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CONCEPTOS CLAVES DE UN PROYECTO

1.10.1. Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

Los procesos de la dirección de proyectos se agrupan en los siguientes cinco grupos:

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De Inicio

Hacen referencia a los procesos llevados a cabo para definir y especificar un nuevo
proyecto. Todos los proyectos empiezan con una idea de producto, servicio u otro
resultado deseable. A continuación, el grupo que inicia el proceso determina la
naturaleza y el alcance del proyecto. Si no se realiza bien esta fase, es poco probable
que el proyecto logre satisfacer las necesidades de la empresa. Los controles clave
del proyecto que se requieren son la comprensión del entorno empresarial y la
incorporación al proyecto de todos los controles necesarios. Hay dos cosas cruciales
en todo este proceso: informar de cualquier deficiencia y hacer una recomendación
para solucionarla. El primer documento del proyecto es la carta del proyecto. Estos
son los componentes clave:

Caso de negocio
Alcance y resultados
Objetivos
Recursos necesarios
Plan de etapas y calendario
Estimación de costes
Riesgos y problemas
Dependencias

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De Planificación

En este grupo se encuentran los procesos requeridos para establecer el alcance del
proyecto, refinar los objetivos y determinar el curso de acción requerido para alcanzar
los objetivos y requerimientos del proyecto. Una vez iniciado, el proyecto se planifica
con un nivel de detalle adecuado. El objetivo principal es planificar adecuadamente el
tiempo, el coste y los recursos para estimar el trabajo necesario y gestionar
eficazmente el riesgo durante la ejecución del proyecto. Toda esta información se
registra en el plan de gestión del proyecto. Al igual que ocurre con el grupo de
procesos de iniciación, no planificar adecuadamente disminuye las posibilidades de
éxito del proyecto. La planificación incluye:

Desarrollar la declaración del alcance

Desarrollar el calendario
Elaborar el presupuesto
Selección del equipo
Creación de una estructura de desglose del trabajo
Identificar los entregables
Planificación de riesgos
Establecer un plan de comunicación

Esta información forma el contrato del proyecto que se utiliza para obtener la
aprobación formal para empezar a trabajar.

De ejecución

Este grupo engloba todos los procesos realizados para completar el trabajo definido
como objetivo y que ha sido la causa por la que el proyecto ha comenzado y que es la
que satisface a los clientes o destinatarios del proyecto. Esta etapa consiste en los
procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestión del
proyecto. Se trata de cumplir los objetivos del proyecto. El proceso de ejecución
implica la coordinación de personas y recursos, así como la integración y realización
de las actividades del proyecto. Los entregables se producen como resultados de los
procesos realizados, tal y como se definen en el plan de gestión del proyecto.

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De monitoreo y ejecución

Son los procesos requeridos para hacer seguimiento, analizar y regular el progreso y
el desempeño del proyecto y con ello identificar áreas en las que el plan requiera
cambios y realizarlos de manera adecuada. Los posibles problemas pueden detectarse
rápidamente para que el equipo adopte medidas correctoras. Incluye:

Medir las actividades en curso del proyecto

Supervisión de las variables del proyecto en relación con el plan de gestión del
proyecto y la línea de base del proyecto
Identificación de medidas correctivas para hacer frente a los riesgos y
problemas
Gestionar los cambios mediante el proceso de control de cambios

El grupo del proceso de seguimiento finaliza cuando el proyecto ha alcanzado sus

metas y objetivos, tal y como se detalla en el contrato del proyecto.

De cierre

En este grupo encontramos todos los procesos llevados a cabo para completar o
cerrar formalmente el proyecto, fase o contrato. Cerrar un proyecto significa finalizar
todas las actividades de todos los grupos de procesos, disolver el equipo del proyecto
y dar por concluido el proyecto con el cliente. Es importante saber lo bien que ha
funcionado el proyecto. Esta tarea se realiza mediante el informe de cierre del
proyecto. El informe comunica el rendimiento del proyecto en relación con el plan de
negocio original, las medidas de calidad, el coste, la duración y las tolerancias.

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