Introducción a la gestión de proyectos

Guzman Love Luis Brandon

La gestión de proyectos o Project Management es una serie de perspectivas

teóricas y prácticas que se aplican para administrar, diseñar y orientar los esfuerzos
dentro de un proyecto corporativo, civil, tecnológico y de cualquier índole de
principio a fin.
Estos métodos sirven para cualquier proyecto, sea pequeño o muy complejo. Por
otro lado, pueden ser implementados en los procesos de cualquier departamento,
del Marketing a las Ventas.
Los objetivos de la gestión de proyectos son claros:
● gestionar el arranque y evolución de los proyectos;
● administrar y resolver problemas que puedan suscitarse durante el proceso;
● y, facilitar las tareas de finalización y aprobación del proyecto.

Según el PMI (Project Management Institute), que es una organización sobre

gestión de proyectos, y su Guide of the Project Management Body of Knowledge
(PMBOk), existen 5 fases en la gestión de proyectos:

1. Estudio de factibilidad

Es la primera etapa que se ejecuta en la realización de proyectos y tiene como

objetivo determinar si la empresa obtendría beneficios económicos y/o estratégicos
con la realización del mismo.
A través de un software de gestión se crea un registro del proyecto, se realiza un
análisis del alcance, metodologías y departamentos involucrados, para así
determinar los riesgos potenciales y aplicar el estudio de factibilidad sobre los
tiempos deseados para conocer el coste total y la calidad.
Si los números son positivos, entonces se pasa a la segunda etapa.

2. Planificación del trabajo

En esta fase se detallan todas las tareas previstas y los recursos necesarios para la
finalización del proyecto.
¡Mucho cuidado! Si no se detalla con claridad esta etapa, se pueden producir
resultados negativos para la organización.
Para evitar problemas, es necesario:
● revisar el análisis del alcance del proyecto;
● realizar estimaciones de esfuerzo, coste y recursos;
● definir un plan de proyecto;
● y por último, redactar un documento sobre los términos del acuerdo.

3. Ejecución

Es quizá, la fase más importante. Ya que en ella se materializa todas las ideas,
planeaciones y diseños, utilizando las técnicas, recursos y procesos previstos
anteriormente.
En ella se gestiona los entornos laborales, tareas, entrega de recursos y peticiones
de cambio

4. Seguimiento

Durante esta fase, el analista debe comprobar que todas las partes involucradas
estén cumpliendo con:
● las labores;
● la planificación;
● y, con el objetivo de administrar y garantizar la calidad del proyecto.
Al verificar, se realizan seguimientos en las áreas involucradas con control de
calidad y con registro de incidencias, luego se generan informes con los indicadores
predeterminados para ser mostrados a los superiores.

5. Cierre

Al finalizar el proyecto se debe evaluar y verificar que las expectativas hayan sido
cumplidas y que todo esté como se estableció durante la planificación.
Sin embargo, es necesario aplicar una análisis de fallos del proyecto para
documentar los inconvenientes y ayudar que a futuro se puedan tomar decisiones
más acertadas.
Durante esta etapa, se realiza un checklist y se ejecuta el cierre formal en todas las
áreas, se hace una copia de seguridad de los datos y se ejecuta un análisis de los
resultados para contrastarlos con las estimaciones iniciales.
Ventajas de la gestión de proyectos

Si combinamos la gestión de proyectos junto con la transformación digital dentro de

una empresa, los beneficios que pueden traer son innumerables. Sin embargo,
podemos nombrar los más relevantes:
● optimiza los flujos de trabajo;
● mejora el trabajo en equipo;
● aumenta la comunicación constante con las diferentes áreas productivas;
● incrementa el flujo de datos relevantes entre departamentos;
● prevé cuellos de botellas y rutas críticas;
● abarata costos y crea presupuestos adicionales según los escenarios;
● posibilita el seguimiento y gestión con respecto a la proyección;
● reúne datos para proyectos futuros;
● administra los recursos;
● optimiza la resolución de inconvenientes;
● entrega datos en tiempo real.
La evolución de la tecnología permite a las empresas gestionar proyectos utilizando
técnicas pre-diseñadas y metodologías útiles en cada caso.

Conclusión

En definitiva, la gestión de proyectos es una labor sumamente importante y

necesaria para las empresas de cualquier sector, ya que permiten lograr el control
de tareas, áreas, procesos y datos con el objetivo de armonizar las operaciones
dentro de la organización y cumplir con cronogramas y estimaciones de
productividad.

Bibliografía:

● http://www.pmi.org/About-Us/About-Us-What-is-Project-Management.aspx
● La guía definitiva de la gestión de proyectos (FT/PH). Nokes, Sebastian. 1º
Ed.n. Londres (Financial Times / Prentice Hall): 2006. ISBN 978-8483223215
● Paul C. Dinsmore et al (2005) The right projects done right! John Wiley and
Sons, 2005. ISBN 0-7879-7113-8.