Procedimiento Selección, Vinculación e Inducción De Personal

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Fecha de
Edición # Descripción del Cambio
Aplicación
1 Documento Inicial
Se ajustan las políticas específicas, se ingresa el cargo de Asistente de Talento
2
Humano como responsable de actividades del desarrollo del procedimiento
Se cambian políticas generales
3
Se elimina el procedimiento Control de Registros

Firmas
Elaborado Por Revisado Por Aprobado Por
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PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, VINCULACIÓN E Fecha:
INDUCCIÓN DE PERSONAL

1. OBJETIVO
Seleccionar personal docente, administrativo y de mantenimiento idóneo para el desempeño de las
funciones correspondientes al cargo.

2. ALCANCE
Aplica a la selección de todo el personal docente, administrativo y de mantenimiento que ingrese a la
organización fusión automotriz. Inicia con la necesidad de personal y finaliza con la vinculación e
inducción del personal.

3. POLITICAS

3.1 POLITICAS GENERALES

 A fin de garantizar la correcta administración y distribución de los documentos que forman parte
del Sistema de Gestión de Calidad, es importante que se cumplan los lineamientos estipulados en el
presente documento y lo establecido en el Procedimiento Control Documental (Indicado) por las
personas de la organización.

 No se pueden utilizar documentos, fuera del control del presente procedimiento, esto incluye
formatos, instructivos, entre otros.

 Para el desarrollo de las diferentes actividades incluidas en los documentos, se debe contar con
la versión actualizada del documento, a fin de garantizar la utilización de la documentación vigente.

 Cuando se presenten incumplimientos derivados de la aplicación del presente procedimiento y

dependiendo de la magnitud del caso, los líderes de proceso deciden la pertinencia de la generación
de un reporte de Acción Correctiva (Indicado)

 Toda información referente a los clientes y/o servicios suministrados externamente, se considera de
carácter confidencial, por tanto no puede ser divulgada, sino con autorización expresa por parte
de los mismos. (Propiedad, del cliente y/o servicios suministrados externamente).

 Todos los “documentos que conservaran la información” deben ser identificados de manera
única, pues de esta manera se evitan ambigüedades, y se controlan de acuerdo al Procedimiento
Control Documental (Indicado).

3.2 POLITICAS ESPECÍFICAS

 Dado el caso que se requiera la generación de un nuevo cargo, se debe estructurar el respectivo
perfil antes de la selección del personal.

 Cuando se presente contrataciones en la modalidad de Prestación de servicios, el colaborador

debe estar afiliado a EPS, ARL y FONDO DE PENSIONES, para lo cual se debe entregar la
constancia de pago mensual.

 La organización ha establecido que bajo ninguna circunstancia se permite la contratación de

menores de edad.
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INDUCCIÓN DE PERSONAL

 Durante el ingreso del personal, se pueden presentar falencias en alguna de las competencias,
para ello, el Director General, presenta autonomía para autorizar su respectivo ingreso, teniendo
en consideración que es necesario un plan de formación específica, finalizando el cual, el Jefe
inmediato debe realizar evaluación de desempeño y competencias, a fin de analizar si el
colaborador se encuentra competente para el desarrollo de sus funciones.

 Es criterio del Director General seleccionar hojas de vida que no cumplan con el perfil
establecido, teniendo en consideración la formación y experiencia del aspirante.

 La educación y/o formación, se pueden convalidar con una experiencia verificable superior a 1
año en el campo requerido.

 Cuando la contratación de colaborador sea por un periodo menor o igual a cuatro (4) meses o se
contrate en la modalidad de prestación de servicios, no aplica el numeral 6.2 del presente
procedimiento referente a Selección de Personal; es criterio del Director General realizar las
entrevistas y verificaciones necesarias para la selección, teniendo en consideración que la selección
debe basarse en el perfil de cargo previamente establecido, no obstante, dado el caso que la
contratación del colaborador se renueve, debe realizar el procedimiento completo. Se debe
tener en cuenta que para los colaboradores contratados por prestación de servicio, no se
realiza evaluación de desempeño, dado que se evalúan como proveedores de servicios.

 Los colaboradores cuyo contrato laboral sea a término fijo y con los cuales la organización
decida continuar laborando, no les aplica el procedimiento de selección e inducción de personal,
de igual manera, las evaluaciones de competencias y desempeño se aplican según lo establecido
para personal antiguo en el procedimiento de Formación y desarrollo de personal (Indicado).

 A criterio de Director General se podrán efectuar procesos de Selección por medio de un

proveedor, para este caso no se requieren todas las pruebas establecidas en el presente
procedimiento, no obstante, el proveedor debe entregar un informe completo del proceso
realizado al aspirante, de igual manera, se realiza una entrevista con el Director General y/o
Jefe inmediato al cargo a fin de analizar al candidato.

4. VOCABULARIO

 Prestación de Servicios: modalidad de contratación que se celebra de manera bilateral entre una
empresa y una persona especializada en algún tema específico.

 Entrevista Psicológica: Tiene como punto principal recopilar toda la información que sea posible
del entrevistado. Al final de este paso el entrevistador debe hacer un análisis y descartar los aspirantes
que menos se aproximan al perfil que se requiere.

 Prueba Psicotécnica: Se realiza con el objetivo de conocer el perfil del aspirante respecto a las
habilidades requeridas para el cargo.

 Prueba Específica: Se realiza con el objetivo de saber el grado de conocimiento del aspirante
respecto a las funciones a desempeñar en el cargo; la prueba puede ser de forma teórica a través de
examen escrito ó por medio de una prueba práctica.
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INDUCCIÓN DE PERSONAL

 Cargos de Alto Impacto: Director General, Cargos administrativos de confianza, Directores de

Sección, los cuales deben realizar todo el proceso.

 Cargos de Bajo Impacto: Secretarias, personal de mantenimiento y servicios generales.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimientos
Indicado Acción correctiva y de mejora
Indicado Control Documental
Indicado Formación desarrollo de personal
Formatos
Indicado Perfil de cargo
Indicado Documentos de ingreso
Indicado Inducción de Personal
FTH-25 Evaluación de competencias
Indicado Evaluación de desempeño (docentes, administrativos y servicios generales
ABC respectivamente)
Indicado Entrevista psicológica para admisión de personal (Administrativo, Docente y
ABC Servicios Generales respectivamente)
Indicado Verificación de referencias
Indicado Consolidado de Selección de Personal
Indicado Datos Personales
Indicado Solicitud de Personal
Indicado
(A,B…) Prueba específica (cargos)
Otros
Contrato con el colaborador
Prueba psicotécnica
Hoja de vida con sus respectivos soportes
Comprobantes de afiliación

6. DESARROLLO

6.1 Información de Vacante

No. Actividad Registro Responsable

Se identifica la necesidad de contratación de personal para un - Solicitud de - Director General
determinado cargo y se realiza la respectiva solicitud de Personal - Coordinador
1. Comentado [CG1]: Se solicita autorización para dar de baja este form
personal al Asistente de Talento Humano (FTH-60) Administrativo
Cargo Nuevo
- Asistente de
Se define el perfil de cargo correspondiente (FTH-22), en el
- Perfil de cargo Talento Humano
2. cual se incluya: Identificación del Cargo, Funciones a
(FTH-22) - Jefe inmediato al
desempeñar, Educación, formación, habilidades y experiencia.
cargo
Condiciones de trabajo, Otras.
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No. Actividad Registro Responsable

3. El perfil de cargo se revisa y se aprueba (remitirse paso 5) - Director General
- Asistente de
Cargo Antiguo
Talento humano
4. Revisar el perfil de cargo previamente establecido y dado el - Perfil de cargo
(Indicado) - Jefe inmediato al
caso realizar la actualización correspondiente.
cargo
Se informa al personal del Colegio acerca de la vacante a fin
de evaluar una posible sustitución del cargo por parte de un
5. - Director General
colaborador de la organización.
Si uno de los colaboradores de la organización aplica para el
cargo,
- Hoja de vida - Director General
se realiza una revisión de su hoja de vida a fin de
6. del - Asistente de
determinar si aplicara como una promoción o selección para
colaborador Talento Humano
el cargo. Dado el caso que se realice como selección se
deberán aplicar las evaluaciones respectivas, a fin de
determinar si el
colaborador cumple con el perfil requerido.
Si ningún colaborador aplica para el cargo, se publica un aviso
- Asistente de
clasificado en algún medio de comunicación reconocido o
7. Talento Humano
red social institucional.

6.2 Selección de Personal

No. Actividad Registro Responsable

- Asistente de
1. Recibir y preseleccionar las hojas de vida de los aspirantes
Talento Humano
Dar a conocer al aspirante aspectos tales como:
- Remuneración salarial
- Asistente de
2. - Tipo de contrato (laboral, prestación de servicios) Talento Humano
- Horario laboral
Políticas Institucionales, Otras
Si el aspirante decide realizar el proceso de selección, se deben
coordinar los tiempos para la aplicación de pruebas,
dependiendo del impacto del cargo, así:
Cargos de alto impacto: todas las pruebas definidas en el
presente procedimiento. - Asistente de
3. Cargos de bajo impacto: realizan entrevista psicológica, Talento Humano
prueba específica y la entrevista personal; la prueba psicotécnica,
se realizará únicamente cuando el Director General así lo
requiera.
- Asistente de
4. Enviar las hojas de vida al jefe inmediato del cargo y Psicóloga
Talento Humano
Entrevista Psicológica
Se realiza mediante el formato “Entrevista psicológica para - Entrevista
admisión de personal (Indicado Administrativos, Indicado psicológica
para
Docentes y Indicado Servicios Generales)”.
5. admisión de - Psicólogo
personal
Los aspirantes que no obtengan resultado positivo de esta (Indicado)
actividad no continúan con el proceso.
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INDUCCIÓN DE PERSONAL Página:

No. Actividad Registro Responsable

Prueba Psicotécnica
Se realiza únicamente a los cargos de alto impacto o los que el
Director General solicite su realización. Los resultados de las
pruebas se remiten al Director General. - Prueba
6. Psicotécnica - Psicólogo
Los aspirantes que no obtengan resultado positivo de esta
actividad no continúan con el proceso.
Prueba Específica
Se realiza a través de un examen específico para el cargo,
teniendo en consideración que es a criterio y responsabilidad
del Jefe inmediato al cargo seleccionar las preguntas que sean
necesarias para realizar el proceso de selección. - Prueba
7. específica - Jefe inmediato
Los aspirantes que no obtengan resultado positivo de esta (FTH-95 A,
actividad no continúan con el proceso. B, C, D…)

El jefe inmediato al cargo, remite los resultados de las pruebas

al Director General.
Verificación de Referencias
Se verifica algunas de las referencias expresadas en la hoja de vida
del aspirante a través del formato Verificación de referencias
(FTH-43).

- Verificación
Si al momento de la contratación no se han logrado recoger las de - Asistente de
referencias queda a criterio del Director General continuar con Referencias Talento Humano
8.
el proceso de contratación. (FTH-43)

Dado el caso que dicha actividad No arroje resultados

satisfactorios y a criterio del Director General, el aspirante no
continúa con el proceso.
Entrevista de Preselección
- Director
se realiza de la siguiente manera:
General
- Cargos de alto impacto: la entrevista la realiza el jefe
- Jefe inmediato al
9. inmediato al Cargo y el Director General ó Junta Directiva.
cargo
- Cargos de bajo impacto: la entrevista la realiza el jefe
- Junta Directiva.
inmediato al cargo.
Consolidado de Selección - Consolidado Comentado [CG2]: Se solicita autorización para dar de baja este form
10. Se genera un consolidado de la información de los aspirantes de Selección
- Asistente de
pre- seleccionados a través del Formato “Consolidado de de Personal
Talento Humano
Selección de Personal (FTH-45)”. (FTH-45)

De acuerdo a los resultados de las actividades del - Consolidado - Director

11. de Selección
procedimiento, seleccionar al aspirante que cumpla con el perfil y General
de Personal
6.3 Vinculación del Aspirante seleccionado
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INDUCCIÓN DE PERSONAL Página:

No Actividad Registro Responsable

- Documentos
Se contacta telefónicamente y/o por correo electrónico al
de Ingreso
aspirante que ha sido seleccionado para acordar el día y la
(Indicado - Asistente de
1. hora de inicio de labores en la institución, así mismo, se
) Talento Humano
envían los formatos Documentos de Ingreso (Indicado) y
- Datos
el formato Datos Personales (Indicado).
Personales
(Indicado
)
Acordar formalmente con el aspirante seleccionado
- Director General
2. aspectos como: Remuneración salarial, Tipo de contrato
- Asistente de
(laboral, prestación de servicios), Afiliaciones de ley,
Talento Humano
Horario laboral, Otras.
Una vez la persona seleccionada entregue y se verifique el
- Asistente de
cumplimiento de la totalidad de los documentos requeridos
3. Talento Humano
se procede a realizar la vinculación formal a la institución.
- Asistente de
Talento Humano
Se coordinara la legalización de la vinculación del colaborador - Contrato
por medio de la expedición y firma del contrato entre las - Examen - Representante
partes. Además de autorizar la realización del examen medico legal
4. médico de
de ingreso, el cual será custodiado por el responsable de la - Colaborador
ingreso
oficina de salud. - Auxiliar de
Enfermería
Se ingresa la nueva contratación al sistema contable de la
Plataforma - Asistente de
institución, al igual que la información de su hoja de vida y de
5. Contable Talento Humano
más necesaria para la ejecución del mismo.
Se genera las afiliaciones de ley correspondientes (EPS, ARL, - Soportes de - Asistente de
6.
FDP, Caja de compensación) afiliación Talento Humano
Crear para el colaborador una hoja de vida física (carpeta) y
archivar todos los documentos requeridos: contrato,
7. - Carpeta del - Asistente de
afiliaciones, hoja de vida, datos Personales (Indicado),
Colaborador Talento Humano
entre otros.
8. Se finaliza el proceso.

6.4 Inducción del Personal

No Actividad Registro Responsable

- Asistente de
Coordinar las actividades de inducción del colaborador Talento Humano
conforme a lo establecido en el formato Inducción de Inducción de - Jefes inmediatos
1. personal
personal (Indicado) de acuerdo a la época del año escolar, - Responsables de
(Indicado)
se podrán realizar de manera conjunta. departamentos

Al ingreso del colaborador se debe realizar la evaluación de - Evaluación de - Asistente de

2. competencias
competencias (Indicado) (Indicado)
Talento Humano
A los dos (2) meses del ingreso del colaborador se debe
Evaluación de
realizar la evaluación de desempeño (Indicado) conforme a
3. desempeño - Asistente de
lo establecido en el procedimiento Formación de personal (Indicado)
Talento Humano
(Indicado).
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PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, VINCULACIÓN E Fecha:
INDUCCIÓN DE PERSONAL Página:

Diagrama de flujo procedimiento información de vacante

INICIO

1. Identificar la necesidad de contratación de personal para un

determinado cargo

CARGO NUEVO CARGO ANTIGUO

Perfil de cargo (FTH-22) 4. Revisar el perfil de cargo previamente establecido y dado el

2. Se define el perfil de cargo Perfil de cargo (FTH-22)
correspondiente caso realizar la actualización correspondiente.

3. El perfil de cargo se revisa y se aprueba

5. Se informa al personal del FUSUION AUTOMOTRIZ acerca de la vacante a fin de evaluar una posible sustitución del cargo por parte de un funcio

Aplican para NO 7. Se instala un aviso clasificado en algún medio de comunicación

el cargo

SI
6. Revisar la hoja de vida y las evaluaciones respectivas, a fin de
determinar si el funcionario es idóneo para realizar el proceso de selección
Hoja de vida

PROCESO SELECCIÓN DE PERSONAL

 PROCESO TALENTO HUMANO Código:
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PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, VINCULACIÓN E Fecha:
INDUCCIÓN DE PERSONAL Página:

Diagrama de flujo procedimiento selección de personal

INICIO

1. Recibir la hojas de vida de los aspirantes

2. Enviar las hojas de vida al Director

General.

3. Preseleccionar las hojas de vida que

presenten el perfil requerido para
el cargo.

4. Dar a conocer al aspirante aspectos tales como:

Remuneración salarial
Tipo de contrato (laboral, prestación de servicios)
Horario laboral
-Otras

NO
El aspirante inicia el proceso de selección
FIN

SI que debe realizar el aspirante

5. Se programa las pruebas
FTH-28A Entrevista psicológica para admisión de personal Administrativo
FTH-28B - Entrevista psicológica para admisión de personal Docente
FTH-28C – Entrevista Psicológica para admisión de personal de Servicios Generales

6. Prueba psicológica

NO El aspirante supera la prueba

FIN

SI
7. Prueba psicotécnica (únicamente a los cargos que a criterio del Director
General se necesario) - Prueba psicotécnica

NO
El aspirante supera la prueba
FIN

SI

A
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PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, VINCULACIÓN E Fecha:
INDUCCIÓN DE PERSONAL Página:

Diagrama de flujo procedimiento selección de personal

8. Prueba específica - Prueba específica (FTH-95A, B, …)

NO El aspirante supera la prueba

FIN

SI
9. Verificación de las referencias del aspirante - Verificación de referencias (FTH-43)

NO
Verificación satisfactoria
FIN

SI
10. Entrevista personal

NO
El aspirante supera la prueba
FIN

SI

11. Se genera un consolidado de la información de los aspirantes

- Consolidado de Selección de
seleccionados.
Personal (FTH-45).

10. Se selecciona al aspirante que cumpla con los requerimientos del cargo

VINCULACIÓN DEL PERSONAL

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PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, VINCULACIÓN E Fecha:
INDUCCIÓN DE PERSONAL Página:

Diagrama de flujo procedimiento vinculación de personal

INICIO

1. Contactar telefónicamente al aspirante que ha sido seleccionado para acordar el día y la

hora para presentarse en el plantel, así mismo, se envía por correo electrónico los formatos “Documentos de Ingreso” y “Datos Personales”.
Documentos de Ingreso (FTH-23) Datos Personales (FTH-46)

2. Acordar formalmente con el aspirante seleccionado aspectos como:

Remuneración salarial
Tipo de contrato (laboral, prestación de servicios)
Afiliaciones de ley
Horario laboral
Otras

3. Con la totalidad de los documentos se procede a realizar la respectiva vinculación al

Colegio.

4. Firmar el contrato con el funcionario

5. Remitir el contrato a Auxiliar Tesorería para el ingreso del funcionario en el sistema.

6. Generar las afiliaciones de ley correspondientes (EPS, ARP, FDP, Caja de

compensación)

7. Archivar el contrato en la carpeta creada para el empleado en la cual se ingresan

todos los documentos que sean necesarios

Inducción de personal (FTH-24)

8. Realizar la inducción al funcionario

9. A los dos (2) meses del ingreso del funcionario se debe realizar la evaluación de competencias y la evaluación de desempeño conforme a lo establecido en el procedimiento
Formación de personal (PTH-09).

FIN