PR.GHU.

01 Versión 24 02/03/2020

Procedimiento Gestión Humana

Objetivo: Guiar a los responsables en las actividades esenciales que se requieren para el buen desempeño del
proceso de Gestión Humana.

Alcance: Aplica el personal contratado y practicantes.

Contenido:

1- Definición del perfil del cargo/ Criticidad del cargo

2- Selección de personal
3- Verificación
4- Contratación del personal
5- Evaluación del personal
6- Evaluación del clima organizacional
7- Novedades
8- Formación del personal
9- Actualizaciones
10- Desvinculación del personal

Definiciones:

Convocatoria Interna: Búsqueda de candidatos dentro de la compañía que se ajusten al perfil requerido, es
indispensable que las personas que estén interesadas en postularse cuenten con el aval de su actual Jefe
Inmediato.

Convocatoria Externa: Búsqueda en redes sociales, bolsas de empleo de las cajas de compensación, gremios,
universidades y referidos.

Estructura del procedimiento:

¿Qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cómo lo hace? ¿En dónde lo registra? ¿Cada cuánto?
(nombre de la (Responsable (Descripción de (Documento físico o virtual en (Tiempo en el cual se
Actividad) directo de la la actividad) donde se deja evidencia de la debe ejecutar la
actividad) actividad) actividad)
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Procedimiento Gestión Humana

Inicio

1. Definición del Perfil del Cargo/ Criticidad del cargo:

1.1. Definir cargo, competencias y funciones: Según necesidades y requerimientos, los Gerentes y Directores
definen los cargos que se requieren en la organización, estableciendo el nivel de competencias: Educación,
Formación, Habilidades, Experiencia y funciones que correspondan al cargo definido.
Se deben tener en cuenta las responsabilidades del personal con el cumplimiento de las normas y del Sistema de
Gestión (BASC, PESV, Seguridad y Salud en el Trabajo) y del Programa Operador Económico Autorizado –OEA.

El desarrollo de esta actividad quedará consignado en el Anexo MN.GHU.01 Manual de cargos.

1.2. Definir cargos críticos: El Director de Gestión y el Gerente General determinan los cargos que son críticos para la
organización debido a su participación en las operaciones de la Cadena de suministro, así, definen diferentes
criterios que se analizan evaluando la vulnerabilidad de la operación.
Se genera un listado de todos los cargos de la empresa, para esto, se cuenta con la FT.GHU.53 Matriz de definición
de cargos críticos, misma que contiene los criterios que se tienen en cuenta para su evaluación (Ver instructivo de
la matriz en la hoja 2 del mismo documento).

Las ESCALAS de calificación que se consideran son las siguientes:

Sin impacto relevante: Se califica con 1, hace referencia a que el cargo en mención no tiene ningún tipo de
relación o impacto con el criterio de riesgo evaluado
Impacto moderado pero no crítico: se califica con 5 y hace referencia a que el cargo en mención tiene un impacto
o una relación moderada pero no crítica con el criterio de riesgo evaluado.
Impacto crítico: se califica con 10 y hace referencia a que el cargo en mención tiene un impacto o una relación
crítica con el criterio de riesgo evaluado

Los CRITERIOS que se definen son:

Contacto con la Carga: Se califica con 10 si el cargo tiene contacto con la carga y con 1 si no.
Toma de decisiones relacionadas con las CSI: Se califica con 10 si el cargo tiene la posibilidad de tomar
decisiones relacionadas con la CSI y con 1 si no.
Contacto con Asociados de Negocio: Se califica con 10 si el cargo tiene contacto con los Asociados de Negocio y
con 1 si no.
Contacto con los sistemas de la empresa: Se califica con 10 si el cargo tiene contacto con los sistemas
informáticos ADX o los de la DIAN, con 5 si el cargo tiene contacto únicamente con el sistema de nómina o el
contable y con 1 si el cargo no tiene contacto con ningún sistema informático de la empresa.

Calificación de los cargos:

El Director de Gestión en compañía del Gerente procede a calificar los cargos de la organización en cada uno de
los criterios con base en las escalas relacionadas previamente

Una vez se calcule el promedio ponderado entre la calificación del criterio y el porcentaje asignado a cada uno, se
establece el criterio para definir cuáles son los cargos críticos de la organización, así:

Todos los cargos cuya suma producto entre la calificación y la ponderación sea superior a 5, serán críticos y los que
sean inferior a 5, no serán críticos.

El desarrollo de esta actividad se consigna en el anexo FT.GHU.53 Matriz de definición de cargos críticos.
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Para el caso de los cargos que se califiquen como críticos, el tratamiento que debe darse se describe en el
contenido de este procedimiento.

1.3. Actualizar Organigrama: Una vez se haya creado o modificado un cargo, se actualiza el Organigrama de la
empresa. Anexo AI.GHU.01 Organigrama.

2. Selección del Personal:

2.1. Requisición del personal: Cuando se genere una vacante, el Director del Área en la que se presente la vacante
hace el requerimiento por correo electrónico y lo envía al Director de Gestión o a los Gerentes para su autorización
y posterior activación de la vacante.

2.2. Búsqueda del personal: El departamento de Gestión Humana activa la búsqueda de hojas de vida teniendo en
cuenta el MN.GHU.01 Manual de cargos. Esta actividad se puede realizar de dos formas:

Convocatoria Interna: Búsqueda de candidatos dentro de la compañía que se ajusten al perfil requerido, es
indispensable que las personas que estén interesadas en postularse cuenten con el aval de su actual Jefe
Inmediato.

Convocatoria Externa: Búsqueda en redes sociales, bolsas de empleo de las cajas de compensación, gremios,
universidades y referidos.

Las hojas de vida previamente seleccionadas se envían al Director y este debe revisarlas y aprobarlas para citar a
los candidatos a entrevista.

2.3. Entrevista: El Director dueño de la vacante, programa la entrevista en la que debe participar él o un representante
del Área que tenga la posibilidad de explicar las funciones y hacer entrevista basada en conocimiento. Si el
candidato se acomoda al perfil que el Director requiere, se activa la entrevista con el Área de Gestión Humana, de
lo contrario se envía una carta de agradecimiento a través de correo electrónico al candidato por su postulación al
proceso de selección. En la entrevista se debe comenzar a diligenciar el formato FT.GHU.01 Entrevista

2.3.1. Entrevista con Gestión Humana: Se realiza entrevista por parte del Director de Gestión, el enfoque que
debe dársele es basado en el SER. En este espacio deben quedar claros los siguientes temas: horario,
código de vestuario, salario, entre otras. Se termina de diligenciar el formato FT. GHU.01 Entrevista. Si el
candidato no es apto para el cargo, igualmente se debe enviar la carta de agradecimiento.

2.3.2. Entrevista con el Gerente: De ser necesario se realiza entrevista con alguno de los dos Gerentes. Esta
etapa depende del cargo y de las responsabilidades que tendría el nuevo colaborador.

NOTA 1: Si la vacante así lo requiere, se realizan pruebas técnicas y psicotécnicas en el proceso de selección, esto
depende del jefe y la necesidad planteada y estudiada en cada caso. Para el personal del proceso de Agenciamiento
Aduanero, la prueba técnica será obligatoria en el proceso de selección, en el caso de los practicantes que posterior a la
práctica son vinculados, dependerá de su desempeño durante el proceso de práctica y no se realizará prueba.

2.4. Toma de la decisión: Una vez finalizada la etapa de entrevistas, las personas que participaron en la realización del
proceso de selección se deben reunir y entre todos deben tomar la decisión sobre qué persona es la idónea para
ocupar la vacante. Si el candidato es apto para el cargo, es preseleccionado y se procede a la Fase de
verificación, para esto, el Auxiliar de Gestión Humana, debe enviar un correo electrónico al candidato solicitando
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su autorización para consultar sus antecedentes en diferentes fuentes, sin embargo, el mismo candidato es quien
debe enviar la consulta en la Policía Nacional a través del enlace
https://antecedentes.policia.gov.co:7005/WebJudicial/. Además, se solicita autorización para realizarle las pruebas
pre ocupacionales y programarle visita domiciliaria.

Si el candidato no es seleccionado, igualmente, se le enviará carta de agradecimiento por participar en el proceso de

selección y se iniciará de nuevo el proceso.

3. Verificación
3.1. Verificar referencias, antecedentes y registros: El Auxiliar de Gestión Humana (En Medellín) y los Auxiliares
Administrativos (En las Sucursales) verifican las referencias laborales del candidato.

A su vez, el Auxiliar de Gestión Humana realiza la consulta de los antecedentes de la persona en la plataforma de
consulta de listas restrictivas que se tenga contratada.

Si por alguna razón no se cuenta con la plataforma de listas restrictivas, se consulta a la persona en la página de la
Procuraduría www.procuraduria.gov.co y en el SIMIT http://www2.simit.org.co/Simit/ en caso de requerirlo (solo para
Mensajeros y Auxiliares tramitadores).

Se deja registro de esta actividad en el formato FT.GHU.02 Estudio Socio Económico y de seguridad y se guarda el
registro de las consultas en la carpeta electrónica del colaborador (EXT.GHU.01 Procuraduría, EXT.GHU.03 SIMIT,
EXT. GHU. 04 Certificado Laboral referencias personales.)

Además, se deben verificar la autenticidad de los certificados académicos y dejar evidencia de esta actividad en el
formato FT.GHU.02 Estudio Socio Económico y de seguridad por medio de llamada telefónica a las universidades o
instituciones y dejando el registro de esta llamada con la información de la persona con la que se habló y finalmente
el concepto emitido por la entidad. En caso de no obtener una respuesta servirá como soporte un pantallazo del
correo enviado a la Institución de Educación solicitando la información.

En caso de encontrar inconsistencias en la verificación de la Hoja de vida y certificados, se debe reportar al Jefe
Inmediato y al Director de Gestión.

3.2. Realizar visita domiciliaria: El Director de Gestión o el Auxiliar de Gestión Humana (En Medellín) y la persona
idónea designada en las Sucursales, realizan una visita al domicilio del candidato, que permita conocer las
condiciones sociales, económicas y de seguridad en las que él habita y se deja registro en el formato FT.GHU.02
Estudio Socio Económico y de seguridad. Se debe dejar registro fotográfico de la visita, una foto con la
nomenclatura, una foto del plano general de la casa y una foto del candidato en su vivienda. En esta etapa, el
Auxiliar de Gestión Humana debe terminar de diligenciar el formato FT.GHU.02 Estudio Socio Económico y de
seguridad, este formato permite definir un concepto que se tiene del candidato por cada uno de los aspectos que se
están analizando, mismo que se registra en el campo “observaciones”.

Posteriormente, se registra el concepto final del candidato, este concepto está relacionado con la consistencia de la
información, las relaciones familiares, el sector, antecedentes, validación de soportes, referencias; entre otros. Por
ende, el concepto que se emite debe estar relacionado con la favorabilidad y viabilidad de la contratación.

NOTA: SOBRE EL ESTUDIO SOCIOECONÓMICO Y DE SEGURIDAD

Cada uno de los apartados del formato FT.GHU.02 Estudio Socio Económico y de seguridad debe generar un
concepto en el campo observaciones que está enfocado en novedades de seguridad que puedan presentarse en el
candidato o colaborador (para los casos de los estudios y visitas periódicos), por esta razón, de acuerdo a la
información obtenida en cada campo, el Director de Gestión o Auxiliar de Gestión Humana reportan si se
encuentran inconsistencias y se califica un nivel de riesgo que se comparará año a año.
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Los campos para los cuales se generan conclusiones con respecto al nivel de riesgo son:

✓ Resultado de la visita domiciliaria (Familiares con los que reside y sus aportes, referencias familiares,
características y estado de la vivienda, seguridad del colaborador, aspecto social y de recreación)

✓ Estudio social y financiero del candidato: Se discrimina entre hábitos, patrimonio (propiedad raíz, otros
activos como vehículos, lotes); ingresos (salarios, honorarios, entre otros) y los pasivos (egresos, créditos
de vehículos, hipotecarios; entre otros)

Las conclusiones con respecto al nivel de riesgo de estos aspectos, permiten hacer un seguimiento y análisis para
las personas que ocupan cargos críticos, permitiendo evidenciar los posibles cambios significativos justificados –o
no- que se hayan presentado en el personal.

En el formato FT.GHU.05 Seguimiento y Análisis del Estudio Socio Económico y de seguridad se debe evaluar si se
presentan cambios relevantes en las condiciones de vida (visita, social y recreación, patrimonio, ingresos y gastos)
y si estos están justificados o no.

Los cambios significativos en el resultado de la visita domiciliaria hacen referencia a las conclusiones del nivel de
riesgo de las personas en la empresa.

Los cambios significativos en el ítem social y de recreación hacen referencia a los hábitos de los candidatos o
colaboradores, se genera una conclusión de riesgo según la transparencia y normalidad de las actividades.

Los cambios significativos en patrimonio, ingresos y gastos son los que se generan con un aumento o disminución
de más del 20%.

Se entiende que un cambio significativo no justificado, es toda aquella variación que se presente en las condiciones
de vida del personal (de acuerdo con lo mencionado anteriormente) que no sea compatible con su nivel de ingresos
o que no tenga una explicación coherente.

Si llegara a evidenciarse alguna situación que pueda representar riesgos para la empresa, como un cambio
injustificado en las condiciones de vida de los colaboradores, se procede conforme a lo indicado en el PR.PLC.04
Procedimiento de Reporte de Operaciones Sospechosas e Ilegales

3.3. Prueba de confiabilidad: Para el caso de los cargos críticos, se les aplicará la FT.GHU.03 Prueba de Confiabilidad

3.4. Solicitar pruebas pre ocupacionales y examen médico de ingreso: Una vez el candidato envíe la autorización,
el Auxiliar de Gestión Humana (En Medellín) y los Auxiliares Administrativos (En las Sucursales) programan las citas
para la realización de pruebas pre-ocupacionales (Médicas) y de consumo de sustancias en un Centro Idóneo para
tal fin, esta actividad se debe realizar de acuerdo a los exámenes definidos para cada cargo en el Profesiograma de
la empresa.

Nota: Para el caso de los Mensajeros y Auxiliares Tramitadores, se deben programar pruebas teóricas y prácticas
de conducción, de conocimiento de Normatividad de Tránsito y alistamiento del vehículo. De acuerdo al Plan
Estratégico de Seguridad Vial.

Como evidencia de esta actividad se diligencia el formato FT.GHU.04 Autorización verificación información personal
que previamente el candidato aceptó de forma electrónica y se guardan los resultados de los informes
suministrados por los proveedores en carpeta digital y física (cuando aplique) a la que sólo debe tener acceso el
Auxiliar de Gestión Humana. (EXT.GHU.05 Informe prueba pre ocupacional, EXT.GHU.06 Informe Examen médico
de ingreso)
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El Auxiliar de Gestión Humana entregará al nuevo colaborador una carta con las recomendaciones médicas de la
IPS, para tenerlas en cuenta durante su permanencia en la empresa, a través del formato FT.GHU.38
Recomendaciones Médicas.

NOTA: La empresa debe mantener siempre la confidencialidad de los resultados de las pruebas.

3.5. Aceptar al candidato: El Director de Gestión informa a las partes involucradas el resultado del proceso de
selección. Si el candidato no es apto para desempeñar el cargo, se inicia un nuevo proceso de selección; en caso
contrario se inicia el proceso de contratación. Esta información queda consignada en el formato de FT.GHU.01
Entrevista., en este paso deberá quedar diligenciado en su totalidad.

Nota: En ningún caso podrá confirmarse la aceptación del candidato dentro del proceso de selección sin antes
haber realizado y verificado los resultados de los exámenes médicos de ingreso y de visita domiciliaria.

3.6. Informar al candidato: El personal de Gestión Humana informa al candidato que ha sido seleccionado para el
cargo y le solicitan los documentos necesarios para el proceso de contratación por medio de un correo que debe
enviar el Auxiliar de Gestión Humana (En Medellín) y los auxiliares Administrativos (En las Sucursales). FT.GHU.06
Solicitud de documentos para vinculación (Este documento no se archiva en la carpeta del nuevo colaborador)

Nota: El Auxiliar de Gestión Humana de Medellín debe afiliar a la ARL al nuevo colaborador un día antes de su ingreso.

4. Contratación del personal

4.1 Aperturar la carpeta del colaborador (MED): El Auxiliar de Gestión Humana debe aperturar una carpeta para
archivar los documentos requeridos de cada colaborador.

4.2 Recibir los documentos: El Auxiliar de Gestión Humana o los Auxiliares Administrativos reciben y analizan la
conformidad de los documentos que suministra el nuevo colaborador y lo relacionan en el FT.GHU.07 Control de
documentos.

4.3 Firmar contrato de trabajo: El Auxiliar de Gestión Humana entrega a los Gerentes y al nuevo colaborador el
contrato de trabajo para su lectura y firma, este documento es revisado y si aplica es actualizado de forma anual por el
Abogado de la compañía de acuerdo a la normatividad vigente. Formato: FT.GHU.08 Contrato de trabajo y si aplica
también se les entrega los siguientes o algunos de los siguientes documentos: Otro sí como In House, Otro sí
bonificación; entre otros.

A su vez, el Auxiliar de Gestión Humana debe garantizar que el nuevo colaborador diligencie los siguientes formatos el
mismo día de su contratación:
- FT.GHU.10 Actualización de datos
- FT.GHU.11 Registro fotográfico y de huellas dactilares
- FT.GHU.47 Autorización de Tratamiento de Datos Personales
- FT.GHU.48 Otrosí de confidencialidad y responsabilidad

Los anteriores documentos se guardan en la carpeta física del colaborador.

Nota: Existe una herramienta de Google Drive en la que el auxiliar de Gestión Humana inmediatamente registra la
información contenida en el FT.GHU.10 Actualización de datos para efectos de consolidar la información del personal y
que se permita una fácil caracterización de la misma.

Nota: El formato FT.GHU.11 Registro fotográfico y de huellas dactilares contiene el espacio para pegar el registro
fotográfico que entregue el colaborador en la vinculación, sin embargo, para el caso de las actualizaciones, el registro
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fotográfico será de manera digital o incluso, el personal de Gestión Humana podrá hacer el registro en las oficinas de
Aduanimex en una jornada fotográfica previamente informada.

4.4 Afiliar a la Seguridad Social: El Auxiliar de Gestión Humana y los Auxiliares Administrativos, afilian al colaborador a
EPS, Fondo de Pensiones, Cesantías y Caja de Compensación. El Auxiliar de Gestión Humana de Medellín afilia al
nuevo colaborador a los servicios Exequiales si este lo solicita.

4.5 Inducción y entrenamiento: El Director de la Sucursal, el Auxiliar de Gestión Humana y Auxiliares Administrativos
se encargarán de dar y/o programar la inducción al nuevo colaborador, de acuerdo a lo establecido en el PG.GHU.01
Programa Inducción, entrenamiento y formación registrando esta actividad en el FT.GHU.12 Inducción y entrenamiento
del personal. Inicialmente se realiza una inducción general, este proceso consiste en mostrarle al nuevo colaborador
aspectos generales de la organización y debe incluir la presentación de la empresa, misión, visión, políticas, valores,
código de ética, integrantes, las normas generales, código de vestuario, horarios, incentivos (cuando apliquen), esta
actividad se realiza por parte del Área de Gestión Humana.

Después, el Área de Gestión Humana debe programar un entrenamiento específico en el puesto de trabajo, el objetivo
de esta etapa es generar el espacio y dar las herramientas para que el nuevo colaborador se adapte a su cargo, es
importante que él conozca todas las áreas de la organización, sus responsabilidades y finalmente, se le haga una
entrega oficial de su cargo, esto incluye inducción con gestión, SST, infraestructura tecnológica; entre otros.

4.6 Elaborar acta de entrega: El Auxiliar de Gestión Humana en Medellín o el encargado de la sucursal (Donde Aplique
Director o Auxiliar Administrativo) hace entrega de elementos que requiera el colaborador según su cargo, así:

- Carné (Empresa/DIAN): dejando evidencia en el FT.GHU.09 Acta de Entrega Carné Empresa y cuando aplique
FT.GHU.13 Acta de Entrega Carné DIAN
- Dotación uniforme: Cuando aplique dejando evidencia en el FT.GHU.22 Acta de entrega Dotación
- Llaves, claves y tarjetas de acceso: Cuando aplique dejando evidencia en el FT.GHU.14 Acta de entrega de
llaves, claves y tarjetas de acceso
- Cuentas de usuario: Cuando aplique dejando evidencia en el FT.GHU.24 Acta de entrega cuentas de Usuario
- Chalecos con logotipo de Aduanimex: Cuando aplique dejando evidencia en el FT.GHU.20 Acta de entrega y
devolución de chalecos con logotipo. Siempre que use vaya a cambiar un chaleco se debe devolver el anterior
que deberá ser destruido, cortándole el logotipo en pedazos, se deja evidencia en la misma acta.

El colaborador firma cada una de las actas entregadas en señal de aceptación de entrega y compromiso de buen uso.

Los auxiliares administrativos en las sucursales envían a Medellín toda la documentación para que el Auxiliar de Gestión
Humana la archive en la carpeta de cada colaborador.

La dotación de Aduanimex (camisas, jeans y botas) no cuenta con logotipo de la empresa, por esta razón, no se controla
la devolución de la misma cuando se realizan cambios o cuando se presentan desvinculaciones.

Los chalecos de Aduanimex cuentan con logotipo, por lo que dentro del FT.GHU.20 Acta de entrega y devolución de
chalecos con logotipo se incluye la devolución de los mismos al momento de cambios o finalización de la relación laboral,
incluyendo su destrucción.

Nota: En caso de pérdida o robo del carné o tarjeta de acceso, el colaborador debe realizar una denuncia ante las
autoridades competentes y debe entregar una copia al Auxiliar Administrativo o al Auxiliar de Gestión Humana, para que
se realice la reposición de este. Igualmente, si el carné sufrió algún daño, el colaborador debe reportar la novedad para
gestionar su cambio, para lo que se debe dejar registro en el FT.GHU.09 Acta de Entrega Carné Empresa o FT.GHU.13
Acta de Entrega Carné DIAN, según corresponda

4.7 Vincular a la DIAN: Para todos los ingresos del personal, el Auxiliar de Gestión Humana debe consultar vía
electrónica con el Director de la Sucursal o con los Gerentes si el nuevo colaborador requiere ser vinculado a la DIAN.
En caso de requerirse, el Auxiliar de Gestión Humana debe hacer la solicitud al delegado de cuenta en Medellín
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entregando los documentos requeridos para esta actividad, el delegado de cuenta debe realizar la vinculación por la
página de la DIAN y almacenar de forma electrónica con el código EXT.GHU.07 Formato MUISCA 1526, a su vez, debe
compartir copia de dicho documento al Auxiliar de Gestión Humana, para la realización del carné.

El Director de Sucursal debe informar al Delegado de Cuenta el perfil necesario (auxiliar o Agente de aduanas) además
de informar si se requiere usuario y contraseña de SIGLO XXI y/o Muisca.
El delegado de cuenta debe asignar usuarios y claves para el nuevo colaborador, crear la hoja de vida virtual y solicitar
vía correo electrónico al Analista de Compras e Infraestructura y al inhouse de infraestructura tecnológica el montaje de
la misma en la página WEB.

Se debe actualizar el formato FT.AA.16 Control manejo de firmas, claves y usuarios sistema informático de la DIAN (Ver
procedimiento Agenciamiento Aduanero).

El Auxiliar de Gestión Humana lleva un control de firmas autorizadas para los diferentes trámites que realice el
colaborador según proceso al que pertenece.

4.9 Evaluación del Período de Prueba: Antes de finalizar el período de prueba estipulado en el FT.GHU.08 Contrato de
trabajo, el Auxiliar de Gestión Humana debe informar al Director que debe realizar la evaluación del mismo para calificar
el rendimiento del nuevo colaborador y su adaptación a la empresa, así, se determina si se da continuidad al contrato de
trabajo y se establecen compromisos, planes de acción, entre otros. Esta etapa debe ser retroalimentada al nuevo
colaborador y se deja registro en el FT.GHU.25 Evaluación del Período de Prueba.

5. Evaluación del personal

5.1 Evaluar competencias y desempeño: El Director de Gestión, coordina que los Gerentes o Directores evalúen
anualmente las competencias del SER y el HACER para identificar oportunidades de desarrollo personal, las
necesidades de formación y conocer en términos generales, el desempeño del personal en los procesos. Para la
realización de esta actividad, el área de Gestión Humana debe crear la encuesta en Google Drive y enviarla a cada uno
de los responsables de realizar la evaluación. El desarrollo de esta actividad se registra en el documento FT.GHU.15
Evaluación de Competencias

5.2 Presentar informe a los Gerentes: Una vez finalizada y consolidada la encuesta, el Director de Gestión Humana
entrega informe a los Gerentes para evidenciar los resultados generales de la evaluación, se presentan resultados
consolidados, por Sucursales, por áreas, por competencias, casos particulares, entre otros.

5.3 Realizar retroalimentación individual: Los Gerentes o Directores informan confidencialmente a cada colaborador
de los resultados de la Evaluación del SER y del HACER y registran las observaciones y compromisos que se generen
en el FT.GHU.17 Acta de reunión, este documento debe quedar firmado por ambas partes y finalmente se debe archivar
en la carpeta física del colaborador.

6. Evaluación del Clima Organizacional

6.1 Evaluar Clima organizacional: El Director de Gestión coordina anualmente (en el segundo semestre) la evaluación
del clima organizacional para conocer la percepción que tienen todos los colaboradores del ambiente de trabajo y de las
condiciones laborales, para tomar acciones según sus resultados.

La evaluación se realiza en Google Drive con los lineamientos y criterios definidos en el documento FT.GHU.16
Encuesta Clima Organizacional, una vez realizada la evaluación.
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6.2 Presentar informe a los Gerentes: Una vez finalizada y consolidada la evaluación por parte del Área de Gestión
Humana, se entrega informe a los Gerentes para evidenciar los resultados generales de la evaluación para que se
definan los planes de acción a seguir.

6.3 Realizar retroalimentación general: Los Gerentes y Directores informan al personal sobre los resultados generales
de las evaluaciones.

7. Novedades

Cuando se presentan novedades con el personal, ya sea licencias o incapacidades, el Director de área o de Sucursal es
el responsable de programar y coordinar los reemplazos, para el caso de las vacaciones, los Directores las programan
al principio del año con el acompañamiento de los Gerentes y se comunican al personal. El colaborador debe informar al
personal el proceso que se debe llevar cuando se activa el periodo de vacaciones y debe reportar detalladamente a su
jefe inmediato los temas que se encentran pendientes, por ejemplo, para los casos del área operativa por cada D.O;
cliente y para los casos del área administrativa por cada código, número de factura o referencia.

Para esta actividad, se podrá utilizar el formato FT.GHU.23 Acta de entrega del cargo, o a través de correo electrónico; el
colaborador debe definir las funciones que desempeña y explicar el estado en el que se dejan los pendientes, lo debe
enviar vía correo electrónico al Director, y a su vez, debe notificar al personal de la empresa, quién estará a cargo de
asumir las responsabilidades durante el tiempo que permanezca por fuera de la empresa.

Nota: Cuando las incapacidades o las licencias se prolongan por 30 días o más, una vez el colaborador retome sus
labores, el Área de Gestión Humana debe programar nuevamente una inducción al cargo.

8. Formación del personal

8.1 Definir Programa de formación: Se cuenta con el PG.GHU.01 Programa Inducción, entrenamiento y formación en
el que se establece el cronograma de formación.

8.2 Establecer Cronograma de formación: A principio de año, el Director de Gestión, coordina que los Gerentes y
Directores planeen la formación para mantener o mejorar las competencias y desempeño del personal de acuerdo con
los resultados de las evaluaciones, además, se asegura de planear las capacitaciones que debe recibir el personal de
acuerdo a los requerimientos de las normas, BASC, OEA, del Plan Estratégico de Seguridad Vial, y del Decreto 1072 de
2015, entre otros.

El Director de Gestión realiza la programación de las capacitaciones según el FT.GHU.19 Cronograma de Formación y
sensibilización, definiendo fechas, horarios, lugares, capacitadores y personal, y solicita autorización a los Gerentes para
la ejecución del presupuesto.

Se debe dejar evidencia de esta actividad el documento FT.GHU.19 Cronograma de Formación y sensibilización

8.2 Registro de Formación: Cuando la capacitación se realiza fuera de las instalaciones de la empresa y es certificada,
los participantes de la formación deben entregar fotocopia del certificado o constancia de asistencia al Director de
Gestión o al auxiliar de Gestión Humana o a la Auxiliar Administrativa en las Sucursales para hacerlo llegar al Director de
Gestión. Si la formación es interna, queda como evidencia el documento FT.GHU.18 Lista de Asistencia.

Si no es posible utilizar el formato FT.GHU.18 Lista de Asistencia como lista de asistencia debido a la modalidad de
trabajo en casa, se dejará constancia a través del diligenciamiento de las planillas de Google DRIVE y este será el
soporte de asistencia de las charlas, socializaciones, inducciones, reinducciones y reuniones.
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Si la capacitación no se puede realizar de forma presencial, la conexión se debe realizar a través de la plataforma
definida y se dejará registro de asistencia de la plataforma de forma digital.

El Auxiliar de Gestión Humana debe archivar los certificados en la hoja de vida del colaborador y para el personal
vinculado a la DIAN, debe solicitar la actualización de la hoja de vida que se encuentra en la página web. (Este último
solo aplica para actualizaciones en educación formal)

Para el caso de las formaciones internas, se archivarán en una AZ destinada para este fin.

8.3 Evaluar eficacia de la formación: El Director de Gestión debe evaluar la eficacia de la formación según el objetivo
propuesto.

Si la evaluación de la eficacia de la formación no arroja resultados positivos, se debe reprogramar la capacitación para
garantizar que el personal quedó correctamente capacitado. Se podrán realizar pruebas escritas o en auditorías para
evaluar la eficacia de las capacitaciones.

8.4 Evaluar eficacia del plan: Anualmente, el Director de Gestión debe evaluar la eficacia de todas las capacitaciones, y
si el resultado es inferior al 80%, debe informar a los Directores y Gerentes para definir planes de acción.

9. Actualizaciones

9.1 Código de Ética: Anualmente el Director de Gestión como responsable del mantenimiento del Código de ética
realiza sensibilizaciones al personal sobre este tema, en las sucursales esta labor la realiza el Equipo de Gestión,

9.2 Competencia del personal: El Auxiliar de Gestión Humana debe mantener actualizada la información de
capacitaciones, formaciones y competencia del personal en la hoja de vida de los colaboradores.

9.3 Información personal, antecedentes y registro fotográfico: El Auxiliar de Gestión Humana es responsable
actualizar cada año la información de todos los colaboradores, los datos personales, la consulta de antecedentes y el
registro fotográfico.

Esta actividad se registra en los siguientes documentos:

9.3.1 Actualización de datos: Herramienta de Google Drive, que contiene la información exacta contenida en el
FT.GHU.10 Actualización de datos. Se realiza cada año

9.3.2 Antecedentes: Cada año se realiza la verificación a través de consulta en la plataforma de listas restrictivas, si no
se cuenta con ellas se podrá hacer a través de consulta individual en la Procuraduría, Policía Nacional y OFAC en los
siguientes enlaces:

Policía: https://antecedentes.policia.gov.co:7005/WebJudicial/
Procuraduría www.procuraduria.gov.co
OFAC: Se debe descargar la última versión que se haya reportado por parte del ente encargado

9.3.3 Registro fotográfico: La actualización se realiza cada año, se programa una jornada fotográfica en las
instalaciones de la empresa, en Medellín el Auxiliar de Gestión Humana realiza la toma fotográfica en un espacio en
fondo blanco, en las sucursales esta actividad es realizada en las mismas condiciones por parte del Auxiliar
Administrativo y donde no existe este cargo, por parte del Director. Este registro se consolida por parte del Auxiliar de
Gestión Humana en Medellín y lo almacena en la carpeta de funcionamiento del W en Gestión Humana con el nombre
de Registro Fotográfico indexado por año, por sucursal y nombre de la persona.
 PR.GHU.01 Versión 24 02/03/2020

Procedimiento Gestión Humana

9.4 Estudio socioeconómico que incluya visita domiciliaria y prueba de confiabilidad: Cada dos años el Auxiliar
de Gestión Humana es responsable de coordinar con el Director de gestión la realización del estudio socioeconómico
que incluya visita domiciliaria y actualizar el estudio de confiabilidad para el personal que ocupa cargos críticos, dejando
evidencia en el FT.GHU.02 Estudio Socio Económico y de seguridad y FT.GHU.03 Prueba de Confiabilidad,
respectivamente.

En esta actualización, no se debe diligenciar los campos relacionados con: referencias personales, información laboral y
soportes académicos.

Para el caso de los cargos críticos, una vez se realice el FT.GHU.02 Estudio Socio Económico y de seguridad, se debe
hacer seguimiento y análisis al resultado de las visitas y los estudios socioeconómicos cada dos años, dejando evidencia
de esta actividad en el FT.GHU.05 Seguimiento y Análisis del Estudio Socio Económico y de seguridad.

En este formato se debe evaluar si se presentan cambios relevantes en las condiciones de vida (visita, social y
recreación, patrimonio, ingresos y gastos) y si estos están justificados o no.

Se entiende que un cambio significativo no justificado, es toda aquella variación que se presente en las condiciones de
vida del personal (de acuerdo a lo mencionado anteriormente) que no sea compatible con su nivel de ingresos.

Así mismo, si llegara a evidenciarse alguna situación que pueda representar riesgos para la empresa, se procede
conforme a lo indicado en el PR.PLC.04 Procedimiento de Reporte de Operaciones Sospechosas e Ilegales.

9.5 Exámenes ocupacionales de seguimiento: La Analista de Seguridad y Salud en el Trabajo es responsable de

hacer seguimiento al personal que requiere exámenes médicos de seguimiento, para esto, debe coordinar dichos
exámenes periódicamente con un centro idóneo para tal fin, previamente debe solicitar autorización a los Gerentes.

Se debe dejar registro de esta actividad en la carpeta donde se almacenan todos los exámenes médicos, ordenados
cronológicamente.

9.6 Documentos de motociclistas: La Analista de Seguridad y Salud en el Trabajo y las Auxiliares Administrativas
deben llevar un control de vigencia del SOAT y Revisión Tecnicomecánica de los Tramitadores y Mensajeros, que les
permita gestionar con los responsables de forma anticipada la renovación de estos documentos.

Documentos relacionados: SOAT EXT.GHU.08 y Revisión Tecnicomecánica EXT.GHU.09

10. Desvinculación del personal

El Director de Gestión y el Auxiliar de Gestión Humana deben desarrollar todas las actividades pertinentes a la
terminación de la relación laboral teniendo en cuenta los diferentes casos que pueden presentarse (Renuncia,
desvinculación por decisión del empleador, novedades, jubilación o retiro voluntario.).

Para el caso de las renuncias, el colaborador debe realizarla por escrito, especificando hasta qué día va a laborar. La
carta debe presentarse al Director del área o al área de Gestión Humana o Gerente. Si es posible, el Director de Gestión
debe realizar una entrevista de Retiro con la finalidad de conocer los motivos que dieron lugar a la renuncia del
colaborador. Esta actividad se registra en el formato FT.GHU.26 Entrevista de Retiro. El Auxiliar de Gestión Humana
entrega carta de aceptación de la renuncia, de acuerdo a las consideraciones del cargo.

Para el caso de las terminaciones de contrato, dependiendo de la causa de terminación de este, previamente se realiza
un proceso disciplinario para determinar si la terminación de contrato es con o sin justa causa. Para esto, siempre se
realiza un Acta de descargos. El Director de Gestión en compañía del Director del área o de los Gerentes, evalúan el
Acta de descargos y verifican si la falta cometida si se ajusta a las causales contempladas en la ley para dar por
terminado el contrato con justa causa o no.
 PR.GHU.01 Versión 24 02/03/2020

Procedimiento Gestión Humana

Se oficializa por parte del área de Gestión Humana, por medio de un documento escrito en el que se enuncia la causal
que dio lugar al despido y se le informa al trabajador que le será entregada la liquidación de prestaciones sociales.

El mismo día en que se desvincule una persona de la Empresa, el Auxiliar de Gestión Humana se asegurará de realizar
las siguientes actividades.

10.1 Devoluciones: El auxiliar de Gestión Humana solicita a la persona desvinculada los siguientes elementos: (Según
Actas de entregas)

- Carné (Empresa/DIAN): dejando evidencia en el FT.GHU.09 Acta de Entrega Carné Empresa y cuando aplique
FT.GHU.13 Acta de Entrega Carné DIAN
- Chalecos con logotipo de Aduanimex: Cuando aplique dejando evidencia en el FT.GHU.20 Acta de entrega y
devolución de chalecos con logotipo. El chaleco es destruido cortándole el logotipo en pedazos y se deja
registro en el acta.
- Llaves, claves y tarjetas de acceso: Cuando aplique dejando evidencia en el FT.GHU.14 Acta de entrega de
llaves, claves y tarjetas de acceso

El carné de la empresa y el carné de la DIAN se destruyen y se deja evidencia de la devolución y destrucción del carné
en el Acta de entrega y se archiva en la carpeta de la persona desvinculada.

Nota: En caso de pérdida de carné empresa/ DIAN, chaleco, llaves, o tarjetas de acceso, se debe realizar la respectiva
denuncia e informar al Auxiliar de Gestión Humana o en las sucursales al Auxiliar Administrativo, quien a su vez
notificara a la administración del centro empresarial o edificio para su respectivo bloqueo y al Auxiliar de Gestión
Humana para guardar la evidencia en la hoja de vida del colaborador.

Cuando el colaborador sea desvinculado, el auxiliar de Gestión Humana debe enviar un correo a los responsables del
software y de tecnología para la desactivación de los usuarios y contraseñas, esta actividad se realiza en un máximo de
24 horas después de finalizado el contrato.

El inhouse del software operativo realiza la cancelación de los usuarios y claves

El inhouse de tecnología cancela las cuentas de correo (redireccionando los correos a la cuenta que el Director
respectivo indique), computador, Teams y a su vez debe relacionar la novedad en el formato FT.IT.10 Inventario cuentas
de usuario, indicando la fecha de inhabilidad de los mismos.

10.2 Seguridad social y parafiscales: El Auxiliar de Gestión Humana retira a la persona desvinculada de la empresa de
la Seguridad Social y parafiscales: Salud, Riesgos Profesionales, Caja de Compensación y Parafiscales.

10.3 Entrega de Documentos: El Auxiliar de Gestión Humana entrega al colaborador retirado la siguiente
documentación:

- Liquidación de prestaciones sociales

- Autorización para el retiro de cesantías, si aplica
- Certificado Laboral
- Orden para la realización de exámenes médicos de retiro

10.4 DIAN: Cuando el Auxiliar de Gestión Humana notifica el retiro del colaborador a través del correo electrónico, el
delegado de cuenta revisa si la persona tiene vinculación a la DIAN ya sea como auxiliar o como agente aduanero y a su
vez, debe realizar la desvinculación de su usuario en el formato EXT.GHU.10 MUISCA 1783 desde la página de la DIAN,
el cual se guarda en el archivo electrónico y actualiza el formato FT.AA.16 Control manejo de firmas, claves y usuarios
sistema informático de la DIAN (Ver procedimiento Agenciamiento Aduanero).
 PR.GHU.01 Versión 24 02/03/2020

Procedimiento Gestión Humana

10.6 Comunicar el retiro a las partes interesadas: Cuando aplique, el Director de sucursal comunica el retiro del
colaborador por medio de un correo electrónico a las organizaciones a las cuales tenía acceso el colaborador para
realizar algún trámite aduanero como Depósitos, Sociedad Portuaria.

10.7 Solicitar examen médico de egreso: El Auxiliar de Gestión Humana coordina el envío del colaborador retirado a
realizarse el examen médico de retiro, el cual permite conocer el estado de salud en que se encuentra el colaborador al
momento de su retiro, diligenciando el formato FT.GHU.21 Remisión de exámenes médicos de Egreso. Se deben firmar
dos copias de dicha remisión por parte del colaborador retirado, dejando una copia para la empresa y la otra para el
Centro Médico donde se realizará dichos exámenes, una vez realizados los exámenes queda constancia en el
documento EXT.GHU.11 Resultado Examen Médico.

10.8 Archivar carpeta: El Auxiliar de Gestión Humana lleva a archivo inactivo los documentos de la persona
desvinculada.

Fin

Documentos Internos Relacionados

AI.GHU.01 Organigrama
AI.GHU.02 Código de ética y conducta empresarial

Formatos y Registros Relacionados

Periodicidad con
Nombre y forma Almacenamient Tiempo de Disposición
Código Indexación que se elabora o
de presentación o retención final
registra
Según orden
Una vez
definido en el Cada vez que
Entrevista Carpeta Física retirado el
FT.GHU.01 formato ingresa un Destruir
(físico) del colaborador colaborador
Control de colaborador
por 20 años
Documentos

Estudio Socio Una vez

Carpeta
Económico y de retirado el
FT.GHU.02 Electrónica Por Sucursal Bienal Destruir
seguridad colaborador
(Electrónica) por 20 años
Según orden
Cada vez que Una vez
definido en el
Prueba de Carpeta Física ingresa un retirado el
FT.GHU.03 formato Destruir
confiabilidad del colaborador colaborador y cada colaborador
Control de
dos años por 20 años
Documentos
Autorización Según orden
Una vez
verificación definido en el Cada vez que
Carpeta Física retirado el
FT.GHU.04 información formato ingresa un Destruir
del colaborador colaborador
personal Control de colaborador
por 20 años
(físico) Documentos
Seguimiento a los Una vez
Carpeta
Estudios retirado el
FT.GHU.05 Electrónica Por Sucursal Bienal Destruir
Socioeconómicos y colaborador
de seguridad por 20 años
 PR.GHU.01 Versión 24 02/03/2020

Procedimiento Gestión Humana

Periodicidad con
Nombre y forma Almacenamient Tiempo de Disposición
Código Indexación que se elabora o
de presentación o retención final
registra
Solicitud de
Cada vez que
documentos para
FT.GHU.06 N/A N/A ingresa un N/A N/A
vinculación
colaborador
(físico)
Una vez
Control de En la carpeta Cada vez que
Carpeta Física retirado el
FT.GHU.07 documentos del historial ingresa un Destruir
del colaborador colaborador
(físico) laboral colaborador
por 20 años
Una vez
En la carpeta Cada vez que
Contrato de trabajo Carpeta Física retirado el
FT.GHU.08 del historial ingresa un Destruir
(físico) del colaborador colaborador
laboral colaborador
por 20 años
Una vez
En la carpeta
Acta entrega carné Carpeta Física Cada vez que se retirado el
FT.GHU.09 del historial Destruir
empresa del colaborador entrega un carné colaborador
laboral
por 20 años
En la vinculación:
Carpeta Física
del colaborador Según orden
Cada vez que Una vez
Actualización de Anualmente: definido en el
ingresa un retirado el
FT.GHU.10 datos SHAREPOINT:\A formato Destruir
colaborador, y colaborador
(físico) DX SISTEMA DE Control de
cada año por 20 años
GESTIÓN\Funcio Documentos
namiento\4.0
Gestión Humana
Según orden
Registro Cada vez que Una vez
definido en el
fotográfico y de Carpeta Física ingresa un retirado el
FT.GHU.11 formato Destruir
huellas dactilares del colaborador colaborador, y colaborador
Control de
(físico) cada 3 años por 20 años
Documentos
Según orden
Inducción y Una vez
definido en el Cada vez que
entrenamiento del Carpeta Física retirado el
FT.GHU.12 formato ingresa un Destruir
personal del colaborador colaborador
Control de colaborador
(físico) por 20 años
Documentos
Según orden
Cada vez que se Una vez
Acta de entrega definido en el
Carpeta Física vincule un retirado el
FT.GHU.13 carné DIAN formato Destruir
del colaborador colaborador en la colaborador
(físico) Control de
DIAN por 20 años
Documentos
Una vez
Acta de Entrega En la carpeta
Carpeta Física Cada vez que se retirado el
FT.GHU.14 de llaves, claves y del historial Destruir
del colaborador entrega una tarjeta colaborador
tarjetas de acceso laboral
por 20 años
SHAREPOINT:\A
Una vez
Evaluación de DX SISTEMA DE
FT.GHU.15 Por sucursal Anual retirado el Eliminar
competencias GESTIÓN\Funcio
colaborador
namiento\4.0
 PR.GHU.01 Versión 24 02/03/2020

Procedimiento Gestión Humana

Periodicidad con
Nombre y forma Almacenamient Tiempo de Disposición
Código Indexación que se elabora o
de presentación o retención final
registra
Gestión Humana\
Evaluación de
Competencias

SHAREPOINT:\A
DX SISTEMA DE
GESTIÓN\Funcio Una vez
Encuesta Clima
namiento\4.0 retirado el
FT.GHU.16 Organizacional Por sucursal Anual Destruir
Gestión colaborador
(físico)
Humana\Evaluac por 20 años
ión Clima
Organizacional
SHAREPOINT:\A
DX SISTEMA DE Cada que realice
Acta de Reunión GESTIÓN\Funcio Por numero una reunión
FT.GHU.17 5 años Eliminar
(Electrónica) namiento\4.0 de acta (excepto las
Gestión reuniones diarias)
Humana\Actas
Cada que realice
una reunión o
Lista de asistencia Carpeta física de
FT.GHU.18 Por fecha capacitación 5 años Destruir
(físico) capacitaciones
(excepto las
reuniones diarias)
SHAREPOINT:\A
Cronograma de Anual y cada vez
DX SISTEMA DE
Formación y que se requiera
FT.GHU.19 GESTIÓN\Funcio Por fecha 5 años Eliminar
sensibilización actualizar o formar
namiento\4.0
(Electrónica) a alguien
Gestión Humana
Acta de entrega y Una vez
En la carpeta
devolución de Carpeta Física Cada vez que se retirado el
FT.GHU.20 del historial Destruir
chalecos con del colaborador entrega chaleco colaborador
laboral
logotipo. por 20 años
Según orden
Remisión de Una vez
definido en el
exámenes médicos Carpeta Física Cada que se retire retirado el
FT.GHU.21 formato Eliminar
de egreso del colaborador un colaborador colaborador
Control de
(físico) por 20 años
Documentos
Una vez
En la carpeta
Acta de Entrega Carpeta Física Cada vez que se retirado el
FT.GHU.22 del historial Destruir
dotación del colaborador entrega dotación colaborador
laboral
por 20 años
Carpeta Física
del colaborador Según orden Cada que se active
Una vez
definido en el un periodo de
Acta de entrega retirado el
FT.GHU. 23 Correo formato vacaciones de Eliminar
del cargo colaborador
electrónico del Control de cualquier
por 20 años
Director de área Documentos colaborador
o sucursal
 PR.GHU.01 Versión 24 02/03/2020

Procedimiento Gestión Humana

Periodicidad con
Nombre y forma Almacenamient Tiempo de Disposición
Código Indexación que se elabora o
de presentación o retención final
registra

Acta de entrega de Carpeta Física Cada que ingresa Eliminar

FT.GHU.24 Por fecha 5 años
cuentas de usuario del colaborador un colaborador

Dos meses
Evaluación del Carpeta Física después del Eliminar
FT.GHU.25 Por fecha 5 años
período de Prueba del colaborador ingreso del
colaborador

Cada que se retire

Carpeta Física Eliminar
FT.GHU.26 Entrevista de retiro Por fecha un colaborador 5 años
del colaborador
(Renuncia)

Autorización de
Carpeta Física Cada que se Eliminar
FT.GHU.47 tratamiento de Por fecha 5 años
del colaborador requiera
datos personales

Una vez
Otro si de En la carpeta Cada vez que
Carpeta Física retirado el Destruir
FT.GHU.48 Confidencialidad y del historial ingresa un
del colaborador colaborador
responsabilidad laboral colaborador
por 20 años

Matriz de Carpeta
Eliminar
FT.GHU.53 Definición de Electrónica Por fecha Cada que se retire 5 años
Cargos Críticos

Una vez
Carpeta
Procuraduría retirado el
EXT.GHU.01 Electrónica del Por fecha Anual Destruir
(Electrónico) colaborador
colaborador
por 20 años
Una vez
Carpeta
Policía Nacional retirado el
EXT.GHU.02 Electrónica del Por fecha Anual Destruir
(Electrónico) colaborador
colaborador
por 20 años
Una vez
Carpeta
SIMIT retirado el
EXT.GHU.03 Electrónica del Por fecha Anual Destruir
(Electrónico) colaborador
colaborador
por 20 años
Certificado Laboral Una vez
Carpeta
Referencias retirado el
EXT.GHU.04 Electrónica del Por fecha Anual Destruir
Personales colaborador
colaborador
(físico) por 20 años
Según orden
Una vez
Informe prueba definido en el Cada vez que
Carpeta Física retirado el
EXT.GHU.05 preocupacional formato ingresa un Destruir
del colaborador colaborador
(físico) Control de colaborador
por 20 años
Documentos
 PR.GHU.01 Versión 24 02/03/2020

Procedimiento Gestión Humana

Periodicidad con
Nombre y forma Almacenamient Tiempo de Disposición
Código Indexación que se elabora o
de presentación o retención final
registra
Según orden
Una vez
Informe de examen definido en el Cada vez que
Carpeta Física retirado el
EXT.GHU.06 consumo de formato ingresa un Destruir
del colaborador colaborador
sustancias Control de colaborador
por 20 años
Documentos
Según orden
Cada vez que
definido en el Una vez
Formato MUISCA Carpeta Física ingresa un
EXT.GHU.07 formato retirado el Destruir
1526 del colaborador colaborador si lo
Control de colaborador
requiere
Documentos
Según orden
Cada vez que
definido en el Una vez
Carpeta Física ingresa un
EXT.GHU.08 SOAT formato retirado el Destruir
del colaborador colaborador si lo
Control de colaborador
requiere
Documentos
Según orden
Cada vez que
definido en el Una vez
Revisión Carpeta Física ingresa un
EXT.GHU.09 formato retirado el Destruir
Tecnicomecánica del colaborador colaborador si lo
Control de colaborador
requiere
Documentos
Según orden
Cada vez que se Una vez
definido en el
Formato MUSCA Carpeta Física retira un retirado el
EXT.GHU.10 formato Destruir
1783 del colaborador colaborador si lo colaborador
Control de
requiere por 20 años
Documentos
Según orden
Cada vez que se Una vez
Resultado Examen definido en el
Carpeta Física retira un retirado el
EXT.GHU.11 Medico formato Destruir
del colaborador colaborador si lo colaborador
(físico) Control de
requiere por 20 años
Documentos
Según orden
Cada que cambian
definido en el
Profesiograma Carpeta las funciones o los
EXT.GHU.12 formato 20 años Eliminar
Aduanimex magnética cargos en la
Control de
empresa
Documentos
Correo
Cada vez que Una vez
autorización Carpeta
ingresa un retirado el
Sin código pruebas Electrónica del Por fecha Destruir
colaborador y colaborador
preocupacionales colaborador
aleatoriamente por 20 años
(Electrónico)
Prueba Según orden Una vez
Cada vez que
Psicotécnica Carpeta Física formato retirado el
Sin código ingresa un Destruir
(físico) cuando del colaborador Control de colaborador
colaborador
aplique Documentos por 20 años
Según orden
formato Una vez
Registro de Cada vez que
Carpeta Física retirado el
Sin código afiliaciones Control de ingresa un Destruir
del colaborador colaborador
(físico) Documentos colaborador
por 20 años
 PR.GHU.01 Versión 24 02/03/2020

Procedimiento Gestión Humana

Periodicidad con
Nombre y forma Almacenamient Tiempo de Disposición
Código Indexación que se elabora o
de presentación o retención final
registra
Según orden
formato Una vez
Cada vez que
Otro si In House Carpeta Física retirado el
Sin código Control de ingresa un Destruir
(físico) del colaborador colaborador
Documentos colaborador
por 20 años

Según orden
formato Una vez
Otro si Auxilio de Cada vez que
Carpeta Física retirado el
Sin código Transporte Control de ingresa un Destruir
del colaborador colaborador
(físico) Documentos colaborador
por 20 años

SHAREPOINT:\A
DX SISTEMA DE
Cada vez que se Una vez
Cancelación GESTIÓN\Funcio
retira un retirado el
Sin código cuenta correo namiento\4.0 Por fecha Eliminar
colaborador si lo colaborador
(electrónico) Gestión
requiere por 20 años
Humana\Cancela
ción Cuentas
SHAREPOINT:\A
DX SISTEMA DE
Cancelación GESTIÓN\Funcio
trámites ante namiento\4.0 Cada vez que se Una vez
depósitos y Gestión retira un retirado el
Sin código Por fecha Eliminar
sociedades Humana\Cancela colaborador si lo colaborador
portuarias (físico o ciones ante requiere por 20 años
electrónico) entidades
Portuarias y
Depósitos
Equipo de
cómputo
Control manejo de Cada que se
delegado de
firmas claves y presente una Archivo
cuenta
FT.AA.16 usuarios sistema Por fecha vinculación o Permanente electrónico
SHAREPOINT:\S
informático de la desvinculación a la en BACK UP
LOPEZ\CONTR
DIAN DIAN
OL USUARIOS
ADUANIMEX
HOJA DE CONTROL DEL DOCUMENTO

CONTROL DE EMISIÓN
Fecha
Responsable Nombre Cargo
DD MM AA
Elaboró: Fabio Cano Upegui Director de Gestión 02 03 20
Revisó: Fabio Cano Upegui Director de Gestión 02 03 20
Aprobó: Juan David Osorio Mejía Gerente General 02 03 20
Ubicación electrónica:
En Medellín: SHAREPOINT:\ADX SISTEMA DE GESTIÓN\Documentación Sistema de Gestión\4.0 Gestión Humana
En sucursales y Medellín: Correo electrónico: Todas las carpetas públicas \ADX SISTEMA DE GESTIÓN\4.0 Gestión Humana
 PR.GHU.01 Versión 24 02/03/2020

Procedimiento Gestión Humana

CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción de los cambios
Se modifico en contenido y presentación (se integró con requisitos del BASC). Los perfiles de los
09 26-May-06
cargos se contemplan como un Anexo al documento.
Se estructuró desde la creación de los perfiles hasta la desvinculación del personal, incorpora
10 15-Abr-08
afiliaciones a seguridad social y reglamento interno de trabajo
Se ajustaron actividades de selección según sugerencias BASC, se incluyó nuevamente evaluación de
11 05-Dic-08
desempeño y clima organizacional
Se incluyó nuevamente evaluación de desempeño y clima organizacional adicional se mejoró en nivel de
12 20-Ago-10
exigencia en las competencias organizacionales.
Se amplió el detalle de las actividades dado que algunas estaban descritas de forma general, adicional
13 03-Sep-12
se formalizaron y codificaron formatos que se requieren en el procedimiento.
Se incluye un nuevo formato llamado Eficacia de la Formación, adicional se recodifican formatos, la
14 20-Ene-14 visita domiciliaria se cambia de cada tres años a cada dos años, la actualización de pruebas pre
ocupacionales también se hará en un periodo mínimo de cada dos años.
Se cambian los formatos de evaluación de competencias FT.GHU.14 y Evaluación de desempeño
FT.GHU.15 por un formato nuevo que optimiza tiempos a la hora de realizar esta actividad denominado
15 16-04-2015
EMPLEADO DEL AÑO, el cual remplaza tanto al formato FT.GHU.14 como al formato FT.GHU.15,
quedando identificado con el código FT.GHU.14 versión 02.
Al realizar la ejecución de las evaluaciones de desempeño y competencias aplicando el formato
“EMPLEADO DEL AÑO” se definió que dicho formato no fue tan funcional y los Gerentes solicitan a
Gestión Humana continuar con los formatos anteriores.
Se elimina el formato FT.GHU.14 “Empleado de año” y se activan nuevamente los formatos FT.GHU.14
16 14-05-2015 Evaluación de desempeño y FT.GHU.15 Evaluación de competencias.

Se agrega en el ítem 3.3 el tiempo con el que se cuenta para radicar las afiliaciones de los empleados
ante las entidades prestadoras de salud y cajas de compensación, el cual no debe superar los 3 días
hábiles después del ingreso.

Se agrega en el numeral 2.4 la siguiente nota:

La Auxiliar Administrativa debe verificar la autenticidad de los certificados académicos y dejar la

evidencia de esta actividad en el formato FT.GHU. 22 Verificación Autenticidad Soportes Académicos,
17 31/12/2015
por medio de llamada telefónica a las universidades o instituciones y dejando el registro de esta llamada
con día, hora y persona con la que se habló y finalmente el concepto emitido por la entidad

En cumplimiento con las sugerencias dadas por el Auditor Externo del BASC

Se Agrega en el numeral 3.6 las especificaciones y responsabilidades para la entrega de cargo durante
18 27/01/2016
el periodo de vacaciones, se agrega formato FT.GHU.23 Acta de entrega del cargo
Se actualiza los numerales 3.5 y 7.3 teniendo en cuenta los nuevos formatos requeridos por la DIAN
19 04/02/2016
para realizar las vinculaciones y desvinculaciones a esta entidad.
Se le agrega al formato FT.GHU.10 los conceptos de:
Lugar y fecha de nacimiento
Otras personas a cargo
19 04/03/2016 Estrato socioeconómico de la vivienda
Teniendo en cuenta la solicitud de la Auxiliar de Gestión Humana (Jannie Robayo) ya que el sistema va
solicitando más información para el sociodemográfico de la Empresa, el formato FT.GHU.10 queda en
versión 02
 PR.GHU.01 Versión 24 02/03/2020

Procedimiento Gestión Humana

Se ajusta el formato de visita domiciliaria; se consolida en un solo cuadro la información de las personas
19 20/05/2016
que residen en la vivienda y sus ingresos.
Se hacen ajustes a los siguientes formatos:
1- FT.GHU.04 Autorización verificación Información personal: En el primer párrafo del documento
se mejora la redacción, cambiando el texto “así como de” por la letra “y”.
2- FT.GHU.05 Visita domiciliaria: Se le adiciona un campo para el nombre y número de cédula de
la información laboral del cónyuge o compañero.
19 05/10/2016 3- FT.GHU.06 Solicitud de documentos para vinculación: Se elimina el documento de libreta
militar, se elimina la solicitud de 2 certificaciones laborales (quedando abierta para que el
nuevo empleado suministre todas las que tenga), se adiciona al título de grado el acta, se
elimina la solicitud de 3 fotos por una.

Se modifica el formato de entrevista, el cual queda estructurado por niveles, información general,
contexto familiar, información académica, información laboral, información personal, generalidades,
20 12/10/2016
evaluación del líder, recomendaciones de gestión humana, comentarios, concepto del psicólogo,
resultados verificaciones de seguridad. Lo cual permitirá conocer con mayor detalle a un candidato.

Se modifica el documento interno MN.GHU.01 Manual de cargos, adicionando el cargo de Director de

20 18/10/2016
Gestión Humana y los cargos de Auxiliar de Gestión Humana.

Se modifica el procedimiento de Gestión Humana P.05 en la parte de selección y contratación, del

21 25/10/2016 personal en Aduanimex, Numerales 2, 3 y 4 por indicaciones de la Directora de Gestión Humana Lore
Simson.

Se modifica el documento interno MN.GHU.01 Manual de cargos, dentro de las funciones del
Coordinador Operativo se agrega: Controlar y verificar al finalizar cada mes los pagos que no se
21 03/11/2016
presenten a través del sistema de la DIAN (declaraciones manuales) de los UAP y radicarlas en la DIAN.

Se modifica el procedimiento de Gestión Humana P.05 en la parte de selección y contratación, del

22 04/01/2017
personal en Aduanimex, Numerales 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9 para ajustarlo a las normas vigentes.
Se modifican los criterios para definir los cargos críticos de la empresa, adicionando algunos que se
consideran importantes de acuerdo a los riesgos que se identificaron. Además, se modifica la actividad
22 23/05/2018 para entrega de cargo cuando se programan vacaciones, definiendo que las personas que salen a
disfrutarlas pueden hacer acta de entrega de cargo o correo electrónico con las responsabilidades y los
pendientes que quedan.
Se modifica la actividad de requisición de personal indicando que también se puede hacer a través de
22 30/5/2018
correo electrónico, después de la auditoría interna.

Modificación del procedimiento con cambios por la nueva estructura de la norma BASC y OEA, se
eliminan varios formatos y se crea el FT.GHU.02 Estudio Socio Económico y de seguridad
23 03/04/2019
Se modifica el nombre del formato FT.GHU.19 Cronograma de Formación y sensibilización
Se crea el documento FT.GHU.53 Matriz de definición de cargos críticos
Se modificó la actividad 9.3, indicando que la actualización de datos y la revisión de antecedentes del
personal es para todos y no únicamente para los cargos críticos
Se modifica la información de actualización de datos, antecedentes, registro fotográfico par dar más
claridad sobre la forma y la periodicidad de realizar las actividades
24 02/03/2020
- Se cambia el código a las actas de entrega (carné empresa, carné DIAN, celulares, Sellos,
entre otros) que todas estaban relacionadas con el código FT.GHU.13 y se individualizan.
Ahora quedan así:
FT.GHU.09 Acta entrega carné empresa
 PR.GHU.01 Versión 24 02/03/2020

Procedimiento Gestión Humana

FT.GHU.13 Acta de entrega carné DIAN

FT.GHU.14 Acta de entrega tarjeta de ingreso
FT.GHU.22 Acta de entrega de dotación
FT.GHU.24 Acta de entrega de cuentas de usuario
FT.GHU.20 Acta de entrega y devolución de Chalecos con Logotipo

Se incluyó la nota sobre los uniformes, indicando que los uniformes de Aduanimex no cuentan con
logotipo de la empresa.
Se elimina el formato de requisición de personal
Se relacionó la información relativa a la entrega, devolución y destrucción de chalecos con logotipo de
Aduanimex
Se modifica la forma de dejar registro en las capacitaciones, indicando que, si la capacitación no se
24 01/04/2020 puede realizar de forma presencial, la conexión se debe realizar a través de la plataforma definida y se
dejará registro de asistencia de la plataforma de forma digital.

24 06/06/2020 Se modifica por el uso de plantillas de Google Drive para las asistencias.