DIRECTIVA Nº006-2012-GAF/MPYO

NORMAS TECNICAS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE

GESTION AL ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL
DE YAULI - LA OROYA

CONTENIDO:

I. OBJETIVO

II. FINALIDAD

III. BASE LEGAL

IV. ALCANCES

V. DISPOSICIONES GENERALES

VI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

VII. DISPOSICIONES FINALES

VIII. ANEXO
 DIRECTIVA Nº 006-2012-GAF/MPYO

NORMAS TECNICAS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE

GESTION AL ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL
DE YAULI - LA OROYA

I. OBJETIVO
Orientar las acciones e impartir las instrucciones sobre los procedimientos archivísticos que se
aplicarán en la transferencia de los documentos de Archivo de Gestión o Secretarial al Órgano de
Administración de Archivos de la Municipalidad.
II. FINALIDAD
a) Descongestionar los archivos de gestión o secretarial de la Municipalidad.
b) Custodiar en el Órgano de Administración de Archivo la documentación generada en las
diferentes unidades orgánicas de la Municipalidad.
c) Aprovechar la disponibilidad de espacio físico, equipos y mobiliarios de los archivos de gestión o
periférico.
d) Garantizar la integridad y conservación de los documentos patrimoniales de la institución.

III. BASE LEGAL:

 Directiva Nº 005-86-/AGN-DGAI Normas para la Transferencia de Documentos en los Archivos
Administrativos del Sector Publico, aprobado con Resolución Jefatural Nº 173-86/AGN-J.
 Ley Nº 25323 Ley del Sistema Nacional de Archivos.
 Decreto Ley Nº 19414 Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental
de la Nación.
 Resolución Jefatural Nº 073-85/AGN-J, Normas Técnicas del Sistema Nacional de Archivos.

IV. ALCANCES
La presente Directiva, es de obligatorio cumplimiento de todas las unidades orgánicas de la
Municipalidad Prov. Yauli – La Oroya.

V. DISPOSICIONES GENERALES
La transferencia de documentos es un procedimiento que consiste en el traslado de los documentos
de un archivo a otro al vencimiento de los periodos de retención establecido en los programas de
control de documentos:
5.1 La transferencia de documentos se realizará al vencimiento de los periodos de retención al
Órgano de Administración de Archivos.
5.2 El responsable del Archivo de Gestión o Secretarial, coordinara con el Jefe del Órgano de
Administración de Archivo para la transferencia de documentos.
5.3 El Jefe del Órgano de Administración de Archivo como responsable del Sistema de Archivo
Institucional, es quien dirigirá este procedimiento o actividad archivística.
5.4 El responsable del Órgano de Administración de Archivo, debe preparar un Cronograma Anual de
Transferencia con la finalidad de fijar las fechas en las cuales se transferirán los documentos.
5.5 El responsable del Archivo de Gestión llenará el formato del Inventario de Transferencia
proporcionada por la oficina de administración de archivos 01 original y 02 copias.
5.6 El Órgano de Administración de Archivo recepcionará los documentos siempre que cumplan con
lo siguiente:
 Tener ordenado por tipo de documentos sean oficios, cartas, memorandos, citaciones,
etc;
 Los folios correctamente numerados y las cantidades en metros lineales.
 Los documentos serán enviados en unidades de archivamiento (Legajos, paquetes,
cajas, archivadores de palanca, etc.) de tamaño uniforme con la dimensión de 15 ó 20
cm de altura.
 Las unidades de archivamiento serán rotuladas en la parte frontal (lomo) de cada unidad
de archivamiento donde se anotará:
 Nombre de entidad
 Nombre de Unidad Orgánica
 Contenido (serie documental)
 Código de serie
 Numero de folio
 Fechas extremas y
 Número correlativo de la unidad de archivamiento.
5.7 Las unidades de archivamiento serán recepcionadas en Órgano de Administración de Archivo
previa verificación el número de folios, cantidad en metros lineales y luego señalará en el
inventario de transferencia de documentos la ubicación de la unidad de archivamiento respectivo.
5.8 Concluida la transferencia en señal de conformidad, procederá a firmar el formato conservando
el original y devolviendo la copia al archivo remitente.
5.9 Los documentos impresos como: periódicos, revistas, publicidades, etc., serán separados y no
considerados como documentos archivísticos a transferir al Órgano de Administración de Archivo.
5.10 Toda transferencia de documentos deberá efectuarse utilizando el formulario de transferencia de
documentos.
VI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS.
6.1. Como requisito para la transferencia de documentos, disponer con Cuadro de Clasificación de
Documentos y Tabla General de Retención de Documentos.
VII. DISPOSICIONES FINALES.
7.1. Para la aplicación de la presente Directiva, se deberá coordinar con el Órgano de Administración
de Archivo.
7.2. El funcionario responsable, las unidades orgánicas u oficina que no cumplan con la
transferencia dentro el termino que fija el Órgano de Administración de Archivo, será comunicado
al órgano superior correspondiente para las sanciones que amerite conforme a Ley.
7.3. El cumplimiento de esta disposición será de beneficio para la Institución, porque permitirá
mantener centralizada y organizada toda la documentación generada y facilitara el trabajo a cada
oficina.

La Oroya, … .. de febrero de 2012

 ANEXO 01
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

INSTRUCCIONES:
El inventario consta de dos partes
a) INFORMACION GENERAL:
1 al 3 Nombre del sector, de la entidad y de la unidad orgánica cuya documentación va a
transferirse.
4. Indicar el código de identificación de la entidad y unidad orgánica remitente, año del
envío y el numero secuencial según la primera remisión de documentos efectuadas
por la unidad orgánica al archivo.
5. Señalar resumidamente las series documentales y sus fecha extremas.
6. Anotar el número total en metros lineales de los documentos a transferirse ( un cubico
es igual a diez metros lineales aproximadamente).
7. Fecha, nombre, apellidos y firma del jefe del archivo remitente.
8. Fecha, nombre, apellidos y firma del jefe del archivo receptor.
b) INVENTARIO – REGISTRO.
9. Numero de orden correlativo de las unidades de archivamiento a transferirse.
10. Describir detalladamente el contenido de cada unidad de archivamiento, según la serie
o series que la conforman.
11. Indicar la fecha más antigua y más reciente de cada una de las series.
12. Numeración de folios
13. Dejar en blanco para uso del archivo receptor. Aquí se indicara el lugar donde se
encuentra archivado la unidad de archivamiento, y el número asignado a ella dentro del
archivo.
14. Anotar las aclaraciones que sean necesarias para la mejor comprensión de la
documentación a transferirse.
 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

Pagina…….de……Paginas

INFORMACION GENERAL

1. Sector : ……………………………………………………………………

2. Entidad : ……………………………………………………………………

3. Unidad Orgánica :……………………………………………………………………..

4. Datos de la Remisión

4.1 Código : ……………………………………………………………………

4.2 Años : ……………………………………………………………………

4.3 Remisión Nº : ……………………………………………………………………

5. Descripción General de Documentos a Transferirse

…………………………………………………………………………………………………………...

…………………………………………………………………………………………………………...

…………………………………………………………………………………………………………...

6. Metros Lineales de Documentos a Transferir: ……………ml

7. Fecha 8. Fecha

Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos

………………………………………………… ……………………………………………………

………………………………………………… ……………………………………………………

_____________________________ ______________________________

JEFE DE ARCHIVO REMITENTE JEFE DE ARCHIVO RECEPTOR

 UNIDAD ORGANICA:……………………………………………………………

9.Nº ORD. 10. Descripción de Documentos 11. 12. Numeración 13. Ubicación 14. Observación
(U. de Fechas de Folios Topográfica
Archivamiento) Extremas