Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
1 | Mayo 2014
Modelo de creacin de
eventos
UNA REVISIN AL BUSINESS MODEL CANVAS APLICADO A EVENTOS
hola! introduccin
Por Javier Andrs.
antes de empezar...
Antes de comenzar a planificar tu evento, debes considerar algo fundamental: los objetivos
que persigues con l. Si te dedicas a la organizacin de eventos de forma profesional, queda
claro que lo que quieres es ganar dinero con esta actividad; pero puede haber muchos ms
objetivos igual de importantes. Segn nuestra experiencia, todo evento persigue al menos uno
de estos tres objetivos:
Una vez tengas claro qu metas quieres alcanzar con tu evento, estars preparado para
comenzar a dibujar sus lneas maestras. Echa un vistazo al siguiente grfico. Te ofrece una visin
global de todos los 9 aspectos clave de tu evento y la relacin entre ellos.
segmento de clientes:
a quin me dirijo?
Lo primero que has de hacer es definir el pblico o target al que quieres llegar porque esta
decisin marcar el resto de las acciones. Cuando organizas un evento para todo el mundo,
corres el riesgo de que no le llegue a nadie.
Tmate algo de tiempo para identificar todas las posibles audiencias de tu evento y escoge
la ms potente. Puedes tomar esta decisin teniendo en cuenta qu pblico necesita ms tu
evento, a cul conoces mejor o cmo de accesibles son los canales de comunicacin con l.
Arquetipo de clientes:
5 Cuaderno n. 1, Mayo 2014. Modelo de Creacin de Eventos
Cuando sepas la necesidad que cubres ser ms sencillo que conformes tu evento. Cada tipo de
evento tiene unas peculiaridades propias; no es lo mismo organizar un festival de msica que una
cata de vinos, pero hay 3 variables bsicas que todos ellos comparten:
El qu: Sobre qu va el evento? Quines son los ponenetes o artistas que ms pueden
interesar a tus clientes?
El dnde: Dependiendo del tipo de evento que quieras organizar tendrs que buscar un
recinto que te ofrezca las instalaciones necesarias para llevarlo a cabo. Recuerda que la
originalidad del recinto segn qu eventos puede marcar la diferencia. Pero si no cumple las
necesidades del pblico asistente nadie se fijar en eso :)
El cundo: Escoger una mala fecha puede dar al traste con todo tu evento. Estudia los
hbitos del segmento de clientes que has escogido y decide en consecuencia. Asegrate
de que no haya otros eventos importantes que te puedan restar asistentes en ese mismo
periodo; y recuerda que la competencia puede venir de otro evento de las mismas
caractersticas (competencia directa; si ests organizando un concierto en Madrid, no lo
hagas cuando vienen los Rolling Stones) o de ndole muy distinta (competencia indirecta;
piensa que si tu pblico es futbolero un evento como el Mundial de Ftbol puede restarte
asistentes).
6 Cuaderno n. 1, Mayo 2014. Modelo de Creacin de Eventos
distribucin
cmo llego mejor a mis clientes?
Los eventos tienen una peculiaridad frente a cualquier otro tipo de producto: se trata de
una experiencia intangible y, como tal, son imposibles de empaquetar y vender por los
canales tradicionales de distribucin. Pero hay un elemento crucial que materializa
esa experiencia (o al menos la evoca): La entrada
Como siempre, debes tener al segmento de cliente al que nos dirigimos siempre en mente
porque es en el marketing donde se ve con mayor claridad la necesidad de afinar mensajes y
medios. Hay un sinfn de teoras sobre cmo planificar y ejecutar las estrategias de marketing
y comunicacin. En ticketea somos unos firmes creyentes de lo que en ingls se conoce como
el Get - Keep - Grow (Conseguir, mantener y crecer) y te lo contaremos en detalle en futuros
cuadernos como este, pero te lo resumimos en el siguiente grfico.
Por lo pronto, aqu te dejamos con una serie de acciones que debers conocer a la hora de
plantear tu estrategia global de Marketing & Comunicacin.
8 Cuaderno n. 1, Mayo 2014. Modelo de Creacin de Eventos
SMM (Social Media Marketing): Combina los objetivos tradicionales del marketing
(generacin de notoriedad de marca, preferencia, compra) con otros inherentes
al entorno 2.0 ms propios de la comunicacin como son la conversacin y el
engagement. Dentro de las tcnicas ms utilizadas se encuentran los concursos y
sorteos as como el uso de influencers o prescriptores.
marketing offline
PR & Comunicacin: Es la prctica de enviar informacin a medios de
comunicacin o personas influyentes a fin de que sea publicada e impacte en el
pblico deseado.
Acciones Below the line / Above the line: A grandes rasgos son acciones
de marketing que se diferencian en funcin de si utilizan o no los medios de
comunicacin convencionales.
fuentes de ingresos
cmo rentabilizo mi evento?
Aunque parezca obvio, es importante disear una estrategia de precios as
como identificar todas las fuentes de ingresos. El precio tiene un fuerte
componente psicolgico por lo que, una vez ms, debes conocer a la
perfeccin a tu segmento de clientes para acertar a la hora de fijar el precio
de las entradas.
actividades Clave
qu actividades son imprescindibles para lograr mi
propuesta de valor?
A la hora de planificar recursos, es importante que identifiques las actividades que requiere la
puesta en marcha de tu propuesta de valor y que van a ocupar gran parte de tu trabajo durante
toda la organizacin del evento. Normalmente, todos los eventos tienen en comn las siguientes
actividades clave:
Booking
Es la contratacin de los ponentes o artistas que configuran la parte central
de nuestra propuesta de valor (a lo que nos referamos anteriormente como
el qu?)
Marketing
Como ya hemos comentado, es fundamental que el pblico objetivo (target) al
que te diriges conozca tu evento, lo prefiera al de tu competencia y finalmente
acuda a l.
11 Cuaderno n. 1, Mayo 2014. Modelo de Creacin de Eventos
recursos clave
con qu activos cuento para llevar a cabo mi
evento?
En este apartado tendrs que enumerar los principales recursos de los que dispones y
que necesitas para conseguir poner en marcha tu propuesta de valor.
Recursos econmicos
Con qu presupuesto inicial cuentas antes de empezar a organizar el evento?
Es posible que consigas algn tipo de adelanto? Estas preguntas son
imprescindibles porque necesitas financiar tanto las actividades y recursos
clave como las acciones de marketing que te has planteado.
Tu marca
Eres nuevo en el mercado o un viejo conocido de tu pblico? Este factor
puede ayudarte mucho en caso de que no cuentes con un gran presupuesto
inicial.
Equipo humano
Con cuntas personas cuentas en el equipo? Quines son? Qu bagaje
aportan a tu evento? El factor humano es uno de los elementos ms
diferenciales con lo que se puede contar. El know how de tu equipo es
fundamental.
Base de Datos
Los contactos de asistentes a otras ediciones de tu evento es un poderoso
recurso para poder hacer email marketing con alta probabilidad de
conversin.
12 Cuaderno n. 1, Mayo 2014. Modelo de Creacin de Eventos
alianzas
quin me ayuda a configurar mi propuesta de valor?
Estrechamente relacionada con la experiencia que le quieres ofrecer a tus clientes, nos
encontramos con la seccin dedicada a las alianzas o relaciones comerciales. La principal
diferencia entre ambas es que en el caso de las alianzas, normalmente se establecen buscando
un win-win por el que todas las partes salgan beneficiadas minimizando costes.
Distribucin de entradas
Venta desde tu propia web
Puedes vender las entradas para tu evento desde tu propia web. En solo 5 minutos y sin conocimientos
tcnicos, gracias a nuestro software de venta de entradas.