VERSIÓN: 02

PROCEDIMIENTO
CODIGO: P-GA-COM-02

Selección y Evaluación de Proveedores FECHA: 21-SEP-2016

0. LISTA DE VERSIONES

VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

01 02-SEP-2014 Creación del documento
02 21-SEP-2016 Actualización escala de evaluación general

1. OBJETO

Establecer los parámetros generales para la selección y evaluación de proveedores de la

Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud - FUCS

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para los proveedores de productos, bienes o servicios, que
requiere la FUCS para la realización de sus actividades diarias y para todas las
dependencias de la institución. Abarca desde la realización de cotizaciones por parte
de Servicios Administrativos hasta la evaluación de los proveedores seleccionados para
su continuidad.

3. DEFINICIONES

 Proveedor: persona natural o jurídica que proporciona un producto y/o un servicio.

 Gestasoft: Sistema de información que permite agilizar los procedimientos

Administrativos y financieros e integrarlos con los procedimientos académicos de la
fundación y con los usuarios externos (estudiantes, administrativos, docentes).

 Cotización: Es un documento mediante el cual el proveedor comunica al departamento

de servicios administrativos de la fundación las condiciones de entrega, de pago,
calidad, y precio del bien, suministro o servicio que se desea adquirir.

4. GENERALIDADES

 La evaluación y reevaluación de proveedores aplica solo para aquellos que suministran

productos o servicios recurrentes para el funcionamiento de los procesos de la
fundación.

 Los proveedores son seleccionados con base en su capacidad para cumplir con los
requisitos contractuales definidos por la Fundación, quien se asegurará de la idoneidad
de los mismos, y tendrá como criterios de selección los que se encuentran en el
respectivo formato de selección de proveedores.

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 Los criterios aplicables para la selección de proveedores, con sus respectivos

porcentajes son:

Compras y/o Obras de

Criterios Servicios
Suministros Infraestructura
Calidad del servicio o producto 60% 50% 70%
Cumplimiento en los tiempos de entrega 10% 10% 10%
Cumplimiento en cantidad 10% 15% 10%
Servicio durante y posventa 20% 25% 10%

 La reevaluación de proveedores se realiza semestralmente a partir del segundo

semestre de vinculación al listado de proveedores aprobados.

 La evaluación de proveedores se realiza de acuerdo con los criterios establecidos,

detallado en el Instructivo evaluación de proveedores en Gestasoft I-COM-SEP-01. La
escala de evaluación es la siguiente:

o Evaluación General (servicios, compras y obras de infraestructura)

 Se asumirán como proveedores aprobados, aquellos con quienes después de la
evaluación de proveedores, el valor de la escala de evaluación sea como mínimo
categoría AA y con los que se tengan mayores negociaciones.

 Los valores de la escala de evaluación se describen a continuación de acuerdo a su

categoría:

Grado de valor de Límite Límite

Características
la escala inferior superior
Categoría AAA El contratista permanece por un
80 100
periodo más
Categoría AA El contratista queda en periodo de
60 79
prueba
Categoría A El contratista es retirado del
0 59
listado de proveedores

 En el caso de los proveedores de impresos, tendrán contacto directo con la oficina de

impresos y publicaciones para una mejor comunicación de los aspectos técnicos de la
requisición, previa aprobación del mismo por parte de la división de servicios
administrativos.

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 Las áreas involucradas, evaluaran de forma conjunta con el área de servicios

administrativos a los proveedores semestralmente en el sistema, de acuerdo a los
criterios establecidos.

 Para el registro de proveedores estos deberán presentar los siguientes documentos:

o Certificado de cámara y comercio
o Certificado de cuenta bancaria
o Fotocopia del RUT y cédula

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
 Cotización
 Procedimiento de adquisición de bienes y servicios P-GA-COM-01
 Instructiva evaluación de proveedores en gestasoft I-COM-SEP-01
 Formato F-COM-CMP-07 selección de proveedores.

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6. DESAROLLO

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

No Flujograma Nombre Actividad Descripción Responsable

Director de
Realización de Solicitar las cotizaciones según especificaciones de la
1 servicios
cotizaciones requisición y las políticas de compra.
administrativos
Realizar cuadro comparativo entre los proveedores según
Director de
Selección de las cotizaciones y criterios de selección, consignando la
2 servicios
proveedor información en el formato F-COM-CMP-07 Selección de
administrativos
proveedores.
Director de
Negociación con
3 Negociar con el proveedor lo incluido en la cotización. servicios
Proveedor
administrativos
Contactar al proveedor seleccionado para que se inscriba Director de
4 Contactar proveedor a través de la página Web de la FUCS pestaña servicios
proveedores administrativos
Crear en el sistema a través de la Pagina Web de la
Creación de Fundación un nuevo proveedor, incluir datos e
5 Proveedor
Proveedor información solicitada. Enviar documentación necesaria a
la Fundación
Verificación de Verificar que el proveedor exista en el sistema y que los Director de
6 existencia datos estén completos. Verificar la documentación del servicios
de proveedor proveedor y habilitación de este en el sistema. administrativos

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Auxiliar de
Entregar Hacer entrega carpeta con los documentos del proveedor
7 servicios
documentación al área de gestión documental
administrativos

8 FIN

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

No Flujograma Nombre Actividad Descripción Responsable

Calificación Al recibir el bien o servicio la persona que realizo la
Dependencia que
1 preliminar requisición otorga una calificación o comentario
recibió el servicio
proveedor preliminar sobre el proveedor en el sistema
Al finalizar o en el trascurso del semestre la persona Dependencia que
quien recibe el servicio o bien, durante ese periodo recibió el servicio,
Reunión de
2 realiza la evaluación de proveedores a través de Director de
evaluación
Gestasoft según los criterios establecidos en el Instructivo servicios
evaluación de proveedores en Gestasoft I-COM-SEP-01. administrativos

Si Calificación de ¿El proveedor recibe una calificación aprobatoria en la evaluación de

3
proveedor proveedores?
No

Si el proveedor no cumple con los requisitos mínimos

Director de
Notificar al para seguir prestando el servicio a la FUCS es notificado
4 servicios
proveedor que no seguirá como proveedor de la Fundación
administrativos
argumentando las razones encontradas.
5 FIN

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7. TABLA DE REGISTROS

TABLA DE REGISTROS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO

CODIGO NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LUGAR DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN
FORMATO FORMATO DILIGENCIARLO ARCHIVO ARCHIVO FINAL
Director de
F-COM-CMP- Selección de Servicios
servicios 1 Año Eliminación
07 proveedores Administrativos
administrativos

8. ANEXOS

 Formato F-COM-CMP-07 Selección de proveedores

 Instructivo I-COM-SEP-01 Evaluación de proveedores en Gestasoft

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Julián Guillen Nombre: Ruth Maribel Baquero Nombre: Ing. Ariel Vega
Cargo: Analista de Procesos Cargo: Directora de Servicios Cargo: Gerente
Fecha: 21-Sep- 2016 Administrativos Fecha: 30-Sep-2016
Fecha: 23-Sep-2016

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