relaciones que
tienen unas con otras. Una organización existe cuando la gente interactúa para
desempeñar funciones esenciales que la ayude a alcanzar metas .(P.11).
Todas las organizaciones están formadas por un personal a cargo de funciones que se
pueden ver afectadas por factores internos y externos que influyen directamente en su
funcionamiento y desempeño. Actualmente se necesitan organizaciones eficientes y
eficaces para hacer frente a un mercado competitivo y globalizado.
Principios de la organización
División del trabajo:
Consiste en la designación de tareas específicas a cada una de las partes de la
organización.
Autoridad y Responsabilidad:
La autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y
debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.
Unidad de Mando: Una persona debe recibir órdenes de sólo un único
superior. Es el principio de la autoridad única.
Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades que
tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan.
Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima
jerárquica de la organización.
Jerarquía o Cadena Escalar: Debe haber una línea de autoridad, del escalón
más alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden pasa por todos los
escalones intermedios hasta llegar al punto donde debe ser ejecutada: es la cadena
escalar o principio escalar.
Proceso de la organización:
Se sabe la Organización ordena, el orden precisa los órganos que hacen falta
y los acomoda en tal forma que aseguren el funcionamiento de la institución. Un
órgano comprende las tareas comunes en un área, que con la colaboración de distintas
personas permiten el respeto a las políticas y a los objetivos.
En el proceso se siguen los siguientes pasos: 1. Reflexionar sobre los planes y
Objetivos 2. División del trabajo 3. Agrupación de actividades: 4. Definir actividades
5. Asignar recursos físicos 6. Asignar recursos humanos 7. Informar funciones y
relaciones
En general el análisis de cargo se refiere a cuatro áreas de requisitos aplicadas
casi siempre a cualquier tipo o nivel de cargo:
 Requisitos Intelectuales.
Requisitos Físicos.
Responsabilidades Implícitas.
Condiciones de Trabajo.
Cada una de estas áreas está dividida generalmente en varios factores de
especificaciones, los cuales son puntos de referencias que permiten analizar una gran
cantidad de cargos de manera objetiva, son verdaderos instrumentos de medición,
elaborado de acuerdo a la naturaleza de los cargos existentes en la empresa. Si varia
la naturaleza de los cargos que van analizarse, cambiaran no solo los factores de
especificaciones considerados, sino también su amplitud de variación y sus
características de comportamiento.
Requisitos Intelectuales Los requisitos intelectuales tienen que ver con las
exigencias del cargo en lo referente a los requisitos intelectuales que el empleado
debe poseer para desempeñar el cargo de manera adecuada. Entre los requisitos
intelectuales están los siguientes factores de especificación: 24 Instrucción Básica.
Experiencia Necesaria. Adaptación al Cargo. Iniciativa Necesaria. Actitudes
Necesarias.
Requisitos Físicos Estos requisitos tienen que ver con la cantidad y la
continuidad de energía y esfuerzos físicos y mentales requeridos, y la fatiga
provocada, así como la constitución física que necesita el empleado para desempeñar
el cargo adecuadamente. Entre los requisitos físicos se encuentran los siguientes
factores de especificaciones: Esfuerzo Físico Necesario. Capacidad Visual. Destreza
o Habilidad. Constitución Física Necesaria.
Responsabilidades Implícitas Se refiere a la responsabilidad que tiene el
ocupante del cargo (además del trabajo normal y de sus funciones) por la supervisión
directa o indirecta del trabajo de sus subordinados, por el material, por las
herramientas o equipos que utiliza, por el patrimonio de la empresa, el dinero, los
títulos valores o documentos, la pérdidas o 25 ganancias de la empresa, los contactos
internos o externos, y la información confidencial. Supervisión de Personal Material,
herramientas o equipos. Dinero, títulos, valores o documentos. Contactos Internos o
externos. Información Confidencial.
Condiciones de Trabajo Se refiere a las condiciones ambientales del lugar en
donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores, que pueden hacerlo desagradable,
molesto o sujeto a riesgo, lo cual exige que el ocupante del cargo se adapte bien para
mantener su productividad y rendimiento en sus funciones, Ambiente de Trabajo,
Riesgos.
Estructura Organizacional
Gibson, James, L., (2005) “La estructura de una organización es el patrón
formal del modo en que están agrupados las personas y los trabajos. La estructura por
lo general se ilustra con un organigrama. Los procesos son actividades que dan vida
al esquema de organización. La comunicación, la toma de decisiones y el desarrollo
de la organización son ejemplo de ella”.
De acuerdo con lo citado, toda empresa consta necesariamente de una
estructura organizacional o una forma de organización de acuerdo a sus necesidades,
por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el
funcionamiento de la empresa, esta con el fin de cumplir las metas propuestas y
lograr el objetivo deseado.
Elementos de la Estructuración de la Organización
Los diversos estudios señalan como elementos comunes de la estructuración
de la organización, aspectos relacionados con:
La coordinación del trabajo, como el ajuste mutuo, la estandarización y la
influencia jerárquica (supervisión y control).
Los parámetros de diseño como la especialización, la formalización, la
complejidad, la centralización, y la departamentalización.
Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.
Permite que la organización persiga la adaptabilidad y eficacia, igualmente la
eficiencia en los departamentos funcionales.
Proporciona una buena alineación entre los departamentos, basada en su buen
funcionamiento en las actividades.
Desempeño Laboral
Es el comportamiento del trabajador en la búsqueda de los objetivos fijados,
este constituye la estrategia individual para lograr los objetivos. (Chiavenato, 2000,
P.359). El Desempeño Laboral se puede definir, según Bohórquez, como el nivel de
ejecución alcanzado por el trabajador en el logro de las metas dentro de la
organización en un tiempo determinado (citado en Araujo y Guerra, 2007).
El desempeño laboral es el nivel mostrado por el trabajador para alcanzar los
objetivos organizacionales e individuales”. Además, otra definición interesante es la
que usa Chiavenato, ya que expone que “El desempeño es eficacia del personal que
trabaja dentro de las organizaciones, la cual es necesaria para la organización,
funcionando el individuo con una gran labor y satisfacción laboral”. (Citado en
Araujo y Guerra, 2007). En este sentido, el desempeño laboral de las personas va a
depender de su comportamiento y también de los resultados obtenidos.
El desempeño laboral, se da en toda organización por parte de los trabajadores
o persona que desempeña una función en dicha organización este puede ser eficiente
o negligente esto va a depender de la motivación o satisfacción por su labor. Es
necesario mantener un buen clima laboral para poder desarrollar tus funciones en los
diferentes cargos, para así lograr los objetivos de la manera más eficaz.
Concepción Teórica de la descripción de cargos y funciones
Las operaciones de cualquier organización deben estar plasmadas y validadas
dentro de la empresa, para que de esa manera se tenga la certificación y claridad de lo
que se está realizando; esto es vital para el desempeño organizacional y se obtiene a
través de la existencia y uso de los manuales, definidos por Catacora (1996) como:
“documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y
documentar los procedimientos contables y no contables” (pág. 74).
Otros autores como Hochman y Montero (2000), conceptualizan un manual
como: “la recopilación por escrito de los procedimientos que deben ser seguidos para
llevar a cabo las operaciones administrativas de una empresa y pueden incluir
también políticas y normas de la misma” (p.103). Es decir, las definiciones de cargos
servirán de canales de información para las personas dentro de una empresa, y por lo
tanto gracias a la implementación y uso de los mismos se conocerán lineamientos y
parámetros para desempeñar y llevar a las obligaciones y deberes correspondientes.
Descripción de Funciones
Las descripciones de funciones de trabajo nos sirven para articular los perfiles
de los empleados y de los candidatos en los procesos de selección en el logro de los
objetivos de la organización, esto quiere decir que deben formar parte de la estrategia
de la misma. Es importante resaltar que esta función tiene como meta el análisis de
cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan.
Clasificación de Funciones.
Una vez obtenidas las funciones que se realizan en los diferentes puestos, se
procederá a efectuar su clasificación, atendiendo criterios de forma y contenido, lo
cual facilitará una adecuada agrupación de ellas.
Por su Forma -Similares -Equivalentes. Por su Contenido -Operación. -
Control. -Supervisión. -Coordinación. -Programación. -Evaluación. -Asesoría.
De esta manera, Fayol, destaca que toda empresa debe de cumplir con seis
funciones básicas:
Funciones técnicas: Se refiere a las funciones empresariales que están
directamente ligadas a la de producción bienes y servicios de la empresa, como
disponibilidades, por ejemplo, las funciones productivas, las de manufactura, las de
adaptación y operación, entre otros, siendo una función primordial ya que es la razón
de la organización.
 Funciones comerciales: Están relacionadas con las actividades de compra,
venta e intercambio de la empresa, es decir, debe saber tanto producir eficientemente
como comprar y vender bien, haciendo llegar los bienes y servicios producidos al
consumidor.
Funciones financieras: Esta función implica la búsqueda y el manejo del
capital, donde el administrador financiero prevé, planea, organiza, integra, dirige y
controla la economía de la empresa, con el fin de sacar el mayor provecho de las
evitando aplicaciones imprudentes de capital.
 Funciones de seguridad: Son las que ven por el bienestar de las personas que
laboran en dicha organización, con relación a su protección, a los enseres con que
cuenta y al inmueble mismo, por ejemplo, la seguridad de higiene, la industrial,
privada, personal.
Funciones contables: Estas funciones se enfocan en todo lo que tiene que ver
con costos, inventarios, registros, balances y estadísticas empresariales; la
contabilidad cuenta con dos funciones básicas, la de llevar un control de los recursos
que poseen las entidades comerciales, y el informar mediante los estados financieros
las operaciones realizadas.
Funciones administrativas: Se encargan de regular, integrar y controlar las
cinco funciones anteriores, realizando actividades y/o deberes al tiempo que se
coordinan de manera eficaz y eficiente en la cual se implementa la planificación,
organización, dirección, la coordinación y el control. Una organización funciona de
forma correcta cuando existe una sincronía de los elementos divididos en áreas que se
establecen anteriormente. Si existe un fallo en alguna de ellas, sus consecuencias se
reflejarán en el resto de las categorías y la organización no podrá funcionar de forma
correcta. Todos los integrantes de la empresa tienen cierta participación en todas las
áreas establecidas, a pesar de su empleo específico, cada parte de la organización es
tan importante como ésta vista como una totalidad.
Bases Legales
Toda investigación está compuesta por teorías, métodos, bases teóricas y
bases legales, entre otros componentes de estudio, las bases legales constituyen la
condición política del desarrollo de los planes del estado, es decir se parte de la
legalidad de los actos o fuentes del derecho que le dan basamento legal a la
investigación en las cuales tenemos:
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
Artículo 87. Toda persona tiene derecho al trabajo y el deber de trabajar. El
Estado garantizará la adopción de las medidas necesarias a los fines de que toda
persona puede obtener ocupación productiva, que le proporcione una existencia digna
y decorosa y le garantice el pleno ejercicio de este derecho. Es fin del Estado
fomentar el empleo. La ley adoptará medidas tendentes a garantizar el ejercicio de los
derechos laborales de los trabajadores y trabajadoras no dependientes. La libertad de
trabajo no será sometida a otras restricciones que las que la ley establezca. Todo
patrono o patrona garantizará a sus trabajadores y trabajadoras condiciones de
seguridad, higiene y ambiente de trabajo adecuados. El Estado adoptará medidas y
creará instituciones que permitan el control y la promoción de estas condiciones.
Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras
(LOTTT) Artículo 26.
Toda persona tiene el derecho al trabajo y el deber de trabajar de acuerdo a sus
capacidades y aptitudes, y obtener una ocupación productiva, debidamente
remunerada, que le proporcione una existencia digna y decorosa. Las personas con
discapacidad tienen igual derecho y deber, de conformidad con lo establecido en la
ley que rige la materia. El estado fomentará el trabajo liberador, digno, productivo,
seguro y creador.
Artículo 30.
Toda persona es libre para dedicarse al ejercicio de cualquier actividad laboral
sin más limitaciones que las previstas en la constitución y las que establezcan las
leyes. Ninguna persona podrá impedirle el ejercicio del derecho al trabajo a otra, ni
obligarla a trabajar contra su voluntad.
Artículo 55.
El contrato de trabajo, es aquel mediante el cual se establecen las condiciones
en las que una persona presta sus servicios en el proceso social de trabajo bajo
dependencia, a cambio de un salario justo, equitativo y conforme a las disposiciones
de la constitución de la República Bolivariana de Venezuela y esta Ley.
Artículo 98.
Todo trabajador o trabajadora tiene derecho a un salario suficiente que le
permita vivir con dignidad y cubrir para sí y su familia las necesidades materiales,
sociales e intelectuales. El salario goza de la protección especial del estado y
constituyen un crédito laboral de exigibilidad inmediata. Toda mora en su pago
genera intereses.
 Como se señala en las leyes según cada artículo antes mencionado, es de vital
importancia establecer y cumplir de manera adecuada las normas que amparan al
trabajador como ser social digno que desempeña una labor en alguna entidad pública
y privada, brindándole esta la seguridad y bienestar que el trabajador merece.
Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo
(LOPCYMAT) (2007)
Artículo 6.
Los empleadores o empleadoras que contraten uno o más trabajadores o
trabajadoras bajo su dependencia, independientemente de la forma o términos del
contrato de trabajo, están obligados a afiliarlos, dentro de los primeros tres (3) días
hábiles siguientes al inicio de la relación laboral, en el Sistema de Seguridad Social y
a cotizar al Régimen Prestacional de Seguridad y Salud en el Trabajo, de
conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica del Sistema de Seguridad Social y
en esta Ley. Igualmente, los empleadores o empleadoras deben informar la
suspensión y terminación de la relación laboral dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes a la suspensión o terminación de la relación de trabajo.7)
Artículo 53. Los trabajadores y las trabajadoras tendrán derecho a desarrollar
sus labores en un ambiente de trabajo adecuado y propicio para el pleno ejercicio de
sus facultades físicas y mentales, y que garantice condiciones de seguridad, salud y
bienestar adecuado:
1. Ser informados, con carácter previo al inicio de su actividad, de las
condiciones en que ésta se va a desarrollar, de la presencia de sustancias tóxicas en el
área de trabajo, de los daños que las mismas puedan causar a su salud, así como los
medios o medidas para prevenirlos.
2. Recibir formación teórica y práctica, suficiente, adecuada y en forma
periódica, para la ejecución de las funciones inherentes a su actividad, en la
prevención de accidentes de trabajo y enfermedades ocupacionales, y en la utilización
del tiempo libre y aprovechamiento del descanso en el momento de ingresar al
trabajo, cuando se produzcan cambios en las funciones que desempeñe, cuando se
introduzcan nuevas tecnologías o cambios en los equipos de trabajo. Esta formación
debe impartirse, siempre que sea posible, dentro de la jornada de trabajo y si
ocurriese fuera de ella, descontar de la jornada laboral...
Artículo 55. Los empleadores y empleadoras tienen derecho a:
1. Exigir de sus trabajadores y trabajadoras el cumplimiento de las normas de
higiene, seguridad y ergonomía, y de las políticas de prevención y participar en
los programas para la recreación, utilización del tiempo libre, descanso y
turismo social que mejoren su calidad de vida, salud y productividad...
7. Exigir a los trabajadores y trabajadoras el uso adecuado y mantener en
buenas condiciones de funcionamiento los sistemas de control de las
condiciones inseguras de trabajo instalados en la empresa o puesto de trabajo.
Artículo 59. A los efectos de la protección de las trabajadores y trabajadoras,
el trabajo deberá desarrollarse en un ambiente y condiciones adecuadas de manera
que:
2. Adapte los aspectos organizativos y funcionales, y los métodos, sistemas o
procedimientos utilizados en la ejecución de las tareas, así como las maquinarias,
equipos, herramientas y útiles de trabajo, a las características de los trabajadores y
trabajadoras, y cumpla con los requisitos establecidos en las normas de salud,
higiene, seguridad y ergonomía...
7. Garantice todos los elementos del saneamiento básico en los puestos de trabajo, en
las empresas, establecimientos, explotaciones o faenas, y en las áreas adyacentes a los
mismos.
Memoria descriptiva de la Empresa
Reseña Histórica
La OFICINA ADMINISTRATIVA/CONTABLE Y JURIDICO, López &
Alvarado Rif: V-13.868.566-3, ubicada en el centro de la ciudad de Quibor,
Municipio Jiménez del Estado Lara, específicamente en la Av. 6 entre calle 8 y 9,
edificio ASWIK Primer piso, Oficina 2 y 4. Nace de la idea de los señores Danny
López y Adanly Alvarado de formar una empresa.
Desde su inicio aproximadamente dos años labora con el deseo de surgir y
satisfacer las necesidades y peticiones de las personas que utilizan sus servicios. Ellos
en su afán de tener su propio negocio deciden unirse para crear lo que hoy es la
oficina López& Alvarado.
La eficacia, el buen servicio junto con la experiencia adquirida en los años de
estudio, la responsabilidad y la relación con sus clientes lograron que una pequeña
oficina conformada por un Administrador y un Contador Público, evolucionara para
brindar sus servicios a personas Naturales y Jurídicas, que se han formado y han
crecido gracias a los buenos consejos brindados por estos profesionales, generando
crecimiento financiero, mejoramiento de su infraestructura y el desarrollo de su
competente talento humano, con el cual interactuamos garantizando a sus clientes una
excelente calidad en nuestros servicios.
Visión
Señala los objetivos o propósitos que la organización quiere alcanzar en un
periodo de tiempo establecido por ello debe plantearse un reto y debe ser concreto,
estimuladora de la acción y del compromiso.
Prestar calidad y excelencia en el proceso administrativo, Contable y Jurídico,
basada en la aplicación de políticas renovadoras y avances tecnológicos para el logro
de nuevas metas, así como también brindar un buen servicio legal de una manera
profesional teniendo como meta realizar un trabajo con la mayor eficiencia de
acuerdo con las necesidades de los clientes.
Misión
Ser un grupo de trabajo que con esfuerzo y dedicación aplique los
conocimientos y experiencias que hemos adquirido a lo largo de nuestra profesión
para prestar servicios Administrativos/Contables y Jurídicos, a todas aquellas
pequeñas y grandes empresas que inician un negocio y tienen el deber de cumplir con
todas las leyes y reglamentos establecidos por el legislador para el buen
funcionamiento de las mismas, y de esta manera satisfacer las necesidades de cada
uno de nuestros clientes.
Identificación de la razón de ser de la organización, su radio de acción (local,
regional, nacional), los elementos constitutivos, sus clientes, el grado de desarrollo
tecnológico y sus principales fortalezas o cualidades.
 El planteamiento de la misión debe permitir el entendimiento claro de las
características fundamentales de la organización a las personas.
Objetivos
El objetivo principal de la Oficina López & Alvarado, es llevarle la
contabilidad a diversas pequeñas y medianas empresas, y poder crecer y crear una
cadena de oficinas que les permita suplir las necesidades de aquellos que requieren de
los servicios prestados por ella.
Por eso mantiene unas Políticas de calidad como marco de referencia que le
permite desempeñar los siguientes objetivos:
Satisfacer completamente las necesidades de nuestros clientes tanto en la
calidad del servicio prestado, como en el proceso para la resolución de sus problemas.
Cumplir con los tiempos de entrega.
Implementar un sistema de gestión de calidad integral acorde con los
requisitos de la norma APAS que garantice el total cumplimiento de los requisitos
legales y reglamentarios, así como la satisfacción del cliente.
Propiciar en todo momento la mejora continua de cada proceso.

Mantener los equipos utilizados en buen estado para así tener un buen
funcionamiento.
Mantener adecuadamente capacitados a nuestros trabajadores. Garantizando
así el desarrollo y fortalecimiento de sus competencias.
Desarrollar y retener competencias claves.
 ORGANIGRAMA GENERAL

GERENTE
GENERAL

ANALISTAS DE
NOMINAS

ANALISTA DE
GASTOS E
ADMINISTRADOR IMPUESTOS

ANALISTA DE
FACTURACION
CONTADOR

ANALISTA DE
COBRANZA

ANALISTA DE
CONTABILIDAD

CAJERA

CONTROL DE
INGRESO Y
EGRESO
 Definición de términos

Actividades: Es la definición de lo que debe hacer las personas que desempeñan

cargos dentro de una empresa (Diccionario Larousse 1998)

Administración: Gestión, organización y control de una sociedad que realizan los

órganos directivos de la misma (Diccionario de Contabilidad y Finanzas. Pág. 11,
2002)

Criterios de Desempeño. Son los resultados esperados de la actividad laboral que

dan cuenta de la calidad que exige el buen ejercicio de las funciones. Los criterios
permiten determinar si el funcionario alcanza o no el resultado descrito en el
elemento de competencia.

Descripción de Funciones. Son un conjunto de enunciados que indica lo que hace o

debe hacer el funcionario en su cargo, para lograr el propósito principal.

Empresa u Organización: Es el ejercicio profesional de una actividad económica

planificada, con la finalidad o el objetivo de intermediar en el mercado de bienes o
servicios, y con una unidad económica organizada en la cual ejerce su actividad
profesional el empresario por sí mismo o por medio de sus representantes.

Estructura Organizacional: Es el patrón formal del modo en que están agrupados

las personas y los trabajos dentro de una organización. (Gibson, 2003).

Funciones: Son todas aquellas actividades propias de un empleo, facultad u oficio

(Diccionario Enciclopédico Larousse, 1998).

Institución: Es un tipo de organización que mantiene una sustancial inversión de

activos, a menudo a favor de otros. (Diccionario de Administración y Finanzas, s/f).

Nivel Directivo: Agrupa los cargos a los cuales le corresponden funciones de

direccionamiento estratégico, formulación de políticas institucionales y de adopción
de políticas, planes, programas y proyectos. Su caracterización implica el
cumplimiento defunciones de dirección, conducción y orientación.

Nivel Profesional: Agrupa los cargos que ejercen funciones de coordinación,

ejecución y seguimiento de los planes, programas y proyectos institucionales; los
cuales requieren de la aplicación de los conocimientos técnicos y propios de una
carrera profesional diferente a la técnica profesional y tecnológica.

Nivel técnico: Comprende los cargos que ejercen funciones técnicas o de apoyo,
cuyo objetivo es el desarrollo de los procesos y procedimientos misionales y de
soporte, en los cuales predominan actividades técnicas y sin nivel de especialización.

Nivel Asistencial: Comprende los cargos cuyas funciones implican el ejercicio de

actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles
superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales
o tareas de simple ejecución.

Perfiles: Son las exigencias de formación, entrenamiento y experiencias aborales,

concretas y particulares que se deben acreditar para el desempeño del trabajo
específico.
Proceso de Selección de Personal: Es un proceso dinámico en el marco de la
administración del capital humano, cuyo propósito es la búsqueda de candidatos
idóneos para proveer una vacante, en un momento determinado.
Sistema de Variables
Según Hernández, Fernández y Baptista, (2003) una variable es “todo aquello
que va a medir, controlar y estudiar una investigación de estudio” (P.214). La
variable representa una característica de un objetivo de investigación que puede ser
medida, es decir las variables son la construcción o connotación teórica, elementos o
factores que pueden ser clasificados en una o más categorías es posibles medirlas
cuantificarlas según sus propiedades o características. Ellas representan el grado de
abstracción que no puede utilizarse en la investigación por lo tanto hay que
operacionalizarlas. La variable para el presente estudio es: descripción de funciones
administrativas para cargos.
Operacionalización de la Variable
Un investigador necesita traducir los conceptos (variables) a hechos
observables para su medición. Las definiciones señalan las operaciones que se tienen
que realizar para medir la variable, de tal forma, que sean susceptibles de observación
y de cuantificación. De acuerdo con Leedy (2001), señala que tiene que ver tres
cosas: consenso, medición y precisión. Solo se puede manejar lo que se puede medir
y solo se puede medir lo que se define operativamente. Entonces operacionalizar es
definir las variables para que sean medibles y manejables, significa definir
operativamente. En resumen, una definición operacional puede señalar el instrumento
por medio del cual se hará la medición de la variable.

Cuadro 1: Identificación y Definición de las Variables

Objetivo General: Describir las Funciones Administrativas para los cargos

que ejerce el personal de la Oficina Administrativa/Contable y Jurídica, López
&Alvarado, ubicada en el Municipio Jiménez Estado Lara.

Objetivos Específicos Variables Definición

Diagnosticar la estructura Estructura Según Taylor, (2009)

organizativa de la Oficina organizativa Consiste en dividir el
Administrativa/Contable y trabajo y establecer la
Jurídica, López & Alvarado, especialización de
ubicada en el Municipio Jiménez manera que cada hombre,
Estado Lara. desde el gerente hasta el
obrero, ejecute el menor
número posible de
funciones.
Identificar las actividades que Según Chiavenato (2000)
desempeña el personal en la define el desempeño,
Oficina Administrativa/Contable cómo las acciones o
y Jurídica, López & Alvarado, Actividades que comportamientos
ubicada en el Municipio Jiménez desempeña el personal observados en los
Estado Lara. empleados que son
relevantes el logro de los
objetivos de la
organización..

Establecer las funciones

administrativas del personal
Hellriegel,(2002), el buen
considerando los cargos que
gerente desempeña
ejercen en la Oficina Funciones con habilidad cuatro
Administrativa/Contable y administrativas del funciones administrativas
Jurídica, López & Alvarado, personal para los básicas fundamentales:
ubicada en el Municipio Jiménez cargos planeación,
Estado Lara.
organización, dirección y
control.

Fuente: Da Silva (2018)

CUADRO 2: Operacionalización de las Variables

 Variables Dimensiones Indicadores Ítems

-Requisitos físicos 1

Estructura Diagnostico -Responsabilidades 2

Organizativa
-Condición de trabajo
3
- Definición de la
Estructura 4

Actividades -Función del cargo 5

Actividades que -Perfil según el cargo
6
desempeña el personal -Tareas o atribuciones
-Deberes y 7

responsabilidades 8

-Ocupación 9

Funciones Funciones -Control 10

administrativas
administrativas del -Supervisión. 11
personal para los cargos
-Coordinación 12

FUENTE: Da Silva (2018)

CAPÍTULO III.
 MARCO METODOLÓGICO.

Naturaleza de la Investigación

El marco metodológico contiene todo lo relacionado con los procedimientos

sistemáticos que se llevan a cabo para desarrollar una investigación de acuerdo a un
método científico. En cuanto a las características del problema objeto de estudio y los
objetivos de la investigación, así como métodos utilizados para abordar la
información recolectada, su procesamiento y presentación.
La metodología empleada en la investigación, se fundamenta en los diversos
punto de vista presentados por los expertos o especialistas en la materia, en el mismo
se incluyen aspectos tales como el diseño y tipo de investigación, el caso de estudio,
las técnicas e instrumentos para la recolección de información, los cuales se describen
seguidamente:Este se suscribe bajo el enfoque cuantitativo Según Hernández,
Fernández y Baptista (citados por Arbeláez, 2013) señalan que este enfoque
presenta las siguientes características: presencia de un problema de estudio
delimitado y concreto, usa la recolección de datos con base en la medición
numérica y el análisis estadístico, para establecer patrones de comportamiento y
probar teorías.
Diseño de la investigación
En la ejecución del trabajo se realizó una investigación de campo, debido a
que la información se obtuvo directamente de la realidad de la empresa. Al respecto,
Sabino (1992), define el tipo de investigación de campo como: "aquella que se basa
en la información de datos primarios obtenidos directamente de la realidad,
permitiéndole al investigador, hacer revisiones y modificaciones en el caso de que
surjan respecto a su calidad". (p. 94).
De misma forma, se llevó a cabo una investigación de carácter descriptivo, por
cuanto se describirá el fenómeno objeto de estudio; análisis y descripción de cargos,
la cual permitió identificar los factores que inciden en la realidad del estudio.
En ella se analizó la actuación de las funciones administrativas para los cargos
que ejerce el personal de la oficina López & Alvarado, estableciéndose un contacto
muy estrecho con el personal de la institución en el cual se desea conocer el grado de
conocimientos de sus funciones y deberes y en datos secundarios; lo que permite
obtener los datos necesarios para tratar la situación planteada en el estudio.
Así mismo, Santa Palella y Feliberto Martins (2010), define:

La Investigación de campo consiste en la recolección de datos

directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o
controlar las variables. Estudia los fenómenos sociales en su ambiente
natural. El investigador no manipula variables debido a que esto hace
perder el ambiente de naturalidad en el cual se manifiesta. (pag.88).

Con referencia a lo antes mencionado la investigación de campo se refiere al

análisis y recopilación de datos con el fin de facilitar nueva información que sea
capaz de satisfacer las necesidades de dicha investigación. En torno a este estudio
debe de estar constituido por fuentes formales que lo integran, es decir, por la ley
vigente y sus principios generales.
Población
En vista de que la población, objeto de estudio es pequeña no será necesario
de trabajar con una muestra por lo que se manejara la totalidad del personal que
interviene directa e indirectamente en el proceso de nómina de la Oficina
Administrativa y Contable López & Alvarado, lo que constituye un total de diez (10)
personas.
La estructura orgánica y funcional de la Oficina Administrativa y Contable
López & Alvarado, comprende los siguientes niveles:
Consejo de Dirección
Director Ejecutivo
Jefe Administrativo Financiero
Contadora General
Asistente Financiera Responsable de Pagos
Coordinadora de Calidad
Secretaria Asistente de Recepción de Documentos
Asistentes de Pagos Asistentes Contable
 Asistente de Proyectos y Compras Públicas
Receptor - Pagador
Auxiliar de Servicios
Técnicas de investigación.
Técnicas
En esta sección se establece la expresión operativa del diseño de la
investigación y la descripción completa de la forma en que se realiza la misma,
especificando la técnica y el instrumento a utilizar en la recopilación de datos para el
estudio. Comprendiendo que las técnicas e instrumento de recolección de datos es
toda la información que se obtiene de las fuentes y permite su tabulación,
ordenamiento, procesamiento y presentación.
Las técnicas utilizadas en la siguiente investigación fueron:
La Observación: Es una de las técnicas de recolección de datos más comunes y
sencillas de aplicar dentro de los trabajos de investigación, como es el caso de Flames
(2001) comenta: “La observación, es la acción de utilizar los sentidos para estudiar un
problema de investigación” (pág. 26). De esta forma se puede resaltar que, al aplicar
esta técnica, no utilizaran uno o dos de sus sentidos, sino por el contrario, todos los
sentidos con los que cuentan, para captar la información sobre el problema en estudio.
Dewalt & Dewalt, (2002). La observación participante es el proceso que faculta
a los investigadores a aprender acerca de las actividades de las personas en estudio en
el escenario natural a través de la observación y participando en sus actividades.
Revisión Documental: Para Hurtado (2008, p. 427), es una técnica en la cual se
recurre a información escrita, ya sea bajo la toma de datos que pueden haber sido
producto de mediciones hechas por otros o como texto que en sí mismo constituyen
los eventos de estudio.
Para esta investigación se aplicó la técnica de revisión documental, consultando
textos asociados a los sistemas de información bajo ambiente web, de igual forma,

fue estudiada la gestión electrónica de documentos, con el fin de obtener una base de
conocimiento.
 La encuesta: Fue la técnica a aplicar, según Thompson (2013), “es una técnica
de investigación de mercados que consiste en obtener información de las personas
encuestadas mediante el uso de cuestionarios diseñados en forma previa para la
obtención de información específica” (p. 45).
Asimismo, se implementará como instrumento el cuestionario tipo escala de
Likert, que según Thompson (2013) es una escala psicométrica comúnmente utilizada
en cuestionarios y es una de las más implementadas en diferentes tipos de estudios. A
efectos de la presente investigación, se diseña un cuestionario compuesto de veinte
(12) ítems con escala cerrada con alternativas de respuestas SI - NO (Ver anexo A).
El instrumento permite recopilar la información necesaria.
Validez y Confiabilidad del Instrumento
La validez representa uno de los principales requisitos que debe cumplir un
instrumento para que se pueda llevar a cabo su aplicación, el tipo de validez
seleccionada para este proceso de investigación es la de contenido a través del juicio
de expertos. Según Muñoz (2013), la validez del contenido se refiere: “Al grado en
que el instrumento abarca realmente todos o una gran parte de los contenidos o los
contextos donde se manifiesta los eventos que se pretenden medir con esta
investigación”. (p. 72).
El instrumento será sometidos a validez de contenido a través del juicio de tres
expertos; un metodólogo, un profesor o licenciado especialistas en ciencias naturales,
un ingeniero agrónomo, quienes efectuarán una revisión del mismo considerando los
criterios de redacción, coherencia, pertinencia y claridad en la formulación de los
ítems y considerando las opiniones de dichos expertos se redactará el instrumento
para la prueba piloto con cuyos resultados se determinará la confiabilidad. (Ver
anexo B).
Confiabilidad
Como se planteó en el espacio precedente, se aplicará una prueba piloto a diez
estudiantes no pertenecientes a la muestra en estudio, pero con características
similares, con el propósito de determinar la comprensión del instrumento. Para la
prueba de confiabilidad del instrumento (cuestionario) se aplicará el Coeficiente de
Kuder-Richardson (KR-20)
Es el estimado de homogeneidad usado para instrumentos que tienen formatos
de respuestas dicotómicas, (Si - No o Falso - Verdadero), la técnica se establece en
una correlación que es basada sobre la consistencia de respuestas a todos los ítems de
un cuestionario que es administrado una vez. Este coeficiente de confiabilidad a
aplicar se determina mediante la siguiente fórmula:

rkk =
n
n−1 (
1−
Vt )
Σ pi qi
=¿

Donde;
rkk = Coeficiente Kuder & Richardson
n = Número de ítems del instrumento
pi = Proporción de personas que responden correctamente el ítem
qi = 1 – pi
Vt = Varianza de los puntajes totales
Dependiendo del resultado obtenido en esta prueba de consistencia interna se
expondrá la confiablidad del instrumento. Es importante acotar que Ruiz Bolívar
(2012) explica sobre dicha confiabilidad que los resultados pueden oscilar entre O y
1. Donde un coeficiente de O significa una confiabilidad nula y 1 representa el
máximo de confiabilidad óptima, puntualiza este autor que: “… entre más se acerque
el coeficiente a cero (0), hay mayor error en la medición y mientras más se acerque a
1 la medición será mejor” (p. 81)
Técnica de Análisis de Datos
Para Arbeláez (ob. cit), el análisis de datos es donde “el investigador busca en
primer término, describir los datos y posteriormente efectuar el análisis estadístico
para relacionar las variables” (p. 343). De esta manera, la información que se
obtenga con los instrumentos aplicados, se someterán a la estadística descriptiva para
determinar la frecuencia y los porcentajes para cada ítem enunciado. Por
consiguiente, los resultados se presentarán a través de cuadros y gráficos donde cada
ítem aparecerá con su porcentaje y su respectivo análisis.
 Estrategias Procedimentales
Fase I:
Diagnosticar la estructura organizativa de la Oficina Administrativa/Contable
y Jurídica, López & Alvarado, ubicada en el Municipio Jiménez Estado Lara.
Con este objetivo se pretendió realizar un diagnóstico a través de la visita
realizad en la Oficina Administrativa/Contable y Jurídica, López & Alvarado, donde
se ejecutó la técnica de observación directa para captar toda la todo lo relacionado a
las actividades efectuadas en los departamentos con que cuenta dicha oficina
detectándose las funciones administrativas que allí tiene el personal con sus
respectivos cargos, una vez detectada la problemática, se activó el proceso para el
desarrollo de los objetivos de este estudio. Vale mencionar, que la observación
documental fue un apoyo en esta fase para respaldar toda la problemática y de esta
manera abordar la investigación.
Fase II:
Identificar las actividades que desempeña el personal en la Oficina
Administrativa/Contable y Jurídica, López & Alvarado, ubicada en el Municipio
Jiménez Estado Lara.
Con la acción seguida en esta fase se dio paso a direccionar las actividades y
los procedimientos que permitieron favorecer al personal un buen funcionamiento de
su trabajo y lograr un mejor desempeño laboral en la oficina.
Fase III:
Establecer las funciones administrativas del personal considerando los cargos
que desempeñan en la Oficina Administrativa/Contable y Jurídica, López &
Alvarado, ubicada en el Municipio Jiménez Estado Lara.
Como resultado de haber aplicado las fases anteriores se da origen a esta
última fase de este estudio, la cual establece cuales son las funciones administrativas
que ejerce el personal para los cargos, describiendo cada una de las funciones que
ejerce y que desempeñan en la oficina Administrativa/Contable y Jurídica, López &
Alvarado, ubicada en el Municipio Jiménez Estado Lara.
 Materiales y Recursos Utilizados
Los materiales y recursos empleados lo componen documentos e
instrumentos que facilitan la obtención de datos y que a la vez ampara al
investigador en la búsqueda de la información real durante el período de la
investigación. Dado que de estos resultados posteriormente nos dará paso al
desarrollo de las conclusiones y recomendaciones.

Materiales, Recursos y Técnicas

Cuadro N° 3:
Fases Recursos y Técnicas utilizados
Fase I:
Observación directa, cuaderno y
Diagnosticar la estructura organizativa de bolígrafo.
la Oficina Administrativa/Contable y
Jurídica, López & Alvarado, ubicada en el
Municipio Jiménez Estado Lara.

Fase II:

Identificar las actividades que desempeña Documentos, Manual de descripción de

el personal en la Oficina funciones Hoja bolígrafo.
Administrativa/Contable y Jurídica, López
& Alvarado, ubicada en el Municipio
Jiménez Estado Lara.

Fase III:
Establecer las funciones administrativas Manual de descripción de funciones,
del personal considerando los cargos que documentos, leyes.
desempeñan en la Oficina
Administrativa/Contable y Jurídica, López
& Alvarado, ubicada en el Municipio
Jiménez Estado Lara.

Fuente: Da Silva (2018)

 CAPITULO IV

DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN
 En el presente capitulo se llevaron a cabo las fases anteriormente planteadas y
se analizaron y discutieron los resultados obtenidos como respuestas a las
interrogantes establecidas, con el fin de lograr los objetivos pautados en el estudio.
Por lo que se hace indispensable presentarlos en cada una de las fases del estudio, y
verificar que cada uno de estos elementos como: Requisitos físicos,
Responsabilidades, Condición de trabajo-Función del cargo, perfil del cargo, Tareas o
atribuciones Deberes y responsabilidades, Operación-Control, Supervisión,
Coordinación.
Es por ello que en este estudio se utilizó un cuestionario como instrumento de
recolección de información acerca de los elementos en la Descripción de funciones
administrativas para los cargos que ejerce el personal en la Oficina
Administrativa/Contable y Jurídica, López & Alvarado, ubicada en el Municipio
Jiménez Estado Lara, para proceder a realizar el análisis se aplicó el cuestionario
conformado por catorce (12) ítems a la muestra integrada por las personas (10)
personas descritas en el capítulo anterior y así evidenciar los principales hallazgos
encontrados, conectándolos de manera directa con las bases teóricas que sustentaron
la misma.
Se procedió a tabular los datos obtenidos tomando en consideración la
frecuencia de las respuestas captadas en la etapa de aplicación., cuantificadas luego
en porcentajes respecto del total; la información que se obtenga con el instrumento
aplicado, se sometió a la estadística descriptiva para determinar la frecuencia y los
porcentajes para cada ítem enunciado. Por consiguiente, los resultados se presentaron
a través de cuadros y gráficos donde cada ítem aparecerá con su porcentaje y su
respectivo análisis, seguida de la tabla de resultados, completada por un gráfico de
torta o diagrama circular, que representa porcentualmente la relación entre la
totalidad de la muestra y la frecuencia de las respuestas obtenidas, para luego exponer
una interpretación y análisis breve de la tendencia de los datos.
Ítem N° 1. ¿Consideras necesario un manual de descripción de funciones en
donde se identifique los requisitos físicos?
Cuadro N° 4.
 Categoría Respuesta Porcentaje

Si 10 100

No 00 0

Total 10 100%

Fuente: Da Silva (2018)

Gráfico N° 1: Percepción gráfica relacionada al ítem N° 1.

Así mismo, el 100% de los encuestados indicaron que consideran necesario

un manual de descripción de funciones en donde se identifique los requisitos físicos
que tiene que ver con el esfuerzo Físico Necesario, capacidad visual, destreza o
habilidad, y la constitución física necesaria.

Ítem N° 2. ¿Consideras necesario un manual de descripción de funciones en donde se

identifique responsabilidades?
Cuadro N° 5:

Categoría Respuesta Porcentaje

Si 08 80

No 02 20

Total 10 100%

Fuente: Da Silva (2018)

Gráfico N° 2: Percepción gráfica relacionada al ítem N° 2.

El 80 % de los trabajadores consideran necesario un manual de descripción de

funciones en donde se identifique las responsabilidades que tiene el ocupante del
cargo (además del trabajo normal y de sus funciones) por la supervisión directa o
indirecta del trabajo de sus subordinados, por el material, por las herramientas o
equipos que utiliza, por el patrimonio de la empresa . Y un 20 % expresaron que no.

Ítem N°3. ¿Consideras necesario un manual de descripción de funciones en donde se

identifique la condición de trabajo?
Cuadro N° 6:
 Categoría Respuesta Porcentaje

Si 07 70

No 03 30

Total 10 100%

Fuente: Da Silva (2018)

Gráfico N°3: Percepción gráfica relacionada al ítem N° 3.

En el ítem N° 3 un 70 % considera necesario un manual de descripción de

funciones en donde se identifique la condición de trabajo que son las condiciones
ambientales del lugar en donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores, que pueden
hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgo, lo cual exige que el ocupante del
cargo se adapte bien para mantener su productividad y rendimiento en sus funciones,
Ambiente de Trabajo, Riesgos. Solo un 30% manifestaron que no.
Ítem N°4. ¿Considera Ud. que la organización cuenta con una estructura
organizativa bien definida?
Cuadro N° 7:
 Categoría Respuesta Porcentaje

Si 10 100

No 00 0

Total 10 100%

Fuente: Da Silva (2018)

Gráfico N°4: Percepción gráfica relacionada al ítem N°4.

Las personas entrevistadas afirmaron en un 100 % que la organización cuenta
con una estructura organizativa bien definida en cuanto a los cargos que ejerce el
personal de esa oficina.

Ítem N° 5. ¿Conoce Ud. cuál es su cargo en la empresa?

Cuadro N°8:

Categoría Respuesta Porcentaje

 Si 10 100

No 00 0

Total 10 100%

Fuente: Da Silva (2018)

Gráfico N°5: Percepción gráfica relacionada al ítem N°5.

El 100 % de los trabajadores respondieron que el cargo que ocupan en la

empresa si tiene relación con la experiencia y conocimientos que poseen para
desempeñar dicho cargo.

Ítem N°6. ¿Crees que las funciones para los cargos en los distintos departamentos son
ocupados de acuerdo a su perfil profesional?
Cuadro N° 9:
Categoría Respuesta Porcentaje

Si 06 60

No 04 40

Total 10 100%

Fuente: Da Silva (2018)

Gráfico N° 6: Percepción gráfica relacionada al ítem N°6.

Los entrevistados señalaron en un 60 % que las funciones para los cargos en
los distintos departamentos son ocupados de acuerdo a su perfil profesional los cuales
le corresponden funciones de direccionamiento estratégico, formulación de políticas
institucionales y de adopción de políticas, planes, programas y proyectos. Su
caracterización implica el cumplimiento defunciones de dirección, conducción y
orientación. Solo un 40 % no admitieron.
Ítem N° 7¿Conoces tus atribuciones a desempeñar en tu puesto asignado por la
oficina?

Cuadro N°10:
Categoría Respuesta Porcentaje

Si 07 70

No 03 30

Total 10 100%

Fuente: Da Silva (2018)

Gráfico N°7: Percepción gráfica relacionada al ítem N°7.

El personal entrevistado admite en un 70% que conocen sus atribuciones a
desempeñar en su puesto asignado por la oficina, mientras que un 30% no lo admiten

Ítem N° 8. ¿Sabes cuáles son tus deberes y responsabilidades en cargo asignado?

Cuadro N°11:
Categoría Respuesta Porcentaje

Si 08 80

No 02 20

Total 10 100%

Fuente: Da Silva (2018)

Gráfico N° 8: Percepción gráfica relacionada al ítem N°8.

El personal entrevistado manifestaron en un 80% saber cuáles son tus deberes y
responsabilidades en cargo asignado, tienen cierta participación en todas las áreas
establecidas, a pesar de su empleo específico, cada parte de la organización es tan
importante como ésta vista como una totalidad. Solo un 20% señalaron que
desconocen sus deberes y ciertas responsabilidades.
Ítem N° 9. ¿El cargo que ocupa en la empresa está en relación en su caso con la
experiencia que Ud. Tiene?

Cuadro N° 12:
Categoría Respuesta Porcentaje

Si 09 90

No 01 10

Total 10 100%

Fuente: Da Silva (2018)

Gráfico N°9: Percepción gráfica relacionada al ítem N°9.

Los trabajadores señalaron en un 90% que el cargo que ocupa en la empresa
está en relación en su caso con la experiencia que tienen en sus funciones
administrativas solo un 10% manifestó que no relaciona.
Ítem N°10. ¿Realiza actividades de control que tienen relación con su puesto de
trabajo?

Cuadro N° 13:
Categoría Respuesta Porcentaje

Si 10 100

No 00 00

Total 10 100%

Fuente: Da Silva (2018)

Gráfico N°10: Percepción gráfica relacionada al ítem N°10.

Los trabajadores señalaron en un 100% que realizan actividades de control
que tienen relación con su puesto de trabajo.
Ítem N°11. ¿Tu trabajo es supervisado periódicamente?

Cuadro N° 14:
Categoría Respuesta Porcentaje

Si 04 40

No 06 60

Total 10 100%

Fuente: Da Silva (2018)

Gráfico N°11: Percepción gráfica relacionada al ítem N°11.

Los trabajadores señalaron en un 40 % que su trabajo no es supervisado
periódicamente, solo lo hacen de vez en cuando.
Ítem N°12. ¿Existe una buena coordinación de trabajo en relación a las funciones
que ejerce el personal?

Cuadro N° 15:
Categoría Respuesta Porcentaje

Si 08 80

No 02 20

Total 10 100%

Fuente: Da Silva (2018)

Gráfico N°12: Percepción gráfica relacionada al ítem N°12.

Finalmente los trabajadores que fueron entrevistados señalaron en un 80%
que existe una buena coordinación de trabajo en relación a las funciones que ejerce
el personal en la en la Oficina Administrativa/Contable y Jurídica, López &
Alvarado, ubicada en el Municipio Jiménez Estado Lara
 CAPITULO V

CONCLUSIONES-RECOMENDACIONES

Conclusiones

De lo expuesto anterior se puede concluir el desconocimiento de las

funciones que existen en la organización, los requisitos, responsabilidades y más
aspectos que involucra el cargo es uno de los principales problemas que afectan a la
empresa Asimismo al no contar con una descripción de funciones les resulta
imposible a la empresa realizar una distribución adecuada de los puestos. El no
contar con una guía, instructivo o documento en donde se detallen cuáles son las
tareas o funciones a desempeñar en el puesto de trabajo genera dualidad de funciones
y excesiva rotación del personal, muchos trabajadores se sienten como comodines ya
que se les asignan tareas conforme las necesidades que así lo precisan.
De acuerdo a los objetivos planteados en el estudio surgen la siguientes
conclusiones:
Con el objetivo N° 1, se pretendió realizar un diagnóstico a través de la visita
realizada en la Oficina Administrativa/Contable y Jurídica, López & Alvarado, donde
se ejecutó la técnica de observación directa para captar toda todo lo relacionado a las
actividades efectuadas en los departamentos con que cuenta dicha oficina
detectándose las funciones administrativas que allí tiene el personal con sus
respectivos cargos, una vez detectada la problemática, se activó el proceso para el
desarrollo de los objetivos de este estudio.
Con relación al objetivo N 2 se identificó las actividades y los procedimientos
que desempeña el personal en la Oficina Administrativa/Contable y Jurídica, López
& Alvarado, que permitieron favorecer al personal un buen funcionamiento de su
trabajo y lograr un mejor desempeño laboral en la oficina.
Del mismo modo, se estableció las funciones administrativas del personal
considerando los cargos que desempeñan en la Oficina Administrativa/Contable y
Jurídica, López & Alvarado, describiendo cada una de las funciones que ejerce y
que desempeñan en dicha oficina .
Recomendaciones
Se recomienda a la empresa tomar en consideración el estudio realizado tanto
del manual de funciones como el de evaluación de funciones ya que le permitirá a la
organización obtener resultados más favorables reflejados en una producción más
eficiente y eficaz.
Es importante sugerir, dictar charlas en relación al cumplimiento de
capacitación constante del personal. Así mismo, es necesario hacer conocer las multas
y sanciones que implican el incumpliendo para acatar más selectivamente los
requerimientos exigidos en la Ley de administración.
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