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PROCEDIMIENTO
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16 de Octubre de 2017 INDEPENDENCIA Y
CONFIDENCIALIDAD

PROCEDIMIENTO

IMPARCIALIDAD, INDEPENDENCIA Y CONFIDENCIALIDAD

Fecha Cargo Firma Responsable

Elaborado por 16.10.17 Encargado de Calidad

Revisado por 16.10.17 Gerente de Operaciones

Aprobado por 16.10.17 Gerente General

La copia impresa no autorizada de este procedimiento es un documento no controlado y puede no estar debidamente
actualizado.

El presente documento es de exclusiva propiedad de SERCOAMB Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros sin
la expresa autorización de la Gerencia de la empresa.
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1. PROCEDIMIENTO: Imparcialidad, Independencia y Confidencialidad

2. CONTENIDO.

1. Nombre
2. Contenido
3. Objetivo y Alcance
4. Referencias Normativas
5. Considerandos Previos
6. Responsabilidades
7. Actividades
8. Anexos
9. Control de Cambios

3. OBJETIVO Y ALCANCE.

Asegurar las acciones para que las personas u organización internas o externas a
SERCOAMB Ltda., no puedan influir en los resultados de los muestreos,
mediciones y análisis realizados por la empresa.

Asegurar la no existencia de conflictos de intereses ni sesgos de información por

problemas de prejuicios, independencia y/o imparcialidad.

Asegurar que las personas u organizaciones internas o externas a la empresa, en el

marco de compromisos establecidos, mantengan la gestión confidencial de toda la
información obtenida o generada durante la realización de actividades y acordada o
informada dicha situación con el cliente.

Alcance: Todas las actividades asociadas a procesos de realización de servicios,

desde la captación del cliente hasta la conclusión del servicio y emisión de los
informes técnicos. Las medidas aplican tanto al personal de SERCOAMB Ltda.,
como al personal ajeno a ella relacionadas con las actividades de los servicios
acordados con el cliente.

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4. REFERENCIAS NORMATIVAS
Referencia:
NCh – ISO/IEC 17020-2012, Pto 4.1 “Imparcialidad e Independencia”, Pto 4.2
“Confidencialidad”
NCh – ISO/IEC 17025, Pto 4.1 “Imparcialidad”, Pto 4.2 “Confidencialidad”

5. CONSIDERANDOS PREVIOS.

Imparcialidad: Ausencia de inclinación en favor o en contra de una persona o cosa

al obrar o al juzgar un asunto.

Independencia: Autónomo, no dependiente de factores externos.

Confidencialidad: Propiedad que ostenta algún tipo de información y mediante la

cual se garantizará el acceso a la misma solamente a aquellas personas que estén
autorizadas a conocerla, y por consiguiente no será revelada ante aquellos que no
cuenten con la autorización de conocerla.

6. RESPONSABILIDADES

Gerente General: Responsable de toma de acciones al momento de generarse

conflictos de intereses que generen riesgo a la independencia, imparcialidad y
confidencialidad.

Encargado de Calidad: Responsable de la actualización de la matriz de riesgos a la

independencia e imparcialidad y el anexo de contrato que hace llamado a la
preservación de la Independencia, Imparcialidad y Confidencialidad a cada
trabajador. Además, es responsable de la revisión de quejas y reclamos emanados
por clientes.

Cualquier persona de la empresa es responsable de informar cualquier situación

descrita en este procedimiento a la Alta Gerencia.

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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 Identificación de Riesgos a la Imparcialidad e Independencia.

Se considera como riesgos a la imparcialidad e independencia, las acciones

declaradas e identificadas en la Matriz de Identificación de Riesgos a la
Imparcialidad e Independencia REG-53.

Es responsabilidad del Encargado de Calidad mantener el REG-53. La

identificación de los riesgos a la imparcialidad e independencia deberá realizarse al
menos una vez cada 12 meses.

Los riesgos identificados serán complementados a partir de la información

entregada por el personal de SERCOAMB Ltda., clientes, Auditorías Internas,
registradas en el REG-11 como una no conformidad y tratada como tal con sus
respectivas Acciones Correctivas.

En la Matriz de Riesgos se deberá incluir el análisis como mínimo de los siguientes

factores de riesgo. Propiedad, Gobernabilidad, Dirección, Personal, Recursos
Compartidos, Finanzas, Contratos, Marketing, Pago de una comisión por venta u
otro incentivo para la remisión de nuevos clientes.

7.2 Acciones para asegurar la imparcialidad, independencia y confidencialidad.

En el caso que cualquier persona perteneciente a SERCOAMB o cliente detecte

alguna situación que represente un Riesgo a la Imparcialidad, deberá comunicarlo al
Encargado de Calidad quien dejara registro de la situación en el REG-11 como una
“observación”, para comenzar la investigación, determinar la causa raíz y tomar
acción. En caso de que dicho riesgo no haya sido identificado en forma previa, se
incluirá en la matriz de riesgos y dado a conocer al personal.

Previo a la cotización de un servicio, SERCOAMB deberá revisar sus compromisos

contractuales con sus clientes para evaluar su posible impacto en los requisitos de
imparcialidad, independencia y uso de la información, para cada uno de los
servicios comprometidos o acreditados.

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Todo el personal contratado directamente por la entidad, firmará a la vez que el

contrato, un anexo “CODIGO DE ETICA” en que se obliga a cumplir con las
acciones que resguardan la IMPARCIALIDAD, INDEPENDENCIA Y
CONFIDENCIALIDAD de la entidad.

IMPARCIALIDAD: El compromiso de todo el personal ya sea interno y externo es

que sea imparcial en los juicios emitidos para efecto de los servicios y resultados de
estos, lo que permite manejar con ética y responsabilidad sobre las actividades del
organismo. Tanto el personal interno como el externo, deberán revelar cualquier
situación de la que tengan conocimiento que pudiera presentar un conflicto de
interés. SERCOAMB evaluará esta información y, en caso de que suponga una
amenaza a la imparcialidad, no recurrirá a dicho personal para llevar a cabo
actividades de muestreo, medición o análisis.

INDEPENDENCIA: Todo el personal de SERCOAMB y fiel a la Política de

Imparcialidad, Independencia y Confidencialidad, no presta aquellos servicios que
atenten contra la confidencialidad, objetividad o imparcialidad. Para dar
cumplimiento a esta disposición cada empleado se compromete contractualmente a
ofrecer sus servicios profesionales de manera exclusiva a SERCOAMB.

CONFIDENCIALIDAD: En particular mantendrá absoluta reserva en cuanto a las

técnicas y procedimientos utilizados, resultados obtenidos y toda aquella
documentación relativa a la actividad que se realiza. Todo el personal mantendrá
absoluta reserva de la documentación interna a no ser que tenga la autorización del
Gerente General o responsable que la custodie.

7.3 Confidencialidad de la Información

Todo cliente que ha facilitado a la entidad sus datos, tiene derecho a la protección
de su información y es por este motivo la entidad debe mantener un estricto control
de los datos e información de sus clientes.

La utilización cuando aplique de bases de datos es exclusivamente para uso interno.

Cuando alguien externo o interno solicite información de un cliente o servicio
prestado a un cliente, lo debe solicitar por escrito y asegurar que estos datos no se
utilizarán para gestionar otras informaciones que no sean las relacionadas con los
servicios prestados y los alcances de los servicios acreditados.
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El cliente debe ser informado cuando se le solicite entregar información y

SERCOAMB debe recibir su autorización previa antes de entregar la información.

El personal de SERCOAMB con acceso a las bases de datos de empresas clientes,

no las podrán divulgar a personas ajenas a la empresa sin autorización expresa y por
escrito del cliente.
El acceso a los registros e información relativa a las actividades de capacitación y
certificación, queda restringido solo al personal interno autorizado por
SERCOAMB.

Toda información confidencial que por ley deba divulgar, el gerente general de
SERCOAMB, personalmente verificará que dicha información se entregue
solamente por los canales establecidos por ley y personalmente notificará al cliente
de la información proporcionada, salvo que esté prohibido por ley realizar dicha
información.

Toda información sobre el cliente, obtenida por SERCOAMB de fuente distintas al

cliente y que afecte a los servicios acordados, será tratada como información
confidencial. Toda información de respaldo de datos (“backup”) enviado o
almacenado en medios de datos o magnéticos debe ser protegido con claves de
acceso y debe ser manejado en áreas definidas por la organización para dichos
efectos.

Todo documento, carpeta, y otros medios de almacenamiento que contienen

información sensitiva, restringida o confidencial debe ser asegurada en archivos de
gaveta.

Todas las computadoras deben ser aseguradas con claves de acceso cuando el área
de trabajo está desocupada o desatendida.

Cada usuario con acceso a la información, es responsable de asegurar todo

documento y medio electrónico de almacenamiento que contenga información
sensitiva o confidencial que esta esté ubicada en gavetas o archivos con llave.

Al momento de desechar, los documentos sensitivos o confidenciales deben ser

destruidos.

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En caso que es extraviada o es divulgada a entidades no autorizadas o si este

acontecimiento incluye pérdida de cualquier equipo, medio electrónico de
almacenamiento o componente tecnológico, la persona responsable se debe notificar
inmediatamente al Encargado de Calidad, para que la situación sea analizada y se
tomen las acciones pertinentes, para esta acción se debe dejar registro en el REG-
11.

8. ANEXOS:
8.1 Registros

REG-11 Registro de Acciones Correctivas y Preventivas

REG-53 Matriz de Evaluación de Riesgos a la Imparcialidad.

9. CONTROL DE CAMBIOS

Ítem
Revisión Descripción modificación Fecha
Modificado
0 Todo Creación del Documento 16.10.17

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