Introducción

Es momento de que conozcas la cuarta etapa del proceso administrativo

llamada Control. Aquí estudiarás las técnicas y métodos que nos ayudan a
verificar las actividades de toda la empresa. Aunque la etapa de control es la
última del proceso administrativo, las técnicas que veremos en esta Unidad se
pueden aplicar también en todas las demás.

Los temas que se verán en esta Unidad son:

 Importancia del control en las organizaciones

 Pasos del proceso de control
 Herramientas de control
o Controles financieros
o Presupuestos
o Auditorías internas y externas
o Administración de operaciones
o Administración de inventarios
o Sistemas de información y control
o Evaluación del desempeño: medición de estándares y acciones
correctivas de las actividades principales del Departamento de
Recursos Humanos

1. ¿Qué es el control?
Definición e importancia del control

Figura 14. Check List (Hyena reality & Freedigitalphotos.net, 2013).

En la etapa de control, el propósito es asegurarse de que se cumplan las

actividades, tal como fueron planeadas y en caso de ser necesario que se
establezcan las medidas correctivas.

El control es un proceso constante y repetitivo, en el cual continuamente los

gerentes deben monitorear el desempeño real de sus áreas de trabajo de
acuerdo con las metas y los planes de la gerencia, pero también deben
desarrollar sistemas de control que les permitan tomar medidas correctivas
cuando los planes se ejecuten en forma incorrecta o cuando la situación se
modifique.

El control es importante en la administración, pues aunque la empresa diseñe

una planeación correcta, una estructura, una organización adecuada y/o un
liderazgo eficiente, el gerente no podrá verificar cuál es la situación real de la
empresa, ya que (sin el control) no existen parámetros de medición, ni
informes, ni mecanismos que comprueben que los objetivos se están
cumpliendo.

Concepto Clave

Algunas definiciones de control son:

 Daft (2004) menciona que es “el proceso sistemático con que los
ejecutivos regulan las actividades para hacerlas compatibles con
las expectativas establecidas en los planes, en los objetivos y en
las normas de desempeño” (p. 654).
 Burk y Scanlan (1978, citados por Münch, 1990) afirman que “el
control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan
de acuerdo con los planes establecidos” (p. 172).
 Koontz y O´Donnell (1972, citados por Münch, 1990) dicen que
“implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la
corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los
objetivos de acuerdo con el plan” (p. 173).

Como puedes observar en las definiciones de los autores, el control tiene la

finalidad de optimizar el manejo de los recursos financieros, humanos y
materiales de la empresa.

Para aplicar correctamente el control dentro de una organización, existen los

siguientes principios:

 Principio de equilibrio. Significa que a cada grupo de delegación

conferido debe proporcionársele el grado de control correspondiente, es
decir, una persona debe tener el grado de responsabilidad según la
autoridad que ejerza.
 Principio de los objetivos. El control es el medio para alcanzar los
objetivos, por lo mismo se deben establecer estándares que sirvan como
base para la evaluación en las acciones dentro de la organización.
 Principio de la oportunidad. Todo control es eficiente si se utiliza en el
momento oportuno, es decir, se debe aplicar antes de que ocurra el
error.
 Principio de las desviaciones. Significa que todas las desviaciones que
ocurran dentro de los planes de una organización deben analizarse
detenidamente para ver las causas que las originaron y evitarlas en lo
futuro.
 Principio de la costeabilidad. Todo sistema de control origina un
gasto y éste no debe ser mayor al costo del error.
  Principio de la excepción. El control debe aplicarse a todas las
actividades significativas dentro de la empresa.
 Principio de la función controlada. El que realiza una actividad no
debe ejercer el control sobre la misma actividad; por ejemplo, el cajero
de un banco recibe y entrega dinero en efectivo de acuerdo con la
solicitud de los clientes y ese cajero, a su vez, debe tener un jefe que
todos los días lo audite.En este sentido, el cajero no puede ser auditor
de su misma función.

Etapas del control

Dentro de las organizaciones es importante utilizar el control en tres
momentos. Se le conoce como control anticipado a aquel que se aplica de
manera preventiva para evitar posibles errores; el control concurrente es el
que se da en el momento que se lleva a cabo la actividad, es decir en el
presente; mientras que el control de retroalimentación se emplea después
de realizar la actividad.

A continuación te presentamos las tres etapas del control de acuerdo con Daft
(2004):

 Control anticipado. Es la etapa de control que advierte los problemas,

identificándolos antes de que ocurran. Se da en los recursos humanos,
materiales y financieros de la organización. Este tipo de control también
es conocido como preliminar o preventivo. Algunos ejemplos del control
anticipado son:
o La capacitación a los empleados antes de iniciar un nuevo
proyecto.
o El mantenimiento mensual que se da a la maquinaria y al equipo.
o El estudio de mercado antes de sacar un nuevo producto.
 Control concurrente. Es el que se da en el momento actual, en las
actividades rutinarias o constantes dentro de la empresa para asegurar
el cumplimiento de las normas de desempeño. Algunos ejemplos de este
tipo de control son:
o Establecimiento de estándares de desempeño que ayudan a medir
la actuación de los empleados.
o Reglas y normas de la empresa.
o Procedimiento y manuales de organización.
 Control de retroalimentación. Este tipo de control se centra en el
resultado y aplica sobre todo en el proceso de manufactura dentro del
control de calidad del producto final. Los ejemplos de control de
retroalimentación son:
o Evaluación del desempeño del personal.
o Auditorías.
o Estudios para medir la satisfacción del cliente.

2. Pasos del proceso de control

El control debe aplicarse de acuerdo con un proceso definido que consta de los
siguientes pasos:
  Establecer normas y métodos para medir el rendimiento. Se deben
determinar unidades de medida que sirvan como un patrón, un objetivo
o modelo en el cual se efectúe el control. Entre los principales
estándares de control dentro de las organizaciones aparecen el
rendimiento de beneficios, la posición en el mercado, la productividad, la
calidad del producto, el desarrollo del personal y la evaluación de la
actuación.
 Medir los resultados. Es el cálculo de los resultados mediante unidades
de medida, para ello es importante la efectividad de los sistemas de
información y éstos deben ser a tiempo, confiables y válidos. Una vez
que se tiene la información se debe comparar con los resultados
obtenidos con los estándares establecidos para, de esta manera,
determinar si se cumplió el objetivo o no.
 Tomar medidas correctivas. El beneficio del control sólo se puede dar
si se emplea una acción para corregir o integrar las desviaciones en
relación a los estándares. Los jefes, gerentes, líderes o ejecutivos
solamente la pueden aplicar debido a la autoridad que tienen dentro de
una empresa.
 Retroalimentación. Siempre es importante que una vez aplicado el
proceso de control se realice un análisis y se dé réplica a los implicados.

Además, para implementar un sistema de control se requiere:

 Contar con objetivos y estándares de control.

 Que el personal involucrado comprenda y esté de acuerdo con los
controles.
 Que los resultados finales de cada actividad se establezcan con base en
los objetivos.
 Evaluar la efectividad de los controles.

Es importante identificar los factores que comprende el control para que sean
considerados al momento de diseñar medidas de control. Dichos factores son
los siguientes:

 Cantidad: cualquier cosa debe ser medible para poder ser evaluada.
 Tiempo: debe fijarse un horizonte de tiempo con la finalidad de medir el
cumplimiento.
 Costo: debe establecerse el costo para determinar si es pertinente
aplicarlo.
 Calidad: la calidad es cualitativa, sin embargo, es determinante en el
gusto del consumidor.

El Proceso Administrativo
Control

3. Tipos de control
 Figura 15.Analyzing Paper Work (Pakorn & Freedigitalphotos.net, 2012).

En las empresas se adoptan diferentes tipos de control para verificar el

cumplimiento de los objetivos. Entre los más importantes están el control de
políticas, el control de procedimientos, el control del personal, el control de
producción y el control de ventas. En seguida se explica cada uno de ellos:

 En el control de políticas es necesario comprobar que cada política en

la organización facilite el cumplimiento del objetivo general de la
organización. Por ejemplo, la política de personal dice: el personal
administrativo debe cumplir con el perfil establecido en la descripción de
puestos, sin embargo, al comparar al personal contratado con la
descripción de puestos nos damos cuenta de que hay discrepancias,
aunque no por ello se deja de contratar a ese personal. En este caso es
conveniente remarcar que si la organización tiene políticas establecidas,
éstas deben respetarse porque si no lo hacen no tiene caso tenerlas.
 El control de procedimientos dentro de las organizaciones es
necesario porque ayuda a estandarizar un proceso dentro de cada
actividad.
 Control de personal, existen factores de medición de personal como
control de asistencia, control de puntualidad, evaluación del desempeño,
detección de necesidades de capacitación, entre otras.
 Control de producción, en el proceso de medición de la producción
existen diferentes modalidades de control, las cuales son de calidad, de
inventarios, de mantenimiento a máquinas y de equipos de control.
 Control en ventas, una manera de controlar las ventas es a través del
presupuesto de ventas anual, mediante las visitas periódicas a los
clientes, las encuestas de satisfacción al cliente, entre otras.

4. Herramientas de control
El control se debe aplicar en todas las áreas de la empresa y para ello se
cuenta con herramientas o técnicas administrativas que facilitan la evaluación
de actividades.

Lectura

Revisa la siguiente lectura, en la que conocerás las herramientas de control que

se utilizan en distintas áreas de la empresa, además de la evaluación del
desempeño de las actividades realizadas en el área de Recursos Humanos.
Herramientas de control

Recapitulación de la Unidad
Durante esta Unidad se estudiaron las dos primeras etapas del proceso
administrativo: dirección y control. A continuación se resumirán sus conceptos
más importantes:

Recuerda que dirección significa gobernar, guiar, vigilar y conducir a los

subordinados para lograr ciertos objetivos.

Roles gerenciales
Dentro de los roles gerenciales encontramos los siguientes:

 Rol interpersonal: dirige discursos, confiere honores, preside comités y

representa a la empresa.
 Líder: motiva, dirige y valida el trabajo de los subordinados.
 Enlace: representa a la organización ante diferentes instancias públicas y
privadas.
 Monitor: revisa y observa el cumplimiento de las metas.
 Difusor: informa dentro de la organización y de manera externa.
 Empresario: autoriza cambios, fija objetivos y formula planes.
 Solucionador de problemas: resuelve conflictos y enfrenta a la
competencia.
 Asignador de recursos: aprueba gastos, programas y promociones, fija
prioridades.
 Negociador: gestiona acuerdos con clientes, proveedores y agencias.

Habilidades gerenciales
 La habilidad técnica. Es el conocimiento de los procesos y actividades
para realizar el producto principal de su empresa
 La habilidad humana. Es la capacidad para trabajar con otras personas
dentro de la organización, interactuando, comunicando y motivando, por
eso esta habilidad es la más difícil de lograr
 La habilidad conceptual. Es la capacidad de análisis del contexto de
los negocios que sirve de base para tomar decisiones

Principios del control

El control es un proceso constante y repetitivo, en el cual continuamente los
gerentes deben monitorear el desempeño real de sus áreas de trabajo de
acuerdo con las metas y los planes de la gerencia. Sus principios son:

 Principio de equilibrio. Significa que a cada grupo de delegación

conferido debe proporcionársele el grado de control correspondiente.
 Principio de los objetivos. El control es el medio para alcanzar los
objetivos, por lo mismo se deben establecer estándares que sirvan como
base para la evaluación en las acciones dentro de la organización.
  Principio de la oportunidad. Todo control es eficiente si se aplica en el
momento oportuno, es decir, se debe emplear antes de que ocurra el
error.
 Principio de las desviaciones. Significa que todas las desviaciones que
ocurran dentro de los planes de una organización deben analizarse
detenidamente para ver las causas que las originaron y evitarlas en lo
futuro.
 Principio de la costeabilidad. Todo sistema de control origina un
gasto y este gasto no debe ser mayor al costo del error.
 Principio de la excepción. El control debe aplicarse a todas las
actividades significativas dentro de la empresa.
 Principio de la función controlada. El que realiza una actividad no
debe ejercer el control sobre la misma actividad.

Tipos de control
De acuerdo con Daft (2004) los tipos de control son:

 Control anticipado. Es la etapa de control que advierte los problemas,

identificándolos antes de que ocurran.
 Control concurrente. Es el que se da en el momento actual en las
actividades rutinarias o constantes dentro de la empresa para asegurar
el cumplimiento de las normas de desempeño.
 Control de retroalimentación. Este tipo de control se centra en el
resultado.

Pasos del proceso de control

 Establecer normas y métodos para medir el rendimiento.
 Medir los resultados.
 Tomar medidas correctivas.
 Retroalimentación.

Herramientas de control
 Herramientas de control financiero:
o Presupuestos: de gastos, de ingresos, de efectivo, de capital.
o Estados financieros: balance general, estado de ingresos o
pérdidas y ganancias.
o Razones financieras: liquidez, actividad, rentabilidad,
apalancamiento.
o Auditoria: interna y externa.
 Herramientas y técnicas de control en la administración de operaciones:
o Productividad.
o Planeación de la capacidad.
o Distribución de la planta.
 Control en la administración de inventarios:
o MRP (Planeación del requerimiento de materiales).
o MRPII (Planeación del requerimiento de materiales versión 2).
o Justo a tiempo.
 Sistemas de información y control
o Procesamiento electrónico de datos (EDP).
o Sistemas de información computarizada (CBIS).
o Sistema de apoyo de decisiones (DDS).