Ponencia Minta

TÍTULO: EL MANUAL DE FUNCIONES EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
DE LA EMPRESA GRAIMAN DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA

Autores:
Jhoana Elizabeth Minta Trujillo
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato- Ecuador.
jhoanamt95@uniandes.edu.ec
https://orcid.org/0009-0002-6560-8490
Luis Miguel Bajaña Cedeño
luisbc03@uniandes.edu.ec
https://orcid.org/0009-0005-5448-2126
Ricardo Otelino Corozo Paez
ricardocp43@uniandes.edu.ec
https://orcid.org/0009-0000-0583-1995
Lisenia Karina Baque Villanueva
uq.liseniabaque@uniandes.edu.ec
https://orcid.org/0000-0001-7886-8094
RESUMEN
A lo largo del tiempo, las empresas han manejado su administración en base a
documentos que contienen reglamentos y funciones que permiten la correcta
organización de la misma. Una de estas tantas herramientas son los manuales
de funciones, los cuales efectivamente llevan consigo procesos y procedimientos
para mantener los recursos y sobre todo controlar las actividades, a través de
lineamientos y políticas de las empresas relacionándolos con el giro propio de
sus actividades, como son la producción de bienes o de servicios. Graiman una
empresa que fabrica y distribuye cerámica utiliza esta herramienta enfocándose
principalmente en la administración de los recursos humanos, que son los
principales componentes de la estructura organizacional, puesto que a través de
su desempeño se cumplen metas y objetivos, misiones y visiones. Esta
investigación surge con el objetivo de analizar y sugerir posibles soluciones de
problemáticas en relación al manual de funciones que afectan a los procesos y
procedimientos de esta empresa Graiman, ubicada en la ciudad de Riobamba.
Para el desarrollo de este trabajo investigativo se utilizaron diferentes métodos
analíticos que se basan en técnicas cualitativas y cuantitativas que acogen
encuestas a fuentes directas de la empresa, que nos brindaron información
acerca de la temática propuesta, y por ello se denota que el manual de funciones
no se usa de la manera correcta, puesto que sus lineamientos, no mantienen
una buena organización. Sin embargo, con las posibles soluciones se puede
mejorar para una buena administración, que a la vez puede generar nuevos
ingresos.
Palabras Claves: Manual de funciones, procesos administrativos,

procedimientos, lineamientos, políticas
ABSTRACT
Over time, companies have managed their administration based on documents

that contain regulations and functions that allow the correct organization of the
same. One of these many tools are the function manuals, which effectively carry
with them processes and procedures to maintain resources and above all control
activities, through guidelines and policies of the companies relating them to the
course of their activities, such as the production of goods or services. Graiman,
a company that manufactures and distributes ceramics, uses this tool, focusing
mainly on the administration of human resources, which are the main
components of the organizational structure, since goals and objectives, missions,
and visions are met through their performance. This research arises with the
objective of analyzing and suggesting possible solutions to problems in relation
to the manual of functions that affect the processes and procedures of this
Graiman company, located in the city of Riobamba. For the development of this
investigative work, different analytical methods were used that are based on
qualitative and quantitative techniques that include surveys of direct sources of
the company, which provided us with information about the proposed theme, and
for this reason it is denoted that the functions manual It is not used correctly,
since its guidelines do not maintain a good organization. However, with the
possible solutions it can be improved for a good administration, which in turn can
generate new income.
Keywords: Manual of functions, processes, procedures, guidelines, policies
INTRODUCCIÓN
A lo largo del tiempo, en Ecuador han ido evolucionando diferentes negocios y

empresas que tienen un objetivo en común y es satisfacer las necesidades de
los clientes. Las empresas han surgido con los comerciantes independientes, los
talleres de artesanos y sobre todo los gremios de la Edad Antigua, y se
empezaron a consolidar a través de diferentes estrategias y técnicas que hicieron
que se reconocieran como empresas grandes. En la actualidad han empezado
a concientizar sus acciones enfocándose no solo en la generación de recursos
económicos, sino también la generación de bienestar social y ambiental en todo
el mundo, principalmente en las ciudades de Ecuador las empresas buscan
rendir y cubrir todo lo que un cliente y consumidor desee.
Durante mucho tiempo, el interés de las empresas en el Ecuador por obtener un

mayor desarrollo económico ha desatado diversas necesidades, una de ellas son
las de aplicar diferentes técnicas que contienen a la vez lineamientos
socialmente responsables con la finalidad de mantener una buena relación con
sus grupos de interés, que a la vez también conlleva un mejor eficiencia y
eficacia. Además cabe mencionar que las empresas deben utilizar herramientas
esenciales para la gestión, ya que ayuda a establecer un marco claro y coherente
para las operaciones y actividades diarias, como es el caso del manual de
funciones.
Por lo antes mencionado se plantea la siguiente pregunta de investigación:

¿Cómo incide el manual de funciones y procedimientos internos para la gestión
administrativa el Grupo Industrial Graiman?
Analizar el manual de funciones es bastante importante, para el autor Paqui

(2018) “El manual de funciones y procedimientos es una herramienta técnica y
procedimental completamente necesaria para la administración del talento
humano que esta meramente vinculado a cada uno de los cargos
ocupacionales”. Por eso decimos que aquí se puede encontrar de manera
ordenada y sistemática toda la información acerca de aspectos organizacionales
para la mejor ejecución de cada trabajo, y la relación que se consigna entre los
objetivos y la misión empresarial.
Entre los principales objetivos se plantean diferentes cumplimientos

constitucionales, legales y reglamentarios sobre la necesidad de establecer
funciones de cada uno de los cargos y responsabilidades que desempeñen las
personas y sobre todo los requisitos para satisfacer las necesidades
organizacionales, así mismo la eficiencia y la eficacia en la prestación de los
servicios de cada cliente y a la vez contribuir con el logro de la competitividad.
(Villafuerte Burgos, 2018)
Es importante analizar la influencia del uso del manual de funciones y de los

procedimientos en cada actividad y si los procesos están correctamente
planteados para el cumplimiento de objetivos. Para direccionar la organización
hacia el alcance de resultados concretos de productividad, rentabilidad y
mejoramiento continuo, se hace indispensable también tomar en cuenta la
implementación de procesos administrativos, con el fin de apoyar la interacción
de los colaboradores de cada nivel y de cada área.
Según Tenorio (2019) afirma que: “El Manual de Funciones, es un instrumento

de trabajo que emite de cierto modo un conjunto de normas y tareas que realizan
por quienes conforman la empresa, para desarrollar las rutinas o labores
cotidianas. Para que este pueda ser puesto en marcha, primero se deben tomar
en cuenta procesos que son interrelacionados entre sí.”
➢ Planeación
➢ Organización
➢ Dirección
➢ Control
La planeación, termino de gran importancia para la construcción de cualquier tipo

de actividad o refiriéndonos también a una empresa, pues esta es la que nos
ayuda a designar directrices, definir estrategias y seleccionar estrategias, que
ayudan a generar una orientación sea económica, social y política, de esta
manera determinando que acciones se van a tomar antes, durante y después de
las diferentes situaciones que se puedan presentar. (Murcia, 2020)
La organización es una etapa de los procesos empresariales, es aquí donde

diversas empresas se enfocan en crear todo acerca de la administración (Enao,
2008). Los procedimientos se basan en un conjunto o sucesión de actuaciones,
ordenado y orientado a alcanzar un objetivo preestablecido por el ordenamiento
jurídico, para la producción de actos resolutorios y para la ejecución de actos
declarativos previos. (Crespo, 2018)
Es importante también conocer acerca de la dirección, para Gonzalez (2018) la

dirección es la etapa del proceso administrativo con la que se busca influir
positivamente en las personas que integran la organización con el objetivo de
incrementar su contribución a las metas grupales. La etapa de dirección implica
trabajar con y a través de las personas para lograr los objetivos.
Es decir que esta etapa del proceso, ayuda a resolver los conflictos de los grupos
de trabajo, influir en los individuos o en los equipos durante la ejecución de las
tareas, seleccionar los canales de comunicación más efectivos o afrontar de
cualquier manera problemas relacionados con el comportamiento del personal.
El control es la etapa del proceso administrativo que permite garantizar que las
actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas. Aunque una
empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada
y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real
de la organización a menos de que exista un mecanismo por el cual cerciorarse
de que lo efectuado va de acuerdo con los objetivos. (Blandez, 2018).
Así se dice que el objetivo de esta etapa consiste en ver que todo se haga
conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar
los errores o desvíos con el fin de plantear correctivos, rectificarlos y evitar su
repetición.
Estos procesos basan su conjunto de actividades en etapas a seguir para la

gestión de todos los recursos internos, que abarcan el capital humano,
tecnológico y sobre todo financiero. Además de ello dicta cada procedimiento
para que estos se vayan realizando de una manera más eficiente y alineada con
los objetivos de la organización o de la empresa. (Duque, 2019)
Los procesos administrativos evolucionaron desde la organización primitiva,

pasando por diversas civilizaciones, atravesando periodos como el feudal,
abordaron las tribus indígenas y estuvieron incluidos en las etapas de conquista
y guerra cuando las personas planeaban sus actividades antes de ponerlas en
desarrollo y han tenido éxito, es por esto que de acuerdo al paso del tiempo las
empresas han ido trabajando con estos procesos que han mejorado cada día
más y siguen mejorando con el avance de la tecnología.
La importancia de estos procesos administrativos radica en que son la base

fundamental del manual de funciones. Una organización como ente social
implica una estructura que debe armonizar sus elementos fundamentales: las
personas, las tareas y la administración. Por consiguiente, el proceso
administrativo busca armonizar estos elementos; planeando acciones,
organizando las cosas, integrando recursos, ejecutando tareas, ordenando y
controlando resultados, proceso y fundamentalmente generando mecanismos de
comunicación para dar a conocer sus ideas. (Plata, 2017).
Por otro lado, las organizaciones deben prepararse para la adaptación rápida y
eficiente a los avances tecnológicos, preferencias del cliente, exigencias del
mercado, competencias y sobre todo las variaciones que se puedan presentar
con el paso del tiempo. Ya que todo esto implica que puedan o no favorecer a
los propósitos del cambio organizacional mediante los procesos que hemos
mencionado anteriormente. Como proceso hacia el cambio, los procesos
administrativos inducen a lo planeado, es decir que se intenta de manera
consciente y deliberada, con el propósito de cumplir un objetivo establecido.
Como resultado, estos procesos deben ser dependientes, armónicos y sobre
todo complementarios entre sí para que se pueda garantizar los logros y
mejoramientos en el cambio y desarrollo de la empresa, evitando el riesgo de
que puedan existir dificultades.
La elaboración, aplicación e implementación del Manual de Funciones y

Procedimientos, es fundamental en la estructura organizacional, ya que, con esta
herramienta se identifican los propósitos y necesidades de la empresa, además,
permita precisar las tareas, líneas de autoridad, determinar las
responsabilidades, evitar duplicidad de funciones, con el fin de lograr los
objetivos trazados por la organización de manera eficaz y eficiente. (Ramos,
2018)
MÉTODOS
Para el desarrollo de esta investigación se consideró el método cuantitativo que

permitió la recolección de datos y cualitativo que facilitó la obtención de
información acerca de la incidencia del manual de funciones, procesos y
procedimientos en la empresa Graiman de la ciudad de Riobamba. Se aplicó la
metodología descriptiva y analítica que permitió conocer cuáles son las posibles
falencias para que estos lineamientos no estén teniendo éxito como debería.
Además, se utilizaron fuentes de carácter primario, la población objeta de estudio

estuvo conformada por colaboradores de la empresa y fuentes de carácter
secundario que son las opiniones de diversos autores en relación a la temática.
Además, se hizo uso de la encuesta como instrumentos de recolección de datos,
la cual se aplicó a una muestra compuesta por 50 individuos que pertenecen a
la empresa estudiada, con la finalidad de analizar y sugerir posibles soluciones
de problemáticas en relación al manual de funciones que afectan a los procesos
y procedimientos de esta empresa Graiman, ubicada en la ciudad de Riobamba.
RESULTADOS:
A continuación se presentan los resultados obtenidos de la encuesta aplicada a

los colaboradores de la empresa Graiman de la ciudad de Riobamba.
Pregunta 1: ¿La empresa Graiman cuenta con un manual de funciones?
Figura 1 Existencia del manual de funciones en la empresa
Existencia del manual de funciones

No
0%
No
Si
100%
Elaborado por: Los autores.

Análisis
La figura 1 refleja que el 100% personas encuestadas pertenecientes a la
empresa, afirmaron que, en efecto Graiman si cuenta con un manual de
funciones. Esto quiere decir que la administración y función de esta empresa
depende abiertamente del uso de este manual.
Pregunta 2: ¿Quién realiza el manual de funciones de la empresa?
Figura 2 Persona que elabora el manual de funciones
Quién realiza el manual de funciones
No tengo
conocimiento
17%
Gerencia General
Gerencia de
Gerencia Asesor Legal
Operaciones
General
11% Gerencia de Operaciones
50%
No tengo conocimiento
Asesor Legal
22%
Elaborado por: Los autores
Análisis
La figura 2 revela información acerca de qué persona o departamento realiza el
manual de funciones. El 50% de los encuestados han seleccionado a la gerencia
general como los encargados de realizar este documento, el 22% afirma que es
el asesor legal de la empresa quien lo hace, otro 11% de la muestra señala que
la responsable de hacer este manual es la gerencia de operaciones, y existe un
17% de personal que deduce que no tiene conocimiento acerca de esta temática,
esto quiere decir que más de la mitad si conoce acerca de los encargados de
realizar el manual de funciones, sin embargo existe un porcentaje que no lo sabe,
y es una condición de conocimiento que se debería mejorar.
Pregunta 3: ¿Qué procesos y procedimientos conlleva el manual de
funciones diseñado por su empresa?
Figura 3 Procesos y procedimientos del manual de funciones.
Procesos y Procedimientos del manual de

funciones
17%
Procesos administrativos
0%
13% Procesos de control
organizacional
70% Procesos y procedimientos de
control de eeconomía
No tengo conocimiento

Análisis
La figura 3 refleja que el 70% de encuestados indican que los procesos que
conlleva el manual de funciones manejado por la empresa, son procesos
administrativos es decir que engloba toda la administración de la empresa, un
17% no tienen conocimiento exacto de cada proceso y procedimiento, un 13%
son procesos de control organizacional directamente, finalmente un 0% afirma
que estos procesos son para controlar el ámbito económico, aunque el objetivo
del manual de funciones también tenga visiones económicas no está vinculado
directamente.
Pregunta 4: ¿Los trabajadores reciben la suficiente información que les

permita diseñar y adaptarse a cada una de sus funciones?
Figura 4 Trabajadores reciben información de sus funciones
Trabajadores reciben información de sus

funciones
NO SI
32%
68%

Análisis
Los datos obtenidos, revelan que el 68% de los encuestados si reciben la
suficiente información que les permite diseñar de una manera correcta sus
funciones y a la vez adaptarse a cada una de ellas. El 32% de ellos no reciben
la información adecuada para cada una de sus responsabilidades. Se puede
notar que existen falencias de acuerdo al brindar conocimiento acerca de cada
función que debe realizar cada colaborador, que debe estar inscrita además en
el manual de funciones.
Pregunta 5. ¿Le han asignado otras actividades laborales que no sean de

su correspondencia?
Figura 5 Actividades no correspondidas
Actividades no correspondidas
0%
Si, con frecuencia
3%
15%
Cuando suscita una
emergencia
Pocas veces
82%
Nunca

Análisis
El 82% han tenido que cumplir otras actividades que no les corresponden debido
a cualquier emergencia que presente la empresa, un 15% solamente se les ha
asignado actividades sin ninguna razón o motivo, un 3% pocas veces han
cumplido tareas que no son suyas y por último no ha existido personal que no
haya tenido que cumplir otras responsabilidades. Por ello se dice que la empresa
debería mejorar el ordenamiento de las funciones al personal.
Pregunta 6. ¿El manual de funciones ha sido útil en los últimos años?
Figura 6 Utilidad del manual de funciones
Utilidad del manual de funciones
18%
Si
No
82%

Análisis
En la figura 6 refleja que el 82% de las personas encuestadas afirman en sus
respuestas que según su criterio el manual de funciones, si ha sido útil en los
últimos años, mientras que el 18% restante dice que no ha sido útil en estos
años, sea por diferentes razones o por falta de conocimiento acerca de la
existencia de este documento. Sin embargo, no se descarta la idea de que sus
labores estén dentro del mismo.
DISCUSIÓN
Ecuador posee 17,6 millones de habitantes y es un importante mercado de

cerámica y productos de la construcción. La construcción ocupa más del 8% del
PIB del país. El mercado de cerámica y porcelanato se estima en más de 36
millones de m2 (2,04 m2 / per cápita) y la fabricación está concentrada en dos
grupos empresarios. El GIG (Grupo Industrial Graiman) que es propietario de
Graiman y el grupo Eljuri es dueña de Ecuacerámica, Rialto e Italpisos. (Sol,
2022)
Por ello, estos grupos económicos poseen una similar o consciente participación
de mercado. Tomando en cuenta además que la producción nacional es
responsable de parte del volumen y el resto es completamente producto
importado.
Durante mucho tiempo, Graiman ha asignado actividades a su personal, con la
finalidad de ordenar la producción y administración de la empresa, sin embargo,
de acuerdo a los últimos reportes de investigaciones anteriores se puede
registrar que no han tenido mucho éxito.
Graiman ha optado por utilizar manuales de funciones, porque gracias a ello han
logrado identificar y diferenciar todos los procesos estratégicos de la empresa,
ya sean macroprocesos, procesos de apoyo y operativos. Además de que este
documento ha ayudado a dividir el trabajo de manera correcta, con la creación
de cargos, asignación de funciones y sobre todo direccionando correctamente
las responsabilidades y competencias que cada recurso empresarial que se
debe cumplir para el éxito de la misma.
Lo que también se vuelve necesario para esta investigación son los elementos
organizacionales que tiene Graiman, para después de ello conocer su estructura
organizacional y por tal denotar y mejorar las actividades asignadas a cada
recurso de esta empresa. Primero se mencionan ciertos aspectos empresariales
para lo cual se ha tomado en cuenta información de carácter secundario.
Estructura Organizacional Graiman
La estructura organizacional genera orden en una empresa identificando y

clasificando las actividades de la empresa, agrupando en divisiones o
departamentos, asignando autoridades para la toma de decisiones y
seguimiento.
Tabla 1 Recurso Humano de la Empresa Graiman
RECURSOS CANTIDAD
Gerente 1
Director de área 2
Gerentes de área 11
Jefes de planta 6
Oficiales de Mantenimiento 10
Coordinadores 10
Cajera 1
Analista Financiero 1
Electricista 2
Técnico de soporte 4
Bodeguero y ayudante 2
TOTAL DE COLABORADORES 50
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL GRAIMAN
Figura 7 Estructura organizacional general de la empresa Graiman
Directorio
Presidente
Gerente General
Gerente
Director Jefe de
Director Corporativo Gerente de
Corporativo de Planificación y
Corporativo Desarrollo Transporte
Operaciones Desarrollo
Organizacional
Gerente de Gerente de Agencia de Asesor de

Gerente de Coordinador de Coordinar de Coordinar de Coordinador de
Crédito y Gestion de Seguridad control de
Producción Áreas nóminas Pedidos Revisiones
Cobranzas Calidad Industrial planificación
Asesor de Jefe de Control

Calidad de Compras
Asesor de
Compras
Elaborado por: Empresa Graiman-Riobamba
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROPUESTA
Figura 8 Estructura organizacional propuesta para la empresa Graiman

Riobamba
Gerente
General
Gerente Gerente de
Administrativo Producción
Departamento Departamento
Departamento Departamento Departamento
de Recursos Bodegas de
de Compras de Calidad de Producción
Humanos Mantenimiento
Producción en Producción Producción en Producción

Formas
Proceso terminada Proceso Terminada

MODELO DEL MANUAL DE FUNCIONES PROPUESTO COMO SOLUCIÓN
PARA GRAIMAN
Tabla 2. Manual de Funciones del Gerente General
GRAIMAN
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo GERENTE GENERAL
Dependencia GERENCIA
Nro. de cargos UNO
Cargo de jefe
GERENTE GENERAL
inmediato
GERENTE ADMINISTRATIVO, GERENTE DE PRODUCTOS,

Solicita reportes y
RRHH, DEP. COMPRAS, BODEGAS, DEP. CALIDAD,
reporta a:
DEP.PRODUCCIÓN, DEP.MANTENIMIENTO.
OBJETIVOS
Responsable general del correcto funcionamiento y organización de la producción y gestión

de personal, con el objetivo de cumplir en tiempo y forma con el cronograma de producción.
FUNCIONES ESENCIALES
Gestionar y supervisar el personal de recursos humanos, del departamento de compras y

de bodegas, bajo su cargo, organizar y planificar la producción de la empresa y la
adquisición y distribución de materia prima, coordinar una comunicación eficaz entre todas
las áreas y optimizar los procesos de producción.

Tabla 3. Manual de Funciones del Gerente Administrativo
GRAIMAN
Nombre del cargo GERENTE ADMINISTRATIVO
Dependencia ÁREA DE ADMINISTRACIÓN
Nro. de cargos UNO

Cargo de jefe inmediato GERENTE GENERAL
Solicita reportes y GERENTE GENERAL, DEPARTAMENTO RRHH,
reporta a: DEPARTAMENTO DE COMPRAS, BODEGAS
OBJETIVOS
Planificar y coordinar procedimientos y sistemas administrativos, así como idear modos de

optimizar procesos.
Contratar y formar personal, así como asignar responsabilidades y espacio en la oficina.
Valorar el rendimiento de la plantilla y ofrecer asesoramiento y orientación para garantizar
la máxima eficiencia.
Valorar el rendimiento de la plantilla y ofrecer asesoramiento y orientación para garantizar

la máxima eficiencia.
Asegurar un flujo de información fluido y adecuado dentro de la empresa para facilitar otras
operaciones empresariales.
Gestionar calendarios y plazos de entrega.
Controlar el inventario de los suministros de oficina y la compra de nuevo material
dedicando especial atención a las limitaciones presupuestarias.
Tabla 4.Manual de funciones del Gerente de Producción
GRAIMAN

Nombre del cargo GERENTE DE PRODUCTOS
Dependencia ÁREA DE PRODUCCIÓN
Nro. de cargos UNO
Cargo de jefe inmediato GERENTE DE PRODUCTOS

GERENTE GENERAL, DEPARTAMENTO DE CALIDAD,
Solicita reportes y
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN, DEPARTAMENTO DE
reporta a:
MANTENIMIENTO.
OBJETIVOS
Aceptación de la visión del producto tanto internamente como con socios externos clave
Desarrollo de estrategias de posicionamiento y de política de precios del producto
Conversión de la estrategia de productos en requisitos y prototipos detallados

Obtener un profundo conocimiento de la experiencia de los clientes, identificar y cubrir
lagunas en productos y generar nuevas ideas que permitan ganar cuota de mercado,
mejorar la experiencia de los clientes e impulsar el crecimiento
Lograr aceptación para la visión del producto tanto internamente como con socios
externos clave
Desarrollar estrategias de posicionamiento y de política de precios del producto
Convertir la estrategia de productos en requisitos y prototipos detallados
Tabla 5. Manual de Funciones del Director de Recursos Humanos
GRAIMAN
Nombre del cargo DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS
Dependencia ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
Nro. de cargos UNO
Cargo de jefe inmediato DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS
GERENTE GENERAL, TECNICO DE SELECCIÓN DE

Solicita reportes y
PERSONAL, RESPONSABLE DE ADMINISTRACIÓN
reporta a:
PERSONAL, COACH DE RECURSOS HUMANOS
OBJETIVOS
Diseñar e implantar la estrategia de RRHH teniendo en cuenta los valores y necesidades de

la compañía.
Diseñar y/o implementar las políticas y procedimientos de las diferentes áreas de los
Recursos Humanos.
Definir y ejecutar el presupuesto del área de Recursos Humanos de una empresa.
Organización y planificación: aquí se engloba el diseño de los puestos de trabajo y sus

correspondientes funciones y responsabilidades según las necesidades de la empresa y de
los equipos.
Administración de personal: todo lo relacionado con los contratos y documentación.
Seguridad laboral: desarrollo de políticas de prevención de riesgos laborales y otras
gestiones relacionadas con la salud de los empleados.
Tabla 6. Manual de Funciones del Gerente de Compras
GRAIMAN
Nombre del cargo GERENTE DE COMPRAS
Dependencia ÁREA DE COMPRAS
Nro. de cargos UNO
Cargo de jefe inmediato GERENTE DE COMPRAS
GERENTE GENERAL, DEPARTAMENTO USUARIO,

Solicita reportes y
DEPARTAMENTO DE CALIDAD, DEPARTAMENTO DE
reporta a:
COMPRAS
OBJETIVOS
Prestar un servicio eficaz al departamento usuario (departamento que realiza la petición

de compra al departamento de compras) y hacerlo al menor coste para la organización o
empresa.
Definir la necesidad de la compra, junto con el departamento usuario, estimando las

exigencias en cuenta a precio, calidad, servicio, y tiempo de entrega, así como los
posibles riesgos de afrontar la compra con un determinado proveedor.
Enviar la oferta de compra a los proveedores seleccionados, analizar posteriormente su

respuesta a esta oferta y seleccionar la más adecuada que se ajuste a los requerimientos
necesarios del departamento usuario.
Controlar todo el proceso de compra, una vez comprometidas ambas partes para que
se cumpla lo pactado y analizar cómo ha transcurrido todo el proceso como experiencia
para futuras compras con dicho proveedor.
Tabla 7. Manual de Funciones del Bodeguero
GRAIMAN
Nombre del cargo BODEGUERO
Dependencia BODEGAS
Nro. de cargos UNO
Cargo de jefe inmediato BODEGUERO
Solicita reportes y DEPARTAMENTO DE CALIDAD, DEPARTAMENTO DE

reporta a: PRODUCCIÓN, DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO.
OBJETIVOS
Mantener en buen estado, conservación y vigilancia el uso adecuado de los bienes que
están bajo su guarda y cuido, así como el de respaldar todas las operaciones realizadas
por medio del uso obligatorio de los diferentes comprobantes.
Recepcionar mercaderías y productos.

Entregar mercaderías a salón de ventas.
Llevar un control de productos entregados.
Mantener limpia la bodega.
Manejar control de inventario.
Organizar movimiento interior de mercancías.
Tabla 8. Manual de Funciones del Técnico de Soporte
GRAIMAN
Nombre del cargo TÉCNICO DE SOPORTE
Dependencia DEPARTAMENTO DE CALIDAD
Nro. de cargos UNO
Cargo de jefe
TÉCNICO DE SOPORTE
inmediato
Solicita reportes y GERENTE ADMINISTRATIVO, DEPARTAMENTO DE
reporta a: CALIDAD,
OBJETIVOS
Ayudar a los clientes a sacar el máximo provecho de las funciones de sus productos o
servicios. Ese tipo de asistencia suele estar orientada a la resolución de un problema
específico. Es decir, no incluye formación para el uso de una herramienta ni
personalización del producto según tus necesidades.
Instalar y configurar la tecnología a ser empleada en la empresa, es decir, los equipos,

sistemas operativos, programas y aplicaciones
Realizar el mantenimiento periódico de sistema
Brindar asistencia a los empleados o clientes acerca de tecnología
Detectar las averías en los sistemas y aplicaciones
Realizar diagnósticos del mal funcionamiento del hardware y el software
Encontrar soluciones a cualquier falla e implementarlas

Tabla 9. Manual de Funciones del Jefe de Planta
GRAIMAN
Nombre del cargo JEFE DE PLANTA
Dependencia ÁREA DE PRODUCCIÓN
Nro. de cargos UNO
Cargo de jefe inmediato JEFE DE PLANTA
Solicita reportes y DEPARTAMENTO DE CALIDAD, DEPARTAMENTO DE

reporta a: PRODUCCIÓN, DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO.
OBJETIVOS
Asegurar el correcto funcionamiento en la fábrica.

Organizar a los operarios en cuanto a las tareas que deben desempeñar cada uno de ellos
o la organización de sus turnos.
Resolver cualquier incidencia que no permita a los operarios desarrollar su trabajo, como la
falta de herramientas, falta de documentación, etc.
Coordinar todas las actividades relacionadas con el proceso productivo: fabricación,

calidad, mantenimiento, logística y compras.
Dirigir, controlar y apoyar a la estructura humana y técnica implicada en el proceso de
fabricación para cumplir con la planificación del Gerente de Producción.
Dirige y controla las mejoras de organización de los procesos productivos según las
normativas de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales.
Tabla 9. Manual de Funciones del Oficial de Mantenimiento
GRAIMAN
Nombre del cargo OFICIAL DE MANTENIMIENTO
Dependencia DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
Nro. de cargos UNO
Cargo de jefe inmediato OFICIAL DE MANTENIMIENTO
Solicita reportes y GERENTE ADMINISTRATIVO, JEFE COMERCIAL,

reporta a: TECNICOS EN MANTENIMIENTO, AREA PRODUCTIVA
OBJETIVOS
Dar seguimiento y revisión al estado actual de los equipos, las instalaciones y otros bienes
no productivos, para velar siempre por su buen funcionamiento.
Mejorar el modelo preventivo y establecer metodologías operativas de mantenimiento de
manera racional.
Asegurar el correcto funcionamiento de los equipos de trabajo y de las instalaciones de la
empresa.
Explotación y mantenimiento de todas las instalaciones de la organización, realiza

directamente y ordena su ejecución a los auxiliares y ayudantes de servicios técnicos. •
Realizar rutinas de mantenimiento preventivo según programación acordada en el Plan
de mantenimiento preventivo y las recomendaciones de los fabricantes respecto a la
conservación y la prolongación de la vida útil de los mismos.
Si detecta fallos, trata de diagnosticar el origen de los mismos y evaluar la capacidad de
resolver en tiempo y forma su reparación a partir de recursos propios o recomienda su
derivación a especialistas, dando posteriormente conformidad al momento de la
recepción de las reparaciones efectuadas, con el fin de mantener en condiciones
operativas las instalaciones y servicios.
Gestionar las reparaciones necesarias y la compra y/o reposición de componentes,
materiales y herramientas utilizadas para el mantenimiento
OTROS:
Coordinadores
Analistas Financieros
Coordinar, programar y ejecutar las
actividades de los grupos de trabajo para El Analista Financiero es quien analiza
finalmente lograr los objetivos previstos. las operaciones de grandes compañías
Elaborar cronogramas de trabajo. así como su seguimiento, siendo por
tanto la persona encargada de ofrecer
Supervisar las tareas asignadas al equipo.
conclusiones sobre la viabilidad de las
Fomentar la participación y el espíritu del mismas.
trabajo en equipo.
Cajera
Electricistas Recepcionar, entregar y custodiar
Los electricistas instalan y reparan dinero en efectivo, cheques, giros y
cables, cableado, contadores, aparatos demás documentos de valor, a fin de
de maniobra, conductos de metal lograr la recaudación de ingresos a la
(cables), instalaciones eléctricas y institución y la cancelación de
equipamientos tanto en los edificios pagos que correspondan a través de
nuevos como en edificios antiguos. caja, conforme al rubro de cada
empresa.
En el caso de clientes, proveedores, y competencias se buscará personal

experto y se le asignará actividades y responsabilidades para que cubran todas
las labores que se recarguen. Entre los principales individuos que conforman
estos elementos principales de la empresa Graiman son los siguientes:
• Clientes
Entre los clientes nacionales la empresa cuenta con más de 150 distribuidores
en todo el país, entre los más importantes: KERAMICOS, COMERCIAL AVILA
OCHOA, COMERCIAL PUMA, PROMETIN, DISTRICER, KIWI, ALMACENS
JUAN ELJURI, COMERCIAL YEPEZ, TECNOACABADOS, ETC.2
• Proveedores
Los proveedores de la Empresa Graiman son las empresas del Grupo que se
han fortalecido permanentemente, encaminándose hacia su meta máxima de
producir y servir con excelencia, prevaleciendo en el tiempo con el serio
compromiso que tenemos con nuestros colaboradores y clientes. Grupo
Industrial Graiman está formado por: Vanderbilt, Tugalt, Industrias Químicas,
Pecalpa, Vías del Austro, Fuenlabrada, Calatayud, Millenium Plaza, Sports
Planet, Graiman y Hormicreto.
• Competencia
Gracias a las 5 fuerzas de Porter se puede determinar que por medio de la

presente matriz las ponderaciones altas que presenta Graiman frente a su
competencia ECUACERÁMICA. Considerando que Ecua cerámica es una de
sus fuertes competidoras se la tomó como referencia por su consistente
permanencia en el mercado, para lo cual cabe indicar una pequeña reseña
histórica de nuestra competencia, la cual nace en la ciudad de Riobamba en la
década de los cuarenta y cincuenta, dio comienzo a la producción de artículos
de cerámicos de fabricación y uso industrial. A partir de la década de los 90 el
grupo EL JURI imprime un espíritu renovado de progreso y de crecimiento al
tomar el control del paquete mayoritario de acciones. Por ello se ha vuelto
competencia, sin embargo, Graiman se ha posicionado en el mercado por la
constante y abierta comunicación que tienen con sus proveedores y
colaboradores, permitiendo la participación y el desarrollo eficaz de cada área.
De acuerdo a estos aspectos mencionados vemos que esta empresa tiene gran
acogida y competencia, por ello teniendo en cuenta que el manual de funciones,
procesos y procedimientos es una herramienta que permite la estandarización
de las actividades llevadas a cabo al interior de la organización se hace
necesario el desarrollo del mismo al interior de la empresa Graiman ya que se
puede observar que no se han puesto en marcha posibles soluciones al respecto,
y carece de una buena organización en esta temática
CONCLUSIONES
La influencia del manual de funciones dentro de la empresa es sumamente alta;

las encuestas realizadas arrojan resultados que determinan que Graiman utiliza
el manual de funciones como base para su administración, pero el personal no
cuenta con tanta información acerca de este documento que es muy importante
para que cada uno de ellos pueda realizar sus actividades y responsabilidades
de una manera pasiva y correcta.
El manual de funciones debe ser concreto y fácil de describir, sin embargo,

Graiman debería mejorar la manera de organizar cada manual de funciones en
base a una estructura organizacional, como la que se propuso anteriormente,
para que con esto pueda designar cada actividad de buena manera y sobre todo
buscar una opción b, en caso de que suceda alguna emergencia, para que el
personal no tenga que dejar abandonadas sus labores por sobre guardar
trabajos que no son correspondientes.
De acuerdo a lo propuesto, si la empresa opta por mejorar el manual de

funciones de acuerdo al ejemplo propuesto, tendría un resultado mucho mejor
en cuanto a la administración y organización de la empresa y de sus recursos
humanos.
Referencias
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emprendimiento. POCAIP, 12-22.
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departamento administrativo de una empresa pública de servicios.
Ecuador, Ambato: Repositorio PUCESA.

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TÍTULO: EL MANUAL DE FUNCIONES EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

DE LA EMPRESA GRAIMAN DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA

Jhoana Elizabeth Minta Trujillo

Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato- Ecuador.

Luis Miguel Bajaña Cedeño

Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato- Ecuador.

Ricardo Otelino Corozo Paez

Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato- Ecuador.

Lisenia Karina Baque Villanueva

Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato- Ecuador.

Palabras Claves: Manual de funciones, procesos administrativos,

Over time, companies have managed their administration based on documents

Keywords: Manual of functions, processes, procedures, guidelines, policies

A lo largo del tiempo, en Ecuador han ido evolucionando diferentes negocios y

Durante mucho tiempo, el interés de las empresas en el Ecuador por obtener un

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Pregunta 1: ¿La empresa Graiman cuenta con un manual de funciones?

Figura 1 Existencia del manual de funciones en la empresa

Existencia del manual de funciones

Elaborado por: Los autores.

Pregunta 2: ¿Quién realiza el manual de funciones de la empresa?

Figura 2 Persona que elabora el manual de funciones

Quién realiza el manual de funciones

Elaborado por: Los autores

Figura 3 Procesos y procedimientos del manual de funciones.

Procesos y Procedimientos del manual de

Elaborado por: Los autores

Pregunta 4: ¿Los trabajadores reciben la suficiente información que les

Figura 4 Trabajadores reciben información de sus funciones

Trabajadores reciben información de sus

Elaborado por: Los autores

Pregunta 5. ¿Le han asignado otras actividades laborales que no sean de

Figura 5 Actividades no correspondidas

Elaborado por: Los autores

Figura 6 Utilidad del manual de funciones

Utilidad del manual de funciones

Elaborado por: Los autores

Ecuador posee 17,6 millones de habitantes y es un importante mercado de

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROPUESTA

Figura 8 Estructura organizacional propuesta para la empresa Graiman

Producción en Producción Producción en Producción

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Tabla 2. Manual de Funciones del Gerente General