FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
EJÉRCITO NACIONAL
Código: FO-CEIGE-162
Área y/o proceso: Control de Inventarios - Área Control de Inventarios CENAC
Unidad inspeccionada: Centrales Administrativas y Centrales CENAC
Fecha de la inspección: (Lapso)
Norma de referencia y/o criterio de
No.
verificación
TOE vigente y aprobada
Funciones y responsabilidades
Manual específico de funciones
competencias laborales
Circular No. 006/2015 Actualización
circular Nro.616346/2010 Jefe Bienes en
Servicio (propiedad planta y equipo)
perfil, funciones y responsabilidades.
(Numeral 7.4, literal 7.1 a)
Circular No. 006/2015 Actualización
circular Nro.616346/2010 Jefe Bienes en
Servicio (propiedad planta y equipo)
perfil, funciones y responsabilidades.
(Numeral 7.4, literal 7.1 b)
Circular No. 006/2015 Actualización
circular Nro.616346/2010 Jefe Bienes en
Servicio (propiedad planta y equipo)
perfil, funciones y responsabilidades.
(Numeral 7.4, literal 7.1 c)
Directiva permanente Nro. 0241/2013
"Programa de inducción y re inducción
para los servidores públicos del Ejército
Nacional
LISTA DE VERIFICACION INSPECCIÓN
MACROPROCESO: Gestión Financiera
PROCESO INSPECCIONADO: Gestión Contable
Versión: 1 Fecha de emisión: 2014-02-27 Pág. 1 de
Lista de verificación actualizada a fecha: 2018-05-15
No. y fecha de directiva y/o documento que origina la inspección
Responsable del área y/o proceso inspeccionado: (Grado, nombres Cargo:
y apellidos)
CALIFICACIÓN
Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
Soporte documental y/o evidencia
(Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)
< 60
100
60-
75-
91-
74
90
A. ORGANIZACIÓN
Organización de la dependencia: organigrama,
misión, visión, capacidades.
Listado de personal de la dependencia identificando
el cargo asignado.
Verificar la asignación del cargo, de acuerdo con el
perfil establecido, teniendo en cuenta la especialidad,
cursos, conocimientos y experiencia del personal.
Comprobar que los cargos están de acuerdo con la
TOE.
Comprobar si cuenta con la infraestructura física
(Instalaciones, y equipo de oficina) y tecnológica
(Hardware, software, redes) necesarias para el
desarrollo del proceso.
Funciones del personal, cruzar con el manual y folio
y de vida.
Notificación de las funciones de acuerdo con el cargo
asignado. Verificar asignación del cargo en la orden
del día.
PERFIL DEL CARGO
El Jefe del área de control de inventarios debe ser
oficial, suboficial administrativo o logístico y civil de
profesión contador o carreras afines.
Los funcionarios de las secciones (Centro de Costos
- Propiedades, planta y equipo), deben ser
suboficiales administrativos, logísticos, o civiles.
Poseer conocimientos en el manejo del sistema SAP
y cuenta con las herramientas requeridas para su
acceso (usuario, claves y perfil auditor)
Los funcionarios del área de control de inventarios
cuentan con la Inducción y Re inducción en los
temas específicos de su área.
B. PLANEAMIENTO
 CALIFICACIÓN
Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

< 60

100
60-

75-

91-
74

90
PLAN DE ACCIÓN - INFORME DE GESTIÓN PLAN
DE ACCIÓN
Informe de Gestión Plan de acción, componente
Directiva Permanente No. 0203/2017 estratégico (si le aplica) y componente de proceso,
"Seguimiento y evaluación de la gestión formato FO-CEDE5-DISEV-892:
y resultados para el Ejército Nacional,
bajo la metodología de Balanced Score - Indicadores
- Metas propuestas
ANEXO E - Instructivo para el - Resultado de las metas propuestas, debidamente
diligenciamiento formato Informe de soportados.
Gestión Plan de Acción. - Análisis de los resultados en forma cuantitativa y
cualitativa, que permitan evidenciar el impacto.
ANEXO F - Instructivo para el
diligenciamiento del formato Plan de
Acción. Plan de Acción formato FO-JEM-DIPLA-072,
cumplimiento de las tareas propuestas debidamente
soportados y análisis de los resultados esperados y
alcanzados.
C. ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS
Directiva Permanente No. 1068/2016 Identificación de riesgos, verificación de los soportes
"Lineamientos generales para la
de acuerdo con las acciones propuestas, así como el
administración de riesgos en el Ejército
seguimiento realizado por la dependencia. Formato
Nacional". FO-CEDE5-DIGEC-487.
En el caso de riesgos materializado, verificar las
Anexo A Metodología administración del acciones tomadas.
riesgo
D. DOCUMENTACIÓN
Ley 594/2000, - Archivo de gestión, organización de las carpetas
Art. 4 literal d) Responsabilidad, de acuerdo con las series, subseries.
Art. 26 Inventario Documental.
- Aplicación de las Tablas de retención documental -
Acuerdo No. 042/2002 criterios para la TRD
organización de archivos Art 4.
- Transferencias al archivo central, verificar el
Directiva Permanente No. 01016/2016 Formato Único de Inventario Documental - FUID
"Instrucciones para la aplicación del
proceso de Gestión Documental en el - Seguridad del archivo, en cuanto a conservación de
Ejército Nacional" Anexo B producción la documentación, acceso del personal, entre otros
documental, anexo D organización aspectos.
documental, anexo E transferencia,
anexo J unidades de conservación,
anexo L foliación.
Ley 594 de 2000 General de Archivos
art. 15 Responsabilidad especial y Actas de entrega de los cargos, de acuerdo con los
obligaciones de los servidores públicos. traslados y otras novedades de personal, (en caso
de no haber acta de entrega, debe existir acta de
levantamiento).
Acuerdo No. 038 de 2002 art 2 y 3
Archivo General de la Nación
Manejo de información en medio digital.
Decreto No. 2693/2012 Art.6, numeral 3
Cumplimiento política cero papel.
"Tecnología y Ambiente"
Comprobar si se imprime a doble cara.
Directiva Presidencial Nº 04/2012 cero
Restricción de impresiones a todo color
papel.
Duplicidad de información en medio físico
Directiva Presidencial Nª01/2016
austeridad

Directiva permanente Nº 01023/2016

"Cumplimiento eficiencia administrativa y
lineamiento de la Política cero papel"
NORMATIVIDAD
 CALIFICACIÓN
Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

< 60

100
60-

75-

91-
74

90
Manual de implementación Modelo Ver normograma y de acuerdo con el proceso,
Estándar de Control Interno - MECI comprobar la normatividad que lo regula.

Procedimiento Control de Documentos Selectivamente establecer si se cuenta con las

P-JEM-DIPLA-044 normas relacionadas en el normograma y si el
personal las conoce y se referencia en las mismas
para el desarrollo de las actividades
correspondientes.

Resolución No. 533 de 2015 "Por la cual se

incorpora, en el Régimen de Contabilidad La Unidad conoce y aplica el nuevo marco normativo
Pública, el marco normativo aplicable a en sus actividades diarias, para el reconocimiento y
entidades de gobierno y se dictan otras clasificación de los bienes y servicios?
disposiciones"
Resolución Nro. 9529 del 26/12/2017 Por la
cual se actualiza el manual de La Unidad conoce y aplica los procedimientos para el
procedimientos administrativos para el manejo, custodia y administración de los bienes
manejo de bienes del Ministerio de Defensa devolutivos y bienes de consumo?
Nacional.

Resolución Nro. 9528 de 2017 Por la cual se

adoptan las Políticas Contables para la
implementación del Nuevo Marco Normativo La Unidad conoce las políticas contables emitidas
Contable expedido por la Contaduría General por el Ministerio de Defensa Nacional y las aplica en
de la Nación en el Ministerio de Defensa los procesos que correspondan?
Nacional y Policía Nacional y se dictan otras
disposiciones.
E. FUNCIONAMIENTO
ACTIVIDADES ESPECIFICAS
Circular No. 006/2015 Actualización Elaborar el plan de trabajo y su respectivo
Circular n°616346/2010 Jefe Bienes en cronograma, contemplando todas las actividades que
Servicio (propiedad planta y equipo) va a realizar en el año, esto con el propósito de
perfil, funciones y responsabilidades controlar los inventarios de las diferentes unidades
(Numeral 7.4, literal 7.4.2 - 1) que centraliza administrativamente la CENAC.
De acuerdo al cronograma establecido para las
visitas de inventarios el jefe del área de Control de
inventarios de la CENAC en coordinación con el Jefe
Directiva permanente 01096 del 2016 de bienes en servicio de las unidades deben efectuar
Procedimiento de Control de Inventarios verificación de los bienes que estén físicamente en
(Numeral 8, literal A, apéndice 4) las dependencias y confrontarlos con los bienes en
inventarios que están reportados por el sistema
SAP–SILOG en cada uno de los centros de costo

Circular No. 006/2015 Actualización Elaborar el informe con las observaciones

Circular n°616346/2010 Jefe Bienes en
Servicio (propiedad planta y equipo)
perfil, funciones y responsabilidades
(Numeral 7.4, literal 7.4.2 - 52 y
Numeral 7.5 literal 2)
encontradas en las visitas de inventarios, el cual
debe ser remitido al Jefe de Estado Mayor de la
Unidad Operativa Menor y Comandante de la unidad
Táctica estableciendo plazos para la corrección de
las mismas.

Verificar los inventarios y actas de actualización de

Directiva permanente 01096 del 2016 cargos mensuales que envían las unidades
Procedimiento de Control de Inventarios administrativamente las coteja con la información
(Numeral 8, literal A, apéndice 2) reportada por las áreas técnicas, por los
almacenistas y la del aplicativo SAP-SILOG

Norma de referencia y/o criterio de
No.
verificación
Oficio circular Nro.20144940283871:
MDN-CGFM-CE-15-10 Roles y
funciones administrativas unidades
tácticas y directores CENAC ( Pg. 15 )
Circular No. 006/2015
Actualización Circular Nro.616346/2010
Jefe Bienes en Servicio (propiedad
planta y equipo) perfil, funciones y
responsabilidades (Numeral 7.4.2, Literal
15 )
Directiva permanente 01096 del 2016
Procedimiento de Control de Inventarios verificando que los bienes perdidos hayan sido
(Numeral 8, literal A, apéndice 8)
Circular No. 006/2015 Actualización
Circular n°616346/2010 Jefe Bienes en
Servicio (propiedad planta y equipo)
perfil, funciones y responsabilidades
(Numeral 7.4, literal 7.4.2 apéndice 50)
Circular No. 006/2015 Actualización
Circular n°616346/2010 Jefe Bienes en
Servicio (propiedad planta y equipo)
perfil, funciones y responsabilidades
(Numeral 7.4, literal 7.4.2 apéndice 50)
Circular No. 006/2015 Actualización
Circular n°616346/2010 Jefe Bienes en
Servicio (propiedad planta y equipo)
perfil, funciones y responsabilidades
(Numeral 7.4, literal 7.4.2 apéndice 50)
Oficio circular Nro.20144940283871:
MDN-CGFM-CE-15-10 Roles y
funciones administrativas unidades
tácticas y directores CENAC (Numeral
3 , Pág. 15) Manual de almacén por la transacción ZMMLX02, material en
procedimientos administrativos para el tránsito por la transacción MB5T, movimientos y
manejo de bienes del Ministerio de
Defensa Nacional vigencia año 2018
(4.12.1.3 Responsabilidades)
CALIFICACIÓN
Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
Soporte documental y/o evidencia
(Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)
< 60
100
60-
75-
91-
74
90
Verificar el estado de los bienes relacionados en la
cuenta 1514 Inventarios los cuales no deben
permanecer en depósito por más de sesenta (60)
días, estos deben corresponder a las necesidades
reales de la Unidad y realiza todos los proceso para
realizar las depuraciones a que haya lugar e informa
a los comandantes para tomar las acciones
correspondientes.
Verificar mensualmente los informativos
administrativos por daño o perdida; para lo anterior
recibe de los G4, B4 y S4 la sabana con el estado
de las Investigaciones Administrativas por pérdida o
daño de bienes que se adelantan al interior de cada
una de las unidades y en coordinación con el
Contador, actualizar los registros contables,
retirados de los inventarios y que los bienes dañados
hayan sido retirados de las cuentas del servicio,
dejando un informe de las novedades a las
unidades. Los registros de la cuenta 8361 se
reversar con el fallo en segunda instancia y los
inventarios de la cuenta de orden 8315 se retiran una
vez publicada la OAS por parte del departamento
correspondiente.
Coordinar el nombramiento del inspector por cada
centro de costos para realizar las actas de revista
mensual de las dependencias de la CENAC,
verificando los bienes físicamente vs el sistema SAP
-SILOG.
Realizar verificación y cruce mensual de los bienes
que están en servicio por dependencias (Centro de
Costos), manteniendo actualizada en la plataforma
SAP-SILOG los CECOS, revisando su estructura,
depurando los CECOS que no se estén usando
bloqueándolos o eliminándolos cuando a ello haya
lugar, generando un informe de las novedades a las
unidades.
En coordinación de los jefes de bienes en servicio
realizar la actualización de los responsables por cada
Centro de costos y de las unidades centralizadas por
la CENAC.
REVISION ESTADO DIARIO DE PROPIEDADES,
PLANTA Y EQUIPO (BOLETINES DIARIOS)
Recibir diariamente de los almacenistas de las
Unidades los boletines diarios y el consolidado de
almacenes, con todos sus soportes, debidamente
firmados por los competentes, que sean los
originales y efectúa verificación en el sistema SAP-
SILOG de los movimientos registrados (entradas,
salidas, traspasos etc.) crucen con el stock de
saldos por la transacción FS10N , el correcto
direccionamiento de los bienes y servicios a la
cuenta contable que corresponda, actividad de la
cual se generara el informe correspondiente
enterando a los almacenistas y haciendo
seguimiento a las correcciones pertinentes.
 CALIFICACIÓN
Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

< 60

100
60-

75-

91-
74

90
Verificar en el sistema SAP-SILOG que las salidas
de combustible afecten centro de costo del vehículo
y que los valores registrados crucen con el anexo T
(Consumo diario de Combustible) - Transacción SAP
S _A LR_ 87013611.

Verificar que los bienes donados (DIAN, personas

naturales, jurídicas) sean incorporados con sus
respectivos soportes (Resolución de Donación, acta
de donación) y que los registros contables
Directiva permanente 01096 del 2016
correspondan a los establecidos para tal fin en las
Procedimiento de Control de Inventarios
directivas y circulares. Solicita mensualmente al
(Numeral 12, literal C).
Comando Logístico, la relación de Resoluciones de
Circular No. 006/2015 Actualización
Donación de la Dirección de Impuestos y Aduanas
Circular Nro.616346/2010 Jefe Bienes
Nacionales DIAN, y constata en cada Unidad que se
en Servicio (propiedad planta y equipo)
hayan dado de alta en forma correcta, completa y
perfil, funciones y responsabilidades
oportuna.
(Numeral 7.4.2, Literal 16 -17 )

Oficio circular Nro.20144940283871: Verificar que los bienes donados (personas

MDN-CGFM-CE-15-10 Roles y
funciones administrativas unidades
tácticas y directores CENAC ( Pg. 16 )
Circular No. 006/2015 Actualización
Circular Nro.616346/2010 Jefe Bienes
en Servicio (propiedad planta y equipo)
perfil, funciones y responsabilidades.
Manual de
procedimientos administrativos para el
manejo de bienes del Ministerio de
Defensa Nacional vigencia año 2018
(3.1.1.5 - 3.2.1.4 - 4.1.2.5 - 4.2.1.6
Comodatos)
naturales, jurídicas) sean incorporados con sus
respectivos soportes (Resolución de Donación, acta
de donación) y que los registros contables
correspondan a los establecidos para tal fin en las
directivas y circulares. (Observando los topes y
condiciones establecidos en la Resolución de
Delegación del Gasto vigente)
Verificar que los contratos de comodato existentes
estén cumpliendo con las condiciones pactadas
(seguros, tiempo de tenencia por parte de la Unidad,
mantenimientos, combustible, partidas fijas, áreas de
operación o circulación, condiciones de reintegro de
los bienes, entre otros), que estén vigentes y que
contablemente estén registrados en las cuentas de
los almacenes.

Reconocimiento de recursos y bienes.

asignados por FONSET Ley 418 de
1997 Directiva Permanente n° 00104
del 2018 Lineamientos para el
Verificar que los bienes recibidos por Ley 418/97 se
planeamiento viabilizarían y ejecución de
hayan dado de alta contablemente en las cuentas
los recursos provenientes de los fondos
correspondientes y de acuerdo a lo planeado por los
de seguridad y convivencia ciudadana
Municipios, Alcaldías y Gobernaciones, en las
nacional y territorial FONSECON y
vigencias correspondientes.
FONSET. OFI18-34259
del 18 de abril del 2018 reconocimiento
contable hechos económicos vigencias
económicas anteriores

Manual de procedimientos
administrativos para el manejo de bienes
del Ministerio de Defensa Nacional
vigencia año 2018 ( 4.1.2,10.9)
Circular No.
Verificar que los convenios de colaboración se
006/2015 Actualización Circular
encuentren reconocidos contablemente y que se
Nro.616346/2010 Jefe Bienes en
amorticen en la medida que ingresan los bienes y
Servicio (propiedad planta y equipo)
servicios, una vez se incorporen en la cuenta fiscal
perfil, funciones y responsabilidades
de la unidad centralizadora.
(Numeral 23 - 24)
CIR2014-365 de fecha
15/10/2014 MDN Procedimiento
contable Convenios de colaboración,
cooperación y/o coordinación
 CALIFICACIÓN
Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

< 60

100
60-

75-

91-
74

90
Directiva permanente n°21/2009
Procedimiento para el manejo de armas,
municiones y accesorios, incautados,
decomisados, en deposito temporal,
devueltos o entregados al estado y/o Verificar que todas las armas incautadas (Ley
bajo control y custodia en unidades 600/00) y en cadena de Custodia (Ley 906/04),
militares y de la policía nacional. estén cargadas en el sistema SAP-SILOG en
Circular No. 006/2015 cuentas de orden.
Actualización Circular Nro.616346/2010
Jefe Bienes en Servicio (propiedad
planta y equipo) perfil, funciones y
responsabilidades (Numeral 28)

DEPURACION INVENTARIOS
CIR2015-302 24/06/2015 Depuración Verificar que los bienes registrados en la cuenta
inventarios - Bienes muebles en bodega 1635 correspondan a bienes nuevos, no estén
Ministerio de Defensa. Circular No. mezclados con bienes usados y que no hayan
006/2015 Actualización Circular permanecido en bodega por más de treinta (30) días.
n°616346/2010 Jefe Bienes en Servicio
(propiedad planta y equipo) perfil,
funciones y responsabilidades (Numeral
7.4, literal 7.4.2 apéndice 42)
Manual de procedimientos Verificar el estado de los bienes que se encuentran
administrativos para el manejo de bienes relacionados en la cuenta 1636 Propiedades planta y
del Ministerio de defensa nacional año equipo en mantenimiento, los cuales no pueden
2018 (3.2.1.6 Salida de bienes a superar los 60 días (con excepción de las
reparaciones y mantenimiento) aeronaves).
CIR2015-237 12/05/2015 Depuración Verificar que los bienes en depósito registrados en la
inventarios Propiedad planta y equipo no cuenta 1637 propiedades planta y equipo no
explotados Ministerio de Defensa. explotados, no lleven más de tres (3) meses en ese
Circular No. 006/2015 estado.
Actualización Circular n°616346/2010
Jefe Bienes en Servicio (propiedad
planta y equipo) perfil, funciones y
responsabilidades (Numeral 7.4, literal
7.4.2 apéndice 43)
Oficio circular Nro.20144940283871:
MDN-CGFM-CE-15-10 Roles y
funciones administrativas unidades
tácticas y directores CENAC (Numeral
3 , Pág. 15) Circular No.
Verificar permanentemente el reintegro oportuno de
006/2015 Actualización Circular
los bienes inservibles por deterioro, obsolescencia o
n°616346/2010 Jefe Bienes en Servicio
por cambio de tecnología, siguiendo los
(propiedad planta y equipo) perfil,
procedimientos establecidos en el manual de bienes
funciones y responsabilidades (Numeral
y aplicación de las normas contables.
7.4, literal 7.4.2 apéndice 11)
Directiva
permanente 01096 del 2016
Procedimiento de Control de Inventarios
(Numeral 8, literal A, Apéndice 5).

Verificar que los bienes registrados en cuentas de

orden 8315 Activos Retirados se les haya realizado
la ZCOURD, no lleven más de treinta (30) días, toda
vez que es el tiempo máximo para determinar su
destino final.
 CALIFICACIÓN
Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

< 60

100
60-

75-

91-
74

90
Efectuar verificación del cumplimiento de la política
de propiedades planta y equipo del MDN, en relación
a la depuración de los bienes devolutivos que
cuestan menos de 50 UVT (unidad de valor tributario
año incorporación cuenta fiscal), con excepción de
armamento, equipo de comunicaciones, inmuebles y
semovientes.

Verificar que los Almacenistas hayan efectuado el

cambio de la clave de amortización MDN o GWG por
0000 para los bienes cuyo costo sea inferior a 50
UVT con el fin de evitar su depreciación y afectar el
gasto en el momento de su traslado a control
administrativo observando las instrucciones del
SILOG según BOLETIN Nro.09 de 2018.
ANEXOS CUENTA FISCAL
El Jefe del área de Control de inventarios de la
CENAC debe elaborar los anexos de la cuenta Fiscal
que se rinden mensualmente a la Dirección
Financiera y entregarlos al Contador de la unidad en
medio magnético e impreso debidamente firmados,
así: a.   
Anexo semovientes.
b. Construcciones en curso
c. Bienes recibidos sin
contraprestación d.
Donaciones
e. Sobrantes de bienes.
f. Recuperaciones.
g. Baja de bienes.
h. Bienes incautados y decomisados.
i. Bienes plan Colombia.
j. Responsabilidades en proceso.
k. Inventarios por dependencia o centro de costo.
l. Actas de revista trimestral de bienes.
M. Certificado toma física de bienes JEM

Oficio circular Nro.20144940283871:

Realizar mensualmente pruebas selectivas a los
MDN-CGFM-CE-15-10 Roles y
bienes en depósito, estableciendo sobrantes o
funciones administrativas unidades
faltantes e informarlos a los responsables para que
tácticas y directores CENAC (Numeral
se hagan los ajustes pertinentes a los inventarios.
3 , Pág. 16)
Verificar que las Unidades que apoya
administrativamente realicen el inventario total de
bienes por dependencias (centro de costos) con
Directiva permanente 01096 del 2016
corte al 30 de junio y a 31 de diciembre de cada año,
Procedimiento de Control de Inventarios
firmados por los responsables, dentro de los plazos y
(Numeral 8, literal A, Apéndice 7).
formatos establecidos, los cuales deben ser
consolidados por el jefe del área de control de
inventarios.
BAJAS FISCALES Y ADMINISTRATIVAS

Manual de procedimientos
Verificar la documentación que soporta las bajas
administrativos para el manejo de bienes
administrativas del material, que coincida con la
del Ministerio de defensa nacional año
exigida por el manual de bienes como son
2018 (4.2.1.4 Baja en cuenta de bienes -
(resolución de baja, actas del comité de baja de
4.2.1.4.3.2).
bienes, acto administrativo que corresponda,
Oficio circular
concepto técnico, acta de destinación final de los
Nro.20144940283871: MDN-CGFM-CE-
bienes, entre otros) y la situación contable (vida útil,
15-10 Roles y funciones administrativas
depreciación acumulada) de los bienes relacionados
unidades tácticas y directores CENAC
en los actos administrativos de baja de bienes.
(Instrucciones generales pág. 17-18)
 CALIFICACIÓN
Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

< 60

100
60-

75-

91-
74

90
F. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

G. CONTROL Y SEGUIMIENTO
Circular No. 006/2015 Actualización
Circular Nro.616346/2010 Jefe Bienes
Verificar en coordinación con los almacenistas que
en Servicio (propiedad planta y equipo)
no existan materiales (bienes de consumo) con la
perfil, funciones y responsabilidades
palabra BORRADO.
(Numeral 7.4, literal 7.4.2 apéndice 48)
Circular No. 006/2015 Actualización
Circular Nro.616346/2010 Jefe Bienes
en Servicio (propiedad planta y equipo)
perfil, funciones y responsabilidades
(Numeral 7.4, literal 7.4.2 apéndice 45)
El jefe del área de Control de inventarios de la
CENAC debe realizar capacitaciones en forma
Oficio circular Nro.20144940283871:
periódica al personal de Jefes de bienes en servicio
MDN-CGFM-CE-15-10 Roles y
de las unidades que centraliza y a su vez debe
funciones administrativas unidades
asesorarlos en todos los procesos y procedimientos
tácticas y directores CENAC ( pág. 16)
contables de bienes.
Directiva permanente 01096 del 2016
Procedimiento de Control de Inventarios
(Numeral 8, literal A, Apéndice 9).

Circular No. 006/2015 Actualización

Verificar que los almacenistas y auxiliares de
Circular Nro.616346/2010 Jefe Bienes
almacén de las unidades que centraliza
en Servicio (propiedad planta y equipo)
administrativamente estén nombrados por la Orden
perfil, funciones y responsabilidades
del Día.
(Numeral 7.4, literal 7.4.2 apéndice 2)
Circular No. 006/2015 Actualización
Circular Nro.616346/2010 Jefe Bienes
Verificar que los almacenistas posean las Pólizas
en Servicio (propiedad planta y equipo)
Globales de manejo vigentes
perfil, funciones y responsabilidades
(Numeral 7.4, literal 7.4.2 apéndice 3)
Coordinar con los almacenistas la actualización
Circular No. 006/2015 Actualización permanente de los datos maestros, verificando por la
Circular Nro.616346/2010 Jefe Bienes transacción AS03 que los almacenistas actualicen
en Servicio (propiedad planta y equipo) (series, marca, color, placas, responsable, etc.) de
perfil, funciones y responsabilidades cada uno de los activos según las directrices
(Numeral 7.4, literal 7.4.2 apéndice 12) vigentes en materia de bienes impartidas por el
Ministerio de Defensa y el grupo SAP –SILOG.

verificar que todos los bienes en servicio posean las

Circular No. 006/2015 Actualización
placas de identificación correspondientes, utilizando
Circular Nro.616346/2010 Jefe Bienes
las etiquetas de código de barras establecidas por el
en Servicio (propiedad planta y equipo)
SAP -SILOG MDN, así mismo apoyar a las unidades
perfil, funciones y responsabilidades
instruyendo la forma de impresión de las plaquetas
(Numeral 7.4, literal 7.4.2 apéndice 7)
que sean requeridas.

Circular No. 006/2015 Actualización

Circular Nro.616346/2010 Jefe Bienes
Verificar que los jefes de dependencia hallan
en Servicio (propiedad planta y equipo)
elaborado las actas de asignación de inventarios de
perfil, funciones y responsabilidades
puestos de trabajo a cada uno de los funcionarios.
(Numeral 7.4, literal 7.4.2 apéndice 9-
10)
Circular No. 006/2015 Actualización
Enviar las observaciones correspondientes a las
Circular Nro.616346/2010 Jefe Bienes
unidades tácticas estableciendo plazos y efectuando
en Servicio (propiedad planta y equipo)
seguimiento al plan de mejoramiento constatando
perfil, funciones y responsabilidades
que se hayan corregido las mismas al 100%
(Numeral 7.4, literal 7.4.2 apéndice 52)

Norma de referencia y/o criterio de
No.
verificación
Circular No. 006/2015 Actualización
Circular Nro.616346/2010 Jefe Bienes
en Servicio (propiedad planta y equipo) responsable de esos cargos en las unidades, que los
perfil, funciones y responsabilidades
(Numeral 7.4.2, Literal 21 -22 )
Directiva permanente 01096 del 2016
Procedimiento de Control de Inventarios físicamente en servicio o en depósito.
(Numeral 12, literal C).
Directiva permanente 01096 del 2016
Procedimiento de Control de Inventarios generados por el sistema SAP- SILOG; que el Jefe
(Numeral 12, literal E).
Circular No. 006/2015
Actualización Circular Nro.616346/2010 edificaciones, contando con la documentación
Jefe Bienes en Servicio (propiedad
planta y equipo) perfil, funciones y
responsabilidades (Numeral 7.4.2, Literal que poseen bienes inmuebles arrendados, hayan
36 -37 - 19 )
Directiva permanente 01096 del 2016
Procedimiento de Control de Inventarios
(Numeral 12, literal D).
Circular No. 006/2015
Actualización Circular Nro.616346/2010
Jefe Bienes en Servicio (propiedad
planta y equipo) perfil, funciones y
responsabilidades (Numeral 7.4.2, Literal
39)
CALIFICACIÓN
Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
Soporte documental y/o evidencia
(Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)
< 60
100
60-
75-
91-
74
90
Verificar en forma selectiva las hojas de vida
actualizadas de los equipos a los cuales se les
realiza mantenimiento frecuente donde se plasme el
mantenimiento preventivo y correctivo.
Garantizar que para el cierre logístico mensual no
existan factores que generen semáforos en rojo
(zonas intermedias, bienes en transito, ordenes de
producción y mantenimiento abiertas con cierre
técnico y cierre comercial, entre otros)
Verificar que no existan órdenes de producción y
órdenes de mantenimiento abiertas en el status, con
cierre técnico y con cierre comercial, al finalizar el
cierre mensual.
Realizar cruce y verificar en coordinación con el
bienes recibidos por el Plan Colombia estén
registrados en el sistema SAP-SILOG, tengan el
indicador L, que coincidan con los inventarios de la
Dirección de Comercio Exterior y que estos existan
Realizar cruce y verificar que los inventarios de
bienes inmuebles del Comando de Ingenieros
coincidan con los inventarios de la Oficina de Finca
Raíz de las Unidades Tácticas y los inventarios
de la Oficina de Finca Raíz de cada Unidad Táctica
posea actualizada la información de los predios y
requerida para cada inmueble. Verificar que las
Unidades Tácticas que apoya Administrativamente y
elaborado el contrato de arrendamiento conforme a
los lineamientos establecidos por el Comando de
Ingenieros y que se hayan reportado a la Dirección
del respectivo CENAC.
Realizar cruce en coordinación de los jefes de
remonta y veterinaria de las unidades y verificar que
los inventarios de semovientes de las Unidades
Centralizadas coincidan con los cargos asignados
por la Dependencia encargada del Comando
Logístico (DISIL) y lo reflejado en el sistema SAP-
SILOG, e informa las novedades a los comandantes
de las Unidades Tácticas.
Realizar cruce en coordinación con los jefes de
transportes de las unidades y verificar que los
inventarios de vehículos de las Unidades coincidan
con los cargos de la Dependencia responsable del
Comando Logístico (DISIL) y lo reflejado en el
sistema SAP-SILOG.
Realizar cruce en coordinación con los Jefes de
equipo fijo ingenieros de las Unidades Centralizadas
y verificar que los inventarios de equipos Fijo de
ingenieros de las Unidades coincidan con los cargos
asignados por el Comando de Ingenieros y lo
reflejado en el sistema SAP-SILOG.
 CALIFICACIÓN
Norma de referencia y/o criterio de Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

< 60

100
60-

75-

91-
74

90
Realizar cruce en coordinación con los almacenistas
de intendencia de las Unidades Centralizadas y
verificar que coincidan los cargos asignados por la
Dependencia responsable del CEDE4 (DISIL) y lo
reflejado en el sistema SAP-SILOG.
Realizar cruce en coordinación con los almacenistas
de armamento y verificar que los inventarios de las
Unidades Centralizadas coincidan con los cargos
asignados por la Dependencia responsable del
Comando Logístico (DISIL) y lo reflejado en el
sistema SAP-SILOG.
Realizar cruce en coordinación con los almacenistas
de comunicaciones y verificar que los inventarios de
las Unidades Centralizadas coincidan con los cargos
asignados por la Dependencia encargada del
Comando Logístico (DISIL) y lo reflejado en el
sistema SAP-SILOG.

Inspector Delegado o Inspector Auxiliar: (Grado, nombres y apellidos) Inspeccionados: (Grado, nombres y apellidos - Cargo)