DIRECTIVA Nº 002-2014-OAA/MPYO

APROBAR NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE GESTION Y

CENTRAL DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE YAULI - LA OROYA.

CONTENIDO:
I. OBJETIVO
II. FINALIDAD
III. BASE LEGAL
IV. ALCANCES
V. DISPOSICIONES GENERALES
VI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
VII. DISPOSICIONES FINALES
VIII. ANEXOS 01 y 02

I. OBJETIVO
 Establecer estandarizado los criterios técnicos archivísticos para la organización
de los documentos en los diferentes niveles de archivo de la Municipalidad
Provincial de Yauli - la Oroya.

 Mantener organizado (clasificado, ordenado y rotulado) los series documentales

en el lugar que corresponde.

II. FINALIDAD
a) Localización inmediata los documentos en los archivos de gestión y central de la Institución.
b) Servicio oportuno y ágil la demanda de información en satisfacción de los usuarios.
c) Ahorro horas y hombres en la labor búsqueda de documentos.

III. BASE LEGAL:

 Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento aprobado
con Decreto Supremo Nº 008-92-JUS.
 Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
 Decreto Ley 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio
Documental y su reglamento aprobado con Decreto Supremo Nº 022-75-ED.
 Directiva Nº 007-86/AGN-DGAI, aprobada por Resolución Jefatural Nº 173-86/AGN-J.
 Resolución Jefatural Nº 073-85/AGN-J, que aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional de
Archivos.

Página
1
  Directivas sobre Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos aprobado mediante
Resolución Jefatural N º 173-86/AGN-J.
 Resolución Jefatural Nº 076-2008-AGN/J, Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas
por Infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de la Nación.

IV. ALCANCES
La presente Directiva es de aplicación obligatoria de las oficinas y/o unidades
orgánicas y desconcentrados de la Municipalidad Provincial de Yauli - La Oroya.

V. DISPOSICIONES GENERALES
5.1 Es función del Órgano de Administración de Archivo, dirigir, orientar, asesorar y supervisar
mediante visitas periódicas el cumplimiento de las actividades archivísticas en las oficinas y/o
unidades orgánicas de la institución, bajo la dirección de la Gerencia de Administración y Finanzas.
5.2 El Órgano de Administración de Archivo en coordinación con la Gerencia de Administración y
Finanzas, programará las reuniones de trabajo y capacitación en las oficinas y/o unidades
orgánicas con la finalidad de identificar las series documentales para la elaboración del Programa
de Control de Documentos(PCD) que consiste en definir los plazos de retención de documentos en
cada nivel de archivo.
5.3 Para la organización de documentos en Archivo de Gestión o
Secretarial, se tomará en cuenta las tres actividades muy importantes(clasificación,
ordenamiento y signatura)
5.3.1 Clasificación de Documentos: Clasificación significa separarlos o
dividirlos en clases o en grupos, previo identificación de las series documentales
en base al análisis de las actividades que desarrollan en cada unidad orgánica.
a) Las funciones y actividades de cada unidad orgánica da origen a las series
documentales en base a la estructura orgánica funcional.
b) Las series documentales o unidades documentales simples (oficios,
memorandos, informes, cartas, resoluciones, libros de caja, etc) se clasificarán
conforme que poseen características comunes; las copias separan de las
originales. Las correspondencias, tanto emitidas como recibidas que forman
parte de un asunto, se ordenan y clasifican como expedientes.
c) Las series documentales compuestas (proyectos, procesos judiciales, legajos
personales, etc.); generados de acuerdo a la función específica, se clasifican
por asunto, nombre y fechas.

Página
2
 d) El responsable del Archivo de Gestión o Secretarial, deberá mantener
clasificado los documentos, de acuerdo al Cuadro de Clasificación de Fondo
Documental; utilizando unidades de conservación (archivadores de palanca,
cajas, paquetes, etc).
e) Los planos, son documentos que integran un expediente técnico o proyecto o
perfil técnico.
f) Las unidades de conservación serán colocadas en estanterías, gaveteros,
armarios preferentemente metálicos.
g) Las series documentales identificadas se agruparán de acuerdo a las
características del soporte en la siguiente forma:
•Documentos textuales: Documentos emitidos, recibidos, expedientes
(Procedimientos administrativos, judiciales, técnicos, etc.), legajos, etc.
• Documentos gráficos: Planos, fotografías, etc.
•Documentos magnéticos: Discos, casetes, disquetes, CD’S,USB, etc.
h) Los documentos permanentes serán conservados en archivadores de palanca
o cajas, y temporales en paquetes o fólderes.

5.3.2 Ordenamiento de Documentos: Significa unir y relacionar los elementos

de cada grupo mediante el sistema más conveniente (numérico, cronológico,
alfabético, alfanumérico).
a) Los documentos se ordenan en forma secuencial tal que la segunda será a
continuación de la primera; descendente y correlativa de adelante a final, de
menor a mayor año o mes.
b) El ordenamiento de un expediente que expresa un procedimiento, debe ser
secuencial en que se realizó el trámite respetando el principio de orden
original.
Ejemplo 01. Un expediente de proceso disciplinario, los documentos deben
seguir el siguiente orden: Denuncia, apertura de investigación, documentos
probatorios, descargos, dispositivos, etc.
Ejemplo 02. Un expediente técnico de obras, los documentos deben ser en el
siguiente orden: Memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de
ejecución de obra, metrados, presupuestos, valor referencial, análisis de
precios, Calendario de avances, etc.
c) Las unidades de archivamiento se ordenarán de acuerdo al sistema
alfabético, numérico o una combinación de ambos. Los documentos dentro de
cada unidad de archivamiento se ordenará en sistema más conveniente de
manera correlativo, agrupado por series documentales, años o meses. Ver
en anexo 01.
5.3.3 Signatura: significa asignar símbolos de codificación a las
unidades de conservación para su identificación.

Página
3
 a) Establecer el código de las series documentales, el cual estará
conformado por las 4 primeras letras la denominación de la
dependencia, oficina o unidad orgánica y un número que
identifique a la serie documental. No se mencionará el nivel
jerarquía de la unidad orgánica. Ver ejemplo en anexo 02
b) Una vez ordenada los series documentales internamente e
instalado en su unidad de archivamiento o conservación
(paquetes, archivador de palanca, tomo, carpeta, etc.), el
responsable del archivo procederá rotular consignando los
siguientes datos:
 Entidad.
 Oficina y/o Unidad Orgánica.
 Serie.
 Código.
 Fecha extrema.
 Número correlativo de la unidad de conservación.
Ver anexo 01
5.4 Para la organización de documentos en Archivo Central. Se
tomará en cuenta el valor permanente y temporal de las series documentales. Asimismo para
efectos de selección y organización contar con la estructura orgánica de la institución.
5.4.1 Ubicación de Documentos.
a) Una vez realizada la transferencia de documentos, se colocará las
unidades de conservación en las estanterías separándola por unidades
orgánicas y series documentales de manera adecuada de acuerdo a los
principios de procedencia y originalidad, orientados por la estructura
orgánica de la institución.
b) Los espacios de los estantes para la ubicación de las unidades de
archivamiento, serán distribuidas de acuerdo a la estructura orgánica de
la Institución.
c) Las unidades de archivamiento (cajas, legajos), provenientes de distintas
unidades orgánicas, deberán ordenarse numéricamente de manera
correlativa.
5.4.2 Selección de Documentos:
a) El responsable del Archivo Central, identificará y evaluará las series
documentales instaladas en unidades de conservación, para determinar

Página
4
 la selección de conservación o eliminación de los documentos
innecesarios conforme la Tabla General de Retención de Documentos.
VI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS.
6.1. El mecanismo de control y monitoreo de aplicación de la presente norma en los archivos de
gestión o secretarial, será competencia del Órgano de Administración de Archivo o Archivo Central.
En caso de incumplimiento en coordinación con la dependencia superior inmediato, se tomará las
acciones correspondientes de acuerdo el Reglamento Administrativo de Sanciones (RAS).
VII. DISPOSICIONES FINALES.
7.1 La aplicación de la presente directiva será de estricto cumplimiento en los dos niveles de archivo
como: Archivo de Gestión o Secretarial y Órgano de Administración
de Archivo (OAA) o Archivo Central.

La Oroya, 14 de octubre del 2014.

Página
5
 Anexo 01

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL MUNICIPALIDAD PROVINCIAL
DE YAULI- LA OROYA
DE YAULI- LA OROYA DE YAULI- LA OROYA

GERENCIA DE
GERENCIA DE GERENCIA DE
ADMINISTRACION
ADMINISTRACION ADMINISTRACION
Y FINANZAS
Y FINANZAS Y FINANZAS

ACTAS DE TRANSFERENCIA DE
ACTAS DE TRANSFERENCIA DE ACTAS DE TRANSFERENCIA DE
CARGO
CARGO CARGO

FOLIO: 6
FOLIO: 6 FOLIO: 6

ADFI/4
ADFI/4 ADFI/4

FECHA:ENE A MAR - 2007

FECHA:ABR A JUN - 2007 FECHA:JUL A SET - 2007

1 2 3

Página
6
 Anexo 02

Confeccionamos el código de las series documentales:

Ejemplos: 01
- UNIDAD DE TESORERIA:
Asunto principal : UNIDAD DE TESORERIA TESO
Titulo de la Serie Documental : Extracto Bancario 3
Código : TESO/3

Ejemplo:02
- GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINAZAS:
Asunto principal : GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS ADFI
Titulo de la Serie Documental : Contratos 14
Código : ADFI/14

Ejemplo: 03
- UNIDAD DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS
Asunto principal : UNIDAD DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS RRHH
Titulo de la Serie Documental : Legajo Personal de Empleados 3.1
Código : RRHH/3.1

Ejemplo:04
- DIVISION DE SUPERVISION, EVALUACION Y LIQUIDACION DE INVERSION
Asunto principal: DIV. DE SUPERVISION, EVALUACION Y LIQUIDACION DE INVERSION – SELI
Titulo de la Serie Documental : Liquidación Técnico y Financiero 1
Código : SELI/1

Página
7