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Control de Cambios al Proyecto

Objetivos de la Administracin de Cambios de Alcance
Los objetivos del proceso de Control de Cambios son: Identificar cualquier cambio en la funcionalidad, efectividad o en el ambiente tcnico que altera los entregables requeridos para la finalizacin del proyecto. Identificar cualquier cambio en la estimacin de recursos, programacin del plan de trabajo o fecha establecida de conclusin de los entregables sin importar si esos cambios incrementaran, reduciran o afectaran de alguna manera el presupuesto del proyecto. Proporcionar un proceso controlado y confiable para identificar y dar seguimiento a la documentacin del alcance del proyecto. Ayudar a los miembros del Equipo de Proyecto a anticiparse y minimizar la ocurrencia de situaciones que: o Reduzcan el valor del proyecto. o Reduzcan la efectividad y eficiencia del trabajo de Proyecto. o Pongan en riesgo la habilidad del equipo de satisfacer las necesidades y requerimientos propios del proyecto. o Creen una necesidad de retrabajo durante o al final del proyecto. o Limiten la habilidad del equipo de manejar y controlar adecuadamente el alcance. o Utilicen de manera ineficiente los recursos asignados al proyecto.

Definiciones
Cambio al alcance. Un cambio al alcance es distinto a un asunto pendiente. Un cambio al alcance aade complejidad o nuevo trabajo al proyecto, significa por tanto que modifica alguna de las dimensiones que se definieron en la seccin del Alcance del Proyecto.

Roles y Responsabilidades
Miembros del equipo de proyecto EasyWest- Son responsables de documentar y comunicar al Gerente del Proyecto los requerimientos de cambio al alcance del mismo, fundamentando la necesidad del cambio y las consecuencias de no efectuarlo. Gerente del Proyecto EasyWest- Es responsable de designar a una persona para que investigue el requerimiento de cambio en forma detallada con base en lo cual decidir si se realiza ste y en su caso proponer la modificacin al plan de trabajo, presupuesto, estatutos y la asignacin de recursos. As mismo, es responsabilidad del Gerente de Proyecto escalar los requerimientos de cambio al Comit Ejecutivo de Proyecto a travs del Patrocinador Ejecutivo. Responsable de Investigacin - Ser uno de los miembros del equipo de proyecto a quien se le asignar el anlisis detallado del requerimiento de cambio, proporcionando la recomendacin al respecto. Comit Ejecutivo de Proyecto Es responsable de estudiar los requerimientos de cambio junto con el anlisis de impactos y las recomendaciones documentadas. El Comit Ejecutivo es responsable de tomar la decisin de la resolucin del requerimiento de cambio, ya sea aprobando la incorporacin al alcance, o bien rechazando o difiriendo dicho requerimiento. El alcance del proyecto no podr sufrir ningn cambio si no es aprobado por el Comit Ejecutivo.

Metodologa EasyWest Archivo: 105386192.doc

Elabor: Enrique Quevedo

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Proceso de Administracin de Cambios de Alcance

Paso 1 Identificacin del Requerimiento de Cambio Cualquier miembro del Equipo de Proyecto podr solicitar un cambio al alcance del proyecto, supuesto, organizacin u otro elemento establecido en los Estatutos del Proyecto. Paso 2 Registro de Requerimiento de Cambio Los Requerimientos o Solicitudes de Cambio sern registrados en el formato de Control de Cambios. Una vez realizado, sern procesados, documentados y archivados en las formas que se incluyen en la herramienta. El responsable de asegurar que esto suceda ser el Lder de cada equipo de trabajo. El requerimiento de cambio deber contener como mnimo: Descripcin del cambio propuesto: Esta seccin incluye una explicacin lgica sobre lo que representa y en que consiste el cambio. Razn para el cambio: En esta seccin debe incluirse el motivo por el que el cambio debe hacerse. Debe incluir beneficios tangibles: a quien beneficia, el grado de esfuerzo de implantacin y de que forma favorece o genera valor al proyecto. Prioridad: Hay tres niveles de prioridad: que son determinados por los gerentes del proyecto Alta Media Baja Consecuencias de no hacer el cambio: Deben incluirse aqu las implicaciones negativas de no hacer el cambio o los costos de oportunidad. Paso 3 Revisin Inicial de Requerimientos de Cambio El Gerente de Proyecto junto con las partes involucradas revisar diariamente en el formato de Cambios al Alcance los registros de requerimientos de cambio para determinar si se asigna un responsable de investigacin del requerimiento de cambio. Paso 4 Asignacin de Responsable Se asignar a un miembro del Equipo de Proyecto para estudiar ms a fondo el requerimiento e identificar alternativas de solucin al requerimiento de cambio. Paso 5 Evaluacin de Impactos Para todos lo casos que lleguen a esta instancia, se estimarn y documentarn los impactos sobre el proyecto del cambio solicitado desde distintas perspectivas: Impactos sobre los Entregables: qu modificaciones deben realizarse a los entregables ya finalizados y cun profundos son dichas modificaciones. Impactos sobre el Trabajo: qu recursos se requieren para implementar los cambios o modificaciones. Impactos Financieros: cules con los impactos del cambio desde el punto de vista presupuestario del proyecto. Impactos de Tiempo: cul es el impacto respecto al cumplimiento de compromisos de fechas. Impactos Contractuales: Cul es el impacto sobre los acuerdos contractuales vigentes con proveedores del proyecto. Impactos en Riesgo y Calidad: De qu manera el cambio aumenta/disminuye el riesgo del proyecto o perjudica/beneficia la calidad del mismo. Paso 6 Resolucin En funcin a las alternativas de solucin y de los impactos estimados, la Gerencia del Proyecto junto con los Lderes involucrados escalarn el requerimiento de cambio al Patrocinador Ejecutivo quien, en su caso, lo pondr a
Metodologa EasyWest Archivo: 105386192.doc Elabor: Enrique Quevedo

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consideracin del Comit Ejecutivo de Proyecto. En conjunto el equipo directivo tomar una decisin respecto a la accin y el requerimiento de cambio pasar a alguno de los estados de resuelto. En caso de ser necesario, se generar un anexo al contrato de servicios de consultora firmado entre <Cliente> y EasyWest que formalice el cambio al alcance del proyecto de manera contractual. Status del Requerimiento de Cambio Los estndares de clasificacin de la situacin en la que se encuentra un requerimiento de cambio se definen a continuacin: Identificado. Cualquier miembro del equipo de trabajo ha identificado la necesidad de un cambio, pero no se encuentra completamente listo para registrarlo. Registrado. Un miembro del equipo ha definido y capturado el requerimiento de cambio. En Aclaracin. El gerente del proyecto ha solicitado a la persona que present el requerimiento de cambio aclarar y detallar el mismo. Aclarado. Las aclaraciones solicitadas han sido contestadas. En Investigacin. Se ha asignado una persona como investigador para que provea una opinin e identifique los impactos del cambio. Recomendacin. La persona asignada a la investigacin del requerimiento del cambio ha recomendado una accin especfica y ha determinado los impactos del cambio. Resuelto. Se han tomado una de las acciones indicadas en la prxima seccin.

Requerimientos de Cambio Resueltos Los requerimientos de cambio resueltos se clasifican en: Autorizado. El cambio has sido autorizado para ser implementado. Diferido. No se ha tomado decisin alguna. Se analizar nuevamente la solicitud posteriormente. Fusionado. El requerimiento de cambio ha sido combinado con otro ya existente. Rechazado. El cambio ha sido rechazado ya sea por que los impactos son inaceptables o por que no es relevante.

Diagrama de Flujo del Procedimiento de Administracin de Cambios de Alcance

Requer. De Cambio

Identificado

En Investigacin

Recomendacin

Registrado

En Aclaracin

Aclarado

Resuelto

Metodologa EasyWest Archivo: 105386192.doc

Elabor: Enrique Quevedo

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Anexo A
CONTROL DE CAMBIOS FRS DDS SIMA Tiendas No. de Cambio consecutivo:

Nombre del Proyecto Caso de Uso: Descripcin del Cambio:

Status: Motivo (Error, Cambio, Propuesta, etc.): Consecuencias en caso de no hacerse: Resolvedor: Esfuerzo estimado (horas) : Fecha de introduccin del cambio: Fecha de la Validacin (planeado) : Prioridad: Impacto del Cambio Descripcin: Tiempos Importes

Costo Total Documentos afectados: Documentos adicionales: Anexo 3, en el cual contiene la Descripcin, Ejecucin, Cotizacin y Garantas del Servicio Cambio Acordado CCM Nombre y Firma: Easy West Nombre y Firma: Cambio Aceptado: Aceptacin Easy West Aceptacin CCM: Fecha: Fecha:

Fecha: Fecha:

Metodologa EasyWest Archivo: 105386192.doc

Elabor: Enrique Quevedo