MANUAL DE PROCESOS

DE LA GERENCIA DE COMPRAS

DE EMPIRE MALL
 NUEVA ESTRUCTURA DE COMPRAS PARA EMPIRE MALL

DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

GERENCIA DE COMPRAS

COORDINADOR DE
COMPRAS
COORDINADOR DE COSTOS COORDINADOR DE COMPRAS
Y PRECIOS NACIONALES
INTERNACIONALES

(1) ANALISTA (2) ANALISTA (2) ANALISTAS

(1) Gerente de Compras

(1) Coordinador de Compras Internacionales
(1) Coordinador de Compras Nacionales
(1) Coordinador de costos y precios
(5) Analistas
 GERENCIA DE COMPRAS

Funciones generales de COMPRAS NACIONALES E INTERNACIONALES

1. Evaluar, coordinar y dirigir el proceso de las compras a nivel Nacional e Internacional,
2. Evaluar las cotizaciones presentadas por los proveedores Nacionales y Extranjeros, de acuerdo con las diferentes líneas de
productos y los requerimientos de las sucursales, para ser presentadas posteriormente al Director General de Administración y
Finanzas de la empresa Empire Mall, para su evaluación y posterior aprobación.
3. Hacer que la cadena de suministros de mercancía de la empresa sea fluida, ágil y eficaz. Para ello, la comunicación entre las
Coordinaciones de Compras y los demás unidades administrativas y operativas ha de ser constante.
4. La Gerencia de Compras debe mantener el equilibrio económico dentro de la empresa.
5. Comprar los productos y adquirir más estratégicos o importantes para la compañía.
6. Mantener actualizada la información y documentación que soporta los trámites de contrataciones de proveedores a nivel
nacional así como, la documentación exigida a nivel internacional, con la finalidad de contar con la información (data) fiable
en materia de proveedores de mercancías.
7. Elaborar un Plan de Compras, el mismo, puede adaptarse de acuerdo a las diferentes líneas de productos que lleva la empresa.
8. Elaborar tablas estadísticas, cuadros y listados sobre el consumo de materiales Nacionales e Importados, con la
finalidad de mantener actualizados los inventarios.
9. Participar en cualquier otra actividad que programe el Director General de Administración y Finanzas.

Productos que debe generar la gerencia de Compras:

• Cuadros Comparativos
• Presupuestos Base.
• Registro de Proveedores, creación y actualización de la data.
• Plan de Compras, semestral, anual, o de temporada, de acuerdo a como lo requieran las diferentes
líneas de productos.
• Inventarios, este punto debe generarse conjuntamente con Almacén.
• Informes mensuales de gestión.
 GERENCIA DE COMPRAS

Funciones específicas de COMPRAS A NIVEL INTERNACIONAL:

1. Estar en constante comunicación con los proveedores internacionales.
Manejar a través de llamadas o correos (email) actualizando el precio de los productos y de igual manera en buscan obtener nuevos
créditos y nuevas opciones de cupos. Día tras día se solicitan cotizaciones y se hace seguimiento a la pronta respuesta por parte del
proveedor.
2. Llevar un seguimiento constante a las solicitudes de compras generadas por las demás áreas de la empresa y a su vez mantenerlas
actualizadas según el proceso en el que se encuentran.
En el módulo de solicitudes de compra del sistema deben encontrase todos los productos que son requeridos por nuestros clientes o
aquellos que deben mantenerse en stock ,(La solicitud de compra se genera por la necesidad que se generan en las distintas áreas), de
tal manera, es necesario estar actualizando el módulo, para verificar que la solicitud de compra está pendiente por procesar.
Una vez se identifica el producto y el proveedor a quien se realiza el pedido, se procede a consolidar diferentes solicitudes según su
valor, peso y volumen. Esto es con el fin de buscar siempre un costo efectivo en el transporte del producto que compramos en el
exterior permitiéndonos así, disminuir el factor de importación.
3. Realizar órdenes de compra y actualizar el seguimiento de las mismas.
Estas se pueden generar desde este módulo o por el contrario se generan directamente desde una solicitud de compra. En esta
orden de compra se especifica la moneda de la negociación, ya que el producto es importado, se selecciona el proveedor, la forma
de pago, la fecha de la solicitud, el tiempo de entrega, la cantidad a solicitar del producto, la descripción del producto y su
respectivo costo, además de las observaciones requeridas en algunas órdenes de compra.
4.Finalmente cada orden de compra se debe archivar en un archivo PDF con su consecutivo correspondiente y se envía al
proveedor.
Adicional a esto, se lleva un seguimiento de las órdenes de compra en un archivo en Excel.
En este archivo se puede investigar detalladamente el estado de cada una de las órdenes de compra generadas en el año.
5.Realizar archivo de cada orden de compra Internacional (En la carpeta deben ir los siguientes documentos: solicitud de compra,
orden de compra, factura comercial, declaración de importación, liquidación de importación y demás documentos que
intervengan en el proceso de dicha orden).
6.El proceso inicia con el registro de una solicitud de compra (de importación) y luego con su orden de compra respectiva, estos
documentos son los primeros en archivarse. Una vez el proveedor envía la factura comercial se anexa a esta carpeta.
 GERENCIA DE COMPRAS

Funciones de la COORDINACIÓN DE COSTOS Y PRECIOS:

• Analizar y minimizar los problemas y errores que se pueden cometer al introducir la data nueva de productos para ser
codificados al sistema, aquí hacemos referencia a la codificación de productos.
• analizar y minimizar los problemas y errores que se pueden presentar al introducir la nomenclatura de los precios de
las diferentes líneas de productos que tiene la empresa.
• Elaborar criterios de estimación de costos de acuerdo a las políticas y procedimientos.
• Elaborar la estimación de los Precios de suministros y servicios que puedan ser competitivos en el mercado.
• Controlar, y supervisar que se cumplan de una manera eficaz y eficiente las normativas de ingresos y egresos de
insumos para lograr obtener los estándares de operación.
• Mantener informado a la Gerencia de Ventas de los precios actuales de las diferentes líneas de productos. Los mismos
deberán ser extendidos a conocimiento de cada vendedor.
• Verificar y controlar comparativos de precios fluctuaciones que presenta el mercado, concerniente a cada línea de
producto.
• Elaborar costos por puntos de venta.
 GERENCIA DE COMPRAS

Funciones de la COORDINACIÓN DE COMPRAS A NIVEL NACIONAL:

1. Tramitar las órdenes de compras y solicitudes de pago de las mismas, con la finalidad de cancelar los
compromisos adquiridos por la empresa a nivel Nacional.
2. Comprar esos bienes al mejor precio, pero sin afectar a la calidad del producto, ya que de esta manera tiene su
parte de responsabilidad en que la empresa sea cada vez más competitiva.
3. Mantener actualizada la información y documentación que soporta los trámites de contrataciones de
proveedores a nivel nacional con la finalidad de contar con la información (data) fiable en materia de
proveedores de mercancías.
4. Elaborar un Plan de Compras, el mismo, puede adaptarse de acuerdo a las diferentes líneas de productos que
lleva la empresa.
5. Elaborar tablas estadísticas, cuadros y listados sobre el consumo de materiales Nacionales, con la finalidad de
mantener actualizados los inventarios.
1. Llevar el Control de la Caja Chica de Compras.
2. Solicitar y evaluar las Compras según presupuestos.
3. Control de gestión de proveedores.
4. Cualquier otra actividad que le asigne la gerencia de Compras.
FLUJOS DE PROCESOS PARA LA GERECIA

DE COMPRAS
 NO
INICIO MODELO DE PROCESO DE COMPRAS
EVALUA INTERNACIONALES

SOLICITUD DE SI
REQUERIMIENTO
SE LE NOTIFICA A EL
ENCARGADO DE FIN DEL
COMPRAS PROCESO
SELECCIÓN DEL
PROVEEDOR SEGÚN CATALOGO DE
LA LINEA DE PROVVEDORES
PRODUCTO
SE GENERA LA O/C
VERIFICA LA O/C
SOLICITUD DE
C0TIZACION

SE LE NOTIFICA AL
PROVVEDOR ÉL ENCARGADO DE
SE EMITEN 3 CLASIFICADO
SOLICITUD DE COTIZACIONES COMPRAS RECIBE
PRESUPUESTO DE LA LINEA DE LA MERCANCIA
PRODUCTO
SOLICITADA
SE SOLICITAN LOS
SE ENTREGA A LA RECURSOS A
GERENCIA DE TESORERIA DESPECHA EN SITIO
ADMINISTRACION Y ENTREGA LA O/C
LA COTIZACION
PARA SER
APROBADA TESORERIA EMITE
PAGO Y NOTIFICA A PROVEEDOR EMITE
COMPRAS FACTURA
 NO
INICIO MODELO DE PROCESO DE COMPRAS
EVALUA NACIONALES

SOLICITUD DE SI
REQUERIMIENTO
SE LE NOTIFICA A EL
ENCARGADO DE FIN DEL
COMPRAS PROCESO
SELECCIÓN DEL
PROVEEDOR SEGÚN CATALOGO DE
LA LINEA DE PROVVEDORES
PRODUCTO
SE GENERA LA O/C
VERIFICA LA O/C
SOLICITUD DE
C0TIZACION

SE LE NOTIFICA AL
PROVVEDOR ÉL ENCARGADO DE
SE EMITEN 3 CLASIFICADO
SOLICITUD DE COTIZACIONES COMPRAS RECIBE
PRESUPUESTO DE LA LINEA DE LA MERCANCIA
PRODUCTO
SOLICITADA
SE SOLICITAN LOS
SE ENTREGA A LA RECURSOS A
GERENCIA DE TESORERIA DESPECHA EN SITIO
ADMINISTRACION Y ENTREGA LA O/C
LA COTIZACION
PARA SER
APROBADA TESORERIA EMITE
PAGO Y NOTIFICA A PROVEEDOR EMITE
COMPRAS FACTURA
DESRROLLO DEL PROCESO DE COMPRAS NACIONALES

1. Se inicia el proceso de compras.

2 Las Unidades de negocio y administrativas de la empresa Empire Mall, realizan el

UNIDADES DE NEGOCIO
requerimiento vía correo a la Gerencia de Compras.

GERENCIA DE COMPRAS 3. La Gerencia de Compras recibe el requerimiento. y lo envía a la Coordinación de Compras.

4. La Coordinación de Compras recibe la solicitud

5. Verifica el tipo de productos solicitados.

COORDINADOR DE COMPRAS 6. Verifica en el Catalogo de Proveedores las existencia de los mismos, dicho catalogo debe estar
conformado por líneas de productos y calidad de los mismos.

7. Una vez identificado el proveedor, se le solicita la cotización. Cabe señalar que se deben
presentar por lo menos 3 (tres) cotizaciones, para su evaluación y posterior autorización.

8. Se le entrega al Director de Administración para su información, verificación y aprobación de

las mismas.
DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS 9. Si la cotización es aprobada , continua el proceso, Y de lo contrario deberá ir al paso (6 )

10. Se le notifica a el Analista de Compras que el proceso de cotizaciones fue aprobado.

11.. El Analista de Compras genera la Orden de Compra.. Al mismo tiempo que la genera notifica
ANALISTA DE COMPRAS
al proveedor que fue aprobada su cotización, para que empiecen a generar la factura.

12. Se solicitan los recursos financieros para cancelar la Orden de Compra a Tesorería
 13. Tesorería con la Orden de compra, emite pago al proveedor, solicitando la factura al mismo.

TESORERIA 14. La Tesorería notifica al Coordinador de Compras que el pago fue realizado, mediante correo y
teléfono, ambos documentos deben estar soportados en el expediente que corresponde a esa
compra.

15 el Proveedor recibe la información y notifica a la Gerencia de compras el tiempo de despacho y

la hora.
PROVEEDOR
16. El Proveedor despacha en SITIO la entrega de la mercancía solicitada conjuntamente con la
copia de la Orden de Compra de la empresa Epire Mall.

17. La mercancía es recibida por el analista de compras conjuntamente con el analista de recepción
de Almacén. Ambos verificaran que la entrega sea ajustada en un 100% de lo requerido en dicha
ALMACEN Orden de Compra.. De lo contrario la mercancía, permanece en transito en el almacén y solo
cuando llega el restante , se carga en el sistema. En caso de que no llegue el restante, se le da
ingreso al almacén y se le indica a compras que informe y ajuste.
 (1) INICIO DEL SOLICITUD DE INSUMOS
PROCESO

(2) BIENES Y SERVICIOS

SOLICITA EL (5) SOLICITA LA NO
FIN DEL
REQUERIMIENTO A ORDEN PARA
PROCESO
ALMACEN COMPRAS

(3) ALMACEN VERIFICA SU (4)

STOCK SI TIENE EN EXISTENCIA VERIFICA
FIN DEL
SI PROCESO

(6) ALMACEN
FACTURA A BIENES Y
SERVICIOS (9) IMPRIMEN LA (10) EL
FACTURA ENCARGADO
ARCHIVA EN
CARPETA DE
RECEPCION DE
(7) BIENES Y (8) LOS MERCANCIA
SERVICIOS DESPACHA ENCARGADOS
LOS RECIBEN LA
REQUERIMIENTOS FACTURA Y
DESPACHO
DESARROLLO DEL PROCESO DE SOLICITUD DE INSUMOS

(1) Se da Inicio al Proceso de solicitud de Insumos.

(2) Solicita bajo una Orden de Requerimiento a Almacén, con previa

Coordinación de Bienes y Servicios petición por escrito de la Unidad de Negocio que requiere la mercancía.
Esta solicitud la deberá archivar la Coordinación, por motivos de Control
perceptivo. Y de esta manera será procesada.

(3) Recibe y verifica la solicitud, en el mismo momento verifica por

sistema si cuenta en su inventario con la mercancía solicitada.

(4) Verifica, Si o No la tiene para continuar con el proceso.

Almacén
Si no la tiene el proceso se devuelve al paso (2) indicando a la
Coordinación de Bienes y Servicios que solicite la compra de esa
mercancía, si la tiene continua el proceso al paso (6).

(6) Factura a Bienes y Servicios la Solicitud de los Insumos requeridos.

Firma y sella el documento físico (factura).

(7) Despacha el Requerimiento a las Unidades de Negocio.

COORDINACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
 (8) Los encargados reciben la factura y el despacho por parte de la
Coordinación de Bienes y Servicios.

(9) Imprimen o copian la factura que lleva la Coordinación de

Bienes y Servicios, la firman dando el apruebe que la mercancía
UNIDAD DE NEGOCIO (TIENDA)
solicitada fue entregada.

(10) Los encargados deben archivarla en una carpeta con

identificación “Solicitud de Insumos”, para el control perceptivo
de la Unidad de Negocios.

FIN DEL PROCESO

 PEDIDO PARA REPOCICIONES

(1) INICIO DEL

PROCESO

(7) LA TIENDA LA (8) ALMACEN +

TIENDA RECIBE LA COMPRAS REALIZAN
(2) VENTAS HACE FACTURA Y LA LA CARGA
SOLICITUD MERCANCIA DIRECTAMENTE A LA
TIENDA

(6) ALMACEN REALIZA

(3) GENERA DICHA
EL DESPACHO A LAS FIN DEL
SOLICITUD
TIENDAS PROCESO

(5) ALMACEN
(4) LA SOLICITUD ES
CHEQUEA Y EMITE LA
ENVIADA AL ALMACEN
FACTURA
FLUJO DE PROCESO PARA REPOCICIONES DE MERCANCIAS

(1) Se inicia el proceso.

(2) Ventas realiza la solicitud de mercancías para la Unidad de

Negocio que presenta el requerimiento.
COORDINACIÓN DE VENTAS (3) Ventas genera el document de Solicitude de Mercanti, por
escrito.
(4) Envia la Solicitud para el Almacén.

(5) Una vez que llega a el Almacén, chequea y verifica que tenga
el pedido, es entonces cuando procede a emitir la factura,

ALMACÉN documento fisico, la firma certificando que el pedido esta completo.

(6) Arma la solicitud y realiza el despacho a la Unidad de Negocio,
llevando consigo la factura fisica firmada y sellada.
 (7) Recibe la factura en físico, la chequea y la firma dando
UNIDAD DE NEGOCIO (Tienda) la aprobación de que todo lo solicitado se le fue
entregado.

(8) La Coordinación de Almacén conjuntamente con

compras realizaran la carga directamente a el sistema de la
Unidad de Negocio.

FIN DEL PROCESO

 FLUJO DEL PROCESO PARA TRASLADO DE MERCANCIA

(1)INICIO DEL
PROCESO

(2)LA UNIDAD DE
NEGOCIO(1) (7)MANDA CAPTURE TESORERIA EMITE EL
FACTURA LA SOLICITUD (FOTO) A TESORERIA DE PAGO A LA UNIDAD
DEL PRODUCTO LA FACTURA DE VENTA DE NEGOCIO (1)

(3) LA UNIDAD DE NEGOCIO (6)ENVIA CAPTURE

(FOTO) DE LA O/C CON FIN DEL
(2) RECIBE EL PRODUCTO
EL NUMERO DE LA PROCESO
DE LA (1)
FACTURA

(4)LA UNIDAD DE NEGOCIO (5)LA UNIDAD DE

(2) FACTURA EN INGRESO NEGOCIO (2) VENDE AL
DE COMPRA CLIENTE
DESARROLLO DEL FLUJO DE PROCESO PARA EL TRASLADO DE MERCANCIA DE UNA UNIDAD A OTRA.

(1) Se inicia el proceso.

(2) La Unidad de Negocio 2 solicita a la Unidad de

negocio 1, mercancía que es necesaria para la venta y
que en el momento no la tiene, pero la necesita para el
cliente. La Unidad de Negocio 1 factura dicho producto
solicitado.

(3) La Unidad de Negocio 2 recibe la factura y el

UNIDADES DE NEGOCIO producto solicitado de la 1.

(4) La Unidad de Negocio 2 factura en Ingreso de

Compra dicha solicitud.

(5) La unidad de Negocio 2 procede a la venta.

(6) La Unidad de Negocio 2 envía capture o foto de la

O/C con el respectivo numero de la factura.
 (7) La Unidad de negocio 1 , manda capture o foto a la
Coordinación de Tesorería de la Factura de Venta. Debe
especificar el nombre de la tienda.
UNIDADES DE NEGOCIO(tienda)
(8) La Coordinación de Tesorería, en el transcurso de la noche
emite el pago a la Tienda de donde se realizo el traslado de
mercancía, ósea la tienda 1.

FIN DEL PROCESO

 PROCESO PARA CODIFICACIÓN DE PRECIOS EN MERCANCIA

1. INICIO DEL
PROCESO

10. SE LE NOTIFICA A LA 11. COSTOS REALIZA

2. COMPRAS ENVIA LA
GERENCIA DE COMPRAS Y LOS AJUSTES
FACTURA A COSTOS
OPERACIONES RESPECTIVOS
17. FIN DEL
PROCESO

3. COSTOS RECIBE LA 12. COSTOS TIENE

FACTURA 9. COSTOS AJUSTA LA PRECIOS
ORDEN DE COMPRA REFERNCIALES

16. REMITE EL
CATALOGO A LOS
4. SE REALIZA UN 5. SE REALIZA LA 8. ALMACEN Y COSTOS VENDEDORES Y
13. SE FIJAN LOS
ESTUDIO DE PRECIOS EN CODIFICACIÓN DE VERIFICAN CONTRA UNIDADES DE
PRECIOS DEFINITIVOS
EL MERCADO LOS PRODUCTOS FACTURA LOS CODIGOS NEGOCIO

14. SE EMITE UN
CATALOGO DE LA 15. LA GERENCIA DE
6. SE DETERMINAN LOS 7. UNA VEZ QUE SE MERCANCIA QUE OPERACIONES
COSTOS Y PRCIO DETERMINA EL PRECIO LLEGO A LA GERENCIA REVISA, APRUEBA
SUGERIDO PASA A ALMACEN DE OPERACIONES
 PROCESO PARA CODIFICACIÓN DE PRECIOS EN MERCANCIA
GERENCIA DE COMPRAS
COORDINACIÓN DE COSTOS Y PRECIOS
1. SE DA INICIO AL PROCESO
LA GERENCIA DE COMPRAS RECIBE LA FACTURA EMITIDA POR EL PROVEEDOR YA
SEA, UNA COMPRA INICIAL NACIONAL O INTERNACIONAL.. APLICA PARA AMBOS.
2. LA FACTURA LA ENVIAN A LA COORDINACIÓN DE COSTOS Y PRECIOS.
3. LA COORDINACIÓN DE COSTOS Y PRECIOS RECIBE LA FACTURA.
4. REMITE LA FACTURA A LA COORDINACIÓN DE COMPRAS, PARA QUE REALICEN LOS
ESTUDIOS DE MERCADO RESPECTIVOS A LA MERCANCIA COMPRADA.
3. . ASI MISMO, LA COORDINACION DE COSTOS Y PRECIOS EN IGUAL TIEMPO DESDE
LA COORDINACIÓN DE COSTOS SE ESTARA REALIZANDO LA CODIFICACIÓN, ESO
IMPLICA VERIFICAR SI UN ARTICULOQUE YA HEMOS COMPRADO ANTES,
ASIGNANDOLE EL CODIGO YA EXISTENTE, O EN CASO DE QUE EL PRODUCTO SEA
NUEVO SE LE CREARA UNA NUEVA CODIFICACIÓN. DONDE DEBE CONTENER:
LINEAS, CATEGORIA Y SUB-LINEA.
6. ES ENTONCES, CUANDO SE DETERMINANLOS COSTOS Y PRECIOS SUGERIDOS.
PORQUE EN ESTE MOMENTO TODAVIA SE DEBE ESTAR REALIZANDO EL ESTUDIO DE
MERCADO. EL PRECIO INICIAL SE DETERMINA DE LA SIGUIENTE MANERA: COSTOS
DE FACTURA + COSTOS DE ENVIO, HASTA QUE LA MERCANCIA LLEGA A NUESTRO
ALMACÉN.. Y SE INTRODUCE EL MARGEN DE UTILIDAD QUE INDIQUE EL DIRECTOR
GENERAL DE OPERACIONES.

COORDINACION DE ALMACEN
COORDINACIÓN DE COSTOS Y PRECIOS
GERENCIA DE COMPRAS
COORDINACION DE COSTOS Y PRECIOS
GERENCIA DE OPERACIONES
INDICANDO EL 40% AL MAYOR Y EL 80% PARA EL DETAL EN CASO DE LAS COMPRAS
INTERNACIONALES. PARA LAS COMPRAS NACIONALES EL MARGEN ES DEL 30%
DEPENDIENDO DE LAS LINEAS DE PRODUCTOS.
7. LUEGO DE QUE LA MERCANCIA LLEGA A EL ALMACÉN, YA TODOS LOS PRODUCTOS
DEBEN ESTAR CODIFICADOS, YA DEBE ESTAR CREADA LA ORDEN DE COMPRA EN EL
SISTEMA Y CREADA LA PRE-COMPRA.
8. ALMACEN VERFIFICA EL FISICO, YA QUE HAY OCACIONES DE QUE EL FISICO NO
CORRESPONDE A LA FACTURA, LO QUE EL CODIGO DEBE REFLEJAR LA INFORMACIÓN
VERDADESRA. ES CUANDO LA COORDINACIÓN DE COSTOS Y PRECIOS
CONJUNTAMENTE CON ALMACEN VERIFICAN LA FACTURA Y CODIGOS.
9. UNA VEZ VERIFICADA LA FACTURA COSTOS AJUSTA LA ORDEN DE COMPRA QUE YA
REALIZÓ .
10. TODA ESTA INFORMACIÓN SE LE SUMINISTRA A LA GERENCIA DE COMPRAS Y
OPERACIONES. Y ES CUANDO SE DA LA ORDEN PARA DICHOS AJUSTES.
11. ES ENTONCES EN ESTE MOMENTO QUE LA COORDINACIÓN DE COSTOS Y PRECIOS
REALIZA DICHOS AJUSTES, TANTO EN LOS CODIGOS COMO EN LAS CANTIDADES Y
PRECIOS.
12. YA TODO AJUSTADO CON SUS PRECIOS REFERENCIALES. SE PROCEDEN A CALCULAR
LOS PRECIOS DEFINITIVOS.
13. UNA VEZ CALCULADOS LOS PRECIOS DEFINITIVOS SIN ERRORES SE LE EMITE A LA
GERENCIA DE OPERACIONES, EL CATÁLOGO.DE LA MERCANCIA COMPRADA.
 14. SE LE EMITE EL CATÁLOGO DE LA MERCANCIA, EL MISMO CONTIENE:: CÓDIGO
DEL PRODUCTO, IMAGEN REFERENCIAL, DESCRIPCIÓN, COSTO Y LOS 4 NIVELES DE

PRECIOS. ESTOS SON: PRECIOS AL DETAL, PRECIOS AL MAYOR, PRECIOS GRAM

MAYOR Y LOS PRECIOS EN QUE PAGUEN EN BOLIVARES QUE DEPENDEN DE LA
BRECHA CAMBIARIA.( PARALELO Y OFICIAL).

15. SE LE REMITE EL CATÁLOGO DE LA MERCANCIA A LA GERENCIA DE

OPERACIONES , ELLOS REVISAN Y APRUEBAN.

16. POSTERIORMENTE LA GERENCIA ENVIA EL CATALOGO APROBADO A LOS

VENDEDORES Y UNIDADES DE NEGOCIO VENDEDORES Y A LAS DIFERENTES UNIDADES DE NEGOCIO, PARA TRAMITAR
DICHAS VENTAS.

17. FIN DEL PROCESO

 ACTUALIZACIÓN DE CATALOGOS DE COSTOS
1. INICIO DEL
PROCESO
2. INVENTARIO SOLICITA
INFORMACIÓN DEL
PRODUCTO
3. SE CONCENTRA TODA LA
INFORMACIÓ EN FORMATO
EXCEL
4. SE ENVIA A CADA UNA DE
LA S UNIDADES DE
NEGOCIO.
5. SE LE ENVIA LA
INFORMACIO EN
FORMATO EXCEL A LA
COORDINACION DE
COMPRAS. PARA SU
REVISION.
10.VERIFICAN, SI EL CODIGO NO
EXISTE DENTRO DEL
SISTEMA(TIENDA)
9. LA UNIDAD DE NEGOCIO
RECIBE EL CATALOGO DE
PRODUCTOS NUEVOS
8. UNA VEZ REALIZADA LA
ACTUALIZACION, SE ENVIA
A LA UNIDAD DE NEGOCIO
RESPECTIVA.
7. SI HAY QUE INCLUIR NUEVOS
O CAMBIAR LA CODIFICACION
VIEJA. Y VERIFICAR QUE NO HAYA
REPETICION DE LOS MISMOS.
6. UNA VEZ REVISADO,
COMPRAS DEBE CORREGOR
LOS CODIGOS
11.SE GUIA POR NOMBRE
DEL PRODUCTO Y TOMAN
IMAGEN DEL PRODUCTO
NO EXISTENTE EN EL
CATALOGO (FOTO)
12. ES ENTONCES AQUÍ
DONDE CADA TIENDA
ESTA EN CAPACIDAD DE
GENERAR SU CATALOGO
DE PRODUCTOS
13. LA UNIDAD DE
NEGOCIOS (TIENDA)
ENVIA ESE CATALOGO A
COSTOS
14. DE MANERA DE
AJUSTAR EXISTENCIA Y
PRECIOS EN SU
SISTEMA.
15. GENERANDO UN
CATALOGO UNICO,
PARA TODAS LAS 16. FIN DEL
UNIDADES DE NEGOCIO PROCESO
(TIENDAS)
 ACTUALIZACIÓN DE CATALOGOS DE COSTOS

1. SE INICIA EL PROCESO.

2 SE SOLICITA A TRAVES DEL SISTEMA DE INVENTARIO, TODOS LOS DATOS

CORRESPONDIENTES AL PRODUCTO COMO ES EL CASO DE: EXISTENCIAS, CÓDIGOS,
COORDINACIÓN DE ALMACEN
REFERENCIA ETC..
3 TODA LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA SE LLEVA A UN FORMATO EN EXCEL.
4 UNA VEZ AGRUPADA TODA LA INFORMACIÓN DETALLADA EN EL FORMATO EXCEL,

5. DE IGUAL FORMA SE LE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN A LA COORDINACION DE

COMPRAS PARA SU RESPECTIVE REVISION.
COORDINACIÓN DE COMPRAS
6. UNA VEZ REVISADO, COMPRAS DEBE CORREGIR LOS CÓDIGOS.
7 SI HAY QUE INCLUIR NUEVOS CÓDIGOS, PORQUE COMPRAMOS NUEVOS PRODUCTOS O EN TAL
CASO DE QUE HAYAN CODIFICACIONES MUY VIEJAS QUE AMERITAN SER CAMBIADAS POR UNA
NUEVA CODIFICACIÓN, DE IGUAL FORMA EVITAR LA REPETICIÓN DE LOS MISMOS.

8 UNA VEZ REALIZADA LA ACTUALIZACIÓN, SE ENVÍA, EL CATÁLOGO A LA UNIDAD DE

NEGOCIO ( TIENDA) RESPECTIVA.
UNIDADES DE NEGOCIOS (TIENDAS)
9. LA UNIDAD DE NEGOCIO RECIBE EL CATALOGO DE PRODUCTOS NUEVO.
10. VERIFICAN, SI EL CÓDIGO NO EXISTE DENTRO DEL SISTEMA(TIENDA). SI EXISTE LO
DEJA IGUAL.
 11. SI NO EXISTE EL CÓDIGO PARA ESE PRODUCTO, SE GUIARA POR EL NOMBRE DEL
PRODUCTO Y SE LE TOMARA LA IMAGEN AL QUE NO EXISTE DE MANERA QUE QUEDE
REGISTRADO YA SU EXISTENCIA, MEDIANTE UNA FOTO.

12. ES EN ESTE MOMENTO DONDE CADA TIENDA PUEDE Y ESTA EN CAPACIDAD DE

GENERAR SU PROPIO CATALOGO DE PRODUCTOS.

13. . LA UNIDAD DE NEGOCIOS (TIENDA) ENVÍA ESE CATALOGO A LA COORDINACIÓN

DE COSTOS.

14. DE ESTA MANERA SE PROCEDERÁ A AJUSTAR EXISTENCIA Y PRECIOS EN EL

SISTEMA DE LA COORDINACIÓN DE COSTOS.
COORDINACIÓN DE COSTOS Y PRECIOS

15. Y DE ESTA FORMA PODER GENERAR UN CATÁLOGO ÚNICO, QUE SERVIRÁ DE GUÍA
PARA TODAS LAS UNIDADES DE NEGOCIO (TIENDAS).

16.FIN DEL PROCESO

Glosario de términos

Departamento de compras: es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con
la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.
Riesgo operativo: es la posibilidad de ocurrencia de pérdidas financieras, originadas por fallas o insuficiencias de
procesos, personas, sistemas internos, tecnología, y en la presencia de eventos externos imprevistos.
El riesgo financiero se refiere a la probabilidad de ocurrencia de un evento que tenga consecuencias financieras
negativas para una organización. El concepto debe entenderse en sentido amplio, incluyendo la posibilidad de que
los resultados financieros sean mayores o menores de los esperados. De hecho, habida la posibilidad de que los
inversores realicen apuestas financieras en contra del mercado, movimientos de éstos en una u otra dirección
pueden generar tanto ganancias o pérdidas en función de la estrategia de inversión.
Mercancía: (en inglés, commodity) en economía es cualquier producto destinado a uso comercial. Al hablar de
mercancía, generalmente se hace énfasis en productos genéricos, básicos y sin mayor diferenciación entre sus
variedades.
Requisición de compra: Una requisición de compra es una autorización del Departamento de Compras con el fin
de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes
o servicios. La requisición de compra puede ser emitida por cualquier área de la empresa tal como: Producción,
Marketing, Almacén, Logística, etc. Este documento es interno por lo que no debe ser utilizada como Orden de
Compra.
Lista de materiales: Una lista de materiales simplifica el proceso de requisición de los artículos en línea que con
frecuencia se necesitan en las organizaciones. Este tipo de lista incluye todos los materiales y todas las partes,
además de una provisión de repuesto que se necesita para elaborar una unidad final.
Requisición de almacenes/inventarios: Las necesidades se pueden satisfacer mediante una requisición de
materiales proveniente del inventario o a través de la transferencia de un inventario excesivo a partir de otro
departamento o división.
Solicitud de cotización: Por lo general, se emite una solicitud de cotización cuando hay una descripción clara y
bien definida de una necesidad; por ejemplo, cierta calidad de material, una unidad para el mantenimiento del
inventario (stock), o alguna otra terminología aceptada. Una solicitud de cotización es básicamente una
herramienta de comparación de precios de mercancías que se usan comúnmente y que se venden en un mercado
abierto y libre donde las cotizaciones se pueden obtener en cualquier momento.
Solicitud de propuesta: La solicitud de propuesta se usa para satisfacer las necesidades más complejas en las
cuales el precio es sólo uno de varios factores clave de decisión; por lo general, el comprador planea negociar el
precio y los términos. Este documento incluye una descripción detallada de la necesidad específica e invita a los
oferentes a usar sus conocimientos para desarrollar y proponer una o más soluciones.
Solicitud de oferta: Se usa una solicitud o invitación para presentar una oferta en un proceso competitivo de
licitaciones con o sin la oportunidad de negociar después de la recepción de la oferta de ofertas, es importante
informar a los proveedores la forma en que se llevará a cabo la selección final. ¿Será ésta una oferta competitiva
sellada en la cual el contrato se otorgará con base en la oferta más baja? ¿Serán las ofertas el punto a partir del
cual ocurrirán las negociaciones?
Proveedor: es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una comunidad. El término procede
del verbo proveer, que hace referencia a suministrar lo necesario para un fin.
Adquisiciones: se refieren a un aspecto de la estrategia corporativa que se ocupa de la combinación y
adquisición de otras compañías así como otros activos.
Base de datos: es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados
sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de
datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.
Cadena de Suministros: La cadena de suministro es el nombre que se le otorga a todos los pasos
involucrados en la preparación y distribución de un elemento para su venta, es decir, es el proceso que se
encarga de la planificación o coordinación de las tareas a cumplir, para poder realizar la búsqueda,
obtención y transformación de distintos elementos, de esta forma poder comercializar un producto para
que el mismo sea de fácil acceso al público.
Calidad: La calidad es aquella cualidad de las cosas que son de excelente creación, fabricación o
procedencia, Calidad describe lo que es bueno, por definición, todo lo que es de calidad supone un buen
desempeño.
Cliente: Un cliente es tanto para los negocios y el marketing como para la informática un individuo, sujeto o
entidad que accede a recursos, productos o servicios brindados por otra.
Código de barras: Elemento de codificación y lectura, numérico o alfanumérico, compuesto por señales de
distinto grosos, espaciadas según normal específicas. Su lectura mediante pistolas láser, identifica el artículo
en cuestión.
Compra: El concepto de compra se hace referencia a la acción de obtener o adquirir, a cambio de
un precio determinado, un producto o un servicio.
Consumo: Acto final del proceso económico, que consiste en la utilización personal y directa de los bienes y
servicios productivos para satisfacer necesidades humanas.
El consumo puede ser tangible (consumo de bienes) o intangible (consumo de servicios). Además, se puede
clasificar de acuerdo a quien realice el acto en privado y pública. El consumo privado es el realizado por las
familias y las empresas, y el público es hecho por el gobierno.
Contenedor: Equipo de transporte de capacidad interior no menor de un metro cúbico, capaz de asegurar un
uso repetido, sin ruptura de la carga en caso de trasbordo a diferentes modos de transporte, de manejo
sencillo y de fácil llenado y vaciado.
Contratación: La contratación es la concreción de un contrato a un individuo a través de la cual se conviene,
acuerda, entre las partes intervinientes, generalmente empleador y empleado, la realización de un
determinado trabajo o actividad, a cambio de la cual, el contratado, percibirá una suma de dinero estipulada
en la negociación de las condiciones, o cualquier otro tipo de compensación negociada.
Coste de adquisición: Corresponde con el coste de la adquisición de productos y que puede ser dependiente
de los volúmenes o unidades de adquisición; es normal que el vendedor ofrezca descuentos por volumen,
pero también pueden existir lotes económicos que habrá que considerar.
Coste de mantenimiento: Corresponde al coste del mantenimiento útil del stock y que debe contemplar los
costes financieros, seguros de roturas, obsolescencia, robo, deterioro, etc.
Costo de almacenamiento: Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del Stock,
incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como: Costos
Financieros de las existencias, Gastos del Almacén, Seguros, Deterioros, perdidas y degradación de mercancía.
Costo de producto: Precio x cantidad. Es un coste importante, pero desde el punto de vista de la gestión del
almacén solo es significativo si el precio del producto varía en función de la cantidad comprada.
Demanda: La demanda se define como la total cantidad y calidad de bienes y servicios que pueden ser
adquiridos en los diferentes precios del mercado por un consumidor o más (demanda total o de mercado).
Dpto. de Compras: La gestión del departamento de compras asegura que todos los bienes, servicios e
inventario necesarios para la operación del negocio se ordenen y se encuentren a tiempo en los almacenes de
cualquier empresa; asimismo, también es responsable de controlar el costo de los bienes adquiridos.
Destinatario: La persona a la que se le envían mercaderías, según lo estipulado en el correspondiente
contrato.
Dinero: el dinero es un medio de pago de bienes, servicios y obligaciones, que se encuentra aceptado y
legitimado en una sociedad determinada.
Distribución: Se denomina distribución al reparto de uno o varios elementos. Obviamente, el término admite
una amplia variedad de usos, siendo el económico el más frecuente de escuchar. Desde esta perspectiva, la
distribución haría alusión al modo en que los ingresos económicos de un determinado grupo social son
repartidos entre cada uno de sus integrantes.
Factura: es una Relación de los objetos o artículos comprendidos en una venta, remesa u otra operación de
comercio. Es el documento que funciona como respaldo y prueba física de la realización de una operación
económica, es común, ver este tipo de acuerdos en una Compra-venta. En una factura, vendedor indica todos
los detalles del producto expedido, rindiendo cuentas al comprador para constatar de manera legal que el
intercambio e correcto.
Flete: Tarifa del servicio de transporte que implica un cálculo que combina las variables de distancia del viaje y
peso, volumen, valor y riesgos propios de la carga.
Garantías: Las garantías son muy importantes para los consumidores. Permiten tener la certeza de que, en
caso de vicios o defectos que afecten el correcto funcionamiento del producto, los responsables se harán
cargo de su reparación para que el producto vuelva a reunir las condiciones óptimas de uso.
Gastos: Se denomina gasto a la partida contable (de dinero) que cierta y directamente disminuye el beneficio,
o en su defecto, aumenta la perdida de los bolsillos, en el caso que esa partida de dinero haya salido de la
cuenta personal de un individuo o bien de una empresa o compañía.
Precio de Adquisición: se entiende no sólo en conseguido en la factura por el proveedor, sino también todos
aquellos gastos adicionales hasta poner la mercancía en el almacén, tales como: aduanas, seguros,
transportes, etc.
La cotización: de las empresas hace referencia al documento informativo que el departamento de compras de
cualquier entidad para llevar a cabo una negociación con otra empresa.
Descuento: consiste en la reducción del precio de un objeto o servicio, el cuál se suele aplicar mediante un
porcentaje. De hecho, este proceso mediante el cual el vendedor ofrece al comprador una disminución
excepcional en el precio de venta se conoce como descuento a clientes hablando en términos de contabilidad.
RECOMENDACIÓN:

La Gerencia de Planificación de la empresa Empire Mall emite las siguientes recomendaciones

para llevar a la Gerencia de Compras a un nivel de mayor EFICIENCIA lo siguiente:

Construir una Gerencia capaz de asumir retos de evolución y desarrollo que van a impulsar a la
empresa a un nuevo nivel. Para esto deben tomar en cuenta que la misma debe contener lo
expresado en el organigrama presentado. En la parte inicial de este manual. Debe estar conformado
por ocho personas (8) , las cuales tendrán funciones especificas relacionadas al área a desarrollar.
En caso de que se tengan capacitarlas para un mejor rendimiento de las tareas asignadas.
Las compras deben realizarse por LINEAS de PRODUCTOS y deben estar trabajadas por
personal distinto para cada una de ellas.

La Coordinación de Costos debe pertenecer a la Gerencia de Compras.

Esto es lo concerniente a la primera fase de implementación de esta gerencia.

Posteriormente se irán dando los cambios que amerite.

ELABORADO APROBADO

Lic. Elizabeth Martins Da Silva