INDUSTRIAS CHARRITOS,

S.A DE C.V.

PROCEDIMIENTO DE
COMPRAS

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

L.C.P. Lilia Hernández
Ing. Gabriel Barrios Escobar Lic. Eliazar Cabrera Paredes
Góngora
Jefe de Compras Gerente de Administración Director General
1. OBJETIVO.

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1.1. Adquirir de manera eficiente la materia prima, insumos, equipos y/o servicios que
requiere la empresa para la elaboración y venta de nuestros productos y/o
mantenimiento del equipo de trabajo e instalaciones mediante la implantación de
este procedimiento.

2. ALCANCE.

2.1. Este procedimiento se aplicará en el departamento de Administración de

INDUSTRIAS CHARRICOS, S.A. DE C.V.

3. RESPONSABILIDADES.

3.1. Director General.

 Proporcionar los recursos necesarios para la implantación de este

procedimiento de trabajo.

 Autorizar los cheques por los insumos comprados.

 Proponer nuevas disposiciones para el mejor manejo de las compras

realizadas.

 Solicitar informe de las compras realizadas.

3.2. Subdirector.

 Autorizar las requisiciones de materiales recibidas.

 Autorizar las órdenes de compras de materiales recibidas.

 Autorizar los montos de las cajas chicas de cada departamento.

 Solicitar toda la información necesaria para estar actualizado del estado

actual de todos los insumos o las compras realizadas.

 Gestionar todos los recursos necesarios para la implementación de este

procedimiento de trabajo.

 Apoyar en la realización de negociaciones a favor de la organización con

los proveedores.

 Establecer las acciones a tomar con proveedores no confiables o estándar.

3.3. Gerente de Administración.

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 Vigilar el cumplimiento de este procedimiento.

 Solicitar información sobre las negociaciones con los proveedores.

 Dirigir acciones para el logro de negociaciones rentables.

 Verificar que se estén aplicando la selección, evaluación y reevaluación

necesaria de los proveedores de la empresa

3.4. Jefe de Finanzas.

 Asignar un monto chico (caja chica) a cada personal que lo requiera de la

organización.

 Solicitar comprobación de gastos a los responsables de caja.

 Entregar el fondo autorizado a los responsables de cajas (previa

comprobación).

 Reembolsar efectivo ocupado para compras de contado a los

responsables, previa comprobación.

3.5. Jefe de Compras.

 Realizar negociaciones con proveedores.

 Mantener comunicación constante y directa con proveedores.

 Mantener informado al Gerente de Administración y al Subdirector sobre

las negociaciones con proveedores.

 Dar cumplimiento a este procedimiento.

 Aplicar estrategias para solucionar posibles contratiempos.

 Vigilar y/o controlar los recursos con que cuenta la empresa para las
compras diarias.

 Optimizar los recursos en beneficio de las operaciones de la empresa.

 Solicitar y verificar cotizaciones por las requisiciones recibidas.

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 Solicitar autorización para compras mayores que no se puedan realizar
con el efectivo del fondo.

 Realizar pedidos de acuerdo a las necesidades de operación.

 Mantener, cuidar y actualizar los registros de compras, así como los

catálogos de proveedores, especificaciones, etc.

 Archivar y cuidar los datos relacionados con los pedidos.

 Evaluar a los proveedores de acuerdo al procedimiento y tiempo

establecido.

 Mantener actualizada la lista de proveedores confiables de acuerdo a sus

evaluaciones.

 Mantener actualizada la lista de cuentas por pagar y toda la información

necesaria de las compras.

 Solicitar y mantener todos los certificados de calidad de los materiales, e

insumos de la empresa.

3.6. Área Solicitante.

 Verificar la posibilidad de compra con el efectivo del fondo revolvente.

 Elaborar requisiciones de compras en tiempo y forma establecidos.

 Solicitar todos los materiales mediante el formato ICSA.30.80.01

“Requisición de Material” autorizada por Jefe o Gerente de Área.

 Establecer estrategias para solucionar posibles contratiempos.

 Optimizar los recursos con que cuenta la empresa.

3.7. Jefe de Almacén.

 Surtir el material que se encuentre en existencia para cada área que lo

solicite en tiempo y forma.

 Controlar los equipos suministrados mediante el sistema de inventario.

 Mantener actualizado un inventario de lo existente (refacciones, materia

prima e insumos) y mantener informado al departamento de compras.

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4. POLÍTICAS.

 No se realizaran compras solicitadas en el momento, solo las autorizadas por

el gerente de administración (fuerza mayor).

 Las compras se deberán realizar tomando en cuenta “ICSA.30.50.01 Lista

de Proveedores Evaluados”.

 Todo proveedor deberá de ser evaluado periódicamente por medio de

“ICSA.30.40.02 Procedimiento de Evaluación de Proveedores”.

 Todas las compras menores o iguales a $ 2,000.00 pesos serán autorizadas

por el Jefe de Compras y las compras mayores a $2,000.00 pesos las
autorizara el Gerente de Administración y Finanzas.

 Solo las compras menores a $2,000.00 se pagaran en efectivo y las mayores

a $ 2,000.00 pesos se pagarán con cheque.

 Las compras a Crédito deberán programarse para pago por medio de facturas
de acuerdo al convenio y condiciones establecidas.

 Las compras de químicos o materia prima deberán apegarse a los requisitos

de calidad definidos.

 Los materiales comprados se reciben preferentemente en las instalaciones.

 El Jefe de compras no está facultado para comprar o ingresar materiales que

no estén debidamente requisitados y/o autorizados de acuerdo al monto.

 Todos los materiales que se adquieran deberán ser cotizados al menos con
tres proveedores, o sin cotización si el proveedor es único o definido.

 El Jefe de compras será responsable de mantener evidencias generadas de

todas las compras.

 Todas las compras a realizarse se deberán cotizar con al menos dos

proveedores a excepción de los productos asignados suministrados por
proveedores únicos o determinados.

 Los artículos que se deberán resguardar únicamente serán los de uso como
herramientas, equipos, formatos de departamentos, etc. Y no los de consumo.

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5. DESARROLLO
5.1 Procedimiento de Compras
Responsable Paso Descripción de la Actividad
Área Solicitante 1 Realiza ICSA.30.80.01 “Requisición de Material” y la
entrega al Jefe de almacén.

Jefe de almacén 2 Recibe la ICSA.30.80.01 “Requisición de Material” y

procede según sea el caso:

2.1 En caso de que no haya en existencia o la totalidad

de lo requerido, indica en la requisición subrayando lo
surtido y lo pendiente por surtir, coloca su firma de
enterado y turna ICSA.30.80.01 “Requisición de
Material” al jefe de compras. Continúa el procedimiento
en el paso No. 3.

2.2 En caso de que haya la totalidad de lo requerido,

surte el material y registra la salida en el control de
salidas de almacén. Fin del procedimiento.

Jefe de Compras 3 Recibe “ICSA.30.80.01 Requisición de Material” y

programa las compras de acuerdo a las existencias y los
recursos con los que se cuentan apoyándose de la lista
proveedores.

4 Solicita las ICSA.30.80.03. “Cotizaciones de

Materiales” (dos) con los proveedores vía telefónica, e-
mail o fax, verificando si llegó la solicitud de cotización y
procede según sea el caso:

4.1 En caso de que el proveedor no haya recibido la

solicitud de cotización, reinicia el procedimiento en el
paso No. 4.

4.2 En caso de que el proveedor haya recibido

satisfactoriamente la solicitud de cotización, espera
respuesta del Proveedor y continúa el procedimiento en
el paso subsecuente.

5 Recibe de los proveedores las cotizaciones y las registra

en el formato ICSA.30.80.02 “Comparativo de
Precios”, proponiendo al proveedor mas rentable.

6 Presenta las cotizaciones en “ICSA.30.80.02

“Comparativo de Precios” junto los soportes al Gerente
de Administración para su autorización.

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Gerente de 7 Recibe y valora el formato “ICSA.30.80.02
Administración “Comparativo de Precios” y procede según sea el
caso:

7.1 En caso de que no cumplir los requisitos, le indica al

jefe de compras para cotizar de nuevo y reinicia el
procedimiento en el paso No. 4.

7.2 En caso de que algún proveedor cumpla los

requisitos, continúa el procedimiento en el paso
subsecuente.

8 Formaliza operación de compra con proveedor elegido

Jefe de Compras (Compra a Crédito, Contado) emitiendo la
ICSA.30.80.04. “Orden de Compra” y la envía (física o
archivo vía electrónico).

9 Acuerda la entrega del material con el proveedor y

procede según sea el caso:

9.1 En caso de que el proveedor no entregue el material

a domicilio, el Jefe Compras le indica al chofer la
dirección de la recepción de los materiales, continúa el
procedimiento en el paso No. 10.

9.2 En caso de que el proveedor entregue el material a

domicilio, el Jefe de Compras indica el domicilio de
recepción del material al proveedor y a almacén para su
recepción, continua el procedimiento en el paso No. 11.

10 Recibe y verifica que lo recibido coincida con lo

Chofer comprado en la ICSA.30.80.04. “Orden de Compra” y
entrega en Almacén y turna los documentos de compra
al Jefe de Almacén.

11 Recibe los insumos, materia prima, herramientas o

Jefe de Almacén equipo con la documentación soporte (facturas originales
o copias, certificados de calidad, fichas técnicas, pruebas
de laboratorio, etc.).

12 Firma como acuse de recibo en el reverso de las

Facturas Originales o Comprobante, dándole entrada al
almacén en el ICSA.50.80.05. “Control del almacén” y
las Turna al Jefe de Costos para el análisis de la hoja de
producción.

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Jefe de Costos 13 Registra la entrada de los insumos y sus respectivos
costos, y turna al Jefe de Compras para el registro de lo
recibido.

Jefe de compras 14 Recibe las Facturas de los insumos recibidos y los

registra en el ICSA.30.80.06. “Concentrado de
compras”.

15 Clasifica las compras recibidas, las que haya sido a

crédito o contado y registra en el concentrado de
compras.

16 Turna al Jefe Finanzas los comprobantes generados por

cada para el archivo correspondiente y al Jefe de
Cuentas por pagar respectivamente para su
programación de pago y la actualización de los saldos a
proveedores.

Jefe de Cuentas por 17 Recibe los comprobantes de los insumos recibidos,

pagar actualiza su archivo de proveedores y programa el pago
correspondiente de acuerdo a las fechas de vencimiento
del documento.

Jefe de Finanzas 18 Recibe los comprobantes de los insumos de compras de

contado para justificar el pago realizado y su archivo
correspondiente.

19 Fin del Procedimiento.

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5.2 Diagrama de Flujo

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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

6.1 ICSA.10.10.01. “Manual de Calidad”.

6.2ICSA.30.40.02. “Procedimiento de Evaluación de Proveedores”.

6.3 ICSA.20.50.01. “Lista Maestra de Documentos”.

6.4 ICSA.30.50.01. “Lista de Proveedores Evaluados”.

6.4 ICSA.30.40.02. “Procedimiento de Evaluación a Proveedores”.

7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS.

7.1 ICSA.30.80.01. “Requisición de Material”.

7.2 ICSA.30.80.02. “Comparativo de Precios”.

7.3 ICSA.30.80.03. “Cotizaciones de Materiales”.

7.4 ICSA.30.80.04. “Orden de Compra”.

7.3 ICSA.30.80.05. “Concentrado de compras”.

7.5 ICSA.50.80.05. “Control de Almacén”.

8. CONTROL DE CAMBIOS
Revisión Fecha de Descripción de la
en uso Revisión Modificación
Revisión y emisión del procedimiento
01 15/05/12
documentado

9. LISTA DE DISTRIBUCIÓN
9.1Este es un documento controlado y solamente los puestos de trabajo incluidos
en la lista de distribución que se muestra a continuación pueden tener copia del
mismo.
PUESTO COPIA
Director General Copia 1
Representante de Calidad Copia 2
Gerente de Administración Copia 3
Gerente de Producción Copia 4
Gerente Comercialización Copia 5
Jefe de Compras Copia 6

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