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Nación
Introducción ………………………………………………3
Procedimiento ............................................................... 21
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Introducción
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Objetivo general
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Objetivos específicos
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Marco jurídico
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CÓMO ELABORAR EL
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Fondo
Serie
Serie Serie Serie
Subserie Subserie
Expediente Expediente
Expediente
Expediente
Unidad
documental
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Ejemplos:
II. Sección
Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada
dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
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• Debe contar con competencias propias aunque esté sujeta a otro organismo
superior.
• De conformidad con los Lineamientos, las Secciones son las subdivisiones del
Fondo identificadas con funciones.
Ejemplos:
Variante:
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III. Serie
Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre
una materia o asunto específico.
Ejemplos:
Serie nóminas
Serie licitaciones
Serie expedientes de personal
Serie programas operativos anuales
IV. Expediente
Es la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso
corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al
mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica
de la serie.
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Ejemplos:
Nóminas del mes de enero
Nóminas del mes de diciembre
Licitación Pública LPN-2507/2003
Con base en la estructura archivística del fondo, sección y serie como niveles
básicos y sucesivos en la elaboración del Cuadro general de clasificación
archivística la metodología se plantea a partir de un fondo específico y tendrá
como principios: la delimitación, la unicidad, la estabilidad y la simplificación.
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Existen además leyes federales o generales donde se sustentan las tareas de las
dependencias o entidades; en estos casos, las atribuciones o disposiciones que
deberán cumplirse llegan a tener una mayor estabilidad que los mismos
reglamentos, por lo que es recomendable su análisis.
El análisis de los instrumentos deberá tener como resultado una sola lista, sin
duplicaciones innecesarias de las categorías de agrupamiento que ofrezcan una
perspectiva general del conjunto de categorías documentales sustantivas y
comunes.
Ejemplos:
Recursos Humanos
Programación, Organización y Presupuestación
Recursos Materiales y Obra Pública
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Comunicación Social
Operaciones y comercialización
Vigilancia epidemiológica
Ejemplos:
Recursos Humanos
Expediente de personal
Nómina de pago
Reclutamiento de personal
Comunicación Social
Boletines y entrevistas para medios
Actos y eventos oficiales
Registro de audiencias públicas
Recursos Materiales y Obra Pública
Licitaciones
Adquisiciones
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Resulta indispensable que la codificación sea una selección cuidadosa del tipo de
claves o códigos a utilizar; es importante que el tipo de codificación seleccionado
sea de fácil manejo, lógico, accesible y aplicable a las categorías de
agrupamiento, así como su utilización para identificar los documentos.
Ejemplos:
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Inicio
Identifica las
atribuciones del Compara cada
Identifica y ubica
órgano para el sección y las
para cada sección Difunde ,
desarrollo de relaciona
las series 5.1 capacita sobre el
funciones 1. 1 entre sí 3. 1
manejo del cuadro
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Revisa el
reglamento Establece los Coteja y revisa
interno elementos de las series para
cada sección Se realizan el
2 gradación 3.2
5. 2 seguimiento de
acciones
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Analiza e integra
categorías Registra el orden Compara cada
por funciones establecido para serie documental
2.1 cada sección 3.3 y las ubica en su
Se
sección 6 localizaron
desviaciones
Re visa leyes 10. 1 No
federales y
Realiza consenso
generales Registra el orden
y toma acuerdos
2. 2 para cada serie Sí Fin
3.4
6. 1
Son
Re visa manuales de Sección
de organización Codifica el 2° ó Serie
nivel , realiza Realiza
2. 3 10. 2
consenso y toma consenso
sobre el orden
acuerdos Sección
4 6. 2
Analiza los
Son de sección
elementos que
pasa a la
incorporen Asigna un Asigna el Serie
actividad 2-4
características código para código a cada 10 . 3
generales 2. 4 sustituir el serie
nombre de cada 7
sección 4. 1
Identifica y separa
las funciones en Son de serie pasa
comunes y a la
sustantivas 10. 1 actividad 4-7
10. 1
2. 5 10 . 3
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CÓDIGO SECCIONES
IC LEGISLACIÓN
2C ASUNTOS JURÍDICOS
3C PROGRAMACIÓN ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
4C RECURSOS HUMANOS
5C RECURSOS FINANCIEROS
6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
7C SERVICIOS GENERALES
8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
9C COMUNICACIÓN SOCIAL
10C CONTROL DE AUDITORÍA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS
11C PROGRAMACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
CODIGO SECCIÓN
1C LEGISLACIÓN
SERIES
1C.1 DISPOSICIONES LEGALES EN MATERIA
1C.2 PROGRAMAS Y PROYECTOS SOBRE LEGISLACIÓN
1C.3 LEYES
1C.4 CÓDIGOS
1C.5 CONVENIOS Y TRATADOS INTERNACIONALES
1C.6 DECRETOS
1C.7 REGLAMENTOS
1C.8 ACUERDOS GENERALES
1C.9 CIRCULARES
INSTRUMENTOS JURÍDICOS CONSENSUALES (CONVENIOS, BASES DE
1C.10
COLABORACIÓN, ACUERDOS, ETC.)
1C.11 RESOLUCIONES
1C.12 COMPILACIONES JURÍDICAS
1C.13 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN (PÚBLICACIONES EN EL)
1C.14 NORMAS OFICIALES MEXICANAS
1C.15 COMITÉS Y SUBCOMITÉS DE NORMALIZACIÓN
CÓDIGO SECCIÓN
2C ASUNTOS JURÍDICOS
SERIES
2C.1 DISPOSICIONES JURÍDICAS EN LA MATERIA
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CÓDIGO SECCIÓN
4C RECURSOS HUMANOS
SERIES
4C.1 DISPOSICIONES EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS
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SECCIÓN
5C RECURSOS FINANCIEROS
SERIES
DISPOSICIONES EN MATERIA DE RECURSOS FINANCIEROS
5C.1
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
PROGRAMAS Y PROYECTOS SOBRE RECURSOS FINANCIEROS Y
5C.2
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
5C.3 GASTOS O EGRESOS POR PARTIDA PRESUPUESTAL
5C.4 INGRESOS
5C.5 LIBROS CONTABLES
5C.6 REGISTROS CONTABLES (GLOSA)
5C.7 VALORES FINANCIEROS
5C.8 APORTACIONES A CAPITAL
5C.9 EMPRÉSTITOS
5C.10 FINANCIAMIENTO EXTERNO
5C.11 ESQUEMAS DE FINANCIAMIENTO
5C.12 ASIGNACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
5C.13 CRÉDITOS CONCEDIDOS
5C.14 CUENTAS POR LIQUIDAR CERTIFICADAS
5C.15 TRANSFERENCIAS DE PRESUPUESTO
5C.16 AMPLIACIONES PRESUPUESTO
5C.17 REGISTRO Y CONTROL DE PÓLIZAS DE EGRESOS
5C.18 REGISTRO Y CONTROL DE PÓLIZAS DE INGRESOS
5C.19 PÓLIZAS DE DIARIO
5C.20 COMPRAS DIRECTAS
5C.21 GARANTÍAS, FIANZAS Y DEPÓSITOS
5C.22 CONTROL DE CHEQUES
5C.23 CONCILIACIONES
5C.24 ESTADOS FINANCIEROS
5C.25 AUXILIARES DE CUENTAS
5C.26 ESTADO DEL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO
5C.27 FONDO ROTATORIO
5C.28 PAGO DE DERECHOS
CÓDIGO SECCIÓN
6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
SERIES
DISPOSICIONES EN MATERIA DE RECURSOS MATERIALES, OBRA
6C.1
PÚBLICA, CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO
6C.3 LICITACIONES
6C.4 ADQUISICIONES
SANCIONES, INCONFORMIDADES Y CONCILIACIONES, DERIVADOS DE
6C.5
CONTRATOS
6C.6 CONTRATOS
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CÓDIGO SECCIÓN
7C SERVICIOS GENERALES
SERIES
7C.1 DISPOSICIONES EN MATERIA DE SERVICIOS GENERALES
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CÓDIGO SECCIÓN
8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
SERIES
8C.1 DISPOSICIONES EN MATERIA DE TELECOMUNICACIONES
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CÓDIGO SECCIÓN
9C COMUNICACIÓN SOCIAL
SERIES
DISPOSICIONES EN MATERIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES
9C.1
PÚBLICAS
CÓDIGO SECCIÓN
10C CONTROL Y AUDITORÍA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS
SERIES
10C.1 DISPOSICIONES EN MATERIA DE CONTROL Y AUDITORÍA
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Ejemplos:
FONDO CMM
CÓDIGO
NIVELES
SECCIÓN SERIE SUBSERIE
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IS.5 TERRENOS
IS.6 ÓRGANOS COLEGIADOS
2S OPERACIONES
2S.1 DISPOSICIÓN EN LA MATERIA DE OPERACIONES
2S.2 PROGRAMAS, PROYECTOS Y ESTUDIOS
2S.3 SUPERVISIÓN DE OPERACIONES PORTUARIAS
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SECRETARÍA DE SALUD
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
1S.9 Programas y proyectos sobre desarrollos educativos en salud, guías clínicas y medicina basada
en evidencias
1S.10 Programas y proyectos de evaluación de la educación en salud
2S DESARROLLO EN SALUD
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2S.5 Innovación y modernización de los sistemas de abasto para los servicios de salud
3S ECONOMIA DE LA SALUD
4S PROMOCIÓN DE LA SALUD
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5S.18 Violencia familiar, sexual y contra las mujeres como problema de salud
6S VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA
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8S.1 Disposiciones sobre prevención y control del VIH/SIDA e infecciones de transmisión sexual
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8S.4 Normas sobre prevención y control de la infección por VIH, VIH/SIDA e infecciones de
transmisión sexual
8S.5 Contenidos Técnicos y materiales didácticos sobre prevención y control del VIH/SIDA e
infecciones de transmisión sexual
8S.6 Recursos externos para el combate a la epidemia del VIH/SIDA e infecciones de transmisión
sexual
8S,7 Consejo Nacional para la Prevención y Control de Síndrome de la Inmunodeficiencia Adquirida
10S TRASPLANTES
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10S.2 Control y vigilancia sanitaria de donaciones y transplantes de órganos, tejidos y células de seres
humanos
10S.3 Normas en materia de transplantes de órganos, tejidos, células y cadáveres
11S.3 Investigación de métodos para el manejo de sangre, sus componentes y células progenitoras
hematopoyéticas
11S.4 Normas sobre disposición de sangre humana, sus componentes y células progenitoras
hematopoyéticas, bancos de sangre, puestos de recolección y servicios
11S.5 Recolección de unidades de sangre, componentes sanguíneos y células progenitoras
hematopoyéticas
11S.6 Captación, fraccionamiento y distribución de sangre
12S ADICCIONES
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14S.14 Avisos, autorizaciones y vigilancia sanitaria de las actividades, productos y servicios regulados
por la COFEPRIS, así como de los terceros autorizados
15S.7 Servicios profesionales prestados por especialistas para arbitraje médico y gestión pericial
16S.5 Hospitalización
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19S.6 Centros públicos prestadores de servicios del Sistema de Protección Social en Salud
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20S,7 e-Salud-Telemedicina
21S BIOÉTICA
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