RESUMEN

El fracaso frecuente en los proyectos tiene sus orígenes en la falta de

control, coordinación y planificación inadecuada de recursos, actividades así como

en la estimación de costos y tiempo.

El tema de administración de proyectos en la actualidad juega un papel muy

importante en las organizaciones, se le considera una solución al problema

surgido del incremento de operaciones, dentro de las actividades que llevan a

cumplir un objetivo.

Un buen método de administración de proyectos guiará al proyecto a través

de un conjunto de actividades controlado, bien manejado, visible, para lograr los

resultados deseados. La dirección de proyectos se logra mediante la ejecución de

procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de

dirección de proyectos que reciben entradas y generan salidas.

Existen dos metodologías de Administración de Proyectos el PMBOOK y el

PRINCE2, la diferencia básicamente radica en el número de principios que cada

uno plantea, en el PRINCE2 el proceso de dirección y planeación es continuo

mientras que en el PMBOOK se definen estas dos fases por separado y como

actividades secuenciales.

Los modelos de administración de proyectos mencionados proveen

beneficios a los gerentes y directores de un proyecto y a una organización,

mediante el uso controlable de recursos y la capacidad de manejar riesgos de

negocios y de proyecto de forma más efectiva.

 Fundamentos de la dirección de proyectos

Los fracasos de proyectos son tan comunes que algunos llegan a los titulares,

la gran mayoría se olvidan rápidamente. Las razones del fracaso son amplias y

variadas.

Algunas causas comunes son:

 falta de coordinación de recursos y actividades

 falta de comunicación con las partes interesadas, lo que conduce a

productos que se entregan y que no son lo que el Cliente quería.

 pobre estimación de la duración y los costos, que lleva a los proyectos a

tomar más tiempo y costar más dinero de lo esperado

 insuficientes aspectos mensurables

 planificación inadecuada de recursos, actividades y cronogramas

 falta de control sobre el progreso de modo que los proyectos no revelan su

estado exacto hasta que es demasiado tarde

 falta de control de calidad, que resulta en la entrega de productos que son

inaceptables o inútiles.

Sin un método de administración de proyectos, aquellos que comisionan un

proyecto, quienes lo manejan y los que trabajan en él tendrán diferentes ideas

acerca de cómo deben organizarse las cosas y cuándo los distintos aspectos del

proyecto se completarán. Aquellos involucrados no tendrán claro cuánta

responsabilidad, autoridad y responsabilidad legal tienen y, como resultado, a

menudo habrá confusión alrededor del proyecto. Sin un método de manejo de

proyectos, los proyectos raras veces se completan a tiempo y dentro de costos

aceptables. Esto es especialmente cierto en grandes proyectos.

Un buen método de administración de proyectos guiará al proyecto a través de un

conjunto de actividades controlado, bien manejado, visible, para lograr los

resultados deseados.

Existen dos principios fundamentales en la administración de proyectos

 un proyecto es un proceso finito con un inicio y final definidos

 los proyectos siempre necesitan ser administrados para ser exitosos

Por tanto, todas las partes involucradas en el desarrollo del proyecto deben tener

claro porqué el proyecto es necesario, qué se pretende que logre, cómo se debe

lograr el resultado, y cuáles son sus responsabilidades en ese logro.

En general durante el ciclo de desarrollo de un proyecto se visualizan tres fases la

inicial, la intermedia y la final. Para un control efectivo, cada fase se inicia

formalmente para producir una salida, dependiente de la fase, del Grupo de

Procesos de Iniciación, que especifique lo que está permitido y lo que se espera

para dicha fase, como se muestra en la Figura 1.1. Se puede realizar una revisión

al final de cada fase con el objetivo explicito de obtener la autorización para cerrar

la fase actual e iniciar la fase posterior. En ocasiones, se pueden obtener ambas

autorizaciones en una sola revisión. Las revisiones al final de cada fase son

también conocidas como: salidas de fase, entradas a la fase o puntos de

cancelación.
 Figura 1.1

Secuencia de fases típicas en un ciclo de vida del un proyecto

La definición del ciclo de vida del proyecto también identificará qué tareas

de transición al final del proyecto están incluidas y cuáles no, a fin de vincular el

proyecto con las operaciones de la organización ejecutante. Debe tenerse cuidado

en distinguir entre el ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida del producto. La

Figura 1.2 ilustra el ciclo de vida del producto que comienza con el plan de

negocio, pasa por la idea, hasta llegar al producto, las operaciones y la retirada del

producto. El ciclo de vida del proyecto atraviesa una serie de fases para crear el

producto. Proyectos adicionales pueden incluir una actualización del rendimiento

del producto.

Figura 1.2
Relación entre el ciclo de vida del producto y el ciclo de vida del proyecto
Procesos de Dirección de Proyectos

La dirección de proyectos se logra mediante la ejecución de procesos,

usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de dirección de

proyectos que reciben entradas y generan salidas.

Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe:

• Seleccionar los procesos apropiados dentro de los Grupos de Procesos de la

Dirección de Proyectos (también conocidos como Grupos de Procesos) que sean

necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto

• Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto y los

planes de tal forma que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del

producto

• Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas

de los interesados

• Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costes, calidad,

recursos y riesgos para producir un producto de calidad.

 Esto no significa que el conocimiento, las habilidades y los procesos

descritos deban aplicarse siempre de manera uniforme en todos los proyectos. El

director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, siempre es

responsable de determinar qué procesos son apropiados, y el grado de rigor

apropiado para cada proceso, para cualquier proyecto dado.

En realidad, se aconseja a los directores de proyectos y a sus equipos que

consideren cuidadosamente abordar cada proceso, y las entradas y salidas que

los componen. Un proceso es un conjunto de acciones y actividades

interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente

especificado de productos, resultados o servicios.

Estos procesos se dividen en cinco grupos, definidos como los Grupos de

Procesos de la Dirección de Proyectos. Los Grupos de Procesos no son fases

del proyecto. Cuando se pueden separar proyectos grandes o complejos en

distintas fases o subproyectos, como el estudio de viabilidad, el desarrollo

conceptual, el diseño, prototipo, construcción, prueba, etc., por lo general, se

repetirán todos los procesos del Grupo de Procesos para cada fase o subproyecto.

Los cinco Grupos de Procesos son:

• Grupo de Procesos de Iniciación. Define y autoriza el proyecto o una fase del

mismo.

• Grupo de Procesos de Planificación. Define y refina los objetivos, y planifica el

curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del

proyecto.
• Grupo de Procesos de Ejecución. Integra a personas y otros recursos para

llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el proyecto.

• Grupo de Procesos de Seguimiento y Control. Mide y supervisa regularmente

el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del

proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario

para cumplir con los objetivos del proyecto.

• Grupo de Procesos de Cierre. Formaliza la aceptación del producto, servicio o

resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.

Metodologías para la administración de proyectos

En la actualidad existen dos metologías bien definidas que han tomado auge en el

campo de la dirección de proyectos, a saber el modelo desarrollado por Estados

Unidos conocido como el PMBOOK (libro de administración de proyectos) y el

modelo PRINCE (proyectos en ambientes controlados) que ha sido desarrollado

por la unión de varios países Europeos que en un principio estuvo dirigido al

manejo de proyectos en un entorno de Tecnologías de Información y

Comunicaciones (TIC), actualmente la versión PRINCE2 es adecuado para todo

tipo de proyectos; la figura 1.3 y 1.4 muestran los modelos respectivamente.

Figura 1.3
Modelo de Administración de Proyectos el PMBOOK
 Figura 1.4
Modelo de Administración de Proyectos PRINCE2
 Existen diferencias significativas entre las filosofías de la Guía “PMBOOK” y el

PRINCE2, sin embargo la decisión de cual método usar es decisión del

administrador. Se debe recordar que no hay recetas mágicas, para resolver un

problema.

La primera diferencia, radica en que el ciclo de vida del proyecto de PRINCE2

está basado en seis salidas de ocho procesos mayores corriendo desde el inicio

del proyecto hasta el cierre del mismo. Las restantes dos “Planeación” y “Dirección

del Proyecto” son procesos continuos que soportan las otras seis.
 PRINCE2 describe tres técnicas a saber: planeación basada en el producto,

revisión de calidad, y control de cambios, dentro de un documento en una

narración fácil de seguir, dando ejemplos de listas de chequeos y consejos de

administración. En contraste la guía consiste de doce capítulos que describen

diferentes áreas de conocimiento para el respectivo proceso de administración de

proyectos en formularios de entradas, herramientas y técnicas y salidas.

PRINCE2 habla de estados en vez de fases, su número es flexible de acuerdo

a la administración requerida, haciendo la diferencia entre técnicas de estado y

administración de estados, las técnicas de estado son típicamente un conjunto

particular de habilidades especiales, mientras que la administración de estados

busca el equilibrio y aprovechamiento de los recursos necesarios para la ejecución

del proyecto.

PRINCE2, no define la administración de trabajos, en su lugar define tareas

que pueden ser asignaciones compartidas o combinadas de acuerdo a las

necesidades del proyectos.

Ventajas de utilizar un método de administración de proyectos.

Un buen método de administración de proyectos guiará al proyecto a través de

un conjunto de actividades controlado, bien manejado, visible, para lograr los

resultados deseados.

Los modelos de administración de proyectos mencionados proveen beneficios

a los gerentes y directores de un proyecto y a una organización, mediante el uso

controlable de recursos y la capacidad de manejar riesgos de negocios y de

proyecto de forma más efectiva.

Tanto el PMBOOK como PRINCE, proveen a los proyectos:

 un inicio, medio y fin controlados y organizados

 revisiones regulares del progreso contra el plan y el Caso de Negocios

 puntos de decision flexibles.

 control administrativo automático de cualquier desviación del plan

 el compromiso de la gerencia y partes interesadas en el momento y lugar

apropiado durante el proyecto

 buenos canales de comunicación entre el proyecto, la gerencia del

proyecto, y el resto de la organización.

Conclusiones

 Un proyecto es un proceso finito con un inicio y final definidos

 Un buen método de administración de proyectos guiará al proyecto a través

de un conjunto de actividades controlado, bien manejado, visible, para

lograr los resultados deseados.

 La dirección de proyectos se logra mediante la ejecución de procesos,

usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de dirección de

proyectos que reciben entradas y generan salidas.

 La falta de comunicación con las partes interesadas, conduce a productos

que se entregan y que no son lo que el Cliente quería.

 Existen dos metodologías de Administración de Proyectos el PMBOOK y el

PRINCE2, la diferencia básicamente radica en el número de principios que

cada uno plantea, en el PRINCE2 el proceso de dirección y planeación es

continuo mientras que en el PMBOOK se definen estas dos fases por

separado y como actividades secuenciales.

 Los modelos de administración de proyectos mencionados proveen

beneficios a los gerentes y directores de un proyecto y a una organización,

mediante el uso controlable de recursos y la capacidad de manejar riesgos

de negocios y de proyecto de forma más efectiva.