Código: P-COM-04

PROCEDIMIENTO DE RETROALIMENTACIÓN Y
Versión: Clasificación:
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 00 Uso interno
Gerencia: LOGÍSTICA Fecha de elaboración:
Área: Compras 15/09/2021

RETROALIMENTACIÓN Y
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha del Cambio Descripción del Cambio

00 15-09-2022 Emitido para su implementación.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Miguel Boy Julio Paredes Boris Quimper

Jefe de Compras Sub-Gerente o Sub-Gerente de Gerente General
logística

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para una adecuada evaluación y retroalimentación a proveedores luego de que
haya realizado el servicio, este método sirve para que se pueda mantener el nivel óptimo para el servicio
de acuerdo con las necesidades de Explomin del Perú (en adelante Explomin).

2. ALCANCE

Este Procedimiento se aplica a todos los proveedores que se hayan identificado que requieran tener una
evaluación de desempeño, la misma que podrá gatillarse de manera automática o bajo el requerimiento de
algún usuario o parte involucrada.

3. DEFINICIONES

 Evaluación: Proceso por el cual se califica el desempeño y se identifican las partes que deban
ser mejoradas o cambiadas.
 Retroalimentación: Proceso por el cual se da a conocer a la persona evaluada el resultado de dicha
evaluación, en la misma se establece un programa y compromisos para la mejora.
 Gatillar (metáf): Iniciar un proceso.

4. RESPONSABILIDADES
4.1 Parte Involucrada:
- Reportar y evidenciar el desempeño del proveedor en el campo que le toco evaluar.
4.2 Gerente/Sub-Gerente o Sub-Gerente de logística:
- Llevar a cabo el proceso dentro de los parámetros del presente procedimiento.
4.3 Jefe de Compras:
- Evaluar al proveedor desde el punto de vista comercial.
4.4 Gerente de Administración y Finanzas:
- Evaluar, o delegar esta responsabilidad a la persona más adecuada dentro de su departamento, para
hacer la evaluación del proveedor desde el punto de vista de tesorería y documentación y procesos
contable.
4.5 Oficial de Cumplimiento:
- Tendrá la potestad de gatillar el proceso de evaluación descrito en el presente procedimiento.

5. DESARROLLO
5.1 Inicio del proceso:
El proceso deberá ser iniciado por el Gerente/Sub-Gerente o Sub-Gerente de logística, para lo cual se
debe de cumplir con cualquiera de las siguientes condiciones:
- Las compras acumuladas del proveedor en el año superan los 500 mil Soles o cualquier múltiplo
de este valor, el proceso se llevará a cabo tantas veces sea necesario.

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- El usuario del servicio evidencie una No Conformidad o reclamo de desempeño del

proveedor.
- A solicitud del Oficial de Cumplimiento.

5.2 Proceso de evaluación:

El proceso de evaluación es del tipo 360°, teniendo 4 partes de evaluación las cuales son las
siguientes:

- Evaluación Comercial: Será realizada por el jefe compras.

- Evaluación Contable y Documentaria: Será realizada por el gerente de Administración y
Finanzas o quién el designe.
- Evaluación Operativa (incluye temas relacionados a calidad, seguridad y medio ambiente):
Será realizada por el Usuario del servicio.
- Autoevaluación: Será realizada por el proveedor.

La evaluación del proveedor se hará mediante el llenado de un cuestionario con preguntas clave
generales para medir y cuantificar el impacto del cumplimiento o incumplimiento de parte del
proveedor en nuestras operaciones. Cada uno de los cuestionarios están listados en los anexos del
presente procedimiento de acuerdo con la siguiente distribución:

- ANEXO 1: Cuestionario Comercial.

- ANEXO 2: Cuestionario Contable.
- ANEXO 3: Cuestionario de Operaciones.
- ANEXO 4: Cuestionario Autoevaluativo.

El Gerente/Sub-Gerente o Sub-Gerente de logística enviará de manera simultánea los cuestionarios a

todas las partes involucradas vía correo electrónico explicando el motivo de la evaluación y dando
una breve descripción de cómo se debe llenar esta evaluación.

El cuestionario debe ser devuelto al Gerente/Sub-Gerente o Sub-Gerente de logística debidamente

llenado dentro de 7 días calendario de haber sido enviado a todas las partes interesadas.

5.3 Recepción de evaluaciones y calificación:

Luego de haber recibido los cuestionarios debidamente contestados, el Gerente/Sub- Gerente o Sub-
Gerente de logística procederá a hacer el calculo de la calificación final del proveedor evaluado, este
cálculo será mediante promedio ponderado de la calificación de cada evaluación.

La ponderación será de acuerdo con la siguiente tabla:

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Cuestionario Ponderación
Operativo 3.0
Comercial 1.5
Contabilidad y Documentación 1.5
Proveedor 1.0

Luego de hacer el cálculo del promedio ponderado, el Gerente o Sub-Gerente de logística procederá a
hacer el informe final de evaluación del proveedor.

5.4 Retroalimentación:

Con el informe final de evaluación el Gerente o Sub-Gerente de logística procederá a hacer una
reunión con el proveedor para informarle de la calificación obtenida, a esta reunión podrá asistir
cualquiera de las partes involucradas y/o Oficial de Cumplimiento.

Como parte final de la reunión se elaborará un acta en donde se pueda evidenciar los siguientes
acuerdos:

- Levantamiento de las observaciones o puntos débiles (Menor puntuación) derivados de la

evaluación, incluyendo cronograma de implementación.
- De ser el caso, sanción aplicada y el tiempo que esta sanción estará vigente.

5.5 Seguimiento:
En caso se haya evidenciado observaciones que levantar, luego de cumplidas las fechas propuestas en
el cronograma de implementación, se hará el respectivo seguimiento a la implementación de las
acciones propuestas.

Para el caso de que se haya cumplido con levantar todas las observaciones identificadas, se procederá
a emitir un informe de cumplimiento, el mismo que contará con las evidencias de dicho
levantamiento y se compartirá con el proveedor, todas las partes interesadas y oficial de
cumplimiento.

En caso de que no se haya cumplido con el oportuno levantamiento de las observaciones, se

procederá a dar un aplazamiento para que pueda cumplir con levantar estas observaciones para volver
a hacer el seguimiento; mientras este tiempo se cumple, el proveedor permanecerá bloqueado para
elaboración de OC.

Luego de vencido el plazo de ampliación se volverá a verificar el levantamiento de las observaciones,

en caso nuevamente no se hay cumplido con las acciones propuestas, el bloqueo se hará permanente,
este bloqueo permanente se oficializará mediante comunicado al proveedor y se pondrá en copia a
todas las partes interesadas y oficial de cumplimiento.

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5.6 Sanciones

Cuando el proveedor tenga condiciones no aceptables a ser levantadas, el mismo estará bloqueado
para generación de Ordenes de Compra mientras esta desviación persista.

En caso la condición no deseada persista a pesar de haberse cumplido el plazo solicitado para el
levantamiento de estas observaciones, se procederá aun bloqueo permanente para emisión de Ordenes
de Compra en EXPLOMIN.

Para los casos de que se requiere un bien/servicio especializado que solo este proveedor pueda
suministrar, el Gerente o Sub-Gerente de logística hará una comunicación oficial para poder tomar las
acciones necesarias para mitigar el posible riesgo al cual estaría expuesto Explomin. En esta
comunicación se indicará cuales son las acciones específicas tomadas para esta mitigación.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6.1 Documentos de línea base:

- P-COM-01 Selección evaluación y homologación proveedores.
- P-COM-03 Adquisión de servicios especializados.

6.2 Documentos relacionados:

- N/A.

7. REGISTROS

- Cuestionario Comercial.
- Cuestionario Contable y documentario.
- Cuestionario operativo.
- Cuestionario Autoevaluativo.

8. ANEXOS

- Anexo 01: Cuestionario Comercial.

- Anexo 02: Cuestionario Contable y documentario.
- Anexo 03: Cuestionario operativo.
- Anexo 04: Cuestionario Autoevaluativo.

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Anexo N°

CUESTIONARIO COMERCIAL

PREGUNTA RESPUESTA
Pregunta 1 ¿El proveedor cumplió con enviar la cotización en el
plazo adecuado?
Pregunta 2 ¿El proveedor se vio abierto a negociar alguna parte
de su cotización?
Pregunta 3 ¿EL proveedor cumplió con los tiempos prometidos
de entrega y/o inicio del servicio?
Pregunta 4 ¿El proveedor cumplió con enviar toda la
documentación solicitada conforme?
Pregunta 5 ¿El proveedor cumplió con la política
anticorrupción?
Nota: Considerar como respuestas a las siguientes alternativas SI/NO/N.A.

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Anexo N°

CUESTIONARIO CONTABLE / DOCUMENTARIO

PREGUNTA CALIFICACIÓN
Pregunta 1 ¿El proveedor cumplió con entregar la
documentación de facturación adecuadamente y
completa?
Pregunta 2 ¿El proveedor cumplió con el procedimiento de
facturación indicado al momento de la OC?
Nota: Considerar como respuestas a las siguientes alternativas SI/NO/N.A.

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Anexo N°

CUESTIONARIO OPERATIVO

PREGUNTA CALIFICACIÓN
Pregunta 1 ¿El proveedor cumplió con el estándar de calidad
solicitado?
Pregunta 2 ¿El proveedor incurrió en algún retraso atribuible a su
gestión que impactará en las operaciones?
Pregunta 3 ¿El proveedor cumplió con todos los estándares de
seguridad y medio ambiente solicitados por Explomin?

Pregunta 4 ¿El proveedor es fiable?

Pregunta 5 ¿El proveedor cometió o tiene algún indicio de haber
cometido algún acto de corrupción cuando hizo el
servicio o entrego el material a Explomin?
Nota: Considerar como respuestas a las siguientes alternativas SI/NO/N.A.

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Anexo N°

CUESTIONARIO AUTOEVALUATIVO

PREGUNTA CALIFICACIÓN
Pregunta 1 ¿Cómo considera su desempeño durante la
ejecución de sus servicios o entrega de materiales a
Explomin?
Pregunta 2 ¿Considera las medidas de seguridad excesivas,
adecuadas o incompletas?
Pregunta 3 ¿Cómo calificaría su relación con el Analista de
Compras?
Pregunta 4 ¿Cómo calificaría su relación con el área usuaria y/o
Almacén?
Pregunta 5 ¿Cómo calificaría su relación con el área de
Tesorería?
Nota: Considerar como respuestas a las siguientes alternativas SI/NO/N.A.

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