ESTRATEGIA DE USO Y APROPIACIÓN

DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

BOGOTÁ D.C AGOSTO DE 2019

 Proceso Tecnologías de la Información y
asociado las Comunicaciones
ESTRATEGIA DE USO Y
APROPIACIÓN DE LAS Código D-TI-03

TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
Versión 02

CONTENIDO

1. INTRODUCCION.............................................................................................................. 3
2. OBJETIVO ....................................................................................................................... 3
3. ALCANCE ........................................................................................................................ 3
4. USO Y APROPIACION ...................................................................................................... 3
4.1. Diagnóstico .................................................................................................................... 3
4.2. Matriz de Interesados .................................................................................................... 6
5. ESTRATEGIA PARA USO Y APROPIACIÓN ........................................................................ 7
5.1. Iniciativas ....................................................................................................................... 8
6. GESTION DEL CAMBIO.................................................................................................... 9
7. MEDICIÓN DE RESULTADOS ......................................................................................... 10
8. MARCO LEGAL.............................................................................................................. 11
9. BIBLIOGRAFIA............................................................................................................... 11
10. DOCUMENTOS ASOCIADOS .......................................................................................... 12
11. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ................................................................................. 12

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Tabla de Cuadros
Tabla 1 Evaluación Capacitación ....................................................................................................... 11

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1. INTRODUCCION
Durante los últimos años, en el sector público y privado, se viene trabajando con gran interés en la
integración, adopción y uso de las tecnologías de la información, como uno de los motores de
desarrollo y transformación.

El uso y la apropiación de la tecnología, consiste en el uso adecuado, oportuno, pertinente y

eficiente de la tecnología (productos, procesos y sistemas) con el fin de facilitar la realización de las
actividades, el desarrollo de los procesos y la productividad de los diferentes usuarios en sus
respectivas organizaciones.

Por lo tanto, es necesario implementar programas que faciliten que diversos grupos de trabajo
dentro y fuera de las organizaciones, adquieran los conocimientos para el uso y aprovechamiento
de las tecnologías, para transformar sus vidas, encontrando mejores oportunidades y con ello
mejorar el papel de las Entidades de Gobierno, como gestoras del cambio y modernización.

Para el desarrollo de la estrategia de uso y apropiación de las tecnologías de la información, el

DAPRE viene adelantando una serie de proyectos, inversiones y planes, tendientes a la
modernización de la Entidad, junto con el fortalecimiento del conocimiento, el acceso y uso de los
recursos tecnológicos, con el fin de transformar las experiencia de los funcionarios, las entidades, la
ciudadanía y el beneficio de los recursos.

2. OBJETIVO
Fortalecer el conocimiento y promover el uso eficiente de las herramientas tecnológicas con que
cuenta la Entidad, junto con la apropiación de estos recursos para generar mayor productividad,
seguridad y calidad de la información.

3. ALCANCE
Con la realización de un diagnóstico, para identificar el uso y apropiación de la tecnología en la
Entidad, se formula un plan para desarrollar la estrategia de uso y apropiación de las tecnologías de
la información.

4. USO Y APROPIACION

4.1. Diagnóstico
La evolución de la tecnología ha cambiado la forma de comunicarse y entregar servicios a los
ciudadanos, esto creó la necesidad de que el Estado se adapte y actualice para entregar productos
y servicios de calidad a la sociedad.

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Es así como se ha promovido la transformación de las Entidades, apalancadas en tecnologías de la

información y como resultado de este proceso se tiene la necesidad de contar con un recurso
humano que aproveche e incorpore estas nuevas capacidades tecnológicas en el desarrollo de sus
labores.

De acuerdo con la información recolectada sobre el comportamiento de los funcionarios de la

Entidad, con respecto al uso eficiente de las diferentes herramientas tecnológicas, el Área de
Tecnologías y Sistemas de Información a través de la categorización y evaluación de los incidentes
o requerimientos reportados en la mesa de ayuda, ha detectado que la mayoría de los funcionarios
de la entidad tienen un nivel de conocimiento y uso adecuado de las herramientas tecnológicas para
el desarrollo de sus labores.

Sin embargo, se encuentran algunas solicitudes sobre el uso de herramientas ofimáticas Word,
Excel, PowerPoint y Outlook, que generan un volumen de atención cercano al 10% de la demanda
de servicios, el cual tiene un componente específico en tareas especiales utilizando determinadas
herramientas.

Dentro de la observación, se contemplan los siguientes comportamientos de los usuarios con

respecto a la tecnología:

- Conocimiento básico de los productos:

 Identifica las herramientas que facilitan el desarrollo de sus actividades.

 Identifica la computadora, impresora y escáner como equipos tecnológicos para la
gestión de información y comunicaciones, y utiliza las funciones básicas en sus
diferentes actividades.

- Conoce detalles del funcionamiento de algunos productos y los utiliza de forma segura:

 Utiliza manuales o ayudas en línea.

 Utiliza TI y comunicaciones en sus actividades básicas.
 Incorpora las políticas de seguridad en sus actividades.
 Incorpora el uso de sistemas de información en la toma de decisiones y solución de
problemas.
 Utiliza las tecnologías de la información y las comunicaciones, para desarrollar
actividades (recolectar, seleccionar, organizar y procesar información).

- Comprende las políticas de utilización y manteamiento de TI:

 Usa responsable y eficientemente recursos de que dispone.

 Selección del producto adecuado para atender una necesidad.
 Uso TI para investigar y comunicación.
 Representa información de manera gráfica.
 Trabajo en equipo en la realización de proyectos con herramientas TI.

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Adicionalmente, por el Área de Talento Humano de la Entidad, se realiza un diagnóstico

sobre las necesidades de capacitación, mediante la consulta a las diferentes dependencias
por lo que se obtienen unos requerimientos para el fortalecimiento de las competencias.

Con la consolidación de estas necesidades, se estructura el Plan Institucional de

Capacitación PIC, el cual incluye los siguientes ítems relacionados con la adopción
tecnológica:

Planeación, Control y Seguimiento de la Gestión

Capacitación en Indicadores de Gestión

Diplomado en Gestión y Dirección de Proyectos
Elaboración de Proyectos
Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG
Planificación, Gestión y Control de Inventarios

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Escribe
Gerencia de Proyectos PMP/PMI
Seguridad de la Información
Intranet
Interpretación y Análisis de Datos
Kactus
Manejo Software REVIT
(Diseño en construcción de Imágenes)
Sigepre
Microsoft Office 2010
Access
Outlook
Auto Desk
Power Point
Excel Básico
Word
Excel Intermedio
Share Point
Excel Avanzado
Software Project Management
TOGAF (Modelo de Trabajo de Arquitectura Empresarial)

De acuerdo con estos requerimientos y los recursos disponibles se han realizado las
diferentes actividades tendientes a fortalecer las competencias de los funcionarios.

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4.2. Matriz de Interesados

De acuerdo con la información recolectada para la evaluación del uso y apropiación de la tecnología
en la Entidad, se tienen identificados y caracterizados los siguientes grupos de usuarios:

• Funcionarios de DAPRE: Utilizan las herramientas provistas por la entidad para el desarrollo de
sus labores, de acuerdo con los comportamientos anteriormente descritos y las políticas
establecidas para TI.

De acuerdo con el perfil, experiencia y conocimiento se involucran en las diferentes actividades y

proyectos, para determinar el beneficio e impacto en la implementación de los servicios y proyectos
de TI, así como las nuevas tecnologías y plataformas.

Comportamiento Conocimiento
Influencia
Desconoce

Interesado Grupo de Objetivo

Se resiste

Acepta

Interés
Apoya

Lidera

Administrativo X X B M Impartir
Técnico X X X M M conocimientos
Profesional X X X M A Funcionarios relacionados con el
de la Entidad uso de la Tecnología,
Asesor X X A A para el desarrollo de
Directivo X A A sus actividades.

• Funcionarios de otras Entidades: Son usuarios que utilizan los trámites y servicios publicados por
la Entidad para atender los requerimientos de las Entidades de Gobierno con respecto a:

 La publicación de la hoja de vida de un aspirante,

 Solicitud de autorización de comisiones al exterior y
 Solicitud de autorización para campañas publicitarias coordinadas con los
lineamientos de publicidad del Gobierno Nacional.

Rol
Interesado Estrategia
Aprueba
Registra

Administrativo X Capacitación
Técnico X Capacitación
Profesional X Capacitación
Directivo X Capacitación

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5. ESTRATEGIA PARA USO Y APROPIACIÓN

Las Entidades de Gobierno, enfrentan nuevos retos y desafíos asociados a la calidad de sus
productos y servicios, los cuales están relacionados directamente con el uso de nuevas tecnologías
y una mejor cualificación de sus funcionarios, incorporando y desarrollando nuevas habilidades,
competencias y conocimiento.

Por esta razón, en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica DAPRE, se viene

desarrollando una política de modernización de la Entidad, que consiste en integrar las TIC en el
desarrollo de sus procesos, con el fin de propiciar la modernización y el fortalecimiento de la
tecnología y de su equipo humano, brindando nuevas oportunidades para el conocimiento, uso y
aprovechamiento de las tecnologías en el desarrollo de las labores.

De esta forma se busca incentivar el desarrollo de talentos y creatividad en cada uno de los
funcionarios con el uso de herramientas modernas y amigables que apoyen sus labores,
proporcionando una integración y cubrimiento de los procesos, junto con el aprovechamiento y
generación de la información con la calidad requerida.

Para el desarrollo de la estrategia, se han considerado escenarios con los funcionarios de acuerdo
con algunos perfiles detectados, para enfocar un plan de trabajo en la capacitación que favorezca
el uso de las herramientas.

El Área de Tecnologías y Sistemas de Información, ha diseñado una estrategia para el uso y adopción
de la tecnología consistente en:

- Renovación gradual de la infraestructura tecnológica: contribuyendo al fortalecimiento de

los procesos, junto con la utilización de herramientas tecnológicas actualizadas (hardware y
software) más amigables y seguras.

- Formación: Estableciendo en conjunto con el Área de Talento Humano un Plan Institucional

de Capacitación PIC o plan de formación para aumentar las capacidades de los diferentes
equipos de trabajo, de acuerdo con sus necesidades, a través de:

 Charlas presenciales o virtuales

 Sensibilización
 Publicaciones http://intranet.presidencia.gov.co/informatica/seguridad.asp
 Cursos
 Apoyo de expertos

- Gestión del cambio: Cada proyecto de modernización involucra el componente que apoye
la adopción de las nuevas tecnologías, preparando a los funcionarios de la entidad para el
cambio y el impacto del mismo.

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- Medición: Con la implementación de cada proyecto, se están evaluando algunos criterios

de aceptación, conocimiento y crecimiento del equipo de trabajo en relación con el uso de
la tecnología. Tratando de reconocer el esfuerzo realizado mediante las acreditaciones y
certificaciones.

- Capacidades institucionales: aprovechando la infraestructura y experiencia en los procesos

y actividades como:

 Uso racional del papel,

 La gestión de documentos electrónicos,
 Automatización de procesos,
 Colaboración,
 Tele presencia,
 Video Conferencia

5.1. Iniciativas
De acuerdo con la infraestructura implementada en el DAPRE, se tienen unas iniciativas que buscar
formar y fortalecer una cultura informática, que sea apropiada por nuestros usuarios para el uso de
herramientas tecnológicas en el desarrollo de sus tareas y el uso de la información de acuerdo con
su clasificación.

- Seguridad de la información

Busca sensibilizar a los usuarios de la Entidad, sobre los riesgos a que se encuentra expuesta
la información y los datos, sin importar el área, formato y almacenamiento en que se
encuentra; para esto se cuentan con unas política y buenas practicas pata proteger los
activos de información y de esta forma contribuir con el Sistema de Gestión de la Seguridad
de la Información.

- Transferencia de Conocimiento (Inducción y Semana de la Seguridad).

- Intranet http://intranet.presidencia.gov.co/informatica/seguridad.asp.

- Herramientas Ofimáticas

Con el uso y capacitación sobre estas herramientas, se está logrando fortalecer el

conocimiento de los funcionarios y mejorar el desarrollo de sus actividades; además de
otros beneficios como resultado de la apropiación como son: El trabajo colaborativo,
protección y almacenamiento de información institucional, reuniones virtuales, redes entre
otras.

- Sistemas de Información

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Como parte de esta iniciativa está la divulgación y capacitación sobre los sistemas de
información de la entidad, de acuerdo con su población objetivo, roles y perfiles, para
apoyar los diferentes procesos de la Entidad.

- Servicios WEB

A través de esta tecnología, se cuenta con un canal de comunicación interna y externa, en

donde se tiene publicada la información de interés de acuerdo con su clasificación y sus
destinatarios. Entre estos se encuentra el portal de la Entidad, que próximamente se
integrara a GOV.CO, la intranet y los sitios de servicios internos. Esta información es
actualizada regularmente por las áreas responsables.

- Lineamientos

 Definir la características de los usuarios de las TI, perfil, experiencia y conocimiento

para determinar el impacto de la implementación de las TI, nuevos servicios y
nuevas plataformas.
 Definir los incentivos respecto al uso y apropiación de las TIC’s
 Analizar los indicadores del uso de TI para medir la satisfacción y uso.
 Minimizar los impactos de la implementación de los nuevos proyectos de sistemas
o servicios.
 Diseñar acciones de mejora respecto a los resultados del uso de Tecnologías

6. GESTION DEL CAMBIO

De acuerdo con el desarrollo del Plan Estratégico de Tecnología PETI y específicamente con la
modernización y renovación tecnológica realizada, el Área de Tecnologías y Sistemas de Información
se viene incorporando y adaptando las mejores prácticas para la gestión de tecnología en sus
procesos, con el fin de liderar y coordinar la implementación de nuevos productos, servicios y
herramientas, los ajustes o mejoras a los mismos y la innovación en servicios que puedan beneficiar
a las diferentes dependencias y usuarios.

En el marco de trabajo, se tiene establecido el desarrollo de software, la renovación o adquisición

de los sistemas de información que requiera la Entidad, con el acompañamiento por expertos en el
proceso de gestión del cambio, así como la capacitación, documentación y el acceso a sitios en línea
para educación y entrenamiento dentro de las actividades del proyecto. Si estos sistemas provienen
de un proceso contractual, se tiene contemplada la gestión del cambio y los aspectos mencionados,
como una de las obligaciones del contrato.

Adicionalmente, el Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social del Área de Talento Humano, viene
realizando entre las diferentes dependencias un diagnóstico sobre las necesidades de capacitación
para planear y ejecutar el Plan Institucional de Capacitación de la Entidad PIC. Garantizando la
alineación con las estrategias del DAPRE y teniendo en cuenta los siguientes ejes temáticos:

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 Normativo: con respecto a las necesidades del conocimiento normativo y legal.

 Técnico: con el fin de desarrollar y fortalecer estas habilidades para el desarrollo de
las actividades.
 Comportamental: con el fin de fortalecer las habilidades blandas tales como
liderazgo, comunicación, trabajo en equipo, etc.

Con esta información se realiza una propuesta institucional para llevar a la aprobación del comité
académico.

A través de las actividades de capacitación, el Área de Tecnologías y Sistemas de Información, busca

evaluar el nivel de aceptación, satisfacción y uso de la tecnología implementada al interior de la
Entidad, lo que permitirá fortalecer la metodología y establecer acciones que permitan el
aprovechamiento de las inversiones, teniendo en cuenta estas etapas:

 Preparación para el cambio: Corresponde al proceso de divulgación, preparación y

participación de los usuarios y del equipo técnico para el desarrollo de los proyectos.
 Nivel de adopción: Se busca la apropiación del conocimiento y la puesta en práctica de las
actividades desarrollas dentro de la estrategia.
 Gestión de impacto: Verifica la mejora y el cambio en el desarrollo de las actividades y
procesos, haciéndolas más amigables, seguras y productivas.

7. MEDICIÓN DE RESULTADOS
Con la definición de algunos indicadores de uso y apropiación, se está evaluando el impacto de la
estrategia definida a través de la siguiente batería:

Uso de TIC

En este aspecto se tienen un cubrimiento cercano al 100% de los funcionarios y contratistas que
utilizan los recursos de TIC, de acuerdo con su perfil a excepción del personal operativo.

• Uso de PC = Cantidad de funcionarios que usan PC como apoyo en el desarrollo de

sus labores.
• Uso de Internet 100% = Cantidad de funcionarios que usaron Internet como apoyo
en el desarrollo de sus labores.

Apropiación TIC

En cuanto a la apropiación de la tecnología, se encuentran diversos niveles de habilidades, de

acuerdo con el cargo, perfil e interés; situación que se refleja en la forma como se realizan las
actividades cotidianas.

• Habilidades en el uso de PC
o Alto: experiencia con varias herramientas.

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o Medio: conocimiento de unas herramientas.

o Bajo: básico con ayuda.

• Habilidades en el uso de Internet

o Alta: Maneja Internet sin dificultad.
o Media: busca información simple.
o Baja: manejo de Internet es casi nulo.

• Actividades auto gestionadas = # actividades auto gestionadas.

Capacitación TI

• Funcionarios capacitados = Cantidad de funcionarios beneficiados con las acciones

de capacitación por año o programa.
• Aplicabilidad de la capacitación en el Trabajo = Número de capacitados que ha
aplicado el conocimiento adquirido / población capacitada.

Tabla 1 Evaluación Capacitación

Indicador Evaluación de Conocimientos Adquiridos en las Capacitaciones

PORCENTAJE PORCENTAJE
PORCENTAJE FUNCIONARIOS CON FUNCIONARIOS CON
FUNCIONARIOS CON CALIFICACIÓN ENTRE 3,6 Y CALIFICACIÓN ENTRE
PORCENTAJE
NÚMERO DE CALIFICACIÓN MENOR 4,5 4,51 Y 5,0
NOTA PROMEDIO DE
CURSO ASISTENTES A 3,5 (8 FUNCIONARIOS EXCEL (16 FUNCIONARIOS
FINAL CALIFICACIÓN
PROMEDIO (0 FUNCIONARIOS BÁSICO Y 11 EXCEL BÁSICO Y 19
DEL CURSO
EXCEL BÁSICO Y FUNCIONARIOS EXCEL FUNCIONARIOS EXCEL
EXCEL INTERMEDIO) INTERMEDIO - 19 INTERMEDIO - 35
TOTALES) TOTALES)
EXCEL BÁSICO
23 4.6 93.88% 0% 33.3 67
(18 AL 29 DE MARZO DE 2019)
EXCEL INTERMEDIO
25 5 92.60% 0% 37 63
(30 DE ABRIL AL 15 DE MAYO DE 2019)
TOTAL 24 4.8 93% 0% 35 65
Fuente: Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social

8. MARCO LEGAL
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Tecnología de Información y
Comunicaciones en el Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el
documento.

9. BIBLIOGRAFIA
Plan Institucional de Capacitación DAPRE, Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social, DAPRE
Estrategia de Uso y Apropiación, http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-propertyvalue-
8100.html.

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Versión 02

AE Minsalud
https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/DE/OT/1%20Arquitectura%20
en%20el%20Estado.pdf

Versión actualizada del modelo de gestión it4+

http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/propertyvalues-8170_documento_pdf.pdf

Cursos de capacitación gratuitos Microsoft,

https://www.microsoft.com/latam/educacion/instituciones/cursosgratuitos.aspx

ISTE. (2016). ISTE Standards for Students. http://www.iste.org/standards/standards

Competencias tic para el desarrollo profesional docente

http://www.colombiaaprende.edu.co/html/micrositios/1752/articles-318264_recurso_tic.pdf

10. DOCUMENTOS ASOCIADOS

D-TI-02 - Plan Estratégico de Tecnologías de la Información – PETI.

11. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe Área de Tecnologías y Sistemas de Información.

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