FT-GCD-008 Listado Maestro de Registros v.003 25092018

LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
CÓDIGO: FT-GCD-008 FECHA: 25/09/2018 VERSIÓN: 003
IDENTIFICACION
PROCESO GENERADOR RECEPTOR USO DISTRIBUCION TIPO ALMACENAMIENTO Y PRESERVACION PROTECCION O ACCESO RECUPERACION RETENCION CONSERVACIÓN Y DISPOSICION FINAL.
(Nombre del Registro)
Jefe de Servicio al
GERENCIAL Determina la relación e F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GG-001 Matriz de Cliente / Asistente Todos los
interacción entre todos los Todo el Personal Carpeta asignada en el servidor \\ Copia de seguridad que realiza el
Interacción de Procesos de Gestión de la procesos Acceso controlado y restringido a las
GERENCIAL procesos de la compañía V X 192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ proceso de gestión informática de forma Indefinido. Indefinido.
Calidad carpetas. Solo personal autorizado.
Determina la relación MATRICES semanal
Jefe de Servicio al
GERENCIAL FT-GG-002 Matriz de existente entre la política F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Cliente / Asistente Todos los
relación política - objetivo - de calidad, los objetivos Todo el Personal Carpeta asignada en el servidor \\ Copia de seguridad que realiza el
de Gestión de la procesos Acceso controlado y restringido a las
GERENCIAL indicador de calidad y los V X 192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ proceso de gestión informática de forma Indefinido. Indefinido.
Calidad carpetas. Solo personal autorizado.
indicadores de gestión. MATRICES semanal
Líder de
GERENCIAL F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GG-003 Acta de proceso que Reuniones entre procesos
Lideres de proceso Participantes de la reunión Carpeta asignada en el servidor \\ Copia de seguridad que realiza el
Reuniones genera el o de un proceso Acceso controlado y restringido a las
GERENCIAL V X 192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ proceso de gestión informática de forma 3 años. Suprimir el registro
registro
Gerente carpetas. Solo personal autorizado.
ACTAS legajadora (Se identifica con el
Carpeta semanal
General
GERENCIAL F X nombre del registro), se ubica en el El archivador permanece limpio y seco. Se recupera en orden consecutivo (Fecha) 3 años. Destruir el registro
FT-GG-004 Acta de Revisión Asistente de Registro de la revisión
N/A archivador del puesto de trabajo.
por la Alta Dirección Gestión de Calidad Representante gerencial al SGC
GERENCIAL V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
de la Alta
Carpeta legajadora (HV) del empleado.
Gerencia
GERENCIAL Coordinador de F X Se ubica en el archivador de la oficina del Lugar limpio y seco. Acceso controlado Orden alfabético (Por Apellido) 3 años. Destruir el registro
FT-GG-005 Acuse Código de
Empleado Gestión Proceso de Contratación N/A Coordinador de Gestión Humana
Ética Medir la evolución de la
GERENCIAL Humana V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
actividad de una
compañía, sus objetivos
GERENCIAL Asistente de F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GG-006 Cuadro de Asistente de estratégicos y sus Carpeta asignada en el servidor \\
Gestión de N/A Copia de seguridad que realiza el
Mando Integral Gestión de Calidad resultados, desde un
Define el aspecto a 192.168.16.140\gestion calidad\ Acceso controlado y restringido a las
GERENCIAL Calidad V X proceso de gestión informática de forma 3 años. Suprimir el registro
punto de vistaelestratégico
comunicar, emisor y REGISTROS SISTEMA GESTION DE LA carpetas. Solo personal autorizado.
semanal
y con una
receptor, perspectiva
la estrategia y/o CALIDAD\CMI
GERENCIAL FT-GG-007 Matriz de Asistente de F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
medio ageneral.
utilizar, si es de
Comunicación Interna y Lideres de proceso Gestión de Todo el Personal Carpeta asignada en el servidor \\ Copia de seguridad que realiza el
carácter interno y/o Acceso controlado y restringido a las
GERENCIAL Externa Calidad V X 192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ proceso de gestión informática de forma Indefinido. Indefinido.
externo, cual es el carpetas. Solo personal autorizado.
Permite determinar MATRICES semanal
registro, cuando y con que
GERENCIAL Asistente de objetivamente cuáles son F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GG-008 Matriz de frecuencia
Permite llevarsea realiza
cabo los
Lideres de proceso Gestión de los riesgos relevantes Todo el Personal Carpeta asignada en el servidor \\ Copia de seguridad que realiza el
Gestión del Riesgo cambios de manera Acceso controlado y restringido a las
GERENCIAL Calidad para los procesos que V X 192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ proceso de gestión informática de forma Indefinido. Indefinido.
planificada, considerando: carpetas. Solo personal autorizado.
enfrenta una organización. MATRICES semanal
propósitos, consecuencias
GERENCIAL Asistente de F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GG-009 Matriz de potenciales, integridad del
Lideres de proceso Gestión de Todo el Personal Carpeta asignada en el servidor \\ Copia de seguridad que realiza el
Planificación de Cambios sistema de gestión de la Acceso controlado y restringido a las
GERENCIAL Calidad V X 192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ proceso de gestión informática de forma Indefinido. Indefinido.
calidad,
Permite disponibilidad
identificar lasde carpetas. Solo personal autorizado.
MATRICES semanal
recursos y asignación
partes interesadas de dela
responsabilidades
organización, sus y
Identificación de Partes Lideres de proceso Gestión de Todo el Personal Carpeta asignada en el servidor \\ Copia de seguridad que realiza el
autoridades.y/o
necesidades Acceso controlado y restringido a las
GERENCIAL Interesadas Calidad V X 192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ proceso de gestión informática de forma Indefinido. Indefinido.
expectativas y como se
Permite identificar y ve carpetas. Solo personal autorizado.
MATRICES semanal
evaluarafectado el SGC
el cumplimiento
de los requisitos legales,
Requisitos Legales, Lideres de proceso Gestión de Todo el Personal Carpeta asignada en el servidor \\ Copia de seguridad que realiza el
reglamentarios y otros Acceso controlado y restringido a las
GERENCIAL Reglamentarios y Otros. Calidad V X 192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ proceso de gestión informática de forma Indefinido. Indefinido.
aplicables a la carpetas. Solo personal autorizado.
MATRICES semanal
organización
GERENCIAL Asignación de roles, F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GG-012 Matriz de Roles, Lideres de
Gerente General responsabilidades y Todo el Personal Carpeta asignada en el servidor \\ Copia de seguridad que realiza el
Responsabilidad y Autoridad Proceso Acceso controlado y restringido a las
GERENCIAL autoridad frente al SGC V X 192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ proceso de gestión informática de forma Indefinido. Indefinido.
carpetas. Solo personal autorizado.
Se utiliza para MATRICES
Carpeta identificada con el nombre del semanal Hasta la terminación definitiva del
DIGITAL: Auxiliar de
GERENCIAL SOLICITARLE a jurídica F X registro, la cual está ubicada en el Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden Cronológico. documento sobre el que se emitió el Destruir el registro
FT-GG-013 Concepto Archivo y Asistente de
Líder de proceso Asesor Jurídico el concepto y revisión de archivo del
Carpeta Asesoren
asignada Jurídico.
el servidor: \\ concepto
Hasta y la revisión.
la terminación definitiva del
Juridico de Documentos Gerencia. FISICO: Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que realiza el Dpto.
GERENCIAL losEvidencia
documentos de laque así lo
gestión V X 192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ documento sobre el que se emitió el Suprimir el registro
Asesor Jurídico. carpetas. Solo personal autorizado. de Gestión Informática de forma semanal.
de llamadasrequieran.
realizadas Se envía por correo Conceptos Jurídicos concepto y la revisión.
COMERCIAL Coordinador de por los Gestores de electrónico al Coordinador F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GC-001 Agenda de Gestor de
Gestión Negocios y de las visitas de Gestión Comercial de Carpeta asignada en el servidor \\ Carpeta virtual del cliente /GESTION
Gestión Comercial Negocios Acceso controlado y restringido a las
COMERCIAL Comercial efectuadas por los manera diaria y posterior V X 192.168.16.140\gestion comercial COMERCIAL/INFORMES 3 años. Suprimir el registro
Tercero Carpeta legajadora (Identificada con el carpetas. Solo personal autorizado.
Asesores de Gestión a esto se sube al servidor etalmag COMERCIALES
Asistente de nombre del registro). La carpeta se ubica
COMERCIAL Evidencia Comercial
de la entrega y F X Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden Consecutivo (Fecha) 3 años. Destruir el registro
FT-GC-002 Entrega de Gestión Asistente de El cliente debe suministrar en el archivador a cargo del Asistente de
recibido de los obsequios Carpeta legajadora
Obsequios a Terceros Administrativa y Gestión Obtener los datos el documento de manera Gestión Administrativa y Logística.
COMERCIAL entregados a clientes. V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística Administrativa y generales y legales del física para ser conservado
Carpeta legajadora (Identificada con el Los documentos del cliente se retienen
Logística cliente para realizar la en el archivo y de manera Estantería limpia y seca. Acceso Las carpetas se encuentran organizadas
COMERCIAL F X nombre del cliente), la cual está ubicada por el tiempo en que este mantenga una Destruir el registro
FT-GC-003 Identificación del Coordinador de creación en el sistema virtualdebe
El cliente en primera
suministrar Controlado al lugar de almacenamiento. alfabéticamente por nombre del cliente.
Cliente en el archivo
Carpeta general
asignada en oficina Santa
el servidor \\ Marta. relación
Los comercial del
documentos con cliente
la compañía.
se retienen
Cliente Crédito Gestión Cartera contable y evaluar y instancia
el documento para dela creación
manera Acceso controlado y restringido a las Carpeta virtual de la Agencia/GESTION
COMERCIAL V X 192.168.16.140\gestion comercial por el tiempo en que este mantenga una No aplica
revaluar al cliente en de clientes
física para ser deconservado
contado. carpetas. Solo personal autorizado. COMERCIAL/DOCUMENTOS CLIENTES
etalmag legajadora (Identificada con el
Carpeta relación
Los comercial del
la compañía.
se retienen
Comité de crédito. Toda
en la información
el archivo debe
y de manera Estantería limpia y seca. Acceso Las carpetas se encuentran organizadas
COMERCIAL Transmitir la información F X nombre del cliente), la cual está ubicada por el tiempo en que este mantenga una Destruir el registro
FT-GC-004 Presentación del Gestor de Coordinador de Actualización de datos. estar digitalizada
virtual en primera en la Controlado al lugar de almacenamiento. alfabéticamente por nombre del cliente.
obtenida sobre el en el archivo
Carpeta general
Los comercial del
la compañía.
se retienen
Cliente Negocios Gestión Cartera carpeta de
instancia cada
para cliente.
la creación Acceso controlado y restringido a las Carpeta virtual de la Agencia/GESTION
COMERCIAL conocimiento del cliente.
Plasmar condiciones V X 192.168.16.140\gestion comercial por el tiempo en que este mantenga una No aplica
de clientes
Envió por decorreo
contado. carpetas. Solo personal autorizado. COMERCIAL/DOCUMENTOS CLIENTES
comerciales ofertadas al etalmag relación comercial con la compañía.
Toda la información
electrónico al cliente debe
y por
COMERCIAL cliente. Informar a las F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GC-005 Propuesta Gestor de Elestar digitalizada
medio
cliente de esta
debe en la
se
suministrar
Cliente áreas relacionadas los Propuesta Comercial en PDF enviada Este registro puede recuperarse
Comercial Negocios Obtener los datos carpeta
elactualizan
documentode cada
los cliente.
deprecios
manera Acceso controlado y restringido a las
COMERCIAL precios asignados a los V X por correo electrónico o a través del CRM realizando una búsqueda en el CRM por Indefinido. Indefinido.
generales y legales del asignados
física para sera los clientes
conservado carpetas. Solo personal autorizado.
clientes y las condiciones por cada cliente
Carpeta en los(Identificada
legajadora e-mail. con el el nombre del cliente. Los documentos del cliente se retienen
cliente para realizar la en enelelarchivo
paquete contable.
y de manera Estantería limpia y seca. Acceso Las carpetas se encuentran organizadas
COMERCIAL de negociación. F X nombre del cliente), la cual está ubicada por el tiempo en que este mantenga una Destruir el registro
FT-GC-006 Identificación del Coordinador de creación en el sistema virtual en primera Controlado al lugar de almacenamiento. alfabéticamente por nombre del cliente.
Cliente en el archivo
Carpeta general
Los comercial del
la compañía.
se retienen
Cliente Contado Gestión Cartera contable y evaluar y instancia para la creación Acceso controlado y restringido a las Carpeta virtual de la Agencia/GESTION
COMERCIAL V X 192.168.16.140\gestion comercial por el tiempo en que este mantenga una No aplica
revaluar
Para al cliente
certificar en
por parte de clientes de contado. carpetas. Solo personal autorizado. COMERCIAL/DOCUMENTOS CLIENTES
etalmag relación comercial con la compañía.
Asistente de del Comité
cliente la decantidad
crédito. de Toda la información debe
LOGÍSTICA FT-GL-008 Certificación de F N/A N/A N/A N/A Cronológico.
Orden N/A N/A
Gestión Actualización
recipientes detiene
que datos.
en estar digitalizada en la
Cantidad de Recipientes en Cliente Contabilidad Carpeta asignada en el servidor:
Administrativa y calidad de préstamo carpeta de cada cliente. Acceso controlado y restringido a las
LOGÍSTICA Préstamo V X \\192.168.16.140 Asignada a la Agencia Copia de seguridad que realiza el Dpto. 4 años. Suprimir el registro
Logística pertenecientes
Revisión a
de condiciones carpetas. Solo personal autorizado.
Subcarpeta
AZ o carpeta Certificación
identificadadecon
Tanques
el nombre de Gestión Informática de forma semanal.
Asistente de mínimas ETANOLES
en temas de
LOGÍSTICA Jefe de Gestión F X del Registro ubicada en el archivador del Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden cronológicoCronológico. 2 años. Destruir el registro
FT-GL-009 Chequeo de Gestión seguridad, físicas y
Administrativa y N/A generador.
Carpeta asignada en el servidor:
Vehículo para Despacho Administrativa y documental. Acceso controlado y restringido a las
LOGÍSTICA Financiera V X Si
\\192.168.16.140\registros etalmag
se recibe producto se archiva juntos.a.s\
a la Copia de seguridad que realiza el Dpto. 2 años. Suprimir el registro
Logística carpetas. Solo personal autorizado.
CHEQUEO
lista DE VEHICULOS
de chequeo de recibo de(Agencia)
producto. de Gestión Informática de forma semanal.
Asistente de SeProgramación
indica al conductorde rutalos Estantería limpia y seca. Acceso
LOGÍSTICA F X Orden consecutivo
Cronológico. 3 años. Destruir el registro
FT-GL-010 Comunicado Gestión requisitos mínimos para Carpeta asignada en el servidor: controlado al lugar de almacenamiento.
Control Interno N/A Si se despacha en carro tanque se
para Conductores Administrativa y poder realizar el \\192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ Acceso controlado y restringido a las
LOGÍSTICA V X archiva junto con la orden de venta . Copia de seguridad que realiza el Dpto. 1 año. Suprimir el registro
Logística descargue del producto. COMUNICADO DE CONDUCTORES carpetas. Solo personal autorizado.
AZ identificada "Registros Plan de de Gestión Informática de forma semanal.
Asistente de Registro y control de (Agencia) Estantería limpia y seca. Acceso
LOGÍSTICA F X Saneamiento" ubicada en el archivador Orden consecutivo 1 año. Destruir el registro
FT-GL-011 Control de Auxiliar de Gestión Gestión actividades de limpieza controlado al lugar de almacenamiento.
N/A del receptor y/o generador
Actividades de Limpieza Logística Administrativa y que se ejecutan en la
LOGÍSTICA V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística bodega Se archiva en carpeta o AZ identificado
Asistente de con el nombre "Devolución de Tanques" Estantería limpia y seca. Acceso
LOGÍSTICA Soporte de registro de F X Orden consecutivo
Cronológico.del traslado 1 año. Destruir el registro
FT-GL-012 Control de Auxiliar de Gestión Gestión Coordinador de Gestión y se ubica en el archivador del puesto controlado al lugar de almacenamiento.
entrega de tanques por Carpeta asignada en el servidor:
Devolución de Tanques Logística Administrativa y Contable de trabajo del Auxiliar Contable. Acceso controlado y restringido a las
LOGÍSTICA parte del cliente V X \\192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ Copia de seguridad que realiza el Dpto. 4 años. Suprimir el registro
DEVOLUCION
AZ DE TANQUES
identificada "Registros (Agencia)
Plan de de Gestión Informática de forma semanal.
Asistente de Estantería limpia y seca. Acceso
LOGÍSTICA FT-GL-014 Control de F X Saneamiento" ubicada en el archivador Orden consecutivo 1 año. Destruir el registro
Auxiliar de Gestión Gestión Control de adecuada controlado al lugar de almacenamiento.
Limpieza de Canecas N/A del receptor y/o generador
Logística Administrativa y limpieza de las canecas
LOGÍSTICA Clasificadoras de Basura V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística
AZ identificada "Registros Plan de
Asistente de Control de la cantidad y Estantería limpia y seca. Acceso
LOGÍSTICA F X Saneamiento" ubicada en el archivador Orden consecutivo 1 año. Destruir el registro
FT-GL-015 Control para Auxiliar de Gestión Gestión químicos utilizados en la controlado al lugar de almacenamiento.
Preparación de Soluciones Logística Administrativa y preparación de soluciones
LOGÍSTICA Asistente de V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística para limpieza
Gestión
Asistente de AZ o carpeta identificada "Equipos"
LOGÍSTICA FT-GL-002 Cronograma de Administrativa y Control de fechas de F X Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden cronológico 5 años Destruir el registro
Gestión ubicada en el archivador del receptor. Orden Cronológico.
Mantenimiento y Calibración Logística mantenimiento y N/A Carpeta asignada en el servidor:
Administrativa y Acceso controlado y restringido a las
LOGÍSTICA de Equipos calibración de equipos V X \\192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ 5 años Suprimir el registro
Logística Se diligencia para Se archiva en una carpeta o AZ, en el carpetas. Solo personal autorizado. Copia de seguridad que realiza el Dpto.
Auxiliar de Gestión EQUIPOS\CRONOGRAMAS(Agencia) Se guarda en una carpeta y se proteje en
Asistente de Asistente de programar los tiempos de archivador ubicado en la oficina de la de Gestión
En caso de Informática de forma
daño o perdida, semanal. Mientras el vehiculo trabaje para la
se recuperara
LOGÍSTICA Logística F X el armario el cual recibe su debida Destruir el registro
FT-GL-016 Cronograma de Gestión Gestión mantenimiento de los Jefe de Gestión Asistente de Gestión Administrativa y de la carpeta virtual asignada. compañía
limpieza.
Mantenimiento Vehicular Administrativa y Administrativa y vehiculos según Administrativa y Logística Logística.
Copia digitalizada en la carpeta de red, Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que realiza el Dpto. Mientras el vehiculo trabaje para la
LOGÍSTICA V X Suprimir el registro
Logística Logística kilometraje o tiempo en ubicada en el servidor asignado. carpetas. Solo personal autorizado. de Gestión Informática de forma semanal. compañía
AZ identificada "Registros Gestión
Asistente de uso.
LOGÍSTICA F X Logística" ubicada en el archivador del Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden consecutivo 2 años. Destruir el registro
FT-GL-017 Entrega de Auxiliar de Gestión Gestión Control de entrega de
Contabilidad receptor y/o generador
Muestras de Productos Logística Administrativa y bodega a clientes
Logística
Asistente de
LOGÍSTICA FT-GL-018 Etiquetas de Auxiliar de F X No se almacena N/A N/A N/A N/A
Gestión
Identificación: Muestra de Gestión Identificar muestras o pnc N/A
Administrativa y
LOGÍSTICA Retención Logística V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística
Asistente de
Gestión
Identificación: Muestra sin Gestión Identificar muestras o pnc N/A
Administrativa y
LOGÍSTICA Valor Comercial Logística V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística
Asistente de
Gestión
Identificación: Producto No Gestión Identificar muestras o pnc N/A
Administrativa y
LOGÍSTICA Conforme Logística V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística
Asistente de
Gestión
Identificación: Producto Gestión Identificar muestras o pnc N/A
Administrativa y
LOGÍSTICA Procesado Logística V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística
Asistente de
Gestión
Identificación: Recipiente Gestión Identificar muestras o pnc N/A
Administrativa y
LOGÍSTICA Muestreado Logística V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística
En AZ o carpeta identificada "Registros
Asistente de
LOGÍSTICA FT-GL-023 Evaluación de F X Normas de Seguridad" , ubicada en el Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden cronológico 2 años. Destruir el registro
Gestión Medir el nivel de
Entendimiento de las Personal Visitante N/A archivador del receptor.
Administrativa y conocimiento
LOGÍSTICA Normas de Seguridad V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística
Asistente de Asistente de
LOGÍSTICA F X Logística" ubicada en el archivador del Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden cronológico 2 años. Destruir el registro
FT-GL-003 Facturación Gestión Gestión Control de elaboración de
N/A receptor y/o generador
Manual Aprobada Administrativa y Administrativa y facturas manuales
LOGÍSTICA Asistente de V N/A N/A
Logística Logística
Gestión
Asistente de Conocimiento técnico de AZ o carpeta identificada "Equipos"
LOGÍSTICA Administrativa y F X Lugar limpio, seco con acceso controlado Versión y fecha del formato Vida útil Destruir el registro
FT-GL-031 Ficha Técnica de Gestión cada uno de los equipos ubicada en
Carpeta el archivador
asignada del receptor
en el servidor: \\
Logística N/A Copia de seguridad que realiza el Dpto.
Máquinas y Equipos Administrativa y que se encuentra dentro 192.168.16.140\Compartidos Compras\ Acceso controlado y restringido a las
LOGÍSTICA Asistente de V X de Gestión Informática de forma semanal. Indefinido. Indefinido.
Logística de las instalaciones FICHAS TECNICAS DE MAQUINAS Y carpetas. Solo personal autorizado.
Auxiliar de Gestión
Gestión Conocimiento técnico de
Asistente de EQUIPOS
AZ o carpeta identificada "Equipos"
LOGÍSTICA Logística y
Administrativa los mantenimientos F X Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden consecutivo Vida útil Destruir el registro
FT-GL-024 Hoja de Vida de Gestión ubicada en el archivador del receptor
Logística preventivos, correctivos, N/A
Máquinas y Equipos Administrativa y
LOGÍSTICA reparaciones y V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística
Auxiliar de Gestión calibraciones realizadas AZ identificada "Registros Plan de
FT-GL-025 Inspección de Asistente de Asistente de Estantería limpia y seca. Acceso
LOGÍSTICA Logística F X Saneamiento" ubicada en el archivador Orden cronológico 1 año. Destruir el registro
Cumplimiento de Normas de Gestión Gestión Verificación de controlado al lugar de almacenamiento.
Presentación Personal e Administrativa y Administrativa y condiciones mínimas
Higiene Logística Logística
FT-GL-027 Liberación de Asistente de
LOGÍSTICA Aprobación y autorización F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Área para Cargue y/o Gestión Orden Cronológico.
Control Interno para cargue y descargue N/A Carpeta asignada en el servidor:
Descargue de Carro Administrativa y AZ o carpeta identificada con el nombre Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que realiza el Dpto.
LOGÍSTICA de producto V X \\192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ 1 año. Suprimir el registro
Tanques Logística del Registro ubicada en el archivador del carpetas. Solo personal autorizado. de Gestión Informática de forma semanal.
LIBERACION
En AZ o carpeta DE AREA (año) "Orden de
identificada Ubicación en el servidor
Asistente de Asistente de receptor. La lista de chequeo y las
LOGÍSTICA Identificar producto. Contabilidad F X Venta" ubicada en el archivador del Lugar limpio, seco con acceso controlado RED/SERVER01/AGENCIA/CHEQUEO 3 años. Destruir el registro
FT-GL-007 Lista de Chequeo Gestión Gestión basculas en original se conservan en
Verificar tema de receptor. En la parte de atrás del DE VEHICULOS
Orden Cronológico.
para Recibo de Productos Administrativa y Administrativa y cada Agencia
Carpeta y seen
asignada envían fotocopias para Acceso controlado y restringido a las
el servidor:
LOGÍSTICA seguridad. Comercio Exterior V N/A registro se imprime la Orden de Compra Copia de seguridad que realiza el Dpto. 1 año. Suprimir el registro
Logística Logística Comercio Exterior(agencia)
\\192.168.16.140 en Santa Marta. carpetas. Solo personal autorizado.
del cliente y mientras llega la fecha de de Gestión Informática de forma semanal.
Asistente de
LOGÍSTICA Ejecutar, controlar y F X despacho se mantienen en el AZ o Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden cronológico 2 años. Destruir el registro
FT-GL-006 Orden de Venta Gestor de Gestión
supervisar los despachos N/A carpeta.
e Inspección de Despacho. Negocios Administrativa y
LOGÍSTICA Asistente de a clientes V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística
Gestión Una vez tramitado el pedido se debe
Carpeta identificada "Revisión Vehículos"
LOGÍSTICA Administrativa y F X archivar en un AZ junto a la remisión del Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden consecutivo 2 años. Destruir el registro
FT-GL-028 Planilla de Auxiliar de Verificar el estado físico ubicada en el archivador del receptor
Logística N/A cliente, identificada "Remisiones".
Revisión de Vehículos Mantenimiento del vehículo
Auxiliar de Gestión AZ identificada "Registros Plan de
FT-GL-029 Registro de Asistente de
LOGÍSTICA Logística Auxiliar de Control de la limpieza F X Saneamiento" ubicada en el archivador Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden Cronológico 3 años. Destruir el registro
Control de Lavado y Gestión
Gestión realizada a los tanques de N/A del receptor
Desinfección de Tanques de Administrativa y Cuando aplique se dejará copia de este
LOGÍSTICA Logística
Auxiliar de almacenamiento V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Agua Potable Logística documento adjunto a la remisión del
Gestión
Asistente de pedido entregado al cliente el cual se
LOGÍSTICA Logística F X Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden cronológico 2 años. Destruir el registro
FT-GL-030 Registro de Gestión Entregas fuera del debe archivar en un AZ junto a la
Cliente
Transporte Administrativa y perímetro urbano remisión del cliente, identificada
LOGÍSTICA Cliente V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística "Remisiones".
En AZ o carpeta identificada "Registros
FT-GL-031 Registro de Asistente de Asistente de
LOGÍSTICA Transportador F X Normas de Seguridad" , ubicada en el Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden consecutivo 2 años. Destruir el registro
Visitantes y Soporte de Gestión Gestión Registro del personal
N/A archivador del receptor.
Entrega de Normas de Administrativa y Administrativa y visitante Se coloca detrás de la puerta de cada
Seguridad Logística Logística baño y se protege dentro de un protector
Asistente de plástico, una vez concluido el registro,
LOGÍSTICA FT-GL-032 Registro y Auxiliar de F X Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden cronológico 2 años. Destruir el registro
Gestión Control de la limpieza de este se pasa a un AZ identificada
Supervisión de Limpieza de Servicios N/A
Administrativa y los baños "Registros Plan de Saneamiento" ubicada
LOGÍSTICA Baños Generales V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística en el archivador del receptor
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IDENTIFICACION
Asistente de
LOGÍSTICA Control de las muestras F X Logística" ubicada en el archivador del Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden consecutivo. 2 años. Destruir el registro
FT-GL-033 Relación de Auxiliar de Gestión Gestión
retenidas y sus tiempo de N/A receptor y/o generador
Muestras de Retención Logística Administrativa y
LOGÍSTICA proveedores y clientes V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística
AZ o carpeta identificada con el nombre
Asistente de
LOGÍSTICA FT-GL-005 Reporte de F X del Registro ubicada en el archivador del Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden consecutivo. 2 años. Destruir el registro
Gestión Jefe de Gestión
Novedad y/o Solicitud de Todo el Personal Reporte de novedades receptor
Administrativa y Administrativa y Logística
LOGÍSTICA Servicio V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística
LOGÍSTICA Listado de criterios a F X de "Plan de Emergencia" ubicada en el Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden cronológico 4 años. Destruir el registro
FT-GL-034 Revisión de Gestión Gestión Orden Cronológico.
revisar en las N/A archivador
Carpeta del receptor.
asignada en el servidor:
Instalaciones Administrativa y Administrativa y Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que realiza el Dpto.
LOGÍSTICA instalaciones V N/A \\192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ 4 años. Suprimir el registro
Logística Logística carpetas. Solo personal autorizado. de Gestión Informática de forma semanal.
PLAN
AZ DE EMERGENCIA
o carpeta identificada(Agencia)
con el nombre
Asistente de
LOGÍSTICA F X del Registro ubicada en el archivador del Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden consecutivo. 2 años. Destruir el registro
FT-GL-001 Revisión Auxiliar de Gestión Gestión Revisar las condiciones
N/A receptor
Semanal a Bodega Logística Administrativa y físicas de la bodega
Logística
Asistente de
LOGÍSTICA F X Logística" ubicada en el archivador del Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden consecutivo. 2 años. Destruir el registro
FT-GL-035 Verificación de Auxiliar de Gestión Gestión Verificar puntos de
N/A receptor y/o generador
Báscula Logística Administrativa y calibración de la bascula
Logística
Verificar que los equipos AZ identificada "Registros Gestión
Asistente de
LOGÍSTICA que se utilizar para la F X Logística" ubicada en el archivador del Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden consecutivo. 2 años. Destruir el registro
FT-GL-036 Verificación de Auxiliar de Gestión Gestión
entrega de producto sigan N/A receptor y/o generador
Equipos Logística Administrativa y
LOGÍSTICA cumpliendo con las V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística Verificar que las
especificaciones AZ o carpeta identificada con el nombre
Asistente de Asistente de operaciones que se
LOGÍSTICA F X del Registro ubicada en el archivador del Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden consecutivo. 3 años. Destruir el registro
FT-GL-004 Verificación Gestión Gestión debían realizar se hallan
N/A receptor.
Diaria al Cierre de la Jornada Administrativa y Administrativa y cumplido.
LOGÍSTICA Asistente de V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística Logística
Gestión
Asistente de Verificar instalaciones
LOGÍSTICA Administrativa y Control de fechas de F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GL-038 Cronoomgrama Gestión Orden Cronológico.
Logística mantenimiento a las N/A Carpeta asignada en el servidor:
Mantenimiento Locativo Administrativa y Acceso controlado y restringido a las
LOGÍSTICA instalaciones V X \\192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ 5 años Suprimir el registro
Logística AZ - Acuerdos de calidad Etalmag - carpetas. Solo personal autorizado. Copia de seguridad que realiza el Dpto.
Auxiliar de Gestión Cliente INSTALACIONES(Agencia)
Clientes / Proveedores y se ubica en la de Gestión Informática de forma semanal.
CALIDAD Acuerdos de Calidad Logística Asistente de Fijar el nivel acordado F X Estantería limpia y seca. Orden Cronológico 3 años. Destruir el registro
estantería del puesto de trabajo del
Etalmag - Proveedor Gestión de para la calidad de dicho Proveedor
receptor.
CALIDAD Clientes/Proveedores Calidad servicio. V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Etalmag
CALIDAD Asistente de F N/A N/A
Carpeta asignada en el servidor: \\ N/A N/A N/A N/A
FT-GCD-001 Análisis de la Método para la resolución
Todo el Personal Gestión de N/A 192.168.15.140\registros etalmag s.a.s\
Causa - Raíz de problemas Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que semanalmente
CALIDAD Calidad V X ANALISIS DE CAUSAS 3 años. Suprimir el registro
carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
CALIDAD F CRM
N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GCD-002 Control de Diseñador Controlar los archivos Carpeta asignada en el servidor:
Diseñador Grafico N/A
Archivos Almacenados Grafico generados y aprobados \\192.168.16.152\gestion publicidad Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que semanalmente
CALIDAD V X 3 años. Suprimir el registro
(Archivo identificado con el nombre del carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
registro)
CALIDAD FT-GCD-003 Control de Controlar los archivos F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Diseñador Carpeta asignada en el servidor:
Elementos Gráficos Diseñador Grafico solicitados por los N/A
Grafico \\192.168.16.152\gestion publicidad Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que semanalmente
CALIDAD Solicitados Plan procesos
de acción que V X 3 años. Suprimir el registro
(Archivo identificado
Carpeta identificadaconcon
el nombre del
el nombre carpetas. Solo personal autorizado. realiza consecutivo
Orden el área de Gestión Informática
documenta qué El archivador permanece limpio y seco.
registro)
"Cronograma y planes de auditoría" y se
CALIDAD procedimientos seguirá un F X Carpeta asignada en el servidor: Cuenta con cerradura para controlar el 3 años. Destruir el registro
FT-GCD-004 Cronograma de Asistente de ubica en archivador del puesto de trabajo Se puede recuperar imprimiendo el
Gerente General auditor para validar que N/A \\192.168.16.140\gestion calidad\ acceso al registro.
Auditorias Gestión de Calidad del generador registrode
Acceso controlado y restringido a las Copia virtual.
seguridad que semanalmente
CALIDAD una organización cumple V X SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 3 años. Suprimir el registro
con las regulaciones
Comparación entre dosdeo ISO 9001-2015 ETALMAG\Registros\
CALIDAD Asistente de más cumplimiento.
tipos de datos que F N/A Auditoria
N/A Internas (AÑO) N/A N/A N/A N/A
Carpeta asignada en el servidor: \\
FT-GCD-005 Ficha Indicador Lideres de proceso Gestión de sirve para elaborar una Lideres de Proceso Se almacena en un AZ o Carpeta
Asistente de Gestión 192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que semanalmente
CALIDAD Calidad medida cuantitativa o una V X identificada con el nombre "Reporte de 3 años. Suprimir el registro
Administrativa y Logística INDICADORES DE GESTION carpetas. Solo personal autorizado. realiza consecutivo
Orden el área de Gestión Informática
observación cualitativa. Producto No Conforme e Informe de El archivador permanece limpio y seco.
Asistente de (Identificada con el nombre del proceso)
CALIDAD FT-GCD-006 Informe de Documentar el tratamiento F X tratamiento y disposición de PNC", esta Cuenta con cerradura para controlar el 3 años. Destruir el registro
Auxiliar de Gestión Gestión Asistente de Gestión de Carpeta asignada en el servidor: \\ Se puede recuperar imprimiendo el
Tratamiento y Disposición realizado al PNC y la carpeta se encuentra ubicada en el acceso al registro.
Logística Administrativa y Calidad 192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ Acceso controlado y restringido a las Copia registrode
virtual.
CALIDAD del PNC disposición final del mismo V X archivador del Asistente de Gestión 3 años. Suprimir el registro
Logística PRODUCTO NO CONFORME carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
Administrativa
SGC WEB y Logística.
Jefe de Gestión (Identificada con el nombre de la agencia)
CALIDAD Asistente de F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GCD-007 Listado Asistente de Control de los Administrativa y Logística
Gestión de Todo el Personal Carpeta asignada en el servidos:
Maestro de Documentos Gestión de Calidad Documentos del SGC Acceso controlado y restringido a las Copia de Seguridad que semanalmente
CALIDAD Calidad V X \\192.168.16.140\gestion calidad\ Indefinido. Indefinido.
REGISTROS
SGC WEB SISTEMA GESTION DE LA
CALIDAD Asistente de F N/A CALIDAD\Control
N/A de Documentos y N/A N/A N/A N/A
FT-GCD-008 Listado Asistente de Control de los Registros
Gestión de Todo el Personal Registros\Listados
Carpeta asignada en Maestros
el servidos:
Maestro de Registros Gestión de Calidad del SGC Acceso controlado y restringido a las Copia de Seguridad que semanalmente
CALIDAD Calidad V X \\192.168.16.140\gestion calidad\ Indefinido. Indefinido.
AZ identificada con el nombre "Lista de carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
REGISTROS SISTEMA GESTION DE LA
Verificación e Informe de Auditoría" y se
CALIDAD FT-GCD-009 Lista de Asistente de F X CALIDAD\Control de Documentos y Estantería limpia y seca. Orden Cronológico 3 años. Destruir el registro
Realización de Auditorias ubica en la estantería del puesto de
Verificación e Informe de Auditor Líder Gestión de N/A Registros\Listados
Se almacena enMaestrosun AZ o Carpeta
Internas Asistente de Gestión trabajo del receptor.
CALIDAD Auditoría Calidad V N/A identificada
N/A con el nombre "Reporte de N/A N/A N/A N/A
Persona que Administrativa y Logística Orden consecutivo
Producto No Conforme e Informe de El archivador permanece limpio y seco.
detecta o informa a
CALIDAD Auxiliar de F X tratamiento y disposición de PNC", esta Cuenta con cerradura para controlar el 3 años. Destruir el registro
FT-GCD-010 Reporte de la compañía la Informar de PNC Asistente de Gestión de Carpeta asignada en el servidor: \\ Se puede recuperar imprimiendo el
Gestión carpeta se encuentra ubicada en el acceso al registro.
Producto No Conforme presencia del detectado Calidad 192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ Acceso controlado y restringido a las Copia registrode
virtual.
CALIDAD Logística V X archivador del Asistente de Gestión 3 años. Suprimir el registro
producto no PRODUCTO NO CONFORME carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
Administrativa y Logística.
conforme. Jefe de Gestión (Identificada con el nombre de la agencia)
CALIDAD Solicitar algún tipo de F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GCD-011 Solicitud Diseñador Administrativa y Logística Carpeta asignada en el servidor:
Todo el Personal archivo de carácter N/A
Comunicación Grafica Grafico \\192.168.16.152\gestion publicidad Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que semanalmente
CALIDAD publicitario V X AZ identificada con el nombre "Solicitud Por proceso 3 años. Suprimir el registro
(Archivo identificado con el nombre del carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
de Creación, Modificación y/o Anulación Orden Cronológico
Solicitudes de registro)
CALIDAD FT-GCD-012 Solicitud de Asistente de F X Carpeta
de Documentos"
asignada eny el se ubica en la Estantería limpia y seca.
servidor: A este se encuentran adjuntos los 3 años. Destruir el registro
modificación, eliminación y
Creación, Modificación y/o Lideres de proceso Gestión de Todo el Personal estantería del lugar de
\\192.168.16.140\gestion trabajo del
calidad\ soportes de revisión, aprobación y
creación de documentos Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que semanalmente
CALIDAD Anulación de Documentos Calidad V receptor
X REGISTROS SISTEMA GESTION DE LA divulgación de documentos. 3 años. Suprimir el registro
dentro del SGC carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
Facilitar la identificación y CALIDAD\Control de Documentos y
Gerencia
CALIDAD gestión de los hallazgos F Registros\Solicitudes
N/A N/A
Carpeta asignada en el servidor: \\ N/A N/A N/A N/A
FT-GCD-013 Informe de Asistente de
derivados de las N/A 192.168.15.140\ GESTION CALIDAD\
Requerimientos de Clientes Gestión de Calidad Cómite de Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que semanalmente
CALIDAD auditorias y/o visitas de V X REGISTROS SISTEMA GESTION DE LA Indefinido. Indefinido.
Calidad Carpeta identificada con el nombre carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
los clientes. CALIDAD\Auditorias\AUDITORIAS DE
FT-GCD-016 Acta de "Registro de revisión y aprobación de
CALIDAD Asistente de Soporte de revisión de F X SEGUNDA PARTE Estantería limpia y seca. Orden Cronológico 3 años Destruir el registro
revisión general de documentos" y se ubica en la estantería
Líder de Proceso Gestión de la toda la documentación del N/A
documentos del Sistema de del lugar de trabajo del receptor.
CALIDAD Calidad SGC V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Gestión Carpeta identificada con el nombre Orden consecutivo
Establece una guía de los El archivador permanece limpio y seco.
"Cronograma y planes de auditoría" y se
CALIDAD horarios y de las F X Carpeta asignada en el servidor: Cuenta con cerradura para controlar el 3 años. Destruir el registro
PG-GCD-001 Programa y Asistente de Lideres de ubica en archivador del puesto de trabajo Se puede recuperar imprimiendo el
necesidades existentes de Lideres de Proceso \\192.168.16.140\gestion calidad\ acceso al registro.
Plan de Auditoria Gestión de Calidad Proceso del generador registrode
Acceso controlado y restringido a las Copia virtual.
CALIDAD coordinación entre todas V X REGISTROS SISTEMA GESTION DE LA 3 años. Suprimir el registro
carpetas. Solo personal autorizado. realiza
Se el áreahaciendo
recupera de Gestión
usoInformática
de los filtros o
las partes que intervienen. CALIDAD\Auditorias\AUDITORAS DE
búsqueda avanzada del CRM.
CALIDAD Asistente de F N/A PRIMERA
N/A PARTE N/A N/A N/A N/A
SQR y Acciones Integrantes del Registro de SQR y las El acceso al registro y en general al CRM Se puede buscar en "Búsqueda
Gestión de la Todos los procesos http://192.168.15.123/crm/ Por proceso
(Acciones) SGC acciones generadas es controlado, mediante la asignación de avanzada" y seleccionando los
CALIDAD Calidad V X AZ
Se archiva en el con
identificada CRMelennombre
el módulo SQR
"Solicitud Indefinido. Indefinido.
usuarios con perfiles acorde a cada rol o parámetros de búsqueda "Caso
y Acciones.
de Creación, Modificación y/o Anulación Orden Cronológico
a las funciones de cada uno. Generado". El proveedor de
CALIDAD Asistente de Asistente de F X de Documentos" y se ubica en la Estantería limpia y seca. 3 años. Destruir el registro
Soportes de Revisión y almacenamiento de la información,
Gestión de la Gestión de la Registro de cambios N/A estantería del lugar de trabajo del A este se encuentran adjuntos los
aprobación de documentos. realiza copias de seguridad diarias.
CALIDAD Calidad Calidad V N/A receptor
N/A N/A soportes
N/A de revisión, aprobación y N/A N/A
AZ identificada con el nombre
El archivador permanece limpio y seco. divulgación de documentos.
"Socialización de Documentos" y se ubica
CALIDAD Asistente de F X Cuenta con cerradura para controlar el Orden Cronológico 3 años. Destruir el registro
Soporte de socialización de Líderes de Divulgación de en el archivador del lugar de trabajo del
Gestión de la N/A acceso al registro.
documentos. proceso documentos en la agencia receptor
CALIDAD Calidad V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
CALIDAD F X Caja Fuerte Agencia Bogotá. Acceso restringido a la información. Orden Cronológico. 3 años. Digitalización del documento.
Gerencia
Certificado ISO 9001:2008 Ente Certificador N/A Agencias
General En AZ identificado con el nombre del
CALIDAD V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
registro. Se archiva por cada área o
Una vez se recibe el registro, el Auxiliar
Auxiliar de proceso que realice la entrega de
DOCUMENTAL FT-GD-001 Control Único de Relación de documentos F X El archivador permanece limpio y seco. de Archivo escanea el registro y el 2 años. Destruir el registro
Líderes de Archivo documentos. El AZ o carpeta permanece
Inventario Documental para que se transfieren al N/A archivo lo guarda en la carpeta: Serve
procesos en el archivador del puesto de trabajo del
DOCUMENTAL Archivo General archivo central V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Recepción Auxiliar de
Carpeta Archivo. con el nombre
identificada
Auxiliar de Relación de documentos "Control para el préstamo o entrega de Orden consecutivo desde el mas antiguo
DOCUMENTAL FT-GD-002 Control para el Auxiliar de Archivo F X Lugar limpio, seco con acceso controlado 1 año. Destruir el registro
Archivo entregados a otras áreas documentos" ubicada en el lugar de hacia el mas reciente.
Préstamo o Entrega de N/A
y pertenecientes al trabajo del receptor.
DOCUMENTAL Documentos a otras Áreas Recepción V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Recepción archivo AZ o carpeta identificada con el nombre
Asistente de Auxiliar de "Control de Correspondencia Recibida"
DOCUMENTAL Se relaciona toda la F X Carpeta en el servidor: Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden consecutivo 1 año. Destruir el registro
FT-GD-003 Control de Gestión Archivo ubicada en el archivador del receptor. Se
correspondencia recibida Agencias \\192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\
Correspondencia Recibida Administrativa y tiene unaidentificada
Carpeta AZ por agencia.
con el nombre Acceso controlado y restringido a las Copias de seguridad semanal de
DOCUMENTAL en cada agencia V X FT-GD-003 CONTROL DE 2 años. Suprimir el registro
Logística Recepción "Control de Correspondencia Enviada" carpetas. Solo personal autorizado. Informática
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Auxiliar de Seguimiento a la ubicada en el lugar de trabajo del
DOCUMENTAL FT-GD-004 Control Auxiliar de Archivo F X (Agencia)en el servidor:
Carpeta Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden consecutivo 1 año. Destruir el registro
Archivo correspondencia enviada receptor.
Correspondencia Externa N/A \\192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\
para externos de la Acceso controlado y restringido a las Copias de seguridad semanal de
DOCUMENTAL Enviada Recepción V X FT-GD-004 CONTROL DE 2 años. Suprimir el registro
Recepción compañía Carpeta identificada con el nombre carpetas. Solo personal autorizado. Informática
CORRESPNDENCIA EXTERNA
Auxiliar de Verificar que las áreas "Control de Inspección de gestión
DOCUMENTAL FT-GD-005 Control Auxiliar de Archivo F X ENVIADA (Agencia) Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden consecutivo 1 año. Destruir el registro
Archivo estén cumpliendo con las documental" ubicada en el lugar de
Inspección Gestión N/A
normas archivísticas trabajo
En AZ del receptor. con el nombre del
identificado
DOCUMENTAL Documental Recepción V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Recepción establecidas
Programación de entregas registro. Se archiva por cada área o
Una vez se recibe el registro, el Auxiliar
de otras dependencias al proceso que realice la entrega de
DOCUMENTAL Auxiliar de Archivo Asistente de F X El archivador permanece limpio y seco. de Archivo escanea el registro y el 2 años. Destruir el registro
FT-GD-006 Cronograma de archivo central, de la documentos. El AZ o carpeta permanece
Gestión de la N/A archivo lo guarda en la carpeta: Serve
Transferencia Documental documentación que ha en el archivador del puesto de trabajo del
DOCUMENTAL Recepción Calidad V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
cumplido su tiempo en Auxiliar de Archivo.
AZ identificada con el nombre "Relación
Asistente de Auxiliar de consulta
Relación de la Orden consecutivo desde el mas antiguo
DOCUMENTAL F X de Correspondencia
Carpeta Enviada" ubicada en Lugar limpio, seco con acceso controlado
en el servidor: 1 año. Destruir el registro
FT-GD-007 Relación de Gestión Archivo documentación enviada hacia el mas reciente.
N/A el lugar de trabajo del receptor.
\\192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\
Correspondencia Enviada Administrativa y de las agencias hacia Acceso controlado y restringido a las Copias de seguridad semanal de
DOCUMENTAL V N/A FT-GD-004 CONTROL DE 2 años. Suprimir el registro
Logística Recepción santa marta carpetas. Solo personal autorizado. Informática
CORRESPONDENCIA
AZ ENVIADA
identificada con el nombre "Solicitud
Auxiliar de Orden consecutivo desde el mas antiguo
DOCUMENTAL Solicitar documentación F X (Agencia)
de Préstamo de Documentos" ubicada en Lugar limpio, seco con acceso controlado 1 año. Destruir el registro
FT-GD-001 Solicitud de Archivo hacia el mas reciente.
Todo el Personal prestada del área de N/A el lugar de trabajo del receptor.
Préstamo de Documentos
DOCUMENTAL archivo V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Recepción
3 años en archivo activo.
Se guarda en una AZ identificada con el Lugar limpio, seco, ordenado y con
INFORMATICA Coordinador de F X Por ciudad y el service tag del equipo Destruir el registro
FT-GI-001 Acta de Entrega Coordinador de Registrar las entregas de nombre del registro ubicada en la oficina. acceso restringido.
Gestión N/A 2 años en archivo general.
de Maquinaria y Equipo Gestión Informática equipos a los usuarios
INFORMATICA Informática V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Se guarda en una AZ identificada con el
Lugar limpio, seco, ordenado y con Orden Cronológico desde el mas antiguo
INFORMATICA FT-GI-002 Control de Coordinador de F X nombre del registro ubicada en la oficina 3 años. Destruir el registro
Coordinador de Soporte de la realización acceso restringido. hasta el mas reciente.
Elaboración de Copias de Gestión N/A del receptor.
Gestión Informática de las copias
INFORMATICA Seguridad Informática V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Seguimiento a las fechas
INFORMATICA Coordinador de de vencimiento o F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GI-003 Control de Coordinador de
Gestión actualizacion. N/A
Licencias Gestión Informática Carpeta en el servidor: Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que se realiza de
INFORMATICA Informática Tambien se identifica las V X 3 años. Suprimir el registro
\\192.168.16.140\gestion informatica carpetas. Solo personal autorizado. forma semanal.
caracteristicas. Se guarda en una AZ identificada con el
FT-GI-004 Control de Lugar limpio, seco, ordenado y con Orden Cronológico desde el mas antiguo
INFORMATICA Coordinador de Llevar seguimiento a los F X nombre del registro ubicada en la oficina 3 años. Destruir el registro
Mantenimientos Preventivo Coordinador de acceso restringido. hasta el mas reciente.
Gestión mantenimientos N/A del receptor.
de Equipos de Recursos Gestión Informática
INFORMATICA Informática preventivos a programar V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Informáticos
INFORMATICA Coordinador de Registro de los usuarios F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GI-005 Control de Coordinador de
Gestión creados para roles y N/A
Usuarios Gestión Informática Carpeta en el servidor: Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que se realiza de
INFORMATICA Informática permisos V X 3 años. Suprimir el registro
\\192.168.16.140\gestion
Se informaticacon el carpetas. Solo personal autorizado.
guarda en una AZ identificada forma semanal.
nombre: "Ficha Técnica y Hoja de Vida de Lugar limpio, seco, ordenado y con
INFORMATICA Coordinador de F X Por ciudad y el service tag del equipo Destruir el registro
FT-GI-006 Ficha Técnica Coordinador de Da las caracteristicas del Equipos" ubicada en la oficina del acceso restringido.
Gestión N/A 2 años en archivo general.
Equipos de Computo Gestión Informática equipo receptor.
INFORMATICA Informática V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Se guarda en una AZ identificada con el
nombre: "Ficha Técnica y Hoja de Vida de Lugar limpio, seco, ordenado y con
INFORMATICA Coordinador de Registro de F X Por ciudad y el service tag del equipo Destruir el registro
FT-GI-007 Hoja de Vida Coordinador de Equipos" ubicada en la oficina del acceso restringido.
Gestión mantenimientos N/A 2 años en archivo general.
Equipos de Computo Gestión Informática receptor.
INFORMATICA Informática preventivos y correctivos V N/A
INFORMATICA Coordinador de Registro de las impresoras F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GI-008 Inventario de Coordinador de Se ordena por área y consecutivo.
Gestión y scanner. Ubicación y N/A
Impresoras y Scanner Gestión Informática Carpeta en el servidor: Acceso controlado y restringido a las
INFORMATICA Informática responsable V X 3 años. Suprimir el registro
\\192.168.16.140\gestion informatica carpetas. Solo personal autorizado. Copia de seguridad que se realiza de
forma semanal.
HUMANA Coordinador de Para dejar soporte de la F X Se ubica en el archivador de la oficina del Lugar limpio y seco. Acceso controlado Orden alfabético (Por Apellido) 3 años. Destruir el registro
FT-GH-002 Acta de Coordinador de
Gestión explicación del trabajador N/A Coordinador de Gestión Humana
Descargos Gestión Humana
HUMANA Humana de lo sucedido V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Se archiva en AZ "Registro de 3 años
HUMANA FT-GH-003 Control de Persona que Coordinador de F X Capacitación", ubicada en la oficina del Lugar limpio, seco con acceso controlado. Orden Cronológico Destruir el registro
Registro del personal que Carpeta en el servidor: Se ordena año
Asistencia a Actividades de realiza la Gestión N/A receptor. 20 años (SG-SST)
asiste a la capacitación \\192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ Acceso controlado y restringido a las
HUMANA Capacitación capacitación Humana V X 3 años. Suprimir el registro
CONTROL ASISTENCIA carpetas. Solo personal autorizado. Copia de seguridad que se realiza de
FT-GH-004 Control de Seguimiento de CAPACITACIONES (Año) forma semanal.
HUMANA Coordinador de F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Evaluaciones de Coordinador de cumplimiento en
Gestión N/A Carpeta en el servidor: \\192.168.16.140\ Acceso controlado al Server mediante 3 años
Capacitaciones y Cobertura Gestión Humana calificación de las
HUMANA Humana V X registros etalmag s.a.s\INDICADORES logeado con usuario y contraseña y Orden Cronológico Suprimir el registro
de Participación evaluaciones
DE GESTION\Gestión Humana control de privilegios por usuario. 20 años (SG-SST)
Página 2 de 5
IDENTIFICACION
Soporte de a inducción
HUMANA FT-GH-005 Control de Coordinador de F X Se ubica en el archivador de la oficina del Lugar limpio y seco. Acceso controlado Orden alfabético (Por Apellido) 3 años. Destruir el registro
realizada al personal al
Inducción General y Lideres de proceso Gestión N/A Coordinador de Gestión Humana
momento del ingreso y
HUMANA Especifica del Personal Humana V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
periódicamente
Carpeta física identificada con el nombre
HUMANA Persona Coordinador de F X Lugar limpio y seco. Acceso controlado Orden cronológico 3 años. Destruir el registro
FT-GH-006 Control de Registro de realización de "pausas activas"
encargada por Gestión N/A
Pausas Activas pausas
HUMANA agencia Humana V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Se archiva en AZ "Registro de 3 años
HUMANA Coordinador de Programación mensual a F X Capacitación", ubicada en la oficina del Lugar limpio, seco con acceso controlado. Orden Cronológico Destruir el registro
FT-GH-001 Cronograma de Coordinador de
Gestión desarrollar dentro de la Todo el Personal receptor. 20 años (SG-SST)
Capacitaciones Gestión Humana
HUMANA Humana organización V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Asistente de
HUMANA FT-GH-007 Entrega de Coordinador de F X Se ubica en el archivador de la oficina del Lugar limpio y seco. Acceso controlado Orden alfabético (Por Apellido) 3 años. Destruir el registro
Gestión Registro de entrega de
Dotación y Elementos de Gestión N/A Coordinador de Gestión Humana
Administrativa y dotación y EPP
HUMANA Protección Individual Humana V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística
Lideres de proceso
HUMANA Coordinador de F X Se ubica en el archivador de la oficina del Lugar limpio y seco. Acceso controlado Orden alfabético (Por Apellido) 3 años. Destruir el registro
FT-GH-008 Entrevista Registro de información
Gestión N/A Coordinador de Gestión Humana
Laboral Coordinador de de entrevista
HUMANA Humana V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Gestión Humana
HUMANA Coordinador de Medir y corroborar las F X Se ubica en el archivador de la oficina del Lugar limpio y seco. Acceso controlado Orden alfabético (Por Apellido) 3 años. Destruir el registro
FT-GH-009 Evaluación de Coordinador de
Gestión competencias del N/A Coordinador de Gestión Humana
Competencia Selección Gestión Humana
HUMANA Humana personal seleccionado V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
HUMANA Coordinador de Evaluar el desempeño del F X Se ubica en el archivador de la oficina del Lugar limpio y seco. Acceso controlado Orden alfabético (Por Apellido) 3 años. Destruir el registro
FT-GH-010 Evaluación de
Lideres de proceso Gestión personal frente a sus N/A Coordinador de Gestión Humana
Desempeño
HUMANA Humana responsabilidades V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Líderes de proceso
HUMANA FT-GH-011 Examen de Coordinador de F X Se ubica en el archivador de la oficina del Lugar limpio y seco. Acceso controlado Orden alfabético (Por Apellido) 3 años. Destruir el registro
Medir el nivel de
Conocimiento para Ingreso a Gestión N/A Coordinador de Gestión Humana
Coordinador de conocimiento
HUMANA la Empresa Humana V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Gestión Humana
HUMANA F X de "Plan de Emergencia" ubicada en el Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden cronológico
Cronológico. 4 años. Destruir el registro
FT-GH-012 Inspección de Gestión Gestión Revisión de elementos de
N/A archivador
Seguridad Administrativa y Administrativa y seguridad de áreas Acceso controlado y restringido a las
HUMANA V X \\192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ Copia de seguridad que realiza el Dpto. 4 años. Suprimir el registro
Logística Logística carpetas. Solo personal autorizado.
PLAN
AZ DE EMERGENCIA
o carpeta identificada(Agencia)
con el nombre de Gestión Informática de forma semanal.
Verificación dl estado y
HUMANA Personal Coordinador de F X de "Plan de Emergencia" ubicada en el Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden cronológico 4 años. Destruir el registro
FT-GH-013 Lista de cumplimiento de los Orden Cronológico.
encargado en cada Gestión N/A archivador
Chequeo de Botiquines requisitos de los Acceso controlado y restringido a las
HUMANA sede Humana V \\192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ 4 años. Suprimir el registro
botiquines carpetas. Solo personal autorizado. Copia de seguridad que realiza el Dpto.
PLAN DElegajadora
Carpeta EMERGENCIA (Agencia)
(HV) del empleado.
de Gestión Informática de forma semanal.
HUMANA FT-GH-014 Matriz de Perfiles Coordinador de F X Se ubica en el archivador de la oficina del Lugar limpio y seco. Acceso controlado Orden alfabético (Por Apellido) 3 años. Destruir el registro
Coordinador de Soporte de los manuales
de Cargos y Manuales de Gestión Todo el Personal Coordinador de Gestión Humana
Gestión Humana de funciones del personal
HUMANA Funciones Humana V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
AZ (HV) del Personal Retirado. Se ubica
Soporte de que la persona
HUMANA Coordinador de F X en el archivador de la oficina del Lugar limpio y seco. Acceso controlado Orden alfabético (Por Apellido) 3 años. Destruir el registro
que se desvincula esta a
FT-GH-015 Paz y Salvo Todo el Personal Gestión N/A Coordinador de Gestión Humana
paz y salvo con los
procesos de la compañía
HUMANA Coordinador de F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GH-016 Registro Soporte visual de la
Capacitador Gestión N/A Carpeta asignada en el servidor: \\
Fotográfico de Actividades realización de actividades Acceso controlado y restringido a las
HUMANA Humana V X 192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ Orden Cronológico 2 años. Suprimir el registro
carpetas. Solo personal autorizado.
REGISTROS
AZ o carpeta FOTOGRAFICOS
identificada con el nombre
HUMANA Coordinador de Coordinador de En casos de que se F X de "Plan de Emergencia" ubicada en el Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden cronológico 4 años. Destruir el registro
FT-GH-017 Reporte de
Brigada de Gestión realice evacuación de las N/A archivador del receptor.
Evacuación
HUMANA Evacuación Humana instalaciones V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
HUMANA Coordinador de Coordinador de En casos de que se F X de "Plan de Emergencia" ubicada en el Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden cronológico 4 años. Destruir el registro
FT-GH-018 Reporte de
Brigada de Gestión realice evacuación de las N/A archivador del receptor.
Simulacro de Evacuación
HUMANA Evacuación Humana instalaciones V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
HUMANA Coordinador de Se diligencia para F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GH-019 Reporte Diario Asistente de Por Agencia y orden cronológico.
Gestión registrar las novedades de N/A Carpeta asignada en el servidor:
de Novedades de Personal Gestión de Calidad Acceso controlado y restringido a las
HUMANA Humana nomina V X \\192.168.16.140\gestion recursos 3 años. Suprimir el registro
carpetas. Solo personal autorizado. Copia de Seguridad que semanalmente
humanos
realiza el área de Gestión Informática.
FT-GH-020 Requerimiento Solicitud de personal a
Lideres de Proceso Gestión N/A Coordinador de Gestión Humana
de Personal contratar
Check list para verificar
HUMANA FT-GH-021 Requisitos de Coordinador de F X en el archivador de la oficina del Lugar limpio y seco. Acceso controlado Orden alfabético (Por Apellido) 3 años. Destruir el registro
Coordinador de que se cumplan todos los
Vinculación y Desvinculación Gestión N/A Coordinador de Gestión Humana
Gestión Humana requisitos para la
HUMANA del Personal Humana V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
contratación
FT-GH-022 Solicitud de Registro de permisos del
Todo el Personal Gestión N/A Coordinador de Gestión Humana
Permiso personal
HUMANA FT-GH-023 Solicitud de Coordinador de F X en el archivador de la oficina del Lugar limpio y seco. Acceso controlado Orden alfabético (Por Apellido) 3 años. Destruir el registro
Registro de prestamos
Préstamo y Autorización de Todo el Personal Gestión N/A Coordinador de Gestión Humana
solicitados
HUMANA Descuento Humana V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Auxiliar de Gestión AZ o carpeta identificada con el nombre
Verificar el estado de los
HUMANA Logística Coordinador de F X de "Plan de Emergencia" ubicada en el Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden cronológico 4 años. Destruir el registro
FT-GH-024 Verificación de elementos de emergencia
Gestión N/A archivador del receptor.
Kit Anti derrame en casos de derrame de
HUMANA Brigadista Humana V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
producto
Encargado
Auxiliar de Gestión AZ o carpeta identificada con el nombre
HUMANA FT-GH-025 Verificación de Logística Coordinador de F X de "Plan de Emergencia" ubicada en el Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden cronológico 4 años. Destruir el registro
Verificar el estado de los
Recursos para Control de Gestión archivador del receptor.
elementos de emergencia
HUMANA Emergencias Brigadista Humana V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Encargado AZ (HV) del Personal Retirado. Se ubica
Verificar las condiciones
FT-GH-026 Visita Domiciliaria Psicóloga Gestión N/A Coordinador de Gestión Humana
de vida del trabajador
Asistente de
HUMANA F X de "Plan de Emergencia" ubicada en el Lugar limpio, seco con acceso controlado Orden cronológico 4 años. Destruir el registro
FT-GH-028 Inspección de Auxiliar de Gestión Gestión Verificación de Coordinador de Gestión Orden Cronológico.
archivador
Extintores Logística Administrativa y cumplimiento de requisitos Humana Acceso controlado y restringido a las
HUMANA V X \\192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ 4 años. Suprimir el registro
Logística Se utiliza para unificar la carpetas. Solo personal autorizado. Copia de seguridad que realiza el Dpto.
PLAN DE EMERGENCIA (Agencia)
información del personal de Gestión Informática de forma semanal.
HUMANA Coordinador de F N/A
FT-GH-027 Perfil Coordinador de de la compañía, que
Gestión Acceso controlado al Server mediante
sociodemografico Gestión Humana permita conocer detalles Carperta asignada al proceso, en el
HUMANA Humana V X logeado con usuario y contraseña y Hoja de vida del funcionario Indefinido. Suprimir el registro
de su perfil servidor de la compañía.
control de privilegios por usuario.
sociodemográfico.
HUMANA Coordinador de Se registra información F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
FT-GH-029 Hoja de Vida de Orden Cronológico.
Brigadista Gestión relevante para la N/A Carpeta asignada en el servidor:
Brigadista Durante el tiempo de uso, la hoja se Acceso controlado y restringido a las
HUMANA Humana selección de brigadistas V X \\192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\ 4 años. Suprimir el registro
carpetas. Solo
guarda en una funda plástica dentro del Mientras este personal autorizado.
en el botiquín se debe Copia de seguridad que realiza el Dpto.
PLAN DE EMERGENCIA (Agencia)
Asistente de Asistente de Llevar control sobre el uso botiquín. guardar en funda plástica. de Gestión Informática de forma semanal.
HUMANA FT-GH-030 Control y F X Orden Cronológico 3 años Destruir el registro
Gestión Gestión de los elementos del Coordinador de Gestión
consumo de elementos del
Administrativa y Administrativa y botiquín de primeros Humna Luego se archiva en la AZ Plan de Lugar limpio, seco con acceso controlado
HUMANA botiquín V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística Logística auxilios emergencias.
HUMANA Documentos soporte de Coordinador de Registro de afiliaciones al F X en el archivador de la oficina del Lugar limpio y seco. Acceso controlado Orden alfabético (Por Apellido) 3 años. Destruir el registro
Coordinador de Orden Cronológico.
afiliaciones y contratación Gestión sistema de seguridad N/A Coordinador de Gestión Humana
Gestión Humana Carpeta asignada en el servidor: Acceso controlado y restringido a las
HUMANA del trabajador. Humana social V X Mientras dure la relación comercial Suprimir el registro
\\192.168.16.140\hojas
Carpeta identificada conde vida (Proceso)
el nombre del carpetas. Solo personal autorizado. Copia de seguridad que realiza el Dpto.
El documento se retiene por el tiempo en
cliente, la cual está ubicada en el archivo Estantería limpia y seca. de Gestión
Acceso Las Informática
carpetas de forma
se encuentran semanal.
organizadas
FINANCIERA F N/A que este mantenga una relación Destruir el registro
Análisis de Indicadores Jefe de Gestión Auxiliar de
Toma de desiciones en general oficina Santa Marta. (Hasta junio Controlado al lugar de almacenamiento. alfabéticamente por nombre del cliente.
Comité de Credito comercial
El documentocon la
secompañía.
retiene por el tiempo en
Financieros (Clientes) Financiera Gestión Carteracomité de credito 2019)
Carpeta virtual Asignada al área en el Acceso controlado y restringido a las
FINANCIERA V x Acta de Comité. (Registros) que este mantenga una relación Suprimir el registro
Revisar información que Servidor carpetas. Solo personal autorizado.
comercial con la compañía.
da las herramientas
FINANCIERA F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Coordinador de Coordinador de financieras con el fin de Orden cronológico y/o por cliente.
Análisis Preliminar del Cliente N/A Los documentos del cliente se retienen
Gestión Cartera Gestión Cartera tomar desiciones para la Carpeta virtual Asignada al área en el Acceso controlado y restringido a las
FINANCIERA V X por el tiempo en que este mantenga una Suprimir el registro
aprobación o negación de Servidor carpetas. Solo personal autorizado. Copia de seguridad que realiza el Dpto.
AZ que se encuentra en el archivo del relación comercial con la compañía.
un credito Estantería limpia y seca. Acceso de Gestión Informática de forma semanal. Mientras se tenga relación comercial con
FINANCIERA Informar al cliente la F x generador el cual es nombrado como: CRM. Eliminación del registro.
Aprobación de Cupo de Controlado al lugar de almacenamiento. el cliente.
Auxiliar de Cartera Cliente desición que se tomo en N/A Respuesta
AZ a solicitud
identificada conde el
crédito.
nombre del
Crédito
FINANCIERA el comité de credito V N/A registro, la cual se encuentra en el
mueble de archivo del área de Gestión
Asistente de
FINANCIERA Coordinador de F X Tesorería, ubicado dentro de la oficina de Estantería limpia y seca. Orden consecutivo y por agencia. 6 meses. Destruir el registro
Gestión Control interno los cierres
Arqueo de Caja Menor Gestión N/A la Coordinación de Tesorería.
Administrativa y de las cajas
FINANCIERA Tesorería V N/A Internamente
N/A esta separada por N/A N/A N/A N/A
Logística
agencias.
Orden Cronológico.
Auxiliar de Gestión
Carta de Cobranza N° 1 Cliente Gestión de Cobro N/A
Cartera Carpeta virtual Asignada al área en el Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que realiza el Dpto.
FINANCIERA V X Tiempo que dure la relación comercial Suprimir el registro
Servidor carpetas. Solo personal autorizado. de Gestión Informática de forma semanal.
Orden Cronológico.
Auxiliar de Gestión CRM. Por cliente.
Orden Cronológico.
Orden Cronológico.
FINANCIERA V X AZ identificada con el nombre del registro Estantería limpia y seca. estantería Tiempo que dure la relación comercial Suprimir el registro
y por agencias, la cual se encuentra en el limpia y seca. la oficina del coordinador
Por cinco años o menos si la ley lo
CONTABLE Coordinador de Identifica el valor a F X mueble de archivo del área de Gestión de gestión contable donde se encuentra Cronológica. Pasar al archivo general
Auxiliar de Gestión CRM. Por cliente. determina de esta forma.
Causación Caja Menor Gestión reembolsar a la caja N/A Contable, ubicado dentro de la oficina de ubicado el registro se mantiene con llave
Contable
CONTABLE Tesorería menor V N/A la
N/AGestión Contabilidad. en
N/Aausencia de este. N/A N/A N/A
Llevar el consecutivo de
FINANCIERA Control de Consecutivo y F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Auxiliar de Gestión Coordinador de las cartas enviadas a los Orden Cronológico.
Envió de Cartas de Cupo de N/A
Cartera Gestión Cartera clientes informando el Carpeta virtual Asignada al área en el Acceso controlado y restringido a las
FINANCIERA Crédito V X Indefinido. Indefinido.
resultado del comité Servidor carpetas. Solo personal autorizado. Copia de seguridad que realiza el Dpto.
de Gestión Informática de forma semanal.
FINANCIERA F X Archivo general Zona de archivo general Archivo digital 5 años Destruir el registro
Cuenta de Cobro Todo el Personal Coordinador Legalización de anticipo
Auxiliar Contable
Legalización de Viaticos que solicite viaticos Contable en el sistema contable Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que realiza el Dpto.
FINANCIERA V X Carpeta Virtual "Documentos Causados" 5 años Suprimir el registro
carpetas. Solo personal autorizado. de Gestión Informática de forma semanal.
Carpeta identificada con el nombre del El documento se retiene por el tiempo en
Estantería limpia y seca. Acceso Las carpetas se encuentran organizadas
FINANCIERA F X cliente, la cual está ubicada en el archivo que este mantenga una relación Destruir el registro
Coordinador de Coordinador de Registro de resultados del Controlado al lugar de almacenamiento. alfabéticamente por nombre del cliente.
Estudio de Crédito N/A general oficina Santa Marta. comercial con la compañía.
Gestión Cartera Gestión Cartera comité
FINANCIERA V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Gestor de Verificar que los Carpeta identificada con el nombre del El documento se retiene por el tiempo en
Estantería limpia y seca. Acceso Las carpetas se encuentran organizadas
FINANCIERA Negocios documentos entregados F X cliente, la cual está ubicada en el archivo que este mantenga una relación Destruir el registro
Lista de Chequeo de Auxiliar de Controlado al lugar de almacenamiento. alfabéticamente por nombre del cliente.
por los clientes sean los N/A general oficina Santa Marta. comercial con la compañía.
Documentos de Clientes Gestión Cartera
FINANCIERA Auxiliar de Gestión correctos y estan V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Cartera completos Carpeta y/o AZ identificada con el nombre 1 año archivo activo.
Asistente de
FINANCIERA F X del registro, por agencia en el aarchivo Estantería limpia y seca. Cronológica, por agencia. Destruir el registro
Movimiento Mensual de Gestión Auxiliar de Identificar la facturación
N/A general. 1 año en archivo general.
Facturación Administrativa y Gestión Cartera generada en el mes
FINANCIERA Responsable de V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística
la Caja General
FINANCIERA Informar que se debe F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Auxiliar de
Orden de Desembolso Asistente de disponer de un dinero N/A
Pagaduría Se archiva en la carpeta virtual asignada Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que realiza el Dpto.
FINANCIERA Gestión para realizar un pago V X 1 año. A partir del mes de auditoria Suprimir el registro
al área, dentro del Server00 carpetas. Solo personal autorizado. de Gestión Informática de forma semanal.
Administrativa y
En subcarpeta identificada con el nombre
FINANCIERA Logística F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Coordinador de Auxiliar Gestión Programación de pagos a del registro , ubicada dentro de la carpeta
Programación de Pagos N/A Copia de seguridad realizada por el
Gestión Tesoreria Pagaduría realizar en la semana asignada al proceso de Gestión Acceso controlado y restringido a las
FINANCIERA Coordinador de V X proceso Gestión informática de forma 1 año. A partir del mes de auditoria Suprimir el registro
Financiera con Nombre "Gestión carpetas. Solo personal autorizado. Igual al establecido para los Igual al establecido para los
Gestión semanal
Financiera".
Junto con elElreporte
registrodesegastos
identifica por Estantería limpia y seca.
de caja Acceso comprobantes de egreso, ya que este comprobantes de egreso, ya que este
CONTABLE Contable F X Cronológica.
Fecha. y/o soporte gastos viáticos
menor Controlado al lugar de almacenamiento. registro se adjunta al comprobante registro se adjunta al comprobante
Recibo de Caja (Menor) Todo el Personal Soporte de gastos N/A
Asistente de correspondiente. correspondiente.
CONTABLE Asistente de Coordinador de V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Gestión
Gestión Gestión
Administrativa y
CONTABLE Administrativa y Tesorería F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Logística Entrega de dinero
Recibo Provisional de Caja Logística N/A
provisional
CONTABLE V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Coordinador de
Coordinador de
Asistente de Gestión Informar los gastos de la
CONTABLE Gestión Tesoreria Coordinador de F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Reporte de Gastos de Caja Gestión Tesoreria caja menor cuando ya se
Gestión N/A Copia de seguridad realizada por el
Menor Administrativa y ha utilizado máximo % Carpeta de cada agencia, por año, mes y Acceso controlado y restringido a las
CONTABLE Contable V X proceso Gestión informática de forma 3 años. Suprimir el registro
Logística autorizado. # consecutivo carpetas. Solo personal autorizado.
semanal
Página 3 de 5
IDENTIFICACION
(Nombre del Registro) Igual al establecido para los Igual al establecido para los
Se anexa en el comprobante de egreso Por el consecutivo de los comprobantes comprobantes de egreso, ya que este comprobantes de egreso, ya que este
CONTABLE Quien realice un Coordinador de F X Estantería limpia y seca.
Reporte y/o Solicitud de Solicitar y recibir donde se registra el pago de los viáticos, de egreso. registro se adjunta al comprobante registro se adjunta al comprobante
viaje autorizado Gestión N/A
Viáticos aprobación de los viaticos correspondiente. correspondiente.
CONTABLE por la empresa Tesorería V N/A N/A N/A N/A N/A N/A
En subcarpeta identificada con el nombre
FINANCIERA F N/A del
N/A registro, ubicada en la carpeta N/A N/A N/A N/A
Solicitud Circularización de Coordinador de Confrontar saldos a un
Cliente N/A asignada al proceso de Gestión Copia de seguridad realizada por el
Saldos (Clientes) Gestión Cartera corte determinado Acceso controlado y restringido a las
FINANCIERA V X Financiera con Nombre "Gestión proceso Gestión informática de forma 3 años. Suprimir el registro
Jefe de Gestión carpetas. Solo personal autorizado. Igual al establecido para los
Financiera",
En en una de
AZ del comprobante subcarpeta
egreso semanal
Orden consecutivo de los comprobantes
Asistente de Financiero Se solicita el estudio al Lugar limpio, seco, ordenado y con comprobantes de egreso, ya que este
FINANCIERA F identificada ubicado
X respectivo, por mes,enidentificada
la oficina con
de de egreso, archivados desde el mas Destruir el registro
Solicitud de Devolución de Gestión área financiera de si se acceso restringido. registro se adjunta al comprobante
N/A fecha Financiera.
Gestión antiguo hasta el mas reciente.
Dinero a Terceros Administrativa y Coordinador de puede realiar la correspondiente.
Logística Gestión devolución o no
Asistente de Tesorería
CONTABLE Coordinador de F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Solicitud y Autorización de Gestión Autorización de compras
Gestión N/A
Compras por Caja Menor Administrativa y por caja menor Carpeta Virtual asignada en el Servidor, Acceso controlado y restringido a las Copia de Seguridad que semanalmente
CONTABLE Compras V X 3 años. Suprimir el registro
Logística al área a la que pertenece la caja menor. carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
Carpeta identificada con el nombre del Los documentos del cliente se retienen
Asistente de Estantería limpia y seca. Acceso Las carpetas se encuentran organizadas
FINANCIERA Documentos que los clientes Estudios de credito y Contabilidad F X cliente, la cual está ubicada en el archivo por el tiempo en que este mantenga una Destruir el registro
Gestión Controlado al lugar de almacenamiento. alfabéticamente por nombre del cliente.
aportan para el estudio de Cliente aprobación de creación general oficina
Carpeta VirtualSanta Marta.ubicada en el
del cliente Orden cronológico y/o por cliente. relación
Los comercial del
la compañía.
se retienen
Administrativa y Acceso controlado y restringido a las
FINANCIERA crédito. del cliente Comercial V X Servidor, dentro de la carpeta asignada al Copia de seguridad que realiza el Dpto. por el tiempo en que este mantenga una Suprimir el registro
área comercial.
Carpeta y/o AZ identificada con el nombre de Gestión Informática de forma semanal. relación comercial con la compañía.
Asistente de
FINANCIERA F X del registro, por Agencia la cual se Estantería limpia y seca. Cronológica. 5 años Destruir el registro
Recibos de caja y/o Gestión Auxiliar Gestión Soporte de pago de
N/A encuentra en el aarchivo general
consignación. Administrativa y Cartera clientes
Logística
Resultado de las Consultas Coordinador de Coordinador de Verificar información
N/A Los documentos del cliente se retienen
de las centrales de riesgo. Gestión Cartera Gestión Cartera crediticia de los clientes Carpeta virtual Asignada al área en el Acceso controlado y restringido a las
FINANCIERA V X AZ identificada con el nombre del Nombre del Cliente por el tiempo en que este mantenga una Suprimir el registro
Servidor carpetas. Solo personal autorizado.
registro, la cual se encuentra en el relación
1 año encomercial con la compañía.
archivo activo.
Comprobantes de Egresos,
FINANCIERA Gestión F X mueble de archivo del área de Gestión Estantería limpia y seca. En orden Consecutivo. Destruir el registro
Notas débitos Bancarias, Gestión Financiera
Financiera Soportes de contabilidad N/A Financiera, ubicado dentro de la oficina 4 años en archivo general.
Recibos de Caja, Notas de (Tesorería)
FINANCIERA (Tesorería) V de
N/Ala
N/A AZ Coordinación
identificada con de Tesorería.
el nombre del N/A N/A N/A N/A
Ajuste Estantería limpia y seca. La oficina del
registro, la cual se encuentra en el
De las agencias se envía coordinador de gestión contable donde se En orden consecutivo desde el más Por cinco años o menos si la ley lo
CONTABLE Auxiliar de F X mueble de archivo del área de Gestión Pasar al archivo General.
Encargados de Soporte de venta en la correspondencia el encuentra ubicado el registro se mantiene En antiguo
este hasta el más
caso no reciente
se podría recuperar el determina de esta forma.
Facturas de Papel Gestión Contable,
El registro ubicado dentroa de
es adjuntado la oficina de
la factura
facturación. entregado a clientes soporte firmado por el con llave en
Acceso ausencia de
controlado y este.
restringido al documento, solo se puede consultar en el
CONTABLE Contable V la Gestión
X asociada,
Sistema Contabilidad.
contable
la misma es almacenada en AZ Indefinido. Indefinido.
cliente software. Solo
Estantería personal
limpia y seca.autorizado.
La oficina del sistema para su revisión, si es impreso
identificada con el nombre del registro, la
De las agencias se envía este documento
coordinador de gestión contable donde se Según no tendría
el orden que validez.
corresponda a la Por cinco años o menos si la ley lo
CONTABLE Auxiliar de Soporte de despacho de F X cual se encuentra en el mueble de Pasar al archivo General.
Encargados de en la correspondencia el encuentra ubicado el registro se mantiene factura relacionada. determina de esta forma.
Remisiones Manuales Gestión producto entregado a archivo del área de Gestión Contable, En este caso se podría recuperar el
facturación soporte firmado por el con llave en ausencia de este.
CONTABLE Contable clientes V ubicado
X AZ dentro con
N/Aidentificada de laeloficina
nombre dedel
la Gestión N/A documento solo para su revisión ya que Indefinido. Indefinido.
cliente Estantería limpia y seca. La oficina del
Contabilidad.
registro, la cual se encuentra en el no se tendrían firmas de los clientes en 1 año archivo activo.
coordinador de gestión contable donde se
CONTABLE Coordinador de Coordinador de Análisis de indicador del F X mueble de archivo del área de Gestión ellos
Cronológico Pasar al archivo General.
Resumen de Solicitudes encuentra ubicado el registro se mantiene
Gestión Contable Gestión proceso de gestión N/A Contable,
AZ ubicado
identificada condentro de lade
el nombre oficina de 1 año en archivo general.
para Gestión Contable con llave en ausencia de este.
CONTABLE Sénior Contable Sénior contable V la Gestión Contabilidad.
N/A impuestos
N/A año en curso, donde reposa la N/A N/A N/A N/A
Estantería limpia y seca. La oficina del
declaración de renta de el años Pasar al archivo General.
coordinador de gestión contable donde se Por cinco años o menos si la ley lo
CONTABLE F X inmediatamente anterior. la cual se Orden alfabético
Solicitud de Certificados Año Coordinador de Coordinador de Soporte para la encuentra ubicado el registro se mantiene determina de esta forma.
N/A encuentra en el mueble de archivo del
en Curso Impuestos Gestión Cartera declaración de renta Se archiva en la carpeta virtual asignada Acceso con llave controlado
en ausenciayderestringido
este. a las Copia de Seguridad que semanalmente Por cinco años o menos si la ley lo
CONTABLE V X área de Gestión Contable, ubicado dentro Suprimir el registro
a cada área dentro del Servidor carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática determina de esta forma.
de la oficina de la Gestión Contabilidad.
CONTABLE Solicitud de Creación de Auxiliar de F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Identificación de los ítems
Ítems en el Programa Líderes de Proceso Gestión Se utiliza para hacer N/A Carpeta de archivos corporativos del
creados en el sistema Acceso controlado y restringido a las Se mantienen los registros del año en
CONTABLE Contable Contable solicitudes de diferentes V X Receptor. El registro se organizará por Orden consecutivo por ciudad Suprimir el registro
carpetas. Solo personal autorizado. curso.
índoles al proceso de ciudad
El y por
registro seconsecutivo.
almacena digitalmente. No
CONTABLE Coordinador de gestión contable, se debe imprimir.
Solicitud para Gestión
Lideres del proceso Gestión asociadas a anulaciones N/A Se almacena por ciudad y posteriomente Acceso controlado a la carpeta del
Contable
CONTABLE Contable Sénior de documentos en el V X por consecutivo. servidor mediante usuario y contraseña. N/A N/A N/A
programa contable, notas Se archiva en la carpeta "Solicitud de Una vez guardado el registro
CONTABLE Coordinador de Coordinador de Control credito, debito o a Jefe de Gestión Contable
y seguimiento F Gestión Contable", ubicada en el servidor
Cronograma de obligaciones Carpeta ubicada en el servidor:
Gestión de Gestión de fechasdevoluciones.
de presentación de de la compañía. Copia de seguridad realizada por el
tributarias y seguimiento \\192.168.16.140\registros etalmag s.a.s\
CONTABLE Impuestos Impuestos los impuestos Jefe de Servicio al Cliente V X AZ identificada con el nombre del Acceso restringido a la información. proceso Gestión informática de forma 1 año. Suprimir el registro
INDICADORES DE GESTION\Gestión Estantería limpia y seca. La oficina del
registro, la cual se encuentra en el semanal
Contable coordinador de gestión contable donde se
CONTABLE Coordinador de F X mueble de archivo del área de Gestión Orden cronológico por ciudad 3 años. Pasar al archivo General.
Responsables de Control de inventarios y encuentra ubicado el registro se mantiene
Toma Física de Inventario Gestión N/A Contable,
AZ ubicado
el nombre oficina de
inventarios responsables con llave controlado
Acceso en ausenciayderestringido.
este. Solo Se pueden consultar en el sistema
CONTABLE Contable Sénior V la Gestión
X impuestos
contable
año en curso, donde reposa la Indefinido. Indefinido.
personal autorizado.
Estantería limpia y seca. La oficina del contable
declaración de renta de el años
CONTABLE Asistente Gestión Coordinador de Soporte de control de La recibimos firmada por F X inmediatamente anterior. la cual se Orden consecutivo por ciudad Pasar al archivo General.
encuentra ubicado el registro se mantiene determina de esta forma.
Entrada de Importación Administrativa y Gestión inventarios, parte de generador en la encuentra
El registro en el mueble de
es adjuntado a laarchivo
facturadel
con llave controlado
este. Solo Se pueden consultar en el sistema
CONTABLE Logística Contable Sénior contabilización correspondencia enviada. V área
N/A de Gestión
X asociada, Contable,
la misma ubicado dentro
es almacenada en AZ Indefinido. Indefinido.
Estantería limpia y seca. La oficina del contable
de la oficinacon
identificada de la
el Gestión
nombre Contabilidad.
del registro, la
CONTABLE F N/A cual se encuentra en el mueble de Orden
Se cronológico
puede descargapor
detipo
las de impuesto
paginas de Pasar al archivo General.
Coordinador de Coordinador de Soporte presentación y encuentra ubicado el registro se mantiene determina de esta forma.
Impuestos N/A archivo
El deles
registro área de Gestión
adjuntado a la Contable,
factura algunas entidades, hay casos como las
Impuestos Impuestos pago de impuestos con llave controlado
este. Solo
CONTABLE V ubicado
X asociada,
N/A dentro de laes
la misma oficina de la Gestión
almacenada en AZ paginas de las alcaldías que no guardan Indefinido. Indefinido.
Contabilidad.con el nombre del registro, la
identificada registro de estas declaraciones, en estos
CONTABLE Asistente Gestión Auxiliar de F X cual se encuentra en el mueble de casos
Orden no se podríanpor
consecutivo recuperar.
ciudad Pasar al archivo General.
Soporte de ley que encuentra ubicado el registro se mantiene determina de esta forma.
Facturas a computador Administrativa y Gestión N/A archivo del área de Gestión Contable, Se puede descargar del sistema contable
acredita la venta con llave controlado
este. Solo
CONTABLE Logística Contable V ubicado
X AZ
Sistema dentro
contable
identificada de laeloficina
con nombre dedel
la Gestión para consulta pero este no tendría firma Indefinido. Indefinido.
Contabilidad.
registro, la cual se encuentra en el del cliente.
CONTABLE Asistente Gestión Auxiliar de F X mueble de archivo del área de Gestión Orden consecutivo por ciudad. Pasar al archivo General.
encuentra ubicado el registro se mantiene determina de esta forma.
Causación de cajas menores Administrativa y Gestión Soporte de los gastos N/A Contable,
AZ ubicado
Se archiva en la carpeta virtual asignada Acceso con llave controlado
en ausenciayderestringido
este. a las Copia de Seguridad que semanalmente
CONTABLE Logística Contable V la Gestión Contabilidad.
X impuestos año en curso, donde reposa la Indefinido. Indefinido.
a cada área dentro del Servidor carpetas. Solo
La oficina del realiza el área de Gestión Informática.
declaración de renta de el años
CONTABLE Coordinador de Coordinador de Soporte de cargues y F X inmediatamente anterior. la cual se Orden consecutivo por tipo de documento. Pasar al archivo General.
Notas Debito y Crédito de encuentra ubicado el registro se mantiene determina de esta forma.
Gestión Contable Gestión descargues de cartera N/A encuentra
El registro en el mueble de
es adjuntado a laarchivo
facturadel
Clientes con llave controlado
Acceso en ausenciayderestringido
este. a las Se pueden consultar en el sistema
CONTABLE Junior Contable Junior clientes V área de Gestión
X asociada,
Sistema contable Contable,
la misma ubicado dentro
es almacenada en AZ Indefinido. Indefinido.
carpetas. Solo
La oficina del contable
de la oficinacon
identificada de la
el Gestión
nombre Contabilidad.
del registro, la
Una copia en radicada al coordinador de gestión contable donde se Por cinco años o menos si la ley lo
CONTABLE Auxiliar de F N/A cual se encuentra en el mueble de Orden consecutivo por tipo de documento. Pasar al archivo General.
Cuentas de Cobro y Auxiliar de Gestión área de financiera y otra encuentra ubicado el registro se mantiene determina de esta forma.
Gestión Soporte de gastos archivo
El deles
registro área de Gestión
adjuntado a la Contable,
factura
Facturas por pagar Contable reposa en el área de con llave controlado
este. a las Se puede descargar del sistema contable
CONTABLE Contable
Auxiliar de V ubicado
Sistema dentro
X asociada, contablede laes
la misma oficina de la Gestión
almacenada en AZ Indefinido. Indefinido.
Auxiliar de Gestión gestión contable carpetas. Solo
La oficina del para consulta, sin el soporte del gasto
Gestión Contabilidad.con el nombre del registro, la
identificada
Contable coordinador de gestión contable donde se Por cinco años o menos si la ley lo
CONTABLE Contable F X cual se encuentra en el mueble de Orden consecutivo por cuenta bancaria Pasar al archivo General.
Soporte de cierre de encuentra ubicado el registro se mantiene determina de esta forma.
Conciliaciones bancarias N/A archivo del área de Gestión Contable,
Coordinador de bancos con llave controlado
CONTABLE Coordinador
Auxiliar dede V ubicado
X AZ
Sistema dentro
contable
identificada de laeloficina
con nombre dedel
la Gestión Indefinido. Indefinido.
Gestiónde
Auxiliar Contable
Gestión carpetas. Solo
La oficina del para consulta, sin del extracto bancario
Gestión Contabilidad.
registro, la cual se encuentra en el
Junior
Contable coordinador de gestión contable donde se Por cinco años o menos si la ley lo
CONTABLE Contable
ContableJunior F X mueble de archivo del área de Gestión Orden consecutivo. Pasar al archivo General.
Notas Bancarias (debito y encuentra ubicado el registro se mantiene determina de esta forma.
Soporte de los gastos N/A Contable,
AZ ubicado
crédito) Coordinador de con llave controlado
CONTABLE Coordinador de V la Gestión
X impuestos
contable
año en curso, donde reposa la Indefinido. Indefinido.
Gestión Contable carpetas. Solo
La oficina del para consulta, sin soporte del gasto
Gestión declaración de renta de el años
Junior coordinador de gestión contable donde se Por cinco años o menos si la ley lo
CONTABLE Coordinador de Contable Junior
Coordinador de Movimientos de F X inmediatamente anterior. la cual se Orden consecutivo por tipo de documento. Pasar al archivo General.
Traslado de tanques y encuentra ubicado el registro se mantiene determina de esta forma.
Gestión Contable Gestión inventarios y control de N/A encuentra en el mueble de archivo del
producto Validación o aprobación con llave controlado
este. a las Se pueden consultar en el sistema
CONTABLE Junior Contable Junior prestamos de tanques V X área de Gestión
Sistema contableContable, ubicado dentro Indefinido. Indefinido.
de algunos proveedores, carpetas. Solo personal autorizado. contable
de la oficina de la Gestión Contabilidad.
que tienen las
COMPRAS Coordinador de F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Coordinador de competencias para
Selección de Proveedores Gestión N/A
Gestión Compras satisfacer adecuadamente Carpeta asignada en el Servidor: Acceso controlado y restringido a las Copia de Seguridad que semanalmente
COMPRAS Compras V X 3 años. Suprimir el registro
las necesidades de la \\192.168.16.140\Compartidos Compras carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
organización
Evaluar y sus
y aprobar a sus
Coordinador de clientes finales.
proveedores actuales y
Evaluación de Proveedores Gestión Proveedor
Gestión Compras potenciales a través de Carpeta asignada en el Servidor: Acceso controlado y restringido a las Copia de Seguridad que semanalmente
una serie de evaluaciones \\192.168.16.140\Compartidos Compras carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
COMPRAS Coordinador de Seguimiento posterior a la F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Reevaluación de Coordinador de
Gestión etapa de evaluación de Proveedor
Proveedores Gestión Compras Carpeta asignada en el Servidor: Acceso controlado y restringido a las Copia de Seguridad que semanalmente
COMPRAS Compras proveedores. V X 3 años. Suprimir el registro
\\192.168.16.140\Compartidos Compras carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
Persona que se Evaluar y aprobar a sus
Evaluación Especifica designe para proveedores actuales y
Gestión Proveedor
Proveedores Alcohol evaluar al potenciales a través de Carpeta asignada en el Servidor: Acceso controlado y restringido a las Copia de Seguridad que semanalmente
proveedor una serie de evaluaciones \\192.168.16.140\Compartidos Compras carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
COMPRAS Evaluación Especifica Coordinador de F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
designe para proveedores actuales y
Proveedores Análisis de Gestión Proveedor
evaluar al potenciales a través de Carpeta asignada en el Servidor: Acceso controlado y restringido a las Copia de Seguridad que semanalmente
COMPRAS Control de Calidad Compras V X 3 años. Suprimir el registro
COMPRAS Evaluación Especifica Coordinador de F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
designe para proveedores actuales y
Proveedores Transporte de Gestión Proveedor Carpeta identificada con el nombre:
evaluar al potenciales a través de Carpeta asignada en el Servidor: Acceso controlado y restringido a las Copia de Seguridad que semanalmente
COMPRAS Alcohol a Granel Compras V X "Verificación furgones y camiones" que 3 años. Suprimir el registro
Check list vehicular para se ubica en el puesto o lugar de trabajo Orden alfabético por nombre del
Lista de Verificación de Asistente de Lugar limpio, seco, ordenado y con
COMPRAS Coordinador de evaluar si un proveedor de F X del generador. proveedor y en orden cronológico por 3 años. Destruir el registro
Requisitos de Vehículos para Gestión acceso restringido.
Gestión transporte cuenta con los N/A Dentro de la carpeta hay separadores con cada proveedor.
Transporte de Productos Administrativa y Carpeta asignada en el Servidor: Acceso controlado y restringido a las Copia de Seguridad que semanalmente
COMPRAS Compras requisitos mínimos para V X los nombres de cada proveedor, 3 años. Suprimir el registro
(Camiones o Furgones) Logística \\192.168.16.140\Compartidos Compras carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
su contratación organizados alfabéticamente (A-Z)
Coordinador de Directorio activo de la
Listado de Proveedores Gestión Lideres de Proceso
Gestión Compras compañía Carpeta asignada en el Servidor: Acceso controlado y restringido a las Copia de Seguridad que semanalmente
\\192.168.16.140\Compartidos Compras carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
COMPRAS Coordinador de Contabilidad F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Registro de los datos mas
Identificación del Proveedor Proveedor Gestión
relevantes del proveedor. Carpeta asignada en el Servidor: Acceso controlado y restringido a las Copia de Seguridad que semanalmente
COMPRAS Compras Financiera V X 3 años. Suprimir el registro
Documento mediante el \\192.168.16.140\Compartidos Compras carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
Asistente de Carpeta asignada en el Servidor:
cual se realiza solicitud de
COMPRAS Gestión Jefe de F \\192.168.16.140\Gestión compras
compra de un producto o Copia de Seguridad que semanalmente
Solicitud de Servicio Administrativa y Ggestiónn NA etalmag, Gestión compras a partir del
contratación de un Acceso controlado y restringido a las realiza el área de Gestión Informática
COMPRAS Logística / Líderes Compras V X 2018, compras generales, compras 1 año Suprimir el registro
servicio al proceso de carpetas. Solo personal autorizado.
de Proceso 2018-2019, proveedores Etanoles, SM y
compras Sistema Contable
COMPRAS F SV Etanoles, ciudad de la agencia que
Documento mediante el solicite elasignada
servicio en el Servidor:
Asistente de Carpeta
cual se realiza solicitud de
Gestión Jefe de \\192.168.16.140\Gestión compras
compra de un producto o Copia de Seguridad que semanalmente
Solicitud de Compras Administrativa y Ggestiónn NA etalmag, Gestión compras a partir del
contratación de un Acceso controlado y restringido a las realiza el área de Gestión Informática
COMPRAS Logística / Líderes Compras V X 2018, compras generales, compras 1 año Suprimir el registro
de Proceso 2018-2019, proveedores Etanoles, SM y
compras Sistema Contable
SV Etanoles, ciudad de la agencia que
solicite el servicio
COMPRAS Documento mediante el F
cual se realiza solicitud de Carpeta asignada en el Servidor:
Coordinador de \\192.168.16.140\Gestión compras
Negociador un proyecto para la Copia de Seguridad que semanalmente
Solicitud de Proyecto Gestión NA etalmag, Gestión compras a partir del
Compras contratación de un Acceso controlado y restringido a las realiza el área de Gestión Informática
COMPRAS Compras V X 2018, compras generales, compras 1 año Suprimir el registro
compras 2018-2019, proveedores Etanoles, SM y
Sistema Contable
SV Etanoles, ciudad de la agencia que
Controlar las solicitudes y solicite el servicio
COMERCIO EXTERIOR Auxiliar de Gestión Jefe de Gestión F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Control de Solicitudes y servicios que se emiten
de Comercio Comercio N/A Carpeta asignada en el servidor:
Órdenes desde el área de comercio Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que semanalmente
COMERCIO EXTERIOR Exterior Exterior V X GESTIÓN COMERCIO Indefinido. Indefinido.
exterior carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
EXTERIOR/INFORMES
Marcar la trazabilidad de
COMERCIO EXTERIOR Auxiliar de Gestión Jefe de Gestión F N/A N/A N/A N/A N/A N/A
las importaciones que
Control de Triangulaciones de Comercio Comercio N/A Carpeta
Se asignada
archiva en enla elcarpeta
servidor:de cada
vienen en compra Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que semanalmente
COMERCIO EXTERIOR Exterior Exterior V X importación
GESTIÓN COMERCIO
realizada por la compañía, Indefinido. Indefinido.
indirecta carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
EXTERIOR/INFORMES
las cuales están identificadas con el Se deben tener activos los 5 últimos años
Acceso controlado mediante seguridad Mediante el número consecutivo de la
COMERCIO EXTERIOR Auxiliar de Gestión Jefe de Gestión Verificar la documentación F X numero de la consecutivo de la de los registros generados. (Hasta Destruir el registro. (Hasta Agosto 2019).
Lista de Chequeo de del archivador. (Hasta Agosto 2019). importación. (Hasta Agosto 2019).
de Comercio Comercio soporte en el proceso de N/A importación. Las carpetas se ubican en el Agosto 2019).
Documentos de Importación Se archiva en la carpeta digital del Acceso controlado y restringido a las
COMERCIO EXTERIOR Exterior Exterior importación V X archivado de la oficina de comercio N/A N/A N/A
comercio de Gestión Comercio Exterior carpetas. Solo personal autorizado.
exterior. (Hasta Agosto 2019).
Lllevar un control sobre el
COMERCIO EXTERIOR Auxiliar de Gestión Jefe de Gestión F N/A
Reporte de Seguimiento de estado de los pedidos que
de Comercio Comercio N/A
Pedido de Producto se realizan a los Carpeta virtual asignada al área ubicada Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que semanalmente
COMERCIO EXTERIOR Exterior Exterior V x Indefinido. Indefinido.
provedores en el servidor. carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
Suministrar información a
COMERCIO EXTERIOR los interesados en las F N/A
Jefe de Gestión Líderes de
Proyecto operaciones que se N/A
Comercio Exterior proceso Carpeta virtual asignada al área ubicada Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que semanalmente
COMERCIO EXTERIOR realizaran (EXPOR - V x Indefinido. Indefinido.
en el servidor. carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
Informar IMPOR)
al proveedor las
COMERCIO EXTERIOR diferencias presentadas F N/A
Solicitud de Nota Crédito a Jefe de Gestión
Proveedor en los recibos de producto Proveedor
Empresas Transportadoras Comercio Exterior Carpeta virtual asignada al área ubicada Acceso controlado y restringido a las Copia de seguridad que semanalmente
COMERCIO EXTERIOR y solicitar la nota V x Indefinido. Indefinido.
en el servidor. carpetas. Solo personal autorizado. realiza el área de Gestión Informática
respectiva. AZ que se encuentra en el archivo del
Estantería limpia y seca. Acceso Mientras se tenga relación comercial con
FINANCIERA Informar al cliente la Solo se genera un F X generador el cual es nombrado como: CRM. Eliminación del registro.
Controlado al lugar de almacenamiento. el cliente.
Suspención de Credito Comité de Crédito Cliente desición que se tomó en documento y solo se Respuesta a solicitud de crédito.
FINANCIERA el comité de credito envía al cliente. V N/A
AZ que se encuentra en el archivo del
Estantería limpia y seca. Acceso Mientras se tenga relación comercial con
FINANCIERA Informar al cliente la Solo se genera un F X generador el cual es nombrado como: CRM. Eliminación del registro.
Controlado al lugar de almacenamiento. el cliente.
Negación de Crédito Comité de Crédito Cliente desición que se tomó en documento y solo se Respuesta a solicitud de crédito.
FINANCIERA el comité de credito envía al cliente. V N/A
Página 4 de 5
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN QUE SE MODIFICO DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

Se incluyen las columnas de uso, distribución y, conservación y
disposición final. Se modifico las columas de almacenamiento se le
3/10/2018 001
incluyo la preservación, a la columna de protección se le incluyo el
acceso.
Se modificó la identificación del formato de acuerdo a lo establecido en el
9/11/2018 002
"Procedimiento para control de documentos"
Copia Controlada
Página 5 de 5

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