07n1nformatoncomunicacionesnoficialesnn2nnn3nnn2n 50636e781ced2b1

UNIDAD PRODUCTIVA
CÓDIGO: PÁGINA 1 DE
ESCUELA NACIONAL DE LA CALIDAD 26
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

VERSIÓN: 1
LAS COMUNICACIONES OFICIALES 11/11/2022
Capítulo 1: Generalidades
En este capítulo se relaciona el objetivo principal del manual, el alcance, la normativa vigente y
las definiciones para tener en cuenta en la unidad productiva Escuela Nacional de la Calidad del Café
para la elaboración y gestión de las comunicaciones oficiales.
Objetivo del Manual

Implementar las normas y procedimientos para la administración y control de las
comunicaciones oficiales producidas en la Escuela Nacional de la Calidad del Café, enfocadas en la
normatividad vigente para el buen funcionamiento de las comunicaciones.
Alcance del Manual
Este manual está dirigido a la Escuela Nacional de la Calidad de Café para ser implementado en la
administración de las comunicaciones oficiales, abarcando todas las áreas con el fin de mejorar su
funcionamiento.
Referencias Normativas
Para la elaboración y trámite de la correspondencia oficial de la unidad productiva, se aplicarán

los siguientes referentes normativos:
1. Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones”.
2. Acuerdo 060 de 30 de octubre de 2001, “Por el cual se establecen pautas para la administración de
las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas.
3. Guía Técnica Colombiana GTC 185 versión 2009-09-30, Documentación Organizacional.
Definiciones
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
El siguiente listado presenta la terminología asociada al presente Manual de Administración de

las Comunicaciones Oficiales de la Unidad Productiva, el cual se sustenta en la Guía Técnica Colombiana
GTC 185:
● Anexo: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para

complementar y aclarar.
● Asunto: Síntesis del contenido de la comunicación.
● Cargo: Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
● Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas
naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados.
● Circular: Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un
grupo específico de personas tanto interna como externamente.
● Código: Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el
documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificación documental
establecido en la entidad.
● Copia: Fiel reproducción del documento.
● Despedida: Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.
● Destinatario: Persona a quien va dirigida la comunicación.
● Encabezado: Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la
continuidad del documento.
● Estilo: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.
● Líneas especiales: Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor.
● Márgenes: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página
impresa.
● Memorando: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos
internos.
● Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley.
● Redactor: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.
● Remitente: Nombre, apellidos y cargo del firmante.
● Saludo: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.
● Transcriptor: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
Capítulo 2: Producción y Elaboración de Comunicaciones Oficiales
El contenido encontrado a continuación es con el fin de tener claras las ideas, dar facilidad del
buen uso y elaboración de documentos por medio del siguiente manual, donde se hará una breve
explicación de cómo realizar correctamente el procedimiento de los archivos; con temas pocos
observados a simple vista, como las márgenes, estilo, fuente, preparación, redacción y firmas
autorizadas; que le dan un orden y buena imagen a los papeles que se requieran.
Márgenes
En recomendación para la elaboración de documentos de la unidad de la ENCC se sugieren las

siguientes márgenes tomando como lineamiento las normas GTC 185:
Superior entre 3 cm y 4 cm.

Inferior entre 2 cm y 3 cm.
Lado izquierdo entre 3 cm y 4 cm.
Lado derecho entre 2 cm y 3 cm.
NOTA: Se utiliza de preferencia los números mayores para las márgenes, en caso tal de que el
documento no esté elaborado en hojas con membrete se les recomendaría utilizar las márgenes
menores.
Estilo
Para la unidad productiva de la ENCC será:
● Bloque: Parte de que el código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escribirán
del centro en adelante; y el cuerpo del trabajo y la redacción va del lado izquierdo hacia la
derecha.
Fuente
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
Para la unidad productiva de la ENCC y tomando como referencia la Guía Técnica Colombiana
GTC 185, las fuentes a utilizar son:
● Fuente para utilizar: Arial, Calibri.

● Tamaño: 10-12
● Interlineado: Entre 1 y 1,15 entre cada renglón.
● Paginación: Se hará en la parte inferior central de cada documento.
Preparación y Redacción
Para la elaboración de los documentos se deben tener presente las recomendaciones dadas por
la guía GTC 185:
● Tratar un solo tema por comunicación: En cada documento realizada se especificará un asunto
al cual hace referencia la información enviada o recibida, teniendo en cuenta que esta no ser
máximo de 6 palabras, se implementarán solo palabras claves; luego, con el resto del cuerpo del
documento se debe hablar de un solo tema.
● Redactar de forma clara, precisa y concisa: Ser muy breves y utilizar palabras claves para que la
información o contenido del documento no sea tan extenso y poco entendible para el lector.
● Utilizar expresiones respetuosas y de forma cortes: Siempre referirse al lector del documento
con mayor respeto, demostrando confianza y una buena educación; por otra parte, jamás se le
tuteara a la persona(s) que reciba la información.
● Utilizar los formatos que se hayan establecido en la unidad productiva de la ENCC.
● No se utilizarán estos medios de comunicación para información personal, solo para casos
laborales.
Firmas autorizadas
Para la unidad productiva de la ENCC los Líderes de SENA Empresa y el líder encargado de dicha
unidad tendrán autorización para establecer su firma.
Nota: En caso tal de que el líder de la UP no esté disponible, este podrá asignar a una persona para la
firma de los documentos.
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
Capítulo 3: Clasificación de las Comunicaciones Oficiales
La información a continuación se basa en las GUÍA TÉCNICA GTC 185 DE COLOMBIA.

En la Unidad Productiva Escuela Nacional de la Calidad del Café, las comunicaciones oficiales se
clasifican de la siguiente forma:
Comunicaciones Externas
Las comunicaciones externas de la ENCC son acciones informativas que la unidad productiva
dirige a los clientes, proveedores, público en general interesado en la marca, acreedores, empresas
socias, consumidores y proveedores, hasta los inversores o la sociedad, con el objetivo de generar,
mantener o reforzar las relaciones entre la compañía y los diferentes públicos.
Los tipos de comunicaciones oficiales que manejan la unidad son:
Carta u Oficio
La carta u oficio es un escrito que una persona dirige a otra para darle noticias o informar y
persuadir a su destinatario.
Partes de la carta
1. Código: Es un sistema convencional que identifica el documento, el departamento, el área o la

sección que produce el documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de
clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica,
alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie
documental, en caso de que exista, ejemplo:
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
2. Fecha: Lugar día mes y año.

3. Destinatario: en este puntose empieza a partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se
elabora con toda la información a quien va dirigido. Estos datos pueden ocupar varias líneas, de
acuerdo con el tipo de documento. Es importante que los datos del destinatario se dirijan en
forma personalizada, es decir, a un funcionario específico.
4. Asunto: Lleva el título del contenido del documento.
5. Saludo: Se empieza con una Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.
6. Texto: Se redacta un sencillo párrafo en primera persona del plural donde usa un tratamiento
respetuoso y cortés a quien va dirigido.
7. Despedida: Se recomienda escribirla a una o dos interlíneas libres del texto; su ubicación varía
según el estilo elegido. Para utilizar las despedidas más usuales, véase el Anexo A (Informativo).
8. Remitente y firmas responsables: Los datos del remitente están conformados por el nombre y el
cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula
sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. La firma
debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de
acuerdo con el estilo elegido.
9. Líneas especiales: Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor:
● Anexos: Este es un elemento donde se adjunta al final del documento una información
además que complementa su contenido, donde permite profundizar y aclarar algún tema o
sección.
● Copia: Es una transcripción literal de un concepto de copia del archivo que se compone
desde el original y el número de las copias que se hayan compartido.
● Transcriptor: se escribe el nombre de la persona que redacto el documento.
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
10. Páginas subsiguientes: En las páginas se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a
cero o una interlínea libre de la zona 1. Ejemplo:
Figura 1.
Ejemplo y partes de la carta u oficio
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
Fuente: Guía Técnica Colombiana GTC 185

Circular
Es un documento que transmite una comunicación emitida por una autoridad superior a una
inferior sobre un tema y con un propósito específico. Este documento es empleado para transmitir
instrucciones y decisiones y así mismo tienen el carácter de obligatorias para los subordinados, sin tener
las características de reglamento.
Partes de la Circular
1. Encabezado: Es una sección del documento que aparece en la margen inferior. Generalmente,
estas secciones contienen información como el número de la página, la fecha, el nombre del
documento, etc.
2. Código: Es un sistema convencional que identifica el documento, el departamento, el área o la
sección que produce el documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de
clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica,
alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie
documental, en caso de que exista, ejemplo:
3. Fecha: Lugar de origen y fecha de elaboración.

4. Encabezamiento y destinatarios: De dos a tres interlíneas libres de la fecha, se escribe la palabra
para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
acuerdo con el estilo utilizado. En el caso de la circular se utiliza la misma estructura para la
elaboración de esta.
5. Asunto: Lleva el título del contenido del documento.
6. Saludo: Se empieza con una Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.
7. Texto: Se inicia de dos a tres interlíneas libres del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y
cada párrafo se separa del anterior con una interlínea libre. En las circulares de uno o dos
párrafos se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.
8. Despedida: Se elaboran para hacer llegar comunicados confiables a un destinatario.
9. Líneas especiales: Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor:
sección.
10. Páginas subsiguientes: La línea de identificación debe contener el número de la circular, el

código y la fecha. El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de una a dos interlíneas
libres del encabezamiento. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre
antes de la despedida. Línea de identificación en el margen izquierdo y número de página en el
margen derecho. Ejemplo:
Figura 2.
Ejemplo y partes de la circular
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
Comunicaciones Internas
La comunicación interna en la ENCC es una estrategia para gestionar e integrar el equipo

humano de la unidad productiva. Estas se utilizan en ocasiones para informar y en otras para motivar y
persuadir. En ella se encuentra el memorando.
Memorando
El memorando para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias

locales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización. También, se usa para intercambiar
información entre diferentes sectores de la unidad productiva, con el propósito de dar a conocer alguna
recomendación, indicación, instrucción, disposición, entre otros.
Partes del Memorando
1. Encabezado
● Denominación del documento: En esta parte del documento se deja de 0 a 1 una interlínea
libre en la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula
sostenida y centrada.
● Código: Es un sistema convencional que identifica el documento, el departamento, el área o
la sección que produce el documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de
clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación
numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de
la serie documental, en caso de que exista, ejemplo:
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
● Fecha: Lugar, Día, mes y año.
2. Encabezamiento: Este documento está conformado con información, los cuales son
destinatarios y remitentes, asunto y texto.
● Destinatario y remitente: En este punto se separa dos o tres interlíneas libres de la fecha de
elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición en mayúscula sostenida,
seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula
inicial
● Asunto: Lleva el título del contenido del documento.
3. Texto y Saludo: Se redacta un sencillo párrafo donde se empieza saludando a la persona quien
va dirigido el documento, inicie con un breve este separa del anterior con una interlínea libre.
4. Despedida: Se recomienda escribirla a una o dos interlíneas libres del texto; su ubicación varía
según el estilo elegido. Para utilizar las despedidas más usuales, véase el Anexo A (Informativo).
5. Remitente y firmas responsables: Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el
encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlíneas libres de la
despedida, con mayúscula sostenida. La firma se ubica en la parte superior del nombre del
remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la
primera opción, sólo debería aparecer la firma del remitente.
6. Líneas especiales: Son complementos del documento como:
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
sección.
Figura 3.
Ejemplo y partes del memorando
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
Capítulo 4: Trámite de las Comunicaciones Oficiales
En este capítulo se mostrarán los flujogramas y la descripción sobre las comunicaciones externas
e internas tanto enviadas como recibidas de la Escuela Nacional de la Calidad del Café.
Comunicaciones Externas
Flujograma Comunicaciones Externas Recibidas
No. Flujograma Descripción de la Actividad Responsable
Líder de la
Recibir los documentos ya sea en
1 Unidad
formato físico o digital.
Productiva.
Revisar que la información sea

Líder de la
correcta, este acorde con el asunto del
2 Unidad
documento y tenga todos los datos
Productiva.
que permitan su radicación.
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
Si la información no es correcta se
hace la devolución del documento al líder de la
3 remitente y se espera a que dé Unidad
respuesta en un nuevo documento ya Productiva.
corregido.
Radicar los documentos con su líder de la

4 respectivo número consecutivo, fecha Unidad
y hora de recepción. Productiva.
Registrar los documentos en el

formato de correspondencia externa Líder de la
5 recibidas para así tener constancia de Unidad
que se recibió el documento siguiendo Productiva.
el orden de numeración consecutiva.
Se envían los documentos al Líder de la

6 destinatario correspondiente y se Unidad
revisa si requiere dar respuesta. Productiva.
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
Si el documento no requiere dar Líder de la

7 respuesta se procede a archivarlo en Unidad
su respectivo expediente. Productiva.
Si el documento requiere dar

respuesta se redacta con la Líder de la
8 información pertinente teniendo en Unidad
cuenta el Manual de Comunicaciones Productiva.
Oficiales de la Unidad Productiva.
Una vez esté listo el documento se

imprime una copia y se hace el envío
Líder de la
del formato original al destinatario.
9 Unidad
Luego se toma la decisión de si se
Productiva.
digitalizan o se guardan en formato
físico.
Archivar el documento en formato Líder de la

físico si no se toma la decisión de Unidad
digitalizarlo. Productiva.
10
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
Digitalizar los documentos teniendo Líder de la

11 en cuenta toda la información del Unidad
formato físico. Productiva.
Flujograma Comunicaciones Externas Enviadas
Se realiza la redacción del

Líder de la
documento teniendo en cuenta la
1 unidad
normativa vigente elaborado por el
productiva.
líder de la unidad productiva.
Se hace la debida verificación si la

información que se va a enviar es Líder de la
2 correcta y actual, para evitar unidad
retrocesos y demora en los productiva.
procesos administrativos.
Si la información contenida en los

documentos no es correcta o se
Líder de la
presentan inconsistencias es
3 unidad
necesario hacer la devolución del
productiva.
documento y esperar un nuevo
documento.
4 Se procede a registrar el Líder de la

documento en el formato de unidad
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
correspondencia enviada para

tener registro de que si se envió a productiva.
su destinatario.
5 Líder de la
Realizar el envío del documento a
unidad
su debido destinatario.
productiva.
Si no requiere una respuesta se Líder de la

6 guarda el documento ya sea en unidad
archivo físico o se digitaliza. productiva.
Si es necesaria una respuesta se

debe hacer el respectivo Líder de la
7 seguimiento al destinario, unidad
garantizando que el trámite se productiva.
realice en los tiempos establecidos.
Comunicaciones Internas
Flujograma Comunicaciones Internas Enviadas

UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
Se realiza la elaboración del

Líder de la
documento teniendo en cuenta el
1 unidad
manual de comunicaciones oficiales
productiva.
de la unidad Productiva.
Se realiza la revisión del documento

para evitar inconsistencias en él. Líder de la
2 unidad
Si se encuentran fallas debe productiva.
redactarse nuevamente.
Si el documento requiere ser

entregado en físico prosigue el Líder de la
3 siguiente punto, en caso de que no unidad
se requiera se entrega directamente productiva.
al destinatario.
Al estar bien su elaboración en este Líder de la

4 paso se imprime original y copia. unidad
productiva.
El documento se envía al área a la Líder de la

5 cual va destinada. unidad
productiva.
Se hace el debido registro en el

Líder de la
formato de correspondencia enviada
6 unidad
para tener evidencia del envío del
productiva.
documento.
Líder de la
Si no necesaria una respuesta se
7 unidad
archiva la copia en físico.
productiva.
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
Si es necesario una respuesta se

Líder de la
debe realizar el debido seguimiento
8 unidad
para obtener una respuesta lo más
productiva.
pronto posible y se da fin al proceso.
Flujograma Comunicaciones Internas Recibidas
Al momento de la llegada del

documento, recibirlo y observarlo, se
le hace la debida revisión de él y se Líder de la
1 estudia cuidadosamente procediendo unidad
a verificar y establecer cuál es el productiva.
estado del documento.
En caso de que el documento se

Líder de la
encuentre mal diligenciado o
2 unidad
incompleto se procede a dar su
productiva.
respectiva devolución.
Si el documento recibido tiene todo al Líder de la

3 día se procederá a ser registro de unidad
dicho documento a la empresa. productiva.
Líder de la
A este se le hace un trámite (lectura,
4 unidad
codificación, y se procede archivar).
productiva.
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
Al tener conocimiento de lo solicitado

en el documento recibido, se le realiza Líder de la
5 la respuesta a dicha petición para su unidad
respectiva entrega y se procede a la productiva.
decisión de si se digitaliza o no.
Si no se hace el proceso de Líder de la

6 digitalización este pasa a ser guardado unidad
en físico. productiva.
En caso de ser aceptado digital se Líder de la

7 realiza su debía conversión para poder unidad
ser guardado. productiva.
Nota:
A continuación, se dan algunas sugerencias o recomendaciones sobre principios ambientales

para la conservación documental:
- Tener en cuenta que los documentos estén bien redactados antes de ser impresos para evitar
gastos de papel y tinta.
- Para las comunicaciones internas se sugiere hacer uso del correo electrónico para así
minimizar el uso del papel.
- Se recomienda hacer uso de ahorro de tinta en la impresión de copia de documentos.
- Tratar en lo posible de manejar la documentación en formato digital para disminuir el uso del
papel.
- Tener un espacio adecuado para guardar los documentos de manera que no queden expuestos
a la humedad, el moho, el calor.
- Hacer limpieza regularmente del área de almacenamiento para prevenir la acumulación de
polvo.
UNIDAD PRODUCTIVA
ENC-GD-01-01
DEL CAFÉ

VERSIÓN: 1
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE: Karina Lucia NOMBRE: Carlos Andrés Pinilla Díaz NOMBRE: SENA Empresa
Buesaquillo Muñoz.
Cristina Aranda Mendieta. CARGO: instructor Área CARGO: Apoyo Administrativo

Administrativa
Yeferson Danilo Benites
Adarme.
Karen Yisel Salazar Anacona.
Wilinton Losada Chavarro.
Yon Neison Yaquino López.
Oscar Julián Jiménez García.
CARGO: aprendices Tecnólogo en

Gestión Administrativa 2500235

07n1nformatoncomunicacionesnoficialesnn2nnn3nnn2n 50636e781ced2b1

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

07n1nformatoncomunicacionesnoficialesnn2nnn3nnn2n 50636e781ced2b1

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

UNIDAD PRODUCTIVA

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

Objetivo del Manual

Alcance del Manual

Para la elaboración y trámite de la correspondencia oficial de la unidad productiva, se aplicarán

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

El siguiente listado presenta la terminología asociada al presente Manual de Administración de

● Anexo: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

Capítulo 2: Producción y Elaboración de Comunicaciones Oficiales

En recomendación para la elaboración de documentos de la unidad de la ENCC se sugieren las

Superior entre 3 cm y 4 cm.

Para la unidad productiva de la ENCC será:

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

● Fuente para utilizar: Arial, Calibri.

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

Capítulo 3: Clasificación de las Comunicaciones Oficiales

La información a continuación se basa en las GUÍA TÉCNICA GTC 185 DE COLOMBIA.

1. Código: Es un sistema convencional que identifica el documento, el departamento, el área o la

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

2. Fecha: Lugar día mes y año.

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

Fuente: Guía Técnica Colombiana GTC 185

3. Fecha: Lugar de origen y fecha de elaboración.

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

10. Páginas subsiguientes: La línea de identificación debe contener el número de la circular, el

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

Fuente: Guía Técnica Colombiana GTC 185

La comunicación interna en la ENCC es una estrategia para gestionar e integrar el equipo

El memorando para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias

Partes del Memorando

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

● Fecha: Lugar, Día, mes y año.

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

Fuente: Guía Técnica Colombiana GTC 185

Capítulo 4: Trámite de las Comunicaciones Oficiales

Flujograma Comunicaciones Externas Recibidas

No. Flujograma Descripción de la Actividad Responsable

Revisar que la información sea

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

Radicar los documentos con su líder de la

Registrar los documentos en el

Se envían los documentos al Líder de la

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

Si el documento no requiere dar Líder de la

Si el documento requiere dar

Una vez esté listo el documento se

Archivar el documento en formato Líder de la

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA:

Digitalizar los documentos teniendo Líder de la

Flujograma Comunicaciones Externas Enviadas

No. Flujograma Descripción de la Actividad Responsable

Se realiza la redacción del

Se hace la debida verificación si la

Si la información contenida en los