CODIGO PDPI009

DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL VERSION 6

DIA MES AÑO

PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL VIGENTE DESDE

05 05 2017
FORMULACION Y MODIFICACION DEL
PLAN DE ACCION Y/O OPERATIVO PAGINA 1 de 3

1. OBJETIVO

Realizar el plan de acción y/o operativo de la institución acorde con la Visión y Misión dirigido a la ejecución y
cumplimiento del plan estratégico durante una vigencia anual, involucrando a todos los líderes de los procesos.

2. ALCANCE

Aplica para todas las elaboraciones de plan de acción y/o operativo realizados por la Oficina de Planeación de
la Personería de Medellín.

3. MÉTODO
Inicia: Elaborar programa del plan de acción y/o operativo
Hacer seguimiento de evaluación al Plan de Acción, ejecutando el procedimiento Seguimiento
Termina:
al Plan de Acción y/o operativo (PDPI008).
SECUENCIA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Jefe Oficina de
1 Elaborar programa del plan de acción y/o operativo Planeación
Jefe Oficina de
Recibir directrices administrativas a tener en cuenta en la elaboración del
2 Planeación
plan de acción y/o operativo
Directivos
Realizar la capacitación al personal de la institución para la elaboración Jefe Oficina de
3 Planeación
del Plan de acción y/o operativo
Jefe Oficina de
Planeación
Analizar de ser necesario las evaluaciones realizadas a los planes de
4 Directivos y
acción y/o operativo de periodo(s) anterior(es).
servidores de la
institución
Definir las acciones y las metas que se esperan lograr para poder cumplir Jefe Oficina de
con los objetivos estratégicos, los objetivos específicos, el ideario ético y Planeación
las políticas institucionales trazadas en el Plan Estratégico. Diligenciando Directivos y
5
el formatos CONSTRUCCION Y SEGUIMIENTO PA-PO (FDPI046) servidores de la
ejecutando el procedimiento ELABORACION DE DOCUMENTO institución
(PDPI001)

ELABORÓ REVISÓ: APROBÓ:

DIEGO HERNANDO ZULUAGA SERNA MARIO MONTOYA VANEGAS CARLOS ALBERTO BAYER CANO

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DIA MES AÑO DIA MES AÑO NRO. RESOLUCION DIA MES AÑO
03 05 2017 04 05 2017 170 05 05 2017
 CODIGO PDPI009

DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL VERSION 5

DIA MES AÑO

PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL VIGENTE DESDE

14 06 2016
FORMULACION Y MODIFICACION DEL
PLAN DE ACCION Y/O OPERATIVO PAGINA 2 de 3

Producir el consolidado de la información remitida por cada una de las

unidades de la institución al Plan de acción y/o operativo, diligenciando Jefe Oficina de
7
los formatos plan y operativo FDPI046 ejecutando el procedimiento Planeación
ELABORACIÓN DE DOCUMENTO (PDPI001).
Elaborar Resolución FDPI032 por medio de la cual se adopta el plan de
Jefe Oficina de
8 acción y/o operativo, ejecutando el procedimiento ELABORACIÓN DE
Planeación
DOCUMENTO (PDPI001).
Elaborar OFICIO REMISORIO A CONTRALORÍA (FDPI023) anexando
Resolución y el consolidado de Plan de acción y/o operativo ejecutando el Jefe Oficina de
9
procedimiento ELABORACIÓN DE DOCUMENTO (PDPI001), firmado por Planeación
el Personero Municipal
Publicar electrónicamente en el sistema de información el Plan de Acción Jefe Oficina de
10 Planeación
y/o operativo.
Hacer seguimiento de evaluación Plan de Acción y/o operativo, ejecutando
Jefe Oficina de
11 el procedimiento SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL
Planeación
Y/O OPERATIVO (PDPI011).
CUANDO SE REALICEN MODIFICACIONES AL PLAN OPERATIVO Y PLAN DE ACCION
Diligenciar Formato MODIFICACIÓN AL PLAN PLAN OPERATIVO Personero
(FDPI048), enviar a la oficina de Planeación con el visto bueno del Jefe Delegado 20D y/o
12
del Área, la Contadora (si se realiza modificación a los recursos) y la Asesor de
aprobación del Personera Municipal. Despacho
Una vez aprobado por el Personero Municipal el Jefe de la Oficina de Jefe Oficina de
13 Planeación
Planeación revisara el documento para su aprobación.
Profesional del
Expedir resolución y realizar cambios a los planes y proyectos si es
14 Área de
necesario
Planeación

4. DEFINICIÓNES
4.1 Plan de acción
Instrumento de gestión que permite orientar estratégicamente los procesos, instrumentos y recursos
disponibles (Humanos, físicos, económicos e institucionales) hacia el logro de objetivos y metas anuales, a
través de la ejecución de acciones y proyectos que contribuyen al cumplimiento de los objetivos misionales.
4.2 Plan Operativo
 Es un documento  oficial en el que los responsables de la Institución enumeran los  objetivos y actividades
que se deben cumplir en el plazo determinado. El plan operativo es la culminación del detalle de un plan
estratégico y de un plan de acción. Debido a esta circunstancia, el POA debe adaptar los objetivos generales
de la entidad a cada Área o Unidad, y traducir la estrategia global de la misma en el día a día de
sus funcionarios.
 CODIGO PDPI009

DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL VERSION 5

DIA MES AÑO

PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL VIGENTE DESDE

14 06 2016
FORMULACION Y MODIFICACION DEL
PLAN DE ACCION Y/O OPERATIVO PAGINA 3 de 3

5. RESPONSABLES DE LAS COPIAS CONTROLADAS

COPIA EN
Nº COPIA CARGO
PAPEL ELECTRÓNICA
1 Intranet X

6. HISTORIAL
FECHA
VERSION RESOLUCION NATURALEZA CAMBIO
DIA MES AÑO
1 364 05 12 2006 Ampliación y fortalecimiento del Sistema General de Calidad
Por disposición en el comité de dirección se realizaron ajustes
2 268 23 07 2012 a todo el SGC como cambio de logo y tablas de retención
documental.
Por disposición del Plan Estratégico 2012-2016 “Primero el
Ser Humano”, según la línea estratégica “estado para Todos”
3 430 15 11 2012
en su objetivo estratégico 5, se contempla el rediseño del
Sistema de Gestión Institucional.
Por disposición del círculo de calidad según acta 08 realizado
el 16 de agosto de 2013, se debe ajustar el procedimiento de
4 271 28 08 2013
la Formulación al Plan de Acción y Plan Operativo cuando se
realicen modificaciones a estos.
Por disposición del comité de dirección, cambio de imagen
Institucional, logo y ajustar la documentación referente a los
5 304 14 06 2016 procesos, Igualmente se establece la firma electrónica y/o
digital (Decreto 2364 de 2012), según resolución de adopción
427 de 2016 de la Personería de Medellín
Naturaleza del Cambio: En círculo de calidad número 43 de
fecha 19 de abril de 2017, se determina la revisión,
6 170 05 05 2017 actualización y mejora de la documentación del proceso de
Planificación Institucional.