PRIMAVERA P6 V19.

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DEFINICIÓN, ASIGNACIÓN Y PERFILADO DE RECURSOS
 Primavera P6 V19.12 – Definición, asignación y perfilado de recursos

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ÍNDICE

ÍNDICE ........................................................................................................................................................... 3

1. ESTRUCTURA DE LA DESCOMPOSICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN (OBS) DE LA EMPRESA ........................... 4

Introducción. Estructura de la Organización del Proyecto (OBS) ................................................................................... 4

Definir la estructura de la Organización del Proyecto (OBS) ........................................................................................... 4

Conectar la OBS con la Estructura de Empresa de Proyectos (EPS). Asignación de responsabilidades por proyecto
..................................................................................................................................................................... 5

Conectar la OBS con la Estructura de Desglose del Trabajo (WBS). Asignación de responsabilidades por
capítulos y subcapítulos. .................................................................................................................................................... 7

2. DEFINICIÓN Y ASIGNACIÓN DE RECURSOS Y UBICACIÓN DE COSTES. CALENDARIOS DE RECURSOS . 8

Predeterminaciones y Preferencias de Usuario ......................................................................................8

Establecimiento de unidades de tiempo .................................................................................................8
Introducción a los recursos en Primavera ...............................................................................................9
Estructura de la Organización de Recursos (RBS) ...............................................................................10
Definición de recursos en el entorno de Recursos ................................................................................11
Creación de calendarios de recursos....................................................................................................12
Asignación de calendarios de recursos a los recursos ................................................................................. 12
Asignación de recursoso a las tareas ...................................................................................................14

3. DEFINICIÓN DE ROLES Y ASIGNACIÓN DE RECURSOS POR ROL ........................................................... 16

Definición de recursos y roles ...............................................................................................................16

Asignación de roles a recursos .............................................................................................................17
Asignación directa de roles a actividades .............................................................................................18
Asignación de recursos por roles ..........................................................................................................19
Asignación de costes específicos a roles .............................................................................................20

4. ANALIZAR EL USO Y COSTE DE LOS RECURSOS. AÑADIR GASTOS A LAS TAREAS DELECCIONADAS 22

Definir gastos de Proyecto ................................................................................................................... 22

Datos de gastos de Proyecto ................................................................................................................ 23
Añadir gastos a las tareas seleccionadas ............................................................................................. 24

5. COMPROBAR LAS ASIGNACIONES DE RECURSOS. SOLUCIONAR CONFLICTOS DE RECURSOS .............. 26

Comprobar las asignaciones de recursos .............................................................................................26

Comprobar las asignaciones de recursos de cada tarea por separado. Tabla de uso de recursos ....................... 27
Seleccionar conflictos de recursos. Resolución de Sobreasignaciones de recursos ............................................... 27
Detección de Sobreasignaciones. Gráfico de uso de recursos ..................................................................... 28
Resolución Manual de Sobreasignaciones de recursos ............................................................................... 29
Resolución Automática de Sobreasignaciones de recursos ......................................................................... 30

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1. ESTRUCTURA DE LA DESCOMPOSICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

(OBS) DE LA EMPRESA

Introducción. Estructura de la Organización del Proyecto (OBS)

▪ La OBS (Organization Breakdown Strucuture) es una estructura jerárquica empresarial que

muestra la jerarquía de personal asignado al proyecto en particular.
▪ Funciona como enlace entre la Estructura Empresarial de Proyectos (EPS), el nivel más
alto, y la Estructura del Desglose del Trabajo (WBS).
▪ La OBS trata nombres propios de trabajadores, a los que se les asigna responsabilidades
sobre diferentes áreas (capítulos) del proyecto, o sobre el proyecto entero.
▪ Las personas en la OBS pueden ser asignadas a proyectos o nodos EPS definidos
anteriormente.

Definir la estructura de la Organización del Proyecto (OBS)

Para definir una OBS, lo haré a través de Enterprise -> OBS:

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Podemos añadir, quitar o editar nodos OBS del mismo modo que lo hacemos en una EPS o WBS.

Asignaremos responsabilidades de Proyectos a través de Projects -> Project Details -> Responsible
Manager ->….

También podemos asignar responsabilidades de capítulos, a través de WBS -> WBS Details ->
Responsible Manager ->…

No podemos asignar responsabilidades sobre tareas concretas, pero sí sobre capítulos o sobre el
proyecto entero. En ese momento, la pantalla OBS mostrará la responsabilidad concreta de cada
nodo OBS, a través de la pestaña Responsibility.

Conectar la OBS con la Estructura de Empresa de Proyectos (EPS). Asignación

de responsabilidades por proyecto

Puedo conectar la OBS con la EPS anterior, a través de Enterprise -> Enterprise Project Structure
(EPS).-> Responsible Manager -> …:

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También podemos acudir a la sección de detalles de la pantalla Projects, y designar allí un

administrador responsable (Responsible Manager) para cada proyecto:

…de tal modo que, cada vez que lo hagamos, se nos avisará del cambio de titularidad del mismo:

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Conectar la OBS con la Estructura de Desglose del Trabajo (WBS).

Asignación de responsabilidades por capítulos y subcapítulos.

También podemos conectar los elementos de nuestra OBS con los nodos WBS (capítulos y
subcapítulos) de un proyecto determinado, a través de la pestaña General de la sección de detalles de
la pantalla WBS:

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2. DEFINICIÓN Y ASIGNACIÓN DE RECURSOS Y UBICACIÓN DE

COSTES. CALENDARIOS DE RECURSOS

Predeterminaciones y Preferencias de Usuario.

La definición de tareas y recursos puede realizarse de manera pormenorizada, primero, estableciendo

predeterminaciones, y luego definiendo con precisión las características de cada tarea o recurso. Las
predeterminaciones para tareas pueden verse en Projects, a través de -> Project Details -> Defaults:

Donde Defaults for New Activities es la predeterminación para la creación de nuevas tareas y Auto-
Numbering Defaults, la predeterminación para la creación automática de códigos o ID’s para ese
proyecto (cada proyecto puede llevar distinta predeterminación).

Establecimiento de unidades de tiempo

Así mismo, en Edit -> User Preferences -> Time Units podemos definir con precisión las unidades por
defecto utilizadas para expresar las duraciones de tareas.

En Units/Time Format, en la parte inferior, podemos utilizar el sistema por defecto de Primavera, que
consiste en expresar la capacidad máxima del recurso (cantidad máxima de un determinado recurso
que puedo utilizar) utilizando el sistema de MS Project, que consiste en expresar eso mismo por medio
de un Porcentaje (Show as a percentage), o, mejor aún, expresando el nº de horas max de ese
recurso/día (Show as units/duration), de manera que cuando seleccionemos cualquier recurso, en el
panel de detalles inferior, en la pestaña ‘Units & Prices’, aparezca la capacidad máxima del recurso,
bien como porcentaje o como unidades máximas por día, caso, este último, que podemos apreciar
en la ilustración:

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Introducción a los recursos en Primavera

Podemos distinguir dos tipos de recursos en Primavera:

▪ Recursos específicos de proyecto.

▪ Recursos comunes.

Esta distinción es fundamental a la hora de determinar responsabilidades y valorar los recursos.

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Primavera trata de forma natural los recursos como parte de un fondo común, compartido para todos
los proyectos de la EPS.

Esto facilita la gestión de recursos, dado que evita crear recursos que ya han sido dados de alta
previamente, pero exige, por el contrario, declarar a veces recursos específicos de proyectos, bien por
medio de un prefijo o sufijo que aluda a dicho proyecto.

Al añadir ese prefijo o sufijo, creamos un recurso exclusivo, que no aparecerá asignado más que a un
proyecto concreto, lo que evitará interacciones accidentales.

Estructura de la Organización de Recursos (RBS)

▪ Los recursos pueden organizarse de forma jerárquica, de un modo similar a la WBS.

▪ Vemos a la izquierda las sangrías o indentados que denotan una estructura o jerarquía.
Podemos definir un Grupo de recursos, o nodo RBS, del que cuelguen otros nodos inferiores,
o directamente recursos individuales.

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Definición de recursos en el entorno de Recursos

Podemos abrir el entorno de creación de recursos a través de la barra Enterprise -> botón
Resources, de modo que en la parte inferior aparece la siguiente pantalla:

Para crear rápidamente un recurso que asignar a una actividad determinada, iremos, a través de la barra
directorio, a la ventana Recursos, y acudiremos a la tecla Insert. Podemos asignar un código, OF1, y
un nombre, Oficial Primera 1, al nuevo recurso creado:

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Si vamos, en la parte inferior, a los detalles del recurso, pestaña ‘Detalles’, veremos que el recurso ha
tomado el calendario preestablecido para el proyecto, que era STRUCT.

Los recursos que dependen de la variable tiempo pueden ser de tipo Laboral, que refiere a recursos de
tipo Mano de Obra, o Equipamiento (Maquinaria), y ambos deben ceñirse a un calendario y horario
determinado, y su coste se evalúa en horas de trabajo realizadas.

Los recursos de tipo Material corresponden a los materiales puestos en obra, y para evaluar su coste
debo indicar la unidad de medida del mismo, y éstos no dependen del tiempo de uso. Para ello iré a
Unidad de Medida, y ahí escogeré una de las disponibles,

Creación de calendarios de recursos

▪ Los calendarios de recursos se crean exactamente del mismo modo que los calendarios
globales, pudiendo asignarse un calendario de recursos a uno o varios recursos del
proyecto:
▪ A través de Enterprise -> Calendars - > Resource Calendar, crearé el calendario
exactamente igual que si se tratase de un calendario global.

Asignación de calendarios de recursos a los recursos

▪ La asignación se realiza, como ya hemos visto, a través de la pestaña Details (Detalles) del
recurso, en el apartado Profile -> Calendar.

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▪ Esta asignación de calendarios específicos de recurso influirá en el desarrollo de las tareas

de ese recurso de forma determinante, pudiendo introducirse de este modo las excepciones
propias del recurso, respecto del calendario global.
▪ Además, podemos mostrar la columna calendario en la ventana de Recursos, de modo que,
al hacer doble ‘clic’ sobre ella, podamos escoger un calendario determinado.

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Asignación de recursoso a las tareas

Si vamos a la pantalla Activities, podemos asignar recursos a las actividades, introduciéndonos en ellas,
Activity Details -> Resources -> Add Resource, o Botón dcho. –> Assign -> Resources con lo que
aparece el siguiente cuadro:

que permite asignar un mismo recurso a las actividades seleccionadas a la vez, haciendo doble ‘clic’
sobre el recurso escogido. De este modo, la asignación de recursos de cada tarea puede verse a través
de Activity Details -> pestaña Resources, que quedará del siguiente modo:

En ‘Budgeted Units’ (horas presupuestadas), podemos introducir el número de horas presupuestadas

en total para cada tarea, lo que implicará un n º de horas diarias a utilizar de ese recurso, que es un
método de asignación bastante común.

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Esa cifra puede limitarse, por medio del dato Max Units/Time (Unidades/tiempo max), que expresa
la carga máxima diaria de trabajo para ese recurso, y se expresa como un cociente de horas totales
de trabajo diarias, es decir, si indico 32/d, estoy diciendo que dispongo, como máximo, de 4 trabajadores
a jornada completa, o 8 a media jornada, según se mire. cuando definimos el recurso, en la pestaña Units
& Prices.

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3. DEFINICIÓN DE ROLES Y ASIGNACIÓN DE RECURSOS POR ROL

Definición de recursos y roles

Los recursos pueden definirse uno a uno, en una jerarquía RBS, y se les puede asignar uno de los Roles
definidos en Enterprise -> Roles, de modo que un mismo recurso pueda efectuar tareas distintas a
diferentes precios:

Podemos asignar un rol primario a cada recurso, que viene a ser el tipo de actividad que realiza con
más frecuencia o más destreza.

El resto de roles del recurso se define en esta pantalla. Primero definiré el rol o tipo de actividad concreta,
y luego la asignaré a aquellos recursos capaces de realizarla.

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Asignación de roles a recursos

A la hora de asignar roles a recursos, acudiremos a la pestaña Resources de los detalles de actividad.
Puedo asignar recursos con diversos roles, haciendo doble ‘clic’ en la columna Role de la tabla de
asignación de recursos de cada actividad.

Para mostrar esa columna, si no apareciese, debería poder controlar la presentación de columnas
en la pantalla de asignación de recursos, situando el cursor sobre un título de columna, y a través de
Botón derecho -> Customize Resource Columns, e introducir columnas como Resource Name
y Role, para poder realizar correctamente la asignación de recursos y roles.

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Asignación directa de roles a actividades

Podemos asignar directamente un rol a una actividad, a través del botón Add Role, sin necesidad de
asignarle recursos, de momento, para posteriormente asignarle recursos por rol. Esto facilita la tarea de
asignación de recursos, ya que, si una tarea es de montaje, por ejemplo, podemos asociarle más
adelante recursos que lleven dicho rol asociado:

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Asignación de recursos por roles

Una vez asignado un rol determinado a una actividad, puedo asignar directamente un recurso por rol,
seleccionando, de la lista que aparece, cualquier recurso capaz de desempeñar ese rol:

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En este caso, hemos seleccionado el rol Montaje, y al pulsar el botón Assign by Role, aparece un
cuadro con los recursos que llevan asignado ese mismo rol, para introducir cualquiera de ellos en nuestra
asignación de recursos.

Asignación de costes específicos a roles

En las últimas versiones de Primavera, podemos asignar un coste para ese rol distinto del habitual para
ese recurso, o bien dejar a Primavera que lo calcule a partir de las unidades ejecutadas, activando, en la
pestaña Prices, la opción Calculate costs from units:

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4. ANALIZAR EL USO Y COSTE DE LOS RECURSOS. AÑADIR GASTOS

A LAS TAREAS DELECCIONADAS

Definir gastos de Proyecto

Podemos añadir gastos de proyecto no generados a través de recursos, sino costes indirectos o
auxiliares, como pueden ser gastos de gestión, administrativos, dietas, etc. en el botón Expenses de la
barra Project, que muestra la siguiente pantalla, denominada Project Expenses:

Vamos a dar de alta, en esta lista, los gastos indirectos de proyecto más habituales, que podremos
utilizar en varias tareas de varios proyectos, así como los gastos específicos de proyecto que se vayan
generando.

Los botones de arriba a la derecha permiten añadir, quitar, copiar o cortar tipos de gasto en esta lista.

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A través del botón superior derecho Add, de modo que aparece un cuadro que me permite elegir la
actividad que llevará dicho gasto asociado:

Datos de gastos de Proyecto

La parte inferior de la ventana Gastos permite detallar los datos de esos gastos:

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Los datos de gastos se dividen en cuatro apartados:

▪ General. Aquí decidimos el nombre, la categoría del gasto, así como la cuenta de gasto
destinataria de ese coste, cuenta que podemos definir previamente a través de Enterprise-
> Cost Accounts (Cuentas de gasto).
▪ Activity (Actividad). Aquí asociamos, a través del botón … (seleccionar actividad), ese gasto
a una actividad de un proyecto concreto, de modo que esta asociación se mostrará en el
campo WBS de la pantalla.
▪ Costs (Costos). Aquí detallamos si se trata de un coste por unidad ejecutada, detallando
las unidades a ejecutar o un costo por uso, fijo y añadido a esa actividad.
▪ Description (Descripción). Aquí podemos incluir anotaciones sobre el gasto, o pegar texto
o imágenes escaneadas de albaranes o facturas asociadas a ese gasto.

Añadir gastos a las tareas seleccionadas

Además de poder utilizar el botón Add de la ventana Expenses, como hemos visto, si queremos asignar
alguno de los gastos definidos anteriormente a las tareas o actividades seleccionadas, también puede
hacerse a través de Activities -> pestaña Expenses (Gastos) -> Add, que muestra el siguiente cuadro
en la parte inferior:

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La suma del coste dado por la asignación de recursos a las tareas más los gastos auxiliares, dará lugar
al Actual Expense Cost (Coste Real) de una tarea en un momento dado, que podemos mostrar como
columna, en la pantalla Activities.

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5. COMPROBAR LAS ASIGNACIONES DE RECURSOS. SOLUCIONAR

CONFLICTOS DE RECURSOS

Comprobar las asignaciones de recursos

Podemos ver todas las asignaciones de recursos a la vez, con la pantalla Resource Assignments:

Esta pantalla clasifica las tareas en las que interviene un determinado recurso, y permite acceder
también a los detalles de asignación, en la parte inferior:

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Comprobar las asignaciones de recursos de cada tarea por separado. Tabla de

uso de recursos.

También puedo ver las asignaciones de cada tarea, en el Diagrama de Gantt, si dividimos la pantalla

levantando el botón , y activando en la parte inferior la ‘Tabla de uso de recursos (Resource

Usage Spreadsheet) :

Seleccionar conflictos de recursos. Resolución de Sobreasignaciones de

recursos

▪ Los conflictos de recursos surgen cuando un recurso o grupo de recursos se encuentra

sobreasignado (overallocated), es decir, supera su capacidad máxima un determinado día,
al necesitar trabajar ese día un número mayor de horas del máximo que puede realizar.

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▪ Al realizar la asignación de recursos a cada tarea, es muy fácil llegar a sobreasignar los
recursos -si estos son limitados-, es decir asignarles un esfuerzo o Capacidad máxima
(número total de horas trabajadas por día y recurso) mayor del que pueden soportar.
▪ Al solaparse tareas que utilizan el mismo recurso entre sí, puede producirse una
sobreasignación en dicho solape.
▪ Conviene estar atentos a la hora de asignar recursos, para evitar la sobreasignación antes de
que ésta se produzca. Pero si hay que resolverlas, lo puedo hacer de forma manual o
Automática.

Detección de Sobreasignaciones. Gráfico de uso de recursos

La resolución manual exige configurar correctamente la pantalla para detectar los días en que se
producen las sobreasignaciones.

Para ello, puedo mostrar las Asignaciones de Recursos, a través de la pantalla Activities , y mostrando

bajo ella el Gráfico de uso de recursos (Resource Usage Profile), que muestra la asignación
diaria de horas del recurso, por medio de barras azules verticales.

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Si alguna de las barras verticales inferiores presentase un extremo de color rojo en la parte superior,
entonces existe una sobreasignación (Overallocation) en ese período:

Así mismo, Primavera dibuja un límite (limit) de asignación, que viene dado por la capacidad máxima
del recurso, límite que, traspasado, dará lugar a la sobreasignación

Resolución Manual de Sobreasignaciones de recursos

Una vez localizada la sobreasignación en un determinado día o conjunto de días, puedo conmutar la

pantalla inferior con la Tabla de uso de recursos (Resource Usage Spreadsheet )

El trasvase de horas sobreasignadas a los días contiguos es una operación habitual, para evitar
sobreasignaciones al utilizar recursos limitados.

Si dejamos la resolución de sobreasignaciones para el final (al finalizar la asignación de recursos) quizás
tengamos que hacer cambios demasiado drásticos en las tareas y en el diagrama, de manera que
conviene hacer esto sobre la marcha, ya que el problema será más fácil de resolver si se detecta a
tiempo.

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Resolución Automática de Sobreasignaciones de recursos

La resolución automática de sobreasignaciones puede realizarse a través de:

Tools -> Level Resources (o Mayus + F9), de manera que aparece el siguiente cuadro:

▪ Nivelar automaticamente (Automatically level resources when schedulling) significa que

Primavera hace las correcciones oportunas antes de que se produzca la sobreasignación,
no llegando ésta nunca a producirse.
▪ Esto implica que Primavera toma decisiones sobre la marcha y cambia duraciones de tareas
al trazarlas, incluso llegando a dividirlas, con la consiguiente pérdida de control del usuario
sobre la aplicación.
▪ Es preferible desactivar esa opción, para poder resolver las sobreasignaciones ‘a posteriori’, con
el botón Level (Nivelar).

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▪ Podemos utilizar solamente tareas cuyo porcentaje de sobreasignacion sea considerable,

omitiendo aquellas con una leve Sobreasignación, con la opción correspondiente.

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