Trámite

documentario y
gestión de archivos

Mg. Rosabel Salazar Serrano

 NORMAS GENERALES DEL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS
S.N.A. 01 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
I. CONCEPTO La administración de archivos es un
conjunto de principios, métodos y procedimientos
orientados a lograr una eficiente organización y
funcionamiento de los archivos. Es función archivística
la gestión de documentos desde su elaboración hasta
la eliminación o conservación permanente de acuerdo
a su ciclo vital. Se entiende por documento a toda
información registrada en cualquier soporte, sea
textual, cartográfico, audiovisual, automatizado, táctil y
otros de semejante naturaleza que se generen en los
organismos y reparticiones del Sector Público Nacional,
como resultado de sus actividades.
II. OBJETIVOS O FINALIDAD
- Determinar los principios de unidad, racionalidad y
eficiencia en la administración de los archivos del Sector
Público Nacional.
- Brindar servicios de información al Estado. a la
ciudadanía y a la investigación.
III. ACCIONES A DESARROLLAR
1. En las entidades del Sector Público se establecerá un
Órgano de Administración de Archivos con un nivel
equivalente al de las unidades orgánicas de los
distintos sistemas administrativos, dependiendo
técnica y normativamente del Archivo General de la
Nación.
2. El Sistema de Archivos en los organismos y
reparticiones del Sector Público Nacional estará
constituido por dos niveles.
2.1 Nivel Central
2.2. Nivel desconcentrado
IV. BASE LEGAL
V. ALCANCE
La presente Norma será de aplicación en todos los
organismos y reparticiones del Sector Público Nacional
bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los
Jefes o encargados del Órgano de Administración de
Archivos.
 S.N.A. 02 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
III ACCIONES A DESARROLLAR
El Órgano de Administración de Archivos en coordinación
con la Oficina de Racionalización o la que haga sus veces
elaborarán la Guía de Organización de Documentos de la
Institución de conformidad con las directivas que emita el
Archivo General de la Nación.
Se elaborará la Guía para la Organización de Documentos
de la Institución, teniendo en consideración las siguientes
normas:
-Clasificación y Ordenamiento en los Archivos de Gestión
La Clasificación de los documentos en los archivos
de gestión será orgánico funcional. Dicho sistema se
organizará teniendo como base la estructura orgánica de
cada entidad. Las funciones y actividades de cada unidad
orgánica darán origen a las series documentales.
Entiéndase por serie al Conjunto de documentos que
tienen características comunes; el mismo tipo
documental o el mismo asunto y que, por consiguiente,
son archivados, usados, transferidos o eliminados como
unidad.
En los archivos de gestión las unidades de
archivamiento se ordenarán de acuerdo al sistema
alfabético, numérico o una combinación de ambos. Los
documentos dentro de cada unidad de archivamiento se
ordenarán según el sistema más conveniente.
-Clasificación y Ordenamiento de Archivos Periféricos y
Órganos de Administración de Archivos
La clasificación de los documentos en los Archivos
Periféricos y en el Órgano de Administración de Archivos se
regirá por el principio de procedencia administrativa y el
principio de orden original. De acuerdo a dichos principios,
la clasificación se hará respetando la unidad orgánica de
origen de los documentos manteniendo el orden que se les
dio en ella.
En los archivos periféricos y en el Órgano de
Administración de Archivos las unidades de archivamiento
(cajas. legajos) provenientes de las distintas unidades
orgánicas deberán ordenarse numéricamente de manera
correlativa.
- Signatura Se establecerá una codificación para identificar
las unidades orgánicas y las series documentales de la
entidad.
 S.N.A. 04 SELECCIÓN DOCUMENTAL
S.N.A. 03 DESCRIPCION DOCUMENTAL
III. ACCIONES A DESARROLLAR
-La Comisión Evaluadora de Documentos de la entidad,
III. ACCIONES A DESARROLLAR
formulará y actualizará el Programa de Control de
1. El Órgano de Administración de Archivos elaborará
Documentos. -Las series documentales serán analizadas y
y actualizará los diversos auxiliares o instrumentos
evaluadas teniendo en cuenta sus valores administrativo
descriptivos teniendo en cuenta las características
jurídico, económico, científico, histórico, cultural e
de los documentos y los requerimientos de los
informativo, para determinar sus períodos de retención.
servicios de información de cada entidad.
-El Programa de Control de Documentos será propuesto
por la más alta autoridad de cada entidad y aprobado por
2. Los auxiliares o instrumentos descriptivos básicos
el Archivo General de la Nación.
serán el Inventario de Transferencia de
-El Órgano de Administración de Archivos formulará un
Documentos, Inventario de Eliminación de
cronograma anual de transferencia de documentos del
Documentos, Inventario General de Fondos
archivo de gestión al Archivo Periférico o al Órgano de
Documentales y la Tarjeta de Registro de
Administración de Archivos y de estos al Archivo General
Documentos.
de la Nación, de acuerdo a su Programa de Control de
Documentos.
-El Órgano de Administración de Archivos elaborará un
cronograma anual de documentos a eliminarse de
acuerdo a los plazos de retención establecidos en su
Programa de Control de Documentos.
-El Archivo General de la Nación autorizará y efectuará la
eliminación de los documentos declarados innecesarios.

S.N.A. 05 CONSERVACION DE DOCUMENTOS
III. ACCIONES A DESARROLLAR
-El Órgano de Administración de Archivos de
cada entidad formulará normas. Específicas
sobre disposición de ambientes, sistemas de
protección, equipos y materiales de archivos
de conformidad con las directivas que emita el
Archivo General de la Nación.
-El Órgano de Administración de Archivos de
los Archivos Periféricos contarán con los locales
apropiados, equipos, mobiliario y materiales
necesarios para la protección y conservación
de los documentos.
S.N.A. 06 SERVICIOS ARCHIVISTICOS
III. ACCIONES A DESARROLLAR
-El Órgano de Administración de Archivos a solicitud
de sus unidades orgánicas y del interesado prestará
servicios archivísticos a través de las modalidades
de lectura, consulta, búsqueda, préstamo,
expedición de copias. etc., de los documentos que
custodia. Los archivos de gestión y periféricos
adecuarán la prestación de sus servicios a las
normas establecidas por el Órgano de
Administración de Archivos.
-La prestación de servicios archivísticos se
adecuarán a las disposiciones legales y
administrativas vigentes.
-El Órgano de Administración de Archivos normará
la prestación de los servicios archivísticos de la
entidad. de conformidad con las directivas que
emita el Archivo General de la Nación.
Órgano de administración
del archivo

Programa de control
documentario
 ANEXO N° 2
INFORME TÉCNICO DE EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES ARCHIVISTICAS EJECUTADAS
SUNEDU
 UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

UNIDAD DE CONTABILIDAD UNIDAD DE

UNIDAD DE PATRIMONIO UNIDAD DE EJECUCIÒN DE UNIDAD DE INFORMATICA
TESORERIA UNIDAD DE RECURSOS Y SISTEMAS DE
HUMANOS UNIDAD DE INVERSIONES INFORMACION
ABASTECIMIENTOS

María Elena Tapia

FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
 Planificar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar el desarrollo de los sistemas administrativos de
Contabilidad, Tesorería, Patrimonio, Recursos Humanos, Abastecimientos, Inversiones y Tecnologías
de la Información, así como sus procesos técnicos y los servicios generales de la universidad.
 Supervisar el cumplimiento de las normas y procedimientos de los asuntos de gestión administrativa de sus
áreas.
 Administrar adecuadamente los recursos humanos de la Entidad.
 Organizar y controlar la presentación de los estados financieros.
 Efectuar el control previo institucional y concurrente de las operaciones administrativas y financieras de la
entidad.
 Emitir resoluciones en el marco de su competencia.
 Aprobar directivas, normas y procedimientos para la eficiente administración de los recursos de la universidad.
 Proponer a la Alta Dirección, lineamientos de políticas y estrategias de gestión administrativa para el desarrollo
de la universidad.
 
 ORGANIZACIÓN PEQUEÑA
Serie: Capacitación
Documentos:
Capacitación interna
Cursos de capacitación externa
Capacitación profesional
ORGANIZACIÓN GRANDE
Serie: Capacitación
Subserie:
Capacitación interna
Cursos de capacitación externa
Capacitación profesional
Documentos:
Análisis de sistemas empresariales
Capacitación en emergencias
Orientación del personal
 ...... MAS DISPOSITIVOS LEGALES:

- Directiva N°022/2019-AGN-DDPA, “Normas para la

transferencia de documentos archivísticos de las entidades
Públicas”
- N°006/86-AGN-DGAI, “Normas para la eliminación de
documentos”
- N°007/86-AGN-DGAI, “Normas para la conservación de
documentos”
S.N.A 02 ORGANIZACIÓN
DE DOCUMENTOS
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
SIGNAR :
Es asignar símbolos de codificación. Pueden ser letras o
números o la combinación de ambos. Facilitando su
inmediata localización
Es asignarles símbolos o códigos para identificar a cada
unidad orgánica y por ende a cada serie documental.
Ejemplo:
OFICINA CENTRAL DE SERVICIOS GENERALES
SEGE/03

GERENCIA DE PERSONAL
PERS/01
 SIGNATU
RA
RESOLUCIONES
JEF-01/1

JEFATURA JEF-01 CORRESPONDENCIA

JEF-01/10

ADMINISTRACION ADM-02

DNAI DNAI-03
S.N.A 03 DESCRIPCION
DOCUMENTAL
 ACCIONES A
DESARROLLAR:
• Elaboración de inventarios o instrumentos
descriptivos:
 Guías

 Inventarios

 Catálogos
S.N.A 04 SELECCIÓN
DOCUMENTAL
 ACCIONES A
DESARROLLAR:
• Formar el comité evaluador de documentos
de la entidad, quien se encargara de realizar
el programa de control de documentos
• La selección supone la valoración de las
series documentales.
• Se establecerá un cronograma para la
transferencia y para la eliminación de
documentos
¿EN QUE CONSISTE LA
SELECCIÓN DE
DOCUMENTOS ?
Consiste en identificar, analizar y evaluar las
series documentales generadas en una
institución. Esto servirá para establecer el tiempo
de retención en los diferentes archivos,
permitiendo la eliminación periódica de
documentos innecesarios y además programar la
transferencia de documentos de acuerdo a su
ciclo vital.
¿Que norma nos hace
referencia a este proceso
archivístico?
LA DIRECTIVA N°01/2018-AGN-DAI
“NORMAS PARA LA ELIMINACION
DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
DEL SECTOR PÚBLICO ”
OBJETIVOS
Orientar las acciones archivísticas para la eliminación de
los documentos innecesarios en los Archivos administrativos
del Sector Público Nacional.
FINALIDAD
Garantizar la eliminación de los documentos innecesarios
Descongestionar periódicamente los archivos
Aprovechar el espacio físico y los equipos disponibles en
los archvios públicos
PROCEDIMIENTOS
Mg. Rosabel Salazar Serrano
Mg. Rosabel Salazar Serrano
Mg. Rosabel Salazar Serrano
 TABLA DE RETENCION DE DOCUMENTOS PARA LAS MUNICIPALIDADES

CODIGO TITULO DE LA SERIE VALOR DE PERIODOS DE RETENCION O B S E R VA C IO N E S

DOCUMENTAL LA SERIE A.G. A.P. A.C. TOTAL AÑOS
ADMINISTRACION (ADM)
1 NORMAS Y REGLAMENTOS T 2 4 6
2 RESOLUCIONES GERENCIALES P 2 28 30
3 LICITACIONES P 2 28 30
4 PLANES ANUALES
5 EVALUACIONES
6 CORRESPONDENCIA T 2 4 6
ABASTECIMIENTO (ABAS)
1 CUADRO DE NECESIDADES T 2 4 6
2 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES P 2 28 30
3 PECOSA T 2 9 11
4 SEGUROS P 2 28 30
5 INVENT. FISICO DE BIENES P 2 28 30
6 ORDENES DE SERVICIOS T 2 9 11
7 ORDENES DE COMPRA T 2 9 11
8 CONTRATOS (ALQUILERES) T 2 9 11
08.01 LOCACIONES Y CONDUCCIÓN P 2 28 30
08.02 SERV. NO PERSONALES T 2 9 11
9 BAJAS Y TRANSF. DE BIENES P 2 28 30
10 KARDEX T 2 9 11
11 CORRESPONDENCIA T 2 4 6

* Gestión Archivísticas (PCD, CCFD, PLAN DIAGNOSTICO, REGLAMENTOS, INSTRUCTIVOS)

** Contiene todo el expediente
** capacitación, exposición de documentos, otros.A94
 ¿Cómo registrar la documentación?
Una vez visto los documentos a utilizar, es
necesario codificarlos y registrarlos para
poder archivar y llevar el Control de los
mismos.
Vamos a ver sus pasos mediante una
ejemplificación que ayudará a exponer el
método de registro:

Mg. Rosabel Salazar Serrano

Establezca una codificación que se adapte a su
unidad. Debe ser de acuerdo a la Estructura
Organizativa de su Institución.

Veamos un ejemplo, Esta es la estructura según el

Organigrama mostrado en la fig.1.

Mg. Rosabel Salazar Serrano

El código podría ser el formado
por tres dígitos, tres letras, o la
combinación de letras, dígitos y
caracteres especiales.
Lo importante es relacionar a la
unidad o área y que se tenga
cuidado en no repetir el código.
Veamos la tabla resultante
mostrada a continuación.

Mg. Rosabel Salazar Serrano

Beneficencia Directorio FIG. 1 ORGANIGRAMA
FUNCIONAL
Órgano de Control
Institucional

Gerencia
General

Secretaría Asesoría
Jurídica
General
Planeamiento y
Cómputo e
Presupuesto
Informática

Administración Desarrollo
Desarrollo
y finanzas Económico Social

Contabilidad Comercializ Proyectos y Centro de At. Comedor Soc.

y servicio Obras Residencial Alfonzo Astete
mixto del A. M. Castilla
Tesorería Caja
Red de
líderes
Adm. de
Logística Personal Doc. y
Archivos

Almacén Patrimonio
Beneficencia Directorio
Oficina de
Control Presidencia
Institucional

Gerencia

Oficina de
Unidad de Adm. Unidad de Planeamiento y
Documentaria y Cómputo e Desarrollo
Archivo Informática

Oficina de
Asesoría
Jurídica

Mg. Rosabel Salazar Serrano

Beneficencia

Mg. Rosabel Salazar Serrano

UNIDAD CÓDIGO

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ADF

Contabilidad CON
Tesorería TES
Caja CAJ
Logística LOG
Almacén ALM
Patrimonio PAT
Personal PER
Administración de Documentos y ADA
Archivos

TABLA 1 ÁREA/UNIDAD
Mg. Rosabel Salazar Serrano
2.- Forme una codificación para los tipos de documentos.
Podría ser la mostrada en la Tabla 2.

Mg. Rosabel Salazar Serrano

3.- Relacione en una Tabla las dos codificaciones, es decir, escriba
el código de la Tabla1, seguido el código de la Tabla2, seguido el
correlativo, seguido una breve descripción. Puede agregar fecha
de actualización y ubicación. Veamos la tabla resultante.

24/03/18
ADF
28/03/18
ADF
04/03/18
PER
14/03/18
PER
18/03/18
CON

TABLA 3 REGISTRO DE DOCUMENTOS

Mg. Rosabel Salazar Serrano
 Qué es la tabla de retención documental

 Es un instrumento archivístico que presenta los tiempos de retención de los

documentos en los distintos archivos de una empresa.
 Los documentos que se relacionan en la tabla de retención documental se
agrupan en series y subseries documentales.
 La TRD se aplica desde los documentos producidos en las distintas oficinas de
la empresa y rige a partir de la estructura organizacional vigente.

Mg. Rosabel Salazar Serrano

 Cómo podría armar la Tabla de Retención Documental

Paso 1. Conoce la empresa de adentro hacia afuera.

Inicia con un diagnóstico de la empresa que te permita conocer el estado actual en puntos como:
 Administrativamente como esta organizada la empresa.
 Cuantos años de creación tiene.
 Cual es su actividad comercial
 Su historia institucional
 Identifica que prácticas llevan a cabo en cuanto a la organización, eliminación, conservación y
custodia de los documentos tanto en las oficinas como en los depósitos donde están los archivos.
 Continua con una investigación del entorno en el que se desenvuelve la empresa a la que realizarás
la Tabla de Retención Documental.
Mg. Rosabel Salazar Serrano
Básicamente debes de compilar información como:
El sector económico al que pertenece, te servirá para guiarte hacia la
normatividad que regula a la empresa.

Mapa jurídico, el fin es detallar cuales son las normas que la empresa debe
cumplir o que tienen relación estrecha con su actividad comercial.

Evidencias al final de este primer paso:

Diagnóstico Administrativo y Archivístico
Historia Institucional
Mapa o Marco Jurídico de la empresa

Mg. Rosabel Salazar Serrano

Reglas de oro al investigar los documentos que se producen en las oficinas.
• Cuando hagas la encuesta no preguntes por los tipos documentales que generan,
mejor consulta por las unidades documentales. Al hacerlo así facilitarás la
construcción de las agrupaciones documentales.

• Como estás consultando por unidades documentales, que no se te olvide

entonces, preguntar siempre por cuales son los documentos que las conforman.

Mg. Rosabel Salazar Serrano

• Las unidades documentales deben estar nombradas de tal forma que permita comprender que
tipo de información es.
Ejemplos de nombres de unidades documentales incorrectos:
• Documentos varios:  no está claro el asunto al que se refiere.
• Contabilidad: las áreas contables pueden generar muchos tipos documentales. Por eso, este
nombre es ambiguo.
• Visitas a clientes: ¿y qué documentos nacen de generar esa visita al cliente?
La forma correcta sería:
En vez de llamarse contabilidad, los nombres podrían ser: informes financieros, comprobantes
de egresos, comprobantes de pago, etc.
Para el ejemplo de visitas al cliente, deberías de identificar qué documentos nacen de dicha
visita. Ejemplo: Actas de visitas a clientes, informe de visitas a clientes o registro de solicitudes
de visitas a clientes.
Con esta regla te quiero dar a entender lo cuidado que debes ser con el nombre que le han
asignado a las unidades documentales y como tú debes de consignarlo en la encuesta.

Mg. Rosabel Salazar Serrano

 Evidencias:
•Estructura organizacional codificada
•Cuadro de Clasificación Documental General (solo series, subseries y tiplogías)
•Cuadro de Clasificación Documental por secciones (se reflejan las series, subseries y tipología de
cada una de las oficinas).

• Establece el tiempo de Retención y la Disposición Final de los documentos.

Para este paso requieres del equipo en pleno con el que has formado el Comité de Archivo.
Con cada una de las Series y Subseries documentales debes de aplicar el proceso Archivístico de
Valoración documental.
puedes hacer una primera versión de la Valoración documental a la Series y Subseries documentales.

Mg. Rosabel Salazar Serrano

¿En qué consiste la Valoración Documental?

La teoría Archivística identifica dos clases de valores de los documentos:

1.Valor Primario: Son los documentos que tienen valor administrativo, legal,
jurídico, técnico y contable.

2.Valor Secundario: Son los documentos que tienen algún valor histórico, cultural,
científico, investigativo, entro otros.
Entonces, para que puedas identificar los valores que poseen los documentos es
indispensable realizar un proceso exhaustivo.
En este proceso determinas qué tipo de valor poseen las agrupaciones documentales
que hacen parte de la Tabla de Retención Documental, a partir de allí defines los
tiempos de retención en los tipos de archivo que almacenan los documentos de
acuerdo al ciclo de vida de estos.

Mg. Rosabel Salazar Serrano

Mg. Rosabel Salazar Serrano
Formas de archivar en el
hogar

Mg. Rosabel Salazar Serrano

Mg. Rosabel Salazar Serrano