El Proceso Administrativo
Control
Integrantes:
M Carolina
Pacheco
Alan Rodrguez
Keiner Mvil
Richard Salas
Septiembre,
2008
El Proceso
Administrativo
Planificacin
Metas
Objetivos
Estrategias
Planes
Organizacin
Estructura
Administracin
Direccin
Motivacin
Liderazgo
Comunicacin
de recursos humanos Comportamiento
Individual de grupo
Control
Normas
Medidas
Comparacione
s
Accin
El Proceso
Administrativo
CONTROL
1. INTRODUCCION
El control es un mecanismo que permite
corregir desviaciones a travs de indicadores
cualitativos y cuantitativos dentro de un
contexto social amplio, a fin de lograr el
cumplimiento de los objetivos claves para el
xito organizacional, es decir, el control se
entiende no como un proceso netamente
tcnico de seguimiento, sino tambin como un
proceso informal donde se evalan factores
culturales, organizativos, humanos y grupales.
Definicin de control
El concepto de control es muy general y puede ser
utilizado en el contexto organizacional para evaluar el
desempeo general frente a un plan estratgico.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su
significado depende de la funcin o del rea en que se
aplique; puede ser entendida:
Como la funcin administrativa que hace parte del
proceso
administrativo
junto
con
la
organizacin y direccin, y lo que la precede.
planeacin,
Como los medios de regulacin utilizados por un individuo o
empresa, como determinadas tareas reguladoras que un controlador
aplica en una empresa para acompaar y avalar su desempeo y
orientar las decisiones. Tambin hay casos en que la palabra control
sirve para disear un sistema automtico que mantenga un grado
constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso
del proceso de control de las refineras de petrleo o de industrias
qumicas de procesamiento continuo y automtico: el mecanismo de
control detecta cualquier desvo de los patrones normales, haciendo
posible la debida regulacin.
Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a
los participantes dentro de los patrones deseados y evitar
cualquier desvo. Es el caso del control de frecuencia y
expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay
una imagen popular segn la cual la palabra control est
asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en
las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el
sentido de restriccin, coercin, limitacin, direccin,
refuerzo, manipulacin e inhibicin.
Donde
Iniciam
os?
Tambin hay otras connotaciones para la
palabra control:
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrn;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o
mandar);
Frenar o impedir.
Que
decisi
n
tomo?
IMPORTANCIA DEL CONTROL
Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es
porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se
emplea para:
Crear mejor calidad
Enfrentar el cambio
Producir ciclos ms rpidos
Agregar valor
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo
BASES DEL CONTROL
Podramos decir que el control se basa en la consecucin de
las siguientes actividades:
Planear
y organizar.
Hacer.
Evaluar.
Mejorar.
Los objetivos son los programas que desea lograr la
empresa, los que facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo
que hace necesaria la planificacin y organizacin para fijar
qu debe hacerse y cmo.
El hacer es poner en prctica el cmo se planific y
organiz la consecucin de los objetivos.
El
evaluar
que
no
es
ms
que
la
interpretacin
comparacin de la informacin
La mejora es la puesta en prctica de las medidas que
resolvern las desviaciones que hacen perder el equilibrio al
sistema.
PASOS DEL PROCESO DE
CONTROL
El control administrativo: Es un esfuerzo sistemtico para
establecer normas de desempeo con objetivos de
planificacin, para disear sistemas de reinformacin,
para comparar los resultados reales con las normas
previamente establecidas, para determinar si existen
desviaciones y para medir su importancia, as como para
tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar
que todos los recursos de la empresa se usen de la
manera ms eficaz y eficiente posible para alcanzar los
objetivos de la empresa".
En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales
son:
Establecer normas y mtodos para
medir el rendimiento.
Medir los resultados.
Tomar medidas correctivos .
Retroalimentacin
Principios de control
Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe
proporcionarle el grado de control correspondiente. De la
misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad
se comparte.
De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es
decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal
manera que sea posible tomar medidas correctivas, con
anticipacin.
De los objetivos: Se refiere a que el control existe en
funcin de los objetivos.
De las desviaciones: Todas las variaciones o
desviaciones que se presenten en relacin con los
planes deben ser analizadas detalladamente.
De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema
de control debe justificar el costo que este represente
en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales
que este reporte.
De excepcin: El control debe aplicarse,
preferentemente,
las
actividades
excepcionales o representativas, a fin de
reducir
costos
tiempo,
delimitando
adecuadamente que funciones estratgicas
requieren el control.
De
la
funcin
controladora
controladora:
por
ningn
La
motivo
comprender a la funcin controladora
funcin
debe
Tipos de
Segn Control
Terry (1999)
Administracin
PRELIMINAR
Libro
CONCURRENTE
Principios
de
RETROALIMENTACI
N
la
Control preliminar, este tipo de control tiene lugar
antes de que principien las operaciones e incluye la
creacin de polticas, procedimientos y reglas
diseadas para asegurar que las actividades
planeadas sern ejecutadas con propiedad. En vez de
esperar los resultados y compararlos con los objetivos
es posible ejercer una influencia controladora
limitando las actividades por adelantado.
Control concurrente, este tipo de control tiene lugar
durante la fase de la accin de ejecutar los planes e
incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las
actividades segn ocurran, en otras palabras, pueden
ayudar a garantizar que el plan ser llevado a cabo
en el tiempo especfico y bajo las condiciones
requeridas.
La forma mejor conocida del control concurrente es la
supervisin directa.
Control de retroalimentacin, este tipo de
control
se
enfoca
sobre
el
uso
de
la
informacin de los resultados anteriores para
corregir
estndar
posibles
desviaciones
aceptable.
futuras
Control
de
de
retroalimentacin, este tipo de control se
enfoca sobre el uso de la informacin de los
resultados anteriores para corregir posibles
desviaciones futuras de estndar aceptable.
reas del control
Las principales reas de control en la empresa son:
reas de produccin: Si la empresa es industrial, el
rea de produccin es aquella donde se fabrican los
productos;
si
la
empresa
fuera
prestadora
de
servicios, el rea de produccin es aquella donde se
prestan
los
servicios;
los
principales
controles
existentes en el rea de produccin son los siguientes:
Control
Control
Control
Control
Control
Control
Control
Control
de
de
de
de
de
de
de
de
produccin
calidad
costos
los tiempos de produccin
inventarios
operaciones Productivos
mantenimiento y conservacin
desperdicios
rea comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de
vender o comercializar los productos o servicios producidos.
Control de ventas
Control de propaganda
Control de Costos
rea financiera: Es el rea de la empresa que se encarga de
los recursos financieros, como el capital, la facturacin, los
pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles
en el rea financiera se presentan a continuacin:
Control
presupuestario
Control
de costos
rea de recursos humanos: Es el rea que administra al
personal, los principales controles que se aplican son los
que siguen:
Controles
de asistencia y retrasos
Control
de vacaciones
Control
de salarios
Tcnicas para el
control
Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las
siguientes:
Contabilidad
Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos (memorias de expedientes)
Computarizados
Mecanizados
Grficas y diagramas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
Procedimiento hombre maquina, mano izquierda,
mano derecha etc.
Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc.
Mtodos cuantitativos
Redes
Modelos matemticos
Investigacin de operaciones
Estadstica
Clculos probabilsticas
Reportes e informes: Se clasifican en
Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.
Reportes de informacin que presentan datos ms extensos a fin de que la
gerencia pueda formular planes.
Para disear un informe se considera:
Concentracin sobre las acepciones
Claridad y concisin
Complementarse con presentaciones grficas, audiovisuales y verbales
Equilibrio entre la uniformada y la variedad
Frecuencia de los reportes
Evaluacin de la informacin
Administracin por objetivos
Principios generales de la administracin por objetivos:
La administracin por objetivos constituye una especial
actitud, criterio o filosofa de la administracin, que
consiste en que los jefes superiores discuten en comn
con los jefes que dependen inmediatamente de ellos, la
cuantificacin de los objetivos y estndares que deben
establecerse.
Descripcin general del sistema
El requisito bsico s que exista un pleno apoyo de la direccin o
gerencia general.
Ordinariamente deben operar por aos.
Se requiere como primer paso identificar las metas generales de
la empresa en los trminos ms exactos que sea posible. Es
necesario convertir los objetivos en estndares.
Lo anterior implica hacer revisiones y ajustes en los planes
generales, y sobre todo en la organizacin de la empresa.
Debe pedirse a cada jefe interior, que fije sus propios estndares
u objetivos.
El jefe superior deber ensayar la fijacin de los estndares o
metas, debidamente cuantificados, en cada uno de los campos
que lo estn haciendo tambin sus subordinados.
Debe discutirse en cada uno de stos lo que por ello ha sido
sealado. Cuando ambos jefes, superior o inferior coinciden en los
estndares, no habr problemas.
Las decisiones adoptadas en estas juntas, pueden crear,modificar o
ajustar los objetivos generales, lo que constituye retroalimentacin.
Durante el desarrollo de los programas en el ao, debe revisarse
cada determinado tiempo lo que se ha podido obtener en los
estndares prefijados y lo que se ha logrado.
Con los resultado de la revisin parcial antes mencionada, podr
ocurrir que algunas metas esperadas deban reducirse, o hasta
desecharse, o bien, que se puedan aumentar otras o ampliarlas.
Finalmente la revisin permitir preparar los nuevos estndares
para el siguiente perodo.
Grfica de Gantt: Uno de los elementos ms importantes de controlar
es el desarrollo de la realizacin de actividades tanto al tiempo que
cada una de ellas implica para este efecto las cartas o grficas.
Las tcnicas de trayectoria crtica: Entre los mayores y ms
modernos avances en materia de tcnicas de control planeacin se
encuentran, las llamadas Tcnicas de Trayectoria Crtica. Aunque son
mtodos diversos, tienen elementos comunes que permiten
agruparlos bajo una denominacin comn: Se ha puesto el trmino
METRA (Mtodo de Evaluacin y Trayectorias en Redes de
Actividades). Estas tcnicas constituyen un mtodo para controlar
programas, costos, tiempos, secuencias, relacin de actividades,
entre otros.
Tcnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program
Evaluation and Revi Technique, que traducido al
espaol significa Tcnica de Evaluacin y Revisin de
Programas. Consiste en un instrumento con bases en
una red de actividades y eventos, y mediante la
estimacin de tres tiempos, se evala la probabilidad
de terminar un proyecto para una fecha determinada.
La tcnica CPM:
CPM(Critical Path Method:
Mtodo de la Ruta Crtica) es prcticamente igual al
PERT, del cual difiere porque trabaja solamente con un
tiempo probable de ejecucin, basado en experiencias
previamente registradas,con el fin de fijar el tiempo
ms conveniente de comportamiento en la duracin
de un proyecto, para lograr el mnimo costo posible.
La tcnica RAMPS: Resource Allocation and Multi
Project Schedulling: Programa de Proyectos Mltiples y
Asignacin de Recursos. Tiene por objeto programar la
forma en que ciertos recursos limitados, deben ser
distribuidos entre varios proyectos simultneos, total
o parcialmente, para obtener una mxima eficiencia.
AUDITORIAS: El trmino auditoria va ligado a la
deteccin de fraudes. Las auditorias tienen muchas
aplicaciones importantes, desde validar la honradez y
justicia de los estados financieros, hasta proporcionar
una base crtica para decisiones gerenciales. Existen
dos tipos de auditorias: las externas y las internas.
Auditorias externas: Es un proceso de verificacin que implica la
evaluacin independiente de las cuentas y los estados financieros
de la organizacin. Se revisan los activos y los pasivos, as como
tambin los informes financieros con el objetivo de verificar si estn
completos y exactos. La auditoria es realizada por personal
contable.
Auditorias internas: Son realizadas por miembros d la organizacin.
Su propsito es ofrecer garanta razonable de que los activos de la
organizacin estn debidamente protegidos y de que los registros
financieros son llevados con la precisin y la confiabilidad suficiente
para preparar los estados financieros.
Fallas en el proceso de
control
Cacera de brujas: el sistema se encamina a la bsqueda de
sntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones.
Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control
puede no ser demasiado especfico e involucrar al total del
Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el
restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente.
Obsesin: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay
demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso.
Nostalgia: el sistema pone demasiado nfasis en lo que pas,
se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de
medidas correctivas.
CONCLUSIONES
GRACIAS
