UNIDAD 4

EL PROCESO ADMINISTRATIVO
DE CONTROL

Capítulo 1. Generalidades del Control

Capítulo 2. El Sistema y las Técnicas de Control

 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

INDICADORES DE LOGRO

Al terminar esta Unidad, Usted podrá:

 Describir los pasos del proceso básico de control

 Explicar la importancia de la retroalimentación.
 Comprender los factores de control al interior de la
organización
 Describir el proceso de diseño de un sistema de
control
 Analizar los tipos y áreas de control
 Comprender que la diferencia entre áreas claves
de control y puntos estratégicos de control.
 Exponer las técnicas más frecuentes de control
 Describir el control financiero, presupuestal y de
calidad
 Explicar la importancia de las auditorias
 Reconocer la importancia del control al
comportamiento humano.
 Identificar las principales características de la
evaluación del desempeño.

16 8
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

CAPITULO 1

GENERALIDADES DEL CONTROL

INTRODUCCION
Toda organización es perfectible es decir siempre puede mejorar
determinadas áreas para lograr los objetivos fijados por la
administración. Si se acepta que todo es perfectible y que toda
organización debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas,
resulta obvia la importancia que tiene un correcto control administrativo.
Ese control solo es posible si se cuenta con un sistema de información
que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los
aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la
empresa.

Errónea la idea, muy arraigada en algunas organizaciones, de que un

sistema de control administrativo solo es útil para diagnosticar fallas,
también muestra los aciertos de la administrativo, con el fin de que se
capitalicen en planes futuros. Resulta vital conocer las fallas y los
aciertos para lograr una superación constante.

Por otra parte, toda

actividad empresarial
presenta constantemente el
problema de cómo hacer el
trabajo lo mejor posible, con
el mínimo esfuerzo y, desde
luego al menor costo. Ni las
empresas, ni las
condiciones económicas,
permanecen estáticas; por
lo tanto, las políticas, el
sistema de organización y/o
los sistemas y
procedimientos que son
satisfechos, pueden quedar

16 9
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

obsoletos e ineficientes debido a los rápidos cambios y las tendencias

imprevistas que presenta el medio.

En toda empresa existe una serie de componentes indispensables que

atienden a su objetivo principal. Es obvio, que ha fin de hacer mejor el
trabajo, en el menor tiempo, con un mínimo esfuerzo, al mas bajo costo
posible, cada componente debe ser utilizado con máxima eficiencia.
Más aun, es esencial que se hagan estudios o revisiones periódicas
para determinar si la actividad esta funcionando de la manera que fue
aprobada y se pueden hacer mejoras que afecten los componentes
requeridos para alcanzar el objetivo.

En este aspecto, el administrador tiene la responsabilidad de seguir con

detalle el curso de las acciones establecidas en los planes, con el fin de
evitar que se den pasos equivocados que las traumaticen.

Lo anterior, significa que para poder cumplir eficientemente los planes

propuestos se deben desarrollar métodos de medición y control que
permitan identificar errores o fallas que ocasionen desviaciones entre lo
que se ha planeado y lo que se está ejecutando e implementar las
medidas correctivas que sean necesarias.

1.1. CONCEPTO
Como en los demás temas tratados, existen varios conceptos de lo que
es control:

 Se puede definir el control como “un proceso administrativo a

través del cual los administradores realizan un esfuerzo
sistemático orientado a comparar el rendimiento con los
estándares establecidos por las organizaciones, y estar en
capacidad de determinar si el desempeño es acorde con las
normas".

 Es el proceso de determinar que es lo que esta llevando a cabo,

a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y así
evitar desviaciones en la ejecución de los planes.

 El control es el proceso para asegurar que las actividades reales

se ajusten a las actividades planificadas, sirve para monitorear la

17 0
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

eficacia de sus actividades de planificación, organización y

dirección.

Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningún

administrador puede controlar sin ellos. El no puede medir si sus
subordinados están operando en la forma deseada a menos que tenga
un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo. Generalmente,
mientras más claros, completos, y coordinados sean los planes y más
largo el periodo que ellos comprenden, más completo podrá ser el
proceso de control.

Un administrador puede estudiar

los planes pasados para ver dónde
y cómo erraron, para descubrir
qué ocurrió y porqué, y tomar las
medidas necesarias para evitar
que vuelvan a ocurrir los errores.
Sin embargo, el mejor control
previene que sucedan las
desviaciones, anticipándose a
ellas.

Como se puede observar el control presenta unos elementos comunes,

que son:

 Establecimiento de estándares. Es la aplicación de una unidad

de medida, que servirá como modelo, guía o patrón en base en
lo cual se efectuará el control.

Los estándares son criterios establecidos contra los cuales

pueden medirse los resultados, representan la expresión de las
metas de planeación de la empresa o departamento en términos
tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse
contra ellos.

17 1
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

Los estándares pueden ser físicos y representar cantidades de

productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad,
volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos
monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos
de medición.

 Medición de resultados. La acción de medir la ejecución y los

resultados, puede de algún modo modificar la misma unidad de
medida.

 Corrección. La utilidad concreta y tangible del control está en la

acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con
los estándares.

 Retroalimentación. El establecimiento de medidas correctivas da

lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la
relación más estrecha entre la planeación y el control.

La retroalimentación es un ingrediente esencial en cualquier

proceso de control. Ofrece la información para las decisiones
que ajustan el sistema. En la medida en que se aplican los
planes, el sistema es vigilado o seguido a fin de determinar si el
desempeño está dentro de lo previsto y si se está cumpliendo
con los objetivos.

A continuación se sintetizan los aspectos a tener en cuenta dentro del

Control:

 Comparar los resultados con los planes en general.

 Avaluar los resultados contra los estándares de desempeño

 Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

 Comunicar cuales son los medios de medición.

 Transferir datos detallados de manera que muestren las

comparaciones y variaciones.

 Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

17 2
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

 Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

 Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

De que depende el control:

 De cómo se hayan plasmado los objetivos, por esto deben ser

medibles, evaluables y cuantificables.

 De que sea constante y repetitiva. La frecuencia con que se

mida dependerá del tipo de actividad que se mida.

Los cambios o las medidas correctivas involucran cambios en una o

varias actividades de las operaciones.

Es importante vigilar el proceso de control hasta su conclusión, si no se

hace solo se estará vigilando su actuación y no su verdadero impacto.

1.1.1. Objetivos del control administrativo: El control administrativo

en la organización contribuye al logro de los siguientes objetivos:

 Diagnosticar: El control administrativo es una herramienta

que durante la actuación o toma de decisiones de la
administración permite que se descubran síntomas que arrojen
luz sobre áreas problema o áreas de aciertos, para determinar
las acciones que se deben realizar a fin de corregir una situación
o capitalizar un acierto. En esta forma se logran determinar
focos conflictivos o de aciertos, utilizándose el control
administrativo como un medio de prever, mas que de corregir
apresuradamente bajo presión. La acción preventiva es mejor
que la correctiva.

 Comunicación: Otro objetivo básicos del control es

proporcionar un medio de comunicación entre las personas que
integran la organización. Esto se logran informado los resultados
de las diversas actividades que se lleven a cabo dentro de la
empresa.

 Motivación: El ser humano necesita ser estimulado. Requiere

incentivos para que contribuya al logro de los objetivos de la
compañía. Pero también requieren que los objetivos de la

17 3
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

empresa no se encuentren en conflicto con sus objetivos

personales o con los de su grupo social.

1.2. IMPORTANCIA Y FACTORES DE CONTROL

1.2.1. Importancia del control: El control es importante simplemente
porque el tiempo y las relaciones no siempre resultan como se planean.

Los procesos de control se utilizan para asegurarse de que se esta

avanzando satisfactoriamente, hacia las metas y que los recursos se
están usando eficientemente.

Por que se requiere controlar?

 Para ajustar las actividades a los planes

 Para enfrentar el cambio, ya que todo cambia (mercado,

productos, servicios, gustos, tecnologías) y el control sirve para
responder a las amenazas y oportunidades de todo, ayuda a
detectar como afectan esos cambios a los productos y servicios
de la organización.

 Agregar valor por medio de la calidad, la cual debe ser mejor que
la competencia.

 Facilita la delegación y el trabajo en equipo, ya que incrementa la

responsabilidad de los empleados, generando un sistema
participativo de dirección, estimulando la creatividad para
resolver problemas y permite un mejor desarrollo del personal.

 Sirve para vigilar los cambios del ambiente (competencia,

necesidades, etc) y su impacto en la organización

 Crear una mejor calidad

Este último aspecto hoy por hoy es de gran importancia, ya que, la

calidad consiste en solucionar fallas y eliminar errores en los procesos.

17 4
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

Teniendo en cuenta los conceptos de control y

el porque se debe controlar, este proceso
administrativo es importante por los siguientes
aspectos:

 Porque establece medidas para corregir las

actividades, de tal forma que se alcancen
los planes exitosamente.

 Porque se aplica a todo: a las cosas, a las

personas y a los actos.

 Porque determina y analiza rápidamente las

causas que pueden originar desviaciones
para que no vuelvan a presentarse en el
futuro.

 Porque localiza los sectores responsables de la administración,

desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

 Porque proporciona información acerca de la situación de la

ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el
proceso de la planeación.

 Porque reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicación incide directamente en la racionalización de la

administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de
todos los recursos de la empresa.

1.2.2. Factores de control: Existen cuatro factores que deben ser

considerados al aplicar el proceso de control:

 Cantidad
 Tiempo
 Costo
 Calidad

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es

eminentemente cualitativo.

17 5
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es

importante. A través del factor tiempo se controlan las fechas
programadas. El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia
administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones
de ciertas actividades. La calidad se refiere a las especificaciones que
debe reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.

Controles Usados con más Frecuencia en los Factores de Control

Cantidad Tiempo Costo Calidad

Evaluación de la
Presupuestos Estudios de tiempos Presupuestos
actuación
Costo por metro Pruebas
Estimaciones Fechas límite
cuadrado psicológicas
Productos Inspecciones
Programas Costos estándar
terminados visuales
Unidades vendidas Tiempo - máquina Pronósticos Coeficientes
Unidades Rendimiento del
Medición del trabajo Contabilidad
rechazadas personal
Inventarios de
Procedimientos Productividad Informes
personal
Rendimiento
Medición del trabajo Estándares Procedimientos
/inversión
Pronósticos Estándares
Control de Calificación de
inventarios méritos

1.3. TIPOS Y AREAS DE CONTROL

1.3.1. Tipos de Control:

 Control Guía o direccional: Este método consiste en que los

resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas
deben efectuarse antes de completar la operación. Un ejemplo
seria un vuelo espacial donde se planean y se aplican acciones
correctivas antes del alunizaje.

 Control selectivo: Consiste en la verificación de muestras de

determinada operación para detectar si cumple los requisitos
previstos, para determinar si se puede continuar con el proceso.
Como ejemplo de este método se encuentra el control de

17 6
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

calidad, en la modalidad que emplean muchas empresas de

producción.

 Control después de la acción: Una vez que la operación ha

concluido, se miden los resultados y se compraran con un
estándar previamente establecido. Los presupuestos son el
ejemplo típico de este sistema de control.

1.3.2. Areas de Control

El control, actúa en todas las áreas y en todos los niveles de una

empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están
bajo alguna forma de control o monitoreo.

Preferentemente debe abarcar las funciones básicas y áreas clave de

resultados como:

 Control de producción. La función del control en esta área

busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos, y la
uniformidad y mejora de la calidad del producto, aplicando
técnicas como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones,
programación lineal, análisis estadísticos y gráficas.

 Control de calidad. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse

para comprobar una calidad específica tanto en materias primas
como en los productos terminados; establece límites aceptables
de variación en cuanto al color, acabado, composición, volumen,
dimensión, resistencia, etc.

 Control de inventarios. Se encarga de regular en forma óptima

las existencias en los almacenes tanto de refacciones como de
herramientas, materias primas, productos en proceso y
terminados; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por
acumulamiento o falta de existencias en el almacén.

 Control de compras. Esta función verifica el cumplimiento de

actividades como: a) Selección adecuada de los proveedores, b)
Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el
departamento solicitante, c) Control de los pedidos desde el
momento de su requisición hasta la llegada del material, d)

17 7
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

Determinación del punto de pedido y orden, e) Comprobación de

precios.

 Control de mercadotecnia. Se efectúa mediante el estudio de

informes y estadísticas donde se analiza si las metas de
mercadeo se han cumplido o no; comprende áreas tales como
ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y
promoción.

 Control de ventas. Los pronósticos y presupuestos de ventas

son esenciales para el establecimiento de este control. La
función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza
de ventas en relación con las ventas pronosticadas y adoptar las
medidas correctivas adecuadas.

 Control de finanzas. Proporciona información acerca de la

situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos
monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la
integran.

 Control de recursos humanos. Su función es la evaluación de

la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno
de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos
de este departamento, aplicando la evaluación al reclutamiento y
selección, capacitación y desarrollo, motivación, sueldos y
salarios, seguridad e higiene y prestaciones.

17 8
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

CAPITULO 2

EL SISTEMA Y LAS TÉCNICAS DE CONTROL

INTRODUCCION
La mayoría de las organizaciones requiere diversos sistemas de control
para vigilar el desempeño – calidad y cantidad de la producción,
progresos en proyectos de investigación, gastos frente a presupuestos,
comportamiento ético y cosas por el estilo, mas que un sistema unitario
total.

Los sistemas deben estar lo mas integrados como sea posible, más que
fragmentados en partes, ya que, si se analiza el control de la estrategia
global, esta puede depender de valuaciones relativamente subjetivas
del desempeño organizacional; mientras que al estudiar el control de las
operaciones, este puede depender de criterios relativamente objetivos y
ajustes automáticos basados en una comparación de los resultados
esperados y reales.

Lo anterior determina la importante para el administrador, del diseño de

un sistema de control acorde a las necesidades de la empresa y la
utilización de las técnicas adecuadas, teniendo como componente
esencial la evaluación del comportamiento del componente humano.

2.1. SISTEMA DE CONTROL

Los sistemas de control se diseñan debido a que los gerentes necesitan

retroalimentación, de manera oportuna y barata y a su vez, que sea
aceptada por todos los miembros de la organización.

Existen dos preguntas:

¿Qué se debe controlar?

¿Con que frecuencia?

17 9
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

“mucho control desmoraliza, desperdicia tiempo, energía y dinero”

La respuesta a estas preguntas se da cuando la empresa identifica las

áreas claves de desempeño y los puntos estratégicos de control.

 Las áreas claves de desempeño son aquellos aspectos de la

unidad o la organización que deben funcionar con eficiencia para
que toda la organización triunfe.

 Los puntos estratégicos de control son aquellos aspectos de

cada área o proceso que deben tenerse en cuenta para el control
y análisis (actividades criticas en cada área). Estos a su vez
sirven para definir normas y sistemas de control más detallados.

AREAS Y PUNTOS ESTRATEGICOS

PUNTOS ESTRATÉGICOS DE
AREA
CONTROL
Calidad, cantidad, costos, desempeño
Producción
laboral
Volumen en ventas, gastos de ventas,
Mercadotecnia gastos para publicidad y desempeño
individual
Relaciones laborales, rotación del
Administración de Personal
personal, ausentismo laboral
Gastos de capital, inventarios, flujo de
Finanzas y Contabilidad
capital, liquidez

Para identificar los puntos estratégicos de control se debe:

1. Concentrarse en los elementos más significativos de una

operación dada.

2. Identificar los puntos de los procesos productivos donde ocurren

los cambios.

El sistema, toma como base el proceso de control, es decir, tiene en

cuenta como se establecieron los objetivos, planes, programas, y en
que forma se asignaron los recursos y realizaron las actividades en la

18 0
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

empresa. El desempeño real es comparado con el plan, lo que genera

retroalimentación para ajustar las cargas de trabajo y la asignación de
recursos. Esta comparación se relaciona primordialmente con los
medios utilizados para alcanzar los objetivos, sin embargo, también se
hace entre los logros reales y la fase de planeación, así como con los
objetivos originales. Finalmente, los resultados conducen a una
reafirmación de los objetivos existentes o ajustes de ellos para el futuro.

2.1.1. Cualidades de un sistema de control eficiente: Los sistemas

de control eficientes tienden a tener ciertas cualidades en común. La
importancia de estas cualidades varía con la situación, pero se pueden
generalizar algunas características:

 Precisión: Un sistema de control que genere información poco

precisa puede dar como resultado fallas de la administración
para tomar la acción cuando sea necesario o responder a un
problema inexistente. Un sistema de control preciso es confiable
y genera información válida.

 Oportunidad: Los controles deben llamar la atención de la

administración sobre las variaciones en el tiempo, para evitar
transgresiones en el desempeño de una unidad. La mejor
información tiene poco valor si se da atrasada. Por tanto, un
sistema de control eficiente debe ofrecer información oportuna.

 Economía: un sistema de control debe funcionar de manera

económicamente razonable. Cualquier sistema de control tiene
que justificar los beneficios que ofrece con relación a los costos
en que incurre. Para reducir costos, la administración debe tratar
de imponer una cantidad de control mínima que resulta necesaria
para generar los resultados esperados.

 Flexibilidad: Los controles efectivos deben ser bastantes

flexibles para ajustarse a los cambios adversos o aprovechar las
nuevas oportunidades. Pocas organizaciones cuentan con
ambientes tan estables que no tengan necesidad de flexibilidad.
Aún las estructuras altamente mecánicas requieren controles que
se puedan ajustar, como tiempos y cambios de condiciones.

 Comprensión: Los controles que no pueden ser comprendidos

no tienen valor. Por tanto, en ocasiones es necesario sustituir

18 1
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

los controles menos complejos por instrumentos sofisticados. Un

sistema de control difícil de comprender puede provocar errores
innecesarios, empleados frustrados y por último, que sea
ignorado.

 Criterio razonable: Los criterios de control deben ser razonables

y alcanzables. Si son demasiados altos o no razonables, ya no
motivan. Por lo tanto, los controles deben imponer criterios que
desafíen y animen a las personas a alcanzar los niveles de
desempeño superiores sin desmotivar o alentar una decepción.

 Ubicación estratégica: La administración no puede controlar

todo lo que sucede en una organización. Como resultado, los
administradores deben establecer controles en los factores que
son estratégicos para el desempeño de la organización. Los
controles deben cubrir actividades, funciones y eventos críticos
dentro de la empresa.

 Haga énfasis en la excepción. Debido a que los administradores

no pueden controlar las actividades, deben establecer sus
instrumentos de control estratégico de manera que dichos
instrumentos puedan llamar la atención sólo sobre las
excepciones. Un sistema de excepción asegura que un
administrador no se verá saturado por la información de las
variaciones en el estándar.

 Criterio múltiple: Los administradores y empleados en la misma

medida buscarán “verse bien” con relación a los criterios que se
controlan. Si la administración controla mediante una sola
medida como la utilidad de la unidad, el esfuerzo se dirigirá sólo
a salir bien sobre ese estándar. Las medidas múltiples de
desempeño disminuyen este enfoque limitado. Además, debido
a que el desempeño en raras ocasiones puede ser evaluado de
manera objetiva a partir de un solo indicador, los criterios
múltiples hacen posible que las evaluaciones de desempeño
sean más precisas.

 Acción correctiva: Un sistema de control efectivo no sólo señala

cuándo se presenta una desviación significativa en el estándar,
también sugiere qué acción se debe tomar para corregir la

18 2
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

desviación. La acción correctiva debe señalar el problema y

especificar la solución.

2.1.2. Etapas para diseñar un sistema de control administrativo:

 Definición de los resultados deseados: El diseño de un buen

sistema de control debe iniciarse en función de un objetivo fijado
por la administración, determinado el conjunto de
acontecimientos deseables en el futuro. Una vez mas queda
demostrada la interacción entre la planeación y el control. En
esta etapa se debe tratar de que los resultados deseados se
expresen en dimensiones cuantificables.

 Determinación de las predicciones que guiaran hacia los

resultados deseados: La idea de que el control administrativo
consiste exclusivamente en comparar lo efectivamente producido
con lo deseado es errónea. Un control administrativo efectivo es
el que se preocupa por determinar con anticipación los
elementos de predicción que durante el proceso del control
ayudaran a la obtención de los resultados deseados.

 Determinación de los estándares de los elementos

predictivos en función de los resultados: Lo que se pretende
en esta etapa, es fijar el nivel que se considera aceptable y con
el cual se harán las comparaciones. Es decir, cada elemento
predictivo necesita un estándar en función de los resultados
deseados

 Especificación de flujo de información: El éxito de un sistema

de información para ejercer el control administrativo esta en
función de aplicar la filosofía de la calidad del servicio a todos los
procesos.

2.2. TÉCNICAS DE CONTROL

En control se lo debe realizar integralmente en la empresa, es decir, a

todas las áreas y los procesos. Sin embargo, existe tres tipos de
control a los cuales se les debe poner especial atención:

18 3
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

 Control Financiero: Es necesario controlar los recursos

financieros porque estos son fáciles de medir y cuantificar. Se
controlan los estados financieros con el fin de garantizar la
liquidez de la empresa, determinar la situación financiera general
y la rentabilidad (capacidad para obtener utilidades)n que esta
tiene.

 Control de los Presupuestos: Son estados cuantitativos

formales de los recursos que se separan a fin de realizas las
actividades proyectadas para un periodo determinado. Es decir,
se controla que el dinero presupuestado para gastar se lo haya
hecho en las actividades establecidas.

 Control de Calidad: La calidad, se refiere a las características

físicas o no físicas que constituyen la naturaleza básica de algo.
El tamaño, la forma, el color son cualidades directas; la fortaleza,
la vida esperada y la integridad son más difíciles de definir, medir
y controlar. Los programas explícitos de control de calidad han
sido más evidentes en las empresas manufactureras donde la
función de inspección es realizada en diversas etapas del
proceso. El muestreo podría ser utilizado para evaluar la calidad
cuando la producción es relativamente uniforme. Es cultura se
esta aplicando a todo tipo de organización, ya que, es un
requerimiento que los productos o servicios este bajo las normas
técnicas de aseguramiento de la calidad.

La dependencia encargada de realizar el control en una empresa se

llama CONTROL INTERNO. Sin embargo, cada área debe realizar un
autocontrol permanente sobre todas y cada una de sus actividades y
procesos, teniendo en cuenta las consideraciones anteriormente
expuestas. Por otra parte, la junta directiva nombra un revisor fiscal, el
cual, se encarga de controlar y evaluar el sistema financiero de la
organización y lleva a cabo la contratación de procesos de auditoria.

El control en la actualidad es permanente y no se debe esperar que nos

controlen, debemos auto-controlar y evaluar nuestro propio desempeño.

Antes de comenzar a analizar las técnicas de control, se debe tender

por técnica, el conjunto de procedimientos propios de un arte, ciencia u
oficio.

18 4
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

Tomando en cuenta la definición de la palabra técnica, se puede definir

a las técnicas del control como todos los procedimientos o métodos
usados en una organización para controlar o supervisar un proceso
automatizado o actividad humana.

Existen diferentes técnicas de planeación-control que usa un ejecutivo.

Por ejemplo, las normas administrativas que son un tipo de planeación
importante, también se usa para propósitos de control. En forma similar
los presupuestos son planes, y su uso, adecuadamente llamado
formulación de presupuestos, es esencialmente una función de control,
así como los estudios de evaluación de personal se realizan conforme
al proceso de control.

A continuación se describe algunas de las técnicas de control usadas

comúnmente:

1. Presupuesto: Un mecanismo ampliamente usado para el control

administrativo es el presupuesto. Por tanto, se ha supuesto, a
veces, que la presupuestación es el mecanismo para llevar a
cabo el control.

La presupuestación es la formulación de planes para un

determinado periodo futuro en términos numéricos. Como tales,
los presupuestos son estados de resultados anticipados, en
términos financieros –como ingreso y capital- o en aspectos no
financieros –como en el caso de horas de mano de obra directa,
materiales, volumen físico de ventas o unidades de producción -.
Se dice que los presupuestos es la monetización de los planes.

Los presupuestos obligan a la planeación y permiten que la

autoridad sea delegada sin perdida de control. Es decir, la
reducción de los planes a números definitivos obliga a usar una
clase de método que permite al administrador ver claramente qué
capital será necesario, para quién, dónde y qué costo, ingreso o
unidades de insumo o producto físico incluirán sus planes. Una
vez hallado esto, puede delegar mas libremente la autoridad para
efectuar el plan dentro de los límites del presupuesto.

2. Balance General Comparativo: Son especialmente útiles en el

control del funcionamiento general de la empresa. En el puede

18 5
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

observarse los cambios que se efectúan y analizarse los

desarrollos generales.

Un resumen de las partidas del balance general que abarquen un

período relativamente largo, muestra importantes tendencias y
permite que el gerente obtenga una apreciación amplia de la
actuación general y de lo que pudiera ameritar algunas
modificaciones.

3. Estado de Ganancias Y Perdidas: Muestran en forma breve el

monto del ingreso, las deducciones y el ingreso neto. Estados
de ganancias y perdidas comparativos permite al gerente
localizar dificultades y ponerles remedio.

Se pueden crear Estados de Ganancias y Perdidas tentativos,

utilizándolos como metas hacia las cuales tender. La actuación
se mide con referencia a esas metas, que equivalen a normas
para fines de control.

Este tipo de instrumento se aplica mas comúnmente a una

empresa completa o, en el caso de una corporación, a sus
subsidiarias. Cualquiera sea la unidad el gerente, deberá tener
suficiente autoridad para manejarlo, porque de otra manera, este
no revelará íntegramente las actividades sobre las cuales pueda
él ejercer control, y por lo tanto no será un buen medio de
control.

4. Auditoria Financiera: La auditoria financiera es la inspección

periódica de los registros contables, para verificar que estos
hayan sido adecuadamente preparados y estén correctos,
además ayuda al control general de la empresa.

Se realiza para hacer comprobaciones de la exactitud de los

registros, y al mismo tiempo revisa y evalúa los proyectos,
actividades y procedimientos de la empresa. Permite hacer
comparaciones entre lo que se esperaba lograr (estándar) y lo
que en realidad se está logrando. Pone en evidencia cualquier
desviación y se ofrecen sugerencias de acciones correctivas.

Este tipo de auditoria de registros contables y reportes de la

18 6
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

misma área, debe ser realizada por una firma externa de

contadores públicos.

Saber que los registros son precisos, ciertos y de acuerdo con

las prácticas contables aprobadas forma una base confiable para
los propósitos de un buen control general.

5. Auditoria Administrativa: Es la confrontación periódica de la

planeación, organización, ejecución y control administrativo de
una compañía. Revisa el pasado, presente y futuro de empresa.
Además, chequea las diferentes áreas de la compañía con el fin
de verificar si están logrando el máximo resultado de sus
esfuerzos.

Solo se puede realizar una auditoria administrativa a una

organización que tenga suficientemente tiempo funcionando.
Esto ayuda a establecer un patrón de su comportamiento.

Los beneficios de este tipo de auditoria son:

a) Revisión de las nuevas políticas y prácticas, tanto

respecto a su conveniencia como a su cumplimiento,

b) Identificación de áreas débiles dentro de la organización,

que requieren mayor apoyo.

c) Mejor comunicación, esto permite informar a los

empleados del estado de la compañía,

d) Mide el grado de efectividad de los controles

administrativos actuales

e) La auditoria administrativa se ocupa del punto de vista

general, no evalúa el funcionamiento personal.

Los resultados de la auditoria administrativa son reflejados en un

reporte de auditoria que esta escrito desde un punto de vista y
con un estilo que presente resultados y recomendaciones
objetivas, haciéndolos tan impersonales como sea posible. El
trabajo del auditor es practicar la auditoria; la implantación de sus
recomendaciones es potestad del gerente que tenga la autoridad

18 7
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

suficiente sobre el área o la actividad de que se trate. En otras

palabras, si un funcionario puede hacer el cambio deseado, un
reporte de auditoria debe ir dirigido a el.

La auditoria en sí certifica, lo que la organización ha hecho por sí

misma y lo que ha hecho para sus clientes o receptores de los
productos o servicios que proporciona, para esto debe evaluar
ciertos factores tales como: atributos de estabilidad financiera,
eficiencia de la producción, efectividad en las ventas, desarrollo
del personal, aumento de utilidades, relaciones públicas y
responsabilidad cívica, etc.

Una auditoria de este tipo es realizada por un equipo

interdisciplinario de expertos, ya que el proceso de control y
verificación debe ser integral al interior de la empresa.

6. Reportes – Informes: Son todos aquellos que facilitan el proceso

de control, ejemplo reportes de producción, informes de
embarque, reportes financieros etc. El estudio de los datos que
ellos arrojan y su comparación con otros reportes similares,
ayudan al gerente a la toma de decisiones y a un mayor
conocimiento del estado de la empresa.

7. Análisis Estadístico: Es muy importante para un buen control los

análisis estadísticos de los innumerables aspectos de la
operación de un negocio o empresa, así como la presentación
clara de estos, ya sean históricos o de pronóstico.

La mayor parte de los administradores comprenden mejor los

datos estadísticos cuando se le presenta en forma gráfica, allí se
representan mejor las tendencias y las relaciones.

Los datos deben ser presentados en forma tal que puedan

realizarse comparaciones con ciertos estándares. Ejemplo: ¿Qué
significa un aumento del 3 al 10%, o una reducción en las ventas
o los costos?, ¿Qué era lo que se esperaba?, ¿Cuál era el
estándar?, ¿Qué tan seria es la desviación? Y ¿Quién es el
responsable?.

Puesto que ningún administrador puede hacer nada con respecto

al pasado, es esencial que los reportes estadísticos muestren

18 8
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

tendencias para que las personas que los observan puedan

extrapolar y estimar el rumbo, o tendencia. Esto significa que la
mayor parte de los datos, cuando se presentan en gráficas,
deben estar disponibles en promedios de tiempos para eliminar
las variaciones debidas a períodos contables, factores
estacionales, ajustes contables y otras variaciones asociados con
tiempos determinados.

De las técnicas anteriormente analizadas, considero importante

entender con claridad que es una auditoria. Es un proceso que tiene
muchas aplicaciones, las cuales van desde controlar un fraude en la
empresa hasta validar los estados financieros de la misma. La auditoria
evalúa la gestión, los procesos y los resultados de cada área o
actividad. Existen dos tipos de auditoria:

 Auditoria Interna: La realizan miembros de la empresa, y tienen

como propósito ofrecer la garantía que todos los activos de la
empresa están protegidos y que los registros financieros son
llevados con precisión y confiabilidad. Evalúan la eficiencia de
las operaciones y el desempeño del sistema de control (la
Oficina de Control Interno)

 Auditoria Externa: La realizan miembros externos a la empresa.

Es un proceso de verificación que implica la evaluación
independiente de los estados financieros, los procesos y los
puntos críticos de control en una empresa. La lleva a cabo
personal experto en cada área. Detecta fraudes y es una
garantía para los dueños de la empresa (quien la contrata) que
las operaciones se llevan a cabo como lo es debido.

2.3. EL CONTROL DEL COMPORTAMIENTO HUMANO

Los valores sociales, normas morales y leyes sirven como antecedentes

de procesos de control en las organizaciones. Estos afectan las
propensiones individuales hacia ciertos comportamientos y subyacen en
el dilema general del individualismo contra la colaboración en grupo y
los esfuerzos organizacionales. En general, la sociedad busca
desarrollar individuos maduros que pasen de la dependencia a la
independencia, del individualismo a la cooperación, del pensamiento
subjetivo al objetivo, y del control a cargo de otros, al autocontrol.

18 9
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

Obviamente estas son tendencias contrapuestas que están presentes

en todas las situaciones. Los sistemas de valores homogéneos, la
internalización de las normas de grupo y el conocimiento y la
aceptación de leyes deben conducir al autocontrol y a un
comportamiento que esté dentro de límites apropiados para una
situación dada.

2.3.1. Medios de control: El control del comportamiento humano

puede ser analizado desde tres perspectivas: individual, del grupo
informal y organizacional. El elemento básico en estos medios es el
autocontrol, el cual se deriva de metas y aspiraciones personales que
se convierten en estándares de comparación para el desempeño que se
está dando.

El control individual y organizacional

se fusiona cuando las expectativas
son explicitas y mutuamente
satisfactorias. Se adopta una acción
correctiva cuando una persona
percibe que los objetivos de calidad o
cantidad no serán alcanzados o que
no se ha cumplido con una fecha
límite, en este sentido, la satisfacción
personal o el desaliento son
sentimientos que se generan
internamente.

Los grupos informales ofrecen un medio de control a través de los

compromisos mutuos referentes a metas y comportamientos. Las
normas de grupo son efectivas como lineamientos. La desviación llama
la atención a la necesidad de ajuste en la cantidad de esfuerzo
individual o en la forma en que se está aplicando. La aprobación de los
compañeros y la participación continua, o las burlas y el ostracismo son
formas típicas en las que grupos informales controlan el
comportamiento.

19 0
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

2.3.2. La socialización de los participantes: Es necesario crear una

cultura del auto-control dentro de la empresa y para ello, es necesario
poner mas atención al desarrollo de un sistema de valores consistentes
en toda la organización.

Un medio de difusión son los programas de inducción elaborados para

los nuevos empleados. Sin embargo, también es necesario realizar
programas de capacitación periódica dentro de la compañía, para los
supervisores, los administradores del nivel medio, los administradores
de nivel medio – alto, y los ejecutivos de alto nivel.

El concepto de control indirecto

tiene una gran importancia
para la aplicación de una
filosofía administrativa, como la
descentralización de la toma
de decisiones; delegar
autoridad y responsabilidad
hacia abajo en la jerarquía
organizacional. Si todos los
administradores tienen puntos
de vista similares en torno a
asuntos importantes para la
organización, los miembros de
la alta dirección pueden
delegar la toma de decisiones y sentirse satisfactoriamente confiados
de que los resultados responderán a sus expectativas. Es decir, las
decisiones serán hechas como si ellos mismos las estuvieran tomando.
Sin esta confianza, la dirección probablemente retenga un control
centralizado y se reserve el derecho de tomar decisiones o cuando
menos de revisarlas en el nivel mas alto.

2.3.3. Evaluación del desempeño: Ya sea que se haga formal o

informalmente, la evaluación del desempeño, es un fenómeno inherente
a las organizaciones. La gente tiende a evaluarse una a otra vez.
Debido a su usual relación con el sistema de recompensa, la evaluación
de desempeño por los superiores es de importancia primordial y en
ocasiones se formaliza cuando menos en decisiones como la
contratación, el despido, la promoción y revisión de méritos para
aumentos salariales.

19 1
 Unidad 5. El Proceso Administrativo de Control

La responsabilidad en la evaluación del desempeño ofrece a los

superiores un considerable poder potencial para controlar la conducta
de sus subordinados.

En los sistemas formales de evaluación de desempeño es de gran

importancia, que el administrador identifique los criterios apropiados de
evaluación. Por ejemplo, el desempeño en el trabajo debe tener mas
peso que la apariencia o los atributos personales. Cuando los
resultados pueden ser medidos con relativa objetividad, la evaluación y
el control son directos. Cuando son necesarios juicios subjetivos, el
proceso se facilita por los elevados niveles de confianza entre los
superiores y los subordinados.

La evaluación del desempeño puede ser funcional para el individuo y la

organización, si los criterios de desempeño son establecidos
conjuntamente, si el comportamiento apropiado en el trabajo es
entendido mutuamente, y si la revisión es un proceso continuo enfocado
al crecimiento y el desarrollo de la persona y la organización.

La mayor parte de la evaluación la realiza el supervisor directo o el

personal de la oficina de recursos humanos, de personal o bienestar
institucional. Sin embargo, existen autoevaluaciones (cada trabajador
se auto evalúa y corrige sus defectos) o se nombre comisiones (equipos
interdisciplinarios) para tal fin.

En conclusión, con la evaluación del desempeño se busca:

 Adecuar al individuo al cargo

 Someterlo a un entrenamiento
 Promocionarlo en la empresa (ascenderlo de puesto o nivel)
 Otorgarle un incentivo salarial
 Mejorar las relaciones entre el supervisor y los subordinados
 Perfeccionar al empleado
 Generar mayor productividad
 Generar la retroalimentación.

19 2