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UNIDAD VI: TECNICAS DE ORGANIZACIÓN.

6.1.- ORGANIGRAMAS

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa


o cualquier otra organización. Representan las estructuras departamentales y, en
algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre
las relaciones jerárquicas y competencia les en la organización.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer


cómo es la estructura total de la empresa.

Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

Tipos de organigramas.

Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.

Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.

Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se forman


círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles decrecientes.
Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría,
menor es la autoridad de ese cargo.

Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los
mandos de autoridad.

6.2 MAPAS DE PROCESOS.

El mapa de procesos es una representación gráfica que nos ayuda a visualizar


todos los procesos que existen en una empresa y su interrelación entre ellos.
Antes de realizar el mapa de procesos habrá que identificar todos los procesos.
Los pasos para hacer un mapa de procesos serían los siguientes:

1) Identificar a los actores Clientes, proveedores y otras organizaciones de su


entorno

2) Identificar la línea operativa la línea operativa de nuestra organización está


formada por la secuencia encadenada de procesos que llevamos a cabo
para realizar nuestro producto

3) Añadir los procesos de soporte a la línea operativa y los de Dirección, mejora


continua, estrategia, o lo que queramos

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4) Añadir los procesos que afectan a todo el sistema Gestión de reclamaciones,
recursos humanos, auditorías internas.

Los mapas de procesos son útiles para:- conocer cómo se llevan a cabo los
trabajos actualmente- analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de
tiempo o aumentar localidad- utilizar el proceso actual como punto de partida
para llevar a cabo proyectos de mejoramiento del proceso- orientar a nuevos
empleados- desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en momentos
críticos- evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados.

6.3. DIAGRAMAS DE FLUJOS:

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del


proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve
descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso
están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en


un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida
comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la
información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles

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repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de
interdepartamentales

Tipos de diagramas de flujo.

Formato vertical: En él, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de


arriba hacia abajo.

Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de


izquierda a derecha.

Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y


puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo
que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas.

Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona


sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.

6.4. MANUALES.

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática,


información acerca de la organización de la empresa.

Además sirven como guía práctica, que se utiliza como herramienta de soporte
para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y
sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y
procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr
una eficiente administración.

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6.4.1. BIENVENIDA.

El manual de bienvenida también conocido como manual de inducción, es un


documento creado por las empresas que apoya a la inducción del nuevo
trabajador a la empresa, este manual le presenta al trabajador toda la información
relevante de la empresa de manera general, desde su historia, dueños, objetivos,
misión, visión, que se pretende como objetivo organizacional, y debe dar
respuestas a todas las inquietudes laborales del nuevo trabajador, facilitándole la
integración como uno más del equipo.

El período de inducción junto con el Manual de bienvenida o acogida como


también se conoce, se han ido introducido paulatinamente en muchas empresas,
con resultados muy favorables, permitiendo.

Elevar la imagen de la empresa, ya que transmite a los nuevos colaboradores,


Signos de seriedad y organización y la creencia de valoración del personal.

Hacer sentir al nuevo colaborador más integrado en la empresa.

Conocer en profundidad las características legales y especiales de su relación


laboral con la empresa.

Favorecer la comunicación interna.

Favorecer la comunicación social del individuo, al relacionarse correctamente en


su entorno laboral.

CONTENIDO DE UN MANUAL DE BIENVENIDA

1. Bienvenido/a
2. Historia.
3. La cultura corporativa de la empresa
4. La organización.
5. El primer día en la empresa.
6. Anexos.

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6.4.2. DE POLÍTICAS.

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración


que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Las políticas
son laactitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas
de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para
balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a
las condiciones del organismo social. Objetivo del Manual de Políticas: Presentar
una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse
en cada unidad administrativa.

Proporcionar expresiones para agilizar el proceso de decisión.

Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos


claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

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6.4.3. DE ORGANIZACIÓN.

El manual de organización es un instrumento administrativo que se utiliza de


apoyo para la correcta coordinación de todas las personas que forman parte de
una estructura organizacional; está diseñado para difundir las líneas de autoridad
y responsabilidad, así como dar a conocer los objetivos y las funciones de todos y
cada y cada uno de los puestos que forman parte de esta estructura.

El valor de del manual de organización, como instrumento de trabajo, radica en la


información contenida en el, por lo tanto mantenerlo actualizado nos permite
cumplir con los objetivos por lo que fue elaborado. Entre los cuales se encuentran
el proporcionar la información necesaria para el desarrollo de las funciones
sustentadas para la normatividad municipal, además de dar cumplimiento con los
objetivos trazados para la presente administración.

ASPECTOS POSITIVOS DEL USO DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

Contribuye a formular y crear la organización, así como al análisis de esta, con la


finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales.

Los manuales de organización suministran información sobre las relaciones de las


distintas unidades y especifican la autoridad.

Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la preparación de


cuadros directivos y empleados.

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6.4.4. DE PROCEDIMIENTOS.

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de


actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ò más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen


precisando su responsabilidad participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones


o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica


referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en
los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o
no adecuadamente.

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6.4.5. DE CALIDAD.

El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde se especifican


la misión y visión de una empresa con respecto a la calidad así como la
política de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha
política.

El Manual de Calidad expone además la estructura del Sistema de Gestión de


la Calidad y es un documento público, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre
con los manuales o de instrucciones.

El Manual de Calidad entendido como tal, únicamente es de obligada realización


en la implantación de la norma ISO 9001, en el cual se recoge la gestión de la
empresa, el compromiso de éste hacia la calidad, la gestión de recursos humanos,
materiales... Ha de ser un documento público frente a clientes y proveedores, con
una extensión preferiblemente no superior a las 20páginas y se suele redactar
al final de la implantación una vez documentados los procedimientos que la norma
exige.

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6.5. DISTRIBUCION DE ESPACIOS DE TRABAJO.

CONCEPTO.

La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos


de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones
para la atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes.

OBJETIVOS.

El estudio de la distribución de espacio busca contribuir al incremento de


la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una
organización.

Podemos utilizar guías que favorecen el desarrollo de una distribución eficaz


y ayudan a alcanzarlos objetivos establecidos. Algunas de estas guías pueden ser:

 Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones


interiores, con una buena iluminación, ventilación, comunicación y
adaptabilidad al cambio.
 Evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas.
 Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea necesario.
 Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una línea recta.
 Colocar las unidades orgánicas que tengan funciones similares y estén
relacionadas entre sí adyacentemente.
 Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural pase sobre
el hombro izquierdo de cada persona.
 Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el área de trabajo
deben tener una altura uniforme.

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TECNICAS DE ORGANIZACIÓN

COMPETENCIAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE.

ESPECIFICAS:

APLICA LAS TECNICAS NECESARIAS DE UNA ORGANIZACIÓN PARA


LLEVAR A CABO UNA METODOLOGIA APROPIADA PARA EL ADECUADO
FUNCIONAMIENTO DE UNA EMPRESA.

La implementación de una organización requiere un cambio a nivel estructural,


pero sobre todo en la mentalidad de trabajo, es por ello que es importante manejar
y aplicar algunas técnicas que permita adaptarse a un contexto siempre dinámico
para el logro de los objetivos de una empresa que a continuación se enlistan.

 SOLUCION DE PROBLEMAS: Se trata de enfrentar sistemáticamente los


desafíos, desechando suposiciones en favor de datos cuantitativos y
simples.
 EXPERIMENTACION: La empresa debe ser flexible a nuevos enfoques,
que le permitan ampliar los horizontes con nuevos conocimientos sobre el
negocio. En este punto pueden aplicarse programas continuos para
asegurar un flujo constante de ideas entre los empleados, y combinarlos
con proyectos de experimentación.
 APRENDIZAJE: Una organización sólo puede considerarse inteligente si
aprende de sus errores y éxitos en los negocios. La clave es aprovechar la
experiencia propia y cotidiana para mejorar constantemente.
 BENCHMARKING: La experiencia ajena también puede transformarse en
una herramienta para tomar decisiones. El proceso
de benchmarking implica una investigación continua del mercado, en la que
se analizan prácticas sobre la base de los objetivos de la empresa.

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 TRANSPARENCIA DE CONOCIMIENTO: El objetivo final de toda empresa
inteligente es aprovechar el potencial de su capital humano, y para ello
debe mantener una estructura donde la transferencia de conocimiento sea
posible. Se debe apuntar a una cultura de colaboración en que el
aprendizaje permita potenciar las oportunidades de negocios.

GENERICAS:

 CAPACIDAD DE ANALISIS Y SINTESIS.

“La capacidad de análisis y síntesis” son en realidad dos competencias genéricas


de tipo instrumental complementarias y por tanto su desarrollo tiene como función
servir de herramienta para obtener un determinado fin dentro de la empresa.

Las capacidades de análisis y síntesis pertenecen a su vez al subgrupo de


competencias instrumentales cognitivas (otros tipos son las metodológicas,
tecnológicas o lingüísticas). Estas competencias representan modos diferentes de
pensamiento: analítico, sistémico, crítico, práctico, creativo, etc. y cada profesión
desarrolla un modo predominante de pensamiento, pero todos ellos son
complementarios.

La capacidad de análisis es la capacidad de estudiar de forma metódica


problemas complejos y descomponerlos en sus elementos básicos, valorando la
importancia de cada uno de ellos, identificando los más significativos y
descartando los menos relevantes.

La capacidad de síntesis es la capacidad de integrar los diferentes elementos que


forman parte de un problema o sistema complejo.

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CUADRO COMPARATIVO DE TECNICAS DE ORGANIZACIÓN CON SUS CARACTERISTICAS.

PLANEACON. CONTENIDO. DURACION. CAPACIDAD.


Macro-orientado
Estratégico Genérico y Largo plazo aborda la empresa
abarcador. como totalidad.

Menos genérico y Abarca cada


Táctico más detallado Mediano plazo unidad de la
empresa por
separado.

Abarca solo una


Operacional Detallado Corto plazo tarea u operación
especifico y dentro de la
analítico empresa.

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 ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

 ELEMENTOS BASICOS DE UNA ESTRUCTURA DE ORGANIGRAMA.


La estructura organizacional determina la comunicación corporativa, y la jerarquía
ejecutiva y de gestión, y crea un plan para un crecimiento eficiente en el futuro. Los seis
elementos de la estructura organizativa se unen para crear el plan de cómo está diseñada
tu compañía, y determinar cómo tu personal directivo realiza los cambios en tu
organización.
Geografía
Cómo se estructura tu organización puede depender de la cantidad de empresas
cercanas que necesitas tener en cuenta en tu planificación. A mayor propagación de una
organización, más la autonomía necesitará para que la empresa funcione de manera
eficiente. La jerarquía de comunicación también es un reto al crear una estructura
organizativa en un área geográfica grande. Los gerentes que reportan a los ejecutivos de
otro lugar deben establecer una línea clara de comunicación con el fin de recibir
orientación e instrucción.
Número de empleados
Una gran población de empleados puede requerir que haya varias capas de gestión para
funcionar de manera eficiente. A medida que la empresa crece, la estructura de la
organización debe ser lo suficientemente elástica como para dar cabida a más empleados
y la posible necesidad de una estructura de gestión más amplia.
Evolución de producto
Una empresa puede empezar con una pequeña línea de productos que cubre una parte
general de la industria. A medida que la empresa crece, la necesidad de crear
departamentos específicos para el desarrollo y fabricación de los productos puede tener
un efecto sobre la estructura organizativa de la empresa.
Distribución de la autoridad
De acuerdo con un estudio realizado por un grupo de estudiantes universitarios conocidos
como Grupo A-Plus, la estructura organizativa de una empresa se ve afectada por si la
empresa quiere una gestión centralizada o descentralizada. La gestión centralizada
mantiene todas las decisiones importantes dentro de un grupo de ejecutivos específico,
mientras que la gestión descentralizada permite a los administradores de la empresa
tener una mayor participación en el proceso de toma de decisiones.
Control
Según Management Guru, una empresa que requiere un producto de mayor calidad
tendrá reglas más estrictas y un medio ambiente más reglamentado. Esto se aplicaría a
las empresas que fabrican productos de alta tecnología, hechos a mano o productos
críticos, tales como equipo médico. Las empresas que se dedican a la producción en
masa de productos no pueden ejercer tanto control sobre la calidad de sus productos y,
por lo tanto, pueden crear una estructura organizativa diferente.
Mercado

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El mercado también influye en la estructuración de una empresa. Por ejemplo, un
fabricante puede decidir vender productos a través de mayoristas, así como directamente
a los usuarios finales. Para que este modelo tenga éxito, la estructura organizativa de la
empresa tendría que crearse con el fin de mantener estos elementos por separado,
incluyendo un equipo de marketing independiente y una fuerza de ventas independiente.

 ORGANIGRAMA

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 COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA
LA COMUNICACIÓN ORAL

Expresión Oral: Para lograr nuestro objetivo de conseguir una buena comunicación
debemos tener en cuenta una serie de factores. Para que el mensaje que queremos
transmitir sea eficaz, este debe cumplir una serie de requisitos imprescindibles.

a) CLARIDAD: Los mensajes deben ser claros, fácilmente decodificados e


inequívocos.
b) PRECISION: La información transmitida en el mensaje debe ser precisa y
completa.
c) OBJETIVIDAD: El mensaje debe transmitirse en el momento preciso, es decir,
aquel en el cual surge el efecto adecuado para el fin que se desea conseguir.
d) OPORTUNO: El mensaje debe transmitirse en el momento preciso, es decir,
aquel en el cual surge el efecto adecuado para el fin que se desea conseguir.
e) INTERESANTE: El mensaje ha de ser atractivo para el Receptor consiguiendo
de esta manera una mayor motivación e implicación del mismo.
COMUNICACIÓN ESCRITA

En la comunicación escrita el emisor no puede obtener una retroalimentación inmediata ni


tampoco hay posibilidad de comunicación no verbal, por ello, deberá siempre presentar
los siguientes rasgos:

Adecuación:

- Estar bien presentada.


- Respetar las normas ortográficas y semánticas.
- Utilizar un lenguaje sencillo y cortes.
- Vocabulario que se adapte al receptor.
- Deben usarse frases cortas.
- El texto debe ser breve.
- Cuidar la limpieza, calidad del papel e impresión.
Coherencia:

- Ser claro y ordenado.


- Un solo párrafo para desarrollar una idea y separar los párrafos con punto y
aparte.
Cohesión:

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- Conectar las oraciones de casa párrafo para evitar que el lector pierda
información.
- Conectar los párrafos entre sí con el fin de apreciar las relaciones de orden, causa,
efecto, tiempo…. Entre dos o más ideas.

 APLICACIÓN DE CONOCIMIENTO EN LA PRÁCTICA


La aplicación de los conocimientos adquiridos a la práctica sólo se puede producir si se
ponen en marcha procesos de transferencia. La transferencia del conocimiento o de la
habilidad adquirida se define como la utilización del conocimiento adquirido a una
situación, para realizar una tarea que es novedosa para el individuo.

 PASOS PARA EL MAPEO DE PROCESO DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN

1. CONSTRUIR UN EQUIPO MULTIFUNCIONAL. Se debe involucrar a todos los


diferentes tipos de personas que trabajan en los diferentes procesos de
la organización. Lo anterior es importante si se quiere tomar en cuenta los
diferentes puntos de vista de los participantes en el proceso, así como
hacer más fácil la aceptación de las personas para la implementación de las
soluciones

2. DETERMINAR EL PROCESO A MAPEAR. Se debe enfatizar el mapeo de


aquellos procesos que causan mayor conflicto a la organización. Así mismo si
se mapea un proceso es necesario que se mapeen también aquellos
procesos con productos o servicios relacionados o con un flujo de actividades
similares

3. CREAR UN MAPA DEL ESTADO ACTUAL. Este mapa muestra el flujo de


materiales e información a través de una cadena de valor para hacer el producto
o prestar el servicio. En este tipo de análisis se debe tomar en cuenta la
perspectiva del cliente y lo que este espera de su producto o servicio.

4. DESARROLLAR UN MAPA DEL FUTURO ESTADO. Diseño de la forma


de eliminar los problemas en los procesos, poner en marcha aquellas mejoras
que estaban pendientes. Permite predecir plazos, estimar inventario o
capacidad con la que se cuenta.

5. IMPLEMENTAR CAMBIOS PROPUESTOS Y MEDIR LA MEJORA

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RESULTANTE. Analizar los cambios entre el estado actual y el futuro y
asegurar la implementación de estrategias que aseguren el cambio. (JIMENEZ,
2014)

 HERRAMIENTAS PARA EL MAPEO DE PROCESOS


 DIAGRAMAS DE FLUJO SIMPLES: Establecen la representación gráfica de una

serie de actividades lógicas que forman parte de un proceso.

Algunas de sus principales características son:

 Utiliza figuras geométricas y símbolos fáciles de entender, a través de los

cuales se representan las operaciones de la organización.

 Indica claramente los pasos a seguir durante el proceso.

 Establece el flujo de las operaciones a través de flechas.

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Una de las ventajas de utilizar los diagramas de flujos es que se pueden llevar a
cabo comparativos entre las actividades que se están llevando actualmente y las
actividades que serían las ideales para el alcance de los objetivos. (CORPORACION,
2012)

IDEF (Integrated computer aided Definition). Se define como una metodología utilizada
para representar de forma estructurada y jerárquica las actividades que forman una
organización y los objetos o datos que soportan la interacción de esas actividades. Es un
análisis estructurado que incluye la jerarquía del proceso como parte fundamental del
mapeo. Utiliza diagramas, texto y glosario de los elementos. (HERNANDEZ, 2014)

SOFTWARE PARA MAPEO DE PROCESOS. Es cierto que la tecnología ha


venido a facilitar el trabajo del hombre. Es por ello que también se han
desarrollado diferentes software los cuales facilitan la elaboración de los diagramas
de procesos y logran implementar estándares. (HERNANDEZ, 2014)

LOGIC WORK

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SMART DRAW

BUSINESS
DESIGNER

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SIMULACION. Utiliza un software para examinar el potencial de mejora de los procesos
que van a ser implementados. Son muy útiles para para mapear procesos complejos, al
mismo tiempo que permite identificar otros elementos y el grado de utilización de los
mismos como pueden ser los índices de utilización del dinero, el tiempo, las personas,
algunos recursos que no se utilizan etc.

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 DISEÑO DE PROCESO DE UNA ORGANIZACIÓN
La organización por procesos, es un prototipo o modelo de estructura administrativa,
valido para cualquier clase de empresas o entidades, desarrollado modernamente
para materializar el enfoque sistemático de las organizaciones.

 Efectividad de los procesos dentro de una organización.

Para medir la efectividad se centran diferentes partes de la organización. Las


organizaciones aportan distintas opciones provenientes del ambiente que las
rodea, esos recursos a su vez se trasforman en productos que son devueltos de
nuevo al entorno.

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Metas
El enfoque basado en las metas para la efectividad organizonal se refiere a la
producción y si la organización alcanza sus metas en términos de los niveles de
producción.

Recursos
El enfoque basado en recursos evalúa la efectividad al observar el comienzo del
proceso y determinar si la organización en realidad cuenta con los recursos
necesarios para un alto desempeño.

Proceso Interno
El enfoque basado en el proceso interno observa las actividades internas y evalúa
la efectividad mediante indicadores de la salud y eficiencia internas.

 APLICACIÓN LA DIAGRAMACIÓN PARA EL DISEÑO DE UN PROCEDIMIENTO.


La diagramación es una herramienta que nos permite representar en forma gráfica los
procesos de una empresa y observar las actividades en conjunto, sus relaciones y
cualquier incompatibilidad, cuello de botella o fuente de posibles ineficiencias.

El análisis de procesos es el cambio más importante ocurrido en la evolución de la


ciencia administrativa. La época moderna se caracteriza por la creciente preocupación
por obtener soluciones completas, que tomen en cuenta todos los ángulos de una
situación. El proceso permite observar la realidad tal cual es: integral, continua y
orgánica.

En todos los diagramas utilizaremos los símbolos que a continuación se describen.

TERMINAL: (Círculo Elongado). Se utiliza para indicar el principio


y fin de un proceso. Normalmente la palabra inicio o fin es la que se
usa en el símbolo.
DECISIÓN: (Rombo). Permite alterar la secuencia de un proceso
de acuerdo a una pregunta que se escribe dentro del rombo. El flujo
toma uno de dos caminos, si la respuesta es afirmativa o negativa.
La continuación natural del flujo debe corresponder a la respuesta
afirmativa y para ello hay que elaborar la pregunta de la manera que
convenga.
ACTIVIDADES: (Rectángulo). Se utiliza para describir las
actividades que componen el proceso. Hay que iniciar la descripción
de las actividades, siempre con un verbo activo y hacer un esfuerzo
por resumir con claridad, para aprovechar el poco espacio

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disponible. Esta descripción es un paso crítico en la diagramación y
análisis de un proceso.
DIRECCIÓN DE FLUJO: (Flecha). Se utiliza para conectar dos
símbolos secuenciales e indicar la dirección del flujo del proceso.
CONECTOR: (Círculo Pequeño con Flecha). Se escribe una letra en
su interior y sirve para conectar dos símbolos que están en
secuencia y en la misma hoja del diagrama, paro unirlos implica
cruzar líneas o deteriorar la estética. Siempre son parejas y en
ambos debe aparecer la misma letra.
MOVIMIENTO: (Flecha Ancha). En su interior se describe una
actividad que corresponda al movimiento físico de cosas, de un lugar
a otro. Movimiento entre oficinas, correo, transporte de cualquier
tipo, etc.
TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA: (Flecha Ancha con una E). En su
interior se describe una actividad que corresponda al movimiento
electrónico de información o formatos. Cubre Fax, Teléfono y Redes.
INSPECCIÓN: (Círculo Grande). Se utiliza para indicar que el
proceso se detiene para realizar una evaluación. Puede representar
un punto donde se requiere una firma de autorización.
DOCUMENTACIÓN: (Rectángulo con Fondo Curvo). Se utiliza para
indicar que la salida de una actividad es información en papel.
Puede tratarse de un informe, una carta o un listado de
computadora.
RETARDO: (Rectángulo Redondeado). Se utiliza par indicar que el
proceso se detiene en espera de autorización o por cuestiones de
logística o de trámite.

 CONTENIDO DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

-De procedimientos: acá se establecen los principales procedimientos que ocurren


al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de
pago de sueldos, etc.

-De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.

-De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este


manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

-Por su ámbito:

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Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.
Específicos: que consignan información de un área o específica.

 ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS CONSIDERANDO LOS


COMPONENTES BASICOS.

La Elaboración de los Manuales Administrativos, deberá apegarse a los criterios y


lineamientos descritos en esta Metodología.  La formulación e integración del
Manual será responsabilidad de cada Entidad, Dependencia o Unidad
responsable, las cuales deberán coordinarse con la Dirección General de
Recursos Humanos para su elaboración.  Las Entidades y Dependencias
deberán designar al personal que servirá de enlace con la Dirección General de
Recursos Humanos, quienes preferentemente deberán contar con un perfil
académico en el área Administrativa, para facilitar el proceso de análisis y
validación de la información para formalizar los proyectos de Manuales.  Los
Manuales se elaborarán considerando la estructura orgánica formal autorizada por
el Cabildo.  Los Manuales deben ser actualizados periódicamente de acuerdo a
los criterios de las Unidades responsables, con la finalidad de mantenerlos
vigentes.  Cuando en un Manual se modifique más del 20% del contenido, la
Entidad, Dependencia o Unidad responsable deberá presentar a la Dirección
General de Recursos Humanos un nuevo proyecto de Manual para su análisis y
dictamen.  Las Áreas responsables identificarán, de acuerdo a sus atribuciones y
funciones, así como a su misión y visión, la relación general de los procedimientos
sustantivos, de la que seleccionarán los principales o los más relevantes que den
razón de ser a la Entidad, Dependencia o Unidad correspondiente, mismos que
integrarán su Manual de Procedimientos.

 HACER USO DE LAS NORMAS ISO 9000 PARA EL DISEÑO DE UN MANUAL,


EN CASO DE QUE LA EMPRESA BUSQUE CERTIFICACION.

Si estás analizando la posibilidad de Implementar normas de calidad ISO permite que tu


pyme obtenga certificados con reconocimiento mundial. De implementar normas ISO 9000
o similar en tu empresa, puedes guiarte con estos pasos:

1) Dar a conocer la norma


La familia de normas ISO garantiza estándares de calidad reconocidos mundialmente
(podés ver más, en inglés, en www.iso.org ) que pueden ayudar tanto al posicionamiento
como a la gestión de tu negocio. Involucrá a la gerencia desde el comienzo, para que

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conozcan los objetivos, qué ventajas o beneficios aporta el sistema de calidad, cuánto
tiempo demandará la puesta en marcha y cuáles serán los costos aproximados. Si el
personal directivo está implicado en el proceso, será mucho más fácil transmitir la filosofía
de la calidad a toda la organización.
2) Nombrar encargado de la calidad
Puede ser una persona o un equipo de trabajo, todo depende de la magnitud de las
operaciones de la organización. Entre sus funciones estará: realizar un análisis de la
situación actual, evaluar las necesidades de capacitación, obtener los recursos
necesarios, verificar el progreso del trabajo y, en el caso de certificar, elegir a la
organización pertinente.
3) Realizar análisis de situación actual
Para saber a dónde querés llegar, previamente hay que saber dónde estás. Un
diagnóstico inicial de la empresa permite saber cuánto dista la situación actual de los
requerimientos que las normas plantean.
4) Diseñar el sistema de calidad
Implica detallar las actividades de la empresa y la descripción de cada proceso, la
creación del manual de calidad con sus procedimientos y métodos, y la definición de los
registros que se usarán para realizar el control. (ver "Implementar un sistema de calidad
en 9 pasos")
5) Dar participación de los empleados
Para que la implementación sea un éxito es imprescindible que los empleados estén
involucrados es el proyecto. Es necesario comunicar la necesidad y los beneficios del
cambio, concientizar acerca de la importancia de la calidad, aclarar dudas y capacitarlos
de forma permanente.
6) Poner en marcha el sistema de calidad
Empezá a utilizar el sistema con todos los procedimientos diseñados. No te olvides de
realizar los registros, ya que es una evidencia importante de que el sistema es eficaz, y
además es una prueba necesaria frente a la posible certificación. Con la utilización, se
van revisando los procedimientos y es posible que encuentres oportunidades de mejorar.
7) Realizar auditorías internas
Después de un tiempo de uso, personal del equipo de calidad o algún experto contratado,
se debe poner al frente de auditorías internas para analizar el funcionamiento del sistema,
verificar si los objetivos se cumplen y realizar acciones correctivas.
8) Elegir organización certificadora
Implementar un sistema de calidad no implica necesariamente la certificación. Sin
embargo, si la empresa quiere hacerlo, unos meses antes debe elegir una organización

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que garantice la efectividad del sistema diseñado: estas organizaciones dirigen y
acompañan en el proceso de certificación. Pueden ser nacionales o extranjeras.
9) Realizar pre-auditoría
Previo a la auditoría de certificación, es recomendable realizar una auditoría general
previa. Esta auditoría no tiene efectos en la certificación, pero permite evaluar los
porcentajes de implementación y detectar las fallas para poder aplicar acciones
correctivas.
10) Realizar auditoría de certificación
Implica una auditoría oficial al sistema de calidad por parte de la organización
certificadora, la que verificará, revisando registros y entrevistando al personal, que se
cumplan los requerimientos de la norma. Si surgen inconformidades, la empresa tiene tres
meses para resolverlos. Si has hecho bien los deberes previos, finalmente tendrás la
certificación bajo normas ISO.

 METODOS DE DISTRIBUCION DE LAS AREAS DE TRABAJO

Realmente existe multitud de métodos, sin embargo por practicidad los clasificaremos en
métodos cuantitativos y métodos cualitativos.

Los Métodos Cuantitativos: Estos consideran la medición de los procesos y las


distancias, es decir que minimizan el costo de transporte de un proceso a otro.

Los Métodos Cualitativos: En estos se busca darle importancia a los gustos o


deseos subjetivos de que un departamento quede cerca o lejos de otro. En otras
palabras en este tipo de ordenamiento los criterios que prevalecen son la
comodidad o los accesos para la atención al cliente.

 EJEMPLO PRACTICO DE DISTRIBUCION DE AREAS DE TRABAJO.

DISEÑO ORGANIZACIONAL
OSCAR FRANCISCO ALVAREZ MARTINEZ VII SEMESTRE IGE.
DISEÑO ORGANIZACIONAL
OSCAR FRANCISCO ALVAREZ MARTINEZ VII SEMESTRE IGE.