Procedimiento

TÍTULO: FECHA DE ELABORACIÓN:
Procedimiento Gestión de Cambio MEL 02/04/18

Gerencia Ingeniería de Operaciones Integradas
SUBTÍTULO: CÓDIGO:
Gestión de Cambios Gerencia Ingeniería de PR-MI4-038OP-P-28
Operaciones Integradas Ver. 1
1. PROPÓSITO
Este documento está destinado a proporcionar una visión general de los pasos del
proceso Gestión del Cambio los cuales deben ser autorizados por la Gerencia de
Ingeniería de Operaciones Integradas (G.I.O.I.), una descripción de las plantillas y
herramientas necesarias para completar el proceso correctamente, y detalles sobre
cada paso, cuando corresponda, para proporcionar más orientación.
Este procedimiento define los pasos requeridos del proceso, las interfaces, los
insumos y los resultados de las diferentes partes interesadas que contribuyen al
proceso, lo que permite lograr y mantener resultados estándar y consistentes en todo
MEL.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica en todas las áreas y tareas de Minera Escondida Ltda.,
incluyendo las empresas contratistas, proveedoras que prestan servicios, suministran
productos en las instalaciones y proyectos de desarrollo de Minera Escondida.
El procedimiento aplicará generalmente para cambios relacionados con:
 Estándares y lineamientos de Seguridad y Medio Ambiente
 Cambios de Ingeniería y compras de nuevos modelos o diseños.
 Cambios Estructurales y Funcionales.
 Cambios en las especificaciones, procedimientos operativos, en la
documentación de los parámetros de operación, reportabilidad, parámetros de
Diseño y otros de impacto mayor en la seguridad y productividad
3. RESPONSABILIDADES
3.1 Vicepresidentes – Head of

 Garantizar la aplicación de este procedimiento en el área de su competencia.
3.2 Gerentes General

 Solicitar las validaciones de la Gerencia Ingeniería de Operaciones Integrada
(G.I.O.I) sobre las Validaciones de Cambios y Validaciones de las mismas.
 Solicitar cuando corresponda los talleres de Análisis de Riesgos (Risk
Management) al especialista de riegos del área de la Head Of Finance.
 Entregar los recursos humanos, materiales y financieros suficientes para
establecer y dar cumplimiento a lo dispuesto en el presente procedimiento.
 Aprobar gestión de cambio aplicable en sus áreas de responsabilidad, previa
validación de la G.I.O.I.
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PR-MI4-038OP-P-28 Ver. 1
3.3 Gerentes
 Entregar los recursos humanos (FTE), materiales y financieros suficientes
para establecer y dar cumplimiento a lo dispuesto en este procedimiento.
 Asegurar la inclusión de las iniciativas en el Budget del área solicitante.
 Aprobar gestión de cambio aplicable en sus áreas de responsabilidad previa
validación de la Gerencia de Ingeniería Mina.
3.4 Superintendentes
 Utilizar y comunicar el presente procedimiento.
 Participar o asignar a un representante para los talleres de Análisis de
Solicitudes de Cambio o reuniones para Identificación- Evaluación – Análisis
y Gestión del Cambio.
 Participar o asignar a un representante para los talleres de Análisis de riesgos
(Risk Management) o reuniones para Identificación- Evaluación – Análisis y
Gestión HSEC.
 Asignar los recursos necesarios (FTE y Budget) para la implementación del
cambio.
 Implementar el cambio y los planes de manejo asociados y comunicarlos en
su área de responsabilidad
 Aprobar gestión de cambio aplicable en sus áreas de responsabilidad previa
Validación de la G.I.O.I.
3.5 Área Dueña de la Iniciativa o Requerimiento (Dueño del Cambio).

 La SI de A&I del área dueña del cambio tendrá la responsabilidad de realizar
la primera revisión y evaluación del cambio (si aplica o no); esto incluye la
revisión de la existencia de Budget y FTE.
 Será la responsable de la creación del Aviso en 1SAP del tipo ENG y
direccionarla al Mine Work Center de la G.I.O.I. que revisa y valida del Cambio.
 Será responsable de la elaboración y aprobaciones del formulario de Solicitud
de Cambio proporcionado por la G.I.O.I.
 Tendrá la responsabilidad de adjuntar toda la documentación de respaldo
indicada en el formulario de Solicitud de Cambio.
 Deberá presentar entre la documentación de la solicitud, un plan de
comunicación sujeto a revisión de la G.I.O.I., que asegure que todos los
involucrados directamente y los impactados, sean informados una vez
terminado el proceso de aprobación.
3
 Si se trata de una solicitud a ser administrada en corto tiempo, deberá

informarlo en el aviso y reforzar vía correo la atención, para que la G.I.O.I. le
dé la celeridad requerida.
 Tendrá la responsabilidad del análisis de riesgos y de la aplicación de “Lista
de chequeo asociado al proceso de administración del cambio”, además de
gestionar los cambios con alcance a los proceso de su dependencia.
 Será responsable de la elaboración del Protocolo de Pruebas que se solicitaría
en algunos casos por la G.I.O.I.
 Solicitar las aprobaciones respectivas, según el nivel del impacto del cambio.
 Resguardar los registros de análisis de riesgos.
 Realizar y monitorear la Prueba de Cambio
 Será responsable de la generación del Informe Final con los resultados de las
pruebas realizadas, reportando a la G.I.O.I.
 Completar el formulario de Validación del Cambio
 Solicitar a la G.I.O.I. la Validación Final del Cambio. Esto incluye adjuntar toda
la documentación indicada en el Formulario de Validación del Cambio.
 Ejecutar y Administrar el cambio aprobado, asegurando que se complete la
documentación relacionada con el cambio, incluyendo el plan de acción,
catalogación de repuestos, etc.
 Coordinar las capacitaciones adicionales con el área de Capacitación Técnica
dependiente de la G.I.O.I., si los resultados del nuevo Cambio lo ameritan.
 Coordinar los talles de análisis de riesgos (Risk Management) o reuniones
para Identificación – Evaluación – Análisis y Gestión HSEC.
 Deberá enviar comunicado vía correo electrónico de la respectiva
administración gestión de cambio.
3.6 Supervisores
 Aplicar las recomendaciones emanadas de las administraciones de gestión
de cambio por la Gerencia Ingeniería de Operaciones Integrada.
 Comunicar a su personal a cargo la gestión de cambio aplicable a su área.
 Verificar que las recomendaciones emanadas de la gestión de cambio, se
encuentren implementadas.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
4.1 Cambio: Una desviación, ya sea intencional, permanente, temporal o gradual de una
línea de base actualmente establecida o cualquiera cosa que es o podría ser
sustituida por alguna otra. Esto incluye cambios de integridad estructural, al personal,
organizaciones, actividades, límites de parámetros operacionales o según el diseño,
instalaciones, procesos, sistemas, planta y equipos (Móviles y Fijos), tecnologías,
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materiales, servicios, documentos, riesgos, legislación, compromisos, obligaciones,

estándares y otros requerimientos y los factores medioambientales, físicos o sociales
externos que afectan a, o son afectados por, la organización.
4.2 Gestión de Cambios Internos: Son aquello cambios que impactan solamente a una
gerencia respectiva.
4.3 Gestión de Cambios Externos: Son aquellos que impacta o interactúan más de una
gerencia.
5. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
5.1 Identificación y Solicitud del Cambio

 La SI de A&I del área solicitante toma la necesidad y requerimiento de cambio
y realiza la primera revisión, validación y evaluación del cambio (si aplica o
no); esto incluye la revisión de la existencia de Budget y FTE.
 La SI de A&I del área solicitante debe completar el Formulario de Solicitud de
Cambio y entregar a la G.I.O.I., junto con la generación del Aviso 1SAP de
Solicitud de Cambio.
 La SI de A&I de la iniciativa o requerimiento, deberá consolidar la información
necesaria para complementar los posteriores análisis.
 La G.I.O.I. recibirá la Solicitud de Cambio desde la SI de A&I del área
solicitante, junto a todos los antecedentes mencionados y realizará la revisión
formal de dicha solicitud. En caso de ser validada la Solicitud de Cambio, se
informará al área solicitante para que ellos generen la PR correspondiente en
1SAP y comiencen con la elaboración del Protocolo de Pruebas (de acuerdo
al formato proporcionado por la Gerencia Ingeniería de Operaciones Integrada
G.I.O.I.). En caso de ser rechazada la Solicitud de cambio, la G.I.O.I.
devolverá la Solicitud de Cambio al área solicitante para que esta complete
los antecedentes faltantes o reevalúe el cambio.
5.1.1 Identificación de los Riesgos. (SI de A&I)

 Para el desarrollo de esta actividad, se deberá identificar los riesgos asociados
a la propuesta del cambio a realizar; utilizando la metodología establecida por
la organización (Ver Procedimiento Identificación - Evaluación - Análisis y
Gestión HSEC / PR-ME1-195-P-1).
 En los caso que la identificación y evaluación de los riesgos arroje en Medio
Ambiente un MFL Nivel ≥3 o en Salud y Seguridad un MFL ≥ 5 (Incluyendo 1
Fatalidad), se deberá cumplir con lo establecido en el Manual para la Gestión
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de Riesgos Minerals Americas, previa consulta al Analista de Riesgo asignado

al área.
 En los casos que existan cambios temporales, se deberán considerar la
identificación - evaluación - análisis y gestión de riesgos, incorporando la
generación de las medidas de control con los respectivos responsables.
5.2 Validación y Evaluación del Cambio.

 La SI de A&I del área solicitante deberá generar la PR en sistema 1SAP para
la compra (partes, equipos, etc.) y contratación de servicios (de ser
necesarios) para realizar la prueba correspondiente.
 La G.I.O.I. deberá revisar el documento Protocolo de Pruebas y asegurar que
se adjunte toda la documentación indicada en el formulario de Validación del
Cambio:
o Nombre de las pruebas requeridas.
o Respaldo de pruebas requeridas.
o Resumen de pruebas e impacto/beneficio.
o Entrega de Informe de Resultados Finales, según Protocolo de
Pruebas.
o Definición de la difusión de cambio.
o Si se requiere entrenamiento especial adicional, se deberá identificar e
integrar en los planes y programas de acción las necesidades de
capacitación, como forma de asegurar las competencias de las
personas que se verán afectadas o beneficiadas por algún cambio.
5.2.1 Validación Identificación - Evaluación - Análisis y Gestión de Riesgos.

(SI de A&I)
 Una vez identificado los riesgos asociados a propuesta a implementar, se
deberá revisar y revalidar la metodología de identificación – evaluación –
análisis y gestión de riesgos aplicada, el registro de administración del
cambio y otros antecedentes que pudieran validar o cambiar el resultado de
la evaluación y/o la recomendación del equipo evaluador.
5.2.2 Generación de Plan de las Medidas de Control. (SI de A&I)

 En esta etapa se debe asegurar que las medidas de control son coherentes
con la jerarquía de control, es decir, corresponde a la solución óptima tras
evaluar la magnitud del riesgo, posibilidades de eliminar el riesgo, los
beneficios derivados y el costo asociado. Luego de establecer el diseño
óptimo de la medida, se requiere un plan de acción para una adecuada
implementación, donde se identifican responsables y fechas límites y cargar
la estrategia de seguimiento a 1SAP.
6
 Todo cambio aprobado y que genera impacto, deberá contar con uno o más
planes de acción, donde se identifiquen las acciones, plazos, responsables y
recursos; considerando también el análisis de costos, entre otros.
5.3 Resultados y Aprobaciones.

 La SI de S&I del área solicitante deberá elaborar el Informe Final y entregar
formalmente a la G.I.O.I.
 La G.I.O.I. será la responsable de la revisión y posterior validación o rechazo
del informa final, cuyo resultado deberá ser informado al área solicitante vía
mail.
 Una vez aprobado el informe final, la SI de A&I del área solicitante deberá
obtener las firmas correspondientes de autorización.
 El proceso de aprobación de la administración gestión de cambio con las
respectivas medidas de control, estará a cargo del área responsable de
realizar el cambio, previa revisión de las acciones tomadas para el control de
los riesgos y estas se encuentren en condicione de implementación.
 La aprobación deberá continuar con lo indicado en este procedimiento, de lo
contrario debe ser registrado y notificado al nivel organizacional superior al
que presenta el cambio.
 Todo cambio deberá estar asociado al nivel de autoridad adecuado para la
aprobación del cambio, lo que dependerá de las consecuencias potenciales
de los impactos y de las áreas involucradas.
Aprobador
G.I.O.I. Superintendente Gerentes Gerentes Generales
Ingeniería siempre debe  En impactos  Impactos que involucre Impactos que involucren en
participar de las específicos en áreas y más de dos áreas toda la organización, dentro
aprobaciones de solicitud de sub-procesos dentro de su gerencia de su ámbito de
cambios y validaciones en: general y/o que genere competencia.
 En impactos exposición de
específicos en áreas y potenciales =>3
sub-procesos
 Impactos que involucre
más de dos áreas
dentro de su gerencia
general y/o que genere
exposición de
potenciales =>3
 Impactos que
involucren en toda la
organización, dentro de
su ámbito de
competencia.
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5.3.1 Comunicación e Implementación del cambio.

 Una vez que se cuente con el plan de acción para implementar el cambio y
sus aprobaciones de Ingeniería y nivel de autoridad, el responsable de la
administración gestión de cambio, es responsable de comunicarlo a todas las
áreas que resulten afectadas: empleados, contratistas, comunidad y otras
partes interesadas.
 El responsable de la administración gestión de cambio, deberá registrar toda
comunicación y ser parte del registro de manejo de cambio y del acta de cierre.
 El plan de acción del cambio sólo se implementará una vez elaborada y
aprobada la evaluación de riesgos e impactos, el plan de implementación y
los planes de acción, por el nivel organizacional correspondiente.
 Si durante la implementación se identifican nuevos impactos y/o riesgos no
contemplados inicialmente, éstos se deben comunicar de manera inmediata
al responsable de la administración gestión de cambio, posteriormente estos
cambios se deben evaluar según la metodología del presente documento.
 Todo cambio temporal no deberá excederse del plazo aprobado y lo indicado
en los planes de acción sin la revisión y aprobación del aprobador
correspondiente al área dueña del cambio.
Nota: El comunicado deberá ser remitido por correo antes de 12 horas para cambios internos, y 24 horas
para la administración de cambio externas. Estos comunicados, deberán estar acompañada con los
respectivos archivos adjuntos: Formulario de Validación del Cambio de la Gerencia de Ingeniería,
Formulario de Administración del Cambio firmado, una presentación simple con el alcance, descripción,
diagramas y recomendaciones de seguridad.
5.3.2 Monitoreo y Auditoría.

 Adicionalmente, la administración del cambio debe integrar en el plan de
acción las actividades, mediciones, registros, análisis y criterios de decisión
para determinar el nivel de efectividad de la implementación del cambio y de
los controles, considerando:
 Evaluación de la efectividad en la implementación del cambio, debe
controlar y evaluar la efectividad de la planificación en hitos, plazos,
costos, responsables y otras variables;
 Evaluación de efectividad de los planes de acción, que debe evaluar
el logro de los objetivos de control de riesgos en los planes
establecidos, y
 Evaluación de la efectividad del cambio, que debe definir el
cumplimiento de los objetivos del cambio y del nivel de control de
riesgos logrado.
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Cado una de las evaluaciones de implementación, de control y efectividad del

cambio, deberá ser responsabilidad del Superintendente, Gerente o Head Of, según
corresponda a la dimensión del cambio.
5.3.3 Evaluación de Cierre.

 La evaluación de cierre, deberá ser realizada por el área solicitante y deberá
revisar el correcto seguimiento a la implementación de él o los planes de
acción y las evaluaciones de efectividad correspondientes. También debe
declarar el término o la continuación del monitoreo del cambio que permita
aprobar las condiciones de cierre del proceso de manejo del cambio.
 En esta evaluación deben participar los responsables de los distintos niveles
del proceso de manejo del cambio y deberán dejar registrado bajo acta el
cambio evaluado.
 El equipo de HandOver perteneciente a la Gerencia Ingeniería de
Operaciones Integradas (G.I.O.I.) se hará cargo de auditar si aplica.
 En el registro de evaluación del cierre debe quedar consignado a lo menos lo
siguiente:
 Las conclusiones de las revisiones realizadas;
 El nivel de conformidad con el proceso de manejo del cambio;
 Las proposiciones de mejora al proceso de administración del cambio
(organización, soporte tecnológico y este procedimiento);
 Cuando corresponda, las medidas preventivas o controles
sistemáticos que se deban integrar a las rutinas de gestión en función
del cambio ya concretado, y
 Cuando corresponda, las medidas correctivas y el plan de monitoreo
del cambio por un período adicional antes de realizar el cierre.
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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Procedimiento de Elaboración de Planes y Programas / PR-ME1-195-P-3
http://anfesc-docapp:8080/webtop/drl/objectId/090106ab803c9f16
 Procedimiento para Identificación - Evaluación - Análisis y Gestión HSEC /
PR-ME1-195-P-1.
http://anfesc-docapp:8080/webtop/drl/objectId/090106ab803d8414
 Manual Técnico HSEC – Términos y Definiciones / MN-ME1-195-P-5
http://anfesc-docapp:8080/webtop/drl/objectId/090106ab803c04ef
 Estándar Riesgos Materiales HSEC / ES-ME1-194-P-27
http://anfesc-docapp:8080/webtop/drl/objectId/090106ab80412934
 Formulario de Administración y Gestión de Cambio / FM-ME1-195-P-19
http://anfesc-docapp:8080/webtop/drl/objectId/090106ab8032ae52
7. ANEXOS
 Anexo 1: Formulario de Solicitud de Cambio

 Anexo 2: Lista de Chequeo de Aplicabilidad de ADC
 Anexo 3: Formulario de Validación de Cambio
 Anexo 4: Proceso - Manage Engineering Requirements
 Anexo 5: Formato Protocolo de Pruebas
 Anexo 6: Registro de Administración del Cambio
 Anexo 7: Diagrama de Flujo de Administración y Gestión de Cambio
Gerencia de Ingeniería Integrada.
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7.1 Anexo 1: Formulario de Solicitud de Cambio
FORMULARIO SOLICITUD DE CAMBIO

Formato A
Fecha : (dd/mm/aa) Nombre de la Propuesta de Cambio : Id. Propuesta Cambio :
A&I de Area originadora de Cambio : Propuesta de Cambio clasificado como : Físico Operacional
- El ID de la Propuesta de Cambio debe ser
Tipo de Cambio : Permanente Temporal asignado por la Superintendencia de Ingeniería
Mina
Nombre Originador:
Tipo de Proyecto : Capex Opex
Descripción del Cambio (incluye Alcances):
Exclusiones:
Razón para el cambio : Anexos : -

-
Objetivos Especificos:
Areas afectadas por el cambio (a quienes se les debera comunicar del cambio)
Areas Retroalimentación
Entrenamiento requerido (a las áreas involucradas)
Descripción de Pruebas a Realizar
Aprobaciones
Aprobación Superintendente de Area Solicitante Comentarios
Nombre / Firma
Aprobación Comentarios
SI A&I Fecha :
Nombre Firma
SI Ingeniería Mina
Nombre Firma
11
7.2 Anexo 2: Lista de Chequeo de Aplicabilidad de ADC (en revisión)
12
7.3 Anexo 3: Formulario de Validación de Cambio
FORMULARIO VALIDACION DE CAMBIO

FORMATO B
Nombre Propuesta de Cambio

Fecha
Nombre Solicitante
Cargo Area A&I -
Nombre Respaldos
Pruebas Requeridas Pruebas Requeridas

Adjuntar Informe Final
Resultados Obtenidos Descripción de los Resultados Resumen Impacto/ Beneficio de Cambio
Requiere Difusión Interna Mina - (si / no) Fecha de Difusión ________________________________
Necesita ser informado a la Organización - (si / no)
El cambio se aprueba - (si / no)
Aprobaciones
NA
SI HSEC
Otros Nombre Firma Fecha
SI Ingeniería Mina
Nombre Firma Fecha
13
7.4 Anexo 4: Proceso - Manage Engineering Requirements
14
7.5 Anexo 5: Formato Protocolo de Pruebas
15
7.6 Anexo 6: Registro de Administración del Cambio.
16
7.7 Anexo 7: Flujograma Procedimiento Gestión de Cambio Gerencia Ingeniería de

operaciones Integrada
17

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TÍTULO: FECHA DE ELABORACIÓN:

Procedimiento Gestión de Cambio MEL 02/04/18

3.1 Vicepresidentes – Head of

3.2 Gerentes General

3.5 Área Dueña de la Iniciativa o Requerimiento (Dueño del Cambio).

 Si se trata de una solicitud a ser administrada en corto tiempo, deberá

materiales, servicios, documentos, riesgos, legislación, compromisos, obligaciones,

5.1 Identificación y Solicitud del Cambio

5.1.1 Identificación de los Riesgos. (SI de A&I)

de Riesgos Minerals Americas, previa consulta al Analista de Riesgo asignado

5.2 Validación y Evaluación del Cambio.

5.2.1 Validación Identificación - Evaluación - Análisis y Gestión de Riesgos.

5.2.2 Generación de Plan de las Medidas de Control. (SI de A&I)

5.3 Resultados y Aprobaciones.

5.3.1 Comunicación e Implementación del cambio.

5.3.2 Monitoreo y Auditoría.

Cado una de las evaluaciones de implementación, de control y efectividad del

5.3.3 Evaluación de Cierre.

 Anexo 1: Formulario de Solicitud de Cambio

7.1 Anexo 1: Formulario de Solicitud de Cambio

FORMULARIO SOLICITUD DE CAMBIO

Descripción del Cambio (incluye Alcances):

Razón para el cambio : Anexos : -

Entrenamiento requerido (a las áreas involucradas)

Descripción de Pruebas a Realizar

7.2 Anexo 2: Lista de Chequeo de Aplicabilidad de ADC (en revisión)

7.3 Anexo 3: Formulario de Validación de Cambio

FORMULARIO VALIDACION DE CAMBIO

Nombre Propuesta de Cambio

Pruebas Requeridas Pruebas Requeridas

Resultados Obtenidos Descripción de los Resultados Resumen Impacto/ Beneficio de Cambio

Requiere Difusión Interna Mina - (si / no) Fecha de Difusión ________________________________

Necesita ser informado a la Organización - (si / no)

El cambio se aprueba - (si / no)

Nombre Firma Fecha

7.4 Anexo 4: Proceso - Manage Engineering Requirements

7.5 Anexo 5: Formato Protocolo de Pruebas

7.6 Anexo 6: Registro de Administración del Cambio.

7.7 Anexo 7: Flujograma Procedimiento Gestión de Cambio Gerencia Ingeniería de

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