¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es el conjunto de metodologías para planificar, dirigir las tareas

y recursos de un proyecto. Un proyecto comprende un cúmulo específico de operaciones
diseñadas para lograr un objetivo específico, medible, alcanzable, relevante y temporal. Los
objetivos de la gestión de proyectos son:

• Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto;

• Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto;
• Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.

Los proyectos son independientes de la actividad diaria empresarial. Para establecer

los objetivos específicos del proyecto es necesario organizar una serie de reuniones. Los
objetivos de estos proyectos pueden expresarse en: resultados (como la creación de una
nueva sede central); consecuencias (como la reubicación de los empleados a nueva
sede); beneficios (reducción de costes de las instalaciones) u objetivos estratégicos (como
duplicar el rendimiento corporativo en tres años).

A la hora de desarrollar un proyecto hay 3 variables a tener en cuenta: El tiempo, el

costo y el alcance. Estas tres variables forman parte de todos los proyectos y sirven para
asegurar la calidad del proyecto. Estas variables juntas forman el Triángulo de
calidad (también conocido como el triángulo de hierro).

La gestión de proyectos es importante dentro del desarrollo sostenible y constante de

las sociedades, ayuda a visualizar un horizonte de posibilidades en un escenario
determinado, lo que permite a futuro conocer un resultado el cual al interesado le brinde las
herramientas necesarias para tomar la mejor decisión posible. La idea fundamental de la
gestión de proyectos, es la de administrar todos los recursos necesarios para realizar
planificaciones las cuales gestionen un resultado determinado, esto para dar respuesta al
objetivo primordial por el cual se dio inicio al proyecto.

La variable del alcance especifica todos los requisitos, pasos y tareas del desarrollo del
proyecto. Por otra parte, el tiempo es una variable peculiar no es algo que se pueda
controlar como en el caso de los procesos. Por lo que es un verdadero desafío utilizar el
tiempo de manera eficiente, manteniendo el proyecto dentro del cronograma y alcanzando
los objetivos deseados. Y la última variable, el coste se centra en presupuesto establecido
al inicio del proyecto. Las tres variables están interconectadas y depende mucho la una de
la otra. Cuanto más grande sea el alcance del proyecto, más tiempo necesitará y mayor
coste tendrá.

Fases de la gestión de proyectos

El PMI es una organización que ofrece formación sobre gestión de proyectos. Para
acreditar el conocimiento de gestión de proyectos, esta organización divide los proyectos
en 5 fases:

1. Análisis de viabilidad del proyecto.

Es la primera fase de un proyecto y se basa en analizar si este sigue adelante. Este

paso se realiza porque, a menudo, el beneficio que la empresa obtendría al implementar el
proyecto es mayor que la inversión. Para investigar las posibilidades del proyecto, hay que
tener en cuenta factores como el tiempo, los recursos y el coste. El estudio de viabilidad del
proyecto debe incluir:

• Creación del registro de seguimiento del proyecto

• Análisis previo del alcance del proyecto (se plantea qué alcance debe tener el
proyecto, qué metodología se va a llevar a cabo, qué departamentos deben estar
involucrados, etc.);
• Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto;
• Análisis del beneficio y el coste previsto, la viabilidad de los plazos pactados y la
calidad que se pretende.

Si el balance del análisis de viabilidad es positivo, se puede proceder a la segunda fase

2. Planificación detallada del trabajo a realizar

El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos
necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir negativamente en la
empresa. Para establecer estas tareas y recursos con la mayor precisión se debe:

• Revisar el análisis del alcance del proyecto;

 • Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos;
• Definir el plan de proyecto.

Si el proyecto sigue adelante, se debe redactar toda esta información en los términos
de acuerdo.

3. Ejecución del proyecto

Durante esta fase las empresas despliegan todo su potencial .Es el conjunto de
técnicas, formas de administrar los recursos y de gestionar los procesos. Algunos softwares
de gestión de proyectos te permiten crear automáticamente un informe. En esta fase suelen
surgir los problemas. Las acciones que se realizan durante esta etapa son las de:

• Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajo);

• Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles;
• Ejecutar las tareas planificadas;
• Gestionar las peticiones de cambio (¿mediante qué?)

4. Seguimiento y control del trabajo

Esta fase, junto con la anterior, supone una de las más importantes para el proyecto. En
esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la planificación y si se
están superando todas las expectativas de calidad. De esta forma se puede responder de
manera rápida y eficiente ante los problemas que surjan. Con un módulo de gestión de
proyectos se puede realizar un seguimiento actualizado de los procesos, incluyendo el
avance, los tiempos y los costes. En esta fase se realizan esencialmente cuatro tipos de
actividades:

• Seguimiento de tareas e hitos planificados;

• Gestión de entregables (incluido control de la calidad);
• Gestión de incidencias que han surgido y que pueden surgir durante el proceso
(como por ejemplo, que un flujo de trabajo no esté bien relacionado o conectado);
• Generación de informes de seguimiento (informes para los directores o jefes de
proyecto informando sobre si el proyecto va según lo planificado).
5. Cierre del proyecto

Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera antes de
cerrar el proyecto. El análisis de fallos del proyecto hará que en el futuro se tomen
decisiones más realistas y seguras. Para llevar esta evaluación a cabo, se suele usar
una checklist (o lista de control en español). Las tareas de esta etapa son:

• Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados. Realización de la
copia de seguridad del proyecto.
• Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.
• Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

¿Existe alguna norma ISO para gestionar proyectos?

La norma ISO que establece unos estándares para la dirección y gestión de

proyectos es la norma ISO 21500. Esta normativa tiene como objetivo principal conseguir
dar una orientación a las organizaciones en su gestión. En ella se describen los diferentes
conceptos y procesos dentro de una compañía para estabilizar y sistematizar las tareas,
así como la homogeneización de las actividades. Es decir, pretende que el resultado de un
proceso sea el mismo independientemente de la persona que lo realiza. La estructura de la
norma ISO 21500 continúa con las directrices del instituto de gestión de proyectos.

“Las operaciones mantienen las luces encendidas, la estrategia proporciona una luz al final
del túnel, pero la gestión del proyecto es el motor del tren que hace avanzar a la
organización.” – Joy Gumz, especialista TIC que trabaja para ISAO Standards Organization
NASA y Appel.

¿Cuáles son las metodologías más utilizadas en la gestión de

proyectos?

Dentro de todas las diferentes metodologías que existen para llevar a cabo un
proyecto, se pueden establecer seis categorías diferentes. Estas categorías son: la
metodología secuencial tradicional, Agiles y de gestión de cambio.
 La metodología secuencial tradicional

Las metodologías tradicionales se basan en etapas secuenciales en las que se tiene

que terminar una fase antes de pasar a la siguiente. Esto da lugar a documentos que
permiten comprobar el correcto desarrollo y finalización de cada fase. Este tipo de
desarrollo tiene la ventaja de que permite un control de cada fase por parte de todos los
responsables y sus superiores. Sin embargo, esto provoca que los proyectos sean muy
‘estáticos’, es decir, que si se necesita cambiar cualquier cosa dentro del proyecto, haya
que volver al inicio, y comenzar otra vez casi desde cero.

Agiles

La categoría Agile se llama así ya que está compuesta por la metodología del mismo
nombre, y de ella surgieron otras metodologías: Scrum, Kanban, Extreme Programming
(XP) y Adaptive Project Framework (APF). En el Manifesto Agile se valoran algunos
elementos por encima de otros:

• Los trabajadores y las interacciones sobre procesos y herramientas;

• Un software funcional sobre una documentación general;
• Una colaboración con el cliente sobre la negociación de un contrato;
• La capacidad de responder sobre la habilidad para seguir un plan establecido.

Gestión de cambio

Existen las metodologías que se ocupan de la gestión de proyectos, pero

enfocándose en la gestión del cambio, especialmente en la planificación de los riesgos y
tomando el control del cambio cuando se produce.

¿Qué sistemas de gestión de proyectos hay en el mercado?

Hoy en día se pueden encontrar sistemas de gestión de proyectos dentro de un

ERP y sistemas de gestión de proyectos independientes. Si una empresa no tiene
proyectos muy complejos y quiere poder tener automáticamente datos de otros módulos en
el gestor de proyectos elegirá un sistema ERP con gestión de proyectos. Sin embargo,
estos suelen requerir ciertas personalizaciones para que se ajuste a la forma de trabajar de
la empresa. Dentro de la Guía ERP se encuentran las distintas formas en las que se pueden
registrar un proyecto y su progreso en un sistema ERP.

En cambio, si una empresa realiza proyectos complejos, puede ser que el módulo de
gestión de proyectos del ERP no sea suficiente. En este caso, necesitará un sistema
especializado. Estos sistemas no necesitan (tanta) personalización, pero suelen costar más
dinero y no se integran fácilmente con el ERP para obtener datos.

Aparte de si el gestor de proyectos es independiente o está dentro del ERP, también hay
que fijarse en otros factores. Por ejemplo, hay sistemas que están desarrollados para seguir
ciertos tipos de metodologías de proyectos (como Kanban, Scrum, Agile, Lean). Por tanto,
la empresa que quiera contratar este tipo de sistemas debe comprobar que el software que
escoja siga también su metodología de trabajo. Si no, la empresa no podría trabajar de
forma ágil y/o tendría que hacerle muchas personalizaciones al software, incrementando
así su coste.

Los sistemas de gestión de proyectos suelen incluir las siguientes funcionalidades:

• Planificación y programación de proyectos

• Gestión de recursos
• Colaboración en equipo
• Seguimiento del proyecto (cronograma)
• Gestión del presupuesto del proyecto
• Gestión de cotizaciones
• Informes y KPIs

Costes de un sistema de gestión de proyectos

El coste de un sistema de gestión de proyectos depende de varios factores: si es un sistema

especializado o un módulo dentro del ERP, las licencias, el alojamiento (nube o local), la
cantidad de funcionalidades, entre otras.

Existen soluciones gratuitas online, pero estas solo ofrecen la posibilidad de crear tareas y
asignar quién debe hacerla y cuando. Sin embargo, no permiten tener una visión general
de cómo va el proyecto.
Hay algunas sistemas de gestión de proyectos desde precios muy económicos. Por
ejemplo, uno de los software de gestión de proyectos más conocidos es Jira. Este sistema
tiene varios planes: uno gratuito con opciones muy limitadas; uno Standard por 7,5$ (unos
7,14€) por usuario al mes; Premium que incluye más funcionalidades y cuesta 14,50$ (unos
13,80 €) por usuario al mes; y Enterprise que es el que ofrece más posibilidades, pero cuyo
precio se indica tras la conversación con los comerciales.

Este no es el único sistema, hay muchos otros como Trello que va desde los 0€ a los
17,50€ por usuario. Kanbanize para las empresas con metodología Kanban, cuyo mínimo
de usuarios es de 15 y va desde los 169$ (unos 168€) por los 15 usuarios al mes. O, incluso,
Asana que va desde los 0€ hasta los 24,99€ por usuario al mes.

La Gestión de Proyectos se refiera a todas las actividades que se realizan para cumplir con
un fin principal definido, en un tiempo establecido utilizando recursos tanto humanos como
materiales y para el cual se debe tener presupuestados los costos en que se incurrirán.
El objetivo principal de la Gestión de Proyectos es administrar, planificar, coordinar,
seguimiento y control de todas las actividades y los recursos asignados para la ejecución
del proyecto de una forma que se pueda cumplir con el alcance en el tiempo establecido y
con los costos presupuestados.
En todo proyecto participa un ejecutor o gestor, los beneficiarios finales y los actores
institucionales.
Las áreas que son determinaste para el éxito de un buen proyecto son: la visibilidad,
desviaciones, frecuencia, toma de decisiones y las técnicas de seguimiento. Además de
esto la comunicación es el proceso esencial de la gestión de proyectos, desde la etapa de
inicio hasta la de cierre, es importante saber bien ¿Qué se comunica y de qué manera?
¿Con que frecuencia y grado de detalle? Todo esto para dar a conocer de una forma clara
las metas y propósitos y lograr que se cumplan.
Sin importar la dimensión del tamaño del proyecto es necesario que cuenten con un
administrador o gestor de proyectos que cuente con habilidades para poder manejar de
manera eficiente las diferentes etapas del proyecto y tomar las medidas necesarias.
De acuerdo con el Project Management Institute (PMI) las características de un proyecto
son:
• Un producto, bien o artículo producido, que es cuantificable y que puede ser un
elemento terminado o un componente o un servicio prestado.
• La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, la capacidad de producción
o de prestación de servicio de las funciones del negocio, que respaldan la
producción, la distribución, etc.
• Un resultado que puede ser obtenido de diversas formas: salidas, documentos,
ideas, etc.
• La singularidad es una característica importante de los productos o entregables de
un proyecto.
• La elaboración gradual, que es una característica de los proyectos que acompaña a
los conceptos de temporal y único. “Elaboración gradual” significa desarrollar en
pasos e ir aumentando mediante incrementos.
Las tres restricciones principales o posibilidades de alteración en los proyectos son
el alcance, tiempo y costos.
Los proyectos se dividen en fase con el objetivo primordial de facilitar la gestión y mejorar
el control de una forma que se pueda mantener alineado con los objetivos establecidos.
Para poder administrar un proyecto en un contexto de calidad, este deberá pasar por varias
fases, al final de las cuales deberán definirse los acontecimientos importantes. Cada etapa
se relaciona con una prestación y una validación basadas en un documento específico.
Las etapas, actividades, o ciclo de vida de la gestión de proyecto son las definidas a
continuación:

INICIACION.
En esta parte es donde se comienza el proyecto, se identifica una idea, aquí se
redacta la propuesta específica del proyecto, los objetivos, el alcance, la calidad, se estima
como se llevara a cabo y se hace una evaluación de los riesgos, además se hacen
estimaciones de tiempos, costes teniendo en cuenta los recursos humanos materiales y
financieros disponibles. Este proceso es esencial para alcanzar el éxito en un proyecto,
porque unos objetivos mal planeados conducirán al fracaso del proyecto aun cuando la
gestión sea adecuada.

En esta etapa se hace la redacción de la propuesta específica objeto,

objetivos, alcance, calidad y estima riesgos del proyecto, y describe cómo él se llevaría a
cabo. Incluye también estimaciones de costo y tiempo, y efectúa la integración de todo lo
anterior con lo que sigue, y justifica -evaluando credenciales y circunstancias- por qué el
contrato del proyecto se debe dar a una organización o equipo en particular, y bajo qué
condiciones.

En esta etapa es bueno elaborar la prefactibilidad del proyecto enfocada en los

siguientes aspectos:
• Prefactibilidad técnica;
• Prefactibilidad económica;
• Prefactibilidad legal;
• Prefactibilidad ambiental.

Esta fase tiene una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y puede ser
esencial, por lo que debe ser espacialmente cuidada. En ocasiones esta parte es
menospreciada lo cual puede llevar el proyecto al fracaso.

PLANIFICACION.
Para que el proyecto tenga éxito, antes que todo es necesario planificar con cuidado.
Esta etapa define el alcance de lo que se quiere hacer esta planificación debe ser conciso
y expresar de forma precisa
Se realiza la planificación de todas las actividades necesarias para llevara
a cabo el proyecto, considerando las prioridades del proyecto, los recursos
necesarios, los tiempos esperados para ejecutar cada una de las tareas y sus
funcionalidades.
 La planificación se refiere a la identificación de actividades y entregable del proyecto,
incluso posibilidades de mitigación de riesgos.
Existen diferentes herramientas y técnicas para abordar la planificación de un buen
proyecto, las cuales permiten definir los tiempos, áreas de trabajo y las distintas etapas del
desarrollo del proyecto que permiten definir el curso de acción a seguir que será tomado.
Definimos de una forma clara lo que queremos conseguir (objetivos), en que tiempo lo
haremos (cronograma) y el coste que tendrá lograrlo (presupuesto).

Aquí se establece como el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones

de prestaciones, la planificación temporal y el coste. Una planificación bien detallada
disminuye la aparición de sorpresas.
La planificación inteligente es una de las claves del éxito de la gestión de proyectos.

EJECUCION.

Se refiere a la implementación o puesta en marcha del proyecto, consiste en poner

en práctica la planificación llevada a cabo previamente.
Durante la ejecución del proyecto, se debe poner énfasis en la comunicación para tomar
decisiones lo más rápido posible en caso de que surjan problemas.
Además, se deberán organizar regularmente reuniones para administrar el equipo del
proyecto, es decir discutir regularmente el progreso del proyecto y determinar las
prioridades siguientes.

Se realiza para coordinar los recursos que son necesarios para desarrollar los
procesos planificados.

Esta fase suele implicar contratos de estudios, de asistencia técnica, de servicios o

de suministros. Se monitorea el avance real del proyecto para que se pueda adaptar el
proyecto a los cambios contextuales.

Esta etapa representa el conjunto de tareas y actividades que supone la realización

del proyecto, es decir el proyecto del que se trate. Responde a las características técnicas
específicas de cada tipo de proyecto y se gestionan los recursos de una forma adecuada
para el buen desarrollo de los objetivos propuestos.
 CONTROL.

El fin de las actividades de control es asegurar que los objetivos sean alcanzados
en el tiempo y calidad planificada, realizando una buena supervisión y medición del
rendimiento de los resultados, con el objetivo de que se puedan tomar acciones correctivas,
esto se hace mediante la comparación entre la planificación realizada y los valores
incurridos.

Las informaciones de control deben ser proporcionadas de manera oportuna y a

tiempo, sin retrasos para tomar acciones correctivas antes de que sea tarde.
Aquí debe haber un buen liderazgo y buena supervisión por parte del Gestor del proyecto,
puede imprimir reportes revisar el progreso y aplicar mejoras.
Monitorización del trabajo realizado analizando de cómo el proceso difiere de lo planificado
e indicando las acciones correctoras necesarias. Incluye el liderazgo, proporcionando
directrices a los recursos humanos, para que realicen su trabajo de forma efectiva y a
tiempo.
Para esto podemos usar varios métodos de control como son:

DIAGRAMA DE GANTT

La herramienta básica que se utiliza para realizar la planificación del trabajo de un

proyecto es el diagrama de Gantt. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final
de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas así como las
dependencias entre unidades mínimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin,
comienzo-fin, comienzo-comienzo).

PERT

La técnica de revisión y evaluación de programas o PERT es básicamente un

método para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en
completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea en función
de talentos y recursos, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto
total en función de los talentos y recursos.
 CADENA CRÍTICA

La Gestión de Proyectos por Cadena Crítica (CCPM) es un método que se enfoca

en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a mantener el uso
de los recursos nivelado, pero les pide más flexibilidad en sus horas de trabajo y de ser
capaces de cambiar rápidamente de tarea o de cadena de tarea para no retrasar el proyecto
entero.

CIERRE

Es la culminación del proyecto, todo proyecto tiene una existencia temporal, y

finaliza cuando se cumple con lo establecido. También es llamada fase de puesta en
marcha del proyecto. El cierre es la etapa final de un proyecto en la que éste es revisado,
y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, así como
sus resultados, en consideración al logro de los objetivos planteados.

Se realizan las pruebas finales de corrección de la solución y la verificación.

En esta fase se deberá elaborar un documento de finalización donde se describirá cómo se
ha llevado cabo el proyecto, los problemas que se han detectado, la metodología utilizada,
la forma de organización, la experiencia ganada, y lo más importante, las conclusiones a
las que se llega una vez se ha finalizado el proyecto.

Plan de desarrollo del software

Propuesta del proyecto, alcance y objetivos

Este proyecto implementa un sistema para la identificación de estilos de aprendizaje. Se
desarrollará una aplicación web para identificar los estilos de aprendizaje y su porcentaje
en un grupo de individuos, para esto se identifica el estilo de aprendizaje de cada individuo
del grupo. Estudiantes y profesores reciben recomendaciones del sistema.

Supuestos y limitaciones
El sistema debe estar funcionando a inicios del mes xx del día xx del año xx .

Entregables del proyecto

Los siguientes productos se producirán durante el proyecto:

• Casos de Uso del Negocio

Encuesta de casos de uso del negocio
Glosario
Especificaciones Complementarias
Breve Diseño Creativo
Mapa de Navegación
Prototipo de interfaz de usuario
Encuesta de casos de uso
Modelo de Datos
Diseño del modelo
Diseño de la Base de datos
Documento de Arquitectura de Software
Implementación del Subsistema
Paquete de prueba
Solicitudes de cambios
Resumen de las pruebas
• Evolución del plan de desarrollo de software
• Este plan será actualizado antes del inicio de cada subsecuente fase o iteración.
Las fechas para el final de cada fase se muestran a continuación.

Roles y responsabilidades
La siguiente tabla muestra las funciones representadas en el diagrama del proyecto
anterior y de sus responsabilidades primarias.

Rol Descripción

El director de proyecto asigna los recursos, forma las prioridades,

coordina las interacciones con los clientes y usuarios, y por lo
Administrador del general trata de mantener el equipo del proyecto enfocado en el
proyecto objetivo correcto. El director de proyecto también establece un
Rol Descripción

conjunto de prácticas que garantizan la integridad y la calidad de

los artefactos del proyecto.

El arquitecto dirige y coordina las actividades técnicas y artefactos

en todo el proyecto. El arquitecto establece la estructura general
de cada punto de vista arquitectónico: la descomposición de la
vista, la agrupación de elementos, y las interfaces entre estos
grandes grupos. Así, en contraste con los otros trabajadores, el
Arquitecto enfoque del arquitecto es hacia la amplitud, y no en profundidad.

Analista de negocios conduce y coordina el modelado de casos

de uso del negocio, restringiendo y delimitando la organización
que está siendo modelada. Por ejemplo, estableciendo que
Analista del agentes de negocios y casos de negocio existen y cómo
negocio interactúan.

El diseñador define las responsabilidades, funciones, atributos y

relaciones de una o varias clases y determina cómo deben ser
ajustados al entorno de ejecución. Además, el diseñador puede
tener la responsabilidad de uno o más paquetes de diseño o
subsistemas de diseño, incluidas las clases de propiedad de los
Diseñador paquetes o subsistemas.

El diseñador creativo dirige y coordina la creación de prototipos y

el diseño de la interfaz web, mediante la captura de los requisitos
de la interfaz Web, incluidos los requisitos de usabilidad, la
creación de prototipos de páginas Web, con la participación de
otros actores de la interfaz Web, como los usuarios finales, en los
exámenes de usabilidad y sesiones de pruebas de uso, y revisar
y proporcionar la información adecuada sobre la implementación
final de la interfaz web (como creados por otros desarrolladores,
Diseñador creativo es decir, diseñadores e implementadores).
 Rol Descripción

El Responsable de pruebas es responsable de ejecutar las

pruebas, incluyendo la prueba de puesta en marcha y ejecución,
la evaluación de la ejecución de la prueba y la recuperación de
Responsable de errores, y la evaluación de los resultados de la prueba y registro
pruebas(Tester) de los defectos dentificados

El especialista Requisitos captura la especificación de una parte

de la funcionalidad del sistema, describiendo el aspecto de los
requisitos de uno o varios casos de uso y otros requisitos de
software de apoyo. El especialista de requerimientos es también
Especialista de responsable de un paquete de casos de uso y mantenimiento de
requerimientos la integridad de ese paquete.

Administración de riesgos

La gestión de riesgos no es reactiva, es proactiva. Lo ideal es que elabores un plan

para gestión de riesgos durante la fase de planificación del proyecto. De este modo, podrás
identificar mejor cualquier riesgo potencial y su impacto, para poder, después, controlar
esos riesgos durante el desarrollo del proyecto. En vez de que te tomen por sorpresa,
estarás atento a esos factores de riesgo antes de que se transformen en verdaderos
problemas. Algunos tipos de riesgos pueden ser desastres naturales, riesgos financieros,
posibles pérdidas, amenazas de ciberseguridad, riesgo de mercado, tan solo por nombrar
algunos.

Como alternativa, puedes usar la teoría de las restricciones para abordar los riesgos
del proyecto para un proceso que ya se haya iniciado. Esta teoría es un marco que te ayuda
a identificar el eslabón más débil de un proyecto o proceso (el nivel de riesgo), para que
puedas tomar las acciones pertinentes para reducir los riesgos.
¿La gestión de riesgos es realmente importante para mi proyecto en particular?

A decir verdad, no todos los proyectos necesitan contar con un plan de gestión de
riesgos. Si tu proyecto cumple un proceso relativamente sencillo, es probable que
solamente necesites hablar con los miembros del equipo para pensar cuáles podrían ser
los riesgos potenciales y poder detectarlos a tiempo. Los proyectos de este tipo son de corto
alcance, no requieren de demasiada dedicación por parte de los miembros del equipo ni de
recursos externos (como el presupuesto o la disponibilidad, u otros recursos humanos) y
pueden ser procesos que ya has atravesado satisfactoriamente antes.

Pero si trabajas en una iniciativa compleja que involucra a muchos participantes de

otros departamentos en el proyecto y a recursos necesarios importantes, es probable que
sí te sea muy útil contar con un plan de gestión de riesgos del proyecto. Son proyectos en
los que tal vez inviertas gran parte del tiempo y de la disponibilidad de los miembros del
equipo, o con los que prepares una cuantiosa inversión financiera. Al contar con un plan
para gestión de riesgos, puedes asegurarte de que el proyecto se mantenga dentro
del alcance previsto y que, en definitiva, tenga éxito.

Proceso de gestión de riesgos: 6 pasos

La gestión integral de riesgos de un proyecto consiste en identificar, planificar y

controlar los riesgos potenciales. No es que todo saldrá mal, probablemente todo resulte
perfecto. Pero una evaluación de riesgos proactiva y la gestión de incidentes pueden ser
útiles para estar preparado y corregir el curso rápidamente en caso de necesitarlo; y, así,
cumplir con los objetivos del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

A continuación, compartimos esta guía de buenas prácticas con seis pasos muy
útiles si recién empiezas con la gestión de riesgos de proyectos. Para cada paso, hemos
elaborado un plan de riesgos de proyectos en Asana, a fin de mostrarte qué planes de
acción podrían ser los más adecuados para mitigar los riesgos potenciales de tu próximo
proyecto.
 1. Identificación

El primer paso para crear el proceso de gestión de riesgos de un proyecto es reunir una
lista de todos los casos en los que se podrían presentar, potencialmente, riesgos que
afectaran al proyecto. Un caso de riesgo es cualquier cosa que pudiese afectar
negativamente al programa, al presupuesto o, en definitiva, al éxito del proyecto en sí.

Hay muchas formas de identificar los riesgos de un proyecto:

• Consulta con quienes participan en el proyecto. La mejor manera de identificar los riesgos
de un proyecto es preguntándoles a las partes interesadas, a los líderes y a los expertos en
el tema. Si ya han trabajado anteriormente con proyectos similares, pregúntales a qué
riesgos se enfrentaron y qué se puede hacer para evitarlos. Incluso aunque no hayan
trabajado con proyectos similares, habla con los participantes clave para asegurarte de no
pasar ningún riesgo importante por alto.
• Organiza una lluvia de ideas sobre los riesgos posibles con el equipo del proyecto. Los
integrantes del equipo del proyecto son quienes trabajarán codo a codo contigo a diario.
Antes de empezar, pregúntales qué riesgos potenciales ven. Analiza la posibilidad de
organizar una sesión de lluvia de ideas para identificar los riesgos graves del proyecto.
• Documenta y ratifica tus supuestos. Según la Guía de los fundamentos para la dirección de
proyectos (Project Management Body of Knowledge) (PMBOK®), los supuestos son
cualquier cosa acerca del proyecto que creas que será real, incluso sin tener garantías de
que así sucederá. Puedes basar las decisiones de tu proyecto en suposiciones sin siquiera
darte cuenta. Al hacerlo sin documentar y comprobar tus suposiciones, quedas expuesto a
los riesgos del proyecto. Si los supuestos que asumes no son realmente verdaderos, las
bases de tu proyecto pueden volverse inestables y poner en peligro el éxito del proyecto
entero.
• Consulta tus listas de verificación. Fíjate si tu equipo o departamento ha elaborado una lista
de los riesgos comunes. Si no lo han hecho, empieza a documentar una para estar listo
para tener éxito con los próximos proyectos.

Luego de tener todos los riesgos identificados, escríbelos en un registro. Tal como lo
sugiere el nombre, un registro es una lista de todos los riesgos del proyecto. El registro de
riesgos debería responder a varias preguntas acerca de los riesgos que has identificado,
entre ellas, las siguientes:
• ¿Qué probabilidad hay de que se produzca este caso de riesgo?
• ¿Cuál sería el impacto y la gravedad que tendría si se produjese?
• ¿Cuál es nuestro plan de respuesta a este riesgo?
• Dados la probabilidad de ocurrencia y el impacto que podría tener, ¿qué nivel de prioridad
le asignarías?
• ¿Quién es el responsable en caso de que este riesgo se haga realidad?

No te preocupes si no puedes responder a todas estas preguntas, algunas las dilucidarás

a medida que avances.

2. Análisis de riesgos

Por cada riesgo que hayas identificado, analiza la probabilidad de que se produzca, la
gravedad y el plan de respuesta. Dependiendo de la complejidad de los riesgos del
proyecto, considera llevar a cabo un análisis del riesgo con el equipo del proyecto o con
algunos participantes clave. Para decidir acerca de la gravedad, piensa el impacto que
tendría el caso en los objetivos del proyecto. ¿Retrasará lo programado con el cronograma,
afectará al presupuesto o reducirá el impacto que tendrán los entregables del proyecto?

Después, por cada riesgo, elabora un plan de respuesta. El plan de respuesta no

debe ser necesariamente una acción pendiente a realizar ahora mismo; más bien, es lo que
hará tu equipo para revertir rápidamente el riesgo y abordarlo en caso de que surja.

3. Priorización

Para establecer las prioridades de los riesgos, pregúntate lo siguiente: basado en tu

registro y análisis de los riesgos, ¿cuáles tienen mayor probabilidad de producirse que sean,
potencialmente, los que afecten con mayor intensidad al éxito del proyecto? Lo más
importante es detectar los riesgos que tengan mayor probabilidad de ocurrencia y cuya
gravedad tenga un mayor impacto. Probablemente quieras controlar y responder a todos
los riesgos potenciales, pero son estos a los que debes prestarles más atención y controlar
con mayor frecuencia.
 4. Asignación

Este paso es opcional, pero recomendado. A pesar de que todavía no se hayan

producido los casos de riesgo, es muy útil que les asignes un responsable lo antes posible,
para que los miembros del equipo estén bien preparados. La persona asignada no solo
debe controlar si se produce o no el caso, sino que además será el contacto para la toma
de decisiones y desarrollar el plan de mitigación de ese riesgo; independientemente de que
el riesgo, valga la redundancia, corra el riesgo de producirse o no.

5. Supervisión

A estas alturas, tu proyecto ya habrá comenzado. Si todo sale según lo esperado,

estarás en marcha y bien orientado para cumplir con los objetivos fundamentales del
proyecto. Pero no te olvides de seguir controlando activamente los riesgos para evitar
sorpresas desagradables. Haz lo siguiente:

• Envía actualizaciones de estado con regularidad para que el equipo de tu proyecto y los
demás participantes estén todos alineados. Recuerda, el sistema de gestión de riesgos
debe ser proactivo, no reactivo.
• Consulta con frecuencia a los gerentes responsables de cada riesgo. Cada “encargado” de
un riesgo deberá supervisar y estar atento a la probabilidad de que se produzca el caso de
riesgo. Como gerente del proyecto o líder del equipo, habla con ellos con regularidad para
asegurarte de que todo funcione correctamente.
• No pierdas de vista el registro de riesgos para enterarte de las novedades. Si cambia la
probabilidad de que un riesgo se produzca o si se actualiza un plan de mitigación de riesgos,
ese cambio debería reflejarse en el registro de riesgos. Al igual que con el resto de los
elementos de la gestión de proyectos, tu plan para gestión del riesgo debe ser un
documento activo que el equipo use para mantenerse bien orientado.

La colaboración también es muy importante en esta etapa. Con demasiada

frecuencia, aparecen problemas en potencia o riesgos nuevos que nota algún miembro del
equipo, pero que no se siente con la seguridad como para informarlo inmediatamente.
Genera una cultura de colaboración en equipo que sea abierta y honesta.
6. Respuesta

Si en algún momento un riesgo se convierte en realidad, será hora de responder. Si

todo resulta como es de esperar, como cuentas con un registro de riesgos y un plan para
gestionar los riesgos del proyecto, ya tendrás un excelente plan de contingencia para
afrontarlo.

Plan de iteración

fase Iteración Descripción objetivos

Define modelo de negocio,

requerimientos del
iteración producto, plan del proyecto Revisión del
Inicio preliminar y caso de negocio caso de negocio

Iteración E1
Desarrollar Completar análisis y diseño
Elabor prototipo de para los casos de uso de Prototipo de
ación arquitectura alto riesgo arquitectura

Iteración E2
Desarrollar Completar análisis y diseño
Elabor prototipo de para los casos de uso de Prototipo de
ación arquitectura restantes arquitectura

Iteración C1
Constr Desarrollar implementar y probar casos
ucción ALFA de uso criticos. Alfa

Iteración C2
Constr Desarrollar Implementar y probar casos
ucción BETA de uso para la versión Beta. Beta

Implementar y
probar casos de uso,
Iteración C3 reparar defectos de Beta, e
Desarrollar incorporar la
Constr liberación retroalimentación o
ucción inicial comentarios de Beta. Software
 fase Iteración Descripción objetivos

Desarrolla el sistema inicial.

Implementar y probar otro

subconjunto de casos de
uso restantes, reparar
defectos de versión anterior,
Iteración C4 e incorporar la
Desarrollar retroalimentación o
Constr liberación comentarios de la versión
ucción intermedia anterior. Software

Incorporar mejoras y
defectos de la versión
anterior.
Iteración C5 Desarrolla el sistema
Desarrollar completo.
Constr liberación
ucción completa Software

Iteración T1
Transic liberación de Empaquetar, distribuir e
ión software instalar la versión. software liberado

Iteración T2
Transic liberación de Capacitación del
ión software administrador del sistema software liberado