PROCEDIMIENTOS PARA MINIMIZAR EL RIESGO DEL PROCESO

GENERAL DE COMPRAS

INTEGRANTES

SANDRO CAYUMIL

BRUSELA ESPINOZA

MADELINE MOLINA

KARIN RETAMAL
 DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA MINIMIZAR EL RIESGO DEL PROCESO DE COMPRAS

Empresa Área Produtiva (Pesquera)

1. DESCRIPCION DEL PROCESO DE COMPRAS

Las compras de una empresa se realizan de acuerdo a las necesidades y requerimientos de todas
las áreas involucradas en la actividad económica desarrollada por la empresa.

Para ser ejecutado este proceso se deben considerar: insumos, activos fijos, servicios, materia
prima de acuerdo a su volumen y demanda.

2 . PARTICIPANTES DEL PROCESO

 Gerente de Administración y Finanzas

 Jefe de Compras
 Supervisor de Área almacén
 Bodeguero
 Proveedores

IDENTIFICACION DE SUBPROCESOS

 Los supervisores de áreas son quienes emiten una solicitud de compra de acuerdo a
sus requerimientos.
 La solicitud de compra es cotizada a los proveedores por los encargados de compra,
una vez seleccionado el proveedor que cumple con todas las condiciones solicitadas
(calidad, precio y stock), se concreta el acuerdo a través de la emisión de la orden de
compra en la cual se describe o detalla los plazos de entrega, cantidad requerida y
condiciones de pago.
 Tanto las cotizaciones, solicitud de compra y orden de compra deben ser autorizadas
por el Jefe de compras y por el Gerente de Administración y Finanzas (visto bueno).
 Se debe tener de respaldo una solicitud de compra autorizada por el supervisor a
cargo del área y especificando los requerimientos.
 Tener base de Datos actualizada de los diferentes Proveedores de Servicios y
Productos que estén relacionados con el área productiva y comercial de la Empresa.

2. RIESGOS POSIBLES
1. Tardanza en los plazos de envió a los proveedores la Orden de Compra para solicitar los
requerimientos internos solicitados y esto genera a su vez demora en reponer el stock en bodega.

2. No tener información respecto a los proveedores que tienen el producto o servicio disponible
en forma inmediata. Logística de cotización y cerrar el trato.

3. Que el encargado de compras monopolice las compras a un solo proveedor con el fin de
conseguir intereses propios, en desmedro de los intereses de la Entidad.

3. CONTROLES PARA MINIMIZAR RIESGOS (EN BASE A RIESGOS)

1. Realizar la orden de Compra cuando quede un stock mínimo de 50 a 100 insumos (mallas,
cuerdas) para su pronta reposición ya que al ser empresa productiva se necesitan en gran
cantidad.

2. El Área administrativa, financiera y Supervisora de compras deberán monitorear el proceso de

evaluación de proveedores en el cual se pondera el cumplimiento en los tiempos de entrega
pactados para la prestación del servicio.

3. Que el personal que está a cargo del manejo de proceso siga los procedimientos creados para
ello, vigilar que el proceso de selección de proveedores que se está desarrollando conforme lo
expresa el manual de compras bajo los criterios de selección y evaluación de los mismos, mediante
el diligenciamiento respectivo de su formatos.

4. INFORME AL COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN

El informe debe presentar los siguientes puntos para el desarrollo de la actividad de compra
dentro de la Organización:

 El bodeguero debe Informar de manera oportuna al Supervisor del Almacén el mínimo de

productos que se estimó.
 Las compras se realizaran a las empresas o personas que de acuerdo a la selección se
estime integren la base de datos de proveedores y que el jefe de compras como
responsable del proceso debe mantener actualizada con todos sus documentos en norma.
 Se podrá decidir adquirir productos a proveedores distintos a aquellos que cumplan con el
requerimiento establecido por el Supervisor de almacén.
 La selección de proveedores se podrá revisar con una frecuencia de 3 meses teniendo en
cuenta los criterios de costo, calidad, oportunidad en la entrega, garantías, servicio y
soporte.
 El cambio de un nuevo proveedor deberá ser presentado al Gerente de Administración y
Finanzas para su aprobación y visto bueno.

7. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDAD DE COMPRA