PRO - 08 Adquisición, Selección, Evaluación de Proveedores v8 - English

Laboratorio de Mediciones
Medioambientales PRO - 08
Versión: 8
Fecha entrada en PROCEDIMIENTO

vigencia: COMPRAS Y, SELECCIÓN Y Página 1 de 14
18 de Agosto de 2020 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
PROCEDIMIENTO
COMPRAS Y, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Fecha Cargo Firma
Elaborado por 18.08.2020 Encargado de Calidad
Revisado por 18.08.2020 Gerente de Operaciones
Aprobado por 18.08.2020 Gerente General
La copia impresa no autorizada de este procedimiento es un documento no controlado y puede no estar debidamente
actualizado.
El presente documento es de exclusiva propiedad de SERCOAMB Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros sin
la expresa autorización de la Gerencia de la empresa.
Versión: 8

1. PROCEDIMIENTO: Adquisición, Selección, Evaluación de Proveedores
2. CONTENIDO.
1. Nombre
2. Contenido
3. Objetivo y Alcance
4. Referencias Normativas
5. Considerandos Previos
6. Responsabilidades
7. Actividades
8. Anexos
9. Control de Cambios
3. OBJETIVO Y ALCANCE.
El propósito de este procedimiento es asegurar que tanto los productos adquiridos

como los servicios contratados y subcontratados por SERCOAMB Ltda., para
realizar sus funciones, cumplan con los requisitos especificados, además de
establecer los criterios de aceptación y evaluación que serán aplicados a los
proveedores de suministros y sub-contratistas de servicios de SERCOAMB Ltda.,
y además la modalidad bajo la cual serán periódicamente evaluados.
El presente procedimiento es aplicable a cualquier producto adquirido o servicio

contratado o sub-contratado y a los procesos de selección y evaluación de
proveedores y sub-contratistas de SERCOAMB Ltda.
4. REFERENCIAS NORMATIVAS
NCh-ISO 9001:2015, Pto 8.4
NCh-ISO/IEC 17025:2017, Pto 6.6
NCh-ISO/IEC 17020:2012, Pto 6.3
5. CONSIDERANDOS PREVIOS.
Suministros: Insumos, equipos, certificados de calibración emitidos, reparaciones

y/o mantenciones externas.
actualizado.
Versión: 8

Servicio: Actividad organizada que se presta y realiza con el fin de satisfacer

determinadas necesidades.
Proveedores: Empresas proveedoras de equipos e insumos de laboratorio.
Sub-Contratista: Otros laboratorios / Instituciones oficiales de control técnico /

Empresas de servicios de mantenimiento y calibración de equipos de laboratorio.
Declaración de Política para compra de servicios y suministros.
SERCOAMB LTDA., se compromete a cumplir lo establecido en el procedimiento

definido del proceso de compra de servicios y suministros, a través de los canales
designados para ello, asegurando así que la adquisición de servicios y suministros
que afecten la calidad de los ensayos cumpla los estándares requeridos.
Miguel Bettiz
Gerente General
6. RESPONSABILIDADES
El Gerente General de SERCOAMB Ltda., tiene la responsabilidad de verificar

que el presente procedimiento sea aplicado a todos aquellos suministros o servicios
adquiridos cuyo comportamiento pueda afectar la calidad del servicio final, además
verificar que se aplica a todos los proveedores de productos o sub-contratistas de
servicios con los que habitualmente se está operando y que representan algún tipo
de criticidad para el servicio entregado al cliente.
El Jefe de Administración y Finanzas y/o Jefe de RRHH será responsable de revisar

los documentos de compra previa a su envío a la administración de SERCOAMB
Ltda., para su autorización.
El Jefe de área (o quien designen especialmente para ello), será el responsable de

autorizar el uso de los suministros adquiridos después de verificar que lo solicitado
es lo que SERCOAMB Ltda., requirió.
Es de responsabilidad del Encargado de Calidad, revisar que los parámetros a los

cuales se aplican estos procedimientos, se cumplan a cabalidad.
actualizado.
Versión: 8

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7.1 ADQUISICIÓN DE SERVICIOS Y SUMINISTROS
7.1.1 DATOS DE ADQUISICIÓN
7.1.1.1 Previo al proceso de compra se verificará en el REG – 21 “Registro de Proveedores y

Subcontratistas Aprobados” aquellos proveedores y subcontratistas con quienes trabajar
(de preferencia), seleccionados según lo indicado en este procedimiento “Selección y
Evaluación de Proveedores y Subcontratistas”.
7.1.1.2 Este registro se mantendrá en el archivador “Adquisiciones”.
7.1.1.3 La adquisición de insumos o servicios en SERCOAMB Ltda., se hará por escrito a

través de correo electrónico, por parte de cada jefe de área y en su ausencia por
personal autorizado, el cual se hará llegar a Jefe de RRHH para su gestión.
7.1.1.4 Recibido el correo electrónico, dónde se especifica claramente el requerimiento con

la cotización adjunta para el caso de una necesidad técnica, el Jefe de RRHH o
Secretaria de Gerencia genera la Orden de Compra mediante el REG-46 y remite la
solicitud del requerimiento al Gerente General o al Sub – Gerente indistintamente
para su aprobación formal vía correo electrónico.
7.1.1.5 La Orden de Compra deberá contener (en la medida que sea aplicable) los datos
requeridos para el bien ordenado, tales como:
 Identificación precisa del producto o material.

 Especificaciones técnicas.
 Cantidad.
 Plazo de entrega.
 Lugar de entrega.
 Título, número y especificación técnica de la Norma que se aplicará al
producto.
 Muestras.
 Dibujos.
actualizado.
Versión: 8

7.1.1.6 En caso de existir una carta de cotización del proveedor, ésta se guardará con la
Orden de compra correspondiente. En caso de alguna modificación previa a la
compra, esta condición se estampará directamente en la Orden de compra.
7.1.1.7 Las Órdenes de compra, con su aprobación correspondiente y carta de cotización (si
procede), se mantendrán en el archivador “Órdenes de Compra” bajo la sub-división
del mes correspondiente a su emisión.
7.1.1.8 En caso de compras especiales internacionales o donde no se genere una cotización

formal (compras electrónicas) por parte de la Gerencia, y que por lo tanto no genere
una Factura de Compra asociada. Se generará una Orden de Compra Especial
mediante el registro REG-56, donde se dejara asentada toda la información
referente a dicha adquisición.
7.1.2 SUBCONTRATISTA DE SERVICIO
7.1.2.1 Se verificará que el subcontratista se encuentre registrado en el REG – 21

“Registro de Proveedores y Subcontratistas Aprobados” de SERCOAMB
Ltda., seleccionados según este procedimiento.
7.1.2.2 Los servicios solicitados a otros laboratorios o personal externo de SERCOAMB se

solicitarán también a través de una Orden de compra donde se registrará la siguiente
información de acuerdo al servicio solicitado (en la medida que sea aplicable):
Laboratorio de Análisis para muestras tomadas
 Identificación de la muestra.
 Cantidad.
 Servicio solicitado.
 Plazo de entrega de resultados.
 Título, número y especificación de la Norma Técnica que se aplicará a
la muestra.
 Documentos requeridos.
Laboratorios de calibración de equipos e instrumentos:
 Identificación del equipo a calibrar.

actualizado.
Versión: 8

 Fecha estimada del servicio.
 Requisitos para aprobación y/o calificación del equipo.
 Especificaciones de calibración
 Documentos requeridos (Certificado).
Empresas de mantención de equipos de laboratorio
 Identificación del equipo(s) objeto de la mantención.

 Documentos requeridos (Informe).
Personal proveedor de servicios externalizados.
 Documentos requeridos (Informe).
7.1.2.3 La Orden de compra será generada mediante REG-46 por el Jefe de RRHH,
plasmando toda la información emitida por el personal idóneo autorizado a través de
correo electrónico (ver punto 7.2.3), revisada en cuanto a su contenido técnico por
el Gerente y/o Subgerente y aprobadas antes de ser liberada de acuerdo a 7.1.1.4.
7.1.2.4 La autorización mediante correo electrónico por parte del Gerente y/ Subgerente de
SERCOAMB Ltda., (o quien lo reemplace) demostrará que la Orden de compra
ha sido revisada y aprobada antes de su entrega al subcontratista correspondiente.
7.1.2.5 Las órdenes de compra con su correo correspondiente serán archivadas en la carpeta
“Órdenes de Compra “.
7.2 VERIFICACIÓN DEL SUMINISTRO Y/O SERVICIO ADQUIRIDO
7.2.1 Cuando SERCOAMB Ltda., decida verificar el producto adquirido o servicio

subcontratado en las instalaciones del proveedor, o subcontratista, esta modalidad
deberá quedar claramente especificada en la orden de compra.
actualizado.
Versión: 8

7.2.2 El personal designado para verificar el cumplimiento de los requisitos especificados

en los suministros y/o servicios adquiridos deberá ser personal con la autorización
respectiva para realizar esta labor. Esta(s) autorización(es) deberán estar estipuladas
en el REG – 13 “Registro de Autorizaciones”.
7.2.3 No se podrá hacer uso de los suministros o dar por recibido el servicio si no se
verifican de acuerdo a lo establecido en este punto.
7.2.4 Los suministros al llegar a las instalaciones deberán esperar para su verificación por
el personal autorizado.
7.2.5 Recepción de reactivos: La recepción se realizará de la manera siguiente:
 Verificar datos de orden de compra respecto del producto a recibir.

 Verificar cumplimiento de requisitos para aprobación del producto en la
orden de compra, mediante el certificado del reactivo, en caso de haber
sido solicitado.
 Firma conforme de la orden de compra (VERIFICADO POR Y
FIRMA) o rechazo y devolución del reactivo, además de firmar la
factura.
7.2.6 Almacenamiento de reactivos: Una vez recibidos, los reactivos serán almacenados
para su uso en el laboratorio que queda con llave, a cargo del Jefe de Área y/o
Técnico Analista.
7.2.6.1 Además, el Jefe de Área y/o Técnico Analista o el funcionario que él designe
deberán verificar al momento de almacenar los reactivos que el lugar donde son
almacenados cumple con las condiciones ambientales y de resguardo adecuadas en
caso de ser necesarias; y que si es requerido se deberá elaborar un instructivo de
trabajo para efectuar actividades asociadas a los reactivos.
7.2.7 Evidencia de la verificación de la conformidad con los suministros y servicios

adquiridos
7.2.7.1 El funcionario encomendado para recibir los suministros o el servicio realizado

verificará en cantidad, cumplimiento de especificaciones y vencimiento, entre otros,
lo llegado a las instalaciones.
actualizado.
Versión: 8

7.2.7.2 Este funcionario dejará evidencia de su conformidad con los suministros y/o
servicios adquiridos completando y firmando el REG – 29 “Ficha de
Verificación” el que será resguardado en el archivador facturas de compra y ventas.
Será el Gerente de Operaciones y/o Jefes de Área quienes darán su visto bueno
firmando la Ficha de verificación suministro para utilización del bien adquirido.
7.2.7.3 Si el funcionario no se encontrara conforme con lo recibido, no firmará el

documento comercial, e informará la situación a su jefe directo de manera de
realizar el reclamo respectivo y solicitar el reemplazo, cambio o complemento de lo
adquirido según corresponda.
7.2.8 Evidencia de la verificación de la conformidad con adquisición general
7.2.8.1 Toda compra que se realice en mesón (compra al detalle), deberá ser verificado
directamente en mesón, firmando la factura de su recepción conforme.
7.2.8.2 En al caso de que sea un suministro que pueda afectar la calidad del servicio debe
registrarse su verificación en el REG – 29 “Ficha de Verificación”
7.3 ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE

SUBCONTRATISTAS
7.3.1 El presente procedimiento es aplicable principalmente a los siguientes proveedores

o subcontratistas de SERCOAMB Ltda.
 Proveedores: Empresas proveedores de equipos e insumos de laboratorio.

 Sub-contratistas: Otros laboratorios – Instituciones oficiales de control técnico –
Empresas de servicios de mantenimiento y calibración de equipos de laboratorio
– Personal subcontratado por SERCOAMB.
7.3.2 Independientemente de lo anterior, este procedimiento también será aplicable a

cualquier otro proveedor o subcontratista cuyo suministro o servicio pueda tener
algún grado de influencia en la calidad del servicio brindado al cliente y también
para aquellos proveedores a quienes se solicita por primera vez un suministro o
servicio.
actualizado.
Versión: 8

7.4 SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS
7.4.1 Los proveedores de productos o subcontratistas de servicios mencionados en la

cláusula anterior se encuentran registrados en el registro REG – 21 “Registro de
Proveedores y Subcontratistas Aprobados”.
7.4.2 El ingreso a este registro será decidido según el suministro o servicio se trate,
conforme al siguiente criterio de aceptación:
 Proveedores de suministros, decidirá: el Jefe de Administración y Finanzas
en lo concerniente a seguridad, servicios telefonía, insumos de oficina, etc.;
y los Jefes de área en conjunto con el Gerente de Operaciones en lo que
respecta a equipos e insumos para ensayos.
 Sub-contratistas de servicios que estén directamente relacionados con

operaciones decidirá el Gerente de Operaciones.
7.4.3 En ambos casos se deberán tener en cuenta los siguientes criterios para la selección:
 Reputación del proveedor.

 Oportunidad en la entrega de los suministros o el servicio.
 Forma de pago.
 Conformidad con los requisitos de la norma NCh 17.025, cuando
corresponda (evaluación de la competencia técnica)
 Competencia académica y técnica individual (en casos de contratación de
personal de servicios)
7.4.4 De acuerdo a la relevancia del suministro o servicio que está siendo adquirido, se
podrá efectuar un control directo para verificar el cumplimiento con los criterios de
aceptación para ingresar al registro.
7.4.5 En el caso de que el subcontratista realice actividades que tengan relación directa
con la ejecución del servicio, la organización incluirá dentro de su contrato la
aplicación de todos los requisitos asociados a la Ley de Subcontratación N° 20.123
y ley N° 16.744, sobre accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
actualizado.
Versión: 8

7.5 EVALUACIÓN PERIÓDICA DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS

(EVALUACIÓN Y RE – EVALUACIÓN DE PROVEEDORES)
7.5.1 La permanencia de los proveedores/subcontratistas en el correspondiente registro
estará supeditada a evaluaciones periódicas por parte del Encargado de Calidad, las
cuales serán efectuadas una vez al año durante el mes de diciembre del año
correspondiente al período evaluado y hasta marzo del año siguiente según los
criterios de evaluación considerados en el punto 7. 7 de este procedimiento.
7.5.2 Estas evaluaciones serán registradas en el registro REG – 32 “Evaluación de

Proveedores y Subcontratistas”
7.5.3 Esta evaluación se mantendrá en el archivador del Encargado de Calidad.
7.5.4 Se informará el resultado de la evaluación de proveedores, según la importancia del

proveedor.
7.6 GUÍA PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y

SUBCONTRATISTAS
7.6.1 La siguiente pauta se debe seguir para la evaluación anual de proveedores de

productos y sub-contratistas de servicios de SERCOAMB Ltda.
7.6.2 La evaluación se realizará en base a los siguientes criterios:
 Comportamiento en el desempeño de la actividad.

 Calidad del producto/servicio entregado.
 Capacidad de respuesta a requerimientos programados y no programados.
 Servicio de soporte técnico al producto/servicio
 Servicio de post-venta.
 Competencia Técnica, según NCh-ISO/IEC 17025:2017, cuando aplique
7.6.3 Cada uno de los criterios antes mencionados se calificará de acuerdo a los siguientes
índices de evaluación:
Índice Descripción de la calificación

actualizado.
Versión: 8

7 = Muy Bueno Satisface plenamente nuestros requerimientos
6 = Bueno Satisface generalmente nuestros requerimientos
5 = Satisfactorio Satisface parcialmente
4 = Suficiente Satisface levemente
3 = Insuficiente Generalmente No cumple en los aspectos que se aplique
2 = Malo No cumple, no da satisfacción en los aspectos que se aplique
1 = Muy Malo No cumple con la totalidad
7.6.4 Cálculo de evaluación final:
Se sumarán los índices y se obtendrá un promedio para cada proveedor.

De acuerdo a los resultados promedio los proveedores y sub-contratistas serán
calificados de la siguiente forma:
CONDICION DE
INDICE ACEPTACIÓN O RECHAZO
CALIFICACION
PROMEDIO
≥ 5,5 Proveedor Aceptable A
< 5,5 y ≥ 4 Proveedor Regular C
Proveedor No
<4 Recomendable R
A: Aceptación
C: Condicional
R: Rechazo
actualizado.
Versión: 8

7.6.5 La información anterior se registrará en el registro REG – 32 “Evaluación de

Proveedores y Subcontratistas”.
7.6.6 Sí el proveedor es evaluado tipo A: Se mantiene en el Listado de Proveedores.
7.6.7 Sí el proveedor es evaluado tipo C: Se le envía un mail, vía telefónica o

formalización de carta informando a éste, sus deficiencias para que mejore.
7.6.8 En el caso de condición C y proveedor irremplazable por el tipo de insumo, se

exime de notificar en la primera evaluación.
7.6.9 Sí el proveedor es evaluado tipo R: Se elimina y se busca sustituto.
7.6.10 Bajo el ítem RESULTADO se registrará la calificación de acuerdo al cuadro

anterior a más tardar en el mes de mayo de cada año.
Nota: En el caso de algunos proveedores y sub-contratistas, en que su calificación

sea menor a 4 de inmediato es considerado como rechazado, sin embargo a causa de
su característica del proveedor y/o subcontratista de ser único en el mercado en
suministrar ciertos servicios, no podrá ser eliminado del Listado de Proveedores y
Subcontratistas. Aunque si es recomendable dejar una nota en el mismo listado
aclarando la situación.
actualizado.
Versión: 8

7.7 REPRODUCTION OF TEST REPORTS FROM EXTERNAL

SUBCONTRACTED LABORATORIES.
SERCOAMB, when subcontracting a test to an external laboratory, must
 Reproduce the test report of any external laboratory, in full, in the annexes of
the corresponding technical report.
 The Quality Manager will request and review the conditions established by the
subcontracted Laboratory, regarding the reproduction of its test report, in
quotes issued.
 In the event that the quotation from the external laboratory allows issuing the
test report in its entirety, it may be reproduced in the technical report.
 Otherwise, the laboratory must be requested, via email, for authorization to
reproduce the test reports issued to SERCOAMB, in their entirety. This can be
done by the Quality Manager or the Sample Laboratory Manager.
 The authorization must be received via email or by any written means and
protected by the Quality Manager. Authorization must be requested annually
for the current year. The authorizations received must be safeguarded in the
External Suppliers Folder.
actualizado.
Versión: 8

8 ANEXOS:
8.1 Registros
REG – 21 Registro de Proveedores y Subcontratistas Aprobados

REG – 29 Ficha de Verificación
REG – 32 Evaluación de Proveedores y Sub Contratistas
REG – 46 Orden de Compra
REG – 56 Orden de Compra Especial
9. CONTROL DE CAMBIOS
Ítem
Revisión Descripción modificación Fecha
Modificado
Nueva Estructura, coincidente requisitos
1 Todos 01.10.15
ISO 17025:2005
Revisión General. Cambio de Cargo de
2 Todo 15.12.16
Jefe de Calidad a Encargado de Calidad
Inclusión de procedimiento de contratación
3 7 de personal subcontratado para servicios 13.03.17
específicos.
Actualización de Procedimiento de
4 7 Compras mediante Órdenes de Compra y 26.10.17
Órdenes de Compra Especiales.
Adaptación a Norma ISO 9001:2015, ISO
5 Todo 13.02.18
17020:2012 e ISO 17025:2017
Control de Servicios Externos en Sedes
6 Todo 04.05.18
Alternas
Eliminación de Requisito de REG-30 Hoja
7 7.4 25.03.19
de Vida de Proveedor
Reproducción de informes de ensayo de
8 7.7 18.08.2020
laboratorios externos subcontratados
actualizado.

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COMPRAS Y, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Fecha Cargo Firma

Elaborado por 18.08.2020 Encargado de Calidad

Revisado por 18.08.2020 Gerente de Operaciones

Aprobado por 18.08.2020 Gerente General

Fecha entrada en PROCEDIMIENTO

1. PROCEDIMIENTO: Adquisición, Selección, Evaluación de Proveedores

El propósito de este procedimiento es asegurar que tanto los productos adquiridos

El presente procedimiento es aplicable a cualquier producto adquirido o servicio

Suministros: Insumos, equipos, certificados de calibración emitidos, reparaciones

Fecha entrada en PROCEDIMIENTO

Servicio: Actividad organizada que se presta y realiza con el fin de satisfacer

Proveedores: Empresas proveedoras de equipos e insumos de laboratorio.

Sub-Contratista: Otros laboratorios / Instituciones oficiales de control técnico /

Declaración de Política para compra de servicios y suministros.

SERCOAMB LTDA., se compromete a cumplir lo establecido en el procedimiento

El Gerente General de SERCOAMB Ltda., tiene la responsabilidad de verificar

El Jefe de Administración y Finanzas y/o Jefe de RRHH será responsable de revisar

El Jefe de área (o quien designen especialmente para ello), será el responsable de

Es de responsabilidad del Encargado de Calidad, revisar que los parámetros a los

Fecha entrada en PROCEDIMIENTO

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 ADQUISICIÓN DE SERVICIOS Y SUMINISTROS

7.1.1 DATOS DE ADQUISICIÓN

7.1.1.1 Previo al proceso de compra se verificará en el REG – 21 “Registro de Proveedores y

7.1.1.2 Este registro se mantendrá en el archivador “Adquisiciones”.

7.1.1.3 La adquisición de insumos o servicios en SERCOAMB Ltda., se hará por escrito a

7.1.1.4 Recibido el correo electrónico, dónde se especifica claramente el requerimiento con

 Identificación precisa del producto o material.

Fecha entrada en PROCEDIMIENTO

7.1.1.8 En caso de compras especiales internacionales o donde no se genere una cotización

7.1.2 SUBCONTRATISTA DE SERVICIO

7.1.2.1 Se verificará que el subcontratista se encuentre registrado en el REG – 21

7.1.2.2 Los servicios solicitados a otros laboratorios o personal externo de SERCOAMB se

Laboratorio de Análisis para muestras tomadas

Laboratorios de calibración de equipos e instrumentos:

 Identificación del equipo a calibrar.

Fecha entrada en PROCEDIMIENTO

Empresas de mantención de equipos de laboratorio

 Identificación del equipo(s) objeto de la mantención.

Personal proveedor de servicios externalizados.

7.2 VERIFICACIÓN DEL SUMINISTRO Y/O SERVICIO ADQUIRIDO

7.2.1 Cuando SERCOAMB Ltda., decida verificar el producto adquirido o servicio

Fecha entrada en PROCEDIMIENTO

7.2.2 El personal designado para verificar el cumplimiento de los requisitos especificados

7.2.5 Recepción de reactivos: La recepción se realizará de la manera siguiente:

 Verificar datos de orden de compra respecto del producto a recibir.

7.2.7 Evidencia de la verificación de la conformidad con los suministros y servicios

7.2.7.1 El funcionario encomendado para recibir los suministros o el servicio realizado

Fecha entrada en PROCEDIMIENTO

7.2.7.3 Si el funcionario no se encontrara conforme con lo recibido, no firmará el

7.2.8 Evidencia de la verificación de la conformidad con adquisición general

7.3 ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE

7.3.1 El presente procedimiento es aplicable principalmente a los siguientes proveedores

 Proveedores: Empresas proveedores de equipos e insumos de laboratorio.

7.3.2 Independientemente de lo anterior, este procedimiento también será aplicable a

Fecha entrada en PROCEDIMIENTO

7.4 SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS

7.4.1 Los proveedores de productos o subcontratistas de servicios mencionados en la

 Sub-contratistas de servicios que estén directamente relacionados con

 Reputación del proveedor.