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(PAF-15) Procedimiento de Selección, Evaluación y Reevaluación de

Proveedores

Versión: 02 Fecha de Aplicación: 01/08/2017

Historial de Control de Cambios


Fecha de
Edición # Descripción del Cambio
Aplicación
1 08/03/2010 Documento Inicial
 Se eliminan como proveedores críticos los siguientes: Docentes
y profesionales externos para nivelaciones, Servicio de
digitalización de calificaciones de los estudiantes, Servicio de
2 01/08/2017
fotocopiadora
 Se cambian políticas generales y se elimina el procedimiento
Control de Registros

Firmas
Elaborado Por Revisado Por Aprobado Por

Asistente de Calidad Coordinador Administrativo Director General


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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y Fecha: 01/08/2017
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1. OBJETIVO
Establecer lineamientos a seguir para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores de bienes y
servicios que afectan directamente la prestación del servicio y/o integridad de los estudiantes para el
Colegio Internacional los Cañaverales.

2. ALCANCE
Aplica para proveedores de bienes y servicios que afectan directamente la prestación del servicio y/o
integridad de los estudiantes. Inicia con la cotización de los proveedores y finaliza con la selección del
proveedor y posterior evaluación y reevaluación cuando así se requiera. El presente procedimiento aplica
para compras superiores al monto establecido para caja menor.

3. POLÍTICAS

3.1 Políticas Generales

 A fin de garantizar la correcta administración y distribución de los documentos que forman parte
del Sistema de Gestión de Calidad, es importante que se cumplan los lineamientos estipulados en
el presente documento y lo establecido en el Procedimiento Control Documental (PGC-05) por
las personas de la organización.

 No se pueden utilizar documentos, fuera del control del presente procedimiento, esto incluye
formatos, instructivos, entre otros.

 Para el desarrollo de las diferentes actividades incluidas en los documentos, se debe contar con la
versión actualizada del documento, a fin de garantizar la utilización de la documentación vigente.

 Cuando se presenten incumplimientos derivados de la aplicación del presente procedimiento y


dependiendo de la magnitud del caso, los líderes de proceso deciden la pertinencia de la
generación de un reporte de Acción Correctiva (FGC-02)

 Toda información referente a los clientes y/o servicios suministrados externamente, se considera
de carácter confidencial, por tanto no puede ser divulgada, sino con autorización expresa por
parte de los mismos. (Propiedad, del cliente y/o servicios suministrados externamente).

 Todos los “documentos que conservaran la información” deben ser identificados de manera única,
pues de esta manera se evitan ambigüedades, y se controlan de acuerdo al Procedimiento Control
Documental (PGC-05).

3.2 Políticas Específicas

 Dado el caso que se requiera el servicio de un proveedor de forma urgente, no obedece al


procedimiento regular estipulado en el presente documento; las compras se soportan únicamente
con la factura o documento soporte emitido por el proveedor.

 La contratación de funcionarios bajo la modalidad de prestación de servicios se realiza mediante


los lineamientos planteados en el procedimiento de Selección, vinculación e inducción de personal,
no obstante, no se realiza evaluación desempeño, dado que se evalúan como proveedores de
servicios.
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 Las órdenes de compra se deben enviar todos los proveedores, excepto aquellos con los cuales se
haya establecido un contrato y/o se hayan establecido condiciones de entrega

 El procedimiento de compras aplica para compras superiores al monto establecido para caja
menor.

3.2.1 Compras que afectan la prestación del servicio e integridad de los estudiantes
- Cafetería
- Transporte
- Docentes contratados por prestación de servicios
- Proveedores de insumos para tratamiento de la piscina y agua potable
- Asesor jurídico
- Proveedor de servicio de carnetización
- Área Protegida (EMI)

3.2.2 Compras que afectan la satisfacción del cliente


- Proveedores de insumos y útiles escolares
- Software académico.
- Servicios de mantenimiento a instalaciones.

3.2.3 Selección de Proveedores


Proceso en el que se ingresa un proveedor a la lista de proveedores (FAF-47), siempre y cuando la
compra del bien o servicio se efectúe de manera permanente o sea proveedor único y se requiera
su selección inmediata. La selección de proveedores no aplica para compras eventuales o urgentes.

3.2.4 Criterios de Selección:

Cafetería:
- Cumplimiento de requisitos legales (marco legal vigente)
- Condiciones comerciales (precio, condiciones de pago, descuentos)
- Empresa legalmente constituida (pago aportes de ley de sus empleados)
- Menú aprobado por nutricionista
- Calidad de los productos ofrecidos
- Contar con los equipos necesarios para la prestación del servicio
- Capacidad instalada, referencias de entidades o empresas a las cuales les suministre el servicio
de cafetería, muestra física (cuando se requiera).

Transporte:
- Cumplimiento de requisitos legales (marco legal vigente)
- Condiciones comerciales (precio, condiciones de pago)
- Empresa legalmente constituida (pago aportes de ley de sus empleados)
- Capacidad instalada
- Parque automotor óptimo para la prestación del servicio: preferiblemente modelo automotor
2004 en adelante, cinturones de seguridad en todos los asientos del vehículo, medio de
comunicación.
- Cubrimiento de seguros y pólizas.
- Licencia de funcionamiento de transporte escolar.
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- Referencias de entidades o empresas a las cuales les suministre el servicio de transporte,


preferiblemente certificación en ISO 9001.

Docentes contratados por prestación de servicios:


- Hoja de vida con los respectivos soportes
- Pago de seguridad social
- Experiencia verificable
- Condiciones de pago

Asesor jurídico:
- Condiciones de pago
- Experiencia y referencias verificables.

Proveedores de insumos para tratamiento de la piscina y agua potable:


- Condiciones comerciales (precio, condiciones de pago, descuentos)
- Certificados de calidad de los insumos
- Soporte técnico.

Proveedor de servicio de carnetización:


- Precio
- Tiempo de entrega
- Calidad del producto
- Muestra física del producto
- Referencias

Proveedor de servicio de Área Protegida (EMI):


- Precio
- Tiempo de respuesta
- Calidad del producto
- Referencias

Proveedor de insumos y útiles escolares


- Precio
- Condiciones de pago
- Calidad de los productos.

Software Académico
- Precio
- Condiciones de pago
- Alcance
- Asistencia

Servicios de mantenimiento a instalaciones.


- Precio
- Condiciones de pago
- Garantía de los productos y servicios ofrecidos
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3.2.5 Cotización a Proveedores


 Se establece como política del Colegio, que el proceso de cotización se efectúa en los
siguientes casos:
- Cuando se decide ingresar o seleccionar a un proveedor nuevo en la institución.
- Cuando los proveedores aprobados no cuenten con la capacidad para cumplir.
- Cuando los precios de los productos o servicios fluctúan constantemente.
- Cuando a criterio del Director General o Coordinador Administrativo se requiere
efectuar cotización.

 La cotización de bienes y/o servicios específicos, la debe realizar el funcionario que


posea la competencia y/o experiencia para realizar dicha actividad, lo cual se registra en
el formato Requisición de compra (FAF-80)

 Las compras que se efectúen de manera permanente al proveedor, no requieren


cotización para cada compra, sin embargo, anualmente, el Coordinador Administrativo
debe realizar comparativos de propuestas a través de nuevas cotizaciones, a fin de
garantizar que la institución adquiere las mejores condiciones económicas con los
diferentes proveedores.

 Las cotizaciones se conservan físicamente, a excepción de las que el proveedor no


entregue, lo cual debe quedar registrado en el formato Requisición de compra (FAF-
80).

 Los proveedores corporativos no requieren de cotizaciones.

3.2.6 Verificación por el Cliente hacia los Proveedores


En casos que se estime de mutuo acuerdo y con previa autorización por parte del Director
General, los clientes del Colegio, poseen autonomía para evaluar a los proveedores con los
cuales cuenta el plantel, para ello el Colegio dispondrá de los recursos tanto humanos como
logísticos para el desarrollo de dicha actividad.

3.2.7 Grado de control y seguimiento hacia proveedores:


A fin de facilitar las herramientas que proporcionen control en los productos y/o servicios
comprados y por consecuencia a los proveedores, el Colegio ha establecido los siguientes
controles:
- El Colegio Internacional los Cañaverales puede efectuar visitas o auditorias en las
instalaciones del proveedor a consideración del Director General o Coordinador
Administrativo, para ello se deberá informar previamente al proveedor.
- Revisiones de parque automotor conforme lo establece el procedimiento Transporte
Escolar (PAF-23).
- Evaluación cada 6 meses (FAF-48A, B, C, D) para todos los proveedores y cada 2 meses
para Cafetería y Transporte, dependiendo del tipo de proveedor conforme a lo establecido
en el presente procedimiento.
- Revisiones cada 6 meses de los vehículos de la empresa transportadora.
- Dado el caso en que un proveedor obtenga un resultado inferior al rango de aprobación
establecido por el Colegio, es decisión del Director General y Coordinador Administrativo,
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tomar las medidas pertinentes, entre las cuales se puede incluir la eliminación del proveedor
de la lista de proveedores aprobados a excepción de proveedores únicos.
- Verificación durante la recepción de la compra del bien o servicio.

4. VOCABULARIO

 Proveedor aprobado: persona natural o jurídica que provee al Colegio Internacional los
Cañaverales, bienes o servicios referenciados en el ítem 3.2.1

 Proveedor único: persona natural o jurídica que provee bienes o servicios que ningún otro puede
suministrarlos en el mercado, para algunas compras específicas.

 Proveedor corporativo: proveedor que hace parte de la organización, al cual no se le realiza


selección pero si evaluación y re-evaluación (cuando no supere el rango de aprobación).

 Proveedor antiguo: personas naturales o jurídicas con quienes el Colegio ha venido trabajando
satisfactoriamente, previa aplicación del presente procedimiento, para este tipo de proveedores no
aplica el proceso de selección, únicamente la evaluación y re-evaluación (cuando aplique) por la
persona responsable.

 Cotizar: proceso mediante el cual se deben solicitar mínimo tres (3) ofertas diferentes, cuando sea
aplicable y se escoge la mejor. Es criterio del Coordinador Administrativo definir la necesidad de
incluir al proveedor al listado de proveedores aprobados, siempre y cuando se requiera establecer
negociaciones permanentes y apruebe el proceso de selección.

 Selección: proceso mediante el cual se elige entre varias alternativas de proveedores la mejor,
teniendo en consideración que la negociación debe establecerse de manera permanente. El proceso
de selección no aplica para compras urgentes, compras eventuales o puntuales.

 Evaluación: Proceso efectuado con una periodicidad semestral, en el cual se evalúa el desempeño
de los proveedores y se detectan las oportunidades de mejoramiento, a excepción de los
proveedores de cafetería y transporte, los cuales se evalúan con una periodicidad bimensual. La
evaluación de proveedores se realiza para aquellos que afecten la prestación del servicio y con los
cuales se efectúa compra de manera permanente.

 Reevaluación: proceso mediante el cual se reevalúa a un proveedor que haya incurrido en


deficiencias en el producto o servicio y se requiere efectuar un seguimiento con un periodo no
mayor a tres meses siempre y cuando se efectué el trabajo, se preste el servicio o adquiera el
producto, de lo contrario se espera a la prestación o compra de uno nuevo, con el propósito de
verificar su desempeño y tomar las medidas pertinentes. Para los proveedores de servicio de
cafetería y transporte que incurran en baja evaluación, la reevaluación se realiza en un periodo no
mayor a 15 días calendario. Los criterios que se tienen en cuenta para la reevaluación de
proveedores son los mismos que se han empleado para la evaluación.
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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Procedimientos
PGC-03 Acción Correctiva y de mejora
PGC-05 Control Documental
PAF-14 Compras
Formatos
FAF-47 Lista de proveedores
FAF-48A Evaluación de proveedores - Bienes
FAF-48B Evaluación de proveedores - Servicios
FAF-48C Evaluación de proveedores - Cafetería
FAF-48D Evaluación de proveedores - Transporte
FAF-48E Evaluación de proveedores - Funcionarios
FAF-52 Seguimiento a compras
FAF-80 Requisición de compra
Otros
Cotización
Acuerdo comercial o contrato
Documentos del proveedor

6. DESARROLLO

No Actividad Registro Responsable


Selección de Proveedores - Coordinador
1.
Determinar el tipo de proveedor a seleccionar. Administrativo
- Coordinador
Se realiza cotización como mínimo a 3 proveedores diferentes, lo administrativo
2. - Cotización
cual se registra en el formato “Requisición de compra (FAF-80)”. - Funcionario
encargado
- Cotización, - Director
propuestas General
Se selecciona aquellos que cumplan con los criterios de selección técnico - - Coordinador
3.
y con las especificaciones requeridas para el bien o servicio. económicas, Administrativo
portafolio de - Funcionario
servicios. encargado
- Director
General
Cuando así se requiera, se contacta a los posibles proveedores a
- Coordinador
4. fin de realizar una reunión en la cual se establezcan las
administrativo
condiciones pertinentes.
- Funcionario
encargado
- Director
Se elige un proveedor de acuerdo al criterio del Director General
5.
General, Coordinador administrativo y funcionario encargado. - Coordinador
administrativo
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No Actividad Registro Responsable


- Acuerdo
Se acuerdan las condiciones de compra, lo cual se puede
comercial
establecer mediante la firma de un acuerdo comercial, contrato o - Coordinador
6. - Contrato
mediante la orden de compra al proveedor (cuando así se administrativo
- Orden de
requiera).
compra
Se solicita al proveedor la siguiente documentación (dependiendo
del tipo de proveedor): - Documentos
7. - NIT o RUT del - Proveedor
- Fotocopia de la Cédula proveedor
- Cámara de comercio y Representación legal
- Lista de
Se ingresa el proveedor a la lista de proveedores (FAF-47) - Coordinador
8. proveedores
(cuando sea el caso). administrativo
(FAF-47)
Se realiza la compra del bien o servicio conforme al - Coordinador
9.
procedimiento “Compras (PAF-14). administrativo
Evaluación de Proveedores
Semestral o bimensualmente (cafetería y transporte) se valora el
desempeño de los Proveedores a través de una evaluación
- Evaluación a
establecida por el Colegio, la cual se registra en el formato
proveedores
“Evaluación a proveedores (FAF-48 A,B,C,D,E) formato que
(FAF-
incluye ponderados y especificaciones diferentes para las distintas
48A,B,C,D,E). - Coordinador
categorías de proveedores, por tanto el formato es de libre
- Seguimiento administrativo
10. elaboración.
a compras - Jefe de
(FAF-52) mantenimiento
El mecanismo de evaluación de proveedores, se basa tanto en las
quejas reportadas de los clientes como en el formato Registro de -
“Seguimiento a compras (FAF-52)” el cual es diligenciado por el quejas (FD-
funcionario que utiliza el bien o servicio, quien debe entregar 44)
dicho formato al Coordinador administrativo, a fin de realizar de
forma conjunta la evaluación respectiva.
Si la evaluación arroja un resultado mayor o igual al rango - Evaluación a - Coordinador
establecido de aprobación, se continúa trabajando con el proveedores administrativo
11.
Proveedor seleccionado y se le informa las sugerencias (FAF- - Jefe de
pertinentes. 48A,B,C,D,E). mantenimiento
Si la evaluación arroja un resultado menor al rango establecido de
aprobación, se informa el resultado al proveedor y se realiza una
re-evaluación de acuerdo a lo estipulado en el ítem vocabulario –
re-evaluación. Los criterios empleados para la reevaluación de
proveedores son los mismos que los utilizados en la evaluación. - Evaluación a
- Coordinador
proveedores
administrativo
12. Es importante tener en consideración que los criterios de ley (FAF-
deben cumplirse al cien por ciento por parte de los proveedores 48A,B,C,D, - Jefe de
mantenimiento
que así lo requieran. Dado el caso en que los proveedores E).
antiguos no lo cumplan, el Director General y Coordinador
administrativo, solicitan un plan de acción a seguir o
compromisos, el cual debe ser controlado con toda la rigurosidad
del caso.
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Si la re-evaluación arroja un resultado menor al rango establecido
- Director
de aprobación se toman las medidas pertinentes a criterio del - Evaluación a
General
Director General y/o Coordinador administrativo, entre las proveedores
cuales se puede presentar: - Coordinador
13. (FAF-
 Cambiar de proveedor administrativo
48A,B,C,D,
 Establecer condiciones de cumplimiento (acta de compromiso) E). - Jefe de
mantenimiento
 Entre otras
- Coordinador
Si la re-evaluación arroja un resultado mayor o igual al rango
administrativo
14. establecido de aprobación se informa al proveedor y se continúa
- Jefe de
utilizando sus servicios y/o productos.
mantenimiento
Diagrama de flujo procedimiento Selección de proveedores
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INICIO

1. Determinar el tipo de proveedor a seleccionar.

2. Se realiza cotización como mínimo a 3 proveedores - Requisición de compra (FAF-80)


diferentes

3. Se selecciona aquellos que cumplan con los criterios


de admisión y con las especificaciones requeridas para el
bien o servicio.

4. Cuando así se requiera, se contacta a los posibles


proveedores a fin de realizar una reunión en la cual se
establezcan las condiciones pertinentes.

5. Se elige al proveedor

6. Se acuerdan las condiciones de compra

7. Se solicita al proveedor la siguiente documentación:

- NIT o RUT, Fotocopia de cédula


- Cámara de comercio
- Representación legal

8. Se ingresa el proveedor a la lista de proveedores - Lista de proveedores (FAF-47)


(cuando sea el caso)

9. Se realiza la compra del bien o servicio conforme a lo


establecido en el procedimiento de Compras

10. Evaluación de proveedores:


- Evaluación de proveedores
Semestral o bimensualmente (cafetería y transporte) se (FAF-48A,B, C, D)
valora el desempeño de los Proveedores a través de una - Seguimiento a compras (FAF-52)
evaluación establecida por el Colegio. El mecanismo de - Registro de quejas (FD-44)
evaluación debe basarse en las quejas reportadas de los
clientes y en el formato seguimiento a compras.

SI
El proveedor aprueba la
evaluación (>=80%)

NO

12. Se informa el resultado al proveedor y se realiza una - Evaluación de proveedores


re-evaluación (FAF-48A,B, C, D)

11. Se continúa trabajando con el Proveedor SI


El proveedor aprueba la
seleccionado y se le informa las sugerencias 14
evaluación (>=85%)
pertinentes.

NO

13. se toman las medidas pertinentes a criterio del


FIN
Director General y/o Director administrativo y financiero

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