GESTION DOCUMENTAL ISO 9001

El concepto de calidad ha tomado mucha fuerza en las organizaciones

económicas en los últimos años. Debe quedar claro que en el mundo actual se
presenta una gran competencia entre las distintas organizaciones que forman
parte de un sistema económico, y es ahí en donde el concepto y la importancia de
la calidad toman mayor fuerza y se convierte en un objetivo primordial de las de
las distintas empresas. Sobran razones para decir que cada una de las acciones
que una empresa realizada está enfocada hacia el consumidor, pues no cabe
duda de que el comprador o el utilizador de un servicio requiera calidad en lo que
está adquiriendo y espera obtener la satisfacción plena de sus necesidades. En
cualquier caso se debe reconocer que la calidad se ha convertido en una filosofía
del mundo globalizado, cada día la empresas se relacionan mas con los sistemas
de gestión de calidad, pues se ha de decir que esto forma parte de su progreso y
de su productividad como organización económica. Cabe recalcar que no se trata
tan solo de decir que los únicos entes preocupados y comprometidos con la
calidad son las organizaciones económicas pues muchas veces en este proceso
también intervienen los entes del gobierno, las instituciones educativas y las
entidades sin ánimo de lucro, las cuales han venido teniendo una participación
activa en los sistemas de gestión de calidad.

Se ha dicho hasta aquí que el concepto de calidad está completamente integrado

al crecimiento de las empresas, pues es importante que una organización
implemente y mantenga un sistema de gestión de la calidad firme y estructurado.
En el mundo actual los sistema de gestión de calidad se han venido organizando
de una forma sistemática, pues en la actualidad existen diversos sistemas
enfocados ya sea a un sector económico a un departamento de cada tipo de
empresa. En resumidas cuentas se podria decir que existen muchos sistemas de
gestion de calidad y entre estos sistemas existen algunas diferencias aunque la
principal similitud de todos estos sistemas siempre ha sido y sera la satisfacción
total de las necesidades del cliente.

Creo indiscutible la afirmación de que hoy en dia los sistemas de gestion de

calidad estan íntimamente ligados al crecimiento de la industria, pues las
empresas que han sido certificadas han logrando crecer de forma directamente
proporcional a la implementación y desarrollo de un sistema de gestion de calidad.
En pocas palabras han logrado mantener contentos a sus clientes y maximizar la
calidad de sus procesos en todas la areas de desempeño. Es prudente advertir
que no todos los sistemas de gestión de calidad tiene el mimo objetivo, pues hay
algunos que son de carácter interno y otros de carácter externo, entre los modelos
de gestión de calidad de carácter interno se podría citar por ejemplo la norma ISO
9001 que esta enfocada principalmente al manejo de las operaciones y procesos
de todas las áreas que conforman la organización, sin por supuesto dejar a un
lado el objetivo de satisfacer los requisitos de los clientes y/o consumidores.

Ahora bien, si se toma como punto de partida el modelo de gestión de calidad ISO
9001, se debe decir que este modelo de gestión al igual que los demás modelos
enfocados al mejoramiento de los procesos tiene unos requisitos que definen la
viabilidad que podría tener la organización para llegar a ser certificada con la
norma ISO 9001, Estos requisitos tienen que ver con la capacidad que tiene la
empresa para identificar los pasos que comprenden un proceso en cualquiera de
sus áreas, de modo que la organización pueda identificar sus debilidades en cada
proceso y tomar medidas correctivas para realizar un mejora de este; la
organización también debe diseñar procedimientos que permitan manejar los
procesos de una forma eficiente y eficaz, controlando los costos de forma
adecuada, los tiempos de ejecución y los recursos humanos. Referida a este
contexto se debe decir que para que un modelo de gestión de calidad pueda ser
llevado a cabo dentro de una organización la empresa necesita tener unas bases
solidas en cuanto a la planificación, dirección, organización y control de cada uno
de los departamentos, ya que la principal idea es que la acción de cada integrante
de este proceso este ligada al cumplimiento de los objetivos propuestos por la
compañía.

El sistema de gestión de calidad enfocado en la norma ISO 9001 al igual que

cualquier sistema de gestión debe estar respaldado en unos procedimientos
internos y externos, por ejemplo si el sistema se esta aplicando al producto se
debe contar con un procedimiento que permita mejorar la calidad de este o
mejorar los componentes del mismo, si se habla por ejemplo de una empresa de
fabricación, dede tener muy claro que procedimientos se han de implementar para
mejorar la velocidad de la producción, disminuir costos y organizar al recurso
humano. Después de todo esto se debe recordar que la finalidad siempre será la
satisfacción del cliente y por ende cada procedimiento a seguir se debe diseñar sin
olvidar que el éxito de un modelo de gestión de calidad esta dado por la
proporción en la que el cliente se encuentre satisfecho con el servicio y la forma
en que se es eficaz a la hora de corregir errores encontrados en cada proceso.

En este punto de la meditación cabe señalar que algunos de los procedimientos

que deben integrarse a la implantación de el modelo ISO 9001, pueden ser por
ejemplo en la administración o gestión de la documentación manejada en una
organización, este es un proceso que sin lugar a dudas es muy importante pues la
documentación es una base de información que es muy importante para la
organización. Un procedimiento adecuado en el proceso de la gestión documental,
bien puede ser la organización y el registro de los documentos mas relevantes en
cada actividad, procesos de confidencialidad en la información y seguridad en la
trasmisión y análisis de datos en cualquiera de las áreas.

Finamente y en conclusión puede decirse que la calidad es un objetivo de toda

organización y por supuesto se deben diseñar estrategias y procesos claros que
permitan contribuir al logro de los objetivos y satisfacer al cliente. Este es sin lugar
a duda una base para el crecimiento empresarial.
 BIBLIOGRAFIA

MANUAL DE CALIDAD ISO 9001 – 2000 Número de referencia ISO

9001:2000 (traducción certificada)
© ISO 2000

GESTION DE CALIDAD EN DOCUMENTACION - María Pinto Molina, Facultad

de Documentación Universidad Granada