ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS

HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN

HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN

No hay organización que pueda operar sin el respaldo y

soporte de una estructura, sea formal o informal, de ella
depende su permanencia. A la par necesita del apoyo de
herramientas de gestión que permitan el buen
funcionamiento en sus procesos internos, a estas se le
conocen como herramientas organizacionales. Cada una
desarrolla criterios y habilidades que lo organización
necesita en su operación cotidiana.
DEFINICIÓN

HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN
DEFINICIÓN

La organización como una estructura organizada necesita de

herramientas que le permitan funcionalidad en los procesos que
desempeña. La lista de herramientas que utiliza es tan variada y
compleja por el tipo de necesidad que cubre, pero sin duda hay
algunas que son muy comunes entre las prácticas y procesos
internos. A continuación se muestra una extracción de un
cuadro sinóptico que explica de manera general el uso de
herramientas más comunes aplicas en las organizaciones sin
importar su giro, estructura y dimensión.

HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN
ORGANIGRAMAS

Una carta de organización es un cuadro sintético que indica los

aspectos importantes de una estructura de organización,
incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los
canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado
encargado de su función respectiva.(H. FAYOL) El organigrama
constituye la expresión, bajo forma de documento de la
estructura de una organización, poniendo de manifiesto el
acoplamiento entre las diversas partes componente.

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ORGANIGRAMAS

Según el concepto de organigrama, este muestra:

• Un elemento (figuras)
• La estructura de la organización
• Los aspectos más importantes de la organización
• Las funciones
• Las relaciones entre las unidades estructurales
• Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
• Las comunicaciones y sus vías
• Las vías de supervisión
• Los niveles y los estratos jerárquicos
• Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la
organización
• Las unidades de categoría especial.

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ORGANIGRAMAS

Finalidad Del Organigrama Un organigrama posee diversas

funciones y finalidades.
1. Representa las diferentes unidades que constituyen la
compañía con sus respectivos niveles
jerárquicos. 2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados
o no, que se realizan en la empresa
debidamente asignados por área de responsabilidad o función. 3.
Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: 4.
Los cargos existentes en la compañía. 5. Como estos cargos se
agrupan en unidades administrativas. 6. Como la autoridad se le
asigna a los mismos.

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MAPAS DE PROCESOS

Lo primero que necesitamos conocer antes de definir losa mapas

de procesos primero

¿QUE ES UN MAPA? Los maspas son guías cognitivas que le

indican a una persona el lugar donde se encuentra, ayudan a
descifrar la ubicación y descubrir al donde se quiere llegar.

AHORA ¿QUE ES UN PROCESO? Se define como un conjunto

de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación
artificial, ó también, como conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos
de entrada en resultados.

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MAPAS DE PROCESOS
AHORA ¿QUE ES UN MAPA DE PROCESOS? Es un
conjunto de gráficos útil para dar claridad a la
operación de una organización, el cual sirve para
mejorar la comunicación en los diferentes niveles
organizacionales estableciendo las diferentes
responsabilidades que permitan ejectuar las diferentes
actividades, de acuerdo con los objetivos estratégicos
que la organización se ha propuesto.

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MAPAS DE PROCESOS

OBJETIVOS DEL MAPA DE PROCESOS 1.- Mejorar los

procesos del sistema de gestión de calidad. 2.- Mejorar los
ingresos. 3.- Reducir costos y gastaos. 4.- Optimizar el uso
del capital del trabajo. 5.- Administrar los riesgos. 6.-
Incrementar el nivel de servicio a cliente. 7.- Aumentar el
nivel de satisfacción de los colaboradores de la
organización. 8.- Destacar la calidad total de la empresa.

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DIAGRAMAS DE FLUJO
QUE ES? Establecen una representación grafica de
una serie de actividades lógicas que forman parte de un
proceso.

Algunas de las principales características son:

- Utilizan figuras geométricas y símbolos fáciles de

entender, a través, de los cuales se representan las
operaciones de la organización. - indica claramente los
pasos a seguir durante el proceso. - Establece el flujo
de las operaciones a través de flechas.

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MANUALES

QUE SON? Cumple la función de informar y

comunicar los objetivos, las políticas, la estructura y
sus funciones.

Son documentos que sirven como medios de

comunicación y coordinación que permiten registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemática,
información de una organización (antecedentes,
legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, etc.), así como las instrucciones y
lineamientos que se consideren necesarios para el
mejor desempeño de sus tareas”

HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN

SE CLASIFICAN POR SU:

ALCANCE CONTENIDO FUNCIÓN

-GENERAL, DEPARTAMENTAL, DE
PUESTOS ...
MANUALES

ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS,
PROCEDIMIENTOS, TÉCNICAS... DE PERSONAL, VENTAS,
DE PERSONAL, VENTAS, PRODUCCIÓN, FINANZAS...
PRODUCCIÓN, FINANZAS...

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POLITICAS

QUE SON? Son un conjunto de directrices que

establecen normas, procedimientos y
comportamientos que deben llevar los empleados. En
muchos casos, la política de una empresa debe
cumplir con determinados requisitos legales, por
ejemplo los relativos a los derechos del empleado.

Los tipos de políticas que las empresas implementan

varían ampliamente, dependiendo de la naturaleza
del negocio y la filosofía de la gerencia.

HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN
POLITICAS

Los errores más comunes referentes en cuanto a las

políticas empresariales son:
• Toda empresa las tiene, pero rara vez están claramente
definidas y documentadas.
• Generalmente no son comunicadas ni entendidas por
todos los integrantes de la empresa.
• Confrecuencia no van en el mismo sentido que la visión de
la empresa.
• No desprenden de ellas objetivos claros.
• Noson revisadas periódicamente para adecuarlas a los
cambios internos o externos como por ejemplo al contexto
nacional e internacional.

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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

QUE SON? Es la expresión analítica de los

procedimientos administrativos a través de los
cuales se canaliza la actividad operativa del
organismo. Este manual es una guía (como hacer
las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa
para orientar al personal de nuevo ingreso. La
implementación de este manual sirve para
aumentar la certeza de que el personal utiliza los
sistemas y procedimientos administrativos
prescritos al realizar su trabajo.
 HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

QUE SON? Es la expresión analítica de los

procedimientos administrativos a través de los
cuales se canaliza la actividad operativa del
organismo. Este manual es una guía (como hacer
las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa
para orientar al personal de nuevo ingreso. La
implementación de este manual sirve para
aumentar la certeza de que el personal utiliza los
sistemas y procedimientos administrativos
prescritos al realizar su trabajo.

HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN
CADENAS DE VALOR

QUE SON?

La CADENA DE VALOR es esencialmente una

forma de análisis de la actividad empresarial
mediante la cual descomponemos una empresa en
sus partes constitutivas, buscando identificar
fuentes de ventaja competitiva en aquellas
actividades generadoras de valor.

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MICHAEL PORTER

Establece la cadena de valor como el conjunto de actividades

que lleva a cabo una empresa que opera en una industria
específica desde la adquisición de las materias primas para
entregar un producto o servicio que sea valioso para el mercado.
Porter propuso una cadena de valor de propósito general que las
compañías pueden usar para examinar todas sus actividades y
ver cómo están conectadas. Entender cómo una empresa crea
valor y buscar formas de agregar aún más valor son elementos
fundamentales para desarrollar una estrategia competitiva.
CADENAS DE VALOR

HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN
CADENAS DE VALOR
 ANÁLISIS DE LA CADENA DE VALOR

Esté análisis enlaza sistemas y actividades entre sí y

demuestra el efecto que esto tiene en los costos y
beneficios. Aclara dónde se pueden encontrar las
fuentes de valor y las pérdidas en la organización.

Hay cuatro pasos básicos que se deben seguir si se

desea utilizar la cadena de valor como modelo de
análisis.

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CADENAS DE VALOR

ANÁLISIS DE LA CADENA DE VALOR Paso uno: establecer

las subactividades de cada actividad (Se determinan cuáles
subactividades definidas generan valor para cada actividad
principal). Paso dos: identificar subactividades de cada actividad de
soporte (Por ejemplo, considerar cómo la administración de recursos
humanos adiciona valor a operaciones, logística de entrada,
mercadeo y ventas, etc. Igual que en el paso uno, se buscan las
subactividades indirectas, directas y de calidad.). Paso tres:
identificar enlaces (Como ejemplo, existe un enlace de la
capacitación del equipo de ventas (subactividad de recursos
humanos) con el volumen de ventas. Existe otro enlace entre el
tiempo de entrega de los pedidos y las llamadas telefónicas de
clientes frustrados que esperan por sus envíos.). Paso cuatro: buscar
oportunidades para incrementar valor
(Se revisa cada una de las subactividades y vínculos que se han
identificado, y se piensa cómo se pueden optimizar para que el valor
ofrecido a los clientes sea el máximo posible.).

HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN
DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS DE TRABAJO

Para lograr una organización alto desempeño no

basta contar con estructuras de organización
adecuadas, con sistemas de procedimientos de
trabajo idóneos ni con aptitudes elevadas de
personal, se requiere ademas integrar los
elementos y espacios de trabajo para crear un
ambiente favorable para el desempeño eficiente
de las actividades

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DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS DE TRABAJO
Objetivos: - La distribución de espacio ayuda al
incremento de la eficiencia en las actividades de la
organización. - Proporciona a directivos y empleados,
espacio suficiente y adecuado para desarrollar sus
funciones de manera eficiente y eficaz. - Permite a
los clientes de la organización obtener los productos
o servicios que demandan bajo condiciones optimas.

HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN

Ventajas: - Disminución de distancias en la operación

laboral, - circulación adecuada por parte del personal
y clientes dentro de la organización física. -
Utilización efectiva de los espacios disponibles. -
Seguridad y disminución de accidentes para el
personal. - Incrementó de productividad y
disminución de costos.
DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS DE TRABAJO
ACTIVIDAD DE
PLATAFORMA