¿Qué es la gestión de proyectos?

Este enfoque metódico se orienta en la estimación, administración y cumplimiento de los objetivos específicos,
medibles, alcanzables y realistas para la realización de tareas dentro de una organización.

Sus objetivos son claros:

 gestionar el arranque y evolución de los proyectos;
 administrar y resolver problemas que puedan suscitarse durante el proceso;
 y, facilitar las tareas de finalización y aprobación del proyecto.

¿Cuáles son las etapas de la gestión de proyectos?

1. Estudio de factibilidad
Es la primera etapa que se ejecuta en la realización de proyectos y tiene como objetivo determinar si la empresa
obtendría beneficios económicos y/o estratégicos con la realización del mismo.

A través de un software de gestión se crea un registro del proyecto, se realiza un análisis del alcance, metodologías y
departamentos involucrados, para así determinar los riesgos potenciales y aplicar el estudio de factibilidad sobre los
tiempos deseados para conocer el coste total y la calidad.

Si los números son positivos, entonces se pasa a la segunda etapa.

2. Planificación del trabajo

En esta fase se detallan todas las tareas previstas y los recursos necesarios para la finalización del proyecto.

Para evitar problemas, es necesario:

 revisar el análisis del alcance del proyecto;

 realizar estimaciones de esfuerzo, coste y recursos;
 definir un plan de proyecto;
 y por último, redactar un documento sobre los términos del acuerdo.

 3. Ejecución
Es quizá, la fase más importante. Ya que en ella se materializa todas las ideas, planeaciones y diseños,
utilizando las técnicas, recursos y procesos previstos anteriormente.

En ella se gestiona los entornos laborales, tareas, entrega de recursos y peticiones de cambio.

4. Seguimiento

Durante esta fase, el analista debe comprobar que todas las partes involucradas estén
cumpliendo con:

 las labores;
 la planificación;
 y, con el objetivo de administrar y garantizar la calidad del proyecto.
Al verificar, se realizan seguimientos en las áreas involucradas con control de calidad y con
registro de incidencias, luego se generan informes con los indicadores predeterminados para ser
mostrados a los superiores.

5. Cierre

Al finalizar el proyecto se debe evaluar y verificar que las expectativas hayan sido cumplidas y que todo
esté como se estableció durante la planificación.

Sin embargo, es necesario aplicar una análisis de fallos del proyecto para documentar los inconvenientes y
ayudar que a futuro se puedan tomar decisiones más acertadas.

Plan de dirección del Proyecto

El alcance del proyecto

El alcance del proyecto se refiere a la lista de objetivos, plazos y tareas de un determinado proyecto y
suele detallarse en un documento denominado declaración de alcance o declaración de trabajo.
Además, plasmar el alcance del proyecto en un documento proporciona al equipo una guía sobre todas las
facetas del proyecto, desde las tareas que deben realizarse hasta los recursos necesarios y los objetivos
que se tienen que alcanzar.
Se trata de una parte importante de las responsabilidades de un profesional de la gestión de proyectos. En
este sentido, le ayudará a mantenerse enfocado en la tarea y a evitar que el alcance del proyecto se
desborde.
Es importante garantizar el éxito de la ejecución de los proyectos mediante su alcance para evitar la
pérdida de tiempo.

Características del alcance de un proyecto

Un alcance del proyecto sólido tiene que presentar las siguientes características:
 Establecer el objetivo del proyecto.
 Definir las necesidades y el resultado esperado.
 Identificar las limitaciones.
 Conocer los procesos empresariales implicados.
 Delimitar las funciones del equipo.
Como su propio nombre indica, la declaración del alcance del proyecto trata de reducir la incertidumbre
definiendo el alcance y garantizando que todas las partes interesadas posean una comprensión clara del
proyecto y sus funciones.
Implementar los cambios necesarios
Siempre es mejor evitar modificar el alcance del proyecto, ya que supone la inversión de más tiempo,
dinero y recursos.
Sin embargo, a veces estos cambios son inevitables y necesarios. Por ejemplo, el alcance del proyecto
puede ampliarse si hay que hacer más de lo que se pensaba o puede reducirse si el proyecto es demasiado
grande para el equipo.
Elementos del alcance de un proyecto
 Justificación
La necesidad empresarial o comercial que aborda el proyecto. Es decir, las razones por las que se está
iniciando el proyecto. Es muy importante que las partes interesadas tengan bien clara la justificación del
proyecto.
 Descripción del resultado
Esta sección incluye todas las características conocidas del resultado, producto o servicio que se producirá.
 Criterios de aceptación
Incluyen las condiciones que deben cumplirse para que se acepten los entregables/resultados del
proyecto.
 Resultados (u objetivos)
Esto es lo que realmente se producirá (resultado, producto, servicio). Es un punto importante en el que
deben llegar de acuerdo todas las partes interesadas.
 Exclusiones
Declaraciones o cualquier elemento no incluido en un proyecto. Ayudan a evitar la corrupción de alcance
en gestión de proyectos.
 Limitaciones
Estas son las limitaciones a las que se enfrenta un proyecto en contexto de diversos aspectos: recursos,
financiación, etc.
 Hipótesis
Son los factores que traen cierta incertidumbre que puede provocar riesgos en un proyecto. Para
minimizar estos riesgos hay que analizarlos atentamente y presentarlos a todas partes interesadas.
 Estimaciones de costes
Esta sección describe las estimaciones necesarias para completar un proyecto. Al principio, puede que sea
complicado hacerlas, pero es crucial fijar los costos para la gestión de costos posterior.

Tipos de alcance de un proyecto

El alcance del proyecto es abordado en la Guía del PMBOK ¿Qué es PMBOK? El PMBOK es una guía de
buenas prácticas relacionadas a la gestión, administración y la dirección de proyectos mediante técnicas
metódicas y herramientas , el manual de referencia de todo director de proyectos. En este sentido,
planificar el alcance implica tener en cuenta el trabajo estrictamente necesario para completar el proyecto,
dejando claro los trabajos que están y los que no están incluidos en el desarrollo del mismo.
En Project Management, el alcance puede hacer referencia a distintos aspectos dependiendo del proyecto:
 Alcance del producto. Hace referencia a las características y funciones del producto, servicio o
resultado del proyecto. El grado de cumplimiento del alcance del producto se establece atendiendo
a los requisitos de éste.
 Alcance del proyecto. Hace mención al trabajo hecho para la entrega del producto, servicio o
resultado. Este alcance también incluye el alcance del producto. El grado de cumplimiento del
alcance del proyecto se establece considerando el Plan de Dirección del Proyecto.
En función del ciclo de vida del proyecto y del tipo de proyecto del que se trate, la definición del alcance se
realizará de forma distinta.

Alcance de un proyecto: Ejemplo paso a paso

1. Marcar los objetivos

Necesitamos tener muy claro lo que se espera conseguir con el proyecto, por eso el primer paso para
diseñar el alcance del proyecto es definir los objetivos utilizando la regla SMART. Es decir, deben ser
específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo determinado.
2. Identificar las limitaciones u obstáculos
El siguiente paso para una planificación eficaz del proyecto es identificar las áreas en las que puede fallar.
¿Qué podría amenazar el presupuesto o causar retrasos importantes?
Para ello, elabora un plan de contingencia en el que expongas lo que harás para mitigar las consecuencias
de cada imprevisto que pueda surgir.
3. Establecer los recursos necesarios
¿Cuánto dinero costará? ¿Qué suministros se necesitan? ¿Cuántas horas de trabajo serán necesarias?
Todas estas preguntas deben responderse en detalle. Por este motivo hay que realizar una investigación a
fondo para dar con las cifras exactas del coste, los recursos y los trabajadores implicados.
Un recuento preciso de los recursos garantizará que todo el mundo disponga de las herramientas
adecuadas que garanticen la finalización del proyecto dentro del plazo previsto de forma exitosa.
4. Conocer las expectativas
Los proyectos de éxito son los que tienen en cuenta la satisfacción del usuario final. Por este motivo es
fundamental tener claras las expectativas de los usuarios finales y conocer si nuestro producto, servicio o
proceso cumple con ellas.
Esto incluye establecer el precio, el valor y la calidad de los productos o servicios, así como la
disponibilidad, la entrega y las políticas de devolución.
5. Elaborar un calendario de hitos
Ahora que has expuesto los objetivos, las limitaciones y los recursos, puedes elaborar un calendario
general del alcance del proyecto y adjudicar fechas a cada hito. De lo contrario, las tareas no tendrán
sentido de prioridad y se corre el riesgo de no terminar el proyecto a tiempo.
Es importante establecer hitos específicos que ayuden a supervisar el progreso del proyecto.
6. Implementar los cambios necesarios
Siempre es mejor evitar modificar el alcance del proyecto, ya que supone la inversión de más tiempo,
dinero y recursos.
Sin embargo, a veces estos cambios son inevitables y necesarios. Por ejemplo, el alcance del proyecto
puede ampliarse si hay que hacer más de lo que se pensaba o puede reducirse si el proyecto es demasiado
grande para el equipo.

Qué son los recursos para un proyecto?

Se consideran los medios y los elementos que se requieren para obtener los resultados esperados, a
través de la consecución de las acciones que se han planificado. En otras palabras, es lo que se necesita
para llevar a cabo un proyecto. Generalmente, la elección de los recursos es responsabilidad del
administrador, sin embargo, es posible que el cliente tenga algunas propuestas al respecto.
Asignar los recursos, ayuda a determinar cuánto tiempo tomará ejecutar una tarea, e incluso, cuánto
costará llevarla a cabo gracias al seguimiento de los costos, siendo importante en la administración de
proyectos. Asimismo, sirve para categorizar la estructura de desglose de los recursos identificados y para
asignar los que se utilizan en cada actividad.

¿Cómo se clasifican?
Comúnmente, un proyecto necesita de recursos humanos, materiales y financieros, lo que representa la
clasificación de lo que debe existir para poder cumplir con el trabajo asignado. A continuación, se detallan
los tipos de recursos que se necesitan para conocer qué se contempla en cada caso:

Recursos humanos
Se trata del personal que conforma el equipo de trabajo —puede ser interno o externo—. Estos son
determinados y seleccionados, teniendo en cuenta sus diferentes habilidades y sus competencias
profesionales, que deben estar en consonancia con el tipo de proyecto. Es considerado como el recurso
elemental para poder cumplir con cualquier planificación.

Recursos materiales
Se refiere a todo lo que, desde el punto de vista físico, debe haber para trabajar. Primero, se contempla lo
que la empresa puede poner a disposición, para luego determinar si es necesario comprar o rentar algo. Se
trata de las oficinas, los puestos de trabajo, los equipos informáticos, los programas, la papelería, los
aspectos técnicos, entre otros.

Recursos financieros
Tienen que ver con el flujo de inversión y financiación, lo que se considera como determinante para poder
cubrir con la asignación de recursos humanos y materiales. Se concentra en el presupuesto, que contiene
los costos y los gastos que se han planificado para el cumplimiento del proyecto. Es necesario que sean
administrados con rigurosidad.

Estimación de los recursos de un proyecto

Para cumplir un proyecto, es muy importante poder gestionar las cantidades de recursos que realmente se
necesitan, además de saber optimizarlos. Es así como la estimación de los recursos implica la planificación
que garantiza su disponibilidad, incluso, antes de que inicie el proyecto, convirtiéndose en la forma más
eficiente y rentable de distribuir lo que se requiere para realizar las tareas.

Qué es un cronograma de gestión de proyectos?

Un cronograma de gestión de proyectos es la programación de todo tu proyecto, desde la concepción

hasta su finalización. Se encarga de dividir el proyecto en tareas e hitos menores, con un plazo asignado a
cada uno.

Tu cronograma os permite ver a ti y a tu equipo no solo cuándo debe realizarse cada entrega, sino también
cuándo se entregará todo el proyecto.
¿Qué es un cronograma de gestión de proyectos?

Un cronograma de gestión de proyectos es la programación de todo tu proyecto, desde la concepción

hasta su finalización. Se encarga de dividir el proyecto en tareas e hitos menores, con un plazo asignado a
cada uno.

Tu cronograma os permite ver a ti y a tu equipo no solo cuándo debe realizarse cada entrega, sino también
cuándo se entregará todo el proyecto.
¿Por qué son importantes los cronogramas de los proyectos?

Los cronogramas de los proyectos ofrecen a tu equipo un plan de acción, aumentan la responsabilidad y te
ayudan a evitar posibles obstáculos. Y eso es solo rozar la superficie de las ventajas que ofrece el
cronograma de tu proyecto.
Definición de Costos de Proyecto

Los Costos de Proyecto se refieren a todos los gastos incurridos durante la fase de ejecución de un
proyecto. Esto puede incluir, pero no se limita a, el pago de personal, la compra de materiales, el uso de
recursos, la contratación de servicios externos, costos administrativos, y la inversión en tecnología y
software. Cada uno de estos elementos contribuye al gasto total del proyecto y, por ende, influirá en la
determinación de su rentabilidad y éxito.

Importancia de los Costos de Proyecto en la Gestión de Proyectos

En la Gestión de Proyectos, la administración de los costos es fundamental. Una estimación precisa de los
costos de un proyecto permite establecer un presupuesto realista, medir el rendimiento y determinar si el
proyecto se está ejecutando dentro del margen de los recursos asignados. La gestión de los costos también
conduce a una toma de decisiones más informada, permitiendo cambios de rumbo oportunos, si se requieren,
para mantener el proyecto dentro de los límites presupuestarios.

Aspectos Clave de los Costos de Proyecto

Los Costos de Proyecto son dinámicos y pueden variar a medida que avanza el proyecto. El reto en la
Gestión de Proyectos es equilibrar estos costos mientras se logra el fin deseado. Existen costos directos,
que se pueden atribuir directamente a la actividad del proyecto, e indirectos, que no se pueden asignar a
un componente específico pero que son esenciales para la operación general del mismo. Además, los
costos fijos, que permanecen constantes independientemente del alcance o la duración del proyecto, y los
costos variables, que cambian en función del tiempo y los recursos consumidos, también son factores a
tener en cuenta en la gestión de los costos del proyecto.
Qué es la gestión de la calidad de un proyecto? Componentes e Importancia
La gestión de la calidad de un proyecto es un sistema diseñado para garantizar los estándares de calidad
mínimos requeridos. De esta forma, el procedimiento de trabajo está bajo ciertas normas que deben
seguirse para asegurar un producto de alta calidad. El director del proyecto es el principal responsable de
dictar dichos lineamientos y mantener el esquema de excelencia durante el desarrollo.

Componentes del proceso de gestión de la calidad del proyecto

El procedimiento para gestionar correctamente la calidad de un proyecto consta básicamente de 3
puntos: Planificación de la gestión de calidad, Aseguramiento de calidad y Control de calidad.
Desglosemos cada uno de ellos:

Planificación de calidad de un proyecto

En primer lugar, se debe tener en cuenta todas las variables del proyecto en cuestión, y a partir de allí,
conocer los estándares de calidad mínimos para gestionar de manera correcta el procedimiento a seguir. Al
final de la planeación, se realiza un documento técnico que indique las especificaciones detalladas del
desarrollo.
La importancia de elaborar apropiadamente la planificación de un trabajo radica en la prevención de
cometer fallos que podrían suponer pérdidas cuantiosas en la realización del mismo. El coste de un plan de
trabajo preventivo es drásticamente menor que los errores resultantes durante un proyecto.

Aseguramiento de calidad
Asegurar la calidad significa analizar minuciosamente los puntos propuestos durante la planificación, con lo
cual, cada normativa ha de someterse a una evaluación de calidad para asegurar los estándares mínimos
que debe ofrecer. Funciona, además, como un filtro de desempeño en el desarrollo, eliminando aquellas
actividades o comportamientos que no representan beneficios verdaderos para el proyecto, aumentando
la eficiencia del personal y los equipos de trabajo.

Control de calidad
El control de calidad es el último componente, y, por lo tanto, es el responsable de ofrecer resultados
durante el proceso del proyecto. Un equipo especializado estará presente durante el desarrollo, realizando
pruebas pertinentes a cada trabajo, obteniendo resultados y comprobando los estándares de calidad de
cada actividad. Es el encargado de indicar cambios para mejorar el proceso y el resultado final.
Los trabajos constan esencialmente de prevenir errores que comprometan cualquier aspecto del
proyecto, tomar muestras de los resultados para confirmar o rechazar su aprobación y evaluar si existe
alguna anomalía fuera de los límites de calidad.

Importancia de la gestión de calidad en un proyecto

La importancia de que un proyecto cuente con un departamento de gestión de calidad está en realizar un
procedimiento adecuado para avalar y garantizar el éxito de un trabajo. Si un proyecto se lleva a cabo de
forma responsable, es altamente probable que el producto resultante sea de agrado para el cliente final.

Además, los costes de un trabajo por falta de una administración de calidad pueden ser muy elevados
debido a los infortunios que podrían suceder durante la realización del proyecto. Los retrasos en el
cumplimiento de los objetivos son también afectados y, debido a que cada actividad está correlacionada
con otras, las dependencias entre ellas condicionan el resultado y el avance de las mismas

Guía Gestión de Proyecto

1.- A que se orienta el enfoque metodológico de la gestión del proyecto

2.- Cuales son los objetivos de la gestión del proyecto

3.- Enumere las etapas de la gestión de proyectos

4.- Que es el estudio de Factibilidad

5.- Atreves del software de gestión de proyecto que se crea

6.-Que se detalla en la fase o etapa planificación de trabajo

7.- Para evitar problemas que es necesaria en la planificación de planificación del trabajo

8.- Explique la fase de ejecución del proyecto

9.- Que se debe comprobar en la etapa de seguimiento y que se debe cumplir

10.- Que se debe evaluar al finalizar el proyecto

Plan de Dirección del proyecto

Resumen

El alcance del proyecto a lo que se refiere

Plasmar el alcance del proyecto en un documento proporciona
Características del alcance de un proyecto
En un Esquema enumere y explique elementos del alcance de un proyecto
El alcance puede hacer referencia a distintos aspectos dependiendo del proyecto, enumere y explique.
Enumere pasos a seguir para realizar el alcance del proyecto