DEPARTAMENTO: Administración y Contabilidad

FUNDACION NACIONAL DEL COMERCIO PARA LA EDUCACION MÓDULO / SUBSECTOR:

INSTITUTO TECNOLOGICO Y COMERCIAL RECOLETA PROFESORA: Patricia Rioseco Vargas
COORDINACION DE ASUNTOS PEDAGOGICOS CURSO:

EL PROCESO DE COMPRAS
En los pequeños negocios al detalle, el propietario o gerente puede personalmente ejecutar la función de compras colocando pedidos con los
representantes de ventas de los mayoristas o manufactureros. Estos representantes de ventas hacen visitas regulares a los negocios y pueden
llevar catálogos y muestras para ilustrar los productos ofrecidos.

EL propietario o gerente de un pequeño negocio está lo suficientemente familiarizado con la existencia de mercaderías como para saber qué
artículos necesitan reposición. Puede llevar registros en libros de apuntes sobre artículos que debe pedir, anotando cada día lo que observe
que van agotándose. Cuando el representante de ventas de la mayorista o manufacturero llega a visitar el almacén o negocio, anota la orden
en su talonario de pedidos. Una copia de pedido, con las cantidades y precios de los artículos solicitados, queda en poder del propietario del
negocio o almacén.

Cuando los proveedores visitan frecuentemente a las empresas, éstas generalmente siempre se mantienen abastecidas de productos que
necesitan. Sin embargo, ante situaciones imprevistas, las empresas deben acudir rápidamente a un proveedor para cubrir estas necesidades
emergentes: por ejemplo ante un cambio brusco de la demanda de bienes producto de una eventualidad, como por ejemplo, es el caso del
terremoto del 27 de febrero de 2010 en Chile, que produjo, entre otras cosas, el aumento de consumo del agua mineral, las linternas, los
fósforos y una serie de otros productos.

Proveedores Frecuentes Proveedores Emergentes

Visitas periódicas

Almacén o Negocio

La situación mencionada en este esquema, involucra una serie de procesos a analizar, sin embargo, comenzaremos de desde lo
más básico: La Compra.

CONCEPTO DE COMPRA

La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de
materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción de las mercaderías
correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisición.

Para aclarar el concepto antes analizado, debes tener presente que existen características propias de todo proceso de compras, las cuales te
detallamos a continuación:

Función de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el
Departamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores.

Importancias de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de
la empresa. Además la colaboración en la administración de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quién, cómo
y cuándo comprar, puede traer consigo mayor economía y ganancias para la Empresa.

Organización de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades también van a ser diferentes, ya sea por su giro,
tamaño, organización y situación geográfica. Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como son: La
actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o desventajas.

1. Organización Centralizada:
Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el departamento, sección o encargado de compras.

Las ventajas de este sistema son:

 Obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras en grandes cantidades.
 Calidad uniforme de los materiales adquiridos.
 Mayor especialización de los compradores.
 Organización de los procedimientos de compras.

Las desventajas de este sistema son:

 Poca flexibilidad.
 No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes organismos de la empresa se encuentran geográficamente
dispersos.

2. Organización Descentralizada:
Es aquélla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras para atender sus necesidades específicas y
locales.
Las ventajas de este sistema son:
 Mayor conocimiento de los proveedores locales.
 Mejor atención de las necesidades específicas de cada unidad de la Empresa.
 Agilidad en las compras.
Entre las desventajas más importantes se destacan:
 Permite un menor volumen de compra.
 No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.
 Falta de esquematización en los procedimientos de compra.
 Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.
 Ausencia de compradores especializados.

GESTIÓN DE COMPRA
Definición e importancia: El sistema de compras es el responsable de hacer todas las compras requeridas en el momento debido, en la
cantidad y calidad y al precio debido.

Esto implica saber qué es lo que se compra y por qué se compra. El Departamento de compra es el nexo entre la compañía y sus proveedores
y tiene la tremenda responsabilidad de conseguir mercaderías, materias primas o servicios más adecuados para la empresa.

Gerencia de
materiales

Materiales Cantidad
OBJETIVOS
apropiados conveniente

Lugar apropiado Momento

requerido

OBJETIVOS DE COMPRA:

1. Pagar precios razonablemente bajos por los mejores productos, negociando y ejecutando todas las políticas de la empresa.
2. Mantener los inventarios lo más bajo posible, sin perjudicar la producción.
3. Encontrar fuentes de suministro satisfactorias y mantener buenas relaciones con las mismas. (esto se refiere a los proveedores)
4. Asegurar la buena actuación de los proveedores, en lo que se refiere a la rápida entrega de los materiales y a una calidad aceptable.
5. Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requiriéndose.
6. Introducir buenos procedimientos, además de controles adecuados y una buena política de compras.
7. Implantar programas como análisis de valores, análisis de costos y decidir si deben comprarse o hacerse (si es que se puede) los
materiales para reducir el costo de compras.
8. Conseguir empleados de alto calibre y permitir que cada uno desarrolle al máximo su capacidad.
9. Mantener un departamento, lo más económico posible sin desmejorar la actuación.
10. Mantener informada a la alta gerencia de los materiales que van saliendo, que puedan afectar la utilidad o el buen funcionamiento de
la empresa.

La función del sistema de compras; es proveer de lo necesario a las operaciones de la empresa.

FUNCIONES CON LAS OTRAS ÁREAS

Compras Con finanzas

 Mantener bajos los costos de Funcionamientos.

 Mantener un aporte eficaz a las utilidades mediante reducción de costos mediante análisis permanente.

Compras Con Proveedores

 Crear un clima de buena voluntad para la empresa, mediante unas relaciones comerciales cordiales.
 Mantener una buena selección de proveedores que actúen de la menor manera posible.
 Obtener el mejor valor en los materiales comprados y al precio más bajo posible, sin menoscabo de la calidad.

Es imprudente pagar en exceso, pero aún lo es más pagar demasiado poco.

Cuando se paga en exceso se pierde algo de dinero eso es todo.
Cuando se paga demasiado poco, a veces se pierde todo, porque lo que se ha comprado no puede realizar la función para la que se compró.

La ley común de equilibrio comercial impide que se pague poco y obtenga mucho. Si se negocia con el mejor postor, es conveniente añadir
algo por el riesgo que se corre, y sise añade algo se tendrá suficiente para pagar por un mejor.
Compras Producción

 Proveer los materiales requeridos por producción en cuanto a calidad y cantidad.

 Tener disponibles dichos materiales en la fecha oportuna
 Disponer de los materiales en los lugares físicos apropiados.

Compras Contabilidad

 Mantener comunicaciones claras y definidas en relación a procedimientos con documentos, contratos, etc.
 Disponer de políticas claras relacionadas con el tratamiento de facturas de compra, notas de crédito, notas de débito recibidas,
rechazos, créditos, cancelaciones.

Depto. Solicitante Depto. Compras Proveedores

Petición de Petición de
Compra precios
Cotizaciones
Características Características
de lo solicitado de productos,
valores, formas
de pago

Elección y generar Cotizaciones (3)

Archivo
Orden de
compra

ETAPAS DE UN PROCESO DE COMPRAS

1. Análisis de la Solicitud de Compras.

2. Investigación y Selección de Proveedores.
3. Negociación con el Proveedor (seleccionado).
4. Acompañamiento de Pedido (Follow-Up).
5. Control de la Recepción del Material Comprado.

1.- Análisis de solicitud de compra

Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud
de compras, emitida por el área de punto o sección que requiera un determinado producto. A esta orden se le conoce como requisión
de compras.

El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes
del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros.
Se debe tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al organismo encargado a través
de un listado que además de contener los antecedentes del material requerido, también lleva otros datos como son: Ficha de última
compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta.

En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de
compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un fichero o block de
 datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material.

2.- Investigación y selección de proveedores

Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La Investigación y La Selección de los
Proveedores.

 La Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigación la
realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que
muchos proveedores buscan las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, vía Internet (e-
mail, correo electrónico); estos para ser calificados para posibles consultas, envían datos para su registro, como nombre, dirección,
capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc.

Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden.

Dentro de una empresa, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya
registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro
facilita enormemente los trabajos de investigación y selección de proveedores ya que además de los datos del proveedor, el
organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas telefónica, revistas técnicas, catálogos, folletos, prospectos,
cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer información sobre los posibles proveedores.

En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectuó ventas de
materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos.

 La Selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cuál es el que mejor atiende
las conveniencias de la empresa. Para una buena selección del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio,
calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc.

Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia más importante en la selección
de los proveedores. Sin embargo, cuando la variable es la rapidez en la entrega o algo adicional no primara el precio, todo
dependerá de la circunstancia.

La investigación de los proveedores básicamente es una estadística del mercado que permite verificar cuales son las posibles
fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de selección y elección de proveedores la hace el organismo de compras y
tiene como base la comparación entre los posibles proveedores.

De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigación permite una comparación de los diversos proveedores calificados,
mientras que la selección es una decisión sobre cuál será el escogido para proveer el material requerido.

El esquema que observarás corresponde a la comparación de precios y cotizaciones de materiales.

Proveedor A Proveedor B Proveedor C

Cotización Cotización Cotización precio

precio precio
  $10.000 $9.700
$12.500

Comentario;

Para este caso particular lo que importa es el precio porque se está comprando con tiempo, es por ello que optaríamos por el
proveedor C, pero si la variable fuera otra, por decir una urgencia en la cual lo más relevante es la entrega rápida nos inclinaríamos
por una de las otras alternativas.

3.- Negociación con el Proveedor

Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con él la adquisición del
material requerido, dentro de las condiciones más adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de las especificaciones
exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociación. La negociación es la tercera
etapa del proceso y sirve para definir cómo se hará la emisión de la orden de compra al proveedor.

La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realizó la
negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptación implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El
comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el
proveedor debe estar plenamente informado de todas las cláusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los
procedimientos de recepción del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea
legalmente valido.

¿Qué es la Negociación?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de compra y el proveedor para reducir las
diferencias y llegar a un término medio; cada parte cede un poco para que ambos se beneficien.

Te presentamos un esquema de una orden de compra.

Actividad

1.- Diseña una orden de compra con tu logo

2.- Confecciona una orden de compra para los siguientes productos

4 materiales de construcción

6 artículos de escritorio

4.- Acompañamiento del pedido (Follow –UP)

Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos
establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a través de constantes contactos
personales o telefónicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor después de haber
emitido la orden de compra. El seguimiento o acompañamiento representa una constante supervisión del pedido y una cobranza
permanente de resultados.

Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aquí la
denominación Follow-Up, término en ingles que significa seguir, acompañar, fechar.

La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y éxitos, sorpresas desagradables; a través de él, el
organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con
otros proveedores.
 

5.- Control de la recepción del material comprado.

Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden
de compra. En la recepción del material, el organismo de compras verifica si las cantidades están correctas y, junto con el organismo de
control de calidad, realiza la inspección para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta
operación es la que se llama Inspección de calidad en la recepción del material.

Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacén, recibir el material y
encomienda al Organismo de Tesorería o Cuentas por Pagar, la autorización para el pago de la factura al proveedor, dentro de las
condiciones de precio y plazo de pago estipulado.

El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo que realiza un organismo de compras exige
una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de
producción que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales.