La gestión de proyectos o Project Management es una serie de perspectivas

teóricas y prácticas que se aplican para administrar, diseñar y orientar los

esfuerzos dentro de un proyecto corporativo, civil, tecnológico y de cualquier
índole de principio a fin.

Estos métodos sirven para cualquier proyecto, sea pequeño o muy complejo. Por
otro lado, pueden ser implementados en los procesos de cualquier departamento,
del Marketing a las Ventas.

En esta oportunidad, te enseñaremos no solamente qué es en realidad la gestión de

proyectos, sino sus etapas, metodologías, ventajas de aplicarlo y las herramientas
más populares que existen para ejecutarlo.

¡No te apartes!

¿Qué es la gestión de proyectos?

Este enfoque metódico se orienta en la estimación, administración y cumplimiento
de los objetivos específicos, medibles, alcanzables y realistas para la realización de
tareas dentro de una organización.

Sus objetivos son claros:

 gestionar el arranque y evolución de los proyectos;

 administrar y resolver problemas que puedan suscitarse durante el proceso;
 y, facilitar las tareas de finalización y aprobación del proyecto.

¿Cuáles son las etapas de la gestión de proyectos?

Según el PMI (Project Management Institute), que es una organización sobre
gestión de proyectos, y su Guide of the Project Management Body of Knowledge
(PMBOk), existen 5 fases en la gestión de proyectos:

1. Estudio de factibilidad

Es la primera etapa que se ejecuta en la realización de proyectos y tiene como

objetivo determinar si la empresa obtendría beneficios económicos y/o
estratégicos con la realización del mismo.

A través de un software de gestión se crea un registro del proyecto, se realiza un

análisis del alcance, metodologías y departamentos involucrados, para así
determinar los riesgos potenciales y aplicar el estudio de factibilidad sobre los
tiempos deseados para conocer el coste total y la calidad.
Si los números son positivos, entonces se pasa a la segunda etapa.

2. Planificación del trabajo

En esta fase se detallan todas las tareas previstas y los recursos necesarios para la
finalización del proyecto.

¡Mucho cuidado! Si no se detalla con claridad esta etapa, se pueden producir

resultados negativos para la organización.

Para evitar problemas, es necesario:

 revisar el análisis del alcance del proyecto;

 realizar estimaciones de esfuerzo, coste y recursos;
 definir un plan de proyecto;
 y por último, redactar un documento sobre los términos del acuerdo.

3. Ejecución

Es quizá, la fase más importante. Ya que en ella se materializa todas las ideas,
planeaciones y diseños, utilizando las técnicas, recursos y procesos previstos
anteriormente.

En ella se gestiona los entornos laborales, tareas, entrega de recursos y

peticiones de cambio.

4. Seguimiento

Durante esta fase, el analista debe comprobar que todas las partes involucradas estén
cumpliendo con:

 las labores;
 la planificación;
 y, con el objetivo de administrar y garantizar la calidad del proyecto.

Al verificar, se realizan seguimientos en las áreas involucradas con control de

calidad y con registro de incidencias, luego se generan informes con los indicadores
predeterminados para ser mostrados a los superiores.

5. Cierre

Al finalizar el proyecto se debe evaluar y verificar que las expectativas hayan

sido cumplidas y que todo esté como se estableció durante la planificación.
Sin embargo, es necesario aplicar una análisis de fallos del proyecto para
documentar los inconvenientes y ayudar que a futuro se puedan tomar decisiones
más acertadas.

Durante esta etapa, se realiza un checklist y se ejecuta el cierre formal en todas las
áreas, se hace una copia de seguridad de los datos y se ejecuta un análisis de los
resultados para contrastarlos con las estimaciones iniciales.

¿Qué metodologías existen en la gestión de proyectos?

De acuerdo al tipo de proyecto o las necesidades del mismo se pueden utilizar
diferentes metodologías para lograr la optimización de tiempo, recursos, entre otros.
Las más utilizadas son:

Secuencial tradicional

Son los proyectos que se ejecutan etapa por etapa. Es decir, se debe terminar una
fase para empezar con la siguiente.

La ventaja es evidente, permite gestionar de manera sencilla el avance en cada etapa

y de cada responsable. Sin embargo, provoca que se recomiencen los proyectos al
tener que regresar al principio en caso de alguna falla.

Agile

Tiene la particularidad de “partir” en pedazos las tareas y se establece un tiempo

específico para cumplir con ella. El objetivo es que se puedan realizar proyectos que
cumplan con estándares de calidad muy altos y se respeten las prioridades de la
planificación.

Asimismo, contribuye a la aceleración de las actividades, aumento de la

productividad y mayor compromiso de las partes.

Gestión de cambio

Esta metodología permite centrarse en la gestión del cambio dentro del proyecto.

Con especial enfoque hacia la planificación de los riesgos y aprovechando el cambio
cuando se produce.

En ellos es posible determinar los posibles riesgos fuera del alcance del proyecto y
ofrecer técnicas de gestión de cambio masivo para avanzar hacia la finalización del
mismo.
Ventajas de la gestión de proyectos
Si combinamos la gestión de proyectos junto con la transformación digital dentro de
una empresa, los beneficios que pueden traer son innumerables. Sin embargo,
podemos nombrar los más relevantes:

 optimiza los flujos de trabajo;

 mejora el trabajo en equipo;
 aumenta la comunicación constante con las diferentes áreas productivas;
 incrementa el flujo de datos relevantes entre departamentos;
 prevé cuellos de botellas y rutas críticas;
 abarata costos y crea presupuestos adicionales según los escenarios;
 posibilita el seguimiento y gestión con respecto a la proyección;
 reúne datos para proyectos futuros;
 administra los recursos;
 optimiza la resolución de inconvenientes;
 entrega datos en tiempo real.