FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJÉRCITO NACIONAL LISTA DE VERIFICACIÓN INSPECCIÓN

MACROPROCESO: GESTIÓN LOGÍSTICA

PROCESO INSPECCIONADO: PLANEAMIENTO LOGÍSTICO

Código: FO-CEIGE-162 Versión: 1 Fecha de emisión: 2014-02-27 Pág. 1 de

Área y/o proceso: SECCIÓN TRANSPORTES Lista de verificación actualizada a fecha: 2022-01-06

Unidad inspeccionada: No. y fecha de directiva y/o documento que origina la inspección:

Fecha de la inspección: (Lapso) Responsable del área y/o proceso inspeccionado: (Grado, Cargo:
nombres y apellidos)

CALIFICACIÓN

Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

91-100
60-74

75-90
< 60
A. ORGANIZACIÓN (10%)

Organización de la dependencia: organigrama,

1
misión, visión, capacidades.

Listado de personal de la dependencia identificando

el cargo asignado.

Verificar la asignación del cargo, de acuerdo con el

2 perfil establecido, teniendo en cuenta la especialidad,
TOE vigente y aprobada cursos, conocimientos y experiencia del personal.
Comprobar que los cargos están de acuerdo con la
TOE.

Comprobar si cuenta con la infraestructura física

(Instalaciones, y equipo de oficina) y tecnológica
3
(Hardware, software, redes) necesarias para el
desarrollo del proceso.

Escalafón de cargos Funciones del personal, cruzar con el manual y folio

Funciones y responsabilidades de vida.
Manual específico de funciones y
4
competencias laborales Notificación de las funciones de acuerdo con el cargo
asignado. Verificar asignación del cargo en la orden
del día.
SUBTOTAL % #DIV/0!
B. PLANEAMIENTO (10%)
PLAN DE ACCIÓN - INFORME DE GESTIÓN PLAN
DE ACCIÓN
Informe de Gestión Plan de acción, componente
Directiva Permanente No. 0203/2017 estratégico (si le aplica) y componente de proceso,
"Seguimiento y evaluación de la gestión y formato FO-CEDE5-DISEV-892:
resultados para el Ejército Nacional, bajo
la metodología de Balance Score - Indicadores
5 - Metas propuestas
ANEXO D - Instructivo para el - Resultado de las metas propuestas, debidamente
diligenciamiento formato Informe de soportados.
Gestión Plan de Acción. - Análisis de los resultados en forma cuantitativa y
cualitativa, que permitan evidenciar el impacto.
ANEXO F - Instructivo para el
diligenciamiento formato Plan de Acción. Plan de Acción formato FO-JEM-DIPLA-072,
cumplimiento de las tareas propuestas debidamente
6
soportados y análisis de los resultados esperados y
alcanzados.

Directiva Estructural 00193/2017 Anexo

E Almacenamiento Directiva permanente
No 00224/2017 Procesos de
Administración de la preservación de la La sección de Transporte cuenta con la correcta
7
integralidad y seguridad del Ejército, identificación y señalizacion de Seguridad Industrial.
(Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo de Ejercito SG-SST-
EJC)

SUBTOTAL % #DIV/0!
 CALIFICACIÓN

Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

91-100
60-74

75-90
< 60
C. ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS (10%)
Directiva Permanente No. 115/2019
"Lineamientos generales para la Identificación de riesgos, verificación de los soportes
administración de riesgos en el Ejército de acuerdo con las acciones propuestas, así como el
Nacional". seguimiento realizado por la dependencia. Formato
8
FO-CEDE5-DIGEC-487.
En el caso de riesgos materializado, verificar las
acciones tomadas.

SUBTOTAL % #DIV/0!
D. DOCUMENTACIÓN (5%)
- Archivo de gestión, organización de las carpetas de
acuerdo con las series, subseries.

- Aplicación de las Tablas de retención documental -

TRD
Ley 594/2000,
9 Art. 4 literal d) Responsabilidad, - Transferencias al archivo central, verificar el
Art. 26 Inventario Documental. Formato Único de Inventario Documental - FUID

Acuerdo No. 042/2002 criterios para la - Seguridad del archivo, en cuanto a conservación de
organización de archivos Art 4. la documentación, acceso del personal, entre otros
aspectos.
Directiva Permanente No. 01016/2016
"Instrucciones para la aplicación del
proceso de Gestión Documental en el
Ejército Nacional" Anexo B producción
documental, anexo D organización
Verificar que la unidad cuente con el manejo
documental, anexo E transferencia,
documental de:
anexo J unidades de conservación,
-Documentos de Rendición y Control.
anexo L foliación; Directiva de
10 -Documentos de uso Interno.
Operaciones Logísticas 00162/2019
-Documentos de archivo.
-Biblioteca
Directiva de Operaciones Logísticas 00162/2019

Ley 594 de 2000 General de Archivos

art. 15 Responsabilidad especial y
obligaciones de los servidores públicos. Actas de entrega de los cargos, de acuerdo con los
traslados y otras novedades de personal, (en caso de
11
no haber acta de entrega, debe existir acta de
Acuerdo No. 038 de 2002 art 2 y 3 levantamiento).
Archivo General de la Nación

Decreto No. 2693/2012 Art.6, numeral 3

"Tecnología y Ambiente"
Manejo de información en medio digital.
Directiva Presidencial Nº 04/2012 cero
Cumplimiento política cero papel.
papel.
12 Directiva Presidencial Nª01/2016
Comprobar si se imprime a doble cara.
austeridad
Restricción de impresiones a todo color
Duplicidad de información en medio físico
Directiva permanente Nº 01023/2016
"Cumplimiento eficiencia administrativa y
lineamiento de la Política cero papel"

Verificar si el Jefe de la Sección de Transportes está

13
nombrado por Orden Semanal.

Verificar que tenga el acta de entrega de la sección

14
de Transporte.

Verificar que se realicen las actas de asignación de

15
los vehículos y herramientas de la Unidad.

Verificar que se estén realizando las actas de revista

16 Directiva de Planeamiento Logistico mensual y confrontación de cargos de acuerdo al
00000050/2021 Anexo G Transportes; formato vigente.
Directiva No 00162/2019 Proceso de
Operaciones Logísticas Anexo E
Transportes
 CALIFICACIÓN

Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Directiva de Planeamiento Logistico Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)
00000050/2021 Anexo G Transportes;

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60-74

75-90
Directiva No 00162/2019 Proceso de

< 60
Operaciones Logísticas Anexo E
Transportes
Verificar que cada vehículo cuente con la carpeta
maestra (vehículos - Motocicletas etc.) según
17
parámetros establecidos en la Directiva de
Operaciones Logísticas 00162/2019

Verificar que existan las actas de las academias

dictadas al personal de la Sección de Transportes
18
sobre la lectura y explicación de circulares,
Mantenimiento, prevención de accidentes, etc.?

NORMATIVIDAD

Ver normograma y de acuerdo con el proceso,

comprobar la normatividad que lo regula.
Circular No. 2021101012274493:MDN-
Selectivamente establecer si se cuenta con las
19 COGFM-COEJC-CEIGE-13.1 del 22 de
normas relacionadas en el normograma y si el
septiembre de 2021
personal las conoce y se referencia en las mismas
para el desarrollo de las actividades
correspondientes.

SUBTOTAL % #DIV/0!
E. FUNCIONAMIENTO (50%)

Constate que las características de los vehículos

Boletín No 37 del 28 Julio de 2020 DISIL como: Series, No. de motor, y Plaquetas de los
20 alineado con el Boletín SILOG MDN vehículos, correspondan a la licencia de tránsito y la
No.42 del 30 Noviembre de 2015 información técnica en el módulo de gestión de
Almacenes. Boletín No 37 del 28 Julio de 2020 DISIL.

Directiva No 00162/2019 Proceso de Verifique la trazabilidad entre los desplazamientos

21 Operaciones Logísticas Anexo E registrados en la “Boleta de abordo”, y “libro control
Transportes de vehículos Militares” que se lleva en la guardia.

Constate que se encuentren organizados los

Directiva permanente No 01127/2016
22 diferentes grupos para actuar en caso de siniestro,
Gestión del Riesgo de Desastres
reacción y contraataque.

Verifique que en la Sección de Transportes existan

los siguientes documentos:
• Directiva estructural
23 • Código Nacional de Tránsito.
• Catálogos y manuales técnicos de los vehículos.
• Folios de vida de cada vehículo con la
Directiva de Planeamiento Logistico documentación de identificación.
00000050/2021 Anexo G Transportes;
Directiva No 00162/2019 Proceso de
Operaciones Logísticas Anexo E
Transportes Confronte el inventario físico de la sección con el
24 inventario del almacén de transportes y/o intendencia
de la Unidad en ERP-SAP.

Verificar que el personal de la sección de transportes

25 se encuentre certificado por la escuela
correspondiente.

EMPLEO Y FUNCIONAMIENTO DEL PARQUE

AUTOMOTOR
Verificar el estado físico de funcionamiento de los
vehículos (Servicio, Fuera de Servicio,
26 Mantenimiento, entre otros), además del status
actualizado en perfil de almacenes y módulo
mantenimiento (Activos Fijos) ERP-SAP
 CALIFICACIÓN

Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

91-100
60-74

75-90
< 60
Verificar los vehiculos que fueron desnaturalizados en
el presente año y/o años anteriores que tengan la
documentacion soporte. Si la unidad cuenta con
vehiculos pendientes por desnaturalizar verificar que
esten en el plan de desnaturalizacion del CEDE4, si
27 no verificar porque los vehiculos no han sido
desnaturalizados y que gestiones han adelantado
para desnaturalizarlos, verificar que los vehiculos que
se encuentren pendientespor desnaturalizar no les
esten cargando combustible y/o repuestos y se
encuentren en estatus inactivos

Verifique si la Sección de Transportes, cuenta con

28 las herramientas necesarias para realizar
mantenimiento.

Verificar que los desplazamientos de vehículos fuera

de la guarnición se realizan de acuerdo a lo dispuesto
29
en la Directiva No 00162/2019 Proceso de
Operaciones Logísticas Anexo E Transportes

Verifique que el odómetro en los vehículos se

encuentre en buen funcionamiento y/o solicitud ante
30
el departamento de Logistica para actualizacion y/o
arreglo.

Verificar el color y la identificación de los vehículos de

31 acuerdo a Directiva de Planeamiento Logistico
00000050/2021 Anexo G Transportes
Directiva de Planeamiento Logistico
Constate que los vehículos tengan la póliza de
00000050/2021 Anexo G Transportes;
32 seguro obligatoria contra accidentes de tránsito
Directiva No 00162/2019 Proceso de
(SOAT) vigente.
Operaciones Logísticas Anexo E
Transportes Normas Para transitar fuera
de la Guarnición.
Verifique el estado de los procesos administrativos y
33 disciplinarios adelantados por daños en los vehículos
o actuaciones irregulares de los conductores.

Verificar que los vehículos se encuentren a paz y

34 salvo por temas relacionados con infracciones de
tránsito.(SIMIT)

Verifique que los conductores se encuentren a paz y

35 salvo por temas relacionados con infracciones de
tránsito.(SIMIT)

Verifique que los conductores tengan la licencia de

36 tránsito actualizada y corresponda a la categoría del
vehículo asignado. (RUNT)

Verifique la asignación y listados de las tarjetas TIE

37
que corresponden a cada vehículo.

Verifique que los vehículos cuenten con el equipo de

carretera, efectúe la prueba del gato levantando el
38 vehículo al cual está asignado, compruebe que la
copa de pernos corresponda al diámetro de las
tuercas de las ruedas.

Verifique que los vehículos tengan la licencia de

39 tránsito y estén matriculados con el NIT 800130632-
4 Ejército Nacional

Verifique los vehículos que no están matriculados con

el NIT 800130632-4 Ejército Nacional, se encuentren
40 a paz y salvo por concepto de impuestos de
rodamiento ante las oficinas de recaudo Municipal o
Departamental

COMBUSTIBLES, GRASAS Y LUBRICANTES.

 CALIFICACIÓN

Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

91-100
60-74

75-90
< 60
Verificar las entradas de combustible en ERP-SAP,
41 por todo concepto (Partida Fiscal, Convenios,
Donación, Fondo Interno, entro otros).

Verifique que la cantidad de combustible suministrada

a los vehículos no exceda la capacidad del tanque y
42
que coincida con el kilometraje registrado en la tabla
de abordo y orden de marcha.

Verifique que el combustible suministrado haya sido

recibido por los vehículos que figuran en inventarios
de la DISIL- y que a su vez, este vehículo cuente con
43
empadronamiento militar y centro de costo asociado
en el sistema SAP-ERP, esto para partida fija y
Urgencia funcional.

Verificar la trazabilidad del consumo de combustible

44
Directiva de Planeamiento Logistico
00000050/2021 Anexo G Transportes;
Directiva No 00162/2019 Proceso de
45 Operaciones Logísticas Anexo E
Transportes Normas
Boletín Técnico No 04/2016 Movimientos
de Combustible
46
confrontando: libros de consumo de combustibles,
anexos T, Boucher.
Si la Unidad cuenta con sistema documental ORFEO,
se debe registrar la orden de suministro, de lo
contrario, se debe verificar el libro consecutivo de
órdenes de suministros que maneja la unidad y
órdenes de marcha.
Verificar la actualización oportuna de los puntos de
medida Contador de Combustible VS Contador
Kilometraje en el modulo mantenimiento y/o la
gestión realizada ante CEDE4-COLOG
Compruebe el consumo de combustible con el
recorrido promedio de los vehículos, establezca los
kilómetros diarios recorridos de acuerdo al
combustible suministrado y verifique su trazabilidad.

Verifique que se estén empleando lubricantes

47
acordes al funcionamiento del equipo de transportes.

Verificar los saldos de la estación de servicio vs stock

48 almacén transacción ZMMLX02 ERP-SAP, de
acuerdo a certificación emitida por la EDS.

Verifique que no existan deudas o créditos sin

49
respaldo presupuestal.

Verifique que se registre diariamente el consumo de

combustible vs kilometraje según el anexo T, el cual
50 corresponde a las salidas de combustible del
almacén, las cuales están imputadas a los centros de
costo de cada vehículo.

MANTENIMIENTO ( REPUESTOS, MANO OBRA)

Efectúe un cruce entre las salidas de almacén por

repuestos, Órdenes de suministro si la unidad cuenta
con sistema ORFEO esta se debe de encontrar
ORFEADA y a su vez verificada en el sitema ORFEO
verificando el numero del registro que corresponda al
documento, si no verificar el libro concecutivo de
51
Directiva de Planeamiento Logistico ordenes de suministros que maneja la unidad,
00000050/2021 Anexo G Transportes; Ordenes de Mantenimiento, y registro de los folios de
Directiva No 00162/2019 Proceso de vida de los vehículos, constate que el Jefe de
Operaciones Logísticas Anexo A Transportes firme la salida del almacén de los
Mantenimiento y Anexo E Transportes repuestos, en constancia que recibió el elemento,
verifique el elemento.

Verifique que los mantenimientos se registren en el

folio de vida de los vehículos debidamente firmados y
52
selectivamente verifique en fisico con el conductor si
se realizo el cambio.
 CALIFICACIÓN

Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

91-100
60-74

75-90
< 60
Constate que las reparaciones y adquisiciones del
plan de abastecimientos de la Unidad, se haya
realizado, compruebe los suministros y trabajos
realizados en el módulo gestión de mantenimiento
53
ERP-SAP y que este a su vez coincida con el
contrato en precios y en mantenimiento y repuestos y
sea igual lo que este registrado en el folio de vida del
vehiculo.

Verificar formatos de indicadores de mantenimiento

del equipo automotor, son la base para la elaboración
54
del plan de mantenimiento del mes siguiente y se
encuentre nombrado en la orden del dia de la unidad.

Verifique en el módulo gestión de mantenimiento

ERP-SAP la inversión de las partidas especiales,
situadas a la Unidad como apoyo para efectuar
mantenimiento Mayor al parque automotor,
55
constatando que la orden de mantenimiento
generada, al realizar la sumatoria de los costos
deben ser igual al de las partidas situadas y a su vez
verificar que en el folio de vida del vehiculo sea igual.
Directiva de Planeamiento Logístico
00000050/2021 Anexo G Transportes;
Efectúe un cruce y verificacion el estado de la
herramienta y equipos asignados a la sección de
Directiva No 00162/2019 Proceso de transportes, constate que estos elementos tengan un
56 Operaciones Logísticas Anexo A responsable y asignados mediante acta al que tenga
Mantenimiento y Anexo E Transportes encargada la herramienta, y que se les esté dando un
uso adecuado, y se les efectúe mantenimiento.

Verifique que los repuestos cambiados sean

reintegrados al almacén, y que los mismos sean
57 vendidos como chatarra y la consignación de la venta
quede efectuada en la cuenta destinada por el MDN
para tales efectos.

Verifique que el vehículo que figura en el horario de

58 mantenimiento y orden del día, se le esté efectuando
mantenimiento.

El Jefe de Transportes realiza los planes de

mantenimiento y servicios de acuerdo a las
59
necesidades de cada vehículo de la sección de
transportes.

Verifique que las órdenes de mantenimiento se

60 encuentren cerradas en su totalidad (cierre comercial)
dentro del periodo contable.

Verifique el estado actual de las baterías de los

vehículos y la última asignación contra una orden de
61
mantenimiento al equipo de transportes, y compruebe
su tasa de falla para establecer el desgaste real.

Verificar que todos los servicios externos realizado al

equipo de transporte sean cargados a una orden de
62
mantenimiento y verificar el folio de vida del vehiculo
Directiva de Planeamiento Logistico que quede registrado.
00000050/2021 Anexo G Transportes.

Directiva No 00162/2019 Proceso de Verificar que dentro de los planes de mantenimiento

Operaciones Logísticas Anexo A de la Unidad se programen las Revisiones Tecno
63 Mantenimiento y Anexo E Transportes mecánica y de Gases (Directiva No 00162/2019
Proceso de Operaciones Logísticas Anexo A
Mantenimiento y Anexo E Transportes)

Verifique el estado actual de las llantas de los

vehículos y la última asignación contra una orden de
64
mantenimiento al equipo de transportes, y compruebe
su tasa de falla para establecer el desgaste real.
 CALIFICACIÓN

Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

91-100
60-74

75-90
< 60
SUBTOTAL %
#DIV/0!
F. SISTEMAS DE INFORMACIÓN (5%)

Verificar que el Jefe de Transporte esté certificado en

el módulo correspondiente del sistema de información
65 Directiva Estructural 00162/2019 Anexo
G "Guía de Reunión y Revista Logística SILOG, (Jefe de trasportes Módulo PM
Administrativa" Cap. II "Aspectos Mantenimiento).
Generales" Áreas o dependencias a
revistar Verificar que la licencia o usuario SILOG del Centro
66 logístico del modulo Mantenimiento se encuentre a
nombre del Jefe de Transportes.
SUBTOTAL % #DIV/0!
G. CONTROL Y SEGUIMIENTO (10%)

¿Se realizan reuniones, para emitir órdenes,

coordinar actividades, entre otros aspectos, también
67
se realiza seguimiento a las órdenes impartidas
tareas asignadas, para asegurar su cumplimiento ?

Se realiza Seguimiento a los cronogramas

68
Modelo Integrado de Planeación y establecidos.
Gestión, Manual Operativo, V. 4, marzo
de 2021 Control a los requerimientos efectuados a las
69
unidades.

Seguimiento planes de mejoramiento de la

70
Contraloría General de la república.

Seguimiento a los diferentes planes establecidos por

71
la dependencia.

SUBTOTAL %
#DIV/0!
TOTAL % #DIV/0!

Inspector Delegado o Inspector Auxiliar: (Grado, nombres y apellidos) Inspeccionados: (Grado, nombres y apellidos - Cargo)

La presente lista de verificación es una herramienta para realizar evaluación o verificación de una dependencia, área o proceso y no se constituye en referente legal. Son dinámicas y cambiantes.