GUIA PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS

OBJETIVO: Dar herramientas necesarias para el cumplimiento al flujo de la

documentación mediante el proceso de transferencias documentales primarias de
conformidad con los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental
(TRD).

ALCANCE: Aplica para todas las oficinas productoras de documentos que de

acuerdo a los tiempos establecidos en la TRD precisan tener transferencias
primarias.

Definiciones:

- Archivo de Gestión: Corresponde a los documentos producidos por una

oficina durante su gestión administrativa y/o académica, son documentos
activos, en circulación, resguardados y organizados por la oficina
productora, constituyen la primera fase del Sistema de Archivo.

- Documento de Apoyo: Documento generado por la misma oficina o por

otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales
pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

- Folio: Hoja.

 Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación
incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar
correlativamente todos los folios de cada unidad documental”

 Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental.

 Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste

en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales
definidas en la fase de clasificación.

 Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la

teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los

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 documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es
prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
en el orden original se tiene en cuenta la fecha de producción y el orden
que se le dio mientras estuvo activo.

 Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la

teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos
por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de
otras.

 Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

 Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman

parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su
contenido y sus características específicas.

 Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series, con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

 Transferencia Documental: Remisión de documentos entre las diferentes

etapas del Archivo, del archivo de Gestión al archivo central y del central al
histórico.

 Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de

documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación.
Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas,
las cajas, y los libros o tomos.

 Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por
un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios,
formando un expediente.

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 PRESENTACIÓN

La Gestión Documental de la Universidad ha implementado regularmente los

procesos, procedimientos y técnicas archivísticas necesarias para el
funcionamiento eficaz del Sistema de Archivos. En ese proceso de mejoramiento y
después de aprobadas e implementadas las Tablas de Retención Documental, es
necesario continuar con el cumplimiento de los requerimientos mínimos para
realizar las transferencias documentales primarias, toda vez, que éste proceso
genera movilidad y acercamiento entre los archivos de gestión y el archivo central.

La Transferencia Documental implica traspaso de responsabilidad de la custodia,

pero en ningún caso este proceso de transferencia implica el traslado de la
responsabilidad de la gestión de los documentos derivada del proceso
administrativo desde la unidad productora hacia el Archivo Central en relación con
la información transferida

Cada principio de año la Sección de Archivo y Correspondencia en cabeza de la

Secretaria de Sede elabora un cronograma de transferencia acorde con la Tabla
de Retención Documental de cada dependencia de la Universidad, estableciendo
las fechas para la Transferencia, de aquellas series documentales que han
cumplido su retención en el Archivo de Gestión. Lo anterior de acuerdo a la
normativa expedida por el Archivo General de la Nación, y en cumplimento del
Reglamento de Archivos de la Universidad Nacional de Colombia, normalizado en
la Resolución de Rectoría Nº 386 de 2003, y documentado en nuestro sistema de
calidad como procedimiento U-PR-11.005.012 de transferencias documentales.

REQUISITOS PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS.

1. Clasificación:

Los documentos deben estar organizados de acuerdo a su proceso administrativo

en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales tomando en
cuenta la estructura orgánico-funcional de la oficina productora (Fondo, Sección,
Series y/o Asuntos). No se deberán organizar documentos que no pertenezcan o
tengan origen o importancia para el expediente. En la organización del archivo
debe hacerse una clara separación entre los documentos de gestión y los
documentos de apoyo. Estos últimos deben estar organizados y depurados pero
no se incluyen en las Tablas de Retención y su organización puede en
consecuencia seguir parámetros distintos a la aplicación de éstas.

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 2. Ordenación:

Los documentos deberán estar organizados respetando los principios de Orden de

Procedencia y Orden Original. Las Series y Subseries deben ir organizadas
alfabéticamente reflejando el documento con la fecha más antigua al principio y la
fecha más reciente se encontrara al final de la misma

documento producido en abril

documento producido en marzo
producido
producido
documento en
enFebrero
Febrero
producido en Febrero
ACTAS C.S.U. No. 001 2002

Se deben utilizar las unidades de conservación estandarizados por la Universidad

Nacional de Colombia.

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Carpeta Sencilla: Máximo 150 Carpeta de Banda: Máximo de 250
Folios folios

Carpeta con gancho plástico: se utilizan para las historias académicas,

laborales, clínicas y procesos jurídicos. Máximo 200 folios.

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 3. Depuración:

Se debe realizar la limpieza de los documentos tales como: Retiro de copias,

documentos resumen, duplicidad de documentos, folios en blanco y documentos
de apoyo. También se retiraran elementos que generen daño físico a los
documentos tales como: ganchos de cosedora, clips, entre otros, para protegerlos
de daños biológicos como la oxidación del metal.

4. Foliación:

 La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo

HB ó B.

 Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir

números.

 No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. En

documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará
el número correspondiente en la cara recta del folio.

 Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta

del folio en el mismo sentido del texto del documento.

 Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un

espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.

 No se deben foliar las pastas ni las hojas en blanco.

 Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de

folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. En el
área de observaciones del formato de Transferencias se debe dejar
constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores,
título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes.

 Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una

Serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos,
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 circulares, comunicados, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera
independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series
documentales complejas (Actas, contratos, historias laborales y
académicas, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de
sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal
expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación
(carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la
continuación de la primera. Ej. Un Acta que su producción documental
exceda más de una carpeta, la foliación de la siguiente carpeta será
continuación de la primera.
 Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se
encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año
y número total de páginas.

 Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a

una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el
área de notas del instrumento de control o de consulta las características
del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y
fecha de los mismos.

 Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando

lápiz de mina negra, correspondiendo un número para cada una de ellas.

 Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes

similares, deben colocarse en un sobre de protección (sobre de manila) y
se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar
marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control
o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, titulo, asunto,
fecha y otros datos que se consideren pertinentes.

 En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia,

legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados,
foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de
control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse
en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de
folios o páginas que contiene.

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  Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua,
evitando tachones.

 No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos

cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación
de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros,
o para evitar migración de tintas por contacto.

 o se de en foliar documentos en soportes distintos al papel casetes

discos di itales – s- , disquetes, videos, etc.) se ingresaran a sobre de
protección (manila) el cual se le dará un numero consecutivo de foliación
dentro de la unidad de conservación el cual dejara constancia de su
existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de
notas del instrumento de control o de consulta.

5. Rotulación:

Consiste en identificar las carpetas y cajas que se utilizaran para la transferencia

documental. (Acuerdo 042 de Octubre 31 de 2002 – Artículo 4).

Rotulación para unidades de conservación Carpetas:

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Una vez ordenadas las carpetas, se numeran de (1) hasta (n) según la cantidad
que se vaya a transferir y se prepara el respectivo Inventario documental en el
formato establecido por la Universidad.

Se deben dar un número consecutivo a cada carpeta por caja es decir de uno al
número de carpetas que contiene cada una de las cajas a transferir.

En caso que se encuentren una serie compleja o series documentales que

requieran más de una carpeta o unidad de conservación se enumerada de
manera continua las unidades de conservación ejemplo:

ACTAS 2007
ACTAS CONSEJO ACEDEMICO
Carpeta 1 de 3 - No. Folios 250 - No. de Caja 1

ACTAS 2007
ACTAS CONSEJO ACEDEMICO
Carpeta 2 de 3 - No. Folios 251 a 340 - No. de Caja 1

ACTAS 2007
ACTAS CONSEJO ACEDEMICO
Carpeta 3 de 3 - No. Folios 341 a 451 - No. de Caja 1

Rotulación para Cajas de Archivo:

La marcación de las cajas de archivo se debe marcar de la siguiente manera:

Dependencia: Se debe incorporar el nombre de la Dependencia a que

corresponda la oficina productora en el nivel jerárquico.

Oficina Productora: Se plasmara el nombre de la dependencia y/o oficina la cual

es la que produjo los documentos en su proceso administrativo.

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Contenido Documental: Se plasmara únicamente las Series y Subseries por
cada una de las carpetas que están ingresando a la caja para su respetiva
transferencia.

Fechas: Se colocara la fecha inicial y final por cada una de las unidades de
conservación de acuerdo a la Transferencia realizada.

No. de Caja: Se plasmara el número de la caja que le corresponde dentro de la

transferencia documental, es decir que se debe marcar el número de caja que le
corresponde y el número total de cajas a transferir ejemplo: Si el número de cajas
son cinco (5) quedaría de la siguiente manera: 1/5, 2/5, 3/5, 4/5 y 5/5.

No. de Carpetas: Se colocara el número de carpetas o unidades de conservación

de contengan la caja de archivo.

Observaciones: Se plasmara las observaciones que sean pertinentes para la

transferencia documental tales como el contenido de cd´s, disquetes, entre otros.

El formato de marcación externo de las cajas lo pueden descargar de la página

www.archivo.palmira.unal.edu.co, y solo podrán utilizarse cajas institucionales

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estandarizadas por la Universidad Nacional de Colombia. Se debe incluir un
número de carpetas adecuado para no deformar la estructura natural de la caja.

6. Inventario:

SUBFONDO/SECCIÓN: El subfondo corresponde a la Sede a la cual pertenece la

Documentación. La Sección registra, cuando aplique, el Nombre de la Facultad,
Centro o Instituto al cual se adscribe la Oficina Productora.

CONSECUTIVO TRANSFERENCIA O ELIMINACIÓN: Estas casillas se utilizan

para registrar el número de transferencias o eliminaciones documentales anuales,
con su propio consecutivo. Las Transferencias se identifican con la letra T y el
consecutivo de ingresos documentales a los depósitos de archivo,
independientemente que estas sean primarias o secundarias. De igual manera se
procede con el consecutivo de Eliminaciones identificadas con la letra E. Se debe
consignar el día (DD), mes (MM) y año (AAAA) en el cual se realiza la
transferencia o eliminación.

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OBJETO DEL INVENTARIO: Se debe consignar el objetivo del inventario, de
acuerdo con los siguientes conceptos: Transferencia, Eliminación, Selección,
Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico.

OFICINA PRODUCTORA: Escriba el nombre de la unidad administrativa que

produce y conserva la documentación en ejercicio de sus funciones.

N° DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número a que

corresponda la unidad productora .

SERIE, SUBSERIE, ASUNTO O UNIDAD DOCUMENTAL: Debe anotarse el

nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas (TRD). Cuando el registro se realiza por
unidad documental o expediente debe diligenciarse de acuerdo a la Tabla de
Retención Documental (TRD)

FECHAS EXTREMAS: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad

descrita. Deben escribirse los cuatro dígitos correspondientes al año. En caso de
que la fecha inicial coincida con la final se registrará esta en los dos campos.
Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Se consignará el número asignado a cada unidad

de almacenamiento, es decir, número de identificación de la carpeta y de la caja.
En la columna "Otro" se registrarán las unidades de conservación diferentes a caja
y carpeta, escribiendo el nombre y número correspondientes (por ejemplo, legajo
1, libro 10, etc.).

NO. DE FOLIOS: Se anotará el número total de folios contenido en cada registro

o unidad descrita.

OBSERVACIONES: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan

registrado en las columnas anteriores (por ejemplo, estado de conservación,
restricciones de acceso, copias de seguridad en otros medios, documentos
faltantes, actas sin firma, etc.).

UBICACIÓN: En estas casillas se registran los datos de ubicación física de los

documentos: el número del Depósito o de la Oficina en la cual se encuentra la

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documentación, la identificación del Mueble (Módulo o Archivador), del Lado
cuando se trate de Módulos de dos caras, del Estante y del Entrepaño o Gaveta
donde finalmente se ubican los documentos, según corresponda y de acuerdo con
el tipo de mobiliario. Espacio no es necesario para los trámites de Transferencia,
Eliminación y Selección Documental.

PÁGINA No.: Se numerará cada página del inventario consecutivamente.

ELABORÓ: Debe registrarse el nombre y el cargo de quien elaboró el inventario y

la fecha (Día/Mes/Año) de elaboración. (Empleados de la Universidad)

REVISÓ: Se registra el nombre y el cargo de la persona responsable o delegada

de revisar la transferencia en el Archivo Central

APROBÓ: Se registra el nombre y el cargo de la persona responsable o delegada

de aprobar el inventario. El funcionario registrado en este campo se constituye en
el responsable de mantener la custodia o de garantizar a la Universidad que el
procedimiento surtido con la documentación es el que corresponde a los procesos
técnicos aprobados para la Institución.

Nota. En el Inventario Documental solo se plasmaran Series y Subseries tal como

aparecen en las Tablas de Retención Documental (TRD), exceptuando Historias
Laborales, Historias Académicas y Procesos Disciplinarios, las cuales deben
relacionar el nombre de la persona al cual pertenece el expediente.

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Cabe recordar que el traslado físico de documentos debe hacerse y gestionarse
en cada oficina productora.

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La transferencia será recibida en el Archivo Central para verificar que la
documentación haya cumplido sus tiempos de retención y también que el
inventario refleje los documentos físicos, al igual que cumpla con los requisitos
exigidos en materia archivística.

En caso de incumplimiento en la organización documental en la transferencia, esta

será devuelta a la oficina productora para su corrección. No se admitirán actas,
resoluciones y toda clase de actos administrativo sin firma. En caso de recibirlo
este debe ser relacionado en el inventario por la Oficina Productora
correspondiente.

Una vez verificada las series y subseries transferida al Archivo central, se hará
devolución del inventario firmado y aprobado por parte del archivo

Atentamente,

(Original Firmado)

GUSTAVO ADOLFO ESTRADA BEDON

Coordinador (E ) Sección de Archivo y Correspondencia

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